1. e ek Analisis &
w Disain
Pekerjaan
(Job Analysis
Manajemen
Sumber
Daya
& Design)
Manusia
2. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari pokok bahasan ini,
peserta diharapkan dapat:
1. Menjelaskan makna dari analisis pekerjaan (job analysis)
dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
2. Menguraikan metode-metode dasar untuk mengumpulkan
informasi tentang analisis pekerjaan.
3. Melakukan suatu analisis pekerjaan.
4. Menulis/membuat suatu deskripsi pekerjaan.
5. Menjelaskan arti dari Disain/Perancangan Pekerjaan (Job
Design)
6. Menguraikan Teknik Disain/Perancangan Pekerjaan
2
3. Pengertian Pekerjaan/Jabatan (Job)
adalah “a collection of task ”, yaitu
sekumpulan posisi yang identik dengan
sekumpulan tugas & tanggung jawab yang
harus dilaksanakan oleh seorang karyawan.
Kumpulan tugas ini ditentukan oleh
organisasi/ perusahaan .
pola tugas-tugas (tasks),
kewajiban-kewajiban (duties) dan
tanggung jawab (responsibilities)
yang dilakukan oleh seorang
pekerja dalam sebuah organisasi
3
4. Suatu pekerjaan dibentuk oleh beberapa komponen yang
berkaitan, yang dapat digambarkan sbb:
Micro-
motions Motions : gerakan2 dasar (mis. menggenggam, meraih, dsb).
Elements Elements : aktivitas berkaitan – 1 atau lebih micro-motion yg membentuk
satu kesatuan aktivitas.
Tasks : kelompok element (aktivititas yg berkaitan) bg seorang karyawan,
Tasks
Duties : 1 atau lebih tasks yg berkaitan dalam rangka
melaksanakan tanggungjawab pekerjaan.
Duties Responsibilitie
s Position : kumpulan tasks (duties) yg sertai tgg jawab
Positions
Jobs adalah sekelompok posisi (positions) yang harus dikerjakan.
Jobs
Occupations adalah pekerjaan yang membutuhkan/menuntut
keterampilan2 (skills), usaha (efforts) dan tanggung jawab
Occupations yang sama pada oganisasi yang berbeda.
(Byars and Rue, 2000) 4
5. ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS)
Pengertian Analisa Pekerjaan/Jabatan (Job Analysis)
yaitu suatu proses yang digunakan untuk
mengidentifikasi, menetapkan dan melaporkan
informasi-informasi yang berkaitan dengan kebutuhan
dari suatu pekerjaan (antara lain. tugas-tugas,,
keterampilan, pengetahuan, kemampuan, &
tanggung jawab).
job analysis = mempelajari pola aktifitas dari
tugas-tugas (tasks),
kewajiban-kewajiban (duties) dan
tanggung jawab (responsibilities)
yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan
5
6. Pentingnya Analisis Pekerjaan
Analsis pekerjaan berperan penting dalam pengelolaan SDM
organisasi yaitu merupakan langkah awal/dasar dari fungsi
MSDM selanjutnya, sebab data hasil job analysis ini akan
menentukan berbagai aktivitas/kegiatan SDM.
Raymond J. Stone (2002: 124)
• Organizations that fail to have the right people in the right
place at the right time are at risk .
Changes
Technologies A proper match work
competition and employee
capabilities is now an
economic necessity
Increase
organization’s
vulnerability
6
7. Komponen Analisis Pekerjaan
Komponen/unsur-unsur yang harus
dicakup dalam pelaksanaan Job
Analysis:
• Job Content
• Job Requirements
• Job Context
(Stone, 2002)
7
8. KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN
Job
Analysis
Job Description
&
Job Specification
Job Evaluation, and
Recruiting & Wage & Salary Training
Performance
Selection Decisions Requirements
Appraisal
Decisions (Compensation)
(Dessler, 2000) 8
9. Skema Proses Analisis Pekerjaan
IDENTIFY
IDENTIFY DEVELOP
DEVELOP COLLECT
COLLECT
THE JOB
THE JOB JOB INFORMATION
JOB INFORMATION JOB INFORMATION
JOB INFORMATION
Menyusun informasi dikumpulkan
informasi dikumpulkan
Menyusun dari hasil pertanyaan
identifikasi terhadap
identifikasi terhadap daftar pertanyaan yang
daftar pertanyaan yang dari hasil pertanyaan
pekerjaan yg dianalisis, dapat menjawab ttg: yang telah disusun.
yang telah disusun.
pekerjaan yg dianalisis, dapat menjawab ttg:
a.l. meliputi: Ada beberapa metode
Ada beberapa metode
a.l. meliputi:
Identifikasi & analisis pekerjaan yang
analisis pekerjaan yang
Identifikasi & dapat digunakan.
jenis & status
jenis & status status pekerjaan
status pekerjaan dapat digunakan.
pekerjaan;
pekerjaan; Fungsi pekerjaan
Fungsi pekerjaan
tugas & tgg jawab; Tugas-tugas Pemilihan metode
Pemilihan metode
tugas & tgg jawab; Tugas-tugas
kondisi kerja; Tanggung jawab didasarkan pd ‘trade-off’
didasarkan pd ‘trade-off’
kondisi kerja; Tanggung jawab
standar kinerja Karakteristik & kondisi antara waktu, biaya,
antara waktu, biaya,
standar kinerja Karakteristik & kondisi
Standar/ukuran kinerja dan akurasi dari
dan akurasi dari
Standar/ukuran kinerja masing2 metode tsb.
masing2 metode tsb.
9
10. METODE PENGUMPULAN INFORMASI
UNTUK MELAKUKAN JOB ANALYSIS
Interview
Questionnaire
Observasi
Diary/Buku harian Pelaksana
Panel Experts
10
11. Interview
yaitu pengumpulan informasi
Ugffffjhf tentang suatu jabatan pekerjaan
nmvgdea ?
yang dilakukan dengan:
Mengajukan pertanyaan secara
langsung/lisan kepada karyawan
yang menempati posisi pekerjaan
tsb maupun kepada atasan
langsungnya.
Kelemahan dari metode ini adalah
membutuhkan waktu yang cukup banyak
dan sangat tergantung pada
kemampuan dan keterampilan melakukan
wawancara.
11
12. Interview
Beberapa pertanyaan umum interview meliputi:
Apa nama/jenis pekerjaan tsb?
Apa tugas-tugas utamanya?
Apa tanggung jawab pekerjaan?
Dimana lokasi fisik pekerjaan tsb?
Apa tuntutan fisik pekerjaan tsb?
Apa tuntutan mental dan emosi dari pekerjaan tsb?
Apa tuntutan kondisi kesehatan & keamanan dari pekerjaan tsb?
Apa tingkat pendidikan, keahlian, pengalaman, & lisensi /sertifikat yg
diperlukan untuk pekerjaan tsb?
Apa yang menjadi standar kinerja (khusus) pekerjaan tersebut?
Bagaimana kondisi kerja dan lingkungan pekerjaan tsb?
Apakah pekerjaan tsb rentan/ mudah tertimpa kecelakaan?
12
13. Quessionaire
yaitu pengumpulan informasi tentang suatu
jabatan pekerjaan yang dilakukan dengan:
a
a namn a
1. Ap kerja....as-
peb? .. g
Mengajukan pertanyaan secara tertulis, baik
ts a tu
2. Apgamanya?.
tuta s ..
u ........
.. a g
3. Apngab n n?.
ta w g a
u
ja ekerja
p
.. ..
4. ....
pertanyaan yang bersifat objektif (langsung)
maupun pertanyaan terbuka kepada karyawan
yang menempati posisi pekerjaan maupun
kepada atasan langsungnya.
Keuntungan dari metode ini: berguna jika waktu yang tersedia terbatas;
memungkinkan untuk meperoleh informasi dari bbrp pekerjaan secara bersamaan;
dan dengan biaya yang relatif lebih murah.
Kelemahannya dari metode ini: akurasi/ketepatan informasi kurang yg dapat
terjadi karena bbrp hal, seperti kesalahan atau perbedaan dalam mengartikan
pertanyaan yg diajukan, tanggapan/jawaban yg diberikan kurang atau tidak
lengkap, atau daftar pertanyaan yang diberikan tidak dikembalikan kepada analis.
13
14. Observation
Metode ini dilaksanakan dengan
melakukan pengamatan
visual/langsung
terhadap karyawan yang
bersangkutan selama mereka
melaksanakan tugas-tugasnya.
Dengan cara ini, maka analis dapat memperoleh 2 hal utama:
1. Motion study, yaitu dapat mengamati dan menentukan secara rinci
elemen/unsur-unsur yang dibutuhkan, dan urutan-urutan
pelaksanaan pekerjaan tersebut.
2. Time study, yaitu dapat mengamati dan menentukan waktu yang
dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan, dan selanjutnya dapat
menentukan cara paling efisien untuk melaksanakan pekerjaan itu.
14
15. Observation
Keuntungan dari metode observasi: analis
dapat mengetahui gambaran rinci dan jelas
mengenai perkerjaan tsb (mis.: kondisi,
peralatan, dsb). Selain itu, analis dapat
meminimalkan ‘distorsi data’ sebab dapat
memperoleh informasi dengan pengamatan
visual.
Kelemahan dari metode observasi:
membutuhkan waktu lebih lama dan
kemungkinan menyebabkankan biaya
pelaksaan menjadi lebih besar.
15
16. Buku harian Pelaksana
(Participant Diary / Logs)
Cara ini mirip dengan teknik kuesioner (yaitu karyawan
pelaksana tugas diminta memberikan informasi).
yang membedakan adalah metode logs menggunakan
informasi yang berasal dari hasil pencatatan yang disimpan
dan dikumpulkan sendiri oleh karyawan pelaksana tugas.
Tugas Analis : membuat & menyediakan suatu formulir untuk
mencatat pelaksanaan pekerjaan tersebut (misalnya
tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan).
Kelemahan dari metode ini adalah antara lain kemungkinan informasi
yang diperoleh tidak memberikan data yang lengkap, misalnya informasi
tentang kondisi kerja; atau kemungkinan adanya penolakan/keengganan
dari karyawan untuk melakukan pencatatan karena perlu mengeluarkan
upaya tambahan untuk mencatat kegiatan-kegiatannya.
16
17. Kombinasi
Umumnya analsis pekerjaan tidak menggantungkan
hanya pada satu metode pengumpulan informasi/
data saja, akan tetapi dengan menggunakan
kombinasi teknik yang ada.
Kombinasi terbaik adalah dengan metode observasi
dan wawancara, karena dengan kedua metode ini
akan memberikan serangkaian data perkejaan yang
paling akurat dan lengkap.
Bagaimanapun pilihan kombinasi teknik yang akan
digunakan, hal ini harus mengutamakan
pertimbangan mengenai jenis pekerjaan yang akan
dianalsis.
17
19. JOB DESCRIPTION
“pernyataan/uraian tertulis
yang menjelaskan tentang:
Job description =
uraian/profil suatu tugas-tugas (tasks),
jabatan/pekerjaan kewajiban-kewajiban
yaitu menjelaskan (duties),
apa dan bagaimana tanggung jawab
suatu pekerjaan
dilakukan (responsibilities),
kondisi kerja, serta
aspek2 lain
dari suatu pekerjaan/jabatan
tertentu
19
20. Item-item umum yang harus terdapat
dalam suatu Job Description
1. Job identification
2. Job summary
3. Responsibilities and duties
4. Authority
5. Standards of performance
6. Working conditions
7. Job specifications
20
21. Syarat-syarat Job Description
Be clear –harus jelas
Be clear –harus jelas
Indicate scope of authority
Indicate scope of authority
–menunjukkan lingkup otoritas
–menunjukkan lingkup otoritas
Be specific -spesifik
Be specific -spesifik
Be brief -ringkas
Be brief -ringkas
Recheck
Recheck
21
22. JOB SPECIFICATIONS
a written statement of ::
a written statement of
the qualifications, skills, and know-how
the qualifications, skills, and know-how
a person needs to perform a given job sucessfully
a person needs to perform a given job sucessfully
Uraian tertulis yang menjelaskan tentang karakteristik orang
yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan/jabatan,
seperti persyaratan yang berkaitan dengan :
tingkat pendidikan,
pengalaman,
pelatihan,
Keterampilan (skills) minimal untuk dapat
menjalankan pekerjaan tersebut secara efisien
dan efektif, serta
persyaratan fisik dan mental lainnya.
22
23. DISAIN/RANCANGAN PEKERJAAN
(JOB DESIGN)
Job design adalah
fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja dari
seorang individu atau kelompok karyawan
secara organisasional.
Tujuan perancangan pekerjaan (Job design)
adalah untuk mengatur penugasan-penugasan
kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi,
tekniklogi, dan keperilakuan atau kepuasan
individu.
23
24. Unsur-unsur /elemen Disain Pekerjaan
Rancangan kerja yang dibuat harus memuat unsur berupa:
1. Unsur-unsur Organisasional,
mendorong karyawan agar mampu & termotivasi untuk mencapai
hasil maksimal. Unsur Organisasional meliputi:
■ identifikasi dan pengelompokan tugas; ■ aliran kerja;
■ praktek/cara pelaksanaan kerja.
2. Unsur-unsur Lingkungan,
yaitu rancangan pekerjaan yg dibuat tidak mengabaikan pengaruh
lingkungan. Unsur-unsur lingkungan ini meliputi:
■ kemampuan dan ketersediaan karyawan potensial;
■ pengharapan/tuntutan sosial masyarakat
3. Unsur-unsur Perilaku
meliputi:
■ Otonomi pekerjaan; ■ Variasi pekerjaan;
■ Identitas tugas; ■ Umpan balik
24
25. Teknik Perancangan Pekerjaan
Teknik dasar perancangan pekerjaan terdiri dari:
1. Metode Simplifikasi Pekerjaan.
Dengan teknik ini pekerjaan yang telah ada disusun
dan disederhanakan. Teknik ini kemudian akan
mengarah ke peningkatan spesialisasi pekerjaan.
2. Metode Perluasan Kerja
Teknik ini adalah kebalikan dari teknik simplifikasi.
Dengan teknik ini maka pekerjaan yang telah ada
sebelumnya ditambah atau diperluas. Perluasan kerja
ini dapat dilakukan dengan:
Perluasan Secara Horisontal (Job Enlargement)
Perluasan Secara Vertikan (Job Enrichment)
25
