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  • 1. ALBERT GARCÍA TRIUSLos 100 documentosdel comercio exterior • Documentos comerciales • Documentos de transporte • Documentos de pago y seguro • Documentos aduaneros y fiscales • Certificados
  • 2. Los 100 documentos del comercio exteriorNo está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tra-tamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cual-quier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, u otros mé-todos o soportes, sin el permiso previo y por escrito de los titulares delcopyright. La infracción de los mencionados derechos puede ser constituti-va de delito contra la propiedad intelectual (arts. 270 y sgts. del Código Penal)© Global Marketing Strategies, S.L., 2009 Castelló, 46 28001 Madrid Tel.: 91-5782667 Fax.: 91-5759009 www.globalnegotiator.comISBN: 978-84-92570-71-3Depósito legal: NA-221/2009Composición: Diego SolanasImpreso en España por Gráficas Ulzama
  • 3. ÍNDICEINTRODUCCIÓN............................................................................... 7EL FLUJO DOCUMENTAL DEL COMERCIO EXTERIOR...................... 9 DOCUMENTOS COMERCIALES Factura comercial................................................................................... 17 Factura proforma.................................................................................... 23 Factura consular..................................................................................... 25 Lista de contenidos................................................................................. 27 Lista de pesos......................................................................................... 29 Orden de pedido internacional................................................................ 30 Carta de intenciones para orden de compra irrevocable. ........................ . 32 Carta de intenciones para compraventa internacional ............................ 34 Condiciones generales de venta internacional........................................ 36 Contrato de compraventa internacional. ................................................. . 38DOCUMENTOS DE TRANSPORTE Carta de porte por carretera CMR... ....................................................... 45 Conocimiento de embarque B/L. ............................................................. 49 . Conocimiento de embarque marítimo SWB.............................................. 54 Conocimiento de embarque aéreo AWB.................................................. 56 Carta de porte por ferrocarril CIM........................................................... 59 Conocimiento de embarque multimodal FBL............................................ 62 Conocimiento de embarque multimodal no negociable FWB.................... 65 Cuaderno TIR.......................................................................................... 67 Carnet TIF............................................................................................... 69 Certificado FIATA FCR. ........................................................................... 70 . Certificado FIATA FCT............................................................................. 72 Certificado FIATA FFI.............................................................................. 74 Certificado FIATA FWR............................................................................ 76 Instrucciones de transporte.................................................................... 78 Entréguese la mercancía. ....................................................................... 80 . Orden posicionado de la mercancía........................................................ 82 Solicitud posicionado del contenedor. .................................................... 84 . Manifiesto de carga................................................................................. 86 Aviso de embarque. ................................................................................ 88 . Aviso entrega de contenedor. ................................................................. 90 . Admítase contenedor vacío..................................................................... 92 Aviso de llegada...................................................................................... 94 Carta de garantía.................................................................................... 96 Carta de indemnidad............................................................................... 98 Declaración de mercancías peligrosas.................................................... 100 Declaración de mercancías no peligrosas............................................... 102 Autorización de mercancías peligrosas................................................... 104
  • 4. DOCUMENTOS DE PAGO Y SEGURO Solicitud de apertura de crédito documentario........................................ 109 Notificación de apertura de crédito documentario. ................................ . 114 Remesa documentaria............................................................................. 117 Seguro de crédito a la exportación. ......................................................... 119 . Seguro de cambio.................................................................................... 122 Solicitud de seguro de transportes.......................................................... 125 Póliza de seguro de transportes............................................................... 127 Certificado de seguro de transportes....................................................... 130 DOCUMENTOS ADUANEROS Y FISCALES DUA de exportación................................................................................. 135 DUA de importación................................................................................ 138 Levante del DUA de importación.............................................................. 141 Modelo 031 - Comprobación liquidación del DUA. .................................... 143 . Declaración de Valor DV 1. ...................................................................... 145 . Factura aduanera.................................................................................... 147 Licencia de importación. ......................................................................... 149 . Autorización administrativa de importación............................................. 152 Autorización administrativa de exportación............................................. 154 Notificación previa de importación NOPI.................................................. 156 Notificación previa de exportación NOPE................................................. 158 Solicitud de Documento de Vigilancia DOVI............................................. 160 Autorización de despacho individual. ...................................................... 162 Autorización de despacho y representación. ........................................... 164 . Intrastat - Declaración estadística Expedición/Introducción..................... 166 Intrastat - Formulario 0 Expedición/Introducción...................................... 169 Intrastat - Notificación de no realización de operaciones......................... 171 Intrastat - Solicitud de representación como tercer declarante................ 173 Intrastat - Solicitud de inscripción empresa cabecera.............................. 175 Modelo 349 - IVA Operaciones intracomunitarias..................................... 177 Documento de acompañamiento 500....................................................... 179 Solicitud de Información Arancelaria Vinculante IAV .............................. 181 Solicitud de autorización de régimen de perfeccionamiento activo.......... 183 Solicitud de autorización de régimen de perfeccionamiento pasivo. ........ 186 . Solicitud de autorización para régimen de perfeccionamiento especial... 188 Solicitud de actuaciones previas al despacho C5..................................... 190 Solicitud de importación temporal........................................................... 192 Cuaderno ATA ......................................................................................... 194
  • 5. CERTIFICADOS Certificado de origen .............................................................................. 199 Certificado de origen Forma A................................................................. 202 Certificado de Circulación EUR.1/EUR-MED............................................. 204 Certificado de Circulación EUR.2............................................................. 206 Certificado de Circulación A.TR............................................................... 208 Certificado de calidad de producto ......................................................... 210 Certificado de control de calidad SOIVRE................................................ 212 Certificado de análisis............................................................................. 214 Certificado fitosanitario........................................................................... 216 Certificado Kosher. ................................................................................. 218 . Certificado Halal...................................................................................... 220 Certificado internacional de importación CII............................................ 222 Certificado de cuota ............................................................................... 224 Certificado de exportación de productos agroalimentarios AGREX . ....... 226 . Certificado de importación de productos agroalimentarios AGRIM ......... 228 Certificado de Denominación de Origen................................................... 230 Certificado sanitario de productos alimenticios ...................................... 232 Certificado CITES especies protegidas.................................................... 234 Certificado de contaminación radioactiva ............................................... 236 Certificado de baja tensión . ................................................................... 238 Certificado de encefalopatía espongiforme bovina EEB........................... 240 Certificado de cuarentena....................................................................... 242 Certificado negativo de lista negra........................................................... 244 Certificado del capitán ............................................................................ 246 Certificado de edad del buque ................................................................ 248 Certificado de inspeccion........................................................................ 250 Certificado de Operador Económico Autorizado (OEA) ........................... 253ABREVIATURAS Y SIGLAS EN EL COMERCIO EXTERIOR ................ 257 ÍNDICE ALFABÉTICO DE DOCUMENTOS A-Z................................... 263
  • 6. 7 IntroducciónLa gestión de las operaciones de comercio exterior exige elaborar una serie de docu-mentos que acompañan a la expedición de las mercancías y tienen que ser admitidosy validados por todas las partes implicadas. En caso contrario pueden surgir retrasos,penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operación. Por ello, esimportante conocer cómo deben cumplimentarse cada uno de estos documentos y lasecuencia operativa en que se producen.Por otra parte, hay que tener en cuenta que los documentos del comercio exterior sondiferentes y más complejos que aquellos que se utilizan en las compraventas nacionales,debido a las especiales características (diferencias normativas, legislaciones aduaneras,uso de varios medios de transporte, mayores riesgos, etc.) de los mercados exteriores.El objetivo de este libro es proporcionar a los profesionales del comercio exterior (exporta-dores, importadores, transportistas y transitarios, agentes de aduanas, banca y seguros,etc.) una guía práctica de documentación internacional. A partir de un capítulo introduc-toria en el que se explica el flujo documental de las operaciones de comercio exteriory se proporcionan unos consejos de carácter general, se analizan con detalle los 100documentos más utilizados en el comercio exterior, clasificados en 5 grupos: documen-tos comerciales, documentos de transporte, documentos de pago y seguro, documentosaduaneros y fiscales, y certificados.La información de cada documento se estructura en seis apartados: para qué sirve, quiénlo elabora, a quién va dirigido, consejos prácticos, obligación documental según el Inco-term convenido y acceso online. Asimismo, se facilitan modelos de los documentos quesirven para ilustrar los textos.Esperamos que esta nueva publicación sobre gestión internacional de empresas sirvacomo guía de referencia para todas aquellas empresas que participan en la elaboración ytramitación de los documentos utilizados en la operativa de comercio exterior. Olegario Llamazares García-Lomas Director de Global Marketing Strategies www.globalnegotiator.com
  • 7. El flujo documental del comercio exterior 9El flujo documental del comercio exteriorLa documentación necesaria para las ventas internacionales es más compleja que la quedebe elaborarse para las ventas domésticas debido a las especiales características delcomercio exterior: distancias geográficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilizaciónde distintos medios de transporte, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos encada envío dependerán de las condiciones de venta que se pacten (Incoterm utilizado).Si el exportador entrega la mercancía en el país de destino (vende en términos “C” o “D”),deberá facilitar al comprador más documentos que si lo hace en el país de origen (ExWorks o términos “F”).Una operación de exportación, generalmente, se plasma en un contrato (compraventa,distribución, etc.) o en una orden de pedido. A partir de ahí es necesario elaborar una seriede documentos que tendrán que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas(exportador, importador, aduana, bancos, autoridades administrativas, etc.). En caso con-trario pueden originarse retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buenfin de la operación. Por ello es importante conocer con detalle cómo deben cumplimentar-se cada uno de los documentos y la secuencia operativa en que se producen.Los documentos necesarios para realizar una operación de exportación pueden clasificar-se en cinco grupos: comerciales, de transporte, de pago y seguro, aduaneros y fiscales,y certificados.Documentos comerciales.Son los primeros que deben realizarse. Su elaboración corresponde al departamento deexportación de la empresa. En ellos se recoge toda la información necesaria para llevar acabo la venta. El más importante es la factura comercial que acompaña a la mercancía alo largo de todo el envío y compromete al comprador a realizar el pago en las condicionesque se reflejan en el propio documento.Documentos de transporteGeneralmente, los emiten las compañías de transporte y los cumplimentan las empresasde transitarios que proporcionan a las empresas exportadoras distintos servicios de ca-rácter logístico. Existe un tipo de documento para cada medio de transporte (CMR parael transporte por carretera, conocimiento de embarque para el transporte marítimo, etc.).Para aquellas mercancías transportadas en unidades de transporte multimodal (principal-mente, contenedores) que se transbordan de unos medios de transporte a otros se utili-za un documento denominado conocimiento de embarque multimodal FIATA FBL. Todosestos documentos tienen tres elementos comunes: constituyen por sí mismos contratosde transporte; sirven como acuse de recibo del estado en que se ha recibido la mercan-cía; y tienen una estructura similar en cuanto a número de casillas, contenido y lenguajeutilizado.Documentos de pago y seguroEl pago de las operaciones de comercio exterior se realiza a través de distintos mediosque también se utilizan en las operaciones domésticas (transferencias bancarias, che-ques, letras de cambio, etc.). Además de estos medios, se utilizan unos medios de pagodocumentarlos (crédito documentario y remesa documentaria), en los cuales el pago al
  • 8. 10 Los 100 documentos del comercio exteriorexportador se hace coincidir con la presentación de los documentos conformes que otor-gan la propiedad de la mercancía. Entre los documentos de seguro, los más utilizadosson la póliza de seguro de transportes y los formularios de seguro de crédito a la expor-tación.Documentos aduaneros y fiscalesSon aquellos que acompañan a las mercancías a su paso por las aduanas, y que sonsolicitados por éstas con la doble finalidad de controlar las salidas y entradas de las mer-cancías provenientes de otros países y aplicar los impuestos que se devenguen. Para lospaíses que actualmente forman parte de la Unión Europea existe una liberalización deltránsito de mercancías por lo que, en gran parte, se cuenta con la excepción documen-tario-aduanera en los intercambios de mercancías producidos entre países miembros,con la excepción de productos sometidos a Política Agraria Comunitaria, mercancías dedoble uso (empresarial y militar) o que se encuentran dentro del régimen de ImpuestosEspeciales (IIEE). Para el resto de mercancías existe un control meramente estadístico através del sistema Intrasat que permite conocer a los países, tanto la cifra de ventas comola de compras que se han realizado a nivel interno de la UE, denominadas intracomunita-rias. Para operaciones realizadas con terceros países, denominadas extracomunitarias,la gestión documental adquiere mucha mayor importancia y empieza con un documentoconocido como DUA (Documento Único Administrativo), que es la base de la liquidaciónimpositiva de las operaciones de exportación e importación realizadas por la empresa. Enel despacho aduanero de importación debe acompañarse la factura con la Declaraciónde Valor DV1 en la que se recogen todos los conceptos que permiten calcular el valor enaduana. Al igual que los documentos de transporte, los documentos aduaneros, general-mente, son cumplimentados por las empresas de transitarios -precisamente, su nombreproviene de su gestión de las operaciones en régimen de tránsito aduanero-.CertificadosFinalmente, una parte significativa de los documentos del comercio exterior son los certi-ficados. Se trata de documentos emitidos por terceras parte (Cámaras de Comercio, enti-dades de certificación, empresas de inspección, laboratorios, etc.) en los que se certificaque un producto cumple una serie de características en cuanto a su origen, calidad, com-posición, prestaciones, y que, en este sentido, se ajusta a las condiciones establecidasen los acuerdos de compraventa.Consejos prácticos para la elaboración de documentos decomercio exteriorTal como se ha comentado, la importancia de la documentación es primordial para cual-quier operativa internacional que se pueda producir, ya que en ésta reside la conclusiónpor parte del exportador de completar la venta con un cobro efectivo y correcto, siempreteniendo en cuenta que en esta operativa se establezca mediante una forma de pagoque ligue la entrega de documentos contra el pago. Por otra parte, para el comprador,resultara gratificante saber que la mercancía que recibe concuerda exactamente con losolicitado.A continuación se ofrecen una serie de consejos destinados a todas aquellas personasque participan en las tareas de elaboración y tramitación de los documentos del comercioexterior.
  • 9. El flujo documental del comercio exterior 11 Documentos de Transporte - Carta de porte por carretera TRANSPORTISTAS - Carta de porte aéreo Y TRANSITARIOS - Conocimiento de embarque marítimo - Carta de porte por ferrocaril - Conocimiento de embarque multimodal ADUANA Documentos de Aduaneros y Fiscales - Documento Único Administrativo DUA - Declaración de Valor DV1 - Autorizaciones y notificaciones - Licencias - Perfeccionamiento activo y pasivo Documentos ComercialesEXPORTADOR IMPORTADOR - Factura proforma - Factura comercial - Lista de contenidos - Orden de pedido - Contrato Documentos de Pago y Seguros - Crédito documentario - Remesa documentaria BANCOS Y COMPAÑÍAS - Póliza de seguro de transportes DE SEGUROS - Seguro de cambio - Seguro de crédito a la exportación ADUANA Certificados - Certificado de origen EMPRESAS - Certificado de circulación CERTIFICADORAS - Certificado de calidad - Certificado de inspección - Certificado de análisis FLUJO DOCUMENTAL EXPORTADOR - IMPORTADOR
  • 10. 12 Los 100 documentos del comercio exteriorEvaluación previa del coste de la documentaciónEn primer lugar, la empresa tiene que plantearse el coste real de la documentación. Porejemplo en la emisión de una factura a un país extracomunitario, pueden llegar a precisar-se hasta cinco originales y otras tantas copias. La factura tendrá que traducirse al idiomadel país y quizá sea necesario obtener un visado consular, por lo que será imprescindiblerealizar el trámite de remitir al Consulado del país dicha factura para su sellado y firma conlos consiguientes costes de gestión y honorarios del Consulado. Si se suman todos loscostes, el resultado puede ser realmente elevado. Evidentemente no en todos los casosesto se sucede, pero a modo de explicación hay que entender que antes de ofertar a unaempresa en el exterior, es necesario conocer qué documentación básica se precisa parala introducción del material adquirido en su aduana, así como las certificaciones que sevan a exigir.Revisión de los documentos por diferentes personasTodos los documentos deben revisarse, al menos, por dos personas diferentes ya que pordesgracia existe un porcentaje de errores muy elevado. Estos errores tienen que ver conuna redacción inapropiada, utilización de expresiones o traducciones incorrectas, erroresen las cifras e, incluso, en las fechas o datos de contacto de las partes intervinientes.Modificaciones y cambios en los documentosLa posibilidad de cambios o modificaciones en los documentos es otro de los puntos atener en consideración al intervenir en la operativa documental del comercio exterior.Muchas empresas prefieren vender en condiciones Ex Works por la poca implicación queconlleva en la operativa, al tiempo que se evitan correr riesgos en la contratación logística.En esta situación, para el exportador, la gestión documental no va más allá de la emisiónde la factura comercial, la lista de contenidos, la obtención del certificado de origen y, siacaso, de algún otro certificado que le exija el importador. No obstante, hay que tener encuenta que cuando se exporta en condiciones Ex Works es el importador el que realizalos trámites aduaneros, y que una incorrecta presentación de la documentación en laaduana puede perjudicar fiscalmente al exportador, ya que en el caso de terceros países,el DUA (Documento Único Administrativo) puede realizarse con declaraciones no exac-tas, originando problemas, a posteriori, que son difíciles de resolver, como puede ser laemisión de una factura sin impuestos, cuando realmente no se ha producido exportaciónalguna en la que la propia empresa figure como exportadora, o incluso presentacionescon diferentes importes y detalles por ambas partes. Para el caso de una operación in-tracomunitaria, al no existir DUA, cuando se vende Ex Works es necesario contar con undocumento específico de transporte en el que se confirme la salida física de la mercancíafuera de las fronteras de España, así como de una factura exenta de impuestos, ademásde contemplar otros aspectos como es que ambas partes (vendedor y comprador) esténdados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios VIES.Fechas de entrega y de pagoLa fecha de entrega es uno de los grandes dilemas que el exportador tiene y que por otraparte para el importador es fundamental ya que en base al compromiso del exportador,en la mayoría de los casos, el importador, dará a su vez respuestas a sus propios clientesque demandan la misma información. La clave es trabajar con empresas de transporte(transitarios, operadores logísticos) que tengan experiencia en los países de destino de
  • 11. El flujo documental del comercio exterior 13las mercancías. Además hay que estar muy pendientes de la marcha de la expedición yfacilitar cualquier documento o modificación de los enviados que fuera necesario.Por otra parte, en el comercio exterior la fecha de pago se establece en función de lafecha de entrega de la mercancía: pago anticipado (antes de la entrega), pago al contado(coincidiendo con la entrega) y pago a crédito (con posterioridad a la entrega). El pagoanticipado se aconseja para primeras operaciones, como forma de reducir el riesgo conel cliente; el importador anticipa una parte del importe de la venta (normalmente entre un30% y un 50%) y el envío de la mercancía se supedita a dicho pago a cuenta. El pago alcontado es aquel que coincide con el cumplimiento de las condiciones de entrega que sepactan a través de los Incoterms. El pago a crédito le sirve al exportador para reforzar lacompetitividad de su oferta, pero asume un riesgo e incurre en una necesidad de finan-ciación. Es habitual utilizar plazos de treinta o sesenta días, si bien en los países másavanzados los plazos son más cortos.Firma de los documentosOtra pregunta habitual que se realizan las empresas exportadoras es la obligatoriedad defirmar y sellar los documentos. Por lo que se refiere a los documentos comerciales queemite la propia empresa (factura comercial o factura proforma y lista de contenidos) no esnecesario que se firmen y sellen salvo en dos circunstancias: cuando las aduana del paísde entrada así los exija y en la tramitación de exportaciones de créditos documentarios,en las que es práctica habitual que todos los documentos estén firmados. Por lo que serefiere a los certificados, sí es necesario que estén firmados y sellados en un lugar bienvisible.
  • 12. DOCUMENTOS COMERCIALES
  • 13. Documentos comerciales 17 FACTURA COMERCIAL Comercial InvoicePARA QUÉ SIRVEEs el documento administrativo que contiene toda la información de la venta. Se detalla elconcepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, las condiciones deentrega y de pago, así como los impuestos y demás gastos que genere la venta.Mediante un original de la factura, el importador declara ante la autoridad fiscal de su país,el importe que debe abonar, a quién lo abona y la forma de pago que se ha concertado.Para el exportador supone la prueba documental de las ventas que ha realizado a mer-cados exteriores.En las operaciones con terceros países, forma parte de la declaración aduanera, sobre lacual se debe abonar, a la entrada de los productos en el país, los impuestos y derechosarancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias sirve como declaraciónde la transacción y exoneración de los impuestos para el cumplimiento de las condicionesbásicas en la liquidación de impuestos.QUIÉN LO ELABORAEl exportador.A QUIÉN VA DESTINADOAl importador y a la aduana de importación (para terceros países). En el comercio in-tracomunitario, la factura es la base para la realización del Intrastat y la creación de laauto-factura que sirve como documento justificativo para compensar los impuestos en lastransacciones con países de la UE.CONSEJOS PRÁCTICOSLa factura comercial debe incluir con detalle todos los datos de la venta realizada, deacuerdo a unas condiciones mínimas que se establecen en la normativa española (BOE,nº 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93). La infor-mación mínima que debe incluirse es la siguiente: • Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador. • Denominación precisa y cantidad de mercancía. • Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. • Forma y condiciones de pago. • Términos de entrega de la mercancía (hace referencia a los Incoterms public- dos por la Cámara de Comercio Internacional cuya versión, actualmente vigen- te es la del año 2000, si bien está previsto que se revise en el año 2010.Además de estos datos que se exigen en la normativa vigente, deberán incluirse lossiguientes: • Número de identificación, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias).
  • 14. 18 Los 100 documentos del comercio exterior • Referencia al pedido o factura proforma. • Origen de la mercancía. • Medio de transporteTodos los datos que figuran en la factura comercial deben coincidir con los de la operacióny, por tanto, con los de los otros documentos relacionados con ella, como por ejemplo,lista de contenidos, documentos de transporte, etc.En el caso de ventas a países extracomunitarios y de operaciones que se abonan concrédito documentario es aconsejable desglosar el importe del transporte y seguro. Dichosimportes deben ser concordantes con los documentos de transporte y seguro.No existe un modelo universal de factura comercial internacional. Cada empresa debediseñar la suya en función de lo productos que venda y de la información que deba darsobre sus operaciones de comercio exterior. No obstante, el modelo más utilizado y el quesirve de base a modelos de muchas empresas exportadoras es el que facilitita la ONU através de su programa United Nations electronic Trade Documents (UNeDocs).En principio, no es necesario que la factura comercial esté firmada ni sellada, salvo queasí lo exija la normativa del país de destino de la mercancía. No obstante, es aconsejablefirmarla y sellarla, con la finalidad de establecer una formalidad legal sobre ella, ya queesto la convierte en documento único y evita su copia fraudulenta. Especialmente, si laexportación se va a abonar mediante crédito documentario es preferible firmarla. Debefirmarse únicamente por el administrador, gerente, o persona que ostente poderes nota-riales específicos en la empresa; cualquier otra firma no es válida, e incluso podría serobjeto de litigio por fraude documentario, si llegara el caso.La factura comercial en sí misma, no confiere propiedad alguna de la mercancía, salvoque vaya acompañada del documento justificativo de la liquidación y pago del importetotal realizado por el importador.Deben pactarse con el importador los ejemplares que se precisaran para su entrega,tanto originales como copias. Comúnmente las facturas se emiten con un original y doscopias, aunque, si bien, en la legislación española no se limita la cantidad de originales,siempre que no exista diferencia entre ellos, aunque no es recomendable realizar másde los estrictamente necesarios para cumplir con las necesidades aduaneras y contablesque requiera el comprador.Es conveniente que antes de su emisión, el importador confirme al exportador los datosque deben figurar en ella, así como las particularidades a las que pueda estar sometidapara cumplir la normativa del país de destino.El idioma de emisión en España será cualquiera de las lenguas oficiales, o bien se pro-cederá a la utilización de un idioma extranjero, normalmente inglés o francés, según elpaís de destino. En ciertos países es posible que sea necesario realizar una traducción,realizada por un traductor jurado, al idioma que se exija en la aduana de entrada.Se aconseja incluir en la factura comercial la partida arancelaria (código TARIC o Nomen-clatura Combinada) correspondiente a la mercancía, con la finalidad de agilizar trámitesidentificativos aduaneros, así como la aplicación de los derechos arancelarios (ver accesoonline). No obstante, en ocasiones, puede resultar difícil identificar el código TARIC parauna determinada mercancía por lo que será necesario consultar con un agente de adua-
  • 15. Documentos comerciales 19FACTURA COMERCIAL
  • 16. 20 Los 100 documentos del comercio exteriornas o realizar una consulta oficial (ver el documento Solicitud de Información ArancelariaVinculante IAV).Las facturas de ventas internacionales se emiten sin IVA, de acuerdo a la excepción deimpuestos que se recoge en la Ley del IVA. No obstante, hay que tener en cuenta lo si-guiente: • Países de la UE: hay que cumplir dos requisitos mínimos para emitir facturas sin IVA. • Tanto el exportador como el importador deben estar dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarias (VIES), ya que si uno de los dos no consta en este registro la factura no está exenta de impuestos por parte del Exportador. Para facilitar la verificación de los números de identificación fiscal existe una pá- gina web de la Comisión Europea en la que se puede consultar las empresas que constan como Operadores IVA Intracomunitarios, y así proceder según informa- ción contrastada (ver acceso online). • La mercancía debe salir físicamente del territorio (país) en el que se encuentra el exportador. Si esto no se produce o existen dudas al respecto, la factura debe realizarse con IVA. Este requisito es relativamente sencillo de cumplir ya que en el caso de que el exportador venda en condiciones EXW o FCA en su fábrica y no intervenga en la contratación del transporte, con la solicitud de un certificado de transporte a la exportación (salida del territorio Español con destino a otro país comunitario), emitido por la empresa de transportes que recoge la mercancía por orden del importador, o bien cualquier tipo de documento que ampare el transpor- te internacional (CMR, FCT, etc.), bastará para justificar la salida de la mercancía del territorio (país) del exportador y, por tanto, facturar sin IVA. • Terceros países: la excepción en cuanto a la no aplicación de IVA es clara ya que se realiza el trámite aduanero con una declaración en el Documento Único Administra- tivo (DUA), que sirve de prueba de la salida de la mercancía.Respecto de la tributación aduanera, en algunos casos el importador puede solicitar quese realicen cambios en facturas, originando dos juegos de diferente valor, generalmente,uno de ellos con un importe inferior. Esta práctica es absolutamente incorrecta e ilegal yaque la única pretensión por parte del comprador es una liquidación inferior de impuestosy derechos sobre la mercancía en la aduana de importación. Esta práctica puede serpenada económicamente por la aduana de importación a su declarante (el importador) orepercutir en una sanción/amonestación al exportador en el país de destino, así como elriesgo de que le sea liquidada la factura sobre el nuevo importe, que será inferior. Tambiénpuede dar lugar a la imposibilidad de continuar realizando la actividad de ventas en esepaís.La factura comercial también se puede utilizar como certificado de origen mediante lainclusión de diferentes leyendas, como por ejemplo: “Certificamos que la mercancía esoriginaria de España”. Esto es válida para algunos países como acreditación de origen,aunque normalmente el origen de la mercancía se acredita con un documento específicopara dicho fin (ver el documento Certificado de origen).No es aconsejable el envío de originales por fax o a través de cualquier soporte digital,ya que en algunos países es posible realizar trámites aduaneros con documentos donde
  • 17. Documentos comerciales 21se mencione el término “original” y serán tratados como tales, pudiendo comprometer laentrega de productos sin previo acuerdo. Para realizar trámites aduaneros o mantenerinformado al cliente se utilizan copias no negociables.OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDOEl exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hastaDDP), sin excepción, ya que forma parte de la documentación básica en cualquier opera-ción de comercio exterior.ACCESO ONLINEModelo de factura comercial y otros documentos del comercio exterior del programa Uni-ted Nations electronic Trade Documents (UNeDocs)www.unece.org/etrades/unedocs/V04/index.htmInformación adicional sobre los Incoterms y recomendaciones para su uso facilitados porla Cámara de Comercio Internacionalwww.iccmex.org.mc/incotermes.phpBase de datos para la búsqueda del código TARIC de mercancías.www.taric.es - acceso a servicios – demo arancel Net TaricValidación del número de IVA intracomunitario en operaciones con países de la UE através de la web de la Comisión Europea (VIES). Basta con seleccionar el país e insertarel código CIF que se quiere validar a efectos del Registro de Operadores Intracomuni-tarios.http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies
  • 18. 22 Los 100 documentos del comercio exterior FACTURA PROFORMA Proforma invoicePARA QUÉ SIRVEEs el documento administrativo que se utiliza sobre todo a modo de oferta comercial,es decir, como detalle de las condiciones de una venta con información precisa para elcomprador. Si la factura proforma es firmada por ambas partes establece un compromisoy adquiere el carácter de contrato de compraventa.Además de su uso como oferta comercial también se utiliza para: obtener licencias deimportación, autorizaciones de pagos en divisas, trámites en las aduanas previos a lasoperaciones, justificante de cantidades entregadas a cuenta (prepagos), apertura de cré-ditos documentarios, y para el envío de muestras comerciales.QUIÉN LO ELABORAEl exportador.A QUIÉN VA DESTINADOAl importador y a otras entidades que participan en la operativa del comercio exterior(aduanas, bancos, organismos administrativos, etc.).CONSEJOS PRÁCTICOSEs importante hacer mención en el encabezamiento del documento que se trata de unafactura proforma para distinguirla claramente de la factura comercial. Para ello debe in-cluirse la mención “Factura Proforma”, “Proforma Invoice”, “Facture Proforma” o Pro-For-ma-Rechnung”, dependiendo del idioma en el que se redacte.Al tratarse de un documento identificativo de una oferta es necesario que contenga todoslos datos necesarios para el establecimiento de las condiciones de venta, así como losdetalles de la misma. En este sentido, los datos que debe contener son similares a losque se especifican en la factura comercial, como base de acuerdo a unas condicionesmínimas que se detallan en la normativa española (BOE, nº 2983 del 13 de Diciembre de1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93): • Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador. • Denominación precisa y cantidad de mercancía. • Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. • Forma y condiciones de pago. • Términos de entrega de la mercancía (Incoterms). • Número de identificación, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias - ver acceso online). • Referencia al pedido. • Origen de la mercancía y medio de transporte.La numeración de la factura proforma debe ser distinta a la de la factura comercial ya quesi bien contienen la misma información la finalidad es diferente: a nivel práctico la facturaproforma es un documento informativo y/o de aceptación de una oferta, mientras que lafactura comercial es la confirmación contable y legal de una deuda por el producto entre-
  • 19. Documentos comerciales 23FACTURA PROFORMA
  • 20. 24 Los 100 documentos del comercio exteriorgado o el servicio prestado.Se trata de un documento modificable; es decir, se pueden cambiar todos sus puntos,hasta llegar al acuerdo entre comprador y vendedor. Una vez que se llega al acuerdo, elexportador firma y sella el documento y se lo remite al importador para que devuelva unoriginal firmado y sellado.Si la factura proforma es firmada por ambas partes tendrá un carácter legal: el exportadorse obliga a la entrega de la mercancía en las condiciones pactadas, y el importador a larecepción y pago según lo acordado. Se convierte formalmente en un contrato de compra-venta, por lo que es necesario incorporar un marco legal, estableciendo que legislaciónresolverá cualquier conflicto que pudiera producirse entre las partes por el incumplimientodel mismo. Los firmantes deben ser administradores, gerentes o apoderados de ambasempresas.Es muy importante que el exportador añada una fecha de validez del documento, puesdetalla una oferta y las condiciones del mercado pueden variar significativamente en unosdías o semanas. La no inserción de una fecha límite de aceptación puede producir pro-blemas ya que no existiría consideración legal de finalización y el importador podría recla-mar, una vez aceptada la oferta, el cumplimiento de las condiciones ofrecidas.Específicamente, en las operaciones con créditos documentarios, los detalles de la factu-ra proforma deben ser concisos y permitir con la mayor diligencia posible la solicitud querealizará el importador a su banco para la apertura del crédito documentario basado enlos detalles de la operación que se facilitan. De esta forma se evitarán costes adicionaleso problemas por modificaciones en la forma de pago.No existe un modelo universal de factura proforma. Lo más habitual es que las empresasexportadoras utilicen el mismo modelo que para la factura comercial (ver modelo de fac-tura comercial) con tres diferencias básicas: incluir en la parte superior del documento yde forma bien visible la mención “Factura Proforma”, “Proforma Invoice”, etc., de acuerdoal idioma en el que se redacte la factura; modificar la numeración: las facturas proformadeben tener una numeración propia y consecutiva, de acuerdo a su fecha de emisión; eincluir una fecha de validez, cuando la finalidad de la factura proforma es la de servir comooferta comercial. No obstante, cuando la factura proforma se utiliza para realizar trámitesen las aduanas, obtener licencias de importación o el envío de muestras, existen otrosmodelos (ver modelo de factura proforma).OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDOEl exportador puede emitir este documento para todas las ofertas internacionales querealice en base al Incoterm acordado con el importador (desde EXW hasta DDP), sinexcepción. Precisamente, en la propia factura proforma, una vez aceptada, se estableceel compromiso en cuanto al Incoterm que se va a utilizar.ACCESO ONLINEVer factura comercial
  • 21. Documentos comerciales 25 FACTURA CONSULAR Consular invoicePARA QUÉ SIRVEEs un documento equivalente en cuanto a forma y contenido a la factura comercial, peroque ha sido visado por el Consulado en España del país de destino de la mercancía. Lafinalidad de este documento es servir de instrumento de control para evitar fraudes y apli-car correctamente los aranceles e impuestos en las aduanas de importación.Mediante un original de la factura consular, el importador declara ante la autoridad fiscalde su país, el importe que debe abonar, a quién lo abona y que forma de pago ha con-certado.En algunas de las operaciones con terceros países, forma parte obligatoria de la declara-ción aduanera demandada, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productosen el país, los impuestos y derechos que se aplican a dicha operación.QUIÉN LO ELABORAEl exportador, que debe sellar la factura en el Consulado del país del importador.A QUIÉN VA DESTINADOAl importador y a la aduana de importación (para terceros países).CONSEJOS PRÁCTICOSNormalmente se exige en países no comunitarios con regímenes proteccionistas al co-mercio exterior, sobre todo en países de Oriente Medio, África subsahariana y AméricaLatina. La obligatoriedad del visado consular garantiza a la aduana de entrada, la nofalsedad de la documentación entregada.El trámite consiste en un sello y firma del documento, realizado en el Consulado en Espa-ña del país de destino de la mercancía (ver acceso online). La tramitación tiene un costevariable según el número de documentos a tramitar y los honorarios que establezca elpropio Consulado. En ocasiones el importe a pagar puede ser elevado por lo que es acon-sejable consultar preaviamente con el Consulado los honorarios que se van a aplicar.No existe un documento tipo de factura consular. Dependerá del Consulado del país alque se exporte. Algunos países tiene un formato determinado en el que se describe lamercancía y las informaciones necesarias para autorizar su entrada o fijar los derechosarancelarios en le país del importador. En otros casos bastará con un visado sobre losdocumentos que el exportador presenta (factura comercial, certificado de origen). En al-gunos países el Consulado se queda una copia de los documentos que visa, ya que eldocumento en sí mismo es un documento de control.Hay algunos países (especialmente africanos) que no tienen Consulado en España, encuyo caso este trámite hay que hacerlo en Consulados de ciudades europeas, normal-mente, Londres o Paris.
  • 22. 26 Los 100 documentos del comercio exteriorLas facturas y documentos que exigen este trámite deben estar debidamente firmados ysellados por la empresa exportadora ya que de lo contrario el Consulado puede rechazarlos documentos o incrementar el coste de su tramitación, al tener que realizarlo de nue-vo.Si este trámite no ha sido solicitado por el importador, pero se conoce su exigencia parael procedimiento aduanero en el país de destino, es aconsejable hacerlo. Normalmenteen este caso el coste correrá por cuenta del exportador.La información que debe contener la factura consular es la misma que la de la facturacomercial, en concreto: • Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador. • Denominación precisa y cantidad de mercancía. • Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada. • Forma y condiciones de pago. • Términos de entrega de la mercancía (hace referencia a los Incoterm publica- dos por la Cámara de Comercio Internacional cuya última versión es la del año 2000, si bien se va a realizar una revisión en 2010).Por lo demás son de aplicación los aspectos que se han mencionado en la descripción dela factura comercial. El modelo de la factura consular es el mismo que la empresa utilizapara la factura comercial.OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDOEl exportador tiene que emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXWhasta DDP), sin excepción, siempre que le sea solicitado por el importador o sea un do-cumento requerido por la aduana del país de destino de la mercancía.ACCESO ONLINEDirecciones y datos de contacto de Embajadas y Consulados extranjeros en España yespañoles en el exterior en la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperaciónwww.maec.es - investigación - información por país - seleccionar un país.Ver también factura comercial
  • 23. Documentos comerciales 27 LISTA DE CONTENIDOS Packing ListPARA QUÉ SIRVEDetalla y relaciona la cantidad de mercancía enviada, así como su ubicación en cadauna de las unidades de carga (bultos, cajas, palets, contenedores, etc.) en un transporteinternacional. La información que se ofrece tiene que tener una relación directa con la queaparece en la factura comercial.QUIÉN LO ELABORAEl exportador.A QUIÉN VA DESTINADOAl importador, al transportista y a las aduanas de exportación e importación.CONSEJOS PRÁCTICOSEste documento sirve de nexo de unión entre lo físico y lo documental. Su importanciaradica en que le sirve al importador, cuando recibe la mercancía, para saber donde tieneque colocarla en su almacén. También se utiliza como comprobante en el momento de larevisión de la mercancía, pues declara por escrito el detalle de ubicación y cantidad de lamisma, permitiendo al importador identificar faltas, excesos o defectos.Para el despacho aduanero también es importante, ya que si se producen revisionesfísicas de la mercancía este es el documento utilizado como guía para facilitar, verificar ycontrolar el detalle de la misma.Por norma general, ya que no existe formato específico, debe contener la siguiente infor-mación: • Referencia de la factura, contrato, oferta a la que corresponde. • Fecha, nombre y razón social del vendedor y comprador. • Cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía. • Peso neto, bruto y cubicaje. • Numeración del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos. • Identificación del código Taric y medio de transporte utilizado.En ciertos casos conviene elaborar la lista de contenidos teniendo en cuenta la informa-ción solicitado por el importador, sobre todo a efectos aduaneros, ya que puede darseel caso que la aduana solicite un “documento detallado”, por ejemplo, en el caso de unamáquina, la identificación de cada una de las partes y componentes.OBLIGACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL INCOTERM CONVENIDOEl exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hastaDDP), sin excepción, ya que forma parte de la documentación básica en cualquier opera-ción de comercio exterior.
  • 24. 28 Los 100 documentos del comercio exterior LISTA DE CONTENIDOS