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¿Por qué Implementar una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)?

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El propósito de este webinar es presentar al participante los diferentes tipos de Oficinas de Dirección de Proyectos (PMOs) de acuerdo a lo establecido en la 5ta Edición de la Guía del PMBOK®, así como las principales ventajas y beneficios de implementar una PMO en una organización.

Al finalizar este webinar, el participante:
• Conocerá las características de las PMOs de Apoyo, de Control y Directivas.
• Comprenderá cómo la PMO contribuye al cumplimiento de los objetivos de negocio de la organización.
• Comprenderá los principales beneficios de implementar una PMO en su organización.
• Identificará las funciones clave de una Oficina de Dirección de Proyectos.
• Conocerá los principales modelos disponibles para diseñar e implementar una PMO en una organización.
• Reconocerá los principales retos que se deben afrontar antes, durante y después de la implementación de una PMO en una organización.

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¿Por qué Implementar una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)?

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  3. 3. El webinar de hoy es… ¿Por qué implementar una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)? Lorenzo Armenta Fonseca lorenzo_kila laf@dharma.mx
  4. 4. ¿Qué desea la Alta Dirección? RESULTADOS!!!
  5. 5. ¿Qué desea la Alta Dirección? • Estudios mostrados por publicaciones de Harvard Business Review muestran que cerca del 90% de las organizaciones fallan en implementar efectivamente su estrategia…. • Asimismo, otros estudios muestran que 7 de 10 proyectos fracasan en su ejecución. Y las razones principales de esto es la falta de metodología para gestionar proyectos y la falta de profesionales en gestión de proyectos…
  6. 6. ¿Qué necesitamos... qué falta…? Para cumplir con los objetivos y estrategias es necesario: • Entender la estrategia corporativa. • Definir los criterios y parámetros para la justificación, selección y priorización de las iniciativas. • Traducir efectivamente la estrategia en una cartera de proyectos y programas relevantes, ejecutables y medibles. • Dirigir los proyectos bajo las buenas prácticas, procesos y metodologías de gestión de proyectos. • Gestionar el conjunto de proyectos, programas y portafolios bajo una PMO.
  7. 7. ¿Qué es una PMO? • Estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. • Una PMO puede abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos. Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition
  8. 8. ¿Qué es una PMO? • Integra toda la información de los proyectos estratégicos. • Evalúa hasta qué punto se cumplen los objetivos de negocio de alto nivel. • Constituye el vínculo natural entre los Proyectos, Programas y Portafolios de la organización.
  9. 9. Tipos de estructuras de PMOs Tipo de PMO De Apoyo De Control Directiva Proporciona Rol Consultivo Soporte Control      Descripción Grado de Control Plantillas Mejores prácticas Capacitación Acceso a la información Lecciones aprendidas Brinda apoyo en forma de suplir experiencias según la demanda de plantillas, mejores prácticas, acceso a información y experiencias de otros proyectos similares Reducido  Adopción de marcos o metodologías  Plantillas y formularios  Herramientas  Conformidad con términos  Todo lo anterior y más… Brinda apoyo a las áreas, pero también exige que la metodología se use y se cumpla con las reglas Se adueña de los proyectos proporcionando la experiencia en dirección de proyectos y los recursos para manejar los mismos Moderado Elevado
  10. 10. Funciones clave de una PMO Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO. Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos. Vigilar el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías de proyectos.
  11. 11. Funciones clave de una PMO Instruir, orientar, capacitar y supervisar. Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los proyectos (activos de los procesos de la organización). Coordinar la comunicación entre proyectos.
  12. 12. Objetivos de una PMO Gestionar los cambios significativos relativos al alcance de un programa, que pueden considerarse como oportunidades potenciales para alcanzar mejor los objetivos de negocio. Optimizar el uso de los recursos de la organización compartidos entre todos los proyectos. Gestionar las metodologías, estándares, riesgos/oportunidades globales, métricas e interdependencias entre proyectos a nivel de empresa.
  13. 13. Algunas interrogantes… ¿Cómo sabemos si NECESITAMOS una PMO? ¿Cuál es el VALOR de la PMO en una organización? ¿Cómo lograr que la PMO sea EXITOSA?
  14. 14. Algunos problemas comunes… Gestión de información y documentación de proyectos individuales sin adecuada visión global de la cartera. Sin una visión global, los proyectos demandan y requieren de recursos como si fueran propios y exclusivos. Conflictos por una pobre existencia y apego a procesos de dirección y gestión bien definidos.
  15. 15. ¿Cómo saber si necesitas una PMO? Necesidad de vincular los proyectos a los objetivos de negocio y a la estrategia de la organización. Muchos proyectos no agregan valor estratégico a la organización. Se inician demasiados proyectos y se finalizan muy pocos o solo algunos de ellos son exitosos. Falta de priorización de los proyectos. Se realizan muchas actividades y se dan pocos resultados. Los proyectos no terminan a tiempo ni dentro del presupuesto. Falta de coordinación entre los proyectos.
  16. 16. ¿Cómo saber si necesitas una PMO? El rol del Director de Proyectos no es reconocido o no cuenta con la autoridad suficiente. No existe una cultura organizacional que apoye la gestión de proyectos. Hay competencia interna para obtener los presupuesto y recursos para los proyectos. Los proyectos fracasan y el éxito es aleatorio y no repetible. Se utilizan herramientas no estándares para el control de los proyectos. No existen métricas definidas.
  17. 17. ¿Cómo saber si necesitas una PMO? Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos. Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesión, por lo tanto poco comprometidos. Los proyectos son vistos como una “carga adicional” al trabajo ordinario. Poca “visibilidad” del avance, estatus y resultados de los proyectos hacia el equipo y la organización.
  18. 18. ¿Por qué implementar una PMO? • Una PMO es básicamente la impulsadora de la cultura de Dirección de Proyectos en una organización. • Centraliza la información de los proyectos de la organización y la reporta de forma consolidada. • Coordina y controla de diferentes formas los proyectos. • Se desempeña como gestor del conocimiento de la organización en Dirección de Proyectos. • Sirve como “puente” entre la Planificación Estratégica y la implantación de la estrategia.
  19. 19. ¿Por qué implementar una PMO? • Puede que los proyectos que la PMO apoya o dirige no guarden más relación entre sí que la de ser gestionados conjuntamente. • La forma, la función y la estructura específicas de una PMO dependen de las necesidades de la organización a la que ésta da soporte. • La gestión de la cartera de proyectos permite organizar, controlar y apoyar en forma centralizada a un conjunto de proyectos, con el fin de contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la organización. • La PMO surge por la necesidad de la empresa, de elevar el nivel de madurez organizacional para el manejo de proyectos.
  20. 20. ¿Por qué implementar una PMO? • Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un interesado integral y tomar decisiones clave a lo largo de la vida de cada proyecto, hacer recomendaciones, poner fin a proyectos o tomar otras medidas, según sea necesario, a fin de mantenerlos alineados con los objetivos de negocio. • Asimismo, la PMO puede participar en la selección, gestión e utilización de recursos de proyectos compartidos o dedicados.
  21. 21. Modelos para diseñar e implementar una PMO Project Management Institute (PMI) • Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) http://www.pmi.org/en/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-GlobalStandards.aspx A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Fifth Edition The Standard for Program Management - Third Edition The Standard for Program Management - Third Edition
  22. 22. Modelos para diseñar e implementar una PMO Cabinet Office's • Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model (P3M3®) http://www.p3m3-officialsite.com/P3M3Model/P3M3Model.aspx P3M3® – Project Model P3M3® – Programme Model P3M3® – Portfolio Model
  23. 23. Modelos para diseñar e implementar una PMO International Organization for Standardization (ISO) • ISO 21500:2012 - Guidance on project management http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=50003 • ISO/TC 258 Project, programme and portfolio management • ISO/CD 21502 Project and Programme Portfolio Management Más sobre la ISO 21500: http://www.iso-21500.es
  24. 24. Beneficios de una PMO Impacto de los proyecto hacia los objetivos de negocio/estratégicos. Una visión más clara y objetiva de los de cada proyecto y su relación con la estrategia de la organización. Mejor comunicación en los equipos y de éstos hacia la organización. Más y mejor información para toma de decisiones tácticas, operativas y estratégicas. Seguimiento y control adecuado y oportuno del estatus y avance de los proyectos. Implementación de técnicas y herramientas de supervisión permanentes y detalladas, con procedimientos estandarizados. Implementación más rápida y efectiva de la estrategia.
  25. 25. Algunos puntos a considerar… • Las organizaciones no cambian de la noche a la mañana, mucho menos la cultura organizacional… • Realizar una implementación gradual y con metas claras. • Centrarse en las personas, y ver el Proyecto de implementación de la PMO como un cambio de cultura organizacional. • Siempre será más sencillo si comenzamos en un área o departamento específico (Proyecto Piloto) y posteriormente en el resto de la organización.
  26. 26. Algunos puntos a considerar… Recursos Plan Estratégico PMO Tecnología Procesos
  27. 27. ¿Qué debemos evitar con las PMOs? Implementar cualquier tipo de PMO en la organización. Convertir la PMO en un ente burocrático que sólo audita y controla y que no entrega valor a los Directores de proyectos. Querer que la PMO gestione todos los proyectos de la organización. Entender que NO se trata solamente de un software o sistema. Implementarla sin el apoyo de las demás áreas funcionales o de la Dirección. Implementar toda la metodología en la primera etapa. Esperar resultados inmediatos.
  28. 28. Retos en la implantación de una PMO • Identificar las necesidades de gestión y la cultura de la organización para definir el tipo de PMO a implementar. • Mantener un enfoque colaborativo y de entrega de valor, y no sólo un ente de auditoría y control. • Obtener el apoyo de la Alta Dirección y de las Gerencias. • Gestionar adecuadamente a los Interesados y sus expectativas. • Selección y adopción de las herramientas adecuadas. • Gestión del cambio.
  29. 29. Recomendaciones • Definir los objetivos específicos de la PMO para que todos estén alineados en los resultados a obtener. • Establecer el tipo de PMO más apropiado manteniendo siempre un enfoque colaborativo. • Entender la cultura organizacional para gestionar el cambio efectivamente. • Adaptar las BP´s y estándares a las necesidades específicas de la organización. • Enfocarse en los proyectos relacionados a los objetivos y estrategias de la organización. • Evidenciar y mostrar el valor de la PMO con los resultados de 1 ó 2 Proyectos pilotos.
  30. 30. Recomendaciones • Involucrar y capacitar a los Interesados. • Definir los objetivos de la organización y los proyectos que contribuyen al logro de los mismos. • Priorizar los proyectos conformando una cartera adecuada. • Establecer y difundir de los objetivos, metas e iniciativas estratégicas de la organización y cómo los proyectos aportan a todas estas. • Involucrar a toda la organización en las definiciones de los objetivos y estrategias, así como en la ejecución de los proyectos.
  31. 31. Preguntas @lorenzo_kila
  32. 32. ¿Qué más deseas aprender sobre las PMOs? • ¿Cómo diseñar e implantar una PMO? • Modelos de Madurez (P3M3/OPM3) para PMOs • Cómo usar el PMBOK para implantar una PMO • Cómo usar la ISO 21500 para implantar una PMO • Herramientas para la automatización de PMOs Envíen sus comentarios!!! Vanessa Amaya vanessa@sg.com.mx Lorenzo Armenta laf@dharma.mx
  33. 33. Preguntas Muchas Gracias Nos vemos en el próximo Webinar!!! @lorenzo_kila
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