Presentacion formación

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Presentacion formación

  1. 1. COORDINACIÓN DEL ESPACIO COLABORATIVO RTA Espacio desarrollado por:
  2. 2. CREACIÓN Y DINAMIZACIÓN DE ESPACIOS COLABORATIVOS Detección de necesidades Toma de decisiones y diseño de la comunidad virtual Lanzamiento e inicio de actividades Dinamización y consolidación Los retos futuros
  3. 3. TOMA DE DECISIONES Y DISEÑO DE UNA COMUNIDAD VIRTUAL ¿Cómo la creamos? ¿Qué necesitamos?  Definición de las metas y objetivos  Creación y formación de un Equipo técnico y de Coordinación y definición de sus tareas y roles  Elección del entorno virtual y de las herramientas y aplicaciones  Planificación y temporalización de las primeras acciones y actividades Dotación inicial de contenidos
  4. 4. EL EQUIPO COORDINADOR Coordinación Temática Los Coordinadores definen y coordinan conjuntamente el plan de actividades a desarrollar en el espacio y canalizan las propuestas de los participantes. Coordinación Técnica y Dinamizadora Prepara el espacio virtual y da de alta a los participantes. Gestiona el día a día de las actividades del espacio dando apoyo técnico y logístico a sus miembros. Administrador Administración del software del espacio
  5. 5. PREPARACIÓN DEL ESPACIO VIRTUAL Actividades previas al lanzamiento del espacio • Adaptación del espacio virtual • Definición de herramientas • Preparación de la base de datos de participantes • Formación de coordinadores • Conocimiento mutuo del Equipo coordinador • Elaboración de Guías de Uso • Dotación de contenidos iniciales • Planificación de las primeras actividades
  6. 6. ESPACIO VIRTUAL
  7. 7. ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDADES ESPACIO VIRTUAL Herramientas de Comunicación online Foros Mensajería Grupos de trabajo Encuestas Recursos Documentales Gestor documental Enlaces Vídeos Difusión de Información de Interés Actualidad Eventos Avisos Novedades
  8. 8. ¿Cómo se arranca? ¿Cómo se participa? ¿Qué se puede hacer y esperar? Es necesario haber invertido tiempo suficiente en:  El diseño de herramientas y secciones: hay que evitar que aparezcan secciones sin contenido y herramientas sin utilidades previstas.  Una política de comunicación inicial que asegure una transmisión clara de los objetivos del espacio y de sus posibilidades para los participantes  Unas pautas para la coordinación efectiva de todos los miembros del Equipo coordinador LANZAMIENTO E INICIO DE ACTIVIDADES
  9. 9. LANZAMIENTO E INICIO DE ACTIVIDADES ¿Cómo se arranca? ¿Cómo se participa? ¿Qué se puede hacer y esperar?  Es muy importante que los coordinadores sean activos durante el lanzamiento y que se muestren cercanos a los participantes y a sus inquietudes: LA DETECCIÓN DE NECESIDADES CONTINUA PERMITE UNA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES ADECUADA  La Coordinación Técnica debe resolver cualquier incidencia, duda o problema en el menor tiempo posible. Los primeros meses son los más difíciles: ¡Hay que tomarle el pulso al espacio!
  10. 10. LANZAMIENTO DE UN ESPACIO COLABORATIVO Inauguración del espacio Envío de invitación y claves Alta de participantes Primeras Actividades Cumplimentación de perfiles personales, Actividad de Bienvenida Foro de Bienvenida: sugerencias y temas de interés Envío de Mini guías: uso de las herramientas y posibilidades del espacio
  11. 11. DINAMIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO ¿Cómo se mantiene el interés? ¿Cómo se generan actividades de calidad? ¿Cómo se genera conocimiento? La maduración de la comunidad no es un proceso inmediato. Hay que:  Redefinir los roles y tareas asociadas de los coordinadores en función de las necesidades detectadas. CONSOLIDAR LAS ACCIONES DINAMIZADORAS  Implantar nuevas actividades que generen conocimiento y planificarlas en momentos concretos en el tiempo: NECESIDAD DE IMPULSO INSTITUCIONAL  Rotar y aumentar las responsabilidades: fomentar la progresiva coordinación de actividades por parte de los participantes: “el espacio es suyo”
  12. 12. DINAMIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO  Formación y comunicación continua a los nuevos coordinadores y participantes: A mayor número de participantes, mayores serán las oportunidades y sinergias que se puedan generar  Revisar periódicamente la necesidad de implantar posibles adaptaciones tecnológicas Evaluación de las actividades y retroalimentación con las sugerencias recibidas  Elaboración y análisis de Indicadores de seguimiento y participación  Consolidación del proceso de gestión interna  Identificación de los principios que determinan las redes
  13. 13. DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LOS COORDINADORES Supervisión y evaluación La supervisión de las la calidad de las actividades ofrecidas en el espacio es labor del coordinador al igual que la evaluación de la participación en el espacio Participación y motivación Los coordinadores deben ser los miembros más activos del espacio, deben participar en todas las actividades y aportar gran contenido al espacio. Deben motivar la participación del resto de miembros del espacio Ejecución Al menos una vez al semestre los coordinadores deben ser los responsables de llevar a cabo una actividades dentro del espacio Planificación de las actividades Los coordinadores son los encargados de elaborar el Plan de Actividades semestral del espacio
  14. 14. Atender Peticiones/Correo Interno Publicación de anuncios y/o presentaciones de actividades: cursos, foros… Subir documentos a los Centros de Documentación aportados por participantes y Coordinadores Anunciar plazos para inscripciones a talleres, celebración de actividades, etc. Revisar diariamente el correo interno y resolución de dudas y preguntas Seguimiento de Coordinadores Invitar a los coordinadores a que sigan aportando documentos en el gestor documental, los eventos, actualidad y enlaces. Resolución problemas Técnicos Recordatorio de claves para entrar en la plataforma y cualquier incidencia técnica planteada. DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA
  15. 15. DINAMIZACIÓN DEL ESPACIO: TAREAS DE LA ASISTENCIA TÉCNICA Anuncios en la Red Revisar semanal o quincenalmente los anuncios que hay en el espacio y actualizar la información, tanto en novedades como en destacados. Motivación a participar y Facilitación de tareas Periódicamente escribir a los participantes informando sobre la utilización de las herramientas: perfiles y fotografías, subida de documentos, proporcionar enlaces, eventos… Creación de espacios para actividades y soporte a coordinadores Adaptación y creación de los espacios virtuales necesarios para la celebración de las actividades y soporte técnico y pedagógico a los profesores y/o expertos que participaran en los mismos.
  16. 16. ACTIVIDADES DE LA RED GRUPOS DE TRABAJO E INVESTIGACIÓN
  17. 17. De corta duración y carácter aplicado. Temas complementarios, de actualidad y/o profundización. Moderados por los coordinadores y/o miembros del espacio. De carácter temporal o indefinido sobre temáticas específicas, o sectorizados por grupos de interés, países Moderados por los Coordinadores y/o miembros del espacio Moderados por un Experto de reconocido prestigio. Impartida por un miembro del espacio en el que presenta un tema específico de interés Talleres Virtuales Grupos de Trabajo Foros Temáticos Foros de Experto Ponencia
  18. 18. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Es necesario planificar las actividades con una periodicidad al menos semestral El Plan de Actividades debe cumplirse estrictamente Las actividades deben comenzar a organizarse al menos cuatro semanas antes de su celebración Todas las actividades deben ser anunciadas por primera vez en el Plan de Actividades y dos semanas antes de su celebración a través de las noticias, los destacados y los avisos del espacio Todas las actividades deben contar con un documento de presentación y otro de conclusiones
  19. 19. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES Las fases de la realización de una actividad son:  Publicación del Plan de Actividades incluyendo por cada actividad la siguiente información: título, coordinador o responsable, tipo de actividad y fechas de celebración  Cuatro semanas antes de su celebración, la Asistencia Técnica contacta al responsable y le envía la plantilla de la presentación de la actividad para que la elabore y le comunique las características de la actividad para preparar la herramienta en el espacio, principalmente en los grupos de trabajo y las ponencias  La Asistencia Técnica prepara la herramienta y el coordinador debe supervisar que todo está correcto
  20. 20. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES  Publicación de la presentación de la actividad en los destacados y las noticias del espacio al menos dos semanas antes de su celebración  Difusión y recordatorio de la actividad a través de los avisos y las noticias. Se debe anunciar la publicación de la presentación y anunciar el inicio de la actividad  Celebración de la actividad coordinada por el responsable y con la ayuda de la Asistencia Técnica. Si la participación no es elevada habrá que enviar avisos a los miembros recordando que se está celebrando la actividad e informando de los temas destacados
  21. 21. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES  Una vez finalizada la actividad la Asistencia Técnica debe enviar al coordinador la plantilla de conclusiones para su elaboración  El documento de conclusiones se debe publicar también en los destacados y las noticias del espacio  La Asistencia Técnica debe abrir una carpeta para cada una de las actividades en el Gestor Documental e incluir en ésta la presentación y las conclusiones  La Asistencia Técnica debe publicar una encuesta en el espacio para la valoración de la actividad por los participantes
  22. 22. CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO Consolidación de la gestión interna Evaluación de las actividades INFORMES Y ENCUESTAS DE EVALUACIÓN  Informe semestral por parte de los Coordinadores temáticos  Informe de los profesores de los talleres virtuales  Encuesta de Evaluación final a los participantes de los talleres  Informe final del taller virtual  Encuesta de valoración de los Foros temáticos y de Expertos  Elaboración de un Informe semestral de Actividades del espacio  Reuniones de evaluación y planificación de nuevas actividades al menos cada seis meses
  23. 23. CONSOLIDACIÓN DEL ESPACIO  Actividades de calidad programadas y anunciadas con tiempo  Consenso y coordinación de las actividades  Conciliación de la diversidad e intereses heterogéneos  Corresponsabilización de sus miembros  Pertenencia participativa:  Acción  Implicación  Compromiso  Aprovechamiento de sinergias:  Complementariedad  Unión de esfuerzos comunes
  24. 24. ESTADÍSTICAS
  25. 25. ESTADÍSTICAS
  26. 26. LOS RETOS FUTUROS  ¿Cómo se sigue creciendo? ¿Cómo se mantiene la calidad junto al crecimiento?  ¿Cómo se interactúa con otras redes? ¿Cómo se innova?  ¿Cómo se involucra a nuevos actores?  ¿Cómo se consiguen recursos?  ¿Cómo se difunde el conocimiento generado por el espacio?  ¿Cómo se mide el impacto del espacio en las instituciones participantes?  ¿Cómo se fideliza a los participantes?  ¿Cómo se materializan las nuevas ideas?  ¿Cómo se gestiona un equipo cada vez mayor?  ¿Cómo se evalúan las herramientas tecnológicas disponibles? ENCONTRAR RESPUESTAS QUE SUPEREN LOS PROBLEMAS Y DIFICULTADES Y SE FIJEN EN LAS OPORTUNIDADES GENERADAS POR LA GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO EN RED
  27. 27. Fundación CEDDET Av. Cardenal Herrera Oria, 378 Edif. B 3ª Planta 28035 Madrid ESPAÑA Telf. (34) 91 376 88 00 redes@ceddet.org www.ceddet.org

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