SharePoint Dossierbeheer framework

SharePoint module Dossierbeheer voor Onderwijs Snel en slim samenwerken binnen het onderwijs met de module Dossierbeheer van SharePoint. Binnen een onderwijsinstantie heeft men • Document gegroepeerd opslaan vaak te maken met informatie die regel- (dossiervorming) matig bijgewerkt, toegevoegd of aangemaakt De module Dossierbeheer voor onderwijs moet worden. Leerlingen komen en gaan, is niet exclusief voor één dossiertype. vakken krijgen een nieuwe invulling Het is dus mogelijk om verschillende of nieuwe docenten worden aangenomen. soorten dossiers binnen één raamwerk te In de praktijk blijkt het zoeken van informatie beheren, zoals voor leerlingen, vakken en vaak een post van overhead te zijn, omdat docenten. Documenten kunnen eenvoudig docenten en stafmedewerkers steeds moeten toegevoegd worden aan een dossier zoeken naar de juiste plaats om hun docu- middels scannen of rechtstreeks uploaden ment op te slaan en terug te vinden. Voor vanuit een Microsoft Office applicatie. de IT-afdeling is het geen eenvoudige taak Ieder dossier is een eigen site en de om alle informatie gecontroleerd beschik- documenten zijn op een gestructureerde baar te stellen. Sommige mensen mogen wijze binnen het dossier opgeslagen en documenten aanmaken en bewerken, terwijl dus zichtbaar. weer een andere groep mensen dezelfde documenten alleen mag lezen of helemaal • Eigenschappen toekennen aan niet mag inzien. Het opzetten en beheren groepen documenten van deze richtlijnen kost vaak veel tijd en Een dossier in de module Dossierbeheer brengt het risico van onvolledigheid met voor onderwijs bestaat uit meer dan zich mee. Om het gebruik en beheer van alleen een verzameling verschillende documenten te versimpelen voor onderwijs- documenten. Aan een dossier kunnen instanties heeft Ricoh de module Dossier- ook kenmerken worden toegekend die beheer voor onderwijs ontwikkeld. automatisch worden doorgegeven aan de documenten in het dossier. In het Wat is ricoh dossierbeheer voor onderwijs? geval van een leerlingdossier zouden De module Dossierbeheer is gebaseerd op bijvoorbeeld kenmerken zoals student- SharePoint. Met deze module is het mogelijk nummer, voornaam, geboortedatum of om documenten met een gemeenschap- studierichting een keuze kunnen zijn. pelijk onderwerp te bundelen en beschikbaar te stellen aan de juiste personen. De module Dossierbeheer voor onderwijs bevat de volgende functionaliteiten: • Document gegroepeerd opslaan • Eigenschappen toekennen aan groepen documenten • Zoeken naar dossiers en documenten • Beveiliging van dossiers en documenten dossierbeheer

• Zoeken naar dossiers en documenten dig voor de docenten worden Dankzij de geavanceerde zoekmogelijk- verborgen terwijl adresgegevens wel heden binnen SharePoint is het eenvoudig gelezen kunnen worden. De keuze voor om documenten en dossiers snel terug deze beveiliging hoeft maar één keer te vinden binnen de overzichtelijke gemaakt te worden waarna elk document dossierstructuur. Door het invoeren van automatisch de juiste beveiliging krijgt. een paar sleutelwoorden worden alle relevante documenten getoond. Hierbij Wat kan de module dossierbeheer kan er worden gezocht op zowel ken- voor uw organisatie betekenen? merken als inhoud. Met de module Dossierbeheer hoeven dossiers niet meer fysiek in uw organisatie • Beveiliging van dossiers en documenten bewaard te blijven. Deze worden namelijk op Beveiliging wordt in het raamwerk één centrale plaats digitaal bewaard en geregeld door het formuleren van zijn beschikbaar voor verschillende afdelingen, slimme business rules. processen of personen binnen en buiten de de voordelen die de module Het is mogelijk om rechten toe te organisatie op verschillende locaties. dossierbeheer voor onderwijs kennen op basis van kenmerken van De opslag van dossiers is op gestructeerde u biedt: een document, dossier of documenttype. wijze in te richten naar onder andere • Geen fysieke opslag van dossiers In het geval van een leerlingdossier kan afdeling en documentsoorten. en documenten meer nodig bijvoorbeeld medische informatie eenvou- • Eenvoudig terugvinden van dossiers en documenten dankzij de overzichtelijke structuur en geavanceerde zoekmogelijkheden • Één werkdocument op een centrale plaats middels check in, check out • Delen van dossiers en documenten met personen binnen en buiten de organisatie • Makkelijk beheer en beter inzicht op toegankelijkheid van dossiers en documenten • Look en feel eenvoudig aan te passen middels standaard Waarom ricoh? thema’s Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie- logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat. Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren. ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren. www.ricoh-europe.com Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900. Ricoh Nederland B.V. Postbus 93150 5203 MB ’s-Hertogenbosch Tel.: +31 (0)73 645 26 60 RISPDOSSIER2NLNO Fax: +31 (0)73 645 18 44 www.ricoh.nl

SharePoint Dossierbeheer framework

by Ricoh Nederland BV on May 12, 2010

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

Statistics

SharePoint Dossierbeheer framework Document Transcript