Analisis Model IT Menggunakan Balanced ScorecardUntuk Pengembangan Sistem Teknologi InformasiRahmadi Wijaya, S.Si., MT.Dos...
Organisasi membutuhkan perencanaan strategi untuk sumber dayateknologi informasinya dengan beberapa alasan sebagai berikut...
Perencanaan strategis sistem teknologi informasi mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:Gambar 1. Proses perencanaan st...
Gambar 2. Perubahan perspektif BSC Tradisionalmenjadi IT Balanced ScorecardTerdapat beberapa perspektif dalam mengevaluasi...
Perspektif orientasi pengguna (user orientation) adalah perspektif yangmengevaluasi kinerja IT berdasarkan cara pandang pe...
dapat mengungkapkan pelanggan sasaran tertentu yang tidakmemberian keuntungan.- Kelompok pendorong kinerjaKelompok penguku...
berlangsung untuk jangka panjang sehingga menentukan kesuksesanorganisasi dimasa sekarang dan dimasa mendatang.2. Operasio...
pekerja, inovasi, proses internal dan kepuasan pelanggan.Tujuannya adalah membandingkan keluaran yang dihasilkan olehpara ...
motivasi pekerja yang sederhana dan banyak digunakan adalah banyaknyasaran yang diberikan per pekerja. Ukuran ini mengukur...
Gallier,R.D., & Leidner,D.E. (2003). Strategic Information Management (3rded.).Butterworth-Heinemann.Yuwono, S., Sukarno,E...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Jurnal analisis model it menggunakan balanced scorecard

751
-1

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
751
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Jurnal analisis model it menggunakan balanced scorecard

  1. 1. Analisis Model IT Menggunakan Balanced ScorecardUntuk Pengembangan Sistem Teknologi InformasiRahmadi Wijaya, S.Si., MT.Dosen Luar BiasaSTMIK CICJl.Kesambi 58A, CirebonEmail : rakit2272@yahoo.comAbstractInformation System Technology has been implemented broadly in anorganization to achieve the competitive advantage. To support thebusiness and to keep the alignment with business strategy,implementation of information system technology needs strategic plan.The performance of information system technology can measured by IT-Balance Scorecard (IT-BSC) to derived the strategic plan for futureimprovement which aligned with vision, mission and goals oforganizations.Keywords : Information Technology, IT-Balanced Scorecard1. PendahuluanDewasa ini tidak dapat dipungkiri bahwa informasi menjadi salah satusumber daya utama pada suatu organisasi untuk meningkatkan daya saingterhadap para pesaingnya. Oleh karena itu setiap organisasi mencobauntuk menerapkan sistem atau teknologi informasi agar dapatmeningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam proses bisnis, juga agarmampu memberikan nilai tambah yaitu berupa competiteve advantagedalam persaingan bisnis.Penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannyasesuai dengan tujuan, visi dan misi organisasi dengan menetapkan strategibisnis dan strategi sistem teknologi informasi. Sehingga dibutuhkan suatuanalisa berbagai faktor yang mempengaruhi terbentuknya suatuperencanaan strategi sistem atau teknologi informasi yang adaptable danselaras dengan strategi bisnis.2. Perencanaan Strategis Sistem Teknologi InformasiSistem teknologi informasi dikenal dengan nama senjata strategi (strategyweapon) karena dapat digunakan untuk menerapkan strategi yang dapatmemberikan keuntungan kompetitif.
  2. 2. Organisasi membutuhkan perencanaan strategi untuk sumber dayateknologi informasinya dengan beberapa alasan sebagai berikut :a. Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat dibagikankepada manajemen dan ahli – ahli sistem teknologi informasi. Diskusidan persetujuan akan hasil perencanaan ini dapat menyediakanpemahaman bersama antara ahli – ahli sistem teknologi informasi danmanajer – manajer bisnis tentang bagaimana cara terbaik bagiorganisasi untuk menggunakan sumber daya informasinya.b. Mengembangkan suatu rencana untuk sumber daya informasi yangdapat membantu mengkomunikasikan masa depan organisasi itu kepadapihak lain di dalam organisasi.c. Diskusi mengenai perencanaan strategi sering kali banyak membantumanajer – manajer bisnis dan ahli – ahli sistem teknologi informasidalam membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimana sistemteknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis organisasi.d. Dengan perencanaan yang baik, jika sesuatu yang buruk terjadimendadak di organisasi, maka organisasi sudah siap menghadapinya.e. Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat membantumengalokasikan sumber – sumber daya ke proyek – proyek sistemteknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi organisasi. Hasildari perencanaan ini didampingi dengan anggaran biaya yangmencerminkan prioritas bisnis untuk sistem teknologi informasi yangharus dikembangkan.f. Alat komunikasi dengan manajemen puncak.Banyak manajer sistem teknologi informasi meminta kenaikan anggaranyang signifikan untuk pengembangan sistem teknologi informasi. Suaturencana sitem teknologi informasi yang baik, harus dengan jelasdihubungkan kepada arah bisnis. Hasil perencanaan yang baik jugamenjelaskan bagaimana organisasi akan mencapainya. Permintaananggaran akan terlihat lebih masuk akal dan lebih mudah disetujui bagimanajemen puncak yang ada diluar departemen sistem teknologiinformasi.g. Membantu pemasok.Arsitektur dan rencana dari sistem teknologi informasi adalah suatu caraefektif bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan penjual/pemasoktentang kebutuhan dari produk-produk sistem teknologi informasi masadepan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan memahami kebutuhanmasa depan ini, maka pemasok dapat mempersiapkan jauh sebelumnya.
  3. 3. Perencanaan strategis sistem teknologi informasi mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:Gambar 1. Proses perencanaan strategissistem teknologi informasi3. IT Balanced ScorecardPada tahun 1997, Van Grembergen dan Van Bruggen mengadopsi BalancedScorecard (BSC) untuk digunakan pada Departemen Teknologi Informasiorganisasi. Dalam pandangan mereka karena Departemen TeknologiInformasi merupakan penyedia layanan internal maka perspektif yangdigunakan harus diubah dan disesuaikan. Dengan melihat bahwa penggunamereka adalah pegawai internal dan kontribusi mereka dinilai berdasarkanpandangan pihak manajemen maka mereka mengajukan perubahan sepertipada Gambar 2. dibawah ini.BSC Tradisional BSC terhadap ITCorporateContributionCustomerOrientationOperationExcellenceAnalisisEksternalSWOTStrategiVisi/misi & TujuanAnalisisInternalTema-tema Strategis :----------------------------------------------------FutureOrientationIT Balance ScorecardRencanaPengembangan TI
  4. 4. Gambar 2. Perubahan perspektif BSC Tradisionalmenjadi IT Balanced ScorecardTerdapat beberapa perspektif dalam mengevaluasi kinerja IT yaitu :a. Perspektif Kontribusi Organisasi (Corporate Contribution)Perspektif kontribusi organisasi (corporate contribution) adalah perspektifyang mengevaluasi kinerja IT berdasarkan pandangan dari manajemeneksekutif, para direktur dan shareholder. Evaluasi IT dapat dipisahkanmenjadi dua macam :- Jangka pendek berupa evaluasi secara finansial- Jangka panjang yang berorientasi pada proyek dan fungsi IT itusendiri.Proyek-proyek IT seharusnya dapat memberikan nilai tambah bagiorganisasi. Nilai tambah disini bukan hanya melibatkan resiko dalampencapaiannya. Penggunaan tolak ukur keuangan sebagai satu-satunyapengukur kinerja organisasi memiliki beberapa kelemahan, antara lain :1. Pemakaian kinerja keuangan sebagai satu-satunya penentu kinerjaorganisasi bisa mendorong manajer untuk mengambil tindakan jangkapendek dengan mengorbankan kepentingan jangka panjang. Misalkan,untuk menaikkan profit seorang manajer bisa saja mengorbankankomitmennya terhadap pengembangan dan pelatihan bagi karyawan,termasuk investasi-investasi dalam sistem dan teknologi untukkepentingan organisasi di masa mendatang. Hal ini akanmengakibatkan kinerja keuangan akan meningkat untuk jangkapendek tapi dalam jangka panjang justru akan merugikan.2. Diabaikannya aspek pengukuran non-finansial termasuk intangibleasset dan intagible benefit, pada umumnya akan memeberikanpandangan yang keliru bagi manajer mengenai situasi dan kondisiorganisasi di masa sekarang apalagi di masa mendatang.3. Kinerja keuangan pada dasarnya hanya bertumpu pada kinerja masalalu dan kurang mampu sepenuhnya untuk menuntun organisasi kearah tujuan organisasi di masa mendatang.b. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientaiton)
  5. 5. Perspektif orientasi pengguna (user orientation) adalah perspektif yangmengevaluasi kinerja IT berdasarkan cara pandang pengguna bisnis(pelanggan kita) dan lebih jauh lagi adalah pelanggan dari unit bisnis yangada. Dalam perspektif ini organisasi melakukan identifikasi pelanggan dansegmen pasar yang akan dimasuki. Dan dengan perspektif orientasipengguna ini maka organisasi dapat menyelaraskan berbagai ukuranpelanggan penting yaitu : kepuasan, loyalitas, retensi, akuisisi danprofitabilitas, dengan pelanggan sendiri dan segmen pasar sasaran. Selainitu perspektif ini juga memungkinkan organisasi melakukan identifikasi danpengukuran dimana secara eksplisit menetapkan proposisi nilai (faktorpendorong) yang akan organisasi berikan kepada pelanggan dan pasarsasaran. Jadi jika pengguna tidak merasa puas maka akan banyak keluhanatau bahkan akan menurunkan kinerja pengguna di masa yang akan datang,walaupun kinerja mereka saat ini terlihat baik. Secara umum, perspektifini memiliki dua kelompok pengukuran, yaitu :- Kelompok pengukuran pelanggan utamaMerupakan ukuran generik yang digunakan hampir semua organisasi,yang terdiri dari ukuran: pangsa pasar, retensi pelanggan, akuisisipelanggan, kepuasan pelanggan dan profitabilitas pelanggan.1. Pangsa pasarMencerminkan bagian yang dikuasai oleh organisasi ataskeseluruhan pasar yang ada, yang meliputi antara lain : jumlahpelanggan, jumlah penjualan, dan volume unit penjualan.2. Retensi pelangganMengukur tingkat dimana organisasi dapat mempertahankanhubungan yang baik dengan penggunanya.3. Akuisisi pelangganMengukur tingkat dimana suatu unit bisnis mampu menarikpelanggan baru atau memenangkan bisnis baru.4. Kepuasan pelangganMenaksir tingkat kepuasaan pelanggan terkait dengan kriteriakinerja spesifik dalam value proposiiton.5. Profitabilitas pelangganBerhasil dalam empat ukuran pelanggan utama sebelumnyabukanlah jaminan bahwa sebuah organisasi memiliki pelangganyang menguntungkan. Karena kepuasan pelanggan dan pangsapasar yang besar hanyalah sebuah alat untuk mencapaipengembalian finansial yang tinggi, organisasi berharap untukdapat mengukur tidak hanya besaran bisnis yang dilakukan denganpelanggan tetapi juga profitabilitas dari bisnis ini, terutama dalamsegmen pelanggan sasaran. Organisasi tidak hanya menginginkanpelanggan yang lebih dari sekedar terpuaskan dan senang tetapijuga pelanggan yang memberikan keuntungan. Sebuah ukuranfinansial seperti profitabilitas pelanggan dapat membantuorganisasi untuk tetap berfokus pada pelanggan, dan di lain pihak
  6. 6. dapat mengungkapkan pelanggan sasaran tertentu yang tidakmemberian keuntungan.- Kelompok pendorong kinerjaKelompok pengukuran yang merupakan faktor pendorong kinerja(pembeda) hasil pelanggan. Kelompok pengukuran ini menawarkanproposisi nilai pelanggan yang diberikan organisasi. Proposisi nilai inimenyatakan atribut yang diberikan organisasi kepada produk danjasanya untuk menciptakan loyalitas dan kepuasan pelanggan dalampasar sasaran.1. Product/service attributesAtribut produk atau jasa mencakup fungsionalitas produk ataujasa tersebut, harga dan mutu. Pengguna memiliki preferensiyang berbeda-beda atas produk yang ditawarkan.2. Customer relationshipMenyangkut perasaan pelanggan terhadap proses pembelianproduk yang ditawarkan organisasi. Perasaan konsumen inisangat dipengaruhi oleh responsivitas dan komitmen organisasiterhadap pelanggan berkaitan dengan masalah waktupenyampaian. Waktu merupakan komponen yang penting dalampersaingan organisasi. Pelanggan biasanya menganggappenyelesaian order yang cepat dan tepat waktu sebagai faktoryang penting bagi kepuasan mereka.3. Image and reputaitonMenggambarkan faktor-faktor intangible yang menarik seorangkonsumen untuk berhubungan dengan organisasi. Membangunimage dan reputasi dapat dilakukan melalui iklan dan menjagakualitas seperti yang dijanjikan.c. Perspektif keunggulan operasional (operational excellence)Perspektif ini adalah perspektif yang menilai kinerja IT berdasarkan carapandang manajemen IT itu sendiri dan lebih jauh lagi adalah pihak yangberkaitan dengan audit dan pihak yang menetapkan aturan-aturan yangdigunakan.Keunggulan operational suatu organisasi dapat dilihat pada operasi bisnisinternal yang terjadi, yang dapat dibagi ke dalam :1. InovasiDalam proses ini, unit bisnis menggali pemahaman tentangkebutuhan laten dari pelanggan dan menciptakan produk dan jasayang mereka butuhkan. Proses inovasi dilakukan dan setelah melaluiserangkaian tes dan telah memenuhi syarat-syarat pemasaran dandapat dikomersilkan maka produk atau jasa tersebut diperkenalkankepada pelanggan. Akitvitas ini merupakan akitvitas penitng yang
  7. 7. berlangsung untuk jangka panjang sehingga menentukan kesuksesanorganisasi dimasa sekarang dan dimasa mendatang.2. OperasionalProses ini merupakan proses dalam pembuatan dan penyampaianproduk atau jasa. Dalam proses ini pengukuran yang terkait dapatdikelompokkan pada waktu, kualitas dan biaya.3. Pelayanan purna jualProses ini dimulai pada saat produk atau jasa sudah terjual ataudigunakan. Organisasi dapat mengukur apakah upayanya dalamproses ini telah sesuai dengan harapan pelanggan. Pengukuran padaproses ini dapat menggunakan tolak ukur yang bersifat kualitas,biaya dan waktu.d. Perspektif orientasi dimasa depan (future orientation)Perspektif ini adalah perspektif yang menilai kinerja IT berdasarkan carapandang dari departemen itu sendiri, yaitu : pelaksanaan, para praktisidan profesional yang ada. Pada perspektif terakhir ini akan menyiapkaninfrastruktur organisasi yang memungkinkan tujuan-tujuan dalam tigaperspektif lainnya dapat dicapai. Kemampuan organisasi untuk dapatmenghasilkan produk atau jasa di masa mendatang dengan kemampuanlayanan yang memuaskan harus dipersiapkan mulai dari saat ini. Pihakmanajemen harus dapat memperkirakan tren di masa mendatang danmembuat langkah - langkah persiapan dalam mengantisipasinya. Dalamperspektif ini terdapat tiga kategori yang dapat diperhatikan secara khususdalam penanganan di masa depan yaitu :- Kapabilitas pekerjaSalah satu perubahan yang dramatis dalam pemikiran manajer selamatahun – tahun terakhir ini adalah peran pegawai dalam organisasi.Perencanaan dan pelaksanaan pelatihan kembali (reskilling) pegawaiyang dapat menjamin kecerdasan dan kreativitasnya dapatdimobilisasi untuk mencapai tujuan organisasi.Tiga pengukuran utama yang berlaku umum adalah :a. Kepuasan pekerja : menyatakan bahwa moral pekerja dankepuasan kerja secara keseluruhan saat ini dipandang sangatpenting oleh sebagian besar organisasi. Pekerja yang puasmerupakan pra-kondisi bagi meningkatnya produkitvitas, dayatanggap dan layanan pelanggan di masa kini maupun masamendatang.b. Resensi pekerja : menyatakan lama tidaknya para pekerja yangdiminati organisasi dapat bertahan bekerja. Hal ini berdasarkanteori bahwa pada dasarnya suatu organisasi membuat investasijangka panjang dalam diri para pekerja sehingga seitap kali adapekerja yang berhenti dan bukan atas keinginan organisasi makaitu merupakan suatu kerugian modal intelektual bagi organisasitersebut.c. Produktivitas pekerja : merupakan suatu ukuran hasil ataudampak keseluruhan usaha peningkatan moral dan keahlian
  8. 8. pekerja, inovasi, proses internal dan kepuasan pelanggan.Tujuannya adalah membandingkan keluaran yang dihasilkan olehpara pekerja dengan jumlah pekerja yang dikerahkan untukmenghasilkan keluaran tersebut.Selain tiga pengukuran inti tersebut di atas, maka terdapat pulafaktor pendorong yang penting, yaitu :a. Kompetensi stafDengan adanya transformasi organisasi maka para pekerja harusmengambil tanggung jawab baru agar tujuan pelanggan dankeunggulan operasional dapat tercapai. Oleh karena itu makadibutuhkannya pelatihan ulang dapat dipandang dalam dua dimensiyaitu : tingkat pelatihan yang dibutuhkan dan persentase tenagakerja yang membutuhkan pelatihan ulang. Bila tingkat pelatihanulang pekerja rendah, latihan dan pendidikan normal sudahmencukupi bagi organisasi untuk mempertahankan kapabilitaskerja. Dalam hal ini pelatihan ulang bukan merupakan prioritasuntuk mendapat tempat dalam IT Balanced Scorecard. Hal yangberbeda berlaku untuk situasi sebaliknya, dimana pekerjamembutuhkan latihan khusus.b. Infrastruktur TeknologiMencerminkan kekuatan tepat guna dan sasaran dari teknologi yangdigunakan organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuannya. Faktor-faktor yang dapat dimasukkan dalam kategori ini antara lain:penggunaan teknologi strategis, penggunaan database strategis,pengalaman yang dimiliki (experience capture), proprietary aplikasidan paten atau hak cipta.c. Ilmu untuk bertindakFaktor pendorong ini biasanya diakibatkan oleh situasi dan kondisitertentu yang tercipta dalam pelaksanaan proses-proses bisnismaupun dalam pencapaian tujuan strategis organisasi. Faktor-faktoryang termasuk dalam kategori ini antara lain : siklus keputusanpenting, fokus strategi, pemberdayaan staf, personal aligment,moral pekerja dan kerjasama tim.- Kapabilitas sistem informasiSelain motivasi dan keahlian pekerja, jika ingin para pekerja dapatbekerja secara lebih efektif dalam lingkungan yang kompetitif saatini dan di masa mendatang, maka diperlukan data dan informasi yanglebih banyak, yang menyangkut pelanggan, keadaan pasar, prosesinternal dan konsekuensi finansial keputusan organisasi.4. Motivasi, pemberdayaan dan keselarasanKedua kapabilitas di atas tidak akan memberikan kontribusi bagikeberhasilan organisasi jika para pekerja tidak termotivasi bertindak untukkepentingan terbaik organisasi, atau jika mereka tidak diberikankebebasan membuat keputusan dan mengambil tindakan. Sebuah ukuran
  9. 9. motivasi pekerja yang sederhana dan banyak digunakan adalah banyaknyasaran yang diberikan per pekerja. Ukuran ini mengukur partisipasi pekerjadalam meningkatkan kinerja organisasi. Ukuran seperti ini dapat diperkuatlagi dengan sebuah ukuran pelengkap yaitu jumlah saran yangdilaksanakan, yang menilai mutu saran yang mereka dihargai dan benar-benar diperhatikan.Sedangkan faktor pendorong kinerja keselarasan perorangan dan organisasiberfokus pada pemahaman dan penyelarasan tujuan setiap departemendan atau pekerja dengan tujuan organisasi yang telah dinyatakan dalam ITBalanced Scorecard.5. Penyususunan IT-Balance ScorecardUntuk melakukan penyusunan IT-Balance Scorecard dilakukan beberapatahap meliputi :a. Menjabarkan visi, misi dan tujuan suatu organisasib. Menganalisis lingkungan eksternal dan internalc. Menetapkan tema-tema strategisd. Menerapkan tema-tema strategis ke dalam 4 perspektif IT-BalancedScorecard6. Kesimpulan- Sebuah organisasi memerlukan perencanaan strategi untukmengembangankan suatu sistem teknologi informasi supayamempunyai nilai keunggulan kompetitif bagi organisasinya dan selarasdengan strategi bisnisnya.- IT-Balanced Scorecard adalah salah satu alat untuk mengukur kinerjadari suatu sistem teknologi informasi yang memandang unit bisnisteknologi informasi dari 4 (empat) perspektif yaitu: kontribusi keorganisasi, orientasi pengguna, keunggulan operasional, dan orientasidi masa depan.- Metode IT-Balance Scorecard tidak hanya digunakan untuk mengukursecara keseluruhan dari proses bisnis dalam satu organisasi, tetapi bisajuga digunakan untuk mengukur proses bisnis dalam satu sub unitdalam sebuah organisasi.- Keunggulan pendekatan balanced scorecard adalah mampumenghasilkan rencana strategi yang memiliki karakteristik sebagaiberikut : Komprehensif, Koheren, Seimbang, dan Terukur.7. Daftar PustakaWard,J., & Peppard,J. (n.d). Strategic Planning for Information Systems(3rd ed.). John Wiley.Jogiyanto. (2005). Sistem Informasi Strategik.
  10. 10. Gallier,R.D., & Leidner,D.E. (2003). Strategic Information Management (3rded.).Butterworth-Heinemann.Yuwono, S., Sukarno,E., Ichsan,M. (2006). Petunjuk Praktis PenyusunanBalanced Scorecard.Tozer, E.E. (1996). Strategic IS/IT Planning (Professsional Ed.).Butterworth-Heinemann.

×