Financial Management Issues in Trust Fund Financial ...


Published on

Published in: Economy & Finance, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Financial Management Issues in Trust Fund Financial ...

  1. 1. Financial Management  Issues in Trust Fund  and Development Grant Facility­Financed  and Development Grant Facility  ­  Operations  Mozammal Hoque  Financial Management Anchor  The World Bank  March 4, 2009 March 4, 2009 
  2. 2. TF and GPP Portfolio TF and GPP Portfolio  l  Total RETF portfolio is about $19.0 billion, which is  about 20 percent of Bank’s operations  l  Total parent Trust Fund is about 900 and 1500  child  TFs  l  Around 150 Grant Agreements are annually  approved for DGF­financed operations: Disburses  about $170.0 million  l  About 200 Trust Fund Proposals (TFP) and 15  Program Review Notes (PRN) are reviewed and  approved annually by the CFPVPU. 
  3. 3. Total IBRD, IDA and TF Disbursements (US$ Millions)  30,000  TFs  25,000  4,374  5,808  4,128  2,561  IDA  20,000  3,276  8,444  6,700  8,579  15,000  8,488  6,461  IBRD 10,000  12,150  12,223  11,055  10,391  10,094  5,000  0  FY03  FY04  FY05  FY06  FY07 
  4. 4. Trust Funds by Size >$30 m illion,  13%  100%  $5 m illion ­ $30  80%  m illion, 26%  60%  $0.2 m illion ­  40%  $5 m illion, 61%  20%  0% 
  5. 5. Disbursements in Trust Funds  3500  3000  2500  BETF  2000  RETF  1500  FIF  1000  Others 500  0  FY02  FY03  FY04  FY05  FY06  FY07 
  6. 6. Application of OP/BP 10.02 Application of OP/BP 10.02  l  The requirements of OP 10.02 is applicable for all  operations financed by TF and DGF.  l  FM assessments are required for about 1500 TFs and 150  DGF­financed operations every year.  l  Require FM supervision and review Interim Financial Reports  for all operations.  l  Review audited financial statements for all operations and track  the audit  reports by the ARCS system.  l  Overall, this is a huge load on the FM Specialists.  l  The practical application of the requirements of the FM Policy  is quite challenging 
  7. 7. FM Arrangements FM Arrangements  l  l The entity’s arrangements are considered acceptable if its  The entity ’  budgeting, accounting, internal controls, funds flow,  financial reporting, and auditing arrangements:  l  l are capable of correctly and completely recording all  transactions and balances relating to the project;  l  l facilitate the preparation of regular, timely and reliable  financial statements;  l  l safeguard the project’s assets; and  safeguard the project  ’  l  l are subject to auditing arrangements acceptable to the  Bank.  All these have to be considered in the context of the project  specific circumstances, size and complexity 
  8. 8. FM Assessment FM Assessment  Approach  The extent and nature of each individual assessment will be affected  The extent and nature of each individual assessment will be affe  by considerations of risk, materiality and complexity of the planned  by considerations of risk, materiality and complexity of the pla  operation and the country environment in which it will operate.  The FM staff can either visit the proposed project implementing  entity (or entities) or conduct desk review of the proposed project  entity (or entities) or conduct desk review of the proposed proj  Financial Management arrangements in order to determine whether  these are acceptable.  FMQ  Though its use is not mandatory, the standard Financial Management  Though its use is not mandatory, the standard Financial Manageme  nt  Assessment Questionnaire (FMQ), provides an indicative list of questions to  uestions to  Assessment Questionnaire (FMQ), provides an indicative list of q  be considered during the assessment.  Desk Review  Review of available financial statements, auditors opinion, management  Review of available financial statements, auditors opinion, mana  gement  letter, financial rules and procedures, operations manual, other publicly  letter, financial rules and procedures, operations manual, other publicly  available information…  available information  .  …. 
  9. 9. Financial Management Risk Financial Management Risk  l  The risk assessment should be completed to include assessments  of Inherent, control, detection and residual risks. Based on the  risks identified, appropriate risk mitigating measures and FM  supervision plan have to be proposed.  l  l Scope of the risk assessment should reflect specifics of the  project size, complexity and proposed implementation  arrangements.  arrangements  l  l Preliminary conclusions of the FM Assessment (as well as  the proposed actions plan) should be discussed with the  grant recipients 
  10. 10. Financial Reporting Requirements Reporting Arrangements  As part of the FM assessment, FM staff agrees interim  and audited financial reporting requirements.  OP 10.02 Financial Management states:  l  The Bank normally requires the borrower to submit  interim financial reports of which the format, content,  periodicity and due date are acceptable to the Bank.  l  The Bank requires that the borrower provides audited  financial statements that reflect the activities of the  operation supported by the Bank funds.  Exemptions from the standard policy  requirements can be requested !! 
  11. 11. Interim Financial Reporting Interim Financial Reporting  Interim Reporting Format  l  l Flexible, may vary from project to project;  l  l Generally prepared in the same currency as the Recipient’s book;  Generally prepared in the same currency as the Recipient  ’  l  l At a minimum, must include:  At a minimum, must include  Ø  Ø Period and cumulative cash receipts and payments by main income and  Period and cumulative cash receipts and payments by main income and  expenditure classifications (actual and planned);  Ø  Ø Beginning and ending cash balances of the project;  Ø  Ø When used as a basis for disbursement – forecast for the ensuing two  When used as a basis for disbursement – forecast for the ensuing two  periods (e.g. grants to the UN organizations, which signed the FMFA).  MFA).  periods (e.g. grants to the UN organizations, which signed the F  Note: Usually financial information already required by the projects  Note:  would satisfy these requirements. Small grants might request an  exemption. 
  12. 12. FM Supervision Bank FM staff is responsible to ensure that the Recipient's  FM arrangements continue to be adequate throughout the  Grant implementation period.  FM supervision activities may include:  l  Monitoring progress against the FM conditions of Effectiveness  (if any);  l  Providing ongoing advice to clients on the FM related matters;  l  Reviewing Interim Reports;  l  Reviewing audited financial statements and auditor  performance;  l  Monitoring the continuing adequacy of FM systems;  l  Reviewing individual transactions;  l  Contributing to the Implementation Status report (or its  equivalent). 
  13. 13. FM Supervision The extent and nature of the supervision input  required for each grant will be affected by:  l  Findings from the FM assessment;  l  Considerations of risk;  l  Complexity of the grant;  l  Country Environment.  Ideally, effective grant supervision should be  done in collaboration with the TTL. 
  14. 14. Review of Reports Review of Interim Reports  l  The Bank normally requires the borrower to submit interim financial  l The Bank normally requires the borrower to submit interim financ  reports (exceptions have to be approved by the RMFM);  l  Normal submission ­ within 45 days of the end of each agreed reporting  l period;  l  l TTL is responsible for reporting on overall grant progress,  l  l FM is responsible for reviewing financial progress aspects.  Review of Audited Financial Statements  l  Required for all projects, except when the exemption was granted  (> 500K RMFM; < 500K ­ FMORC);  l  FM staff should consider timeliness of audited financial statements  and seriousness of identified FM problems (if any);  l  In case the problematic issues are identified  – a set of remedial  actions is available and document in ARCS. 
  15. 15. Some Issues in Addressing FM in TF and DGF Some Issues in Addressing FM in TF and DGF  l  Networks who manages a portfolio of about $350 million does not have  adequate FM staff (Big Networks are SDN and HDN).  l  FM staff are not up­front involved in many TF­financed operations,  which makes it difficult to conduct FM due diligence.  l  Adequate budget is required to provided FM support to TF and DGF­  financed operations  l  Data provided by the TF and GPP unit are not reliable and can not be  captured by RAPMAN­PRIMA to apply a risk­based approach to TF and  DGF­financed operations.  l  TF portfolio are not mainstreamed in the CAS and Country FM  Strategy/Plan.  l  TF­financed operations are not part of the Country Portfolio Review  l  FM and procurement staff does not appear to have been systematically  invited by task teams to comment on trust funded activities, unless  such activities were co­financing existing Bank projects. 
  16. 16. Some Issues in Addressing FM in TF and DGF Some Issues in Addressing FM in TF and DGF  l  There is a severe shortage of procurement and FM staff, task teams  reported that they were "desperate" for procurement and FM  assistance.  l  l These shortages on the Bank's side tend to affect and be  compounded by capacity weaknesses on the client side.  l  l Instances of "shadow" TTLs where the TTL of record is different from  the individual making the decisions on the uses of the TF resources,  the individual making the decisions on the uses of the TF resour  l  l TTLs does not systematically document supervision findings and  recommendations, and the problems identified are not effectively  followed up and remedied.  l  l Currently, there is no standard format for documenting supervision  Currently, there is no standard format for documenting supervisi  reports capturing all critical aspects of trust fund management.  l  l There are deficiencies in (a) FMS review of audited financial  statements, (b) management oversight of ARCS data, (c) Timing of  supervision, and  (d) identification and monitoring of high risk TF  projects. 
  17. 17. Some Issues in Addressing FM in TF and DGF Some Issues in Addressing FM in TF and DGF  l  Bank singed FM Framework Agreement (FMFA)  with UN and 18  UN organizations signed the FMFA  l  UN organizations, which did not signed FMFA, the requirements of  OP 10.02 applies.  l  Special type of operations such as Output­Based Aid may require  immediate guidance if they use TF resources.  l  For Fiscal Intermediary Fund (FIF) type of operations, the  requirements of OP 10.02 are not required.  However, for the  recipient of FIFs, the Bank should conduct initial FM capacity  assessment (e.g. GAVI).  l  FM capacity development requirements are not addressed for  recipients in most cases (Exception: Global Village Energy  Partnership)  l  Audit exemption is available for small TFs. 
  18. 18. TF Reforms: E­TF Applications  TF Reforms: E  ­  GRM  TFP  Donor  Grant Reporting and  Trust Fund Proposal  Agreement  Monitoring  (IBTF)  LOR  Letter of Rep.  ?  TRST  Trustee Admin.  Grant  FM Due Diligence  Contribution  Agreement  Management  GFR  GPA  Grant  Fund Request  Grant  Program Admin  RAPMAN­PRIMA  Reliable TF Data My TF Portfolio  Donor Center 
  19. 19. Way Forward •  FM Staff should be up­front involved in TF­financed operations  •  The value of TF may be from few thousands to a billion dollar, a  “one size fits all approach” should not apply.  •  A simplified approach may be followed for low risk TF operations.  •  FM Manual is being updated to provide guidance to FM staff.  TF  Handbook is also being updated  •  TF should be included in the CAS, Country FM Strategy, and  Country Portfolio Review Report.  •  CFPVPU/Network should appoint their own FM staff for providing  FM support to TF and DGF­financed operations.  •  TF and DGF unit should provide reliable data so that RAPMAN­  PRIMA could be effectively used to provide a risk­based support  to TF.  •  TTLs should provide adequate budget for providing support to TF  and DGF­financed operations 
  20. 20. Sources of Information •  OP/BP 14.40 – Trust Fund  •  OP 8.45 – Grants  •  Trust Fund Handbook – Being revised  •  Trust Fund Management Framework – Board  Paper  •  OP/BP 10.02 – Financial Management  •  Financial Management Manual (being revised).  •  TF Reform Update: E­TF Website  •  DGF Website  •  GPP website  •  TF Website  •  FM Website  •  FMFA/FPA 
  21. 21. Thank You  Q & A