The Stock Taking Process

42,288 views
41,866 views

Published on

Descrition of the stocktaking process on PharmasoftSQL

Published in: Business, Economy & Finance
0 Comments
8 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
42,288
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
20
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
8
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

The Stock Taking Process

  1. 1. DEMYSTIFYING STOCK TAKE  Stock take is a culmination of a training and practice session for new system user and a close of year  or routine practice for seasoned users.   The ideal thing would be to prepare the inventory list before hand, with the names of the inventory  items following each other as they appear arranged on the shelves.  A resource or two could be used  to prepare the sheets a week or two before the stock take day leaving two lines at the bottom of  each sheet just in case a new product is added on the shelve between preparing the stock sheets  and the actual stock take.  WHY PREPARE THE SHEETS BEFORE HAND  1. It eases the work by allowing the personnel counting to write down the quantities,  batch numbers and expiry date of the inventory, there by saving time.  2. Uniformity in writing, The personnel writing down the list should have a presentable  and legible writing which is legible to both the stock takers and the data entry  resources  3. The person making the stock sheet should be a trusted hand, who can write all the  stock items without skipping, other that than leaving out the stock takers to write  down the stock item names there by skipping some items.  No  Item description  Qnty  Expiry  date  Batch no  1  Zinnat tabs 500mg 14’s        2  Ascoril syrup 100ml                  A sample stock sheet entries being prepared for stock take  The item no and description are written down before the stock take day on the stock sheet while  Qnty, Expiry date and batch no are captured by the different people counting stocks on the stock  take day.  THE STOCK SHEETS  1. Should have a sheet number on eachstock sheet to help account for the sheets after  the stock take to be sure that all the items have been counted and keyed into the  computer.  2. Should have a name of the person who filled it in and the person who keyed in the  stocks into the computer for purposes of accountability  3. Should be attached to a print out from the computer after keying into the system for  purposes of verification and after the verification all changes should be made and  marked as rectified       Page 1   
  2. 2.                            STOCK SHEET    Name of person counting_XYZ____________            stock take date_09/08/2009  Name of person keying in XYZ____________                                                   Sheet no_1_____________     No  Item description  Qnty  Expiry  date  Batch no  1  Zinnat tabs 500mg 14’s  70  01/01/2010  SBYX1234  2  Ascoril syrup 100ml  10  01/12/2009  AP23TC              A sample stock sheet after stock take  RESOURSES AND THE PROCESS  1. Enough people for doing the physical stock count, another group for keying into  the  system, backed by a smaller group mostly the management team for verifying the  stock sheets against the computer print outs.  2. Enough computers and a printer (For printing out stock print outs to verify against  stock sheets).   3. Every user keying data into a computer should have a log in user account and  password because the computer captures the username of the log account.  4. When one finishes filling out the stock sheet, it is passed on to the data entry  resource who keys it into the system and prints it out, attaches it to the stock sheet  and hands it to the verifying team for correction before it is handed back to him for  adjustment, if it has no errors or it has already been corrected, its marked as posted  to avoid double posting or a mix up.  5. Once everybody is done (counting and keying in) and verification is complete, the  database is backed up and a final stock list is printed out showing all the stock items,  quantities and cost and the total stock valuation.  6. The stocks are then updated (posted) replacing the previous count, items not  counted are assumed to be zero.  7. Settings are adjusted, like the system should not allow you to sell zero items (this  functionality helps you keep check of stock levels and query any discrepancies),  expiry reminders are set appropriately.  8. Do a random sample of physical item versus the system quantities and once satisfied  9. The business go live and can thus open doors for business    Page 2   
  3. 3. THE PROCESS      Step 1  Step 2 Step 3 Step 4   1. Step 1‐ Click on Inventory Button  2. Step2‐ Click on Transaction Button  3. Step3‐ click on Stock Taking Entry menu   4. Step4 –Click on the Open button    A pop up window appears asking you to select the location, click on the ok button                Page 3   
  4. 4.         Step 5  Step 6         Step 9  Step 7  Step 10 Step 11 Step 12 Step 8  Step 13   Step 14         5. Step 5‐ Click on LOCATION drop down list and select a location among the list  6. Step6‐ Click on Stock taking date drop down date selector and select the stock take  date. To be sure that anytime you open the stock take window it shows the right  stock take date, you will need to manage dates. To achieve this, Go to File menu on  Pharmasoft main window and select Manage date then select the set transaction  date menu. Then key in the administrator password that will help you manage the  date. After putting in the password, a pop‐up window will show withe current date.    Page 4   
  5. 5. Click on ok button and a pop up window with a confirmation that the transaction  date has been set.          7. Step7 ‐ Click on the Description input box and Type the first four syllables of the  item name. (E.g.) Zinn (for Zinnat) and press the enter key on your keyboard. A pop  up window with a list of all Zinnats, (Syrups and different strengths of  tablets  shows) as shown below (Items listed are arranged in alphabetic order), Use the  arrow keys(Up and down)on your keyboard  to move to the item you want to select  and press the enter key on the keyboard or the select button on the pop‐up. Once  the name is displayed press Enter key on your key board      The circled cost field is not necessarily compasory, but if you also want to capture  the retail prices when doing a stock take you also key in and be sure to include  that field on the stock sheets otherwise it can be hidden if you don’t want to use  it.    Page 5   
  6. 6. 8. Step 8 ‐ on the Total item input box type in the item count on the stock sheet and  press the enter button on your key board NOTE This will also populate the Qty field  below it (Step 10) then press enter key on your keyboard to move to the next field.  9. Step9 ‐ On the date selector select or simply type in the expiry date of the item you  are keying in and press the enter key on your keyboard.   10. Step10 – The Qty Item field will have been populated by (step 8) so this is just a  confirmatory step to reconfirm you keyed in Qty against your stock sheet  quantities.  Click on the enter key on your keyboard to move to the batch field.  11. Step 11 – On the Batch field, type in the item batch number and press the enter key  on your keyboard to move to the Reference/section field  12. Step 12‐ On Reference/section input box, type in the shelve reference code or the  class of medicine on that shelve and press the enter key on your keyboard to move  to the sheet number.   13. Step 13 – Type in the stock sheet number on the sheet number input box (This will  help filter the print out for verification) press enter key on your keyboard and this  will be equated to pressing the save button (Step 14) and a pop up window will  appear confirming whether you want to insert the record. Press enter on your  keyboard.    Once that is done, the item will be displayed on the grid below. You can begin at  (step 7) again to key in the next item. Note Once done with the second entry it will  be listed on the grid and the previous item will disappear from the grid.  14. Step 14 – As described in (Step 13) above.    VIEWING THE ENTRIES    Once the data entry person is done keying in a sheet into the system, they can want  to display that information, to filter the content, they need to use the sheet number  as a reference.     Page 6   
  7. 7.     Step 20    Step 19  Step 21    Step 16 Step 15 Step 17 Step 18  Step 22   15. Step 15 ‐ Click on Mine radial Button to view the entire list of item you have been  keying in. Note the red circled field showing the user name.  16. Step 16 ‐ click on the Entered radial button and a prompt window will show, asking  you to select item to view,    (this process is specifically used to check whether an item has been entered  already), Click on the description box and type in the name of the item you want to  search for, press enter on the keyboard and from the pop‐up list of inventory, select  the inventory you want to confirm and press enter on the key board again to display  it on the description input box. If the item already exists, it will be shown on the grid  with its entered details.    Page 7   
  8. 8.   17. Step17 –Click on the All radial button to view all items keyed in by different people  who are keying in the stocks. You might be required to put the Admin password to  be able to view all that information, otherwise a pop‐up window asking you to  confirm whether you want to view for selected items.    Click on the NO button to view all the items.    18. Step 18 – To view a list of a particular sheet number (either for printing or listing on  the grid) Type in the sheet number on the sheet number input box and you must be  on the mine (If it’s a sheet you personally keyed in) or All view options. Then click  on the print button (Step 19) and a pop‐up window asking you whether you want  to print summary will appear.    Click on the No button to get a report of items on the specified sheet number, the  report is preview on the screen, showing the report title, stock take date, user name  and the sheet number.  19. Step 19 – Is described with (step 18) above.  20. Step20 – The delete button is used for deleting double or wrong entries. When you  create an entry it get registered, if you or any other person tries to key in the same  inventory item again, it will be listed on the grid to show it exist. If you want to  delete the first entry, click on it on the grid and click on the Delete button.  Otherwise, if you have two or more similar entries on the grid and would want to    Page 8   
  9. 9. keep one, click on the one on the last column and click on the delete button, a pop  up window with a description of the item you want to delete will appear. Click ok  the Yes button      If you select any other column other than the last column, all the entries will be deleted  and you will be required to key in the inventory item again.  21. Step 21‐ As soon as all the stock sheets have been keyed in, you can print out a list  of variance (showing the old computer stock reading and the new computer stock  reading and the difference) (Step 19)‐ You can also print the whole inventory list.  22. Step22 ‐ Click on Close Button to close the window.    NOW THE STOCKS READINGS ARE IN THE SYSTEM AND WE NEED TO UPDATE THE  DATABASE WITH THAT DATA, TO DO THAT;        Step 3  Step 2 Step 1 Step 4         Page 9   
  10. 10. 1. Step 1‐ Click on Inventory Button  2. Step2‐ Click on Transaction Button  3. Step3‐ click on Stock Taking Update menu   4. Step4 –Click on the Open button          Step 5 Step 6 Step 7 Step 8    5. Step 5‐ Click on drop‐down list box and select the location previously used for stock  take entry and as soon as its selected, a list of your inventory item populates the  grid, if the list doesn’t show,  6. Step 6‐ Select the Stock Taking Date from the drop down date selector that appears  (You must use the date you used when doing a stock take entry), otherwise, if you  had managed the date as described on page 4 and 5 above the list will  automatically populate without selecting the date.  7. Step 7‐ click on Update Stock Quantities button to update the stocks but before you  update, you may want to run a database back‐up (It’s prudent) because anything  can happen and you wouldn’t want to repeat the whole stock entry process. To  back up the data base; mostly, when you log into PharmasoftSQL on the server a  Database Manager Utility will open and minimised on the status bar, click on it. Use    Page 10   
  11. 11. it to run a back‐up. After you click on the Update Stock Quantities button a pop up  window appears for you confirm the need    Click on the Yes button to proceed with the exercise. Another pop up will want you  to identify how you want to update the stocks     ‐ If you have done a full stock  count, you will be require to use the second option  of updating for all items (Items not counted will be assumed to be zero)  ‐ If you have done a part stock count (may be a section or shelve), use the first  option for Update only for the items counted  ‐ Otherwise, cancel by selecting the Don’t update  The process will be indicated with a progress bar as you wait. After the update the grid will  become blank and your stocks will be updated.  8. Step8 –Click on the close button to close the window.                      Page 11   
  12. 12.   Table of Contents  WHY PREPARE THE SHEETS BEFORE HAND ............................................................................................1  THE STOCK SHEETS..............................................................................................................................1  RESOURSES AND THE PROCESS...........................................................................................................2  THE PROCESS...................................................................................................................................3  VIEWING THE ENTRIES ....................................................................................................................6        Page 12   

×