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Gli aspetti tecnici
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Obiettivi del progetto
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Obiettivi
 Centralizzazione e
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Obiettivi
 Maggiore efficienza operativa e
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Metodologia
 La metodologia più efficace per
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Azioni
 Una piattaforma
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A tale scopo si possono quindi identificare alcuni moduli
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Azioni
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3 - Conservazione a lungo termine. La PA non può
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Azioni
 Il sistema deve essere in
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Dalla carta al digitale_Ministero dell'interno_forum pa challenge

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  1. 1. MINISTERO DELL’INTERNO DIPARTIMENTO PERLE POLITICHE DEL PERSONALE E PERLE RISORSE STRUMENTALI E FINANZIARIE UFFICIO VII – INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA Dalla cartaal digitale: comecostruireunarchivio digitalizzato
  2. 2. Il problema di partenza  Dematerializzazione dei documenti e informatizzazione dei processi amministrativi sono da tempo oggetto di interesse da parte delle pubbliche amministrazioni, che ne hanno compreso le potenzialità per l’assolvimento dei compiti istituzionali.  Molti procedimenti amministrativi che oggi sono basati sulla ricezione, produzione e trasmissione di documenti cartacei, nel prossimo futuro saranno implementati su sistemi orientati al documento informatico e alle comunicazioni pervia telematica. Le Pubbliche Amministrazioni devono pertanto assicurare la formazione di un archivio digitalizzato, che sia ben strutturato e ordinato. Dematerializzare, passando dalla carta al digitale In particolare
  3. 3. Gli aspetti tecnici  Secondo gli esperti, al fine di assicurare la corretta formazione di un archivio digitale, occorre garantire la costituzione di un unico de po sito documentale o di più de po siti che siano gestiti con sistemi interoperabili, disegnati in modo da costituire un “corpo unico” con il protocollo informatico.  Il sistema di gestione informatica dei documenti dovrà avere la capacità di rappresentare in modo efficace le relazioni esistenti tra documenti, fascicoli elettronici, flussi documentali e attività del soggetto produttore.  Pertanto, per garantire la formazione di un archivio digitale occorre progettare con estrema attenzione un insieme di metadati, dettando regole per assicurarne la puntuale valorizzazione.
  4. 4. Obiettivi del progetto  Obiettivo Generale  Dematerializzazione della documentazione amministrativa, e quindi progressiva riduzione della produzione, trasmissione, validazione e archiviazione di documenti in formato cartaceo con conseguente maggiore riduzione dei costi legati alla documentazione cartacea  Obiettivo generale  Centralizzazione e valorizzazione del patrimonio informativo, imperniati sull’utilizzo, sulla trasmissione e sul confronto di una grande mole di dati, informazioni e conoscenze spesso eterogenee. A tal fine, la gestione elettronica dei flussi documentali dovrà consentire una maggiore e più semplice condivisione delle informazioni, in modo da determinare una valorizzazione dell’intero patrimonio informativo digitalizzato.
  5. 5. Obiettivi  Centralizzazione e valorizzazione del patrimonio informativo, imperniati sull’utilizzo, sulla trasmissione e sul confronto di una grande mole di dati, informazioni e conoscenze spesso eterogenee. A tal fine, la gestione elettronica dei flussi documentali dovrà consentire una maggiore e più semplice condivisione delle informazioni, in modo da determinare una valorizzazione dell’intero patrimonio informativo digitalizzato. Condividere le informazioni Obiettivo generale
  6. 6. Obiettivi  Maggiore efficienza operativa e miglioramento dei tempi nella gestione delle pratiche e dei processi di lavoro.  La creazione di un archivio digitale ben strutturato, senza richiedere cambiamenti drastici, permette di organizzare tutti i documenti in modo semplice e funzionale, di condividere al meglio dati e informazioni, di incrementare l'efficienza operativa del personale e quindi di ottimizzare la tempistica nella gestione dei processi di lavoro. Più efficienza, risparmiando tempo Obiettivo specifico
  7. 7. Metodologia  La metodologia più efficace per assicurare la corretta formazione di un archivio digitale è la riprogettazione dei procedimenti amministrativi e dei processi attinenti alla produzione documentaria.  Un’attività di pro ce ss re e ng ine e ring , infatti, permette di conseguire un duplice vantaggio: migliorare il livello di efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa con l’introduzione delle tecnologie informatiche e ricercare le migliori soluzioni per valorizzare, con meccanismi automatici o semi-automatici, il set di metadati associato alle unità documentarie e archivistiche.  Occorre agire sulle risorse umane e su quelle tecnologiche valutando costantemente l’adeguatezza dei processi.  Dopo una necessaria fase di adattamento, sarà possibile apprezzare i vantaggi in termini di “tracciabilità dei processi” e di “rintracciabilità delle informazioni”. Process reengineering Mutare le prassi lavorative
  8. 8. Azioni  Una piattaforma adeguata per la corretta gestione del fascicolo elettronico deve possedere una struttura modulare che consenta di affrontare tutti gli aspetti, normativi e procedurali, legati al ciclo di vita del documento all’interno dell’archivio digitale. Una struttura modulare … peruna corretta gestione
  9. 9. A tale scopo si possono quindi identificare alcuni moduli che devono consentire una corretta gestione delle seguenti fasi:  1 - Alimentazione.  Il sistema deve essere in grado di gestire differenti canali di comunicazione in ingresso ed uscita consentendo per ogni canale una pre- elaborazione automatica del documento, allo scopo di ottenere un formato omogeneo e ove possibile l’estrazione automatica dei metadati (si pensi, in particolare, all’uso dei nuovi canali di comunicazione - PEC e PostaCertificat@).  2 - Archiviazione e gestione. Il sistema deve essere in grado di gestire il processo di archiviazione dei documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio corrente e la gestione dei flussi integrati all’interno dell’organizzazione.
  10. 10. Azioni  3 - Conservazione a lungo termine. La PA non può semplicemente eliminare il documento cartaceo sostituendolo con evidenza informatica, ma deve conservarlo a norma. La vita di un archivio è stata schematizzata in tre fasi, che corrispondono a:  l’archivio corrente (per gli affari in corso);  l’archivio di deposito (per gli affari detti “esauriti”);  l’archivio storico (per i documenti con più di 40 anni di età, conservazione senza limiti di tempo).  Poiché gli archivi digitali sono soggetti a potenziali rischi o minacce di tipo tecnologico (distruzione, alterazione o impossibilità di rappresentare il documento digitale) il sistema deve essere in grado di gestire il processo di conservazione a lungo termine dei documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio di deposito e di quello storico.
  11. 11. Azioni  Il sistema deve essere in grado di garantire un elevato livello di interrelazione con i diversi sistemi informativi dell’ente, abilitando mediante una struttura aperta meccanismi di integrazione standard, facilmente implementabili.  Il sistema, infine, deve essere in grado di gestire la misurazione delle performance dei processi amministrativi sia collaborativi che procedurali (d.lgs. 150/2009). 4 – Cooperazione applicativa 5 – Misurazione delle performance
  12. 12. dott. Giuseppe Pompella, Viceprefetto Aggiunto dott.ssa Antonella Rossi, Direttore di Organizzazione Sig. Elio Anastasi, operatore amministrativo Ministero dell’Interno – Dipartimento per le Politiche del Personale dell’Amministrazione Civile e per le Risorse Strumentali e Finanziarie – Ufficio VI-Innovazione e Organizzazione - Piazza del Viminale - 00184 - Roma.  Grazie per l’attenzione
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