Modelo de organização para Gestão eletrônica de documentos - Pasta Obras

1. Gestão eletrônica de
documentos
Padronização da estrutura da
pasta obras no servidor interno da
TC Engenharia Ltda.

2. Plano organizacional
• Definição dos parâmetros necessários para uma
especificação completa e relevante de um
modelo de armazenamento de documentos.

3. 3. Obras

4. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 1. Relatório de viabilidade
▫ Relatório Final (Viabilidade – Kick off)
• 2. Projetos
▫ Em PDF e somente com a última revisão e planilha de controle
• 3. Qualidade
▫ Documentos do Planejamento em PDF pertinentes à obra;
▫ Relatórios e registros de acompanhamento digitalizados – Data
book.
• 4. Especificações Civis
▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e
somente a última revisão
• 5. Especificações Eletromecânico
▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e
somente com a última revisão

5. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 6. Planejamento Físico
▫ Cronograma Físico em MS Project – inicial e os
re-planejados
• 7. Planejamento financeiro
▫ Planilha aplicada no UAU! – fluxo de caixa
• 8. Planejamento mensal
▫ Programação mensal
• 9. Planejamento de equipe
▫ Histograma de mão de obra – inicial e os re-
planejados

6. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 10. Planejamento de máquinas e equipamentos
▫ Histograma de máquinas e equipamentos– inicial e
os re-planejados
• 11. RDO
▫ Relatório diário da obra – planilha
• 12. Levantamentos
▫ Planilha resumo com levantamento de quantitativos
(planilha não tem padrão desenvolvido)

7. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 13. Logística
▫ Romaneios;
▫ Plano de logística.
• 14. Pedidos
▫ Planilha de pedido;
▫ Pedidos do UAU! – PDF
• 15. Ordem de compra
▫ OC do UAU! – PDF
• 16. Notas Fiscais
▫ Digitalização de notas – PDF

8. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 17. DP e RH
▫ Digitalizações de:
 Documentos p/ admissão;
 Documentos p/ demissão;
 ASO (admissão e demissional);
 Documentos pessoais;
 Ficha de registro;
 Certificados;
 Treinamentos;
 Documentos p/ mudança de função.
▫ Formulários em geral – intranet.tceng.com.br

9. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 18. SMS
▫ Digitalizações do ASO (admissão e demissional);
▫ Certificados da área de segurança;
▫ Ordem de serviço;
▫ Formulários em geral;
▫ Relatórios e auditorias.

10. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 19. Atas de reuniões
▫ Com clientes internos e externos;
• 20. Jurídico
▫ Ídem planejamento ou somente documentos que
seja pertinente à obra;
▫ Contratos locais durante a obra.
• 21. Medições
▫ Planilha e memoriais.

11. 3. Obras – conteúdo da pasta
• 22. Aditivos
▫ Registro de diário ou semana
• 23. Fotos
▫ Registro de diário ou semanal;
▫ Registro de marcos;
▫ Registro de treinamentos e ect
• 24. Entrega
▫ Vistoria com check list;
▫ Formalizar a entrega juridicamente.

12. Comentário
• As informações são o maior patrimônio de uma
empresa.
• Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz
toda a diferença para uma organização.

13. Parametrização de armazenamento de
documentos na pasta Obras
• Como nomear e armazenar documentos.
1. Usar letras MAIUSCULAS;
2. Separar textos distintos por under line “_”;
3. Nomear conforme descrição apresentadas no decorrer
deste documento;
4. Descrição dos arquivos de forma enxuta; pode ser
usado siglas, quando for aplicável;
5. Inserir revisões de documentos: R01, R02, e etc.,
quando aplicável.

14. Parametrização de armazenamento de
documentos na pasta Obras
• Como nomear e armazenar documentos.
6. A sigla PLANDES se refere aos arquivos editáveis que
estará armazenado na pasta Planejamento;
7. A sigla OBRAS se refere aos arquivos editáveis que
estará armazenado na pasta Obras;
8. Arquivos da pasta Planejamento armazenados na pasta
Obras devem ser em arquivos PDF;
9. Arquivos da pasta Obras armazenados na pasta
Planejamento devem ser em arquivos PDF.

15. Gestão eletrônica de documentos - GED
• Padronização da estruturação de pastas das obras
no servidor interno da TC Engenharia Ltda.
▫ Estrutura de pastas e subpastas de forma mais
aberta e nomeação autoexplicativa;
▫ Para o usuário não precisar ficar abrindo para
olhar o conteúdo;
▫ Melhorar a desempenho do sistema a fim de
agilizar as consultas pelo usuário e a emissão de
relatórios.

16. Gestão eletrônica de documentos - GED
• Possibilitar o rastreamento das atividades,
mantendo os históricos e a padronização de novos
negócios;
• A organização terá como base o formato e não no
conteúdo;
• Organização dos dados tirando melhor proveito
para alcançar metas
▫ Oferecer aos gerentes e aos tomadores de decisão
a informação correta no momento que necessita.

17. OBRA - MODELO

18. 2. PROJETOS

19. 2. PROJETOS
• Nomear com:
637_NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO
As pasta Obras terá apenas os arquivos com a última revisão em
formato PDF;
Na pasta Planejamento terá os arquivos com a última revisão em
formato DWG. Em cada subpasta referente terá uma pasta
chamada obsoleto, onde ficará as revisões anteriores.

20. 3. QUALIDADE
• Nomear com:
▫ OBRA 637_DESCRIÇÃO_REVISÃO

21. 4. ESPECIFICAÇÕES CIVIS
• Nomear com:
▫ NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO
▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO
5. ESPECIFICAÇÕES ELETROMECÂNICA
• Nomear com:
▫ NOMENCLATURA DP CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO
▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO

22. 6. PLANEJAMENTO FÍSICO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_OBRAS_CRONOGRAMA_mês-ano (REVISÃO)
 A sigla OBRAS se refere ao cronograma editável que será atualizado
mensalmente pelo gerente da obra.
7. PLANEJAMENTO FINANCEIRO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PLAN_PLANEJAMENTO_mês-ano
 Este arquivo é em PDF, pois o editável consta na pasta
planejamento e desenvolvimento, por isso a sigla
PLANDES.

23. 8. PLANEJAMENTO DE EQUIPE
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MO_INICIAL
▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MO_mês-ano
9. PLANEJAMENTO DE MÁQ. E EQUIP
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano
▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano

24. 10. PLANEJAMENTO MENSAL
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PROGRAMAÇÃO MENSAL_mês-ano
11. RDO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_RDO_mês-ano

25. 12. LEVANTAMENTOS
• Nomear com:
▫ OBRA 637_LEVANTAMENTO_mês-ano_Revisão
13. LOGÍSTICA
• Nomear com:
▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Segurança
▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Almox
▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_SE Usina

26. 14. PEDIDOS
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PEDIDO_dia-mês-ano
▫ OBRA 637_PEDIDO_dia-mês-ano_LANÇADO

27. 15. ORDEM DE COMPRA
• Nomear com:
▫ OBRA 637_OC NºXX – COTAÇÃO XX
▫ EX.: OBRA 637_OC Nº198 - COTAÇÃO 8340
16. NOTAS FISCAIS
• Nomear com:
▫ OB 637_NF-NOME FORNECEDOR-NºXXX
▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271
▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271+BOLETO

28. 17. DP E RH
• Nomear com:
▫ EX. P/ 1-2-3:
 NOME DA PASTA: NOME FUNC._MATRÍCULA
 ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_823-1
 ARQUIVOS ARMAZENADOS:
 DP_MATRICULA_NOME FUNC_descrição do arquivo
 DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CTPS 01
 DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_Doctos 01
 DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_FICHA DE
REGISTRO
▫ EX. P/ 4:
 OBRA 637_CONTRA CHEQUE_mês-ano

29. 18. SMS
• Nomear com:
▫ EX. PARA SESMT:
 ARQUIVOS ARMAZENADOS:
 Seg_Matrícula_Nome Func_descrição do arquivo
 SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO 03.09.2010
 SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO_CARTÃO DE
VACINA
 SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CERT. NR 10_2009
 SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ORDEM DE SERVIÇO.
• Nomear com:
▫ MEIO AMBIENTE
 OBRA 637_MA_DESCRIÇÃO
▫ SAÚDE
 OBRA 637_SAÚDE_DESCRIÇÃO

30. 19. ATAS DE REUNIÃO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_JURÍDICO_CONTRATO NºXX-ANEXO
▫ OBRA 637_JURÍDICO_DESCRIÇÃO
20. JURÍDICO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano
▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano-conteúdo enxuto
21. MEDIÇÕES
• Nomear com:
▫ OBRA 637_MEDIÇÃO_Nº00_dia-mês-ano

31. 22. ADITIVOS
• Nomear com:
▫ OBRA 637_ADITIVO_MEMORIAL
▫ OBRA 637_ADITIVO_MEDIÇÃO 00
▫ OBRA 637_ADITIVO_REGISTRO_DESCRIÇÃO

32. 23. FOTOS
• Nomear com:
▫ OBRA 637_FOTO_dia-mês-ano
▫ OBRA 637_FOTO_dia-mês-ano-descrição da foto

33. Pensamento
• "O desempenho de uma empresa é
baseado em soluções e problemas: se
for um problema, tem solução! Se não
tem solução, então não deve ser um
problema. Não existe um caminho
novo. O que existe de novo é o jeito de
caminhar, e é bom saber que a gente
tropeça sempre nas pedras pequenas,
porque as grandes a gente enxerga de
longe, e saber administrar essas
situações é o que caracteriza um
comportamento otimista e de
prosperidade." (Autor Desconhecido)