Governance für wandlungsfähige BI-Architekturen
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Governance für wandlungsfähige BI-Architekturen

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Governance für wandlungsfähige BI-Architekturen Document Transcript

  • 1. IT-MANAGEMENT Die BI Governance hat sich zu einer essentiellen Disziplin in BI-Strategieprojekten entwickelt. Ihr Ziel ist es, mit Hilfe von Richtlinien und Verantwortlichkeiten eine flexible, konsistente und redundanzfreie Datenhaltung und Datenbereitstellung zu erreichen. Der Begriff BI Governance ist dabei analog zu Corporate Governance zu verstehen und bezieht den Zweck der Corporate Governance – die Vorgabe von Rahmenbedingungen für eine zielorientierte Unternehmensführung – auf das BI-Umfeld. W W W . I T - D A I LY. N E T
  • 2. TRENDS K Das Fundament – eine strategische Ausrichtung IT-SERVICE Die BI Governance verfolgt die zielkonforme Ausrichtung von BI-Aktivitäten und leitet sich aus der BI-Strategie und den dort formulierten Zielen ab. Gut IT-MANAGEMENT Bereits wenige tretende Anwendungsfälle oftmals punktuell und abteilungsspezifisch realisiert und dem zu folge selten in die BIArchitektur integriert. So entsteht eine heterogene Architektur unterhalb der Reporting-Oberfläche. SPEZIAL onzeptionell identische Kennzahlen werden in den jeweiligen Organisationseinheiten auf unterschiedliche Art erhoben und die häufig manuellen Übertragungen an die Auswertungsprozesse führen zu unzureichender Datenqualität und fragwürdigen Zahlen. Diese Abweichungen von der Realität werfen bei strategischen und essentiellen Entscheidungen ein elementare Frage auf: „Kann ich den Informationen aus meinem Berichtswesen überhaupt vertrauen?“ COVERSTORY Jahre nach der aufwändigen BI Governance IT-TECHNOLOGIE Implementierung eines BI-Systems Rollen und Verantwortlichkeiten Ziele und strategische Ausrichtung von BI Unternehmensstrategie Unternehmen IS-Strategien (BI-Strategien) ERP die sauber strukturierte BI-Architektur IT-Strategie Divisional- und Funktionalstrategien ist in so manchem IT-INFRASTRUKTUR Wandlungsfähige BI-Architektur Business Intelligence Governance Themenpunkt Richtlinien und Standards BI Governance Steering Commitee Wandlungsfähige BI-Architektur wieder einem Wildwuchs an Anwendungen, Technologien und selbst Quelle: cundus AG erstellten Excel- Bild 1: Die BI Governance besteht aus vier Komponenten. Berichten Ursachen des Wildwuchses gewichen. Wie kommt es zu dieser Situation? Häufig werden Projekte mit dem Ziel initiiert, in einer vollständigen Analyse sämtliche Informationsbedarfe zur Entscheidungsunterstützung zu erheben und über eine integrierte BI-Architektur abzudecken. Vernachlässigt wird hingegen der Umstand, dass eine Organisation kein statisches Gebilde ist und Informationsbedarfe und Anwendungsfälle, ebenso wie die eingesetzten Technologien, einer fortlaufenden Entwicklung unterliegen. Sind die aufgesetzten BI-Prozesse zu statisch, werden neu auf- aufgestellte Unternehmen verfügen über eine Unternehmensstrategie, dazu korrespondierende Funktional- und Divisionalstrategien, sowie eine abgestimmte IT-Strategie. Es schließt sich daher die Frage an, wie die BI-Strategie und die BI Governance in diese Umgebung eingebettet werden kann und wie die konsequente Ausrichtung von BI an den Zielen des Business (Business Alignment) erfolgen soll. Bei der Formulierung einer BI Governance wird der inhaltliche Spielraum durch übergeordnete Strategien und vorhandene Regelwerke begrenzt. Aus diesen leiten sich allgemeine GrundNOVEMBER 2009 35
  • 3. IT-MANAGEMENT sätze wie zum Beispiel das zugrundeliegende Rollenverständnis beim Outsourcing oder aber allgemeine Entwicklungs- und Betriebsrichtlinien ab. Da sich auch die Bestandteile der Strategien in einem dynamischen Umfeld bewegen, muss diese Ausrichtung regelmäßig überprüft und erneuert werden. Die BI Governance stellt die Verbindung zwischen Business und IT her, indem sie den gewünschten Ablauf von BI-Prozessen beschreibt und passgenau in die Organisationsstruktur einbettet. Diese prozessuale Sicht wirft eine Vielzahl von organisatorischen und strategischen Fragen auf, zum Beispiel „Ist meine Prozessstruktur weit genug ausgereift, um Aufgaben fremd zu vergeben?“ BI-Prozesse lassen sich in die Bereiche Programm-, Anwendungs- und Datenmanagement sowie Betrieb und Support & Schulung unterteilen. Bevor BI-Prozesse in die Organisation eingebettet werden können, gilt es, sie zu dokumentieren und ihren Umfang zumindest grob zu quantifizieren. Bei der Zuordnung zu Organisationseinheiten stehen im Allgemeinen drei Alternativen zur Diskussion. Prozesse können www.cundus.de/strategie BI-Governance Komitee BI-Competence Center 1. auf bestehende Organisationseinheiten verteilt, 2. im Rahmen einer eigenständigen BIOrganisation in die Aufbaustruktur eingebunden oder 3. an unternehmensexterne Dienstleister vergeben werden. In der Praxis finden sich häufig Kombinationen aus diesen drei Alternativen. Insbesondere bei größeren Unternehmen wird der Großteil der BI-Prozesse einem zentralen Business Intelligence Competence Center (BICC) zugewie- Fachbereich Externe Dienstleister Strategie und Governance A R C C - ProgrammManagement A R C C I - A R I R Support und Schulung - A/R R R R Anwendungsmanagement - A/R C C - Datenmanagement - A/R R C Quelle: cundus AG Tabelle: Exemplarische Anwendungen des RACI-Konzeptes im BI-Kontext. sen. Dieses verantwortet und koordiniert als Organisationseinheit die wesentlichen BI-Prozesse – führt sie aber nicht zwangsweise durch. Insbesondere bei operativen Tätigkeiten wird das „Doing“ von Personen aus Fachbereichen, IT oder externen Dienstleistern übernommen. Das RACI-Konzept Unabhängig von der Verteilung von Pflichten und Rechten auf den Fachbereich, die IT, ein BICC oder externe Dienstleister, empfiehlt es sich, für das Controlling der BI Governance zusätzlich ein BI-Governance Komitee einzurichten. Dieses Komitee ist eine virtuelle Arbeitsgruppe, die sich aus Vertretern des Fachbereichs, der IT, dem BICC und auch C-Level-Managern zusammensetzt, um die Ausgestaltung der Governance und die Einhaltung der BI-Strategie sowie der korrespondierenden Maßnahmen kontinuierlich zu überprüfen. Zur Verknüpfung der erläuterten Prozesse und Organisationsmöglichkei- Durch die BI-Governance wird sichergestellt, dass die Inhalte der BI-Prozesse klar definiert sind. 36 IT-Abteilung Betrieb und Entwicklung Einbettung von Verantwortlichkeiten WEB-TIPP: BI-Prozess NOVEMBER 2009 ten hat sich das RACI-Konzept etabliert. Dahinter steht die Idee, Rechte und Pflichten der beteiligten Organisationseinheiten in Bezug auf Prozesse und Aufgaben in den Ausprägungen Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C) und Informed (I) zu unterscheiden. Die Tabelle zeigt exemplarisch auf hoher Ebene eine Anwendung des RACI-Konzeptes im BI-Kontext. Etablierung von Richtlinien Das primäre Ziel der Richtlinien und Standards einer BI Governance ist es, den Wildwuchs von Daten und Anwendungen zu verhindern, um die entscheidungsunterstützende Funktion des Berichtswesens sicherzustellen. Der Wildwuchs auf Reporting-Ebene äußert sich in zweierlei Hinsicht. Zum einen in einer Vielzahl ähnlicher Berichte auf Basis verschiedener Anwendungen, zum anderen in der unkoordinierten Koexistenz und Überlappung von Anwendungen. Oft existieren in einem Unternehmen zu einer Kennzahl wie zum Beispiel dem Netto-Umsatz mehrere Definitionen und Datentransformationsverfahren. In Abhängigkeit vom Unternehmensbereich erhält man für eine identisch bezeichnete Kennzahl unterschiedliche Werte. Eine einheitliche Entscheidungsgrundlage lässt sich auf diese Weise nicht erreichen. Um diesem Zustand entgegenzuwirken, müssen klare Regelungen in Form W W W . I T - D A I LY. N E T
  • 4. Themenpunkt TRENDS Die Informations- und Abstimmungspflichten aller Personen sind klar definiert. Dies gilt analog für die Verantwortung von Prozessen, Projekten und Daten. Standardisiertes Berichtswesen Berichtswesen: Berichte werden in strenger Übereinstimmung mit definierten Standards bezüglich Layout sowie Navigationsmöglichkeiten entwickelt und decken einen vereinbarten Informationsbedarf ab. Es existiert eine BI Architektur, die Architektur-Ebenen, BI-Softwareprodukte und Datenflüssen beschreibt. Jedes BI-Projekt muss die BI Architektur beachten und ihr genügen. (Ausnahme: Architekturverändernde Projekte). Quelle: cundus AG Bild 2: Leitlinien der BI Governance (Teil 1). Einheitliches Projektvorgehen Für BI-Projekte wird ein einheitlicher und professioneller Ablauf gemäß eines Vorgehensmodells definiert. Dieses Vorgehensmodell legt u.a. Rechte und Pflichten aller beteiligten Personen in allen Projektphasen fest. Sicherheit in Entwicklungsarbeiten finden nur im Entwicklungssystem statt und durchlaufen Entwicklung und vor Produktivsetzung definierte Testläufe in einem Testsystem. Systemweit gültige Namenskonventionen gewährleisten die Einheitlichkeit aller Systeme. Betrieb Verbindliches (Power-) User durchlaufen zentrale Schulungen (ggf. mit Zertifizierungen) bevor Zertifizierungs- & sie Zugriff auf das System erhalten. In den Schulungen wird Wissen zum Umgang Schulungssystem mit der Benutzungsoberfläche und Verständnis der Datenstrukturen vermittelt. Quelle: cundus AG Bild 3: Leitlinien der BI Governance (Teil 2). von Leit- oder Richtlinien getroffen werden, um zum Beispiel die Verbindlichkeit der vereinbarten BI-Architektur und dessen Nutzung zu gewährleisten. Es soll verhindert werden, dass Nutzer, Betreiber und Entwickler Änderungen im BI-System herbeiführen, die sich primär an den individuellen Präferenzen, System-Kenntnissen und Zeitrestriktionen der Personen ausrichten. Sicherung der Wandlungsfähigkeit Die BI Governance wird häufig als reines Instrument zur Standardisierung betrieblicher Abläufe rund um das Thema BI verstanden. Oft wird dabei nicht ausreichend beachtet, dass das BIUmfeld sehr dynamisch ist. So hat sich Flexibilität für viele Unternehmen als W W W . I T - D A I LY. N E T ein wichtiger strategischer Vorteil herausgestellt. Dieser ökonomische Darwinismus („Survival of the fittest“) erfor- IT-INFRASTRUKTUR Das BI-System und dessen Änderungen sind nach einheitlichen Vorgaben zu dokumentieren. Berechtigungsstrukturen und Übereinstimmung mit Datenschutzrichtlinien werden regelmäßig überprüft. IT-TECHNOLOGIE Dokumentation & Qualitätssicherung IT-MANAGEMENT Eine BI-Architektur IT-SERVICE Klare Verantwortung SPEZIAL Berichtswesen und Analyse finden ausschließlich auf Basis einer genau definierten Datenstruktur im Data Warehouse statt. COVERSTORY Single Point of Truth dert eine flexible BI-Infrastruktur, die es zum Beispiel erlaubt, neue Unternehmensstrukturen innerhalb kürzester Zeit informationstechnisch abzubilden. Antizipative und reaktive Wandlungsfähigkeit wird in einem dynamischen Umfeld zur zentralen Herausforderung. Die antizipative Berücksichtigung zukünftiger Entwicklungen kann mit skalierbaren und modularen BI-Architekturen adressiert werden. Es lassen sich Prozesse etablieren, die zum Beispiel gezielt Nutzerzahlen, Datenvolumina oder Nutzungsintensitäten überwachen und Trends identifizieren. Ebenso ist es möglich, die Auswirkungen eines geplanten Unternehmensstrukturwandels frühzeitig für das BI-System zu bewerten. Reaktive Wandlungsfähigkeit zielt auf den professionellen und kontrollierten Umgang mit Change Requests ab. Die BI Governance regelt die Aufnahme, Priorisierung, Bewertung und Durchführung von Change Requests. Ab einer bestimmten Größenordnung bezüglich des Änderungsaufwandes werden Projekte initiiert, die durch ein zentrales Projektportfolio-Management gesteuert werden. Für die Projektdurchführung werden in der BI Governance standardisierte Vorgehensmodelle beschrieben. Diese liefern eine Übersicht über den Projektablauf sowie die einzusetzenden Methoden, die zu erzielenden Ergebnisse und die Dokumentations- und Kommunikationspflichten beteiligter Personen. RALF HEIM, DR. FRANK NAVRADE Hinweise Nutzen Sie die existierenden Strategieunterlagen als Ausgangsbasis für Ihre BI-Strategie. So lassen sich BI-Ziele aus den Zielen der Unternehmens- und der IT-Strategie ableiten. Ein BI-Projekt, das seinen Mehrwert durch klare Verfolgung von Business- und IT-Strategien generiert, hat bessere Aussicht auf das erforderliche Budget Die Möglichkeit der Ausgliederung von BI-Aufgaben an externe Dienstleister wurde in den letzten Jahren forciert. Allgemein hat es sich als sinnvoll erwiesen, operative BI-Aufgaben, die als Commodity gelten, an unternehmensexterne Dienstleister auszugliedern. Die Auslagerung von BI-Prozessen, die spezifisches Unternehmensoder Branchen-Know-how erfordern, stellte sich jedoch oft als Fehlentscheidung heraus und wurde revidiert. NOVEMBER 2009 37