This article is a great place to start learning (or remembering) how to use PowerPoint. 
By the end of this article, you w...
Depending on the complexity of your presentation, you may not need to perform all 
of the procedures referenced in this ar...
Depending on the complexity of your presentation, you may not need to perform all 
of the procedures referenced in this ar...
There several ways on how to start your Microsoft PowerPoint application 
(application: A program that is designed to perf...
The working space, or Normal view, is designed to help you easily find and use the 
capabilities of Microsoft PowerPoint 2...
By default, PowerPoint 2010 applies the Blank Presentation template (template: A file 
or files that contain the structure...
After you open the Blank Presentation template, only a small part of the Notes pane 
is visible. To see a larger part of t...
Near the top of the screen there are  three buttons that you might find useful as you 
start to work.
Did you know that yo...
9
As with any software program, it is a good idea to name and save your presentation 
immediately and then to save your chan...
It is wise to save your presentation as you start and continually doing it from time to 
time as you go along
11
The single slide that appears automatically when you open PowerPoint has two 
placeholders (placeholders: Boxes with dotte...
A gallery appears that displays thumbnails of the various slide layouts that are 
available.
1. The name identifies the co...
A new slide is always created next to the selected one. 
14
By using this basic structure, if you have three major points or areas to present, you 
can plan to have a minimum of six ...
Note If you apply a layout that doesn't have enough of the right kind of placeholders 
for the content that already exists...
If you want to create two or more slides that are similar in content and layout, you 
can save work by creating one slide ...
18
19
20
If your text exceeds the size of the placeholder, Microsoft PowerPoint 2010 reduces 
the font size and line spacing increm...
22
Use text boxes to put text anywhere on a slide, such as outside a text placeholder. For 
example, to add a caption to a pi...
24
A text box is handy if you want to add text to a shape, but you don't want the text to 
attach to the shape. You can add a...
A PowerPoint template is a pattern or blueprint of a slide or group of slides that you 
save as a .potx file. Templates ca...
When you want your presentation to contain thoughtful arrangement of elements 
and color, fonts, effects, style, and layou...
28
PowerPoint provides a variety of design themes, including coordinating color 
schemes, backgrounds, font styles, and place...
Note Unless you specify otherwise, PowerPoint applies themes to the entire 
presentation.
30
You can insert or copy pictures and clip art (clip art: A single piece of ready‐made art, 
often appearing as a bitmap or ...
Tip To insert clip art into the notes pages of your presentation, switch to Notes Page
view, and then do the steps above.
...
Note To insert a picture from your scanner or camera, use the scanner or camera 
software to transfer the picture to your ...
If you insert a picture using the Link to File or Insert and Link options, make changes 
such as adding artistic effects, ...
Tip You can also copy and paste the picture from the Web page. 
On the Web page, right‐click the picture that you want, an...
You can apply a picture style to make your picture or clip stand out in your 
spreadsheet or presentation. Picture styles ...
Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it, 
change the brightness or contrast,...
Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it, 
change the brightness or contrast,...
Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it, 
change the brightness or contrast,...
You can add one shape to your file or combine multiple shapes to make a drawing or 
a more complex shape. Available shapes...
size in those shapes is updated automatically as you add or remove shapes and edit 
your text.
On the Home tab, in the Dra...
Click the shape that you want to delete, and then press DELETE.
Tip To delete multiple shapes, press CTRL while you click ...
Note Only one screenshot at a time can be added. To add multiple screenshots, 
repeat steps 2 and 3 below.
Click the slide...
Most content that is created by using Microsoft Office 2010 programs is textual, even 
though the use of illustrations imp...
shapes, your process may need only two shapes, or it may need five shapes. As you 
add or remove shapes and edit your text...
Process type, has a different meaning from a SmartArt graphic with arrows going in a 
circle, such as Continuous Cycle in ...
A SmartArt graphic is a visual representation of your information that you can quickly 
and easily create, choosing from a...
Notes 
To add a shape from the Text pane, click an existing shape, move your cursor before 
or after the text where you wa...
You can apply color variations that are derived from the theme colors (theme colors: 
A set of colors that is used in a fi...
Tips
To start with a blank layout, delete all the placeholder text (such as [Text]) in the Text 
pane, or press CTRL+A and...
46
You can animate (animate: To add a special visual or sound effect to text or an object. 
For example, you can have your te...
Emphasis effects. Examples of these effects include making an object shrink or grow 
in size, change color, or spin on its...
Notes 
If you do not see the entrance, exit, emphasis, or motion path animation affect that 
you want, click More Entrance...
49
You can view the list of all the animations on the slide in the Animation task pane.
The Animation task pane shows importa...
the mouse.
Start With Previous (no icon): The animation effect starts playing at the same 
time as the previous effect in ...
51
52
53
You can add slide numbers, notes page numbers, and the date and time to your 
presentation. 
Add slide numbers or notes pa...
On the left of your screen, on the pane that contains the Outline and Slides tabs, click 
the Slides tab, and then click t...
55
56
57
58
59
Now that your presentation is complete, what you do next depends on who delivers 
the presentation, where it is delivered,...
View your speaker notes privately, while delivering a presentation on multiple 
monitors
Using Presenter View is a great w...
Click the monitor icon for the second monitor that the audience will view, select the 
Extend my Windows Desktop onto this...
62
63
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Creating a power point presentation -Educational Technology

568

Published on

Learning how to use a presentation application is a necessity of every teacher to enhance his/her effectiveness.

Published in: Education, Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
568
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Creating a power point presentation -Educational Technology"

  1. 1. This article is a great place to start learning (or remembering) how to use PowerPoint.  By the end of this article, you will have a new PowerPoint presentation, and a solid  foundation of knowledge and confidence about using PowerPoint 2010. This article  suggests a framework of tasks, including descriptions of each task with hyperlinks to  each of the procedures that you can use to build your presentation.  1
  2. 2. Depending on the complexity of your presentation, you may not need to perform all  of the procedures referenced in this article. Although you can perform the  procedures in any sequence, the order shown above is recommended. 2
  3. 3. Depending on the complexity of your presentation, you may not need to perform all  of the procedures referenced in this article. Although you can perform the  procedures in any sequence, the order shown above is recommended. 3
  4. 4. There several ways on how to start your Microsoft PowerPoint application  (application: A program that is designed to perform specific tasks for the users.  Example: Microsoft Word is an application program for creating word documents and  Adobe Photoshop is for creating graphics or images.) Listed above are the most common ways of opening Microsoft PowerPoint. When you start PowerPoint, it opens in the view (view: A way of displaying the  contents of a presentation and providing the user with the means to interact with it.)  called Normal view, where you create and work on slides. 4
  5. 5. The working space, or Normal view, is designed to help you easily find and use the  capabilities of Microsoft PowerPoint 2010. When you start PowerPoint, it opens in the view called Normal view, where you  create and work on slides. 1 In the Slide pane, you can work directly on individual slides. 2 Dotted borders identify placeholders, where you can type text or insert pictures,  charts, and other objects. 3 The Slides tab shows a thumbnail version of each full size slide shown in the Slide pane. After you add other slides, you can click a thumbnail on the Slides tab to make  the slide appear in the Slide pane. Or you can drag thumbnails to rearrange the slides  in your presentation. You can also add or delete slides on the Slides tab. 4 In the Notes pane, you can type notes about the current slide. You can hand out  your notes to your audience or refer to your notes in Presenter view when you give  your presentation. Note: By default, Office PowerPoint 2010 applies the Blank Presentation template,  which appears in the preceding illustration, to new presentations. Blank Presentation  is the simplest and most generic of the templates in Office PowerPoint 2010. Blank  Presentation is a good template to use when you first start working with PowerPoint  because it is straightforward and can be adapted to many presentation types. To  create a new presentation that is based on the Blank Presentation template, click on  the File tab and then click New on its drop down menu, double‐click Blank  presentation under Available Templates and Themes. 5
  6. 6. By default, PowerPoint 2010 applies the Blank Presentation template (template: A file  or files that contain the structure and tools for shaping such elements as the style and  page layout of finished files. For example, Word templates can shape a single  document, and FrontPage templates can shape an entire Web site.), which appears in  the previous illustration, to new presentations.  Blank Presentation is the simplest and most generic of the templates in PowerPoint  2010, and is a good template to use when you first start to work with PowerPoint because it is straightforward and can be adapted to many presentation types.  To create a new presentation that is based on the Blank Presentation template, click  on the File tab, then click New on its drop down menu and under Available Templates and Themes, double‐click Blank presentation. 6
  7. 7. After you open the Blank Presentation template, only a small part of the Notes pane  is visible. To see a larger part of the Notes pane so that you have more room to type  in it, do the steps indicated above. Notice that the slide in the Slide pane resizes automatically to fit the available space. 7
  8. 8. Near the top of the screen there are  three buttons that you might find useful as you  start to work. Did you know that you can add more buttons to this area near the top of the  screen? The area at the top of the screen is called the Quick Access Toolbar. You can  add other frequently used commands to this toolbar to help you find them quickly. To  learn more about how to add or remove commands from the Quick Access Toolbar,  see Customize the Quick Access Toolbar at http://office.microsoft.com/en‐ us/powerpoint‐help/redir/HA010362102.aspx?CTT=5&origin=HA010336439 8
  9. 9. 9
  10. 10. As with any software program, it is a good idea to name and save your presentation  immediately and then to save your changes frequently while you work. For a presentation that can be opened only in PowerPoint 2010 or PowerPoint  2007, in the Save as type list, select PowerPoint Presentation (*.pptx). For a presentation that can be opened in either PowerPoint 2010 or earlier  versions of PowerPoint, select PowerPoint 97‐2003 Presentation (*.ppt). 10
  11. 11. It is wise to save your presentation as you start and continually doing it from time to  time as you go along 11
  12. 12. The single slide that appears automatically when you open PowerPoint has two  placeholders (placeholders: Boxes with dotted or hatch‐marked borders that are part  of most slide layouts. These boxes hold title and body text or objects such as charts,  tables, and pictures.), one formatted for a title and the other formatted for a subtitle.  The arrangement of placeholders on a slide is called a layout. Microsoft PowerPoint  2010 also provides other kinds of placeholders, such as those for pictures and  SmartArt graphics. 12
  13. 13. A gallery appears that displays thumbnails of the various slide layouts that are  available. 1. The name identifies the content that each layout is designed for. 2.  Placeholders that display colored icons can contain text, but you can also click the  icons to automatically insert objects, including SmartArt graphics and clip art (clip art:  A single piece of ready‐made art, often appearing as a bitmap or a combination of  drawn shapes.). 13
  14. 14. A new slide is always created next to the selected one.  14
  15. 15. By using this basic structure, if you have three major points or areas to present, you  can plan to have a minimum of six slides: a title slide, an introductory slide, one slide  for each of the three major points or areas, and a summary slide. If there is a large amount of material to present in any of your main points or areas,  you may want to create a subgrouping of slides for that material by using the same  basic outline structure. Tip Consider how much time each slide should be visible on the screen during your  presentation. A good standard estimate is from two to five minutes per slide. 15
  16. 16. Note If you apply a layout that doesn't have enough of the right kind of placeholders  for the content that already exists on the slide, additional placeholders are  automatically created to contain that content. 16
  17. 17. If you want to create two or more slides that are similar in content and layout, you  can save work by creating one slide that has all the formatting and content that both  slides will share, and then making a copy of that slide before you add the final,  individual touches to each. You can also use this procedure to insert a copy of a slide from one presentation into  another presentation. 17
  18. 18. 18
  19. 19. 19
  20. 20. 20
  21. 21. If your text exceeds the size of the placeholder, Microsoft PowerPoint 2010 reduces  the font size and line spacing incrementally as you type to make the text fit.  21
  22. 22. 22
  23. 23. Use text boxes to put text anywhere on a slide, such as outside a text placeholder. For  example, to add a caption to a picture, add a text box and position it near the picture.  23
  24. 24. 24
  25. 25. A text box is handy if you want to add text to a shape, but you don't want the text to  attach to the shape. You can add a border (border: The visible line around the edge of  an object. For example, the four lines of a rectangle that comprise its border.), fill,  shadow, or three‐dimensional (3‐D) effect to text in a text box.  25
  26. 26. A PowerPoint template is a pattern or blueprint of a slide or group of slides that you  save as a .potx file. Templates can contain layouts (layout: The arrangement of  elements, such as title and subtitle text, lists, pictures, tables, charts, shapes, and  movies, on a slide.), theme colors (theme colors: A set of colors that is used in a file.  Theme colors, theme fonts, and theme effects compose a theme.), theme fonts  (theme fonts: A set of major and minor fonts that is applied to a file. Theme fonts,  theme colors, and theme effects compose a theme.), theme effects (theme effects: A  set of visual attributes that is applied to elements in a file. Theme effects, theme  colors, and theme fonts compose a theme.), background styles, and even content. You can create your own custom templates and store them, reuse them, and share  them with others. Additionally, you can find many different types of free templates  built‐in to PowerPoint, and hundreds on Office.com and on other partner Web sites  that you can apply to your presentation.  26
  27. 27. When you want your presentation to contain thoughtful arrangement of elements  and color, fonts, effects, style, and layout (layout: The arrangement of elements, such  as title and subtitle text, lists, pictures, tables, charts, AutoShapes, and movies, on a  slide.) to your plain slides, apply a template (template: A file or set of files that  contains information about the theme, layout, and other elements of a finished  presentation.) (.potx file). This will give you a jump‐start on a new, blank presentation.  You can apply templates that are built‐in to PowerPoint, created by you and then  saved to your computer, or downloaded from Microsoft Office.com or third‐party  Web sites. To download templates from Microsoft Office.com, see the options  available from the PowerPoint Template categories on Office.com. 27
  28. 28. 28
  29. 29. PowerPoint provides a variety of design themes, including coordinating color  schemes, backgrounds, font styles, and placement of placeholders. Using pre‐ designed themes makes it easy for you to change the overall look of your  presentation quickly.  By default, PowerPoint applies the plain, Office theme to new blank presentations.  However, you can easily change the look and feel of your presentation by applying a  different theme. 29
  30. 30. Note Unless you specify otherwise, PowerPoint applies themes to the entire  presentation. 30
  31. 31. You can insert or copy pictures and clip art (clip art: A single piece of ready‐made art,  often appearing as a bitmap or a combination of drawn shapes.) into a PowerPoint  presentation from many different sources, including downloading from a clip art Web  site provider, copying from a Web page, or inserting from a folder where you save  pictures.  You can also use pictures and clip art as backgrounds for your slides in PowerPoint. 31
  32. 32. Tip To insert clip art into the notes pages of your presentation, switch to Notes Page view, and then do the steps above. 32
  33. 33. Note To insert a picture from your scanner or camera, use the scanner or camera  software to transfer the picture to your computer. Save the picture, and then insert it  by following the instructions below. For more information about how to transfer a  picture file from your camera or scanner to your computer, see the documentation  included with the camera or scanner. To resize a picture, select the picture you have inserted in the slide. To increase or  decrease the size in one or more directions, drag a sizing handle away from or toward  the center, while you do one of the following: To keep the center of an object in the same location, press and hold CTRL  while you drag the sizing handle. To maintain the object's proportions, press and hold SHIFT while you drag the  sizing handle. To both maintain the object's proportions and keep its center in the same  location, press and hold both CTRL and SHIFT while you drag the sizing handle. Notes  Adding pictures can significantly increase the file size of your presentation. You can  control this file size by making choices about the resolution (resolution: The fineness  of detail in an image or text produced by a monitor or printer.) of a picture and the  quality or compression of a picture.  33
  34. 34. If you insert a picture using the Link to File or Insert and Link options, make changes  such as adding artistic effects, select the Discard editing data under Image Size and  Quality options (under Options, Advanced tab) and then save the file, when you  reopen the file, you will see the original picture. This occurs because the picture  editing data has been deleted. To keep both the link and the edits, do not select the  Discard editing data check box.  Link to File adds a link to the picture and that is the only source for the picture. If you  open the presentation without access to the file location you will see a red X instead  of your picture. Insert and Link links to the picture, but also adds a copy to the file. If  you open the presentation without access to the file location you see the embedded  picture.  33
  35. 35. Tip You can also copy and paste the picture from the Web page.  On the Web page, right‐click the picture that you want, and then click Copy on the  shortcut menu (shortcut menu: A menu that shows a list of commands relevant to a  particular item. To display a shortcut menu, right‐click an item or press SHIFT+F10.).  In your presentation, right‐click where you want to insert the picture, and then click  Paste. Make sure that the picture that you choose is not hyperlinked (hyperlink: A  word, phrase, picture, icon, symbol or other element in a computer document or webpage on  which a user may click to move to another part of the document or webpage or to open  another document, webpage, or file.) to another Web page.  If you choose a picture that is hyperlinked to another Web page, it will be inserted in  your document as a hyperlink to that Web page instead of as an image. 34
  36. 36. You can apply a picture style to make your picture or clip stand out in your  spreadsheet or presentation. Picture styles are combinations of different formatting  options, such as picture border and picture effects, and are displayed in thumbnails in  the Picture Styles gallery. When you place your pointer over a thumbnail, you can see  how the Picture Style looks before you apply it.  If you do not see the Format or Picture Tools tabs, make sure that you have selected a  picture. You may have to double‐click the picture to select it and open the Format tab.  To see more Picture Styles, click the More button .  35
  37. 37. Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it,  change the brightness or contrast, recolor it, or remove the picture background. 36
  38. 38. Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it,  change the brightness or contrast, recolor it, or remove the picture background. 37
  39. 39. Tip Once you have inserted the picture, you can crop it, add an artistic effect to it,  change the brightness or contrast, recolor it, or remove the picture background. 38
  40. 40. You can add one shape to your file or combine multiple shapes to make a drawing or  a more complex shape. Available shapes include lines, basic geometric shapes,  arrows, equation shapes, flowchart shapes, stars, banners, and callouts. After you add one or more shapes, you can add text, bullets, numbering, and Quick  Styles to them. Add a shape to your file On the Home tab, in the Drawing group, click Shapes. Click the shape that you want, click anywhere on the slide, and then drag to place the  shape. To create a perfect square or circle (or constrain the dimensions of other shapes),  press and hold SHIFT while you drag. Tip You can add individual shapes to a chart or add shapes on top of a SmartArt  graphic to customize the chart or SmartArt graphic. Add multiple shapes to your file Instead of adding individual shapes to create a drawing, you might want to create a  SmartArt graphic. In a SmartArt graphic, the arrangement of the shapes and the font  39
  41. 41. size in those shapes is updated automatically as you add or remove shapes and edit  your text. On the Home tab, in the Drawing group, click Shapes. Right‐click the shape that you want to add, and then click Lock Drawing Mode.  Click anywhere in the on the slide, and then drag to place the shape. Repeat this for  each shape that you want to add. Tip To create a perfect square or circle (or constrain the dimensions of other shapes),  press and hold SHIFT while you drag. After you add all the shapes that you want, press ESC. Add text to a shape Click the shape that you want to add text to, and then type your text. Note The text that you add becomes part of the shape — if you rotate or flip the  shape, the text rotates or flips also. Add a bulleted or numbered list to a shape Select the text in the shape that you want to add bullets or numbering to. Right‐click the selected text, and on the shortcut menu, do one of the following: To add bullets, point to Bullets, and then choose the options that you want.  To add numbering, point to Numbering, and then choose the options that you  want. Add a Quick Style to a shape Quick Styles are combinations of different formatting options that are displayed in a  thumbnail in the Quick Style gallery in the Shape Styles group. When you rest your  pointer over a Quick Style thumbnail, you can see how the Shape Style (or Quick  Style) affects your shape. Click the shape that you want to apply a new or different Quick Style to. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Shape Styles group, click the Quick  Style that you want.  To see more Quick Styles, click the More button . Change from one shape to another shape Click the shape that you want to change to a different shape. To change multiple shapes, press CTRL while you click the shapes that you want to  change. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Insert Shapes group, click Edit Shape , point to Change Shape, and then click the new shape that you want.  Tip If you are using PowerPoint 2010, you can use the Combine Shapes feature to  create complex new shapes.  Delete a shape from your file 39
  42. 42. Click the shape that you want to delete, and then press DELETE. Tip To delete multiple shapes, press CTRL while you click the shapes that you want to  delete, and then press DELETE. 39
  43. 43. Note Only one screenshot at a time can be added. To add multiple screenshots,  repeat steps 2 and 3 below. Click the slide that you want to add the screenshot to. On the Insert tab, in the Images group, click Screenshot. Do one of the following: To add the whole window, click the thumbnail in the Available Windows gallery. To add part of the window, click Screen Clipping, and when the pointer  becomes a cross, press and hold the left mouse button to select the area of  your screen that you want to capture. If you have multiple windows open, click the window you want to clip from before  clicking Screen Clipping. When you click Screen Clipping, the program you are  working in is minimized and only the window behind it is available for clipping.  Tip After you add the screenshot, you can use the tools on the Picture Tools tab to  edit and enhance the screenshot. 40
  44. 44. Most content that is created by using Microsoft Office 2010 programs is textual, even  though the use of illustrations improves understanding and memory and encourages  action. Creating designer‐quality illustrations can be challenging, especially if you are  not a professional designer or you cannot afford to hire a professional designer. If you  use versions of Microsoft Office earlier than Office 2007, you can spend a lot of time  getting shapes to be the same size and to be aligned properly, getting your text to  look right, and manually formatting the shapes to match the document's overall style.  With SmartArt graphics, you can create designer‐quality illustrations with only a few  clicks of your mouse. You can create a SmartArt graphic in Excel, Outlook, PowerPoint, and Word. Although  you cannot create in most other Office 2010 programs, you can copy and paste  SmartArt graphics as images into those programs. When you create a SmartArt graphic, you are prompted to choose a type of SmartArt  graphic, such as Process, Hierarchy, Cycle, or Relationship. Each type of SmartArt  graphics contains several different layouts. After you choose a layout, it is easy to  switch the layout or type of a SmartArt graphic. Most of your text and other content,  colors, styles, effects, and text formatting are automatically carried over to the new  layout. As you add and edit your content in the Text pane, your SmartArt graphic is  automatically updated — shapes are added or removed as needed. You can also add and remove shapes in your SmartArt graphic to adjust the structure  of the layout. For example, even though the Basic Process layout appears with three  41
  45. 45. shapes, your process may need only two shapes, or it may need five shapes. As you  add or remove shapes and edit your text, the arrangement of the shapes and the  amount of text within those shapes is updated automatically — maintaining the  original design and border of the layout for your SmartArt graphic. Applies to PowerPoint 2010 Because PowerPoint 2010 presentations often contain  slides with bulleted lists, you can quickly convert slide text to a SmartArt graphic. In  addition, you can animate your SmartArt graphic in PowerPoint 2010 presentations. When you select a layout, placeholder text (such as [Text]) is displayed, so that you  can see how your SmartArt graphic looks, nor is it displayed during a slide show.  However, the shapes are always displayed and printed, unless you delete them. You  can replace the placeholder text with your own content. What to consider when you create a SmartArt graphic Before you create your SmartArt graphic, visualize what type and layout are best for  displaying your data. What do you want to convey with your SmartArt graphic? Do  you want a certain look? Since you can quickly and easily switch layouts, try different  layouts (across types) until you find the one that best illustrates your message. Your  graphic should be clear and easy to follow. Experiment with different types by using  the table below as a starting point. The table is intended to help you get started and  is not an exhaustive list. Purpose of graphicGraphic typeShow non‐sequential informationList Show steps in a  process or timelineProcess Show a continual processCycle Show a decision  treeHierarchy Create an organization chartHierarchyIllustrate connectionsRelationshipShow how parts relate to a wholeMatrixShow proportional  relationships with the largest component on the top or bottom PyramidDraw a family  tree with picturesPicture Also, consider the amount of text that you have, because the amount of text often  determines the layout that you use and how many shapes you need in the layout. In  general, SmartArt graphics are most effective when the number of shapes and the  amount of text are limited to key points. Larger amounts of text can distract from the  visual appeal of your SmartArt graphic and make it harder to convey your message  visually. However, some layouts, such as Trapezoid List in the List type, work well  with larger amounts of text. Some layouts for SmartArt graphics contain a fixed number of shapes. For example,  the Opposing Arrows layout in the Relationship type is designed to show two  opposing ideas or concepts. Only two shapes can correspond to text, and the layout  cannot be changed to display more ideas or concepts. The Opposing Arrows layout with two opposing ideas If you need to convey more than two ideas, switch to another layout that has more  than two shapes for text, such as the Basic Pyramid layout in the Pyramid type. Keep  in mind that changing layouts or types can alter the meaning of your information. For  example, a layout with arrows pointing to the right, such as Basic Process in the  41
  46. 46. Process type, has a different meaning from a SmartArt graphic with arrows going in a  circle, such as Continuous Cycle in the Cycle type. 41
  47. 47. A SmartArt graphic is a visual representation of your information that you can quickly  and easily create, choosing from among many different layouts, to effectively  communicate your message or ideas. You can create SmartArt graphics in Excel,  Outlook, PowerPoint, and Word. 42
  48. 48. Notes  To add a shape from the Text pane, click an existing shape, move your cursor before  or after the text where you want to add the shape, and then press ENTER. To delete a shape from your SmartArt graphic, click the shape you want to delete, and  then press DELETE. To delete your entire SmartArt graphic, click the border of your  SmartArt graphic, and then press DELETE. 43
  49. 49. You can apply color variations that are derived from the theme colors (theme colors:  A set of colors that is used in a file. Theme colors, theme fonts, and theme effects  compose a theme.) to the shapes in your SmartArt graphic. 44
  50. 50. Tips To start with a blank layout, delete all the placeholder text (such as [Text]) in the Text  pane, or press CTRL+A and then press DELETE. To resize your entire SmartArt graphic, click the border of your SmartArt graphic, and  then drag the sizing handles in or out until your SmartArt graphic is the size that you  want. If you already have text on a PowerPoint slide, you can convert slide text to a  SmartArt graphic. If you're using PowerPoint, you can animate your SmartArt graphic to emphasize each  shape or each hierarchical level. 45
  51. 51. 46
  52. 52. You can animate (animate: To add a special visual or sound effect to text or an object.  For example, you can have your text bullet points fly in from the left, one word at a  time, or hear the sound of applause when a picture is uncovered.) the text, pictures,  shapes, tables, SmartArt graphics, and other objects in your Microsoft PowerPoint  2010 presentation to give them visual effects, including entrances, exits, changes in  size or color, and even movement.  Note Transitions are another way that you can add visual effects to your slides.  Animation is a great way to focus on important points, to control the flow of  information, and to increase viewer interest in your presentation. You can apply  animation effects to text or objects on individual slides, to text and objects on the  slide master (slide master: The main slide that stores information about the theme  and layouts of a presentation, including the background, color, fonts, effects,  placeholder sizes, and positions.), or to placeholders on custom slide layouts (layout:  The arrangement of elements, such as title and subtitle text, lists, pictures, tables,  charts, shapes, and movies, on a slide.). There are four different kinds of animation effects in PowerPoint 2010: Entrance effects. For example, you can make an object fade gradually into focus, fly  onto the slide from an edge, or bounce into view. Exit effects. These effects include making an object fly off of the slide, disappear from  view, or spiral off of the slide. 47
  53. 53. Emphasis effects. Examples of these effects include making an object shrink or grow  in size, change color, or spin on its center. Motion Paths (motion path: The path that a specified object or text will follow as part  of an animation sequence for a slide.). You can use these effects to make an object  move up or down, left or right, or in a star or circular pattern (among other effects). You can use any animation by itself or combine multiple effects together. For  instance, you can make a line of text fly in from the left while it grows in size by  applying a Fly In entrance effect and a Grow/Shrink emphasis effect to it.  47
  54. 54. Notes  If you do not see the entrance, exit, emphasis, or motion path animation affect that  you want, click More Entrance Effects, More Emphasis Effects, More Exit Effects, or  More Motion Paths. After you have applied an animation to an object or text, the animated items are  labeled on the slide with a non‐printing numbered tag, displayed near the text or  object. The tag appears only in Normal view when the Animations tab is selected or  the Animation task pane is visible. 48
  55. 55. 49
  56. 56. You can view the list of all the animations on the slide in the Animation task pane. The Animation task pane shows important information about an animation effect,  such as the type of effect, the order of multiple effects in relation to one another, the  name of the object affected, and the duration of the effect. In the task pane, numbers indicate the order in which the animation effects play. The  numbers in the task pane correspond to the non‐printing numbered tags that are  displayed on the slide. Timelines represent the duration of the effects. Icons represent the type of animation effect. In this example, it is an Exit effect. Select an item in the list to see the menu icon (down arrow), and then click the icon  to reveal the menu. Notes  Effects appear in the Animation task pane in the order that you add them. You can also view the icons that indicate the start timing of the animation effects in  relation to the other events on the slide. To view the start timing icons for all  animations, click the menu icon next to an animation effect and select Hide  Advanced Timeline. There are several types of icons that indicate the start timing of animation effects.  Choices include the following: Start On Click (mouse icon, shown here): The animation begins when you click  50
  57. 57. the mouse. Start With Previous (no icon): The animation effect starts playing at the same  time as the previous effect in the list. This setting combines multiple effects at  the same time. Start After Previous (clock icon): The animation effect begins immediately  after the previous effect in the list finishes playing.  50
  58. 58. 51
  59. 59. 52
  60. 60. 53
  61. 61. You can add slide numbers, notes page numbers, and the date and time to your  presentation.  Add slide numbers or notes page numbers On the View tab, in the Presentation Views group, click Normal. On the left of your screen, on the pane that contains the Outline and Slides tabs, click  the Slides tab, and then click the first slide thumbnail in your presentation. On the Insert tab, in the Text group, click Slide Number. In the Header and Footer dialog box, do one of the following: If you want to add slide numbers, click the Slide tab, and then select the Slide  number check box. If you want to add notes page numbers, click the Notes and Handouts tab,  and then select the Page number check box. If you want to add numbers to all of the slides or notes pages in your presentation,  click Apply to All. If you want to change the starting slide number, do the following: On the Design tab, in the Page Setup group, click Page Setup. In the Number slides from box, enter the number that you want to to print on the  first slide or notes page, with subsequent slides numbered Add the date and time On the View tab, in the Presentation Views group, click Normal. 54
  62. 62. On the left of your screen, on the pane that contains the Outline and Slides tabs, click  the Slides tab, and then click the first slide thumbnail in your presentation. On the Insert tab, in the Text group, click Date & Time. In the Header and Footer dialog box, do one of the following: If you want to add the date and time to your slides, click the Slide tab. If you want to add the date and time to your notes pages, click the Notes and  Handouts tab. Select the Date and time check box, and then do one of the following: If you want to set the date and time to a specific date, click Fixed, and then in  the Fixed box, type in the date that you want. Note By setting the date on your presentation so that it is Fixed, you can easily keep  track of the last time that you made changes to it. If you want to specify that the date and time updates to reflect the current date and  time each time you open or print the presentation, click Update automatically, and  then select the date and time format that you want . If you want to add the date and time to all of the slides or notes pages in your  presentation, click Apply to All. 54
  63. 63. 55
  64. 64. 56
  65. 65. 57
  66. 66. 58
  67. 67. 59
  68. 68. Now that your presentation is complete, what you do next depends on who delivers  the presentation, where it is delivered, and what equipment is used: Will the presentation be run on the computer on which it was created or on another  computer, or will it be delivered via a CD or a network location? If the presentation is given live, will you or someone else present it, or will it be self‐ running? Methods to deliver and distribute your presentation Broadcast your presentation to a remote audience Burn your slide show to a DVD Create a self‐running presentation Create and print notes pages Install and run PowerPoint Viewer 2010 Open or save a presentation in a different file format Package a presentation for CD Print your slides or handouts of your presentation Publish your presentation to the Web Record and time narration and pointer movements in a presentation Send PowerPoint handouts to Word for printing Turn your presentation into a video Use email to send a presentation or a link to a presentation Use Slide Libraries to share and reuse PowerPoint 2010 slide content 60
  69. 69. View your speaker notes privately, while delivering a presentation on multiple  monitors Using Presenter View is a great way to view your presentation with speaker notes on  one computer (your laptop, for example), while your audience views the notes‐free  presentation on a different monitor (projected on a larger screen, for example).  PowerPoint only supports the use of two monitors for a presentation. However, you  can configure to run a presentation on three or more monitors that are connected to  one computer. Configure PowerPoint to use Presenter view with two monitors On the Slide Show tab, in the Monitors group, click Use Presenter View. Note The Display Settings dialog box from Windows Control Panel may appear. If it  does not, you have already set it up. If you still want to change the settings, see  Microsoft Windows Help to locate your Windows Display Settings and follow steps 2  through 4. In the Display Settings dialog box, on the Monitor tab, click the monitor icon that you  want to use to view your speaker notes, and then select the This is my main monitor check box. If the This is my main monitor check box is selected and unavailable, the monitor is  already designated as the primary monitor. You can select only one primary monitor  at a time. If you click a different monitor icon, the This is my main monitor check box  is cleared and made available again. 61
  70. 70. Click the monitor icon for the second monitor that the audience will view, select the  Extend my Windows Desktop onto this monitor check box, and then click OK.  On the Slide Show tab, in the Monitors group, ensure that the monitor on which you  want the audience to see your presentation, appears in the Show On list. 61
  71. 71. 62
  72. 72. 63

×