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G E S T IÓ N  D E  L A  A D M I N I S T R A C IÓ N  O F I C I N A  P I  M P H    O K G E S T IÓ N D E L A A D M I N I S T R A C IÓ N O F I C I N A P I M P H O K Presentation Transcript

  • Docente: Ing. Alfredo Vásquez Espinoza GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIÓN (OPI) DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA SECCION DE POST GRADO
    • Integrantes:
    • EVANAN POMA, RAÚL
    • CARHUAPOMA YANCE VLADIMIR PABLO
  • SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) MPH FUNCIONES DE LA OPI “ Se encarga de la Evaluación (Declara Viable), seguimiento de los PIPs; elaboración del PMIP, etc.” PLAZOS DE EVALUACION DEL PIPs SEGÚN EL SNIP a. Para los PIP Menores, la OPI tiene un plazo no mayor de diez (10) días hábiles , a partir de la fecha de recepción del Perfil Simplificado, para emitir el Formato SNIP-06 . b. Veinte (20) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del Perfil. c. Treinta (30) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del estudio a nivel de Prefactibilidad; y d. Cuarenta (40) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del estudio a nivel de Factibilidad.
  • SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI)
    • PROYECTOS VIABILIZADOS
    • En el año 2007, se viabilizaron 123 PIPs
    • En el año 2008, se viabilizaron 114 PIPs
    • En el año 2010, se viabilizaron 55 PIPs
    • En el año 2011, se viabilizaron 50 PIPs
    • PLAZO DE EVALUACION DE PIPs EN LA MPH
    • PIP Menor Simplificado, 21 días (Viable).
    • PIP a nivel de perfil, 90 días (Viable).
    • PIP a nivel de Prefactibilidad, 180 días (Viable).
    • PIP a nivel de Factibilidad, 01 año (Viable)
    • FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO
    • Demasiadas reuniones innecesarias (Solución mediante una llamada telefónica).
    • Las llamadas rutinarias y los correos electrónicos de baja prioridad, quitan una o dos horas de tiempo valioso .
    • Puerta abierta (Visitas recibidas sin previo aviso)
    • Limitada delegación (Inseguridad, falta de confianza en los empleados, delegación ascendente).
    • Asertividad (No decir No)
  • SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI)
    • FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO
    • Asertividad (No decir No)
    • Dilación (Hacer los trabajos fáciles y aplazar los más difíciles)
    • Mala gestión de la comunicación (Demasiado uso de los canales formales), preponderancia de la comunicación vertical descendente
    • SEÑALES DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO
    • Convicción de que uno es imprescindible, y de que nadie mas sería capaz de realizar su trabajo
    • No se tiene tiempo para dedicarse al trabajo importante
    • Asumir demasiadas responsabilidades a la vez
    • Sensación de que siempre estamos atrasados y de que no hay esperanza de poner el trabajo al día (Apremio constante).
    • Jornadas prolongadas de trabajo de 12 a 14 horas
    • Sentimiento de culpabilidad por salir del trabajo puntualmente
    • Llevar las preocupaciones al Hogar
  • SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI)
    • PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA OPI
    • PLANEAMIENTO : La OPI no posee un plan operativo para el desarrollo de sus actividades presentes y futuros, objetivos no definidos.
    • b. OGANIZACION : Existe un Organigrama solo a nivel de la Institución, no existe a nivel de la Oficina, no existe una adecuada definición de roles en los trabajadores la Contratación de los evaluadores es por recomendación, no existe un reclutamiento adecuado de los profesionales.
    • c. DIRECCION : Desconocimiento de los estilos de Dirección, falta de liderazgo, carencia de habilidades técnicas, conceptuales y humanas; así mismo la ejecución de los trabajos (Evaluación de los PIPs) no es el adecuado por un inadecuado reclutamiento y selección de los evaluadores (Contratación de los evaluadores por recomendación política).
    • d. CONTROL : No se realiza un control de las actividades realizadas (Limitado evaluación del desempeño, no se aplican medidas correctivas.
  • APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE GESTIÓN A).– GESTIÓN DEL CAMBIO Y GESTIÓN DEL TIEMPO
    • La gestión del cambio genera la implementación de los proyectos de desarrollo
    • La gestión del tiempo propio para ser eficiente en el desempeño de su función
    1.- GESTIÓN DEL CAMBIO Cuando el cambio que pretendemos es complejo , éste de ser abordado con Paciencia , los rasgos, actitudes, comportamientos que se pretende cambiar son rasgos específicos de nuestra cultura como pueblo, desechar de nuestra mente las creencias y costumbres que son falsos. Los seres humanos somos capaces de adaptarnos a todo tipo de situaciones que nos obliga a modificar los hábitos, costumbres y comportamientos.
  • 1.1- PROCESO DEL CAMBIO RESISTENCIA AL CAMBIO MOTIVOS SOCIOLÒGICOS MOTIVOS PSICOLÓGICOS CAMBIO S QUE AFECTAN AL CONTENIDO DEL PUESTO STATUS, PODER… CAMBIOS QUE AFECTAN ALAS MPOTIVACIONES PERSONALES, SEGURIDAD, RELACIONES SOCIALES ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS I NFORMACIÓN Y FEEDBACK PRESTIGIO Y CREDIBILIDAD DEL PROMOTOR DEL CAMBIO FUERZAS OBSTACULIZADORAS IMPACTO SOCIAL EXPERIENCIAS NEGATIVES DE CAMBIO EN LA ORGANIZACIÒN
  • 1.2- COMO GESTIONAR EL CAMBIO
    • DEFINIR QUÉ CAMBIAR Y QUIÉN DIRIGIRÁ EL CAMBIO , precisar que cambiar, implementación de personas conocimientos e influencia en el entorno.
    • ANALIZAR LA RELACIÓN COSTE BENEFICIO , el beneficio debe ser mayor que el coste.
    • BUSCAR LA ACEPTACIÓN DE LO QUE HAY QUE CAMBIAR , buscar el protagonista del cambio.
    • ELABORAR UN PLAN , priorizar – focalizar – fragmentar, ser paciente, definir objetivos y responsabilidades.
    • IMPLANTAR , poner en marcha el plan
    • REALIZAR SEGUIMIENTO SISTEMÁTICO , verificar la funcionalidad.
    • INFORMAR, DIVULGAR LOS AVANCES Y EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN
    • EVALUAR LOS RESULTADOS
  • 2.- GESTIÓN DEL TIEMPO
    • Para lograr ser EFICIENTES, el agente deberá tener muy presente que las investigaciones de los últimos años han descubierto que muchos responsables no alcanzan los niveles de rendimiento adecuado debido:
    • Mala gestión del tiempo.
    • Estrecha relación entre alto nivel de stress con la pérdida de rendimiento.
    2.1- FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO
    • Múltiples objetivos.
    • Las reuniones.
    • El teléfono y el correo electrónico.
    • La política de puertas abiertas.
    • El desorden.
    • La delegación.
    • Entre las soluciones parciales es la adición de un margen amortiguador a todos los plazos fijados ( en torno al 15% ) para evitar la tercera ley de Murphy; “ si algo puede retrasarse no se preocupe, porque se retrasará
  • 2.2 COMO GESTIONAR EL TIEMPO
    • Un directivo deberá reunirse una vez al día con su secretaria o con su ayudante con el fin de planificar la jornada siguiente.
    • Hay que acordar las prioridades.
    • Repasar la lista de asuntos a tramitar y los programas de trabajo.
    • Breve repaso de los antecedentes de un problema determinado.
    • Control de los progresos obtenidos con los objetivos claves.
    • Consideración de fechas tope como dispositivos para eliminar las presiones y el estrés.
  • HABILIDADES DIRECTIVAS OBJETIVOS Objetivos más significativos personales y de la organización que sean Medibles , alcanzables, exigentes, flexibles , que se detallen por escrito y los que ejecutan los objetivos deben participar en su fijación inicial. PLANIFICACIÓN 1 hora dedicada a la planificación efectiva suele ahorrar 3 ó 4 horas en la ejecución. La debida planificación puede significar impedir la formación de muchas crisis y evitar numerosos errores
  • CONCLUSIONES
    • Las personas son capaces de cambiar y cambian comportamientos profundamente arraigados
    • Es posible el cambio cuando los beneficios son superiores a las resistencias al cambio
    • las resistencias a los cambios a tres tipos de factores:
      • Psicológicos
      • Sociológicos
      • Técnicos
    • La humildad del cambio y la disciplina para llevarlos al término.
    • Una jornada prolongada no es necesariamente un indicio de productividad
    • Las personas con responsabilidades directivas comprendan sus propios límites de estrés
    • La relación existente entre la estrés y la administración del tiempo, cuando el estrés se vuelve contraproducente.
    • El factor derrochador de tiempo nos impide alcanzar nuestros objetivos
    • Buena administración del tiempo significa sacar el máximo provecho de nuestro tiempo. Trabajamos mucho para ganar dinero , por lo que, al gastarlo esperamos el máximo valor a cambio.
    • El tiempo es un recurso , y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional , sino nuestro bienestar personal .
  • GRACIAS