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El ciclo de vida de un documento (2)
 

El ciclo de vida de un documento (2)

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Microclase del ciclo de vida de un documento

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    El ciclo de vida de un documento (2) El ciclo de vida de un documento (2) Presentation Transcript

    • La vida es aprendizaje, cuando dejes de aprender, mueres. Tom Clancy 
    • PRESENTACIÓN Estimadas(os) compañeras(os):En esta oportunidad me es gratopresentar en forma resumida la microclase El Ciclo de Vida de unDocumento.Profesora: Rosa R. Robertson
    • Objetivo:Identificar las fases del ciclo de vida de un documento, desde sucreación hasta su disposición odestrucción, basados en laspolíticas para la conservación delos mismos.
    • Tema a Desarrollar:El Ciclo de Vida de un Documento Creación o recibo  Distribución Archivo Protección Localización y uso Transferencia Disposición
    • Se refiere a la vida útil del mismo: desde sucreación hasta su disposición o destrucción. Consta de las siguientes fases:
    •  Creación o recibo: Se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. 
    •  Distribución: Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesitan la información. La misma puede ser interna o externa. 
    •  Conservación o archivo: Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la computadora o en discos flexibles, de los documentos que algunas empresas prefieren conservar. 
    • Esto se puede hacer como medio alterno para tener acceso a la información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando. 
    •  Protección: Cualquier documento de valor debe conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institución  establece las medidas de seguridad de sus documentos durante su vida útil. Además de seguir los lineamientos que estableces las autoridades nacionales para la conservación de los documentos.
    •  Localización y uso:¿Por qué se conservan los documentos? Por una razón sencilla: Su uso. No se justifica perder  tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá.
    • Se requiere conocer la institución y el buen juicio paradeterminar qué documentos serán usadosposteriormente como referencia o como base para latoma de decisiones. 
    •  Transferencia: Esto es cuando los documentos activos se convierten en inactivos, deberán transferirse a los archivos semi-activos o inactivos. 
    • De este modo no se recargan los archivos activos. (sehace periódicamente, de acuerdo a un plan establecido). 
    •  Disposición o destrucción: Esta es la última fase de un documento cuando ya no tiene ningún valor para la empresa. 
    • El proceso de gestión de archivos de oficina garantizará laatención oportuna en la recepción de documentos y unexcelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.
    •  La política para la conservación de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa, el valor histórico y los costos involucrados. 
    • Que incluye: velar por laprotección y conservación del ambiente. 
    • Actividad de clase Luego de observar la explicación del tema, le invito aparticipar de la siguiente actividad: Divida el grupo en dos, y haga equipos de trabajo,(clases presenciales), luego contestarán las interrogantesque haga el monitor de la clase (profesor), el equipo quecontesta más preguntas acertadamente gana. Laparticipación se evaluará de forma individual.
    • Equipos de trabajo Nombre del maestro/a: R Robertson Nombre del estudiante: ________________________________________ CATEGORYTrabajando con 4 Casi siempre escucha, 3 Usualmente escucha, 2 A veces escucha, 1 Raramente escucha,Otros comparte y apoya el comparte y apoya el comparte y apoya el comparte y apoya el esfuerzo de otros. Trata esfuerzo de otros. No esfuerzo de otros, pero esfuerzo de otros. de mantener la unión de causa "problemas" en algunas veces no es un Frecuentemente no es los miembros el grupo. buen miembro del un buen miembro del trabajando en grupo. grupo. grupo.Contribuciones Trabajo Colaborativas: : Equiposgeneral, Destrezas de Proporciona siempre Por lo de trabajo Algunas veces Rara vez proporciona Nombre del maestro/a: R Robertson ideas útiles cuando proporciona ideas útiles proporciona ideas útiles ideas útiles cuando participa en el grupo y cuando participa en el cuando participa en el participa en el grupo y en la discusión en clase. grupo y en la discusión grupo y en la discusión en la discusión en clase. Nombre del estudiante: líder definido que en clase. Un miembro Es un ________________________________________ Un miembro en clase. Puede rehusarse a contribuye con mucho fuerte del grupo que se satisfactorio del grupo participar. esfuerzo. esfuerza. que hace lo que se le pide.Actitud Nunca critica Rara vez critica Ocasionalmente critica Con frecuencia critica públicamente el públicamente el en público el proyecto o en público el proyecto o proyecto o el trabajo de proyecto o el trabajo de el trabajo de otros el trabajo de otros otros. Siempre tiene una otros. A menudo tiene miembros de el grupo. miembros de el grupo. A actitud positiva hacia el una actitud positiva Tiene una actitud menudo tiene una trabajo. hacia el trabajo. positiva hacia el trabajo. actitud positiva hacia el trabajo.
    • Tarea No. 1: Observa los enlaces que se te presenta acercadel ciclo de vida de un documento y los métodos básicosde archivo.  Actividad: Escribe un ensayo sobre el tema, siguiendolos pasos establecidos para la presentación de este eilustra tu trabajo. Envía como adjunto a la seccióndestinada para ello.
    • Ensayo Creativo Nombre de la profesora: Rosa RobertsonNombre del estudiante: ________________________________________ 1-CATEGORY 4 - Sobre el estándar 3 - Cumple el estándar 2 - Se aproxima al estándar Debajo del estándar ScoreEnfoque o La idea principal La idea principal nombra La idea principal esquematiza La idea principal noIdea nombra el tema del el tema del ensayo. algunos o todos los puntos a menciona el tema yprincipal ensayo y esquematiza discutir, pero no menciona el ni los puntos a los puntos principales tema. discutir. a discutir.Evidencia Toda la evidencia y los La mayoría de la Por lo menos un elemento de La evidencia y losy ejemplos ejemplos son evidencia y de los evidencia y alguno de los ejemplos No son específicos, relevantes ejemplos son específicos, ejemplos es relevante y hay relevantes y/o no y las explicaciones relevantes y las alguna explicación que muestra están explicados. dadas muestran cómo explicaciones dadas cómo ese elemento apoya la cada elemento apoya muestran cómo cada opinión del autor. la opinión del autor. elemento apoya la opinión del autor.Conclusión La conclusión es fuerte La conclusión es La posición del autor es y dej al lector con una evidente. La posición del parafraseada en la conclusión, idea absolutamente autor es parafraseada en pero no clara de la posición del las primeras dos autor. Un parafraseo oraciones de la efectivo de la idea conclusión. principal empieza la conclusión.
    • MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN