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SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) <ul><li>FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO </li></ul><ul>...
SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) <ul><li>PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA OPI </li></ul><ul>...
APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE GESTIÓN A).– GESTIÓN DEL CAMBIO Y GESTIÓN DEL TIEMPO <ul><li>La gestión del  cambio  genera ...
1.1- PROCESO DEL CAMBIO RESISTENCIA AL CAMBIO MOTIVOS SOCIOLÒGICOS MOTIVOS PSICOLÓGICOS CAMBIO S QUE AFECTAN AL CONTENIDO ...
1.2- COMO GESTIONAR EL CAMBIO <ul><li>DEFINIR QUÉ CAMBIAR Y QUIÉN DIRIGIRÁ EL CAMBIO , precisar que cambiar, implementació...
2.- GESTIÓN DEL TIEMPO <ul><li>Para lograr ser  EFICIENTES,  el agente deberá tener muy presente que las  investigaciones ...
2.2 COMO GESTIONAR EL TIEMPO  <ul><li>Un directivo deberá reunirse una vez al día con su secretaria o con su ayudante con ...
HABILIDADES DIRECTIVAS OBJETIVOS Objetivos  más significativos personales  y de la  organización  que sean  Medibles , alc...
CONCLUSIONES <ul><li>Las personas son capaces de cambiar y cambian comportamientos profundamente arraigados </li></ul><ul>...
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G E S T IÓ N D E L A A D M I N I S T R A C IÓ N O F I C I N A P I M P H O K

  1. 1. Docente: Ing. Alfredo Vásquez Espinoza GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN E INVERSIÓN (OPI) DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA SECCION DE POST GRADO <ul><li>Integrantes: </li></ul><ul><li>EVANAN POMA, RAÚL </li></ul><ul><li>CARHUAPOMA YANCE VLADIMIR PABLO </li></ul>
  2. 2. SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) MPH FUNCIONES DE LA OPI “ Se encarga de la Evaluación (Declara Viable), seguimiento de los PIPs; elaboración del PMIP, etc.” PLAZOS DE EVALUACION DEL PIPs SEGÚN EL SNIP a. Para los PIP Menores, la OPI tiene un plazo no mayor de diez (10) días hábiles , a partir de la fecha de recepción del Perfil Simplificado, para emitir el Formato SNIP-06 . b. Veinte (20) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del Perfil. c. Treinta (30) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del estudio a nivel de Prefactibilidad; y d. Cuarenta (40) días hábiles para la emisión del Informe Técnico, a partir de la fecha de recepción del estudio a nivel de Factibilidad.
  3. 3. SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) <ul><li>PROYECTOS VIABILIZADOS </li></ul><ul><li>En el año 2007, se viabilizaron 123 PIPs </li></ul><ul><li>En el año 2008, se viabilizaron 114 PIPs </li></ul><ul><li>En el año 2010, se viabilizaron 55 PIPs </li></ul><ul><li>En el año 2011, se viabilizaron 50 PIPs </li></ul><ul><li>PLAZO DE EVALUACION DE PIPs EN LA MPH </li></ul><ul><li>PIP Menor Simplificado, 21 días (Viable). </li></ul><ul><li>PIP a nivel de perfil, 90 días (Viable). </li></ul><ul><li>PIP a nivel de Prefactibilidad, 180 días (Viable). </li></ul><ul><li>PIP a nivel de Factibilidad, 01 año (Viable) </li></ul><ul><li>FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO </li></ul><ul><li>Demasiadas reuniones innecesarias (Solución mediante una llamada telefónica). </li></ul><ul><li>Las llamadas rutinarias y los correos electrónicos de baja prioridad, quitan una o dos horas de tiempo valioso . </li></ul><ul><li>Puerta abierta (Visitas recibidas sin previo aviso) </li></ul><ul><li>Limitada delegación (Inseguridad, falta de confianza en los empleados, delegación ascendente). </li></ul><ul><li>Asertividad (No decir No) </li></ul>
  4. 4. SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) <ul><li>FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO </li></ul><ul><li>Asertividad (No decir No) </li></ul><ul><li>Dilación (Hacer los trabajos fáciles y aplazar los más difíciles) </li></ul><ul><li>Mala gestión de la comunicación (Demasiado uso de los canales formales), preponderancia de la comunicación vertical descendente </li></ul><ul><li>SEÑALES DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO </li></ul><ul><li>Convicción de que uno es imprescindible, y de que nadie mas sería capaz de realizar su trabajo </li></ul><ul><li>No se tiene tiempo para dedicarse al trabajo importante </li></ul><ul><li>Asumir demasiadas responsabilidades a la vez </li></ul><ul><li>Sensación de que siempre estamos atrasados y de que no hay esperanza de poner el trabajo al día (Apremio constante). </li></ul><ul><li>Jornadas prolongadas de trabajo de 12 a 14 horas </li></ul><ul><li>Sentimiento de culpabilidad por salir del trabajo puntualmente </li></ul><ul><li>Llevar las preocupaciones al Hogar </li></ul>
  5. 5. SITUACION ACTUAL DE LA OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES (OPI) <ul><li>PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA OPI </li></ul><ul><li>PLANEAMIENTO : La OPI no posee un plan operativo para el desarrollo de sus actividades presentes y futuros, objetivos no definidos. </li></ul><ul><li>b. OGANIZACION : Existe un Organigrama solo a nivel de la Institución, no existe a nivel de la Oficina, no existe una adecuada definición de roles en los trabajadores la Contratación de los evaluadores es por recomendación, no existe un reclutamiento adecuado de los profesionales. </li></ul><ul><li>c. DIRECCION : Desconocimiento de los estilos de Dirección, falta de liderazgo, carencia de habilidades técnicas, conceptuales y humanas; así mismo la ejecución de los trabajos (Evaluación de los PIPs) no es el adecuado por un inadecuado reclutamiento y selección de los evaluadores (Contratación de los evaluadores por recomendación política). </li></ul><ul><li>d. CONTROL : No se realiza un control de las actividades realizadas (Limitado evaluación del desempeño, no se aplican medidas correctivas. </li></ul>
  6. 6. APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE GESTIÓN A).– GESTIÓN DEL CAMBIO Y GESTIÓN DEL TIEMPO <ul><li>La gestión del cambio genera la implementación de los proyectos de desarrollo </li></ul><ul><li>La gestión del tiempo propio para ser eficiente en el desempeño de su función </li></ul>1.- GESTIÓN DEL CAMBIO Cuando el cambio que pretendemos es complejo , éste de ser abordado con Paciencia , los rasgos, actitudes, comportamientos que se pretende cambiar son rasgos específicos de nuestra cultura como pueblo, desechar de nuestra mente las creencias y costumbres que son falsos. Los seres humanos somos capaces de adaptarnos a todo tipo de situaciones que nos obliga a modificar los hábitos, costumbres y comportamientos.
  7. 7. 1.1- PROCESO DEL CAMBIO RESISTENCIA AL CAMBIO MOTIVOS SOCIOLÒGICOS MOTIVOS PSICOLÓGICOS CAMBIO S QUE AFECTAN AL CONTENIDO DEL PUESTO STATUS, PODER… CAMBIOS QUE AFECTAN ALAS MPOTIVACIONES PERSONALES, SEGURIDAD, RELACIONES SOCIALES ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS I NFORMACIÓN Y FEEDBACK PRESTIGIO Y CREDIBILIDAD DEL PROMOTOR DEL CAMBIO FUERZAS OBSTACULIZADORAS IMPACTO SOCIAL EXPERIENCIAS NEGATIVES DE CAMBIO EN LA ORGANIZACIÒN
  8. 8. 1.2- COMO GESTIONAR EL CAMBIO <ul><li>DEFINIR QUÉ CAMBIAR Y QUIÉN DIRIGIRÁ EL CAMBIO , precisar que cambiar, implementación de personas conocimientos e influencia en el entorno. </li></ul><ul><li>ANALIZAR LA RELACIÓN COSTE BENEFICIO , el beneficio debe ser mayor que el coste. </li></ul><ul><li>BUSCAR LA ACEPTACIÓN DE LO QUE HAY QUE CAMBIAR , buscar el protagonista del cambio. </li></ul><ul><li>ELABORAR UN PLAN , priorizar – focalizar – fragmentar, ser paciente, definir objetivos y responsabilidades. </li></ul><ul><li>IMPLANTAR , poner en marcha el plan </li></ul><ul><li>REALIZAR SEGUIMIENTO SISTEMÁTICO , verificar la funcionalidad. </li></ul><ul><li>INFORMAR, DIVULGAR LOS AVANCES Y EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN </li></ul><ul><li>EVALUAR LOS RESULTADOS </li></ul>
  9. 9. 2.- GESTIÓN DEL TIEMPO <ul><li>Para lograr ser EFICIENTES, el agente deberá tener muy presente que las investigaciones de los últimos años han descubierto que muchos responsables no alcanzan los niveles de rendimiento adecuado debido: </li></ul><ul><li>Mala gestión del tiempo. </li></ul><ul><li>Estrecha relación entre alto nivel de stress con la pérdida de rendimiento. </li></ul>2.1- FACTORES DERROCHADORES DE TIEMPO <ul><li>Múltiples objetivos. </li></ul><ul><li>Las reuniones. </li></ul><ul><li>El teléfono y el correo electrónico. </li></ul><ul><li>La política de puertas abiertas. </li></ul><ul><li>El desorden. </li></ul><ul><li>La delegación. </li></ul><ul><li>Entre las soluciones parciales es la adición de un margen amortiguador a todos los plazos fijados ( en torno al 15% ) para evitar la tercera ley de Murphy; “ si algo puede retrasarse no se preocupe, porque se retrasará </li></ul>
  10. 10. 2.2 COMO GESTIONAR EL TIEMPO <ul><li>Un directivo deberá reunirse una vez al día con su secretaria o con su ayudante con el fin de planificar la jornada siguiente. </li></ul><ul><li>Hay que acordar las prioridades. </li></ul><ul><li>Repasar la lista de asuntos a tramitar y los programas de trabajo. </li></ul><ul><li>Breve repaso de los antecedentes de un problema determinado. </li></ul><ul><li>Control de los progresos obtenidos con los objetivos claves. </li></ul><ul><li>Consideración de fechas tope como dispositivos para eliminar las presiones y el estrés. </li></ul>
  11. 11. HABILIDADES DIRECTIVAS OBJETIVOS Objetivos más significativos personales y de la organización que sean Medibles , alcanzables, exigentes, flexibles , que se detallen por escrito y los que ejecutan los objetivos deben participar en su fijación inicial. PLANIFICACIÓN 1 hora dedicada a la planificación efectiva suele ahorrar 3 ó 4 horas en la ejecución. La debida planificación puede significar impedir la formación de muchas crisis y evitar numerosos errores
  12. 12. CONCLUSIONES <ul><li>Las personas son capaces de cambiar y cambian comportamientos profundamente arraigados </li></ul><ul><li>Es posible el cambio cuando los beneficios son superiores a las resistencias al cambio </li></ul><ul><li>las resistencias a los cambios a tres tipos de factores: </li></ul><ul><ul><li>Psicológicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Sociológicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Técnicos </li></ul></ul><ul><li>La humildad del cambio y la disciplina para llevarlos al término. </li></ul><ul><li>Una jornada prolongada no es necesariamente un indicio de productividad </li></ul><ul><li>Las personas con responsabilidades directivas comprendan sus propios límites de estrés </li></ul><ul><li>La relación existente entre la estrés y la administración del tiempo, cuando el estrés se vuelve contraproducente. </li></ul><ul><li>El factor derrochador de tiempo nos impide alcanzar nuestros objetivos </li></ul><ul><li>Buena administración del tiempo significa sacar el máximo provecho de nuestro tiempo. Trabajamos mucho para ganar dinero , por lo que, al gastarlo esperamos el máximo valor a cambio. </li></ul><ul><li>El tiempo es un recurso , y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional , sino nuestro bienestar personal . </li></ul>
  13. 13. GRACIAS
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