Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint

  • 1,620 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
1,620
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
74
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Fingerspot Time Management User’s Guide1Versi 1.2.3.0Juli 2012User’s Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Time Management dari cara instalasi sampaipembuatan laporan. Petunjuk penggunaan mesin yang disinggung dalam manual ini dapat Anda baca padabuku manual masing-masing mesin.
  • 2. Fingerspot Time Management User’s Guide2DAFTAR ISI HALINSTALASI APLIKASI ............................................................................................................................... 5AKTIVASI APLIKASI................................................................................................................................. 8HALAMAN DEPAN ................................................................................................................................. 10LOGIN SYSTEM ...................................................................................................................................... 11ALUR PENGGUNAAN APLIKASI ............................................................................................................... 12MESIN................................................................................................................................................... 15Tambah Mesin.............................................................................................................................. 15Edit Mesin .................................................................................................................................... 17Hapus Mesin................................................................................................................................. 18Download Data dan Sidik Jari Karyawan......................................................................................... 19Upload Data dan Sidik Jari Karyawan.............................................................................................. 28Download Data Presensi Karyawan................................................................................................ 38Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM...................................................................... 45Pengaturan................................................................................................................................... 47KARYAWAN........................................................................................................................................... 49Pengaturan Departemen............................................................................................................... 49Cabang dan Jabatan...................................................................................................................... 52Tambah Data Karyawan................................................................................................................. 53Ubah Data Karyawan..................................................................................................................... 53Hapus Data Karyawan ................................................................................................................... 54Impor Data Karyawan dari File Excel .............................................................................................. 54
  • 3. Fingerspot Time Management User’s Guide3Memindahkan Karyawan............................................................................................................... 57Membuat Jadwal Kerja Karyawan .................................................................................................. 58Memasukkan Izin Absensi.............................................................................................................. 60Menambahkan Izin Scan................................................................................................................ 61Membuat Jadwal Per Karyawan..................................................................................................... 63Surat Perintah Lembur .................................................................................................................. 65Akses Laporan dari menu Karyawan............................................................................................... 66Kalender Karyawan ....................................................................................................................... 67JADWAL................................................................................................................................................ 68Shift ............................................................................................................................................. 68Dasar Jadwal................................................................................................................................. 79Libur Umum.................................................................................................................................. 85PENGATURAN ...................................................................................................................................... 87Cara Pemakaian............................................................................................................................ 87Pengaturan Download Default .............................................................................................. 87Pengaturan Upload Default................................................................................................... 88Pengaturan Download Presensi ............................................................................................ 88Pengaturan Realtime ........................................................................................................... 89Default Isian Shift ................................................................................................................. 90Pengaturan Shift .......................................................................................................................... 91Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat ................................................................ 91Pengaturan Lembur.............................................................................................................. 91
  • 4. Fingerspot Time Management User’s Guide4Pengaturan Istirahat Wajib.................................................................................................... 92Hak Akses User ............................................................................................................................. 93Perhitungan Laporan..................................................................................................................... 96Indeks Lembur...................................................................................................................... 97Database...................................................................................................................................... 98Ubah bahasa ........................................................................................................................ 98Hapus Scanlog...................................................................................................................... 98Pengaturan Database............................................................................................................ 98Backup Database.................................................................................................................. 100Restore Database ................................................................................................................. 101Inisialisasi Database.............................................................................................................. 102LAPORAN.............................................................................................................................................. 103Proses Laporan ............................................................................................................................ 103Cetak Laporan............................................................................................................................... 104Ekspor Laporan ............................................................................................................................ 106Desain Laporan............................................................................................................................. 107PENGGAJIANMembuat Daftar Komponen Gaji………………………………………………………………………………………………….… 201Membuat Grup Gaji Karyawan …………………………………………………………………………………………………….... 234Memasukkan Karyawan ke dalam Grup Gaji ………………………………………………………………………………….. 789Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan …………………………………………………………………….………… 345Membuat Daftar Pinjaman ……………………………………………………………………………………………………..……… 342Data Pinjaman Karyawan …………………………………………………………………………………………………………..…… 555
  • 5. Fingerspot Time Management User’s Guide5Pembayaran Pinjaman ……………………………………………………………………………………….…………………….…..… 453Membuat Perhitungan Gaji ………………………………………………………………………………………….……………….… 345REALTIME MONITORING........................................................................................................................ 108FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORT............................................................................................. 109
  • 6. Fingerspot Time Management User’s Guide6Instalasi Aplikasi Masukkan CD instalasi ke drive CD di komputer Anda. Tunggu beberapa saat, menu Instalasi Fingerspot Time Management akan ditampilkan. Klik tombol instalasi yang tersedia, kemudian ikuti petunjuk di layar. Pada halaman Select Additional Tasks, jika di komputer Anda belum terinstall MYSQL, maka tandaiInstall Local MYSQL Server. Jika sudah terinstall, maka Anda bisa abaikan opsi ini.
  • 7. Fingerspot Time Management User’s Guide7 Pada bagian akhir instalasi, Anda diminta untuk mengisi username dan password server serta namadatabase yang akan dibuat. Isi sesuai keinginan, atau pilih opsi default. Klik OK dan instalasi selesai.
  • 8. Fingerspot Time Management User’s Guide8.
  • 9. Fingerspot Time Management User’s Guide9Aktivasi AplikasiAplikasi ini hanya bisa digunakan jika sudah dilakukan aktivasi. Pada saat pertama kali aplikasi dijalankan,maka tampil form aktivasi berikut : Isi SN sesuai dengan nomor seri (Serial Number) mesin yang Anda gunakan. Nomor Seri mesin biasanyaterletak di bagian belakang mesin. Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan. Klik Simpan dan jika kode aktivasi Anda benar, maka aplikasi sudah dapat dijalankan.
  • 10. Fingerspot Time Management User’s Guide10Halaman DepanHalaman depan menampilkan grafik jumlah karyawan yang terdaftar, jumlah scan seluruh karyawan hari inidan jumlah kehadiran per departemen. Jumlah kehadiran ini dihitung berdasarkan ada atau tidak adanyascan karyawan pada hari ini. Pada jendela sebelah kanan bawah terlihat daftar mesin yang nantinyadigunakan untuk keperluan Realtime Monitoring atau melihat scan karyawan secara langsung.
  • 11. Fingerspot Time Management User’s Guide11Login SystemUntuk dapat mengakses menu-menu yang ada di dalam aplikasi ini, Anda diwajibkan untuk login. Padahalaman depan aplikasi, Anda klik tombol login yang terletak di sebelah kanan atas, akan tampil form loginseperti berikut :Isi User name dan Passwordnya. Username default adalah admin sedangkan Passwordnya adalah kosong(tidak ada). Setelah Anda login, Anda dapat mengubah atau menambahkan user baru beserta hak aksesnyapada menu Pengaturan > Hak Akses User.
  • 12. Fingerspot Time Management User’s Guide12Alur Penggunaan AplikasiAplikasi ini terdiri dari beberapa menu, diantaranya : Mesin, Karyawan, Jadwal, Pengaturan dan Laporan. Didalam menu-menu tersebut tersedia banyak operasi dan opsi. Untuk memudahkan para pengguna dalammengoperasikan aplikasi ini, maka akan dijelaskan alur standar penggunaan aplikasi. Tujuannya untukmembantu memahami cara kerja dari aplikasi ini.Alur penggunaan aplikasi dapat digambarkan sebagai berikut :1. Mendaftarkan karyawan di mesinKaryawan yang akan menggunakan mesin absensi harus diregistrasikan atau didaftarkan terlebihdahulu di mesin agar dapat dikenali oleh mesin. Registrasi dapat berupa registrasi jari, passwordmaupun kartu tergantung jenis mesin dan kebutuhan Anda. Cara registrasi karyawan di mesin dapatdilihat pada buku manual mesin masing-masing.2. Menambahkan mesin-mesin ke aplikasiPada saat aktivasi aplikasi, ada satu mesin yang langsung terdaftar, yaitu yang digunakan untuk aktivasiaplikasi. Jika Anda menggunakan lebih dari satu mesin, maka semua mesin tersebut harus didaftarkanatau ditambahkan dalam aplikasi melalui menu Mesin. (Hal. 15)3. Download Karyawan dan Sidik Jarinya ke dalam aplikasiSetelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload kedalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang tersimpandi dalam mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jarikaryawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Data karyawan yangdidownload secara otomatis akan mengisidaftar karyawan pada menu karyawan. (Hal. 19)
  • 13. Fingerspot Time Management User’s Guide134. Melengkapi data karyawanData karyawan yang berasal dari mesin akan menempati induk departemen sehingga harusdipindahkan ke departemen masing-masing. Ada beberapa mesin yang tidak dapat input nama darimesin sehingga data karyawan yang masuk ke aplikasi tanpa nama untuk itu perlu dilengkapi. Data-data karyawan yang lain seperti alamat, jenis kelamin dan lain-lain perlu Anda lengkapi sesuai dengandata karyawan bersangkutan. (Hal. 53)5. Upload data karyawan ke mesinLangkah ini untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saatproses absensi/verfikasi muncul nama karyawan tersebut, karena pada beberapa mesin yang tidakdilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. (Hal. 28)6. Mengatur Shift dan Jadwal KaryawanShift berisi jam kerja yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena ituharus dibuat dengan benar. Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwalinilah yang nantinya akan melekat pada masing-masing karyawan. Pembuatan shift dan jadwal dapatdilihat pada Hal. 69 sedangkan cara melekatkan jadwal ke karyawan dapat dilihat pada Hal. 58.7. Download data presensi dari mesin ke aplikasiData presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnyamengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akanlangsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan. (Hal. 38)
  • 14. Fingerspot Time Management User’s Guide148. Memasukkan data-data izinJika ada karyawan yang melakukan izin tidak masuk maupun izin karena lupa scan, maka izin-izin iniperlu dimasukkan ke dalam aplikasi sebagai pelengkap data presensi sebelum dihitung. Data presensidan data-data izin inilah yang nantinya dihitung dan dijadikan laporan kehadiran karyawan. (Hal 60-61).9. Membuat laporan.Langkah terakhir adalah membuat laporan dari data presensi dan data izin yang sudah dimasukkansebelumnya. Data akan dihitung berdasarkan Jam Kerja dan aturan-aturan lain yang sebelumnya sudahdibuat. (Hal 103).
  • 15. Fingerspot Time Management User’s Guide15MESINPada menu ini, Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus mesin. Dalam menu ini pula Anda dapatmelakukan download karyawan, upload karyawan, download data presensi maupun melihat data yang adadi mesin.Tambah MesinPada saat aktivasi aplikasi, Anda sudah menambahkansatu mesin. Jika menggunakan lebih dari satu mesin,maka Anda dapat menambahkan mesin selanjutnya.Setiap mesin yang akan ditambahkan harus disertaidengan kode aktivasi masing-masing, karena jika tidakada kode aktivasinya, maka mesin tidak bisaditambahkan. Untuk menambah mesin, ikuti langkah-langkah berikut ini : Pilih menu Mesin. Klik tombol Tambah dan halaman disampingakan tampil. Isi SN sesuai dengan nomor seri mesin yangAnda gunakan. Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini. Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan. Klik Simpan untuk menyimpan penambahan mesin.
  • 16. Fingerspot Time Management User’s Guide16Keterangan : SN : Nomor seri mesin, sudah tertera dibadan mesin. Kode Aktivasi : Kode yang dibuatkhusus untuk mengaktifkan mesin. Nama Mesin : Isi dengan nama mesin,jika nama mesin sama, gunakan tandayang mudah diingat. Koneksi : Tipe koneksi yang digunakanmesin. IP Adress : Alamat IP dari mesin,default 192.168.1.201. Port : Port yang digunakan mesin. Password : Password koneksi,password ini harus sama dengan yangdiisi di mesin agar mesin dapatterkoneksi dengan aplikasi. No Mesin : Nomor dari mesin. Auto download data presensi : Untuk mengatur waktu download presensi otomatis mesinbersangkutan. Misalkan di-isi 09:00 18:00 berarti pada jam 09.00 mesin akan melakukan downloaddata presensi secara otomatis, kemudian akan mengulangi lagi pada jam 18:00. FK800 : Untuk mengaktifkan fungsi mesin Hanvon type FK800 (mesin absensi deteksi wajah)
  • 17. Fingerspot Time Management User’s Guide17Edit MesinJika terjadi kesalahan isi pada saat menambahkanmesin, maka Anda dapat mengeditnya, kecuali SNdan Kode Aktivasi yang memang tidak dapat dieditkarena seharusnya jika salah memasukkan keduadata ini mesin tidak akan bisa ditambahkan. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diedit dengan menandaicheckbox yang tersedia (hanya boleh pilih satu),lalu Klik tombol Ubah. Halaman disamping akantampil. Ubah isian yang akan diubah, misalnya IPAdress diubah menjadi 192.168.1.202 dari yangsebelumnya 192.168.1.201, kemudian simpankembali.
  • 18. Fingerspot Time Management User’s Guide18Hapus MesinJika ada salah satu mesin yang sudah tidak digunakan lagi, Anda dapat menghapusnya dari daftar mesin. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan dihapus dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih darisatu). Lalu klik tombol Hapus. Form konfirmasi hapus berikut akan tampil. Klik OK jika Anda yakin untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan.
  • 19. Fingerspot Time Management User’s Guide19Download Data dan Sidik Jari KaryawanSetelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload kedalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang ada dimesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawanmasih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Cara download karyawanadalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanyadengan menandai checkbox di sebelah kirinama mesin (bisa lebih dari satu). Klik tombol Download User. Halamandisamping akan tampil.Tersedia tiga pilihan cara download (sesuaikandengan mesin Anda), yaitu melalui mesin,melalui web dan melalui flashdisk.Melalui mesinPilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasiterkoneksi melalui kabel LAN atau serial. Andahanya tinggal klik tombol Melalui mesinkemudian tunggu hingga proses downloadkaryawan selesai.
  • 20. Fingerspot Time Management User’s Guide20Melalui webPilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlumenentukan dimana file yang Anda download dari web.
  • 21. Fingerspot Time Management User’s Guide21Melalui flash diskPilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media USB flashdisk untuk transfer data dari mesin ke aplikasidan sebaliknya. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk ke komputer.Pastikan juga flashdisk berisi data karyawan yang telah didownload dari mesin. Cara download datakaryawan menggunakan flash disk dari mesin dapat Anda baca pada buku manual mesin masing-masing.Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol Melalui flash disk, tampilan berikutakan muncul.
  • 22. Fingerspot Time Management User’s Guide22Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flashdisk yang mana yang ada data karyawannya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasisecara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih(black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai.Karyawan yang didownload adalah semua karyawan. Jika Anda menghendaki hanya downloadkaryawan yang baru ditambahkan saja atau karyawan lama saja, maka Anda dapat mengubah opsinyadi menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Default.
  • 23. Fingerspot Time Management User’s Guide23Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yanglebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah modetampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Andakembali ke menu Mesin untuk melakukan download karyawan.Cara download karyawan dalam tampilanadvance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownloaddatanya dengan menandaicheckbox di sebelah kiri namamesin (bisa lebih dari satu). Klik tombol Download User.Halaman disamping akan tampil. Jika Anda menggunakan koneksikabel, maka pilih tombol BrowseMesin untuk menampilkankaryawan yang ada di mesin.Karyawan yang terdaftar di mesinyang sudah ada pula di databaseakan ditampilkan di jendela sebelahkiri sedangkan yang belum ada didatabase akan ditampilkan disebelah kanan.
  • 24. Fingerspot Time Management User’s Guide24 Pilih karyawan yang akan didownload datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.
  • 25. Fingerspot Time Management User’s Guide25Keterangan :Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download karyawan berlangsung agar mesin tidakdigunakan untuk scan.Tampilkan jumlah FP : Opsi untuk menampilkan jumlah sidik jari karyawan yang ada di mesin padakolom FP (fingerprint).Sertakan FP : Opsi untuk menyertakan sidik jari pada saat download karyawan. Jika opsi ini dimatikan,maka data karyawan yang didownload tanpa sidik jari. Opsi ini juga berlaku untuk download melaluiweb dan melalui flash disk.Proses cepat (untuk FP banyak) : Jika jumlah karyawan yang didownload banyak, maka sebaiknya opsiini dipilih, karena aplikasi akan menggunakan teknik yang berbeda dan lebih cepat jika karyawan yangdidownload banyak.Tumpuk data lama : Jika diaktifkan, maka data yang berbeda di mesin akan menumpuk data yangsudah ada di database, termasuk di dalamnya Alias (nama karyawan di mesin), password, hak akseskaryawan di mesin, nomor kartu RFID, dan sidik jari (FP). Opsi ini juga berlaku untuk download melaluiweb dan melalui flash disk.
  • 26. Fingerspot Time Management User’s Guide26 Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Browse Flash Diskkemudian tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesindisimpan. Klik tombol OK. Selanjutnya pilih display dan algoritma sidik jari yang digunakan olehmesin. Untuk versi algoritma, Anda dapat melihatnya di mesin. Sebagaicontoh mesin Anda mempunyai layar warna dengan versi algoritmasidik jari VX.10.0, maka Anda pilih display TFT dan Algoritma sidik jariVX10.0. Klik OK untuk proses download. Pilih karyawan yang akan dimasukkan datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.
  • 27. Fingerspot Time Management User’s Guide27.Data karyawan yang telah didownload akan mengisi daftar karyawan pada menu Karyawan untukselanjutnya diatur dan dilengkapi datanya.
  • 28. Fingerspot Time Management User’s Guide28Upload Data dan Sidik Jari KaryawanJika di dalam mesin sudah ada data karyawannya, upload data karyawan ini berguna untuk melengkapi datakaryawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi muncul nama karyawantersebut di layar mesin, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisamemasukkan nama secara langsung di mesin. Jika mesin dalam kondisi kosong, maka upload data karyawandimaksudkan untuk mengisi mesin yang kosong tadi dengan data karyawan yang dipilih. Upload bisa hanyaberupa informasi karyawan (alias, hak akses dll), bisa juga beserta sidik jarinya. Upload dapat dilakukanmelalui kabel jaringan, serial atau USB kabel maupun melalui flash disk tergantung dari koneksi yangdigunakan oleh mesin. Berikut cara upload datakaryawan ke mesin : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanyadengan menandai checkbox di sebelah kirinama mesin (bisa lebih dari satu). Klik tombol Upload User. Halaman di sampingakan tampil.
  • 29. Fingerspot Time Management User’s Guide29 Pilih karyawan yang akan diupload lalu tekan tombol OK. Halaman berikut akan tampil.
  • 30. Fingerspot Time Management User’s Guide30 Jika mesin terkoneksi dengan kabel, pilih Melalui mesin. Kemudian tunggu hingga proses uploadselesai.
  • 31. Fingerspot Time Management User’s Guide31 Jika upload data melalui Flash disk, pilih melalui flash disk. Pastikan flash disk sudah terpasang padakomputer. Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flashdisk yang akan diisi data karyawan. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secaraotomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (blackwhite) atau berwarna (TFT). Pilih juga versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin. Untuk versialgoritma ini Anda bisa cek di daftar karyawan pada menu Karyawan, yaitu pada kolom FP9 atau FP10.Selanjutnya pilih OK dan tunggu sampai proses upload selesai. Data yang sudah masuk ke dalam flash disk dapat diupload ke mesin. Cara upload ke mesinmenggunakan flash disk silahkan dibaca di buku manual mesin bersangkutan.
  • 32. Fingerspot Time Management User’s Guide32Karyawan yang diupload adalah karyawan karyawan yang dicentang atau dipilih. Jika Anda menghendakipilihan yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > PilihanSimple > Pengaturan Upload Default.Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan upload yang lebihbanyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah modetampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Andakembali ke menu Mesin untuk melakukan upload karyawan.Cara upload karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanya denganmenandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisalebih dari satu). Klik tombol Upload User. Halaman disamping akantampil. Pilih karyawan yang ada di jendela sebelah kiri,kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanandengan menggunakan tombol >. Di bawah jendela sebelah kanan, Anda dapat memilihopsi yang tersedia :Sertakan FP : Opsi dipilih jika ingin upload informasikaryawan beserta sidik jarinya.FP Saja : Opsi ini dipilih jika hanya PIN dan sidik jari
  • 33. Fingerspot Time Management User’s Guide33(FP) karyawan yang akan diupload. Informasi lain seperti alias, hak akses, password, nomor kartu RFIDdan lain-lain tidak akan diupload.User yang memiliki FP saja : Opsi ini berarti hanya karyawan yang memiliki sidik jari saja yang diupload.Karyawan yang tidak memiliki sidik jari tidak akan diupload, meskipun telah dipilih sebelumnya. Di bawah pilihan upload melalui, terdapat tiga pilihan, yaitu :MesinPilihan digunakan jika mesin dan aplikasi terhubung dengan kabel jaringan, serial maupun USB. SetelahAnda memilih mesin, kemudian tekan tombol Upload. Tunggu hingga proses upload selesai.
  • 34. Fingerspot Time Management User’s Guide34Catatan : Opsi kunci mesin digunakan jika menginginkan aplikasi mengunci mesin pada saat prosesupload sedang berlangsung agar mesin tidak dapat digunakan scan pada saat prosesberlangsung.WebPilihan ini digunakan jika Anda akan meng-uploadkaryawan ke mesin melalui website yang disediakanFingerspot. Setelah Anda memilih web, pilih versialgoritma sidik jari yang digunakan mesin, pilihannyaadalah VX9.0 dan VX10.0. Lalu tekan tombol Upload.Tentukan dimana file yang akan diupload diletakkan.Misalnya di Desktop. Setelah proses selesai, Anda dapatmemeriksa di Dekstop komputer Anda telah ada duabuah file dengan nama userinfo.fin dan template.fin. File-file inilah yang nantinya diupload melalui web. Caraupload ke web bisa dibaca pada manual penggunaan webbersangkutan.
  • 35. Fingerspot Time Management User’s Guide35Flash diskPilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload karyawan kemesin melalui flash disk. Setelah Anda memilih flash disk,langkah selanjutnya adalah memilih display dan versi algoritmasidik jari (FP) yang digunakan mesin. Black White untuk mesindengan layar hitam putih, TFT untuk layar warna. Versialgoritma yang digunakan karyawan bisa dilihat di menuKaryawan pada kolom FP9 dan FP10, atau bisa dicek langsungdi mesin.Setelah Anda memilih display dan algoritma sidik jari, Andatekan tombol Upload.Tentukan dimana file akan diletakkan. Anda dapat meletakkanlangsung di drive flash disk atau di hard disk Anda. Kemudianupload file tersebut ke mesin melalui flash disk yang didalamnya sudah terdapat file hasil upload dari aplikasi. Caraupload ke mesin bisa dibaca pada manual mesin masing-masing.
  • 36. Fingerspot Time Management User’s Guide36Selain upload data karyawan, pada halaman upload advance ini, Anda juga dapat menghapus karyawan yangada di mesin. Fasilitas ini letakkan di sebelah kiri bawah halaman.Cara menghapus karyawan di mesin melalui halaman upload adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisalebih dari satu). Klik tombol Upload User. Halaman berikut akan tampil.
  • 37. Fingerspot Time Management User’s Guide37….. Pilih karyawan yang akan di hapus dijendela sebelah kiri, kemudian pindahkanke jendela sebelah kanan denganmenggunakan tombol >. Tekan tombol Hapus data di mesin yangterletak di sebelah kiri bawah halaman iniuntuk proses hapus. Opsi yang tersediauntuk hapus data karyawan ini adalah :FP Saja : hanya data FP (Fingerprint) alias sidikjari karyawan terpilih yang akan dihapus.Password saja : hanya password karyawan dimesin yang akan dihapus.Jika kedua pilihan di atas tidak dipilih, makaaplikasi akan menghapus seluruh data karyawanterpilih termasuk sidik jari (FP), password,maupun data yang lain.Hapus juga di database : data karyawan yang sudah ada di database akan ikut terhapus bersamaandengan data karyawan yang ada di mesin.Kunci mesin : digunakan untuk mengunci mesin saat proses hapus berlangsung.
  • 38. Fingerspot Time Management User’s Guide38Download Data Presensi KaryawanData presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalamipenghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk kedalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan.Download data presensi dilakukan pada saat Anda akan melakukan perhitungan absensi karyawan atau Andajadwalkan secara teratur melalui download otomatis yang bisa Anda isikan pada isian tambah mesin. Hal lainyang perlu Anda perhatikan adalah kapasitas tampung mesin. Setiap mesin mempunyai kapasitaspenyimpanan yang berbeda. Jika kapasitas sudah penuh, maka karyawan Anda tidak dapat melakukan scanlagi. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengecekan data presensi yang sudah ada di mesin. Anda dapatmemeriksa jumlah data presensi di mesin melalui menu Mesin > Pengaturan > Informasi Mesin. Jika datapresensi sudah mendekati daya tampung maksimal mesin, sebaiknya segera Anda download data presensitersebut dan kemudian hapus data presensi yang ada di mesin agar dapat digunakan scan kembali olehkaryawan Anda. Untuk menghapus data presensi dapat dilakukan melalui menu Mesin > Pengaturan >Hapus semua data presensi saja di mesin atau Anda dapat menghapusnya langsung melalui mesin.Cara download data presensi karyawan dari mesin adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisalebih dari satu). Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.
  • 39. Fingerspot Time Management User’s Guide39Tersedia tiga pilihan, yaitu Melalui mesin, Melalui web dan Melalui flashdisk.
  • 40. Fingerspot Time Management User’s Guide40Melalui mesinPilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN, serial dan USB. Anda hanyatinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download presensi selesai.
  • 41. Fingerspot Time Management User’s Guide41Melalui webPilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlumenentukan dimana file yang Anda download dari web.
  • 42. Fingerspot Time Management User’s Guide42Melalui flash diskPilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media flashdisk untuk transfer data presensi dari mesin keaplikasi. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk yang berisi datapresensi dari mesin ke komputer. Cara download data presensi menggunakan flash disk dari mesin keflash disk dapat Anda baca pada manual mesin masing-masing.Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol melalui flash disk, tampilan berikutakan muncul.Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buahflash disk yang terpasang Anda harusmenentukan flash disk yang mana yang adadatanya. Jika flash disk yang terpasang hanyasatu, maka aplikasi secara otomatis akanmemilihkan untuk Anda. Kemudian pilih displaydari mesin apakah hitam putih (black white) atauberwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggusampai proses selesai.Data presensi yang didownload adalah semuadata. Jika Anda menghendaki hanya downloaddata terbaru saja atau opsi yang lain, maka Andadapat mengubah opsinya di menu Pengaturan >Cara Pemakaian > Pilihan Simple > PengaturanDownload Presensi.
  • 43. Fingerspot Time Management User’s Guide43Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yanglebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah modetampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Andakembali ke menu Mesin untuk melakukan download presensi.Cara download presensi dalam tampilan advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Mesin. Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisalebih dari satu). Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.
  • 44. Fingerspot Time Management User’s Guide44 Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Download melalui mesin untuk mulaidownload data presensi karyawan. Tetapi sebelumnya Anda dapat memilih opsi yang tersedia :Download terbaru saja : hanya download data yang belum pernah didownload sebelum tanggaltercantum.Download mulai tanggal : download data mulai tanggal tercantum sampai saat didownload.Download semua data :download seluruh data yangtersimpan di mesin.Tambahkan PIN baru kedatabase : Jika ada data presensikaryawan yang karyawantersebut belum terdaftar diaplikasi, maka setelah downloadpresensi, aplikasi akanmenambahkan data karyawantersebut ke daftar karyawan.Kunci mesin : Opsi untukmengunci mesin pada saatdownload presensi berlangsungagar mesin tidak digunakan untukscan.
  • 45. Fingerspot Time Management User’s Guide45 Jika Anda download data presensi dari Web, maka pilih tombolDownload melalui web. Tentukan dimana file hasil download dariweb disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai. Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Download melaluiFlash Disk kemudian pilih jenis layar mesin, selanjutnya tentukandimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Kliktombol OK dan tunggu proses hingga selesaiEkspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTMDalam aplikasi ini, Anda dapat melakukan ekspor dan impor data presensi antar aplikasi FTM. Hal seperti inidibutuhkan jika Anda menginginkan transfer data presensi dari kantor cabang lain yang belum mempunyafasilitas jaringan dan Anda menghendaki kiriman data dalam bentuk file. File yang akan diimpor adalah filehasil ekspor aplikasi FTM. Sebenarnya Anda dapat meminta file yang didownload langsung dari mesinmenggunakan flashdisk, tetapi ada beberapa jenis mesin yang tidak mempunyai fasilitas download uploadmenggunakan media flashdisk. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan fasilitas ekspor impor datapresensi yang ada dalam aplikasi ini.1. Ekspor Data PresensiEkspor data presensi dilakukan melalui menu Laporan. pada menu Laporan, pilih Tab PerhitunganAbsensi, kemudian pilih tab Data Scan. Tentukan rentang tanggal data yang akan diekspor. Pilih format
  • 46. Fingerspot Time Management User’s Guide46ekspor data WEB pada bagian format eksport, kemudian klik tombol Export. Anda akan diminta untukmenyimpan file hasil ekspor. File inilah yang nantinya akan diimpor.2. Impor Data PresensiImpor data presensi dilakukan melalui menu Mesin, yaitu pada sub menu Download Presensi. Impordilakukan melalui pilihan Web, sama seperti ketika Anda download data presensi melalui web. SetelahAnda klik tombol Download melaui web, Anda akan diminta menentukan dimana file hasil ekspordisimpan.
  • 47. Fingerspot Time Management User’s Guide47PengaturanMenu ini digunakan untuk melihat informasi mesin melalui aplikasi. Tersedia juga beberapa perintahterhadap mesin yang bisa dilakukan dari aplikasi. Pilih menu Mesin. Pilih mesin yangakan dilihat dengan menandai checkbox disebelah kiri nama mesin (bisa lebih darisatu). Klik tombol Pengaturan. Halaman berikut akan tampil.
  • 48. Fingerspot Time Management User’s Guide48Ada beberapa tombol pada halaman ini, yaitu : Informasi Mesin : untuk menampilkan jumlah user, jumlah FP (sidik jari), dan jumlah datapresensi yang ada di mesin. Ubah Waktu Mesin : untuk mengubah waktu di mesin sesuai dengan waktu di komputer. Restart Mesin : untuk merestart mesin. Hapus Administrator : mengubah hak akses user dari admin ke user biasa. Admin adalahkaryawan yang berhak untuk akses menu mesin, sedangkan user biasa hanya bisa melakukanverifikasi atau absen saja. Hapus Semua Data User Di Mesin : Untuk menghapus seluruh data karyawan di mesin. Hapus Semua Data Presensi : Untuk menghapus seluruh data presensi (data scan) di mesin. Hapus Semua Data Operasional Mesin : Untuk menghapus catatan pemakaian mesin oleh admin. Hapus Semua Data: untuk menghapus seluruh data di mesin meliputi user, presensi, danoperasional. Ubah Format Tanggal Mesin : untuk mengubah format tanggal yang ada di mesin sesuai denganformat tanggal yang di pilih.
  • 49. Fingerspot Time Management User’s Guide49KARYAWANPengaturan DepartemenPilih menu Karyawan kemudian klik tombol Departemen yang ada di sebelah kanan bawah halaman menukaryawan ini. Tampilan berikut akan tampil :
  • 50. Fingerspot Time Management User’s Guide50Terlihat sudah terdapat nama departemen Induk dengan nama Fingerspot. Anda dapat mengganti dengannama perusahaan atau nama kantor cabang perusahaan Anda dengan memilih nama departemen induktersebut kemudian klik tombol Edit. Ganti namanya kemudian klik OK.Untuk menambah departemen di bawah namadepartemen induk, pilih nama departemen induk lalu kliktombol Add. Isi nama departemen kemudian klik OK.Untuk menambah sub departemen, pilih departemeninduknya lalu klik tombol Add, isi nama sub departemenkemudian klik OK.
  • 51. Fingerspot Time Management User’s Guide51Jika ingin mengubah nama departemen, Anda pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Edit ,ubah nama departemen lalu klik OK. Jika Anda ingin menghapus departemen, pilih departemenbersangkutan kemudian klik tombol Hapus lalu OK untuk konfirmasi .
  • 52. Fingerspot Time Management User’s Guide52Cabang dan JabatanPengaturan Cabang dan Jabatan sama dengan operasional pada Pengaturan Departemen, hanya saja Andatidak bisa membuat sub seperti pada departemen. Anda hanya dapat membuat daftar cabang atau daftarjabatan.
  • 53. Fingerspot Time Management User’s Guide53Tambah Data KaryawanKaryawan dapat ditambahkan secara manual maupun ditambahkan dari mesin melalui proses downloadkaryawan. Jika karyawan ditambahkan melalui proses download karyawan dari mesin, langkah selanjutnyaadalah melengkapi datanya dengan tombol Ubah. Kemudian Anda pindahkan ke departemen masing-masingmenggunakan tombol Pindah. Tentunya daftar departemen telah Anda tambahkan sebelumnya.Jika Anda ingin menambahkan karyawansecara manual, maka Anda masuk ke menuKaryawan kemudian klik tombol Tambah.Isi sesuai dengan data karyawan yang adaterutama PIN, NIK, Nama dan Alias (nama dimesin), lalu klik tombol SimpanUbah Data KaryawanJika ada data karyawan yang akan diubahdatanya, masuk ke menu Karyawan, pilihkaryawan yang akan diubah denganmenandai pada checkbox yang ada disebelah kiri karyawan, kemudian klik tombolUbah. Lakukan pengubahan seperlunya dansimpan kembali.
  • 54. Fingerspot Time Management User’s Guide54Hapus Data KaryawanKaryawan yang sudah tidak diperlukan lagi datanya dapat Anda hapus dari daftar karyawan. Caranya masukke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dihapus dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kirikaryawan, kemudian klik tombol Hapus. Tekan OK jika muncul konfirmasi untuk menghapus.Impor Data Karyawan dari File ExcelImpor data karyawan melalui file excel disediakan untuk memudahkan pengisian daftar karyawan apalagijika jumlah karyawan yang akan dimasukkan banyak. Berikut cara mengisi data karyawan menggunakan fileexcel : Siapkan file daftar karyawan dalam format excel. Pilih menu Karyawan. Klik tombol Impor Xls halaman berikut akan tampil :
  • 55. Fingerspot Time Management User’s Guide55 Browse file excel yang telah sebelumnya disiapkan Cocokkan kolom yang ada di kiri dengan kolom dari tampilan file Excel
  • 56. Fingerspot Time Management User’s Guide56 Klik tombol ImporCatatan : Opsi tumpuk data digunakan untuk menumpuk data yang sudah ada di daftar karyawan dengandata dari excel jika ditemukan kesamaan PIN.
  • 57. Fingerspot Time Management User’s Guide57Memindahkan KaryawanJika Anda menambahkan karyawan melalui download dari mesin maupun menggunakan Impor Xls, makaseluruh karyawan akan menempati induk departemen. Untuk itu perlu dipindahkan ke departemen masing-masing. Untuk memindahkan karyawan, pilih karyawan yang akan dipindahkan, kemudian tekan tombolPindah. Setelah form pindah departemen muncul, pilih departemen yang dikehendaki, kemudian Simpan.
  • 58. Fingerspot Time Management User’s Guide58Membuat Jadwal Kerja KaryawanSetelah Anda menentukan jam kerja, shift dan merangkai shift tersebut tersebut dalam suatu dasar jadwalmaka selanjutnya Anda menentukan dasar jadwal tersebut akan dijalani oleh karyawan yang mana.Pembuatan shift dan dasar jadwal dapat Anda lihat pada halaman 69.Jadwal kerja dapat ditentukan untuk semua karyawan, per departemen ataupun per karyawan. Anda dapatmemanfaatkan fasilitas filter pada daftar karyawan di menu Karyawan. Pada menu Karyawan juga tersediafasilitas Tampung yang dapat digunakan untuk menyimpan karyawan yang dipilih kemudian mencarikaryawan berikutnya dan menyimpannya lagi ke dalam tampung. Fasilitas ini juga memungkinkan Andamenggunakan daftar di dalamnya berkali-kali tanpa harus memilih karyawan lagi.Berikut cara untuk menjadwalkan karyawan : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandaicheckbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampunguntuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampunglagi. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Dasar jadwal. Halaman berikut akan tampil.
  • 59. Fingerspot Time Management User’s Guide59Pilih dasar jadwal yang tersedia. Tentukan Tgl Mulaiberlakunya jadwal tersebut. Klik Simpan.Jadwal akan berlaku sejak tanggal mulai yang ditentukantanpa ada batas akhirnya. Jadwal akan berakhir jika Andamembuat jadwal baru. Jadi batas berlakunya jadwalpertama adalah tanggal mulai jadwal kedua. Batasberlakunya jadwal kedua adalah tanggal mulai jadwal ketigadan seterusnya.Misalnya jadwal reguler ‘teknisi’ dimulai tanggal 1Desember 2011. Jadwal ini akan berakhir pada tanggal 31Desember 2011 karena ada jadwal baru ‘puasa’ yangdimulai tanggal 1 Januari 2012. Jadwal ‘puasa’ ini juga akanberakhir pada tanggal 31 Januari 2012 karena karyawanmenggunakan jadwal ‘teknisi’ kembali mulai tanggal 1Februari 2012.
  • 60. Fingerspot Time Management User’s Guide60Memasukkan Izin AbsensiJika ada satu atau sebagian karyawan yang izin tidak masuk karena alasan tertentu, maka Anda dapatmenambahkan izin tersebut. Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan ditambahkan izindengan menandai checkbox di sebelah kirikaryawan.Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung,maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandaicheckbox yang ada di sebelah kiri tombolTampung. Pilih karyawan kemudian klik tombolTampung untuk memilih karyawan tersebut. Carilagi karyawan yang akan dimasukkan izinnya laluklik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Andadapat menggunakannnya ataupun tidak. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombolIzin Absensi. Halaman disamping akan tampil. Tentukan jenis izin, tanggal dan keterangan. KlikSimpan.
  • 61. Fingerspot Time Management User’s Guide61Menambahkan Izin ScanJika salah satu atau sebagian karyawan lupa melakukan scan dan ingin Anda tambahi scan tersebut di menuini, maka Anda dapat menambahkan scan yang terlupa tersebut. Pada sub menu Izin Scan, Anda juga dapatmemasukkan izin datang terlambat, izin pulang cepat dan izin tidak istirahat.Untuk izin lupa scan dan tambah scan, maka aplikasi akan menambahkan scan yang tidak ada. Sedangkanuntuk izin terlambat dan pulang cepat, maka aplikasi akan menghilangkan nilai telambat dan pulang cepatdari karyawan yang mengalami keterlambatan maupun pulang sebelum waktunya tersebut.Sementara itu izin tidak istirahat digunakan untuk karyawan yang terpaksa tidak bisa istirahat karena adakewajiban yang harus diselesaikan. Dengan izin tersebut, maka durasi jam kerja si karyawan tidak akandipotong. Izin tidak istirahat ini digunakan hanya jika pada shift digunakan jenis Istirahat Wajib.Cara menambahkan Izin Scan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandaicheckbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampunguntuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan ditambahkan izin lalu klik tampunglagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Scan. Halaman berikut akan tampil.
  • 62. Fingerspot Time Management User’s Guide62 Tentukan jenis, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.
  • 63. Fingerspot Time Management User’s Guide63Membuat Jadwal Per KaryawanSebelumnya sudah dijelaskan tentang cara membuat jadwal dengan dasar jadwal. Dasar jadwal mempunyairotasi yang berurutan, mempunyai pola tertentu dan shift-shift yang berada di dalamnya dapat berlakusecara otomatis. Tetapi pada kondisi jam kerja yang tidak beraturan polanya, maka Anda tidak dapatmenggunakan dasar jadwal. Oleh karena itu, aplikasi ini menyediakan cara membuat jadwal secara manual.Di sini Anda dapat menentukan jadwal karyawan per tanggal. Anda dapat menentukan pada tanggal inikaryawan menggunakan shift ini. Jadwal ini dibuat berdasarkan jadwal yang dibuat oleh perusahaan.Jadwal per Karyawan ini dapat Anda gunakan sebagai jadwal utama atau sebagai alat bantu pada kondisitertentu. Jika Anda menggunakannya sebagai jadwal utama, maka Anda tidak perlu memasukkan dasarjadwal pada karyawan. Tetapi jika Anda menggunakannya sebagai alat bantu dan digunakan pada saat-saattertentu saja, maka Anda tetap wajib menentukan dasar jadwal pada karyawan.Jadwal per Karyawan ini mempunyai prioritas lebih tinggi daripada dasar jadwal. Jadi aplikasi akanmemeriksa terlebih dahulu, apakah pada hari tertentu terdapat Jadwal per Karyawan atau tidak. Jika adamaka aplikasi akan memproses data presensi berdasarkan jadwal per karyawan ini dan mengabaikan dasarjadwal. Tetapi jika tidak ada, maka aplikasi akan memproses berdasarkan dasar jadwal.Cara membuat jadwal per karyawan adalah sebagai berikut : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandaicheckbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung
  • 64. Fingerspot Time Management User’s Guide64untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampunglagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak. Setelah selesai memilihkaryawan, klik tombol JadwalKaryawan. Halaman berikutakan tampil. Pilih area yang akan diisi shift,kemudian arahkan pointermouse ke sebelah kanan.Daftar shift akan muncul. Pilihsalah satu shift dengan klikdua kali atau double click.Kode shift yang dipilih akantampil pada area yang dipilih. Klik Simpan.Catatan :- Anda juga bisa melakukan copy paste shift yang telah dimasukkan.- Pengisian shift juga bisa dilakukan dengan file excel yang diekspor dari halaman ini. File excel yangtelah diisi dapat diimpor kembali ke jadwal karyawan ini.
  • 65. Fingerspot Time Management User’s Guide65Surat Perintah LemburPada aplikasi ini, lembur dapat langsung disetujui secara otomatis oleh aplikasi atau harus menggunakanSurat Perintah Lembur (SPL). Jika menggunakan SPL, maka hanya lembur yang mempunyai SPL yang akandisetujui. Untuk menentukan apakah lembur disetujui oleh aplikasi secara langsung atau menggunakan SPL,Anda dapat mengaturnya di menu Pengaturan > Pengaturan Shift>Perhitungan Lembur.Cara menambahkan Surat Perintah Lembur : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan dimasukkan SPL-nyadengan menandai checkbox di sebelah kirikaryawan. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol SuratPerintah Lembur. Halaman berikut akan tampil. Pilih Shift dimana lembur dijadwalkan. Pilih tanggal berlaku dan jenis lemburnya. Sebagianberarti untuk lembur yang melekat pada shiftseperti Lembur Awal dan Lembur Akhir, sedangkanPenuh berarti lembur yang satu shift penuh. Klik Simpan.
  • 66. Fingerspot Time Management User’s Guide66Akses Laporan dari menu KaryawanLaporan dapat dibuat melalui dua jalan, yaitu melalui menu Laporan dan melalui menu Karyawan. Kelebihanproses laporan dari menu Karyawan adalah Anda dapat memilih karyawan dengan menggunakan fasilitastampung yang memungkinkan memilih karyawan yang berbeda departemen dengan lebih mudah.Cara menambahkan proses laporan : Masuk ke menu Karyawan. Pilih karyawan yang akan diproses laporannya dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandaicheckbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampunguntuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan diproses laporannya lalu klik tampunglagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Proses Laporan. Anda akan diantarkan ke menu laporan. Di sini Anda dapat memproses laporan. Untuk proses laporan, silahkan merujuk ke menu Laporan padahalaman 101.Catatan :Daftar karyawan yang dipilih akan tampil dimenu Laporan pada bagian tampung.
  • 67. Fingerspot Time Management User’s Guide67Kalender KaryawanSub menu pada menu Karyawan ini digunakan untuk melihat kalender karyawan per bulannya yangmenampilkan data terlambat, pulang cepat, istirahat lebih serta izin. Masih dalam menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dilihat kalendernya. Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Kalender karyawan. Anda akan melihat tampilanberikut: Di gambar terlihat izin sakit dan cuti karyawan pada tanggal 10 dan 11.
  • 68. Fingerspot Time Management User’s Guide68JADWALJadwal kerja dibuat dari serangkaian Shift yang dihimpun dalam Dasar Jadwal. Shift berisi jam kerja yangmerupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar. Setelahshift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat padamasing-masing karyawan.Hal yang penting untuk diingat, bahwa aplikasi ini digunakan mesin yang jenisnya standalone, artinya seluruhpengaturan di sini dapat Anda buat dan ubah sewaktu-waktu jika ternyata ada karyawan yang bekerja di luaraturan yang telah ditetapkan. Keputusan pembuatan laporan tidak terjadi seketika ketika proses scanberlangsung seperti pada jenis mesin absensi online (PC-Based). Laporan dapat dibuat berbeda dengan saatkaryawan scan.ShiftShift merupakan kumpulan dari jam kerja karyawan yang disertai dengan aturan dan batasan tertentu.Termasuk di dalamnya adalah jam masuk, jam pulang, lembur, istirahat dan hitungan durasi kerja karyawan.Dengan aturan dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan perhitungan absensi karyawan. Dengan aturandan batasan inilah aplikasi dapat menentukan apakah karyawan terlambat, pulang lebih cepat, lembur dansebagainya. Jika di dalam perusahaan Anda menggunakan banyak shift, maka Anda harus membuat seluruhshift tersebut. Selanjutnya Anda dapat mengelompokkan shift-shift tersebut dalam Dasar Jadwalberdasarkan kelompok kerja karyawan Anda.
  • 69. Fingerspot Time Management User’s Guide69Tambah Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut : Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.- Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknyanama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift inidigunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yangberlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisamembuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen Bdan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya adakaryawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.
  • 70. Fingerspot Time Management User’s Guide70- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode inisangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal 63).- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jammasuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksisesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jammasuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scanpada jam pulang saja. Jika tidak scan pulang, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Outmembolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitudurasi efektif dan aktual.Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar – Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambatdan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektifmaksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, makadurasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendirinilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuaidengan rumus yang telah dijelaskan.Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar – Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat,terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktualmempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal
  • 71. Fingerspot Time Management User’s Guide71dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telahdijelaskan.- Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jikadiisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitungsetengah hari.- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur.Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan JamMasuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (DurasiAktual).- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorangkaryawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indekslembur. Klik Simpan. Contoh pengisian bisa dilihat sebagai berikut :
  • 72. Fingerspot Time Management User’s Guide72Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan input shift yanglebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah modetampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Andakembali ke menu Jadwal untuk melakukan tambah shift.Cara tambah shift pada mode advance adalah sebagai berikut : Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :
  • 73. Fingerspot Time Management User’s Guide73Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.- Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknyanama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift inidigunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yangberlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisamembuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen Bdan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya adakaryawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode inisangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal. 63).- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jammasuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksisesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jammasuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scanpada jam pulang saja. Jika tidak scan keluar, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Outmembolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitudurasi efektif dan aktual.Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar – Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambatdan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektifmaksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, makadurasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendirinilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuaidengan rumus yang telah dijelaskan.
  • 74. Fingerspot Time Management User’s Guide74Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar – Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat,terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktualmempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimaldianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telahdijelaskan.- Mulai Jam Masuk : Jam paling awal karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scanmasuk sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisamenentukan batas mulai jam masuk ini satu jam sebelum jam masuk atau sesuaikan denganaturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 06.00 yang berarti satu jam sebelum Jam Masuk.- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.- Akhir Jam Masuk : Jam paling akhir karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scanmasuk sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisamenentukan batas akhir jam masuk ini satu jam setelah jam masuk atau sesuaikan dengan aturanperusahaan. Misalnya Anda isi jam 08.00 yang berarti satu jam setelah Jam Masuk.- Mulai Jam Keluar : Jam paling awal karyawan bisa scan keluar/pulang. Jika ada karyawan yangscan keluar sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisamenentukan batas mulai jam pulang ini satu jam sebelum jam pulang atau sesuaikan denganaturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 14.00 yang berarti satu jam sebelum jam keluar.- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.
  • 75. Fingerspot Time Management User’s Guide75- Akhir Jam Keluar : Jam paling akhir karyawan bisa scan pulang. Jika ada karyawan yang scanpulang sesudah jam ini maka akan dianggapinvalid atau diabaikan oleh aplikasi. Andabisa menentukan batas akhir jam keluar inisatu jam setelah jam pulang ataudiperpanjang jika nantinya ada lembursetelah pulang.- Toleransi terlambat : durasi terlambatmaksimal yang Anda izinkan untukkaryawan. Misalnya Anda menentukantoleransi terlambat 15 menit sebelum jammasuk, maka seluruh karyawan yangmenggunakan jam kerja ini baru dianggapterlambat setelah 15 menit dari jam masuk.Pada contoh ini jika jam masuk jam 07:00maka karyawan yang scan di jam 08:15 ataukurang dianggap tidak terlambat. Tetapikaryawan yang scan di atas jam 08:15dianggap terlambat misalnya scan jam 08:16dianggap langsung terlambat 16 menit.- Toleransi pulang cepat : durasi pulang cepatatau pulang sebelum jam pulang maksimalyang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan batas pulang cepat 15 menitsebelum jam pulang, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap
  • 76. Fingerspot Time Management User’s Guide76pulang cepat jika melakukan scan 15 menit sebelum jam pulang. Pada contoh ini jika jam keluarjam 15:00 maka karyawan yang scan di jam 14:45 atau lebih dianggap tidak pulang cepat. Tetapikaryawan yang scan di bawah jam 14:45 dianggap pulang cepat misalnya scan jam 14:44 dianggaplangsung pulang cepat 16 menit.- Lembur Awal : Lembur yang dilakukan karyawan sebelum jam masuk. Lembur ini harus dilakukandi antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yangberarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitunganlembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk.Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnyakaryawan mulai scan lembur saat jam 06.15 sampai Jam Masuk yaitu jam 07.00, maka durasisebenarnya adalah 45 menit, tetapi jika nilai pengurang diisi 15, maka lembur yang dihasilkanmenjadi 30 menit.- Istirahat 1 : Jam Istirahat pertama. Di sini Anda dapat menentukan jam awal mulai istirahat danakhir kembali dari istirahat. Scan istirahat harus berada di area yang ditentukan. Scan yangberada di luar batasan akan dianggap tidak valid oleh aplikasi. Kemudian minimal istirahat yangberarti jika karyawan scan di bawah durasi minimal tersebut tetap akan dihitung sama denganminimal. Maksimal istirahat adalah durasi istirahat maksimal yang dapat dijalani karyawan. Jikakaryawan keluar istirahat melebihi nilai ini akan menghasilkan nilai Istirahat Lebih pada laporan.Istirahat ini mempunyai tiga status, yaitu Wajib yang berarti karyawan yang sengaja tidak scanistirahat tetap akan dipotong jam kerjanya. Nilai potongnya ditentukan pada menuPengaturan>Pengaturan Shift. Status kedua adalah tidak wajib yang berarti hanya karyawan yangscan istirahat yang akan dipotong durasi jam kerjanya. Sedangkan status ketiga adalahkompensasi lembur yang berarti istrahat yang tidak diambil akan dikompensasikan menjadi nilailembur.
  • 77. Fingerspot Time Management User’s Guide77- Isirahat 2 : Jam Istirahat kedua. Istirahat ini sama dengan istirahat 1. Istirahat 2 digunakan jikadalam satu shift terjadi dua kali istirahat.- Lembur Akhir : Lembur yang dilakukan karyawan setelah jam keluar/pulang. Lembur ini harusdilakukan di antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Pada isian, Anda perlu menentukan Minyang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimalhitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Jam Keluar sampai Akhir JamKeluar. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani.Misalnya karyawan mulai lembur setelah Jam Keluar 15.00, jika menghendaki lembur barudihitung setelah 30 menit, maka nilai Min harus diisi 30. Karyawan yang lembur kurang dari 30menit, maka dianggap tidak lembur. Karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 31menit. Jika Anda menghendaki lembur benar-benar dihitung dari jam 15.30, maka nilai Pengurangharus diisi 30. Maka karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 1 menit. Apabila adakaryawan yang lembur di atas nilai Max, maka tetap akan dihitung sama dengan nilai maksimaltersebut.- Lembur Putus : Istilah ini untuk menyebut lembur yang dilakukan karyawan di luar batas akhirjam keluar. Lembur jenis ini biasa dilakukan karyawan yang sudah pulang kemudian dimintakembali lagi untuk lembur. Untuk itu Anda hanya diminta untuk mengisi Jam Masuk Lembur yangberarti jam paling awal dapat melakukan lembur. Kemudian Jam Keluar Lembur yang berarti jampaling akhir karyawan dapat melakukan lembur. Kemudian Anda isi nilai min, max dan pengurangseperti isian pada lembur awal maupun lembur akhir.- Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jikadiisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitungsetengah hari.
  • 78. Fingerspot Time Management User’s Guide78- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur.Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan JamMasuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (DurasiAktual).- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorangkaryawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indekslembur. Setelah isian lengkap, tekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil isian.Edit Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Pilih shift yang telah dibuat (hanya bisa pilihsatu), lalu klik tombol Ubah. Ubah isian sesuai yang dikehendaki. KlikSimpan kembali.Hapus Shift Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift. Pilih shift yang telah dibuat lalu klik tombolHapus Klik OK untuk konfirmasi.
  • 79. Fingerspot Time Management User’s Guide79Dasar JadwalDasar jadwal merupakan rangkaian dari shift. Dalam dasar jadwal kita dapat menentukan, rotasi dari shift,harian maupun mingguan. Kita juga dapat menentukan berapa shift yang berlaku per harinya. Sebelummembuat dasar jadwal, pastikan semua shift yang akan digunakan oleh karyawan sudah dibuat denganbenar. Anda dapat membuat beberapa dasar jadwal yang berbeda sesuai dengan kelompok kerja karyawandi perusahaan atau instansi Anda. Masing-masing dasar jadwal dapat menggunakan shift yang sama atauberbeda.Tambah dasar jadwal Pilih menu Jadwal, lalu pilih tabDasar Jadwal. Klik Tambah dan muncultampilan seperti disamping : Isi Nama Jadwal dengan namayang mudah diingat. Isi Jenis Periode serta satuannya.Jenis periode merupakan panjangrotasi dari shift yang akan dijalanikaryawan. Satuannya tersediadalam Harian dan Mingguan. JikaAnda mengisi Jenis Periode 1 dansatuannya Harian, maka artinya
  • 80. Fingerspot Time Management User’s Guide80dasar jadwal akan berulang tiap harinya. Jika Anda mengubah Jenis Periode menjadi 3, maka artinyakaryawan akan menjalani pola shift-shift yang sama selama 3 hari. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1dengan satuan Mingguan, maka berarti karyawan akan menjalani shift-shift dalam dasar jadwal yangakan berulang ke shift yang sama untuk setiap minggunya. Isi tanggal mulai yang merupakantanggal mulai berlakunya dasarjadwal yang dibuat. Pada jenisperiode mingguan, tanggal mulaiadalah sembarang tanggal yangjatuh pada hari Senin. Pilih hari-hari yang tampil,kemudian isikan shift yangberlaku pada hari tersebutdengan memindahkan daftar shiftyang berada di sebelah kiri bawahke jendela sebelah kanan denganmenekan tombol > ataumasukkan semua shift denganmenekan tombol >>. Setelah itupilih hari yang lain dan lakukanhal yang sama atau Anda dapatmemilih semua hari dan mengisinya dengan shift yang sama. Jangan lupa menentukan hari liburdengan menandai pada kolom Libur pada daftar hari yang tampil.
  • 81. Fingerspot Time Management User’s Guide81 Anda juga dapat menentukan urutan prioritas shift-shift yang sudah dipilih menggunakan tombolpanah atas dan panah bawah. Prioritas ini akan berguna untuk menentukan shift yang akan diambilaplikasi jika terjadi jam kerja karyawan ternyata masuk pada dua shift yang hampir sama. Klik Simpan.Contoh Pengisian Dasar Jadwal1. Satu Shift Berulang Tiap HariShift_1 akan berulang setiap hari tanpa ada hari libur.
  • 82. Fingerspot Time Management User’s Guide822. Tiga Shift Berulang Setiap HariShift_1, Shift_2, Shift_3 akan berulang setiap hari tanpa libur. Ketiga shift akan berlaku otomatis,artinya aplikasi dapat menetukan sendiri pada hari ini karyawan masuk ke shift yang mana.3. Tiga Shift Berulang Setiap Tiga HariPada hari Senin karyawan hanya akan menjalani Shift_1, Selasa Shift_2 atau Shift_2, Rabu Shift_1 atauShift_2 atau Shift_3. Pada hari Kamis karyawan akan kembali menjalani Shift_1, Jum’at Shift_2 atauShift_2, Sabtu Shift_1 atau Shift_2 atau Shift_3 dan seterusnya.
  • 83. Fingerspot Time Management User’s Guide834. Tiga Shift Berulang Setiap MingguHari Senin – Jum’at, karyawan akan mempunyai 3 pilihan shift, yaitu Shift_1, Shift_2 dan Shift3. Ketigashift ini berlaku otomatis, artinya aplikasi akan menentukan sendiri karyawan masuk pada shift yangmana. Sangat cocok untuk yang suka bertukar shift.Pada hari Sabtu karyawan menggunakan shift khusus Sabtu. Sedangkan hari Minggu karyawan libur,bagi yang masuk tersedia hanya Shift_1. Shift-shift ini akan berulang setiap minggunya dengan polayang sama.
  • 84. Fingerspot Time Management User’s Guide84Edit Dasar Jadwal Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal. Pilih dasar jadwal yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah. Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembaliHapus Dasar Jadwal Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal. Pilih dasar jadwal yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus. Klik tombol OK untuk konfirmasi.
  • 85. Fingerspot Time Management User’s Guide85Libur UmumSub menu ini untuk menambahkan, mengedit dan menghapus hari libur nasional yang berlaku di perusahaanatau instansi. Hari libur ini perlu diisi agar karyawan yang tidak masuk pada tanggal tersebut tidak dianggapabsen (bolos) pada hari tersebut.Tambah Hari Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Klik tombol Tambah, tentukan tanggal libur serta keteranganya. Klik Simpan.
  • 86. Fingerspot Time Management User’s Guide86Edit Hari Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Pilih daftar hari libur yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah. Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembaliHapus Libur Umum Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum. Pilih hari libur yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus. Klik tombol OK untuk konfirmasi.
  • 87. Fingerspot Time Management User’s Guide87PENGATURANPada menu ini terdapat pengaturan-pengaturan umum yang berlaku pada aplikasi ini.CARA PEMAKAIANTersedia dua mode atau cara pakai pada beberapa menu di aplikasi ini, yaitu Simple dan Advance. Modedefault adalah mode simple. Pada mode simple terdapat beberapa pengaturan yang digunakan di beberapamenu sedangkan pada mode Advance pengaturannya langsung ditampilkan pada menu bersangkutan. Padasaat mode andvance diaktifkan, maka pengaturan pada mode simple akan dinonaktifkan. Berikut beberapapengaturan pada mode simple : Pengaturan Download DefaultBagian ini memuat pengaturan untuk proses download karyawan dari mesin ke dalam aplikasi.- User baru saja : aplikasi hanya akan mendownload hanya karyawan baru yang belum ada didatabase.- Semua User : aplikasi akan download semua karyawan baikyang sudah ada di database aplikasi maupun yang belum adadi database.- User lama saja : aplikasi hanya akan download karyawanyang sudah ada di database.- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan didownloadbeserta sidik jarinya.- Tumpuk data lama : jika terdapat kesamaan data di mesindengan yang ada di database, maka data di database akanditumpuk dengan data dari mesin.
  • 88. Fingerspot Time Management User’s Guide88 Pengaturan Upload DefaultBagian ini memuat pengaturan untuk proses upload karyawan dari aplikasi ke mesin.- User yang dicentang : aplikasi akan upload karyawan yang dipilih saja.- User baru saja : aplikasi hanya akan upload karyawan yang tidak ada di mesin, tetapi ada diaplikasi- Semua user : aplikasi akan upload semua karyawan yang ada di aplikasi.- User lama saja : aplikasi akan upload karyawan yang sama dengan di mesin.- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan diupload beserta sidik jarinya. Pengaturan Download PresensiBagian ini memuat pengaturan untuk proses download data presensi karyawan dari mesin ke aplikasi.- Data terbaru saja : aplikasi akan download data presensi yang belum pernah didownload.- Semua Data : aplikasi akan download semua data presensi yang ada di mesin.- Langsung tambahkan PIN baru ke database : Jika ada data presensi karyawan di mesin yangkaryawan tersebut belum ada di database, maka setelah data presensi didownload, maka denganotomatis akan ditambahkan karyawan baru di daftar karyawan.
  • 89. Fingerspot Time Management User’s Guide89- Hapus data presensi setelah download : setelah download data presensi selesai, maka datapresensi yang ada di mesin akan dihapus. Pengaturan Realtime- Jika koneksi terputus, mencoba koneksi mesin lagi setelah : Jika koneksi putus, maka aplikasi akanberusaha untuk konek dengan mesin setelah waktu yang ditentukan.- Jika gagal konek, ulangi sebanyak : Jika terjadi koneksi gagal, aplikasi akan berusaha melakukankoneksi sebanyak nilai yang diinput.
  • 90. Fingerspot Time Management User’s Guide90 Default Isian ShiftBagian ini untuk menentukan pengaturan range pada pembuatan shift pada mode simple. Pengaturanini akan berlaku untuk seluruh shift pada mode simple.- Awal scan masuk : batasan paling awal dari scan masuk- Akhir scan masuk : batasan paling akhir dari scan masuk- Awal scan keluar : batasan paling awal dari scan keluar- Akhir scan keluar : batasan paling akhir dari scan keluar
  • 91. Fingerspot Time Management User’s Guide91PENGATURAN SHIFTPengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepatPada halaman ini diatur tentang kebijakansatu scan jika pada shift yang diwajibkanuntuk scan masuk dan scan keluar. Adaempat kebijakan yaitu : dibiarkan saja aliastidak ada hukuman, dianggap terlambat xmenit, dianggap tidak hadir dan dianggapkerja setengah hari. Selanjutnya adapengaturan tentang maksimal terlambat danmaksimal pulang cepat. Jika karyawanterlambat atau pulang cepat lebih dari yangditentukan, maka dianggap tidak hadir.Pengaturan LemburDi sebelah kanan pada tab ini terdapat pengaturan lembur apakah menggunakan SPL atau disetujui langsungoleh aplikasi. Secara default aplikasi akan langsung menyetujui adanya lembur. Jika Anda memilihMenggunakan Surat Perintah Lembur, maka untuk menyetujui lembur karyawan, maka Anda harus mengisiSPL pada menu Karyawan.
  • 92. Fingerspot Time Management User’s Guide92Pada pilihan otomatis system tersedia tiga opsi tambahan, yaitu : Kerja lebih dari satu shift, shift berikutnyadihitung lemburKaryawan yang bekerja lebih dari satu shift,maka shift berikutnya akan dihitung lembursatu shift penuh. Dengan catatan kedua shifttidak berhimpitan atau ada jeda antara shiftpertama dengan shift berikutnya. Misalnyashift 1 dan shift 3. Kerja di hari libur rutin.Karyawan yang bekerja pada hari libur rutin akan dianggap kerja lembur. Hari libur rutin adalah harilibur yang ditentukan pada shift baik itu yang ditentukan melalui Dasar jadwal maupun Jadwal perKaryawan. Hari libur rutin misalnya hari Minggu. Kerja di hari libur umumKaryawan yang bekerja pada hari libur umum akan dianggap kerja lembur. Hari libur umum adalah harilibur nasional yang ditentukan pada menu Jadwal.Pengaturan Istirahat WajibDi bawah pengaturan lembur terdapat pengaturan mengenai karyawan yang tidak istirahat padahal diadiwajibkan untuk istirahat. Pengaturan berupa besarnya pemotongan terhadap durasi jam kerja.
  • 93. Fingerspot Time Management User’s Guide93HAK AKSES USERSub menu ini digunakan untuk mengatur user yang berhak mengoperasikan aplikasi ini beserta hak aksesnya.Pada halaman ini tersedia dua jendela. Jendela atas berisi data group user sedangkan jendela bawah berisidata user. Urutan penambahan user adalah dengan menambahkan group user baru yang berisi aturan hakaksesnya kemudian menambahkan user baru sekaligus menambahkannya ke dalam group yang telah dibuatsebelumnya.Menambahkan Group Baru- Pada jendela Data Group User klik tombolTambah.- Masukkan Nama Grup dan pilih menu-menuyang bisa diakses.- Klik tombol Simpan.Mengubah Group- Pilih grup yang dimaksud.- Klik tombol Ubah.- Masukkan Nama Grup dan pilih menu-menuyang bisa diakses.- Klik tombol Simpan.Catatan:Grup Default tidak bisa diubah.
  • 94. Fingerspot Time Management User’s Guide94Menghapus Group- Pilih grup yang dimaksud.- Klik tombol Hapus.Catatan:Grup Default tidak bisa dihapus.Menambahkan User Baru- Pada jendela Data User klik tombol Tambah- Inputkan Nama, Password Baru, dan Konfirmasi Password Baru serta tentukan Group dari user ini.- Klik tombol Simpan.
  • 95. Fingerspot Time Management User’s Guide95Mengubah User- Pilih User yang dimaksud.- Klik tombol Ubah.- Inputkan Nama, Password Lama, PasswordBaru, dan Konfirmasi Password Baru sertatentukan Group baru untuk user ini.- Klik tombol Simpan.Menghapus User- Pilih User yang dimaksud.- Klik tombol Hapus.
  • 96. Fingerspot Time Management User’s Guide96PERHITUNGAN LAPORANPada bagian ini kita dapat mengatur status absensi, simbol di laporan, satuan dan pembulatannya.Simbol-simbol ini akan tampil pada laporansimbol. Simbol dapat ditampilkan lebih dari satudalam satu hari/shift. Misalnya dalam satu shiftterjadi terlambat dan pulang cepat, maka padalaporan simbol akan muncul setidaknya 3 simbol,yaitu simbol kehadiran, terlambat dan pulangcepat. Jika ada lembur pada shift tersebut, makasimbol yang tampil menjadi 4 simbol.Satuan terdiri dari Menit, Jam, Hari dan Kali.Satuan-satuan tersebut akan menentukan satuanyang tampil pada Laporan Rekap Per Periodekaryawan. Misalnya satuan untuk Terlambatdipilih ‘Menit’, maka pada laporan rekap akantampil dalam satuan ‘menit’. Jika diganti ‘Kali’maka setelah diproses ulang yang muncul padalaporan rekap dalam satuan ‘kali’. Penggantian satuan di sini tidak akan berpengaruh pada Laporan Rinciankaryawan.Pembulatan terdiri dari : tidak ada pembulatan, ke atas dan ke bawah.Tidak dibulatkan artinya hasil perhitungan akan ditampilkan apa adanya.
  • 97. Fingerspot Time Management User’s Guide97Pembulatan ke atas artinya hasil perhitungan pada rincian harian maupun rekap periode akan dibulatkan keatas sesuai nilai minimal yang diisikan. Misalnya nilai sebenarnya 10,4, nilai minimal 1, maka hasilnya akanmenjadi 11. Jika nilai minimal 0,5 maka hasilnya menjadi 10,5.Pembulatan ke bawah artinya hasil perhitungan pada rincian harian maupun rekap periode akan dibulatkanke bawah sesuai nilai minimal yang diisikan. Misalnya nilai sebenarnya 10,4, nilai minimal 1, maka hasilnyaakan menjadi 10. Jika nilai minimal 0,5 hasilnya menjadi 10.Indeks LemburIndeks lembur ini digunakan untuk mengalikan jumlah lemburdengan pengali tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku diperusahaan. Dengan indeks ini upah jam pertama lemburdapat dibuat tidak sama dengan upah jam lembur di jam-jamberikutnya.Jenis Index Lembur dibagi menjadi tiga:1. Lembur Hari Kerja Normal.2. Lembur Hari Kerja Libur Rutin.3. Lembur Hari Kerja Libur Umum.Untuk mengisi indeks ini, klik tombol Pengaturan IndexLembur. Aktifkan Hitung lembur menggunakan indeks,kemudian Isi sesuai contoh pengisian yang sudah ada di halaman pengisian Indeks Lembur.
  • 98. Fingerspot Time Management User’s Guide98DATABASEUbah bahasaUntuk mengaktifkan fitur pengubahan bahasa langsung pada kata yang dipilih pada menu-menu di aplikasi.Hapus ScanlogFasilitas ini digunakan untuk menghapus data presensi atau data scan karyawan sebelum tanggal yangditentukan.
  • 99. Fingerspot Time Management User’s Guide99Pengaturan DatabaseDigunakan untuk menentukan link database aplikasi. Klik tombol Pengaturan Database dan tampilan berikutakan tampil.Tentukan database yang akan digunakan oleh aplikasi. Isi User Name, Password serta server dimanadatabase berada. Pilih nama database yang akan digunakan. Setelah itu test connection jika sukses silahkantekan tombol OK.
  • 100. Fingerspot Time Management User’s Guide100Backup DatabaseBackup database sangat dianjurkan untuk mengamankan database. Jika suatu saat terjadi hal yang tidakdiinginkan pada database, maka Anda masih mempunyai backup database tersebut. Untuk membuat backupdatabase klik tombol Backup Database, kemudian tentukan dimana file backup tersebut disimpan, klik Saveuntuk menyimpan.
  • 101. Fingerspot Time Management User’s Guide101Restore DatabaseDigunakan untuk mengembalikan database yang sebelumnya sudah dibackup. Anda tinggal klik tombolRestore Database, kemudian cari dimana file backup berada, setelah ketemu pilih file tersebut dan klik Openuntuk proses restore.
  • 102. Fingerspot Time Management User’s Guide102Inisialisasi DatabaseFasilitas ini digunakan untuk menghapus seluruh data di dalam database, kecuali data mesin dan aktivasinya.Klik tombol Inisialisasi database akan tampil pesan konfirmasi, Jika Anda yakin akan menghapus data didalam database, pilih OK.
  • 103. Fingerspot Time Management User’s Guide103LAPORANDi dalam menu Laporan ini terdapat beberapa tab, yaitu : Perhitungan absensi, Izin absensi, Izin scan, Jadwalper karyawan, dan SPL. Pada tab Perhitungan Absensi terdapat laporan-laporan yang terkait absensi. Padatab Izin absensi memuat laporan izin tidak hadir karyawan. Pada tab izin scan hanya memuat laporanlaporan lupa scan, izin terlambat, izin pulang cepat dan izin istirahat. Begitu juga dengan tab Jadwal Perkaryawan dan SPL hanya memuat laporan mengenai jadwal per karyawan dan Entry surat perintah lembur.Selain perhitungan absensi, semua tab tidak memerlukan proses, karena hanya menampilkan hasil entry darimenu karyawan.Proses Laporan Pilih tab Perhitungan Absensi Pilih karyawan yang akan diproses laporannya.Anda dapat melakukan proses terhadap semua karyawan, per departemen atau per karyawan.Pemilihan dapat dilakukan langsung pada menu ini dengan memanfaatkan filter yang disediakan, ataudapat juga melalui menu Karyawan.
  • 104. Fingerspot Time Management User’s Guide104 Pilih rentang waktu yang akan dilaporkan. Rentang waktu bisa satu hari, satu minggu, satu bulan atausesuai yang ingin Anda proses. . Tekan tombol Proses. Setelah proses perhitungan absensi selesai, Anda dapat langsung memilih jenis laporan untuk dicetakmaupun diekspor.Cetak LaporanSetelah data absensi diproses, Anda dapat mencetak laporan yang Anda butuhkan. Di bawah tabPerhitungan Absensi terdapat tab-tab yang berisi jenis laporan yang dapat Anda gunakan. Variasi laporandapat dihasilkan aplikasi ini dengan memilih filter-filter yang disediakan. Laporan ditampilkan dalam duatampilan, yaitu tampilan depan dan tampilan cetak. Anda dapat mengekspor tampilan depan ke dalambeberapa tipe file. Sedangkan tampilan cetak dapat langsung diprint dan juga dapat disimpan dalam fileformat pdf. Untuk mencetak laporan, silahkan Anda pilih laporan yang dikehendaki kemudian tekan tombolCetak. Anda dapat langsung mencetak laporan yang tampil dengan menekan tombol Print. Berikut contohdari preview Laporan Rincian Harian.
  • 105. Fingerspot Time Management User’s Guide105
  • 106. Fingerspot Time Management User’s Guide106Ekspor LaporanLaporan pada aplikasi ini ditampilkan dalam dua bentuk, yaitu tampilan depan dan tampilan cetak. Tampilandepan dari laporan dapat Anda simpan dalam bentuk file. Format yang tersedia untuk tampilan depan yaituExcel, XML, HTML, Text, CSV dan Excel Format. Pilihan Excel Format akan menghasilkan file excel denganformat tertentu yang berbeda dengan pilihan Excel saja.Setelah Anda menentukan format yang dikehendaki, klik tombol Export. Anda akan diminta untukmenyimpan file hasil eksport tersebut.
  • 107. Fingerspot Time Management User’s Guide107Desain LaporanLaporan cetak dapat Anda ubah desainnya. Silahkan pilih jenis laporan yang dikehendaki, kemudian kliktombol Pengaturan Cetak, muncul tiga tombol lagi, yaitu : Tombol Ubah Cetak: Untuk mengubah format file laporan saat mencetak Laporan, file laporan yangakan muncul sesuai dengan Tab Laporan yang telah dipilih (yang aktif). Tombol Default Cetak: Untuk mengembalikan format file laporan yang telah diubah ke bentuk default-nya, sesuai dengan Tab Laporan yang telah dipilih (yang aktif). Tombol Default Semua: Untuk mengembalikan format file laporan yang telah diubah ke bentukdefault-nya semua Laporan.
  • 108. Fingerspot Time Management User’s Guide108REALTIME MONITORINGAnda dapat memantau langsung karyawan yang sedang melakukan scan melalui halaman depan aplikasi ini.Setiap ada karyawan scan, maka pada saat itu juga akan ditampilkan pada halaman depan aplikasi ini.Untuk memulai melakukan pemantauan, Anda pilih mesin yang akan dipantau, kemudian tekan tombolconnect. Setelah itu Anda tinggal menunggu ada karyawan scan.Untuk menghentikan pemantauan, Anda hanya tinggal memilih mesin kemudian tekan tombol Disconnectdan pemantauan akan berhenti.
  • 109. Fingerspot Time Management User’s Guide109PENGGAJIANFingerspot Time Management menyediakan sebuah modul penggajian. Modul Penggajian ini merupakanfitur tambahan (bonus), sifatnya optional dan tidak berbayar (gratis). Segala macam bentuk penyajian danperhitungan penggajian di Modul ini semata-mata hanya digunakan untuk membantu pengguna dalammengaplikasikan data absensi ke perhitungan penggajian dengan segala keterbatasannya. Untuk itu sebelummenggunakan modul ini harap dipastikan terlebih dahulu apakah fasilitas pada modul ini mampumengakomodasi kebutuhan Anda. Hal ini dikarenakan, pihak pembuat tidak menerima penyesuaianperhitungan penggajian jika ada ketidaksesuaian dengan kebutuhan Anda.Mengaktifkan Modul Penggajian Pilih menu Pengaturan > Hak Akses User Tekan pull down yang terletak di sebelah kanan halaman ini untuk memunculkan halaman aktivasi. Tandai Aktifkan Modul Penggajian. Muncul disclaimer tentang modul ini. Tutup aplikasi ini kemudian buka kembali. Sekarang sudah muncul menu baru, yaitu Penggajian.
  • 110. Fingerspot Time Management User’s Guide110Membuat Daftar Komponen GajiKomponen gaji terdiri dari komponen penerimaan dan potongan. Seluruh komponen gaji yang digunakan diperusahaan harus diinput terlebih dahulu. Daftar komponen gaji inilah nanti yang digunakan sebagaikomponen gaji per karyawan baik seluruhnya maupun sebagian.Langkah membuat daftar komponen : Pada halaman Penggajian, klik menu Komponen Gaji. Pilih Tab Komponen Gaji. Klik tombol Tambah, form isian komponen gaji akan tampil. Isi Nama Komponen, misalnya Gaji Pokok. Isi Kode, Misalnya GP. Pilih jenis komponen Penerimaan atau Potongan. Tentukan nomor urut. Nomor ini akan menentukan posisi komponen pada slip gaji. Pilih opsi Berubah-ubah jika nilai komponen ini selalu berubah, Misalnya Komisi Penjualan. Tandai opsi Bagian dari formula jika komponen ini akan digunakan sebagai acuan perhitungankomponen lain.
  • 111. Fingerspot Time Management User’s Guide111 Klim Simpan untuk menyimpan komponen.Anda harus membuat seluruh komponen yang nantinya akan digunakan oleh karyawan Anda.Membuat Grup Gaji KaryawanSetelah Anda menyelesaikan pembuatan daftar komponen gaji, berikutnya Anda membuat grup gaji. Grupgaji ini dimaksudkan untuk mempermudah pengelompokan karyawan sesuai dengan komponen gaji yangdimiliki. Karyawan dengan komponen gaji yang sama akan dimasukkan ke dalam grup gaji yang sama. Hal iniuntuk menghindari pemakaian komponen per orang yang akan memakan waktu pada saat memasukkankomponen kepada karyawan bersangkutan.Langkah membuat grup gaji : Pada halaman Penggajian, klik menu Komponen Gaji. Pilih Tab Grup Gaji.
  • 112. Fingerspot Time Management User’s Guide112 Klik tombol Tambah. Form isian group gaji baru akan tampil. Isi Nama dan Kode grup. Misalnya nama grup gaji Administrasi dengan kode ADM. Anda tidak bisa langsung menyimpannya sebelum mengisi minimal satu komponen gaji. Klik tombolTambah untuk menampilkan Isian Detail Komponen Group Gaji dan menambahkan komponen gaji kegrup.
  • 113. Fingerspot Time Management User’s Guide113 Pada form Isian Detail Komponen Group Gaji, pilih komponen gaji dari drop down menu NamaKomponen. Daftar komponen yang muncul adalah daftar komponen gaji yang sudah masukkansebelumnya. Misalnya pilih komponen Gaji Pokok. Berikutnya isi nilai nominal dari komponen tersebut. Klik OK untuk menyimpan komponen dan form akan tertutup dan kembali ke form Isian Group Gaji.
  • 114. Fingerspot Time Management User’s Guide114 Lakukan penambahan komponen selanjutnya sesuai dengan komponen yang digunakan oleh grupbersangkutan. Klik Simpan untuk menyimpan grup gaji yang baru saja dibuat.
  • 115. Fingerspot Time Management User’s Guide115Contoh :Diana dalam 1 bulan mempunyai lembur sebesar 35 menit Penggunaan Kondisi di formula Group Gaji. Apabila lembur dibatasi min 30 menit dan max 120menit, kemudian nilai untuk uangnya Rp. 50.000,- per bulan sehingga hasil lembur = Rp. 50.000, makauntuk setting kondisi di formula group gaji sebagai berikut Penggunaan Rumus di formula Group Gaji. Apabila total durasi lembur dihitung tanpa ada batasankondisi, contoh (nilai lembur * 1) * Rp. 50.000 = Rp 1.750.000
  • 116. Fingerspot Time Management User’s Guide116 Apabila Kondisi dan Rumus dicentang dua – duanya maka hasil lembur = Rp. 250.000 (dengan asumsikasus diatas)
  • 117. Fingerspot Time Management User’s Guide117Memasukkan Karyawan ke dalam Grup GajiGrup gaji yang telah dibuat selanjutkan diisi dengan karyawan yang menggunakan komponen yang ada didalam grup tersebut.Langkah memasukkan karyawan ke dalam grup gaji : Pada halaman Penggajian, klik menu Komponen Gaji. Pilih Tab Isi Group Karyawan. Pilih grup gaji yang akan diisi karyawan dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama grup. Klik tombol Tambah. Form Isian Group Karyawan akan tampil. Pilih karyawan yang akan dimasukkan di jendela sebelah kiri. Anda bisa memilih banyak menggunakanmenekan tombol Ctrl pada keyboard kemudian pilih nama karyawan. Anda juga dapat memanfaatkanfasilitas filter yang tersedia. Pindahkan karyawan terpilih ke jendela sebelah kanan dengan menekan tombol > atau gunakantombol >> untuk memasukkan seluruh karyawan.
  • 118. Fingerspot Time Management User’s Guide118 Klik OK untuk menyimpan.
  • 119. Fingerspot Time Management User’s Guide119Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji KaryawanNilai nominal komponen gaji seluruh karyawan yang berada dalam sebuah grup gaji adalah sama. Misalnyanilai nominal gaji pokok pada grup gaji Administrasi adalah Rp.1.000.000,- maka seluruh karyawan yangberada dalam grup gaji tersebut mempunyai Gaji Pokok Rp.1.000.000,-. Begitu juga dengan komponen yanglain. Tetapi tidak menutup kemungkinan ada nilai komponen yang sama untuk semua karyawan dalam grupgaji tersebut.Untuk nilai nominal yang berbeda dengan nilai komponen yang ada dalam grup gaji, maka perlu dilakukanpenyesuaian per komponen per karyawan.Langkah Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan : Pada halaman Penggajian, klik menu Komponen Gaji. Pilih Tab Nilai Uang Karyawan. Klik tombol Tambah. Form Isian Uang akan tampil. Pilih Nama group gaji. Pilih Nama komponen. Pilih karyawan yang akan diubah nilainya dengan menandai pada checkbox di sebelah kiri namakaryawan. Kemudian klik pada nilai uang karyawan tersebut. Lakukan pengubahan sesuai yangdiinginkan. Lakukan pada karyawan yang lain.
  • 120. Fingerspot Time Management User’s Guide120 Klik OK untuk menyimpan.
  • 121. Fingerspot Time Management User’s Guide121Membuat Daftar PinjamanJenis Pinjaman Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan. Pilih tab Jenis Pinjaman. Klik tombol Tambah. Muncul halaman isian jenis pinjaman. Isi Kode, nama dan Komponen dari jenis pinjaman ini. Komponen ini harus diisi di menu Komponen Gajiterlebih dahulu. Jika belum dibuat, maka pilihan komponen tidak akan bisa dipilih. Klik Simpan. Untuk mengubah, pilih jenis pinjaman, kemudian klik tombol Ubah. Untuk menghapus, pilih jenis pinjaman, kemudian klik tombol Hapus.
  • 122. Fingerspot Time Management User’s Guide122Data Pinjaman KaryawanData pinjaman ini berisi detail pinjaman karyawan beserta rencana pembayaran angsurannya. Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan. Pilih tab Data Pinjaman Karyawan. Klik tombol Tambah. Form isian pinjaman karyawan akan tampil. Isi seluruh isian :
  • 123. Fingerspot Time Management User’s Guide123No Pinjaman : Sesuaikan dengan kebijakan Anda.Tgl Pinjaman : Tanggal awal pada saat terjadi peminjaman.Nama Karyawan : Nama karyawan peminjam.Jenis Pinjaman : Jenis pinjaman karyawan yang sebelumnya telah dibuat di tab Jenis Pinjaman.Cara Hitung : Ada dua jenis cara hitung, yaitu Flate Rate dan Sliding Rate. Flate rate merupakanperhitungan suku bunga yang tetap setiap periode, sehingga angsuran setiap periode pun tetapsampai pinjaman tersebut lunas. Sliding rate merupakan pembebanan bunga setiap bulan dihitung darisisa pinjamannya, sehingga jumlah bunga yang dibayar npeminjam setiap bulan menurun seiringdengan turunnya pokok pinjaman. Akan tetapi pembayaran pokok pinjaman setiap bulan sama.Jumlah Pinjaman : Besarnya jumlah pinjaman.Saldo Awal : Saldo awal yang harus diangsur. Saldo ini bisa sama dengan jumlah pinjaman atauberbeda tergantung kebijakan.Suku Bunga : Suku bunga per angsuran.Jangka Waktu : Jangka waktu pembayaran angsuran pinjaman.Jatuh Tempo ke-1 : Tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran pertama.Pembulatan : Nilai pecahan terkecil dari nilai uang.Disetujui Oleh : Pihak yang berwenang menyetujui pinjaman.Keterangan : Keterangan tambahan. Klik tombol Buat rencana cicilan, dan secara otomatis aplikasi akan membuatkan daftar rencanaangsuran pinjaman. Klik Simpan.
  • 124. Fingerspot Time Management User’s Guide124Flate rate. Merupakan perhitungan suku bunga yang tetap setiap periode, sehingga angsuran setiapperiode pun tetap sampai pinjaman tersebut lunas. Jenis flate rate ini diberikan kepada kredit yang bersifatkonsumtif.Sliding rate. Merupakan pembebanan bunga setiap bulan dihitung dari sisa pinjamannya, sehingga jumlahbunga yang dibayar nasabahnya setiap bulan menurun seiring dengan turunnya pokok pinjaman. Akan tetapipembayaran pokok pinjaman setiap bulan sama. Sliding rate ini biasanya diberikan kepada sektor produktif,dengan maksud nasabash merasa tidak terbebani oleh pinjaman.Floating rate. Merupakan perhitungan suku bunga yang dilakukan sesuai dengan tingkat suku bunga padabulan yang bersangkutan. Dalam perhitungan model ini suku bunga dapat naik atau turun atau tetap setiapperiodenya. Begitu pula dengan jumlah angsuran yang dibayar sangat tergantung dari suku bunga padabulan yang bersangkutan.
  • 125. Fingerspot Time Management User’s Guide125Pembayaran PinjamanBagian ini untuk melakukan pembayaran pinjaman yang telah di buat di Data Pinjaman Karyawan, datakaryawan yang tampil di pembayaran pinjaman adalah karyawan yang membuat pinjaman karyawan. Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan. Pilih tab Pembayaran Pinjaman. Klik tombol Tambah. Form isian pembayaran angsuran akan tampil. Pilih tanggal pembayaran, nama karyawan dan angsuran ke berapa. Klik Simpan.
  • 126. Fingerspot Time Management User’s Guide126Membuat Perhitungan GajiPada bagian ini akan memproses perhitungan gaji dari komponen – komponen gaji yang telah di buatsebelumnya. Komponen – komponen tersebut bisa bersifat menambah dan mengurangi. Pada halaman Penggajian, klik menu Proses Penggajian. Klik tombol Tambah. Form proses perhitungan gaji akan tampil. Pilih Data Group Gaji, Pilih Data Komponen Gaji, isi nama penggajian, pilih periode yang akan dihitungproses penggajian, jika centang Sertakan Angsuran Pinjaman maka data angsuran pinjaman akan diikutkan di proses penggajian. Klik Proses untuk menjalankan proses penggajian. Klik Simpan untuk menyimpan data proses penggajian
  • 127. Fingerspot Time Management User’s Guide127SMS GatewaySelain modul Penggajian Fingerspot Time Management juga menyediakan modul gratis yaitu SMS Gateway.Seperti modul Penggajian, Modul SMS Gateway merupakan fitur tambahan (bonus), sifatnya optional dantidak berbayar (gratis). Segala macam bentuk penyajian dan perhitungan penggajian di Modul ini semata-mata hanya digunakan untuk membantu pengguna dalam mengaplikasikan data absensi ke perhitunganpenggajian dengan segala keterbatasannya. Untuk itu sebelum menggunakan modul ini harap dipastikanterlebih dahulu apakah fasilitas pada modul ini mampu mengakomodasi kebutuhan Anda. Hal inidikarenakan, pihak pembuat tidak menerima penyesuaian perhitungan penggajian jika ada ketidaksesuaiandengan kebutuhan Anda.Mengaktifkan Modul SMS Gateway Pilih menu Pengaturan > Hak Akses User Tekan pull down yang terletak di sebelah kananhalaman ini untuk memunculkan halaman aktivasi. Tandai Aktifkan Modul SMS Gateway. Tutup aplikasi ini kemudian buka kembali.Sekarang sudah muncul menu baru,yaitu SMS Gateway.
  • 128. Fingerspot Time Management User’s Guide128Untuk mengoperasikan SMS Gateway yang perlu anda persiapkan yaitu : Software FTM Modem GSMModem SettingPertama yang harus anda lakukan untuk menjalankan modul SMS Gateway yaitu setting connection di menuModem Setting. Pilih Modem Setting Ubah Port sesuai dengan settingan port modem di komputer masing – masing Ubah Service sesuai dengan service mysql FTM Kemudian klik Test Service, jika koneksi benar maka akan muncul pesan “Modem Service StartedSuccessfully”
  • 129. Fingerspot Time Management User’s Guide129Penerima (Recipient)Halaman ini berfungsi untuk menyimpan data penerima pesan (Menu Contact). Pilih Recipient Klik tombol Add Isi Nama penerima dan No. Hp (No. Hp bisa di isi lebih dari satu) Jika ingin menyalin/meneruskan pesan anda. Pilih checkbox Penerima Dari Karyawan pilih namakaryawan yang ingin menerima pesan salinan/terusan anda (CC) Klik Tombol Simpanersaar
  • 130. Fingerspot Time Management User’s Guide130GroupDi halaman ini anda dapat mengelompokkan karyawan berdasarkan kriteria sesuai kebutuhan. Padahalaman ini anda juga dapat melakukan pengiriman SMS berdasarkan jadwal yang telah anda tentukan,rincian jadwal untuk melakukan pengiriman SMS yaitu jam masuk, jam pulang, lembur awal dan lemburakhir.Untuk membuat group yaitu Pilih halaman Group Untuk menambah Group klik Add Group Untuk menambah member di Group tersebut klik Add Member
  • 131. Fingerspot Time Management User’s Guide131Menambah Penerima SMS Pilih halaman Group Pilih tab Penerima Terdapat dua tab Penerima Global dan Penerima Dari karyawanPenerima Global yaitu Penerima pesan dari data karyawan dan data dari menu recipientPenerima Dari Karyawan yaitu menambah data penerima baru dari karyawan yang di pilihUntuk mengaktifkan pengaturan penerima pesan klik tombol EditMengatur Pesan SMS ( menggunakan jadwal ) Pilih halaman Group Pilih tab SMS Terdapat dua tab SMS Hadir dan SMS Tidak Hadir Untuk mengubah pesan Klik tombol EditMengatur Pengiriman SMS ( menggunakan jadwal ) Pilih halaman Group Pilih tab Jadwal Untuk mengatur pengiriman sms klik Edit RincianJadwal Klik Simpan untuk menyimpan rincian jadwal
  • 132. Fingerspot Time Management User’s Guide132Mengirim Pesan Secara LangsungPada halaman ini anda dapat mengirim pesan SMS secara langsung dengan penerima SMS lebih dari satu. Pilih halaman Message Untuk mengirim pesan klik Compose Message Klik Send untuk mengirim pesan Terdapat juga tombol Inbox, Draft, Outbox, Sent, Trash
  • 133. Fingerspot Time Management User’s Guide133FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORTUntuk informasi & bantuan teknis, silahkan kirimkan email ke :Informasi umum : info@fingerspot.comLayanan teknis : support@fingerspot.comOnline Support : www.fingerspot.comAtau kunjungi website Fingerspot di www.fingerspot.com