Präsentation zum Thema Zeitmanagement (für Designerinnen und Designer. Der Inhalt lässt sich aber auch auf andere Branchen anwenden.) Mein Vortrag fand im Rahmen der Vienna Business Week 2015 statt. Themen: Zeitanalyse, Taskmanagement, Projektmanagement, Zeitmanagement, Effizienz, Apps, Software, Workflow www.reneandritsch.com http://tinyurl.com/newsletter-reneandritsch

1. Zeit ist ...

2. … kostbar. Als selbstständiger
Designer und Familienvater wird mir
das jeden Tag aufs Neue bewusst.
Darum versuche ich Wege zu finden,
Abläufe so effizient wie möglich
zu gestalten. Und Werkzeuge zu
nutzen, die mir helfen, besser mit
der mir zur Verfügung stehenden
Zeit umzugehen.

3. Ich kann mich noch genau an den
Tag erinnern, an dem ich begonnen
habe, mich eingehender mit dem
Thema zu beschäftigen. Es war der
16. Oktober 2014 um 23:00.

4. Ich hatte viel zu tun, in meinem
Kopf ratterte es und da ich mein
Mailprogramme offen hatte, kam
noch ein E-Mail herein, das meine
Aufmerksamkeit auf sich zog.

5. Es war die Bewerbung eines Onlinekurses
auf der Plattform Skillshare. Der Titel
war so vielversprechend, dass ich noch
am selben Abend den gesamten Kurs
absolvierte und ich mich schon danach
besser fühlte, weil ich glaubte, einen Weg
gefunden zu haben, meine Situation zu
verbessern.

6. Der wichtigste Punkt des Kurses
war, alles das einen beschäftigt,
niederzuschreiben und festzuhalten.
Anstatt immer wieder darüber
nachzudenken.

7. Der Kurs von Tiago Forte basiert auf
der von David Allen entwickelten
Methode »Getting Things Done«.
Ich hatte schon zuvor, To-Do-Listen
im Einsatz, nur waren diese nicht
so gestaltet, dass sie alle Bereiche
meines Lebens erfassten. David Allen
macht nämlich keinen Unterschied
zwischen privaten und beruflichen
Aufgaben. Es sind alles Dinge, die uns
beschäftigen und die erfasst werden
müssen.

8. Es gibt die folgenden 5
Kernprinzipien:
1) Sammeln
2) Verarbeiten
3) Organisieren
4) Überdenken / Neu durchsehen
5) Tun

9. Daraufhin bin ich von einer
Papierliste auf einen digitalen
Taskmanager umgestiegen.
Dieser hat mir das Erfassen und
Organisieren stark erleichtert. Beim
ersten Niederschreiben bin ich auf
mehr als 150 Einträge gekommen,
die organisiert werden mussten. Es
hat richtig gut getan, dies alles aus
dem Kopf zu bekommen.

10. Um herauszufinden, wie man seine
Zeit verbringt, ist eine Analyse
wichtig. Erst das Sichtbarmachen
hilft einem neue Strategien für den
täglichen Arbeitsablauf zu finden.

11. Wer seine Arbeit hauptsächlich mit
dem Computer durchführt, für den
gibt es Rescue Time. Es genügt die
Anmeldung zu einem kostenloser
Account und die Installation des
Plug-Ins.

12. Rescue Time zeigt Ihnen genau,
welche Programme Sie benutzt
haben und auf welchen Seiten
Sie gesurft haben. Es bietet die
Möglichkeit, diese als störend
oder produktiv zu klassifizieren –
Sie können das Plug-In genau auf
Ihre Arbeitsweise anpassen. Eine
wöchentliche Zusammenfassung,
die Ihnen per E-Mail zugestellt
wird, erleichtert den Überblick. Sie
können Ziele definieren und sehen,
ob Sie diese erreichen.

13. Sehr wichtig ist weiters eine
möglichst lückenlose Zeiterfassung.
Das hilft Ihnen bei Kalkulationen
und vor allem beim Abrechnen von
Projekten.

14. Dazu nutze ich OfficeTime. Es
erlaubt auch Rechnungen zu
schreiben, die automatisch auf die
Zeiterfassung zurückgreifen. Sie
können Stundensätze individuell
eingeben, um das Honorar
berechnen zu lassen.

15. Was kann man tun, um die zur
Verfügung stehende Zeit besser zu
nutzen?

16. Für mich einer der wichtigsten
Faktoren, bevor es richtig losgeht:
gute Projektplanung. Je besser
ein Projekt zu Beginn geplant
ist, desto leichter kann man auf
unvorhergesehene Aufgaben
reagieren, die in den täglichen
Arbeitsablauf integriert werden
müssen.

17. Es gibt sehr viele
Projektmanagementtools. Ich nutze
xPlan (nur Mac). tom’splanner
ist ein Online Manager, der in
seiner Basisversion kostenlos
ist. Ich empfehle Ihnen solche
zu nutzen, die eine sogenannte
Gantt-Darstellung unterstützen.
Im Anhang finden Sie auch ein
kostenloses Programm, das
auf Windows, MacOS und Unix
funktioniert.

18. Gantt-Diagramme geben Ihnen eine
grafische Übersicht des Zeitverlaufs
und machen Zusammenhänge
optisch nachvollziehbar.

19. Automatisieren Sie wiederkehrender
Aufgaben. Es ist nicht notwendig,
diese per Hand immer wieder
aufs Neue auszuführen. Das ist
Zeitverschwendung.

20. Ein klassischer Fall sind Logins. Ich
weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber
für mich hat es sich mittlerweile
ausgezahlt, diesen Bereich zu
automatisieren.

21. Passwortmanager, erlauben einen
automatisierten Anmeldevorgang.
Kein Suchen, kein Zeitverlust.

22. Für E-Mail-Marketing empfehle
ich Ihnen Mailchimp. Dieser
Onlineservice bietet die Möglichkeit,
Artikel im Vorhinein zu erfassen
und diese per Zeitplan zu
veröffentlichen, sowie diese auf
Social-Media-Kanälen zu teilen.

23. Wer auf Social-Media-Kanälen
kommuniziert, kann auch hier
automatisierte Einträge erstellen.
Dazu dient zum Beispiel Hootsuite.

24. Ich nutze Programme wie Adobe
Illustrator, InDesign und Photoshop
so, dass sie mir helfen, Projekte
möglichst effizient umzusetzen.
Jedes Programm hat Funktionen, die
es dem Nutzer erlauben, schneller
ans Ziel zu kommen.
Zu diesem Thema biete ich
Seminare an und demnächst auch
Online-Kurse.

25. Stark unterschätzt, aber sehr
effizient ist die Verwendung von
Tastaturkürzeln. Die Suche nach
Funktionen in Menüs nimmt in
Summe viel Zeit in Anspruch, die Sie
besser nutzen können.

26. Reduzieren Sie Ablenkungen so gut
es geht.

27. E-Mails sind für viele ein großer
Störfaktor. Lassen Sie ihr
Mailprogramme geschlossen und
richten Sie sich fixe Zeiten für das
Abrufen ein. Zwei- oder dreimal pro
Tag ist normalerweise ausreichend.

28. Wenn möglich, entleeren Sie
Ihre InBox. Arbeiten Sie Mails ab,
archivieren Sie sie oder löschen Sie
sie.

29. Falls Sie ihn nicht unbedingt für
Recherchezwecke oder Ihre aktuelle
Arbeit brauchen, schließen Sie den
Internetbrowser.

30. Hier nun zwei Buchtipps von Anitra
Eggler zum Thema Umgang mit
digitalen Werkzeugen.

31. Jetzt möchte ich noch die Analogie
eines »perfekten« weichen Eis
bemühen. Man freut sich auf ein
Frühstück mit einem weichen Ei
(selbstgemacht oder im Restaurant)
und wenn es nicht gelungen ist,
ergibt sich daraus folgendes
Szenario …

32. Das erinnert mich an misslungene
und schlecht gelaufene Projekte.
Bei verschwendeten Ressourcen
meine ich sowohl materielle als
auch finanzielle. Damit sich das
alles nicht einstellt, probieren Sie
einige der Dinge aus, die ich Ihnen
vorgestellt habe. Und damit Sie
auch ein perfektes weiches Ei am
Frühstückstisch haben …

33. … empfehle ich Ihnen EggTimer von
Michael Ameling.

34. Icon-Credits alle aus The Noun
Project | www.thenounproject.com

35. Quellen:
Allen, David
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, 2015 – Penguin Books
Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag, 2015 | Piper Taschenbuch
Berzbach, Frank
Kreativität aushalten: Psychologie für Designer, 2010 | Verlag Hermann Schmidt Mainz
Catana, Doru
Facebook Marketing for Small Businesses | Skillshare
Twitter Marketing for Small Businesses | Skillshare
Eggler, Anitra
E-Mail macht dumm, krank und arm: Digital Therapie für mehr Lebenszeit, 2012 | Orell Füssli
Facebook macht blöd, blind und erfolglos: Digital-Therapie für Ihr Internet-Ich, 2012 | Orell Füssli
Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – Vortrag im Rahmen der Creativwirtschaft
Ferris, Timothy
The 4-Hour Workweek, 2009 | Penguin Random House
Die 4-Stunden-Woche, 2015 | Ullstein Verlag
Forte, Tiago – skillshare
Get Stuff Done Like A Boss: Design Your Workflow and Double Your Productivity in 21 Days | Skillshare

36. Weblinks:
Allen, David
http://www.penguin.com/book/getting-things-done-by-david-allen/9780143126560
http://www.piper.de/buecher/wie-ich-die-dinge-geregelt-kriege-isbn-978-3-492-30720-8
Berzbach, Frank
http://www.typografie.de/shop/index.php/de/kreativitaet-aushalten.html
Catana, Doru
https://www.skillshare.com/classes/business/Facebook-Marketing-For-Small-Businesses/1138787101?via=my-classes
https://www.skillshare.com/classes/business/Twitter-Marketing-For-Small-Businesses/1409924478?via=my-classes
Eggler, Anitra
http://www.anitra-eggler.com/buecher/e-mail-macht-dumm-krank-und-arm-digital-therapie-fur-mehr-lebenszeit/
http://www.anitra-eggler.com/buecher/facebook-macht-blod-blind-und-erfolglos-digital-therapie-fur-ihr-internet-ich/
Digitale Selbstorganisation im Online-Zeitalter – https://www.youtube.com/watch?v=1_bBrwX1TZA
Ferris, Timothy
http://www.penguinrandomhouse.com/books/49081/the-4-hour-workweek-expanded-and-updated-by-timothy-ferriss/
http://www.ullsteinbuchverlage.de/nc/buch/details/die-4-stunden-woche-9783548375960.html?cHash=8f638bd0b13a8f66710c9511bd0c4aa8
Forte, Tiago – skillshare
https://www.skillshare.com/classes/business/Get-Stuff-Done-Like-A-Boss-Design-Your-Workflow-and-Double-Your-Productivity-in-21-Days/1524940083?via=my-classes
Software mit Gantt-Diagrammen
https://www.agantty.com
http://www.ganttproject.biz
https://de.wikipedia.org/wiki/Gantt-Diagramm#Software
GTD-Software
http://www.lifehack.org/articles/technology/19-free-gtd-apps-for-windows-mac-linux.html

37. www.reneandritsch.com
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