1. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni"
Call for solution di FORUM PA
P@DOC
1.2 - Come realizzare veramente lo switch-off al
digitale per i più importanti processi amministrativi
-Comune di Padova-

2. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Pubblica Amministrazione
Comune
Presentazione dell’organizzazione

3. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Il Comune di Padova dal 2009 ha rilasciato una nuova soluzione finalizzata alla gestione documentale e alla
gestione dei procedimenti, (VINCITRICE DEL PREMIO SMAUE-> e-Governament: back office e supporto 2013),
disponibile per il riuso ai soggetti pubblici per i quali la legge consente di procedere all’acquisizione di sistemi
informativi con detta modalita’.
Soluzione in linea con le aspettative EU2020 affiancate da un altro grado di smartizzazione della PA -in termini di
efficienza ed efficacia -con un notevole beneficio anche monetario, dati i margini di risparmio, per la cittadinanza.
Si tratta di una solution che unisce la pianificazione Top Town ai bisigoni del cittadino andando ad incontrare la
dimensione smart governament, garantendo un efficientamento della PA in termini di digitalizzazione e risparmio
monetario. Questa formula di risparmio si fa portatrice di sincretismo con altre fondamentali variabili smart come
la smart living e la smart people che vanno ad incrementare il benessere del vivere quotidiano dei cittadini
(effettivi e potenziali) della città, in quanto le risorse “risparmiate” potranno essere investite in nuovi servizi in
ambito tecnologico o altrove.
Il nuovo sistema informativo è una suite di programmi denominata p@DOC, completamente web e predisposta
per essere utilizzata in un contesto multiente e multi area organizzativa omogenea. La suite p@DOC è costituita
da moduli che possono essere utilizzati anche separatamente. L'ente che intende riusare puo' scegliere quale
livello della suite intende adottare.
Il progetto p@DOC è costituito dai seguenti moduli:
● Gestione Organigramma e Pianta Organica
● Gestione Flussi Digitali
● Gestione Archivio: Gestione Protocollo
● Gestione dei Procedimenti Amministrativi
● Gestione Reportistica e BI
I vari moduli potranno essere installati anche su macchine server diverse. Il sistema di autenticazione e di
autorizzazione consente un Single Sign On per l'utente che deve operare su vari contesti della suite
P@DOC - Protocollo Informatico e Gestione Documentale

4. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
lI contesto su cui la solution è stata applica è il Comune di Padova in cui il numero medio di
protocolli supera il migliaio al giorno. Il volume annuo medio di documenti protocollati
supera il milione e mezzo di pagine in vari formati (A4 e A3).
Il P@doc è stato rilasciato in modalità riuso (art. 69 del CAD) ad altre Amministrazioni
Pubbliche (attualmente oltre 10 tra Comuni, Comunità Montane, Provincie, Istituti ex-IPAB. Sono
in corso contatti con Enti Portuali e Questure). Questa Solution è infatti una best practice gia’ in
fase di replica.
Sono comunque previsti altri sviluppi della suite:
- implementazione del contesto di preservazione e conservazione della digital library (gia’
realizzato)
- implementazione del contesto dei Procedimenti Ammnistrativi (gia’ realizzato)
- implementazione dell’Albo pretorio On-Line (in corso di sviluppo)
Questo modello di gestione (e Vision) legata ad una implementazione continua, garantisce un
reale passaggio alla sempre maggiore digitalizzazione ed efficienza della PA, parallelamente ad
aumento della sua efficacia verso il cittadino rispondendo alle sfide della dimensione
Governance del Nuovo Paradigma Smart legato alla nuova visione della città intelligente e
sostenibile
P@DOC

5. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
E’ una soluzione adatta ad ogni tipo di
Amminstrazione:
p@DOC, è una soluzione finalizzata alla gestione
documentale e alla gestione dei procedimenti, è una
suite di programmi completamente web e predisposta
per essere utilizzata in un contesto multi-Ente e multi
Area Organizzativa Omogenea,
oltre che per un ritorno di informazioni alla
cittadinanza in maniera rapida e digitalizzata
e/o cartacea ove richiesto.
P@DOC

6. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
I soggetti da coinvolgere per attuare questa
solution sono i Comuni /Enti che già ne fanno
uso per essere accompagnati verso la sua
attuazione, e i settori interni alle
amministrazioni che possono essere di
supporto all’operazione.
P@DOC

7. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
● Costi di implementazione: Ora la solution è nel circuito Comunità del Riuso, ma è stata frutto di un progetto d’
Investimento c.a € 200.000 di cui 115.000 finanziati con il progetto ELI4U relativo al terzo Bando ELISA del
Dipartimento Affari Regionali.
● Tempi di implementazione: i tempi sono legati alla gestione ed implementazione del progetto in base ai bisogni di ogni
singola amministrazione.
● Indicatori di misurazione dei benefici: Grazie all’introduzione di p@DOC l’Ente riusatore può ottenere notevoli
risparmi sia in termini di costi che di tempo-uomo. L’utilizzo del sistema riduce notevolmente la necessità di ricorrere
alla stampa, elimina la necessità di trasportare fisicamente documenti tra i vari uffici dell’Ente e consente di conservare,
per ogni documento, un'unica copia, in formato elettronico. L’integrazione in p@DOC di sistemi digitali di
comunicazione rende in molti casi inutile la postalizzazione, rendendo evitabili i relativi costi.
Ulteriori risparmi riguardano le ricerche di documenti e fascicoli, rese agevoli e rapide dalle funzionalità di ricerca
integrate. Il risparmio annuo di tempo ammonta a 39.437 ore. P@DOC, grazie al modulo di Gestione Flussi Digitali su
scrivania virtuale, consente di definire, all’interno del programma, i flussi dei procedimenti amministrativi con notazione
BPMN; questo garantisce che essi siano seguiti con la massima affidabilità, anche in caso di procedimenti complessi e
di occorrenza sporadica.Inoltre, disporre di un sistema unico e integrato di gestione documentale semplifica e un quindi
rende più efficaci tutte le attività che riguardano la gestione dei documenti.La presenza, in aggiunta, di funzionalità di
ricerca integrate aumenta notevolmente l’efficacia e l’efficienza delle attività di ricerca di documenti e fascicoli.
Nondimeno, l’introduzione di un gestore documentale, dal punto di vista gestionale, favorisce una migliore conoscenza
dei processi interni all’Ente e consente una più efficiente programmazione delle attività dei singoli uffici.Infine, grazie a
p@DOC, in ogni momento è possibile conoscere lo stato di avanzamento di ogni pratica.
● Quantificazione di eventuali risparmi: Infine, la digitalizzazione dei procedimenti, presupposto all’introduzione di
un gestore documentale, apporta anche risparmi di costi, sia relativi alle materie prime utilizzate sia relativi agli spazi
per la conservazione fisica dei fascicoli, per complessivi € 981.057 annui.
I numeri della soluzione:

8. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
P@DOC Comune di Padova
Tutorial per l’utilizzo del portale
http://groupware.comune.padova.it/salaconsiglio/protocollo/videoguida.php

9. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
SOSTENIBILITA’:
Al fine di mantenere, e migliorare, nel tempo p@DOC è
stata costituita una comunità di Riuso con gli Enti riusanti
attuali e potenziali.
Il suo scopo è individuare una linea di sviluppo unitaria e
coerente di p@DOC al fine di garantire:
- il suo costante miglioramento ed aggiornamento
- la fruizione nel tempo delle evoluzioni future
- la sua crescita condivisa e concertata per scongiurare il
proliferare di edizioni differenziate del software,
difficilmente manutenibili nel lungo periodo
Inoltre, considerata l’importanza della digitalizzazione dei
procedimenti nel processo di introduzione di un gestore
documentale, la comunità si prefigge di condividere tra gli
Enti aderenti i più validi modelli organizzativi e gestionali
utilizzati e sviluppati.
La comunità è infine in grado di fornire vari servizi ai
soggetti aderenti (o di indicare appropriati fornitori), come
ad esempio manutenzioni, formazione, supporto agli utenti,
assistenza tecnica, sviluppo di estensioni specializzate.
La soluzione p@DOC è descritta anche nel sito del
Comune di Padova dedicato al Riuso (http://riuso.comune.
padova.it).
Gestione Organigramma e Pianta Organica: il modulo utilizzabile a livello
amministrativo implementa la struttura dell'ente e la struttura delle posizioni di
lavoro. Il sistema è conforme al modello e agli standard utilizzati da DigitPA. La
gestione delle autenticazioni e delle autorizzazione è basata sul protocollo
SAML. In questo modulo sono ulteriormente presenti i contesti di codifica del
sistema complessivo.
Gestione Flussi Digitali: il modulo concentra in un desktop digitale i flussi di
entrata dei documenti (PEC, FAX, MAIL, smistamento, SUAP, altri documenti
provenienti da sistemi informativi verticali via cooperazione applicativa, ecc.,...).
La documentazione depositata puo' essere sottoposta a protocollazione,
fascicolazione oppure essere inoltrata direttamente al procedimento
amministrativo cui si riferisce.
Gestione Archivio: il modulo gestisce l'archiviazione dei documenti, la
fascicolazione, la gestione dell'archivio digitale, la preservazione dei contenuti
digitali, la presentazione al pubblico su un apposito portale dei documenti
archiviati. Tutti i documenti di archivio sono catalogati secondo gli standard
nazionali e internazionali (ISAD, Dublin Core, MAG, ICCD,..). I documenti,
fascicoli, repertori, registri, serie sono tutti catalogati con i metadati di
riferimento.
Gestione Protocollo: i documenti in entrata e uscita, compresi i documenti
pervenuti mediante i flussi digitali (PEC, Mail, FAX, Interoperabilita',..), sono
sottoposti a registrazione di protocollo. Il modulo prevede la scansione dei
documenti cartacei anche in modalita' differita, la possibilita' di emettere una
etichetta, la gestione dei documenti con firma digitale.
Gestione dei Procedimenti Amministrativi: il modulo consente di gestire i
procedimenti amministrativi dell'Ente. Saranno resi disponibili
procedimenti amministrativi specifici per l'ente Comune. Al momento sono definiti e
normati oltre cento procedimenti comunali e sara' integrato con la tematica SUAP/SUE. Il
gestore dei procedimenti amministrativi rilascia i vari Work Flow in formato XML secondo
lo standard BPMN 2 in modo da poter essere utilizzati anche da prodotti diversi che
riconoscano detto standard.
Gestione Reportistica e BI: il sistema è corredato di una soluzione di Business
Intelligence e Query&Reporting per soddisfare tutte le esigenze dell'ente: stampa dei
registri di protocollo, statistiche, monitoraggio delle attivita' e dei processi, controllo di
gestione.
Per ulteriori approfondimenti

10. "Prendiamo impegni troviamo soluzioni" - Call for solution di FORUM PA
Comune di Padova:
Capo Settore SIT
Ing.Alberto Corò
coroa@comune.padova.it
Referente Call for solution:
Dott. Palmieri Mirko
Monitoring and Smart strategic Planning
E-mail: palmierim@comune.padova.it;
mrk04@libero.it
Responsabile Applicazione del
Codice Amministrazione Digitale
Angelo Rossi
rossiangelo@comune.padova.it