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V1.1 Resumen ejecutivoEste informe identifica las tres V: virtual, ventaja y valor; los             Los beneficios empresa...
V1.2 IntroducciónEn nuestro informe anterior, Agility @ Work (Agilidad en el                   Tras la definición de las p...
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Localización                                                                       El futuro del trabajo apunta a la comun...
Trabajar a través de la virtualización“Un tercio de nuestro personal en Reino Unido tiene a su jefe                       ...
V1.4 Colaboración Como decía Patrick Foord, queremos crear un entorno que                       Sin embargo, el auge del v...
Movilidad                                                                      Presencia virtual, Web 2.0, comunicaciones ...
Asistiremos a aumentos espectaculares de la colaboraciónentre organizaciones a medida que se eliminan las barrerasque aseg...
V1.5 Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la formade trabajo de su organizaciónLa nueva forma de medi...
Uno de los factores empresariales más importantes es claramente                              “La agilidad explotará cuando...
V1.6 Valor: rentabilizar la agilidad   Definir el valor del trabajo ágil es el próximo desafío para las               Medi...
Empresa ABC: rentabilización de la agilidad en una organización avanzada que ya ha adoptado ciertos usos compartidos     d...
VWork: Trabajo virtual: cómo medir los beneficios del trabajo ágil
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Este informe identifica las tres V: virtual, ventaja y valor; los conceptos que definirán los beneficios del trabajo ágil según vaya emergiendo durante la próxima década. A medida que el concepto de ‘virtualidad’ gane terreno, será fundamental rentabilizar la agilidad y crear un modelo de negocio sólido para cambiar la forma de trabajo. Las estrategias de trabajo ganadoras giran alrededor del éxito; un éxito que beneficia tanto a empresarios como a trabajadores, ya que el concepto de trabajo virtual ofrece ventajas en una variedad de aspectos.
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  1. 1. taja al r Valo Virtu Ven Trabajo virtual: cómo medir los bene cios de la agilidad en el trabajoEstudio de investigación de MarkDixon y Philip RossMayo de 2011
  2. 2. CONTENIDO V1.1 Resumen ejecutivo 2 V1.2 Introducción 3 V1.3 V de virtual 4 V1.4 Colaboración 9 V1.5 Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la forma de trabajo de su organización 12 V1.6 Valor: rentabilizar la agilidad 14 Casos prácticos 18 Conclusiones 19 Apéndice 20Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 1 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  3. 3. V1.1 Resumen ejecutivoEste informe identifica las tres V: virtual, ventaja y valor; los Los beneficios empresariales capaces de brindar ventajasconceptos que definirán los beneficios del trabajo ágil según competitivas, de costes o de otro tipo demuestran que elvaya emergiendo durante la próxima década. A medida que principal impulsor del cambio es la productividad de losel concepto de ‘virtualidad’ gane terreno, será fundamental trabajadores. Las ventajas varían en función del tamaño de larentabilizar la agilidad y crear un modelo de negocio sólido empresa, pero entre los resultados de la encuesta destacan depara cambiar la forma de trabajo. Las estrategias de trabajo manera evidente la reducción de los costes inmobiliarios de laganadoras giran alrededor del éxito; un éxito que beneficia organización y la mejora del equilibrio entre la vida laboral ytanto a empresarios como a trabajadores, ya que el concepto de personal de los empleados.trabajo virtual ofrece ventajas en una variedad de aspectos. Uno de los objetivos de este estudio es definir el valor de laYa se están poniendo en marcha ‘nuevas formas de trabajo’. agilidad. En la transición hacia la virtualización, deja de serEn nuestra encuesta, tan sólo el 8,5% de los participantes de relevante el enfoque tradicional de cuantificar el rendimientograndes organizaciones indicó no tener ningún programa en del espacio de trabajo en euros o dólares por metro cuadrado omarcha. El 62,5% de las grandes corporaciones encuestadas ya por la relación entre mesas y empleados. En su lugar, adoptamosha implementado nuevas formas de trabajo. una perspectiva centrada en los trabajadores que refleja la idea de la informática centrada en Internet en el mundo deMucho se ha escrito en las últimas décadas sobre el trabajo la ‘adquisición propia’. A partir del suministro de servicios devirtual. La definición tradicional del teletrabajo o trabajo trabajo en tiempo real a petición y del coste mensual per cápitaen casa y el aumento previsto no se han materializado. Los del ‘aprovisionamiento’ del trabajo, surge una nueva forma dedatos recogidos en la encuesta revelan que sólo el 1,6% de los entender los costes empresariales así como de demostrar yempleados que trabajan para grandes empresas lo hace desde rentabilizar las ventajas.casa. La mayoría (63,5%) sigue yendo a trabajar a la oficinacuatro o cinco días a la semana, aunque resulta interesante que Los casos prácticos de las primeras empresas que han adoptadosólo el 9,7% de los empleados de estas organizaciones preferiría un enfoque más virtual hacia el trabajo, desde Yell a Boeing yrealizar su actividad desde casa. La tendencia es a preferir el Cisco, demuestran un ahorro de costes significativo y evidentestrabajo en la oficina, con un tiempo de traslado de 10 minutos beneficios empresariales. Observamos tres pasos clave paradesde el hogar. la virtualización, que comienza con una convergencia de lo ‘real’, seguida de un movimiento a una realidad aumentada y,A medida que las ciudades se convierten en un entorno cada vez finalmente, un cambio a la realidad virtual.más inmóvil, predecimos un aumento de ciudades ‘permeables’en las que los empleados realicen el trabajo desde distintos El trabajo virtual será un hecho en la vida de la mayor partecentros. Según nuestra encuesta, los trabajadores ya están de las personas a medida que se desdibujen los límites entre elpreparados para el trabajo nómada: un 59% de los participantes espacio de trabajo físico y las redes sociales. Conforme aumenteafirma contar con las herramientas tecnológicas necesarias para la colaboración entre empresas, se distribuya el trabajo a centrostrabajar en cualquier sitio. de menor coste y nuestras ciudades se conviertan en entornos cada vez más inmóviles, las personas comenzarán a buscar yEl trabajo virtual es una respuesta a estas presiones. Cuestiona adoptar nuevos enfoques.el concepto tradicional de espacio de trabajo fijo como centroreceptor del trabajo y, en su lugar, dibuja un panorama de Las organizaciones necesitan un plan para adoptar estrategiastrabajo más informal y cosmopolita: en cualquier momento, ganadoras en el trabajo.lugar y ubicación. Se trata de una fragmentación de las reglasde oficina y vida corporativa que se reflejará en un crecimientodel trabajo distribuido, tanto a través de la subcontratacióncomo de la colaboración.No hay dudas con respecto a que los trabajadores más jóvenes,la generación "Y" y aquellos que todavía se están formandoadoptarán el trabajo virtual y rechazarán el modelo de oficinatradicional. De los encuestados que trabajan para grandesempresas, el 74% prevé que este será el caso, por lo que noresulta sorprendente que el 71,9% de ellos predijera un descensode la cantidad de espacio de oficina necesario. Los participantesconsideran la oficina como un lugar de uso ocasional (51,2%) ypreferirían un tiempo de traslado al trabajo más corto (menosde 20 minutos frente a los más de 40 minutos actuales).Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 2 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  4. 4. V1.2 IntroducciónEn nuestro informe anterior, Agility @ Work (Agilidad en el Tras la definición de las principales ventajas empresariales detrabajo) de marzo de 2010, identificamos las seis fuerzas que este enfoque hacia el trabajo ágil, hemos logrado rentabilizardaban forma al futuro del trabajo y presentamos algunas ideas la agilidad y presentar la idea de un beneficio de agilidad quesobre cómo las empresas podían adoptar el ‘paquete corporativo’ permita a las organizaciones medir y cuantificar el impacto delpara prepararse para la actividad comercial. trabajo ágil sobre el resultado final.Ahora desarrollamos estas ideas en Trabajo virtual: cómo La agilidad se ha convertidomedir los beneficios de la agilidad en el trabajo a través de en la tendencia dominantela presentación de estas ideas con el concepto de las 3 V que como forma de trabajo,permiten establecer una medida para rentabilizar la agilidad en aunque definir un valor parael trabajo. la agilidad corporativa no ha sido nada fácil. El objetivoEstas ideas no se han desarrollado de manera aislada, fuera del de este informe es servir demundo real. Hemos trabajado con algunas de las principales guía para quienes quieranempresas de todo el mundo para comprender sus problemas, emprender ese camino.objetivos y factores que impulsan el negocio. También hemosanalizado algunas de las tendencias clave que darán forma altrabajo virtual. En lugar de continuar con el debate anteriorsobre el trabajo en casa o el teletrabajo, nuestra visión deltrabajo virtual se centra en la movilidad y en la naturalezacambiante del lugar y el momento en que se realiza el trabajo. 1 Patrimonio Revisar la estrategia del espacio de trabajo e introducir formas de trabajo y movilidad inmobiliario basadas en actividades. Recopilar datos sobre los índices de utilización y costes reales de la ocupación, así como los costes de la rotación de personal. Crear una visión ambiciosa de nuevos estilos de trabajo. 2 Cultura Incorporar la gestión del cambio con el fin de preparar a los trabajadores para nuevos estilos de trabajo. Cambiar el planteamiento de la gestión: del enfoque en la supervisión al enfoque en los resultados. Identificar líderes para la innovación y el cambio. 3 Personas Comprender los aspectos demográficos y el perfil de la plantilla para identificar las necesidades de los distintos grupos por edad, función de trabajo y análisis psicométrico. Trabajar en conjunto la plantilla para desarrollar oportunidades de cambio. 4 Tecnología Identificar factores clave e impulsores del cambio. Posteriormente, alinear la tecnología con la estrategia inmobiliaria e introducir las herramientas necesarias para los nuevos estilos de trabajo. 5 Transporte Aceptar que el estrés constante en las vías de transporte hará necesario un nuevo planteamiento acerca del traslado y la movilidad, y adoptar un pensamiento policéntrico. 6 Sostenibilidad Alcanzar los objetivos a través de la reducción de la cantidad de inmuebles comerciales alquilados, una mejor gestión de las propiedades, la reducción de los traslados y el uso de tecnologías más ecológicas.Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 3 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  5. 5. V1.3 V de virtualHistoria del trabajo virtual VirtualizaciónEn 1964, cuando Stephanie ‘Steve’ Shirley fundó F International En su libro Becoming Virtualii (Virtualización), Jane Klobas y(FI), no podía prever que se convertiría en una de las principales Paul Jackson describen una “creciente diversidad de formasempresas virtuales. En el año 1985, FI tenía más de 1.000 organizativas a medida que las organizaciones utilizan lastrabajadores y recibía galardones y premios. En 1987, veinticinco nuevas tecnologías para reconfigurar el trabajo, distribuyéndoloaños después, el libro de Francis Kinsman The Telecommutersi más que nunca a través de ubicaciones distantes, zonas horarias(Los teletrabajadores) describía el crecimiento de FI y otras e incluso diversas organizaciones”. Luego, agregan que “seempresas innovadoras como ICI y Rank Xerox. dice que el mundo es cada vez más ‘virtual’, una condición en la que la solidez empresarial sólo es aparente: la realidad laComo Kinsman indicó en ese momento: “ICI está aumentando de componen redes dinámicas de gran rendimiento que conectan aforma significativa el uso de buscapersonas y la telefonía móvil trabajadores, empresas, procesos y experiencia; una realidad enen sus operaciones”. Resulta difícil recordarlo, pero en 1987, la que la necesidad de producir o competir ha desbancado a laReino Unido sólo tenía 160.000 abonados a la telefonía móvil y necesidad de permanencia y estructura”.era el país líder de Europa en esta tecnología, en comparacióncon los 13.000 usuarios de Francia y 25.000 de Alemania. En el “El símbolo tradicional del mundo empresarial, la sede central,Reino Unido de la actualidad, 33 millones de personas tienen dejará de existir muy pronto. Los días de una única sede centralun teléfono móvil. mundial todopoderosa están contados”, dice Anil Gupta, catedrático de estrategia y organización en la Smith School of Business de laHoy en 2011, casi 25 años después de la publicación del libro, Universidad de Maryland. “El concepto de sede central corporativa¿cómo han cambiado las cosas? ¿Por qué no se ha materializado pasará de ser una ubicación física a una red virtual”.la revolución prevista para el mundo del trabajo, según la cual ‘el20% de la plantilla trabajaría desde casa’? Kinsman consideraba Por lo tanto, el símbolo máximo de solidez, la oficinalas herramientas tecnológicas de entonces como “la continua corporativa, se encuentra amenazado. Los aspectos económicosminiaturización de los equipos electrónicos, especialmente el de la oficina se están redefiniendo. Como hemos visto, losfax; la memoria enciclopédica de los discos compactos…” primeros experimentos del teletrabajo han evolucionado en nuevos formatos para la empresa. Entre ellos se incluyenAunque resulta interesante que la otra tecnología con la que equipos virtuales que utilizan nuevos métodos para conectarse,contaba ICI en esos días de vanguardia esté a punto de ‘llegar’. comunicarse y colaborar; trabajadores móviles que ya noEn 1987, Ken Edwards, que formaba parte del departamento de necesitan un escritorio de trabajo fijo; y una creciente cadena deTI estratégica de ICI, comentó que 100 gerentes de ventas y 700 suministro virtual de funciones subcontratadas a especialistas,de sus 900 comerciales tenían acceso al correo electrónico. “Los lo que permite que la organización se centre en su actividadgerentes de ventas tienen terminales ‘tontos’ que se conectaban principal.directamente al ordenador central… Los comerciales tienenequipos Viewtext y Viewdata que transmiten información desde Como indica Gupta: “La siguiente generación de empresasy hacia el centro local”. globales funcionará como una red de centros internacionales con inteligencia distribuida y colaboración directa entreUna posible explicación para la lenta consecución del profesionales. Los ejecutivos clave estarán cerca de donde está‘teletrabajo’ es que no se trata de trabajar en casa. Aunque el la acción, en lugar de quedarse a miles de kilómetros en su torrehogar suele contarse como una ‘esfera de trabajo’, es sólo uno de marfil”.de tantos lugares en los que las personas quieren trabajar. Unaexplicación más convincente es que, hace 25 años, la tecnología El siguiente paso obvio será una organización cada vez másno era suficiente. virtual, siguiendo la tendencia de las redes sociales, hasta formar una ‘empresa en red’.De hecho, ICI estaba utilizando tecnologías basadas en la nube.La información se enviaba a los usuarios desde centros de datosremotos. Han sido necesarios 25 años para que la era de la “La tecnología y los recursosinformática personal compleja, en red y basada en la oficina para los empleados son clavellegue al final de su ciclo de vida. Ahora, en la era de la Web 2.0, para la implantación correcta denos dirigimos nuevamente hacia el futuro. procedimientos de trabajo ágiles”. Patrick Foord, Standard CharteredTrabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 4 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  6. 6. Trabajo virtualNo hay ninguna duda de que el pensamiento coordinado entrelos departamentos de recursos humanos (RR. HH.), tecnologíade la información (TI) y patrimonio corporativo (CRE) dentro dela organización impulsará el cambio cultural.Pero lo que producirá el nuevo enfoque no es sólo la creaciónde funciones de los servicios empresariales centrales a travésde la combinación de los silos corporativos tradicionales, sinotambién la innovación que se generará a partir del cambio dela forma de trabajar. La clave para la innovación se encuentraen la intersección entre los campos, a medida que las empresascomprendan que pueden cambiar la infraestructura, loscomportamientos y los procesos de trabajo y de las actividadesprincipales del negocio. ICO FÍSLas empresas que han emprendido el camino de la virtualización Infra- Tecnología de Edi cio y estructuramuestran ciertas características comunes, han desarrollado la información y espacio denuevas capacidades y han implantado los medios necesarios para trabajo la comunicaciónel éxito. Estos recursos son tanto físicos como emocionales. TRABAJO Comporta- Proceso miento Organizaciones y personas PSIC O OLÓGICFactores que posibilitan el trabajo virtual Tecnología Herramientas adecuadas Aprovisionamiento de tecnología centrado en el usuario Disminución del tamaño Traslado de toda la tecnología a la nube: no más infraestructuras en la oficina Personas Visión y liderazgo Compromiso desde lo más alto y liderazgo con el ejemplo Comportamiento Cambio de la gestión para introducir nuevas capacidades y habilidades, así como orientación y evaluación del rendimiento Proceso No lineal, con tareas y responsabilidades definidas Patrimonio Ubicación Identificación de la esfera de trabajo, con el modelo ‘un día en la vida’ (DILO) inmobiliario para combinar el trabajo con las actividades y los perfiles personalesTrabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 5 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  7. 7. Culture workstyle and flexible workingOficina virtual: del sustantivo al verbo PeopleEl trabajo ya no es un sitio al de que se debe ir. Es una actividad 9 mil demographics,que hay que hacer. Ha pasado de ser un sustantivo a un verbo. millones POBLACIÓN TOTAL expectations POBLACIÓN RURALCon este cambio ha quedado patente que el trabajo informal es POBLACIÓN URBANA and behaviourya una realidad: en cualquier momento, lugar y ubicación…En nuestro informe anterior, Agility @ Work: adopting the corporatesix pack (Agilidad en el trabajo: adopción del paquete corporativo),identificamos los cambios que están modificando la forma detrabajar. En él se demuestra cómo las fuerzas combinadas de la 0cultura, las personas, la tecnología, el transporte, la sostenibilidad 1950 2010 2030y el patrimonio inmobiliario convergen y permiten a las empresas Transport Fuente: Naciones Unidasy el personal realizar una evaluación fundamental acerca de laproposición del trabajo y, a su vez, desafiar la naturaleza deltrabajo y del lugar en el que se realiza. ¿Qué sucede cuando una ciudad se vuelve inmóvil? Cuando se tarda dos horas en cruzar un distrito empresarial céntrico, las reuniones físicas y el traslado a un espacio de trabajo físico dejan de ser modelos de trabajo sostenibles. Cultura 1.8m COCHE estilo de trabajo Número de etapas de viaje AUTOBÚS y trabajo flexible Propiedades METRO edificios, ciudades TREN NACIONAL y espacio de trabajo OTRO 1.0m Personas aspectos demo- gráficos, expectativas y comportamiento 0 Sostenibilidad Hora de salida TIC información, comunicación, Sin embargo, los trabajadores tienen cada vez más posibilidades Transporte web de trabajar en cualquier sitio. En nuestra encuesta, el 59% de los encuestados indicó que trabajar con eficacia fuera del lugar de trabajo ya no es un problema. Por fin, las tecnologías que posibilitan la conectividad remota y el trabajo móvil son una realidad: gracias a que las personas pueden hacer su trabajo de forma nómada, la ciudad se convertirá en un lugar másSegún Naciones Unidas, la población mundial aumentará de los permeable con lugares de trabajo distribuidos en ella.actuales 6.500 millones hasta 9.000 millones de personas enel año 2050. Y mientras que la población urbana de hoy en día Además, con las tecnologías emergentes, esta situación no haráes de 3.000 millones de habitantes, para el año 2050 se prevé más que mejorar. La capacidad informática aumenta gracias aque este número aumente hasta 6.500 millones o, lo que es lomismo, dos tercios de la población mundial. los nuevos dispositivos, desde los tablets a los smartphones, y la conectividad tiende a mejorar cada vez más con las nuevasEsto significa que la población de las ciudades se duplicará en redes ‘4G’ que posibilitarán el acceso a aplicaciones y servicioslos próximos 40 años. Como ya demostramos en Agility @ Work, basados en la nube con independencia de la ubicación de losla mayor parte de las ciudades están ya congestionadas; por lo usuarios.tanto, la predicción de crecimiento de Naciones Unidas no sóloacentuará la congestión, sino que convertirá muchas ciudadesen lugares inmóviles, ya que el transporte no podrá crecer almismo ritmo que el aumento demográfico. El 59% de las personas opinan tener la tecnología adecuada para poder trabajar desde cualquier sitio.Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 6 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  8. 8. Localización El futuro del trabajo apunta a la comunidad y a un distanciamiento de los distritos empresariales céntricos como lugar al que esEn la actualidad, el traslado al trabajo está lejos de ser óptimo. necesario desplazarse todos los días. Un nuevo conjunto deDe los encuestados que trabajan para grandes organizaciones, ‘esferas de trabajo’ incluirá nuevos destinos de trabajo cercanosel 32,1% invierte entre 41 minutos y una hora diarios en el al lugar de residencia de los empleados.desplazamiento al trabajo y el 27,4% invierte más de una hora.Además, el 47% sigue trasladándose a la oficina cinco días a la El localismo será una tendencia en crecimiento en todo elsemana. Sólo el 1,4% trabaja desde casa. mundo, a medida que las personas desean dar más vida a sus comunidades y luchar contra la impersonalización a través deEstas cifras son más marcadas en empresas de tamaño mediano, nuevas redes, en la gran sociedad de la Web 2.0. Las experienciasen las que el 67,3% de los trabajadores sigue trasladándose intergeneracionales tanto en el trabajo como en el hogara la oficina cinco días a la semana, lo que demuestra que el cambiarán la naturaleza de la educación.‘presentismo’ se mantiene como modelo de gestión dominanteen las empresas más pequeñas. En las trayectorias profesionales se verá cómo el capital humano se aleja de la corporación para centrarse en el individuo.Aunque la realidad actual no coincide con la situación ideal La atomización se contrarrestará en la ‘nación de agentesde muchos. A la pregunta de cuál sería el tiempo ideal libres’ mediante nuevas formas de relacionarse y alojar a losde desplazamiento al trabajo, el 25,2% dice preferir un ‘trabajadores por obra y servicio’, que se prevé que representarándesplazamiento de 10 minutos y el 38,4% dice que el tiempo el 40% de la población activa estadounidense en el año 2020iii.ideal debería ser de entre 11 y 20 minutos. Por lo tanto, el Una sociedad más fragmentada y localizada precisará de nuevas63,5% de las personas no desean invertir más de 20 minutos formas de conexión.en desplazamientos; un número muy alejado de la media de 40minutos actuales.Cabe destacar que sólo el 12,3% de los participantes preferiríatrabajar desde casa. AUTOBÚS BIBLIOTECA REGUS AVIÓN OFICINA El tiempo de desplazamiento al trabajo debe ser menor de 20 minutos (63,5%), y el 25,2% de los TRANSPORTE participantes desea tardar menos de 10 minutos en estos desplazamientos. HOGAR OFICINA HOGAR COCHE CAFETERÍA HOTEL TRENTrabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 7 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  9. 9. Trabajar a través de la virtualización“Un tercio de nuestro personal en Reino Unido tiene a su jefe Algunas de las primeras funciones deen el extranjero”, indica Tim Caiger de Oracle. “Todo el trabajo trabajo en volverse virtuales son aquellasse realiza en línea”. Esta tendencia hacia la gestión remota yano es sólo patrimonio exclusivo de las multinacionales globales. relacionadas con servicios y conocimientoA través de la deslocalización y la subcontratación, muchos que colocan al trabajador en ‘cercanía’ conhan cambiado sus modelos organizativos para reducir costes y los clientes.aumentar la eficiencia, desde los centros de llamadas en Indiahasta las oficinas de transcripción en Sudáfrica, ubicar todas las En palabras de Vito Chiodo de Telstra:funciones en una misma oficina física ya no es la única forma de “Es necesario comprender que todos losgestionar las funciones y los servicios de asistencia. El fin de las departamentos tienen distintos modosdistancias implica que los centros de producción de bajo costeestán tan conectados como si estuvieran dos plantas más abajo, de funcionar. Tenemos que entender lasy como los costes de la interacción han desaparecido, el mismo necesidades del cliente. Por eso, vemos a losconcepto de empresa se está redefiniendo. empleados como clientes”.El reciente anuncio del bufete de abogados CMS CameronMcKenna de que todas sus funciones de asistencia estabansubcontratadas con Integreon, incluidas las financieras y de TI,es evidencia de los cambios que, sin duda, afectarán a todas lasfirmas ubicadas en los distritos empresariales céntricos de altocoste. El argumento para emplear y tener en la misma oficinaa cientos o miles de empleados de servicios de asistencia haperdido todo fundamento económico.Por lo tanto, el ‘núcleo’ y la ‘periferia’ o la organización deShamrock que predijo hace tiempo Charles Handy en The Age ofUnreasoniv (La edad de la sinrazón) y su identificación de los‘trabajadores de cartera’ se están convirtiendo en una realidad agran escala en empresas mundiales avanzadas.Lo que resulta evidente es que para trabajar de forma virtual senecesitan nuevas herramientas de colaboración. Nuevas formasde conexión personal deberán sustituir el estar sentado en laoficina o levantarse para ir al departamento de RR. HH. de latercera planta. Una combinación de virtual y físico El 78,7% de los participantes de nuestra encuesta opina tener la tecnología adecuada para ser productivo en el lugar de trabajo y dice recibir cada vez más herramientas tecnológicas que posibilitan el trabajo desde cualquier sitio. De aquellos que trabajan para grandes organizaciones, el 50,8% tiene acceso a todo lo necesario, mientras que el 42,6% tiene algunas herramientas pero cree que la situación ‘podría mejorarse’. Las barreras que impiden el trabajo ágil están desapareciendo.Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 8 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  10. 10. V1.4 Colaboración Como decía Patrick Foord, queremos crear un entorno que Sin embargo, el auge del vídeo no está relacionado únicamente fomente la “colaboración patológica”. Este tema se vuelve más con la videoconferencia de alta gama. La incorporación de recurrente conforme aumenta la distribución del trabajo. En la cámaras web de menor calidad en dispositivos de consumo, actualidad, generalmente tratamos con información proveniente como teléfonos móviles y ordenadores portátiles y de sobremesa, de una única fuente que suele ser asíncrona. La información se ha aumentado considerablemente el uso del vídeo para la visualiza y utiliza ‘fuera de línea’ y, normalmente, es ‘plana’; lo comunicación y la colaboración. Desde sistemas como Skype y que se ve en la pantalla puede plasmarse en papel. En el futuro, FaceTime a herramientas corporativas como WebEx, nos estamos la información se aprovechará de nuevas maneras. Llegará de acostumbrando cada vez más a ver a la persona con la que diversas fuentes, generalmente síncronas, transmitida en tiempo estamos hablando. real o ‘en directo’ o proporcionada a través de nuevos dispositivos siempre conectados que utilizarán varias aplicaciones al mismo Caso práctico: Tesco tiempo. El ‘flujo digital’ cambiará la naturaleza de la información, que tendrá profundidad: al presentar la información mediante Tesco, por ejemplo, ahora tiene una utilización de entre el 80 y el URL, medios integrados y elementos emergentes, ya no es 90% de sus sistemas de telepresencia y ha adoptado el software posible plasmar en papel lo mismo que se ve en la pantalla. de colaboración WebEx. Se ha determinado un ahorro de dos horas por semana por usuario de WebEx y una reducción de un 45% en“Más allá de la movilidad, es necesario costes de viajes.abordar el tema de la virtualidad...” Cisco informa de que los datos de vídeo representan el 60% deRonen Journo, Cisco los paquetes IP de su red y anticipa que, para el año 2012, el En la actualidad, la mayor parte de la colaboración se produce vídeo constituirá la mayor parte del tráfico de la red pública entre personas de la misma organización. Cisco calcula que el de Internet. Esta situación también supone un incremento 80% de la colaboración se produce dentro de la empresa. Esto espectacular del vídeo como medio de comunicación. Desde el cambiará radicalmente. Cisco prevé que esta cifra cambie a un uso de YouTube al podcast de vídeo, el formato y la potencia del 80% de colaboración entre empresas a medida que la conexión vídeo nos resultan algo cada vez más familiar. entre equipos dispersos sea cada vez más necesaria. Es evidente que hay una gama de tecnología emergente destinada a cambiar el panorama del trabajo en equipo, tanto en el mismo lugar como a distancia. Estas tecnologías pueden considerarse transformativas, ya que cuentan con el potencial de alterar la naturaleza de los métodos, motivos y lugares de trabajo. Vídeo La videoconferencia llegó a su apogeo demasiado temprano. Los que adoptaron los primeros sistemas se quejaban de los saltos de la imagen, que hacían que los participantes sonaran y se vieran como robots. Establecer la llamada constituía todo un desafío y el equipo técnico llenaba grandes salas especializadas. Desde entonces, la situación ha cambiado mucho. El desarrollo de la videoconferencia de alta definición con sistemas como los de Polycom, junto con las soluciones fijas de alta gama como Telepresence de Cisco y Halo de HP, ha dado lugar a una nueva era para el vídeo a medida que la experiencia y la calidad de la colaboración a distancia se acerca al nivel de una presencia real El sistema de videoconferencia de mesa redonda de Polycom en la misma sala al mismo tiempo. proporciona herramientas eficaces para enfrentarse a la virtualidad. Gracias a la imagen de vídeo automatizada de los participantes de la conferencia, los indicadores de estado y los espacios de trabajo Impulsada por la reducción de los costes de desplazamiento, la de colaboración, las personas se sienten conectadas a través de videoconferencia se ha ido adoptando a gran escala conforme las distancias. las empresas se dan cuenta de que pueden conectar con los clientes, la cadena de suministros y trabajadores de todo el mundo, y mantener de este modo reuniones y sesiones de trabajo productivas. Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 9 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  11. 11. Movilidad Presencia virtual, Web 2.0, comunicaciones unificadas… y el surgimiento de los indicadores de presenciaLa movilidad es multifacética. La clave para el éxito es lacombinación de un dispositivo portátil y una conexión de alta La web ha dejado de ser una herramienta de ‘búsqueda yvelocidad. Sin embargo, la hoja de ruta de la movilidad parece uso’ para convertirse en una plataforma que permite tambiénperder sentido a medida que la informática en la nube permite la ‘ampliación y el uso compartido’. Esta ampliación es unallegar a una nueva dimensión. La prestación de software como migración natural al mundo de la colaboración, y gran parteservicio (SaaS) desde centros de datos remotos es una opción de la denominada web semántica trata de las experienciasperfecta para dispositivos portátiles que tienen limitaciones compartidas. A medida que la gente comprende las ventajas y elde potencia de procesamiento, capacidad de almacenamiento valor añadido derivados del uso compartido, el etiquetado y lay duración de la batería. El procesamiento realizado en la nube publicación de información de ubicación, emerge una nueva eraderiva en el concepto de un cliente reducido al que todos de experiencias de colaboración.pueden acceder mediante un ‘entorno de escritorio virtualizado’.De hecho, el concepto de ‘virtualización’ se aplicará tanto adispositivos fijos como móviles, a medida que cada vez másaplicaciones de software necesarias para trabajar se vayanalmacenando de forma remota.Con estas herramientas y los datos alojados de forma remota,veremos el surgimiento de un nuevo paradigma: cuandolas personas accedan a un lugar o edificio, lo harán porque La colaboración en tiempo real o escrituranecesitan o desean estar allí. Ya no tendrán que ‘trasladarse colaborativa pasará a ser algo normal ya un centro receptor de trabajo’ porque se encuentre en él la corriente, permitiendo que las personasinfraestructura informática corporativa. trabajen juntas a través de las distancias y conectadas en tiempo real, con indicadoresDe lo grande a lo pequeño de presencia visibles en todo momento. Fuente: MicrosoftConforme los recursos a petición se proporcionen a las personasen el lugar donde se encuentren y deje de ser necesario que losedificios alberguen la estructura fija del servidor (además de Uno de los cambios más notorios será el uso de indicadoreslos servicios relacionados de suministro eléctrico, refrigeración, de presencia en todo lugar, los famosos puntos de colores quesuelo elevado y sistemas de protección contra incendios), los empezarán a verse en prácticamente la totalidad de aplicacionesedificios pasarán de ser espacios tecnológicos complejos y y dispositivos. Los indicadores de presencia corporativa comocostosos con un alto nivel de ingeniería a lugares de trabajo ‘en una reunión’ o fuera de la oficina’ aparecen hoy en día juntosencillos y conectados. Se verán ‘más pequeños’, carentes de la a los nombres de las direcciones de correo y listas de contactos.mayoría del papel y los equipos que contienen en la actualidad. En el futuro, se incluirán en todas las aplicaciones junto con losSerán lugares para las personas en lugar de repositorios de datos de las personas para permitir una visualización constantearchivos y servidores. de los compañeros, clientes y otras personas de las redes distribuidas. Esta inteligencia avanzará hasta un punto en los que los indicadores de presencia reciban información automáticamente Cuando la NASA presentó el concepto de ‘Clickworkers’ de los calendarios y, en el futuro, de sensores de ubicación, (trabajadores virtuales), ampliaron el número de trabajadores acelerómetros, brújulas digitales y datos GPS de los dispositivos con una red de voluntarios que ayudaban a identificar cráteres de Marte. El crecimiento de LinkedIn, Facebook y otras redes móviles. sociales amplió el poder de lo físico al poder extraordinario de lo virtual, sin fronteras de conexión y colaboración. Las fronteras Con funciones de identificación del contexto, la ubicación comerciales del futuro ya no estarán definidas por paredes, sino geográfica y el estado, estos sistemas comenzarán a romper por la conectividad. las barreras entre el tiempo y el lugar y posibilitarán también la futura ‘ingeniería’ de los encuentros casuales basados en el perfil, la información contextual y la ubicación en tiempo real de las personas.Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 10 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  12. 12. Asistiremos a aumentos espectaculares de la colaboraciónentre organizaciones a medida que se eliminan las barrerasque aseguran la colaboración interempresarial. La colaboraciónaprovechará cada vez más las comunicaciones mediante vídeoy voz, junto con superficies y dispositivos inteligentes queproporcionan las herramientas necesarias para gestionar datosy comunicar ideas.La geopresencia permitirá no sólo mostrar el estado de una El software de seguimiento de correo electrónicopersona, sino también su ubicación en tiempo real. Además, puede trazar el mapa de una red social dentroresulta todavía más sofisticada con la presencia por contexto: de una empresa y mostrar, de este modo, launa idea según la que sólo se muestran las personas útiles organización en ‘tiempo real’, con representacionesde acuerdo con el proyecto, los conocimientos, flujo de de los equipos y las personas a las que acudir.comunicaciones o zona horaria. Fuente: Trampoline SystemsLos distintos sistemas actuales se combinarán, y las salas decomunicaciones unificadas y colaboración serán la norma. Lainclusión de la geopresencia y la presencia por contexto en El mapa de red (arriba) deja entrever el futuro. Se ha realizado unla presencia corporativa marcará el inicio de una nueva era seguimiento de las personas según el flujo de correo electrónicode comunidades de tiempo real que trabajan en soluciones a través de un servidor de intercambio para mostrar así quiéncolectivas: ‘colaboración sin dejar el documento’. se relaciona con quién dentro de la empresa. Por lo tanto, el mapa es un modelo de la red organizativa ‘real’ y de las personas¿Una oficina virtual? en el trabajo, en lugar de una estructura hipotética y estática de departamentos y divisiones. Quizás este deba ser el modelo“¿Cuál es el propósito de la propiedad?”, preguntó Ronen para comprender la ‘oficina virtual’, en lugar de trasladar unJourno. Esta pregunta se vuelve cada vez más básica a medida diagrama organizativo a una ‘oficina física’.que la tecnología digital y la informática en nube dejan losedificios vacíos de toda la infraestructura menos las personas. Y si bien estas ideas apuntan al surgimiento de las redes virtualesCuando los servidores, el software y los datos residen en la nube como reemplazo de las físicas en la oficina, el nuevo libro dey la informática es un servicio que se presta como cualquier otro Stephen Johnson Where Good Ideas come Fromv (De dóndea través de un buscador, con independencia de la ubicación de vienen las buenas ideas) contradice este mensaje. Johnsonlas personas, ¿cuál es la finalidad del lugar de trabajo? analiza las innovaciones de los últimos 200 años y descubre que los inventos más importantes de los últimos dos siglosLa respuesta sería reunir a las personas, pero es ahí cuando NO han surgido de inspiraciones repentinas sino de esfuerzosaparece el dilema. Una multinacional de gran tamaño ha comunitarios interrelacionados. “La innovación emerge de lodescubierto que utilizando foros de debate web en lugar de ‘posible adyacente’: los lugares más inventivos son colmenasenviar correos electrónicos con preguntas a su plantilla global de actividad donde la gente se reúne y comparte ideas”, dicede más de 100.000 empleados, la mitad de las respuestas a una Johnson. Entonces, ¿es necesario que la gente se reúna parapregunta provenían de personas desconocidas para quien había innovar?hecho la respuesta Y de todas las respuestas, las más útileseran de estos desconocidos. Así pues, ¿realmente tenemos en La mezcla entre el ‘espacio de trabajo’ real y virtual será una dela misma sala a las personas adecuadas para resolver nuestros las tendencias clave para la próxima década, a medida que lasproblemas? Estos hallazgos sugieren lo contrario. empresas exploren el futuro del trabajo. Lograr que las personas trabajen juntas con eficacia será el factor esencial para el éxito.Las redes sociales no existían hace cinco años. Hoy en día La productividad de las personas impulsará el cambio.dominan la red, empezando con Facebook y sus más de 500millones de usuarios activos, de los cuales la mitad utiliza lared social a diario. Con 700 mil millones de minutos dedicadoscada mes a Facebook, ¿qué ocurre cuando las redes virtuales secruzan con las redes reales del ‘lugar de trabajo’?Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 11 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  13. 13. V1.5 Ventaja: los factores que impulsan el negocio y cambiarán la formade trabajo de su organizaciónLa nueva forma de medir la agilidad surge de cuantificar los inmobiliario mundial. La idea de que la agilidad en el trabajo esbeneficios derivados de los nuevos estilos de trabajo. A través mucho más que una respuesta espacial a los cambios del estilode nuestra encuesta global, hemos clasificado los factores de trabajo se refleja en las respuestas a la siguiente pregunta:empresariales que hacen posible estos beneficios. “Cuando ¿qué elemento, en su opinión, impulsará los cambios en lahablamos de trabajo ágil no estamos hablando sólo de forma de trabajo de su empresa?trabajadores ágiles, sino de empresas ágiles”, expresó un líder Pequeño Mediano Grande na s es ad as r io nt te n a n ilia lid iv ió ió id so ar or ge bi tit ac am c r p ili sp er va pe ni rá pe ob er an yf no ste as las en em m m Tr l In es co ag ra as So in de s/ pr gí bo io je ja im m d o a on a la da ol óx nt Vi /E da ivi m cn Ve ad pr ri t vi Te id at uc la la oc lp de od de l de Pr Ve as n te iv ció at s Co ia ct cil pe n Ex CoEstas son otras medidas sugeridas por los participantes: La rentabilidad Los requisitos empresariales. La necesidad de un espacio de oficina inteligente Los problemas de seguridad física y de la información La proximidad a los clientes La necesidad de interacción física La cultura de empresa Normativas y seguridad La necesidad de interactuar e intercambiar ideas No lineal, con tareas y responsabilidades definidas Las expectativas del cliente. Las necesidades del cliente La colaboración El coste del combustible Una gestión en función de resultados y no del ‘presentismo’ La naturaleza global de la empresa La captación y el mantenimiento del personal adecuado La necesidad de una estructura vertical Las preferencias de las personas La colaboración y creatividadTrabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 12 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  14. 14. Uno de los factores empresariales más importantes es claramente “La agilidad explotará cuando la próximala productividad de los trabajadores, algo que se vio reforzado generación entre en el mercado de trabajo;con algunos comentarios de la cumbre de Berna. Como indicóPatrick Foord, “necesitamos sacar el máximo partido a la será preciso estar preparados para asegurarnosagilidad”. de que estos nuevos miembros de la plantilla puedan ser verdaderamente creativos y¿Cómo podemos conseguirlo? productivos”.“Nos alejamos de la ubicación fija, concentrándonos en medir Chris Kane, BBCla productividad. Me refiero a la gestión de equipos centrada enlos resultados, de modo que los trabajadores puedan realizar eltrabajo donde, cuando y como ellos decidan, en lugar de teneral personal en una ubicación fija en un momento determinado”,explica Michael Ansah. Este enfoque en la eficacia es la clave. ¿El fin de la oficina tradicional?El rendimiento de las personas sigue siendo uno de losconceptos más difíciles de medir. Sin embargo, queda claro No resulta sorprendente que el 58,2% de quienes trabajan enen las encuestas que la mayoría de los trabajadores no están grandes empresas prediga una disminución de la necesidadcomprometidos con su trabajo. Las encuestas de compromiso de espacio de oficina como resultado de futuros estilos dede empleados de Gallup sugieren que sólo el 20% de la plantilla trabajo, mientras que sólo el 7% de ellos anticipa un aumentoestá comprometida con su trabajo. del espacio necesario. Por lo tanto, la oficina se convertirá en un lugar de uso ocasional según el 51,2% de los encuestadosResulta cada vez más evidente que las expectativas de la próxima de grandes corporaciones. Distinto es el resultado entre lasgeneración cambiarán el status quo mucho más que cualquier empresas de menor tamaño, donde los trabajadores siguenplantilla actual, dominada por los inmigrantes digitales que viendo la necesidad de trasladarse al lugar de trabajo la mayorcrecieron en la era analógica. parte de los días (41,6%).De los participantes de nuestra encuesta, un sorprendenteporcentaje del 70,9% cree que los trabajadores más jóvenes, Sólo el 8,5% de las grandes empresasla generación "Y" y la generación que todavía se está formando sigue sin adoptar programas de nuevasaceptarán mejor el trabajo virtual y rechazarán la oficinatradicional. De los que trabajan en organizaciones de gran formas de trabajo.tamaño, sólo el 8,9% opina que la siguiente generación seguirátrabajando en el espacio de trabajo tal y como lo conocemos.Estas son las razones principales para el trabajo virtual que seindican en otros estudios: También hemos detectado que la mayoría de las grandes corporaciones ha adoptado nuevas formas de trabajo. Sólo el 1. El tiempo de desplazamiento y la reducción de costes; 38% continúa asignando una persona a una mesa; el 15,4% de las empresas que participaron de la encuesta indican que han 2. Un trabajo concentrado con menos distracciones; adoptado, desarrollado e incorporado en su cultura empresarial un programa de nuevas formas de trabajo, mientras que el 25,1% 3. Bienestar y estrés; indica tener una política a nivel de toda la empresa, aunque ‘se podría hacer todavía más’. Sólo el 8,5% de las grandes empresas 4. Conciliación entre el trabajo y la vida personal; posibilidad sigue sin adoptar programas de nuevas formas de trabajo. de trabajar en cualquier parte.Otras razones incluyen el cuidado de niños y ancianos, personasdiscapacitadas y con necesidades especiales, la sostenibilidad yla calidad de vida. Las ventajas empresariales son claras.Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 13 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  15. 15. V1.6 Valor: rentabilizar la agilidad Definir el valor del trabajo ágil es el próximo desafío para las Medición de la agilidad: la empresa ABC empresas. Debemos encontrar una nueva forma de medir el coste de ‘aprovisionamiento de trabajo’ que deje atrás los enfoques La empresa ABC tiene una plantilla de 1.500 empleados y una tradicionales de alquiler y cargos en un entorno fijo definido oficina en el distrito comercial de Londres. Han contratado un ‘por metro cuadrado’. alquiler de 14.000 metros cuadrados durante 15 años y el coste total anual del edificio es de 12 millones de libras esterlinas o Conforme nos alejemos del enfoque tradicional de 14 millones de euros (alquiler, cargos, servicios, operaciones) y aprovisionamiento de trabajo de una persona por mesa, será por tanto el coste total anual por metro cuadrado es de 857 libras necesario desarrollar nuevas formas de medir la eficacia de una esterlinas o 1000 euros. Este ha sido el modelo predominante cartera de propiedades. Esto se hace cada vez más obvio a medida para la medición de la eficiencia. Durante estos 15 años, el que las personas necesitan nuevas herramientas, tecnologías y arrendamiento representa una responsabilidad de 180 millones ubicaciones para alcanzar patrones de trabajo ágiles. de libras esterlinas (208 millones de euros) o 120.000 libras (139.000 euros) por persona. “A un nivel muy básico, podemos ver un caso claro de rentabilización de la agilidad del espacio de trabajo si evaluamos Pero, ¿cómo se utiliza hoy día el edificio de oficinas? la agilidad de la cartera general y de una ubicación específica en términos de la agilidad y eficacia con la que se satisfacen las La empresa ABC asigna el espacio de la siguiente forma: necesidades de nuestros empleados en el espacio de trabajo”, comenta Colin King. “Esto significa que tendremos menos espacio y que nuestros compromisos de propiedad son flexibles y están plenamente alineados con los objetivos de la empresa”. Pero la reducción del espacio alquilado es sólo una forma de rentabilizar el valor que proporciona el trabajo ágil. Para tener Espacio de circulación una perspectiva más amplia, hemos identificado una serie de Salas de reuniones beneficios de valor que llevan la visión del ‘aprovisionamiento O cinas jas Estaciones de trabajo abiertas de trabajo’ hacia un concepto de ‘adquisición propia’. Almacenamiento Otro“A un nivel muy básico, podemos ver un casoclaro de rentabilización de la agilidad delespacio de trabajo si evaluamos la agilidadde la cartera general”. La mayoría del espacio de oficina se ha dejado para estaciones de trabajo asignadas o compartidas, con algunas oficinas privadas eColin King, GlaxoSmithKline instalaciones asociadas. Lo que llama la atención de la asignación de espacio habitual en la actualidad es la falta de salas de reuniones y proyectos; casi todas las empresas indican que este es un recurso escaso en un mundo en el que la colaboración empuja a los equipos a trabajar de forma conjunta. Pero hoy día la utilización de una oficina suele ser de sólo un 45%, lo que significa que en cualquier momento determinado, el 55% de las oficinas y mesas asignadas permanecen vacías. Para la empresa ABC, esto podría significar 825 mesas vacías en cualquier momento dado. 100% Vacío Sin ocupar 75% Descanso Trabajo administrativo 50% Lectura Escritura Conversación 25% Teléfono Ordenador 0% Reuniones Hora del día Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 14 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos
  16. 16. Empresa ABC: rentabilización de la agilidad en una organización avanzada que ya ha adoptado ciertos usos compartidos del espacio Un típico edificio de oficinas de Londres de 14.000 metros cuadrados suele alojar a 1.500 personas al día con una tasa de uso compartido moderada de 1,2 personas por mesa (1,2:1). El coste total anual del edificio es de 12 millones de libras esterlinas o 14 millones de euros (alquiler, cargos, servicios, operaciones) y, por tanto, el coste anual por metro cuadrado es de 857 libras esterlinas (1000 euros). En el edificio hay 1.150 mesas, por lo que el coste anual por mesa es de 10.500 libras esterlinas (12.000 euros). Al 45% de utilización, el coste del espacio no utilizado es de 6,6 millones de libras esterlinas (7,6 millones de euros). Al 70% de utilización, el coste del espacio no utilizado es de 3,6 millones de libras esterlinas (4,1 millones de euros). El número de mesas vacías cualquier día al 45% de utilización es de 632. El número de mesas vacías cualquier día al 70% de utilización es de 345. Con una tasa de 1,2:1 (personas:mesas), hallamos que ese espacio está asignado a 12 m2 por mesa (8 a 13 es la media del sector) o 10 m2 por persona (lo habitual es de 6 a 11 m2 por persona). Adoptar el trabajo basado en actividades, donde el edificio se convierte en un recurso de tiempo real y opera tanto al 95% de ocupación (para alojar el crecimiento) como con una reducción de espacio del 30%, representaría un ahorro anual para la empresa ABC de entre 3 y 6 millones de libras esterlinas (3,5 y 7 millones de euros).Pero ABC es una empresa de vanguardia y ya ha implementado Ya no tiene sentido tener mesas vacías en una época en la queel uso de puestos de trabajo compartidos con una tasa de las personas aceptan la movilidad y la agilidad como la forma1,2 personas por mesa (1,2:1). En el edificio hay 1.150 mesas, de trabajo más eficiente y sostenible.por lo que el coste anual por mesa es de 10.500 libras esterlinas(12.000 euros). Con una utilización del 45%, 632 mesas Aun así, medir los beneficios de la agilidad no se limita a lapermanecen vacías y el coste anual del espacio desaprovechado reducción de costes inmobiliarios y de las emisiones de dióxidoes de 6,6 millones de libras esterlinas (7,6 millones de euros). de carbono.Incluso si la utilización pudiera aumentarse hasta un ambicioso70%, el coste del espacio desaprovechado de cualquier díasería de 3,6 millones de libras esterlinas por año (4,1 millonesde euros), con una media de 345 mesas u oficinas vacías encualquier momento dado.Estas son algunas otras medidas: Factor corporativo Beneficios de la agilidad y ahorro de costes Emisiones de dióxido de carbono Un área obvia para la rentabilización de la agilidad: la calefacción, refrigeración, iluminación y limpieza del espacio de oficina vacío ya no tiene fundamento ya que se ha identificado el edificio comercial como uno de los mayores emisores de CO2. Rotación de personal y períodos de inactividad Generalmente el coste de rotación de personal se mide en términos del coste de cambios y traslados en las instalaciones, pero este coste enmascara los costes de oportunidad de la ineficacia cuando no se puede reunir a los empleados que han de trabajar juntos. Menos papel: velocidad (colaboración), Fabricación y distribución del papel, impresión, almacenamiento y reciclaje: el coste total de propiedad CO2, espacio (impresión/papel/tóner/llenado/ es significativo. El trabajo ágil elimina el papel al adoptar el ‘flujo digital’. reciclaje/residuo), coste (impresión/asistencia/ mantenimiento) Un banco minorista de Londres imprime más de 1.000 millones de páginas al año. La empresa financiera media produce 70 páginas por persona y día. Y almacenar los archivos de papel en la empresa ABC representa el 4% del espacio de oficina y un coste de 0,5 millones de libras esterlinas al año. Fusiones y adquisiciones Las fusiones y adquisiciones ocasionan grandes problemas de integración, especialmente con diversas carteras inmobiliarias. El trabajo ágil con ‘recursos de propiedad’ no específicos y sin asignar permite mayores niveles de flexibilidad en la planificación y de velocidad en la asignación de personas y lugares. Incorporación Una de las mayores barreras de la agilidad corporativa reside en la incorporación, tanto de nuevo personal como de nuevos socios (por ejemplo, en la subcontratación). La agilidad optimiza el proceso al eliminar las ‘barreras de acceso’ para nuevos integrantes y socios. Entrega y tiempo de desarrollo de proyectos La velocidad se irá viendo cada vez más como un atributo esencial en una empresa ágil. En una ‘empresa rápida’, las conductas deben ser híbridas, hábiles y capaces de innovar. El trabajo ágil puede acelerar la velocidad en la toma de decisiones, el plazo de comercialización y los ciclos de desarrollo. Complejidad de la gestión Otro punto de interés que ha surgido es la reducción de la complejidad, especialmente en funciones de servicios empresariales.Trabajo virtual: cómo medir los beneficios de la agilidad en el trabajo 15 © Unwired Ventures Ltd, 2011. Reservados todos los derechos

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