CGE                                                               OGECOE                                                  ...
1)   Ejecución Financiera      de      Ingresos   distintos   a   Recursos       Ordinarios       a)   La información de l...
3)   Las ampliaciones del Calendario de pagos Mensual del período, son     solicitados de manera expresa por el Director d...
registradas en el SIAF-SP, entre otros procesos relacionados          con su función.     d)   El número de registro SIAF-...
j)   Documento oficial de la autoridad competente cuando se trate          de autorizaciones para el desempeño de comision...
su conformidad, en alguno de los documentos indicados en el          párrafo 7, de la presente Directiva.     b)   En la U...
días hábiles de producida la conformidad de la recepción de los    bienes o servicios, o la recepción de la correspondient...
Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, el         pago del Gasto Devengado por toda fuente de financiamie...
15) Aprobación de la Autorización de Giro     a)   La DNTP aprueba la Autorización de Giro, a través del SIAF-          SP...
17) Autorización de Pago     La Autorización de Pago equivale al Gasto Girado en estado “A” que     es transmitida por la ...
(2)   A los proveedores del Estado, a través de entidades del                Sistema Financiero Nacional.          (3)   L...
22)    Pautas para el abono en las cuentas de los proveedores      Se tendrá en consideración lo siguiente:      a)   En l...
24) Sustentación del pago efectuado mediante abono en cuenta a    proveedores.     Se sustenta con la información del débi...
(11) Por compras con la modalidad contra entrega, siempre               que así lo estipule el respectivo contrato.       ...
28) Caducidad, anulación y reprogramación de Cheques, Cartas Orden    y depósito de cheques en cuentas bancarias    a)   E...
Personal de la Institución a que se contrae el articulo 40º de la     Directiva de Tesorería Nº001-2007-EF/77.15 y modific...
(6)   No está permitida la entrega provisional de recursos con                cargo a la citada Caja, excepto cuando se au...
(5)   Acciones calificadas de acuerdo a ley como de carácter           “Reservado”, a cargo de las dependencias del Minist...
aplicación de lo dispuesto en la Ley Nº28664, Ley del Sistema     de Inteligencia Nacional-SINA.g)   Para el trámite se te...
(a) Resolución de la Unidad de Operación o dependencia.                 (b) Resolución de la Ogecoe. Esta gestión será efe...
6)   Cuando se requiera la apertura de cuentas en una entidad financiera     distinta del Banco de la Nación, la solicitud...
12) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de la UE son         designados mediante Resolución del Titular del...
a)   El trámite de apertura de una carta de crédito se inicia después          de que las UUOO han calendarizado los fondo...
e)   La Unidad de Tesorería de la Ogecoe con la notificación de              pago recibida del BN, debe registrar en el SI...
se suscribe un convenio por los funcionarios a quienes le               sea delegada esta función en forma expresa por el ...
g) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto        deben ser emitidos a nombre de la “Encargante”.   ...
4)   Depósito de fondos provenientes de recuperación de pagos     indebidos u otros a favor del Tesoro Público     a) El d...
5)   Aplicación de intereses por pagos indebidos o en exceso y viáticos     no utilizados     a) Inmediatamente después de...
cheques, mediante el registro en el SIAF-SP con indicación del     código de concepto correspondiente y en el mismo mes de...
(1)   Reconocimiento formal del derecho a la devolución por                     parte del área competente.               (...
financiamiento y de los montos de encargos entregados a personal          de la Institución.          La Caja chica se reg...
3)   Verificar la conformidad de la documentación sustentatoria en los        siguientes aspectos:        a) Planillas de ...
a) Registrar y de ser el caso modificar el código de cuenta        interbancario de los contratistas.     b) Efectuar la c...
b) Efectuar la acreditación de la debida percepción de las   remuneraciones de conformidad a la Planilla Única de Pagos, d...
Se efectúa conforme a lo siguiente:           (a) El ingreso en el módulo SIAF-SP de la UE de los datos               del ...
(2)   Si la fracción es igual o superior a cinco (5), el valor se           ajustará a la unidad inmediata superior.j)   C...
pago de los diversos conceptos al personal de la institución o que           labora para ella, tales como sueldos, compens...
8)   Solicitar la devolución, inmediatamente después de detectarse un        pago indebido de remuneraciones, otros benefi...
Personal,   cumplan    con    presentar    la  documentación   correspondiente, con la suficiente anticipación a las fecha...
Otorgado, el rendido debe ceñirse estrictamente a las                  asignaciones del Encargo Otorgado.         (3)   Un...
remuneraciones y otros beneficios a las cuentas bancarias          individuales del citado personal.4)   TRIBUTACIÓN     a...
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Directiva
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Directiva

1,672

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
1,672
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
16
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Directiva

  1. 1. CGE OGECOE SAN BORJA 23 AGO 2011DIRECTIVA Nº 002-2011 E-2/OGECOEDIRECTIVA DE TESORERÍA PARA LA UE 003: EJÉRCITO PERUANOSeñorRef. : a. Ley N° 28112 “Ley Marco de la Admi nistración Financiera del Sector Público” del 27 Nov 2003. b. Ley 28693 “Ley General del Sistema Nacional de Tesorería”. c. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15 “Directiva de Tesorería”. d. Resolución Suprema Nº252-2010-EF del 10 Dic 2010. e. Resolución Directoral Nº001-2011-EF/77.15 del 21 Ene 2011. f. Resolución Directoral Nº004-2011-EF/77.15 del 07 Feb 2011. g. Ley de Contrataciones del Estado. h Directiva General N° 007-2001/MINDEF/VRD/DGGAD, a probada con RM N° 342-20011-DE/SG, del 13 Abr 2011. i. Ley Nº 28015 (Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa) j. Ley Nº 27785 “ Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y Contraloría de la República “ del 23 Jul 2002.1. OBJETO Establecer procedimientos, para la Ejecución Financiera y demás Operaciones de Tesorería, así como para el cierre de cada Año Fiscal.2. FINALIDAD Optimizar procedimientos en el Sistema de Tesorería de la Unidad Ejecutora 003: EP.3. ALCANCE Están comprendidas y obligadas al cumplimiento de la presente Directiva, la Dirección de Planeamiento del Ejército ( Diplan ), la Oficina General de Economía del Ejército (Ogecoe), el Comando de Personal del Ejército (Copere), la Dirección de Telemática del Ejército (Ditele), las Unidades Operativas (UUOO) y Unidades Dependientes (UUDD) de la Unidad Ejecutora 003:Ejercito Peruano. (Anexo Nº10).4. DISPOSICIONES GENERALES a. EJECUCIÓN FINANCIERA Y OPERACIONES DE TESORERÍA 1 - 64
  2. 2. 1) Ejecución Financiera de Ingresos distintos a Recursos Ordinarios a) La información de la Ejecución de los Ingresos se registra en el Sistema Integrado de Administración Financiera – Sector Público (SIAF-SP) sobre la base de la documentación sustentatoria respectiva. b) La percepción de los Ingresos, es la etapa de la ejecución financiera de los ingresos en la que se recauda, capta u obtiene efectivamente los ingresos sobre la base de la emisión o, de ser el caso, la notificación de la documentación generada en la fase de la determinación. c) Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP, sustentando dicho registro con documentos tales como: recibos de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono, comprobantes de pago (tickets, boletas de venta y facturas), o los correspondientes estados bancarios, según sea el caso. 2) Plazo para el depósito de los Fondos a) Los fondos públicos recaudados, captados u obtenidos (efectivo o cheques del Banco de la Nación) de acuerdo a Ley, cualquiera sea la fuente de financiamiento, deben ser depositados en las correspondiente cuentas bancarias en un plazo no mayor de 24 horas; cuando se trate de cheques de otros bancos, se aplicará el plazo adicional del canje. b) Cuando en razón a particularidades propias del sistema de recaudación se requiera de plazos mayores a los indicados, será indispensable contar con la autorización previa de la Dirección Nacional del Tesoro Público (DNTP).b. PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN FINANCIERA DEL GASTO 1) El Calendario de Pagos Mensual es el monto límite autorizado por la DNTP a través del SIAF-SP, para efectuar el Gasto Girado de las obligaciones debidamente formalizadas y registradas en la fase del Devengado por la Unidad Ejecutora (UE). 2) Durante el primer trimestre del año Fiscal 2011, la DNTP autoriza el Calendario de Pagos Mensual Inicial para cada mes, sobre la base de la Información de la Programación Mensual de los Gastos que fuera registrada, a través del SIAF-SP, en el Módulo de Procesos Presupuestarios, y del Presupuesto de Caja del Tesoro Público. 2 - 64
  3. 3. 3) Las ampliaciones del Calendario de pagos Mensual del período, son solicitados de manera expresa por el Director de Administración o quien haga sus veces en la UE a la DNTP, únicamente si el monto de la programación de pagos a que se contrae en el párrafo precedente resulta insuficiente para cumplir con el pago de las obligaciones contraídas en dicho periodo, bajo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces en la UE.4) La autorización del Calendario de Pagos Mensual no convalida los actos o acciones vinculados a la ejecución del gasto que no se ciñan a la normatividad vigente.5) Registro del Proceso de Ejecución del gasto. El gasto se sujeta al proceso de la ejecución presupuestal y financiera; es competencia y responsabilidad de la UE 003: EP y UUOO efectuar el registro de cada una de sus fases en el SIAF-SP.6) Información de los Compromisos para la programación de la ejecución financiera. a) El monto total de los compromisos debe registrarse en el SIAF- SP de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos legalmente en la etapa de ejecución presupuestal, debidamente sustentados con los documentos que señalan las normas vigentes, no debiendo exceder el límite ni el período fijado a través del respectivo Calendario de Compromisos para la UE y “Seudo Calendario” para las UUOO, que cuentan con el SIAF- SP, para el registro de los encargos recibidos. b) Los datos relacionados con el Gasto Comprometido, tales como la meta presupuestaria y cadenas de gasto aplicables, deben ser reflejo de la documentación sustentatoria y contar con la correspondiente conformidad de los responsables de su verificación, el Jefe de Tesorería y el Contador de la UE y/o U/O, en forma previa al ingreso de los datos en el SIAF-SP, a fin de evitar posteriores solicitudes de regularización y reasignación; asimismo serán responsables de la verificación y seguimiento de las Operaciones relacionadas al Gasto Devengado, Gasto Pagado y Rendición de Cuentas. c) El Jefe del Departamento/Sección Tesorería y el Contador de Tesorería de la UE, son los responsables de efectuar las acciones de verificación y seguimiento de las Operaciones relacionadas con la Determinación y la Recaudación, 3 - 64
  4. 4. registradas en el SIAF-SP, entre otros procesos relacionados con su función. d) El número de registro SIAF-SP del Gasto Comprometido debidamente formalizado debe ser consignado en el documento sustentatorio (Resolución Administrativa, Contrato, Orden de Compra, Orden de Servicio, etc.) de esta etapa de la ejecución.7) Documentación para la fase del Gasto Devengado El devengado se sustenta, únicamente con alguno de los documentos siguientes: a) Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Sunat. b) Orden de Compra u Orden de Servicio en Contrataciones y adquisiciones de menor cuantía o el Contrato, acompañado con la respectiva factura, únicamente cuando exista adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas. c) Valorización de obra acompañada de la respectiva factura, liquidación de avance de obra firmada por los responsables de la Entidad. d) Planilla única de pagos de remuneraciones, personal con Contrato Administrativo de Servicio-CAS, Viáticos, Racionamiento, Propinas, Dietas de Directorio, Compensación por Tiempo de Servicio. e) Relación numerada de recibos por servicios públicos como agua potable, suministro de energía eléctrica o telefonía, sustentadas con los documentos originales. f) Formulario de Pago de Tributos. g) El clasificador 23.27.1.99 y 23.27.2.99 de servicios profesionales y técnicos con recibo de honorarios, el gasto se comunicará a Copere con oficio. h) Nota de Cargo Bancaria. i) Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral (Sepelio y Luto, Gratificaciones, Reintegros o Indemnizaciones, etc). 4 - 64
  5. 5. j) Documento oficial de la autoridad competente cuando se trate de autorizaciones para el desempeño de comisiones de servicio. k) Resolución de Encargos a personal de la Institución, Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica, y según sea el caso, el documento que acredita la Rendición de Cuentas de dichos fondos. l) Resolución Judicial consentida o ejecutoriada. m) Convenios o Directivas de “Encargos” y, en su caso, el documento que sustenta nuevas remesas. n) Norma Legal que autorice Transferencias Financieras. o) Norma Legal que apruebe la relación de personas naturales favorecidas con subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley. p) Las Facturas y los recibos de honorarios emitidos a través del sistema de emisión electrónica, a que se contraen las Resoluciones de superintendencia Nº 188-2010-Sunat y 182- 2008-Sunat, respectivamente. q) Resolución Administrativa para sustentar reembolsos de viáticos, únicamente ante situaciones contingentes, debidamente justificadas que hubieran motivado la falta de entrega del viático correspondiente antes del inicio de la comisión del servicio, o, que de ser el caso, se hubiera extendido el tiempo, inicialmente previsto, para el desarrollo de dicha comisión, sustentado con Liquidaciones de viáticos, según rendición de cuentas. r) Para el reconocimiento del gasto de ejercicios anteriores: orden de compra, orden de servicio, guía de remisión, factura, acta de recepción (con fecha del año anterior, debidamente acompañada con la certificación de la Diplan ), y la Resolución de la Comandancia General del Ejército autorizando reconocer gasto de ejercicios anteriores. s) Otros documentos que apruebe la DNTP.8) Formalización del Gasto Devengado en la UE y en las UUOO a) En la UE el Devengado se formaliza cuando la Sección Devengados de la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe, otorga 5 - 64
  6. 6. su conformidad, en alguno de los documentos indicados en el párrafo 7, de la presente Directiva. b) En la U/O el Gasto Devengado se formaliza cuando el área responsable, otorga su conformidad en documentos tales como Orden de Compra – Guía de Internamiento, Orden de Servicio, u otros establecidos en el párrafo 7; luego de haberse verificado lo siguiente: (1) La recepción satisfactoria de bienes. (2) La prestación satisfactoria de los servicios. (3) El cumplimiento de los términos contractuales en los casos que contemplen adelantos, pagos contra entrega o entregas periódicas de las prestaciones en la oportunidad u oportunidades establecidas en las bases o en el contrato. c) El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva la Específica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligación de pago.9) El devengado con posterioridad al período del compromiso a) El Gasto Devengado, dependiendo de las condiciones contractuales, puede efectuarse en períodos posteriores al compromiso, siempre y cuando éste haya sido registrado en el SIAF SP en el mes autorizado. b) Esta disposición no es aplicable para los compromisos no devengados al 31 de Diciembre, en cuyo caso debe anularse el registro presupuestario efectuado a la citada fecha y afectarse al Presupuesto del Ejército correspondiente al periodo inmediato siguiente.10) Registro del Gasto Devengado en Bienes y Servicios El registro del Gasto Devengado en el SIAF-SP para la adquisición de bienes y contratación de servicios y obras sólo procede si los datos de los documentos que sustentan el registro del compromiso han sido registrados y procesados previamente en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (Seace), de conformidad con la normatividad en materia de Contrataciones del Estado. La información del Gasto Devengado debe obligatoriamente registrarse y transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los tres (03) 6 - 64
  7. 7. días hábiles de producida la conformidad de la recepción de los bienes o servicios, o la recepción de la correspondiente valorización, a que se contraen los artículos 181º y 197º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, respectivamente, aprobado por el Decreto Supremo Nº184-2008-EF.11) Autorización del devengado y oportunidad para la presentación de documentos para proceso de pagos. La autorización de los devengados es competencia del Director de la Oficina de Contabilidad en la UE y del Jefe del Departamento o Sección de Tesorería en la U/O, quienes deben: a) Establecer los procedimientos necesarios para efectuar una eficiente programación de sus gastos. b) Asegurar la oportuna y adecuada elaboración de la documentación necesaria para que se proceda al pago de las obligaciones.12) Etapa y Plazo para el Pago. a) En esta etapa se procede a extinguir, parcial o totalmente, la obligación contraída por la UE o UUOO, hasta por el monto del Gasto Devengado y registrado en el SIAF-SP, con cargo a la correspondiente Específica del Gasto, cualquiera que sea la fuente de financiamiento, para cuyo efecto es indispensable que: (1) Se halla recepcionado a través del SIAF-SP, las Autorizaciones de Giro y de Pago correspondientes, en el caso de los fondos administrados y procesados a través de la DNTP. (2) Se halla verificado la disponibilidad de los montos depositados en la respectiva cuenta bancaria, en el caso de fondos provenientes de otras fuentes de financiamiento. b) No procede el pago si no se ha consignado en los documentos relacionados con la obligación contractual el número de registro SIAF-SP correspondiente, conforme lo establece el artículo 32º de la Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. c) En el marco de lo dispuesto en la Sétima Disposición Complementaria y final de la Ley Nº29628, Ley de Equilibrio del 7 - 64
  8. 8. Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, el pago del Gasto Devengado por toda fuente de financiamiento, debidamente formalizado y registrado debe realizarse dentro de los 30 días calendario de su procesamiento en el SIAF-SP (Devengado en estado A), para cuyo efecto el registro del Gasto Girado se trasmite con la debida antelación. d) El registro del Gasto Girado transmitido fuera del plazo establecido en el literal precedente, será procesado previa solicitud expresa a la DNTP, que deberá formular el Director General de la Ogecoe, adjuntando copia del informe remitido al Órgano de Control Institucional, en el cual se detalla las razones que motivaron la falta de oportunidad en el pago.13) Tratamiento de la Mejor Fecha a) La programación de giros que realiza la DNTP toma en cuenta la fecha de pago de la obligación, es decir, la fecha de cancelación del Gasto Devengado que la UE o U/O registra en el SIAF-SP en el campo denominado “mejor fecha”. b) La “mejor fecha” es aquella en la que vence la obligación contraída y en la cual, según la naturaleza de la obligación, se debe hacer efectivo el pago del adeudo, de acuerdo a los procedimientos de pagaduría indicados en la presente Directiva, por lo que dicha fecha se encuentra establecida: (1) En el cronograma mensual de pago de remuneraciones. (2) En el cronograma mensual de pago de obligaciones tributarias. (3) En el cronograma mensual de pago de obligaciones pensionarias y de seguridad social. (4) En los términos contractuales, en las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios. c) El dato de la “mejor fecha” debe registrarse en el SIAF-SP en las fases de Gasto Devengado y de Gasto Girado.14) Autorización de Giro La Autorización de Giro constituye la aprobación del monto para la emisión de carta orden, transferencias electrónicas o el giro de cheque, con cargo a la cuenta bancaria correspondiente. 8 - 64
  9. 9. 15) Aprobación de la Autorización de Giro a) La DNTP aprueba la Autorización de Giro, a través del SIAF- SP, teniendo en cuenta el Presupuesto de Caja y sobre la base del Gasto Devengado (en estado V), con una anticipación máxima de hasta cinco (05) días útiles a la “mejor fecha” de pago registrada por la UE o U/O; el indicado plazo no es aplicable para las Autorizaciones de Giro que se aprueban con el Tipo de Pago “Otros”. b) La Autorización de Giro en el SIAF-SP equivale al registro: Gasto Devengado en estado “A” (aprobado), siendo pertinente precisar que esta condición no constituye el otorgamiento de conformidad de las acciones y procesos técnicos relacionados con la formalización del Gasto Devengado en la UE o U/O, los cuales son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios facultados para el efecto.16) Condiciones para el Gasto Girado a) Es requisito para el registro del Gasto Girado que el correspondiente Gasto Devengado haya sido contabilizado en el SIAF-SP. b) El número de registro SIAF-SP del Gasto Girado debe consignarse en el correspondiente Comprobante de Pago, sustentado en la documentación pertinente. c) La fecha del Gasto Girado registrado en el SIAF-SP debe ser la misma o posterior a la fecha de la respectiva Autorización de Giro (Devengado en “A”). d) Está prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos a los registrados en la fase del Gasto Devengado (estado “A”), con excepción de aquellos con cesión de derechos debidamente acreditados. e) Es responsabilidad del Jefe del Departamento/Sección Tesorería y el Contador del área, la verificación de los datos del Gasto Girado, registrados y transmitidos a través del SIAF-SP a la DNTP. f) El Gasto Girado con cargo a las subcuentas bancarias de gasto autorizadas por la DNTP debe realizarse, registrarse y transmitirse a través del SIAF-SP dentro de los cinco (05) días útiles de haberse recepcionado la respectiva Autorización de Giro. 9 - 64
  10. 10. 17) Autorización de Pago La Autorización de Pago equivale al Gasto Girado en estado “A” que es transmitida por la DNTP, al Banco de la Nación y a la UE a través del SIAF-SP; por consiguiente la transferencia electrónica o, de ser el caso, la entrega del cheque o presentación de carta orden al banco está condicionada al Gasto Girado en estado “A”.18) Utilización del Tipo de Recurso en el registro de la información de ejecución de gasto El Tipo de Recurso del campo “Medio de Pago” del SIAF-SP, permite identificar y procesar la información relacionada con la utilización de recursos de una determinada fuente de financiamiento que tienen origen y finalidad predeterminados y son establecidos por la DNTP. Para el registro de la ejecución de gasto y demás Operaciones de tesorería, con cargo a dichos recursos, el Calendario Mensual de Pagos, se distribuye según el Tipo de Recurso directamente a través del SIAF-SP, no siendo necesario el envío de comunicación expresa para dicho fin.19) Obligación de Pago mediante Transferencias Electrónicas a) Es obligatorio que los pagos con cargo a los fondos administrados y canalizados a través de la DNTP se realicen mediante transferencias electrónicas, conforme al procedimiento establecido en la Directiva de Tesorería Nº 001- 2007-EF/77.15 y modificatorias, bajo responsabilidad del Director General de Administración o quien haga sus veces en la UE. b) Los conceptos que se pagan conforme a lo indicado en el literal precedente son los siguientes: (1) Planilla de Remuneraciones y otras obligaciones relacionadas a los conceptos Retribuciones y Complementos, y otros Beneficios considerados en el Clasificador de los Gastos Públicos, Relación de Contratos de Administración de Servicios (CAS), de los comprendidos en los programas SECIGRA y SERUM, propina a practicantes, servicios no personales de los proyectos de inversión y las retenciones de la planillas por mandato judicial y embargos, cuyos pagos se efectúen a través del Banco de la Nación u otra Entidad Financiera distinta. 10 - 64
  11. 11. (2) A los proveedores del Estado, a través de entidades del Sistema Financiero Nacional. (3) Los pagos por Viáticos también deben efectuarse mediante el abono en cuentas bancarias individuales.20) Acreditación de la debida percepción de las remuneraciones El abono en la cuenta bancaria del servidor, constituye prueba de haberse cumplido con el pago de los derechos de carácter remunerativo que le corresponde, de acuerdo con la Planilla Única de Pagos.21) Obligación de pago a proveedores con abono en sus cuentas bancarias individuales a) Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a través de la DNTP, incluyendo a los Encargos Otorgados, se efectúen a través de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. b) Para tal efecto la UE o U/O requerirá a los proveedores su Código de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad que se de inicio formal a su relación contractual. El proveedor atenderá el requerimiento mediante Carta-Autorización, según el modelo del Anexo N° 01. c) Para pagos a empresas de servicios públicos es obligatorio que se les remita el detalle de los recibos que han sido cancelados mediante dicha modalidad, antes de la fecha de vencimiento del recibo correspondiente. d) Las UUOO que cuentan con SIAF-SP, efectuarán el pago a sus proveedores mediante transferencias electrónicas y de acuerdo a los procedimientos establecidos. e) Las UUOO que no cuenten con SIAF-SP, efectuarán el pago a sus proveedores mediante cartas orden. f) En las bases de los procesos de selección que se convoquen, se deberá considerar la obligación de pagar a los proveedores mediante el abono a sus cuentas bancarias, de manera que incluso aquellos proveedores que, por razones propias, carezcan de una cuenta bancaria en una entidad financiera distinta del Banco de la Nación, puedan proceder a abrir una cuenta en esta Institución. 11 - 64
  12. 12. 22) Pautas para el abono en las cuentas de los proveedores Se tendrá en consideración lo siguiente: a) En la oportunidad del registro del Gasto Comprometido en el SIAF-SP, la Unidad Ejecutora (Dirección de Ejecución Financiera) procede a ingresar el Código de Cuenta Interbancario (CCI) del proveedor (Anexo 01), para su correspondiente validación. b) La validación del CCI consiste en la verificación, a través de la Cámara de Compensación Electrónica, de la vigencia de la cuenta y de su respectivo titular. c) Una vez concluida la validación, el indicado CCI queda confirmado en el SIAF-SP como único para efectos de los abonos a que hubiera lugar, inclusive para otras transacciones con cualquier UE. d) El CCI confirmado puede ser sustituido por otro CCI, a pedido expreso del proveedor. e) El monto a ser abonado, el nombre o razón social del proveedor, el RUC y el CCI deben constar en el Comprobante de Pago.23) Facultad y responsabilidad para el pago a proveedores con abono en sus cuentas Es efectuado únicamente por las personas acreditadas por la DNTP ante el Banco de la Nación como responsables titulares y suplentes del manejo de las cuentas bancarias de la UE y UUOO. El pago a los proveedores de la UE y UUOO debe realizarse en los plazos estipulados en las respectivas condiciones contractuales, para cuyo efecto los Comandos, DIRECCIÓNES o Jefaturas de las Unidades o Dependencias que originen los compromisos, deben dictar disposiciones expresas de manera que los responsables de las Áreas de Abastecimiento o su equivalente, así como las Áreas autorizadas a otorgar la conformidad, cumplan con enviar a la Oficina General de Economía del Ejército o al Departamento/ Sección de Tesorería la documentación sustentatoria, debidamente verificada, para el pago correspondiente, dentro de los plazos normados. Constituye responsabilidad solidaria de la UE o UUOO, la aplicación de lo antes dispuesto, a fin de evitar la afectación del respectivo presupuesto Institucional en el pago de los intereses a que se contrae el artículo 48º del Decreto Legislativo Nº1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. 12 - 64
  13. 13. 24) Sustentación del pago efectuado mediante abono en cuenta a proveedores. Se sustenta con la información del débito registrado por el Banco de la Nación y procesado en el SIAF-SP en las cuentas bancarias de la UE o UUOO y con el Comprobante de Pago; asimismo la factura o comprobante presentado por el proveedor en la fase del Gasto Devengado queda cancelado con la transferencia electrónica abonada en la cuenta del proveedor.25) Uso excepcional de cheques a) Sólo se procederá a utilizar cheques en forma excepcional, en los casos siguientes: (1) Personal cuyo contrato de forma eventual, no exceda de 4 meses. (2) Pago de retenciones tales como: AFP’s, ONP, tributos y descuentos autorizados por el trabajador. (3) Personal de la Institución por concepto de Encargo, habilitación y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo o Caja Chica y para el pago de Jornales. (4) A proveedores, imposibilitados de abrir cuentas bancarias en el Sistema Financiero Nacional. (5) Con cargo a fondos distintos de los autorizados por la DNTP. (6) Viáticos, cuando no pueda utilizarse la modalidad del abono en cuentas bancarias. (7) Subvenciones a favor de personas naturales o jurídicas, autorizadas de acuerdo a Ley. (8) Tributos y tasas a las que se encuentre obligada la UE, (9) En su condición de contribuyente. (10) A empresas que prestan servicios públicos, únicamente cuando la UE, por razones del sistema de cobranza de dichas empresas, no pueda brindar la información que permita identificar los correspondientes recibos. 13 - 64
  14. 14. (11) Por compras con la modalidad contra entrega, siempre que así lo estipule el respectivo contrato. (12) Cesión de derechos, debidamente acreditado. (13) Devolución de montos a personas naturales o jurídicas, por cobros en exceso o la cancelación de un servicio. (14) Otros casos que apruebe la DNTP. b) Está prohibido el giro de cheques a nombre del personal de la Institución para casos diferentes a los señalados en el párrafo precedente.26) Principales condiciones para el giro excepcional de cheques a) Los cheques deberán girarse únicamente en los casos contemplados en la presente Directiva, teniendo en cuenta lo siguiente: (1) Suscripción mancomunada por los funcionarios acreditados. (2) Atención del orden de su numeración e impresión de la frase “No Negociable”. (3) A nombre del emisor de los comprobantes de pago establecidos por la Sunat. b) No está permitido solicitar la emisión de cheques de gerencia con cargo a las Subcuentas Bancarias de Gasto, salvo cuando se trate del pago de obligaciones que, por su naturaleza o en razón de procedimientos de recaudación, deba efectuarse con un solo cheque.27) Características de las Cartas Orden a) Las Cartas Orden deben ser numeradas en forma correlativa por cada cuenta bancaria y por cada Año Fiscal y sus copias se mantendrán archivadas. b) Para tal efecto, en el campo del registro SIAF-SP destinado al número de la Carta Orden sólo se consignará hasta un máximo de ocho (08) dígitos, los primeros cuatro indican al Año Fiscal y los cuatro últimos al correlativo correspondiente a su emisión. 14 - 64
  15. 15. 28) Caducidad, anulación y reprogramación de Cheques, Cartas Orden y depósito de cheques en cuentas bancarias a) El Banco de la Nación pagará los cheques girados o atenderá las cartas orden emitidas contra la Subcuenta Bancaria de Gastos (UE) o Cuenta Bancaria de Reversión (U/O), siempre y cuando su presentación se efectúe dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de giro o emisión. b) Los cheques girados con cargo a las cuentas bancarias autorizadas por la DNTP, de fuentes de financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios, tienen vigencia de un año, a partir de la fecha de su giro o emisión. c) Es obligatorio que la UE 003: EP y UUOO que cuentan con SIAF-SP, procedan a anular el Gasto Girado que haya caducado y registren dicha anulación en el sistema. De mantenerse la obligación de pago, se deberá verificar la procedencia de su reprogramación, a fin de transmitir el nuevo Gasto Girado para su aprobación por la DNTP. d) Las UUOO que no cuentan con el SIAF-SP, anularán el cheque y lo conservarán en sus respectivos archivos; asimismo verificarán la procedencia de su reprogramación, a fin de girar el nuevo cheque. e) Los cheques emitidos por la UE por montos mayores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias (UIT), se depositan en las cuentas bancarias de los beneficiarios, para cuyo efecto, en el mencionado cheque se consignará la frase “Para abono en cuenta”, con excepción de los emitidos para la ejecución en la modalidad Encargo a Personal de la Institución y Caja Chica.29) Caja Chica a) La Caja Chica es un fondo en efectivo que es constituido con Recursos Públicos de cualquier fuente que financie el Presupuesto INSTITUCIÓNAL al para ser destinado únicamente a gastos menores que demande su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características no puedan ser debidamente programados. Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la UE, en este último caso, cuando se determine no utilizar la modalidad del encargo a 15 - 64
  16. 16. Personal de la Institución a que se contrae el articulo 40º de la Directiva de Tesorería Nº001-2007-EF/77.15 y modificatorias.b) La UE y UUOO pueden constituir solo una Caja Chica por fuente de financiamiento.c) Estos fondos deben estar rodeados de condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar.d) Su administración se sujeta a las Normas Generales de Tesorería 06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral Nº026-80-EF/77.15 y, adicionalmente a: (1) El documento sustentatorio para la apertura de la Caja Chica es la RCGE, en la que se señale la U/O a la que se asigna el fondo, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la Caja Chica, el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada. (2) El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no debe exceder de S/. 700.00, en razón que se debe retener el 6% del IGV, el cual se centraliza en la UE y el MEF ha establecido un procedimiento para su registro en el SIAF-SP. (3) Los casos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos mayores a lo señalado en el párrafo precedente, hasta un máximo de noventa por ciento (90%) de una UIT, deben estar contemplados en la Directiva de la Caja Chica. (4) El gasto en el mes con cargo a dicha Caja no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de RENDICIÓNES documentadas que pudieran efectuarse en el mismo período. Sin embargo, se dará cumplimiento a las directivas y normas de austeridad que determine el Pliego MINDEF al respecto. (5) Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de la administración de la Caja Chica o de los responsables en las UUOO a favor de los cuales se asigne dicho fondo. 16 - 64
  17. 17. (6) No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la citada Caja, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el Señor General de Ejército Comandante General del Ejército, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. (7) Los Jefes de las UUOO dispondrán la realización de arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control respectivo. (8) La denominación de Caja Chica es aplicable indistintamente para el “Fondo para pagos en Efectivo (Recursos Ordinarios) o para el “Fondo Fijo para Caja Chica” (Recursos Directamente Recaudados), La Oficina de Tesorería de la Ogecoe llevará el Registro de Caja Chica, debiendo remitir una copia en forma mensual a la Oficina de Contabilidad para conciliar los saldos contables.30) Encargos al personal de la Institución a) Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la Institución para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas y/o trabajos indispensables para el cumplimiento de los objetivos Institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa en la UE o U/O, tales como: (1) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no pueda conocerse con precisión ni con la debida anticipación. (2) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por Ley. (3) Servicios Básicos que por razones de ubicación geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los respectivos proveedores. (4) Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a oferta local, previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces, y para los relacionados con la preparación de alimentos del personal militar y policial. 17 - 64
  18. 18. (5) Acciones calificadas de acuerdo a ley como de carácter “Reservado”, a cargo de las dependencias del Ministerio de Defensa.b) Se regula mediante Resolución emitida por el Director General de la Ogecoe, teniendo como referencia la Resolución emitida por las Unidad de Operación, o Unidad Dependiente de la UE 003:Ejercito Peruano, debiendo obligatoriamente establecer los siguientes datos: (1) Descripción del objeto del Encargo. (2) Los conceptos del gasto. (3) Montos máximos. (4) Condiciones a que debe sujetarse las adquisiciones y/o contrataciones a ser realizadas. (5) Tiempo que tomará el desarrollo de las mismas (6) Plazo para las respectivas Rendiciones de Cuentas debidamente documentadas.c) La rendición de cuentas no debe exceder de los tres (03) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del país, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario.d) La utilización de esta modalidad de ejecución es para fines distintos de los que tienen establecidos el Fondo para Caja Chica y los viáticos.e) No procede la entrega de nuevos “Encargos” a personas que tienen pendientes la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de “Encargos” anteriormente otorgados.f) La modalidad de pago “Encargo a personal de la Institución” a que se contrae el artículo 40º de la Directiva de Tesorería Nº001-2007-EF/77.15 aprobada por la Resolución Directoral Nº002-2007-EF/77.15 y modificatorias, para la ejecución de las actividades de Inteligencia calificadas de acuerdo a Ley como de carácter “Reservado” a cargo de la UE, incluyendo las correspondientes RENDICIÓNES de cuentas, se sujetan al procedimiento establecido en la Directiva aprobada en 18 - 64
  19. 19. aplicación de lo dispuesto en la Ley Nº28664, Ley del Sistema de Inteligencia Nacional-SINA.g) Para el trámite se tendrá en cuenta los siguientes detalles: (1) Para la gestión de pagos por concepto de mejoramiento de rancho y personal de TSMV destacados a otras dependencia que por conveniencia económica y del servicio, previo informe favorable del área de logística, además de las previstas para la certificación presupuesta, compromiso y devengado, se adjuntara la siguiente documentación: (a) Resolución de la Unidad de Operación o dependencia. (b) Resolución de la Ogecoe, Anexo N° 03 (c) Liquidación con la cantidad de raciones consumidas, suscritas por el liquidador de Clase I de la Unidad de Intendencia, Comandante de la Unidad de Intendencia y Jefe de la Unidad de Operación. (d) Relación Nominal del personal destacado, suscrito por el Comandante de la Unidad de Intendencia, Oficial de personal y Comandante General de la RM, GU y de ser el caso dependencia. (2) Para la gestión de pagos por concepto de gastos especiales de inteligencia y de Operaciones psicológicas, pagos para atenciones a comitivas con ocasión de intercambios bilaterales de inteligencia, atención a delegaciones protocolares de cadetes de otros países, entre otros similares, además de las previstas para la certificación presupuestaria, compromiso y devengado se adjuntará la siguiente documentación: (a) Resolución de la Unidad Operativa o Unidad Dependiente. (b) Resolución de la Ogecoe. (3) Para la gestión para el pago de propinas a Cadetes y alumnos menores de edad, además de las previstas para la certificación presupuestaria, compromiso y devengado se adjuntara la siguiente documentación: 19 - 64
  20. 20. (a) Resolución de la Unidad de Operación o dependencia. (b) Resolución de la Ogecoe. Esta gestión será efectuada por el Comando de Instrucción y Doctrina del Ejército de manera centralizada para todas las escuelas de formación. 31) Prohibición de pagos en efectivo Se encuentra prohibido el uso de la modalidad de pagos en efectivo para acciones distintas a lo establecido en la presente Directiva. 32) Encargo dentro de las Unidades Operativas Queda prohibido que las Unidades Operativas otorguen encargos por cualquier motivo de los encargos recibidos de la Unidad Ejecutora.c. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS 1) La administración de los fondos debe efectuarse en la Tesorería de la UE o U/O y su manejo debe realizarse a través de cuentas bancarias autorizadas por la DNTP. 2) La referencia a cuentas bancarias comprende a las sub cuentas bancarias de gasto, cuentas de “Encargos”, Cuentas Centrales y Adicionales de Recursos Directamente Recaudados y a las otras cuentas bancarias, independientemente de la fuente de financiamiento. 3) Son fondos administrados por la DNTP aquellos cuya ejecución se realiza con cargo a créditos presupuestarios aprobados por la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, los provenientes de la fuente de financiamiento Donaciones y Transferencias (Tipos de Recurso distintos de “Normal”) y otros fondos que determine la DNTP. Estos se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco de la Nación. 4) Las Operaciones de gasto con cargo a los fondos de la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados se canaliza a través de la DNTP y se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco de la Nación. 5) La apertura de cuentas bancarias para el manejo de fondos públicos distintos a los administrados y canalizados por la DNTP, es autorizada por la mencionada Dirección Nacional y a solicitud expresa de la UE. 20 - 64
  21. 21. 6) Cuando se requiera la apertura de cuentas en una entidad financiera distinta del Banco de la Nación, la solicitud correspondiente debe estar acompañada de la copia de la Resolución del Titular del Pliego o del funcionario en quien se hubiera delegado la facultad de dirigir los asuntos administrativos de la entidad, en la que se designe la entidad bancaria y se indique la fuente de financiamiento, la modalidad de depósito y el tipo de moneda.7) La apertura de cuentas bancarias para las UUOO es evaluada por la DNTP atendiendo a criterios de racionalidad, ubicación geográfica, montos a ser transferidos y naturaleza de los conceptos de gastos que se requieran atender en dichos niveles desconcentrados, de manera que la información y las Operaciones correspondientes puedan ser registradas en el SIAF SP.8) El trámite de apertura de cuentas bancarias, de fondos recibidos por la UE 003: EP bajo la modalidad de “Encargos” de Pliegos conformantes del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, estará a cargo de la UE “Encargante”.9) La DNTP autoriza la apertura de otras cuentas bancarias en el Banco de la Nación, a solicitud expresa de la UE, para efecto de: a) Depósito de la retención del 10% del monto total del contrato con las Micro y Pequeñas Empresas (MYPE’s), como alternativa a la obligación de presentar la garantía de fiel cumplimiento. b) Intervención económica de una obra, por incumplimiento de las estipulaciones contractuales que ocasionen retrasos en los plazos programados para la culminación de la obra (Directiva N° 001-2003 CONSUCODE aprobada con Resolución N° 01 0- 2003 CONSUCODE-PRE). c) Atender las sentencias judiciales en calidad de cosa juzgada, en el marco de lo dispuesto en el artículo 70° de l a Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.10) Los titulares de las cuentas bancarias en la UE son el Director General de la Ogecoe y el Director de la Oficina de Tesorería y en la U/O son el Jefe de la U/O y el Jefe del Departamento/Sección Tesorería.11) Pueden designarse hasta dos suplentes para el manejo de las cuentas bancarias no pudiendo ser el cajero, ni el personal del área de Control Interno, Abastecimiento o Logística, o el que tenga a su cargo labores de registro contable. 21 - 64
  22. 22. 12) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de la UE son designados mediante Resolución del Titular del Pliego o del funcionario a quien este hubiera delegado de manera expresa esta facultad. 13) Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de “Encargos” de las UUOO son designados mediante Resolución del Director General de la Ogecoe. 14) La asignación de códigos de usuarios y claves de acceso para el manejo de las cuentas bancarias es efectuada por la DNTP luego del registro en el SIAF-SP de los datos del personal acreditado. 15) Los cambios de titulares o suplentes de las cuentas bancarias autorizadas para el manejo de fondos administrados y procesados a través de la DNTP requieren contar con la autorización expresa de la mencionada Dirección Nacional, como requisito previo a su trámite en el Banco de la Nación, para cuyo efecto se remite a la DNTP copia fedateada de la Resolución respectiva. 16) Los cambios de titulares y suplentes de las cuentas bancarias de las fuentes de financiamiento Recursos Directamente Recaudados y Donaciones y Transferencias (Tipo de Recurso distinto del “normal”) se efectúan directamente en el Banco de la Nación. 17) Los titulares y suplentes designados están impedidos de ordenar transacciones en las cuentas bancarias mientras no se haya formalizado su registro de firmas en el Banco de la Nación. 18) Las Transferencias Financieras que en aplicación de lo dispuesto en el segundo párrafo del numeral 15.1 del artículo 15º de la Ley Nº29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, son otorgadas por las Unidades Ejecutoras del Gobierno Nacional a favor de las Empresas Públicas, con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, se administran en cuentas bancarias en el Banco de la Nación autorizadas por la DNTP, a solicitud de la mencionada UE. 19) Los cheques sin utilizar por el cierre de cuentas bancarias deben ser destruidos y sobre este acto debe levantarse el Acta correspondiente, la misma que debe ser archivada en la Oficina de Tesorería de la UE o Departamento/Sección de Tesorería de la U/O.d. APERTURA DE CARTAS DE CREDITOS 1) Por las fuentes de financiamiento de RO, RDR y DyT. 22 - 64
  23. 23. a) El trámite de apertura de una carta de crédito se inicia después de que las UUOO han calendarizado los fondos, enviado la solicitud de certificación presupuestal a la Diplan y efectuado las fases del gasto (compromiso, devengado y girado) por la Ogecoe. b) Una vez que se cuenta con la carta orden, la Unidad de Operaciones Externas (OPEX) de la Ogecoe, procede a formular la solicitud de apertura del crédito documentario, la cual es enviada al Banco de la Nación conjuntamente con la solicitud, para que el BN proceda a realizar las coordinaciones con el Banco Corresponsal para la apertura del CD. c) Después de que el BN recibe conforme los documentos de embarque, realiza el pago del CD y envía los documentos a OPEX de la Ogecoe, para efectuar la conciliación de saldos del CD. d) Una vez conciliado los saldos del CD se procede a solicitar la liquidación del mismo, luego todo el expediente del CD debe ser remitido a la Unidad de Tesorería para su registro y posterior envío a la Oficina de Contabilidad.2) Por la fuente de financiamiento de Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito ( ROOC) a) Luego de recepcionado el contrato suscrito por los SSLL y UUOO, la Oficina de Operaciones Externas debe solicitar al Ministerio de Economía y Finanzas autorización para gestionar la apertura del crédito documentario ante en Banco de la Nación. b) Recibida la autorización del MEF, OPEX oficia al BN adjuntando la solicitud, para que ésta entidad proceda a aperturar el CD después de realizar las coordinaciones con el Banco Corresponsal. c) Luego de recibido la comunicación del BN indicando que se han recibido conforme los documentos de embarque, OPEX debe solicitar al MEF la autorización de desembolso. d) Posteriormente se instruye al BN, adjuntando la carta del MEF en la cual autorizan el desembolso, para que efectúen el pago del CD, entidad que posteriormente remite la notificación de pago y los documentos de embarque. 23 - 64
  24. 24. e) La Unidad de Tesorería de la Ogecoe con la notificación de pago recibida del BN, debe registrar en el SIAF la fase de ingresos. F Copia de la notificación de pago debe ser remitida a la dependencia que suscribió el contrato, para que emitan la solicitud de certificación presupuestaria a la Diplan . g) Después que se recibe el certificado presupuestario la Ogecoe debe registrar en el SIAF las fases del gasto (compromiso, devengado, girado y pagado), con lo cual termina todo el proceso. h) Después de que el BN recibe conforme los documentos de embarque, realiza el pago del CD y envía los documentos a OPEX de la Ogecoe, para efectuar la conciliación de saldos del CD. i) Una vez conciliado los saldos del CD se procede a solicitar la liquidación del mismo, luego todo el expediente del CD debe ser remitido a la Unidad de Tesorería para su registro y posterior envío a la Oficina de Contabilidad. 3) Documentos cancelatorios La Oficina de Tesorería formulará un registro y mantendrá un archivo para las acciones de control, comunicando a la Oficina de Contabilidad, cada vez que existan registros en el SIAF-SP de estos documentos.e. OTRAS OPERACIONES DE TESORERÍA 1) Manejo de fondos en la modalidad de Encargos a) Se denomina “Encargo” en el marco de lo establecido en el inciso b) del artículo 59º de la Ley N° 28411 Ley G eneral del Sistema Nacional de Presupuesto, a la ejecución de determinadas actividades y/o proyectos por parte de: (1) Unidades desconcentradas conformantes de la misma UE, que para el efecto se denominan “Unidades Operativas”, para cuyo efecto debe formularse la Directiva correspondiente. (2) Otra UE, distinta de aquella en la cual han sido aprobados los Créditos Presupuestarios correspondientes, siempre que pertenezcan a otro pliego presupuestal. En este caso 24 - 64
  25. 25. se suscribe un convenio por los funcionarios a quienes le sea delegada esta función en forma expresa por el Comandante General del Ejército. b) Se denomina “Encargante” a la UE de donde proceden los recursos y “Encargada” a la UE o U/O que los recibe. c) Las UUOO “Encargadas” deben efectuar el registro de sus Operaciones de gasto en el módulo SIAF-SP.2) Principales términos y condiciones de Convenios y Directivas de Encargos Entre otros términos y condiciones que se estimen pertinentes para garantizar la adecuada ejecución de los encargos, los Convenios y Directiva que se formulen, deben contemplar lo siguiente: a) Fuente de Financiamiento de los recursos a ser ejecutados en la modalidad de “Encargo”. b) Los fondos que provengan de la fuente de financiamiento RO u otros administrados y procesados a través de la DNTP son manejados exclusivamente en el Banco de la Nación, para cuyo efecto en el caso de Unidades Ejecutoras, la “Encargante” debe solicitar la apertura de una Cuenta Central de “Encargos” y de la Cuenta Bancaria de Reversión. c) Las condiciones o requisitos de los actos administrativos propios de la ejecución del gasto que es materia del Encargo, en el marco de los procedimientos y plazos establecidos a través de la normatividad presupuestal y de tesorería vigentes. d) Inmediatamente después de aprobado el Calendario de Compromisos del periodo, la “Encargante” determina los montos de las transferencias y realiza el Gasto Comprometido, Devengado y Girado en el mismo periodo y con la debida oportunidad a fin de permitir que la “Encargada” registre en el SIAF-SP la información de sus Operaciones. e) Los términos a que deben sujetarse las RENDICIÓNES de cuenta por parte de la “Encargada” respecto del cumplimiento de las actividades y proyectos encomendados, con indicación de la documentación e información sustentatoria correspondiente. f) Las Rendiciones de Cuentas documentadas sobre el estado de ejecución del gasto por los encargos recibidos deben realizarse cada 30 días. 25 - 64
  26. 26. g) Los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto deben ser emitidos a nombre de la “Encargante”. h) Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las “Encargadas”, producto de la recuperación de pagos indebidos y devoluciones, deben ser depositados en la Cuenta Central de Encargos de la “Encargante”, a través del SIAF-SP, mediante Papeleta de Depósitos (T-6), con indicación expresa del número de registro SIAF-SP. i) Se prohíbe a las “Encargadas” delegar en otras UUEE, UUOO o Instituciones, la ejecución de los fondos recibidos en la modalidad de “Encargo”. j) El incumplimiento de los términos y condiciones establecidos a través de la correspondiente Directiva o Convenio dará lugar a la suspensión de la entrega de nuevas remesas.3) La Cuentas Bancarias de Reversión de las “Encargadas” y Cuenta Central de Encargos de la UE a) Las Cuentas Bancarias de Reversión tienen las características siguientes: (1) Bajo ningún concepto reciben abonos, salvo cuando lo disponga la DNTP. (2) Sólo registran cargos por los cheques girados o cartas órdenes emitidas. (3) El giro y pago de cheques se sujetan a las normas del Sistema Nacional de Tesorería. b) Los montos no comprometidos en el mes por las UUOO “Encargadas”, deben ser devueltos por la UE “Encargante” mediante una Carta Orden, dentro de los primeros cinco (05) días calendario del mes siguiente, a la cuenta bancaria de la cual provienen los fondos materia del Encargo. c) Las Operaciones en la Cuenta Central de la UE “Encargante” se realiza únicamente mediante Cartas-Orden, siendo responsabilidad del Director General de la Ogecoe y del Director de la Oficina de Tesorería los giros en exceso de lo autorizado en dichas cuentas centrales. 26 - 64
  27. 27. 4) Depósito de fondos provenientes de recuperación de pagos indebidos u otros a favor del Tesoro Público a) El depósito de los fondos provenientes de menores gastos autorizados con cargo a las cuentas bancarias administradas por la DNTP, tales como Encargos, Fondo Fijo para Caja Chica y de la recuperación de pagos indebidos o en exceso, se efectúa en el Banco de la Nación, dentro de las 24 horas de su recepción a la cuenta bancaria que corresponda y, en el caso de la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios, en la cuenta principal de la DNTP Nº 00-000-299294, mediante Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6). b) Los Recursos Ordinarios no utilizados al 31 de marzo de 2011, de los Convenios de Administración de Recursos, costos compartidos y otras modalidades similares referidos en la Undécima Disposición Complementaria y Final de la Ley Nº29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, son depositados por las Unidades Ejecutoras de las entidades suscriptoras de los mencionados Convenios, en la Cuenta Principal del Tesoro Público, mediante Papeleta de Deposito (T-6), hasta el 29 de Abril de 2011 y se registran en el SIAF-SP, informando a la DNTP. c) Los montos no utilizados de las Transferencias Financieras, que en el marco de los respectivos convenios suscritos deben ser devueltos, son depositados directamente, en la Cuenta Principal del Tesoro Público, o de ser el caso, en la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento que corresponda, y se registra en el SIAF-SP, utilizando el Tipo de Operación Ingreso-Gasto (Y/G). d) Es responsabilidad de la UE que realizó la Transferencia financiera efectuar el seguimiento y monitoreo correspondiente. e) El registro en el SIAF-SP de menores gastos, se efectúa en el mismo expediente que originó el pago, inclusive para los correspondientes a años fiscales anteriores. Solo en casos justificados se puede generar un nuevo registro administrativo, utilizando el tipo de operación Ingreso/gasto (Y/G), con indicación del respectivo concepto. f) Las recuperaciones de fondos por pagos indebidos o en exceso, con cargo a las cuentas distintas de las administradas y procesadas por la DNTP, deben depositarse en la respectiva cuenta bancaria dentro de las 24 horas de su recuperación, procediendo a su registro en el SIAF SP. 27 - 64
  28. 28. 5) Aplicación de intereses por pagos indebidos o en exceso y viáticos no utilizados a) Inmediatamente después de detectarse un pago indebido o en exceso a favor de un trabajador activo o en el caso que no se haya cumplido con la devolución oportuna de los viáticos no utilizados u otros conceptos, el Copere procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución; a partir de dicho requerimiento y hasta que se produzca su debida cancelación, se aplica los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. b) El dinero recuperado de la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios se deposita utilizando la Papeleta de Depósito T-6 con indicación del Reg. SIAF-SP, monto y concepto. El depósito de los intereses se hará empleando otra Papeleta T-6.6) Plazo para la Rendición de Cuentas de Viáticos Cuando la comisión de servicios se desarrolla en el interior del país, el plazo máximo para la rendición de cuentas de Viáticos es de ocho (08) días calendarios, después de culminada la misma y cuando dicha comisión es en el exterior, el plazo máximo es de quince (15) días calendarios. Ante el incumplimiento de la devolución de viáticos no utilizados en el plazo señalado, debe consignarse en el formato de entrega de los viáticos, la autorización expresa del perceptor de los mismos para que la UE efectúe la retención correspondiente a través de la Planilla Única de Pagos, independientemente de las medidas aplicables por dicho incumplimiento.7) Plazo para el depósito de fondos públicos Los fondos públicos que de acuerdo a Ley recauda la UE y UUOO, por todo concepto (venta de chatarra, bienes muebles, inmuebles, otros) y cualquiera que sea su fuente de financiamiento, deberán ser depositados en forma íntegra, sin deducciones, en las correspondientes cuentas bancarias, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas, bajo responsabilidad, debiendo asimismo proceder a su registro correspondiente en el SIAF-SP.8) Registro de retenciones efectuadas a favor del Tesoro Público Las retenciones de fondos a favor del Tesoro Público con cargo a sub cuentas bancarias de gasto deben efectuarse sin giro de 28 - 64
  29. 29. cheques, mediante el registro en el SIAF-SP con indicación del código de concepto correspondiente y en el mismo mes de la retención. Estas Operaciones se identifican con el código 082 para el documento “B” en el registro de la fase del Girado.9) Aplicación de reglas de redondeo dispuestas por Sunat El giro para el pago de obligaciones tributarias se expresa en números enteros, conforme a lo establecido en la Resolución de Superintendencia Nº 25-2000-Sunat, publicado el 24 de febrero del 2000, para lo cual la UE debe proceder a ajustar la ejecución del gasto por la diferencia resultante de dicho redondeo, sea rebajándolo o incrementándolo, comunicando a la Oficina de Contabilidad y de Ejecución Financiera, para la regularización de las fases devengado y compromiso.10) Uso excepcional de Declaración Jurada para sustentar gastos. La Declaración Jurada es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad a lo establecido por la Sunat. El monto de la Declaración Jurada no debe exceder el 10% de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT).11) Devolución de fondos ingresados indebidamente en cuentas de la DNTP. El Director General de la Ogecoe solicitará en forma expresa a la DNTP, la devolución de fondos pertenecientes a terceros que hayan sido depositados erróneamente en cuentas de la DNTP, con indicación de la fecha del depósito y acompañada de una copia fedateada de la Resolución Administrativa que debe contener las razones de la devolución, identificar al beneficiario, reconocer su derecho y precisar el monto y la partida específica del ingreso del Tesoro Público; asimismo, para la devolución de fondos pertenecientes a la UE el Director General de la Ogecoe solicitará en forma expresa a la citada Dirección Nacional la devolución respectiva, adjuntando la documentación sustentatoria (Comprobante de Pago, Carta-Orden, Planillas, Rendición de Cuentas, Extracto Bancario, entre otros).12) Devolución de fondos públicos por la UE a) Para la devolución de fondos percibidos y depositados indebidamente o en exceso, la UE debe considerar entre otros, lo siguiente: 29 - 64
  30. 30. (1) Reconocimiento formal del derecho a la devolución por parte del área competente. (2) Sustento de la verificación del pago o depósito efectuado y registrado en el SIAF-SP. (3) Registro de la devolución en el SIAF-SP según la naturaleza del ingreso. b) Las devoluciones deben efectuarse mediante giro de cheque o emisión de carta-orden para el abono en la cuenta de entidad o persona beneficiaria. c) Las devoluciones por montos menores al cinco por ciento (5%) de una UIT pueden ser efectuadas en efectivo. Mediante Resolución se podrá constituir un “Fondo de Devoluciones en Efectivo”, la que establecerá los procedimientos, condiciones y plazos que garanticen su adecuado uso.f. CIERRE DE OPERACIONES DEL AÑO FISCAL 1) Gasto Devengado por toda Fuente de Financiamiento, al cierre del Año Fiscal. El pago del Gasto Devengado por la Unidad Ejecutora (UE) o Unidad de Operación (U/O), que se encuentre debidamente formalizado y procesado en estado “V”, en el SIAF-SP al 31 de Diciembre de cada Año Fiscal, por toda fuente de financiamiento, se atenderá hasta el 31 de Marzo del Año Fiscal siguiente. Las Autorizaciones de Pago para la atención del Gasto Devengado, con cargo a las fuentes de financiamiento Recursos Ordinarios y otras administradas por la DNTP, se aprueban de acuerdo con la “mejor fecha” registrada en el SIAF SP. Esta disposición también es aplicable para la ejecución del gasto en la modalidad de “Encargo”. Considerar los nuevos plazos que establece la DNTP, para el año 2010 se estableció como fecha máxima el 31 de Enero del 2011, sin embargo en Marzo se amplió dicho plazo. 2) Liquidación del Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica y los Encargos entregados a personal de la Institución al cierre del Año Fiscal. Durante el mes de Enero de cada Año Fiscal se depositan mediante Papeleta de Depósito T-6, en la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento correspondiente y se registran en el SIAF-SP los saldos que al 31 de Diciembre del Año Fiscal anterior resulten de la liquidación del Fondo para Caja Chica por toda fuente de 30 - 64
  31. 31. financiamiento y de los montos de encargos entregados a personal de la Institución. La Caja chica se regulariza en el año, el plazo para la reversión de saldos no aplicados no debe exceder del 31 Diciembre del año presupuestal. 3) Liquidación de Encargos Recibidos El importe del Gasto no Devengado al 31 de Diciembre de cada Año Fiscal por la UE o U/O “Encargada” de fondos administrados y procesados por la DNTP, será devuelto por la “Encargante” durante el mes de Enero del siguiente Año Fiscal mediante Papeleta de Depósito T-6. El registro en el SIAF-SP de la información relacionada con la liquidación de la ejecución del gasto en la modalidad de Encargo del Año Fiscal anterior será efectuado hasta el décimo día útil del mes de Mayo de cada año. El plazo no debe exceder al 31 Marzo del año siguiente.5. DISPOSICIONES PARTICULARES a. DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO DEL EJÉRCITO ( Diplan ) 1) Formular la Certificación de Crédito Presupuestario respectivo dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, a solicitud de las Dependencias que generan compromisos, dando prioridad a las UUOO que cuentan con SIAF-SP; remitiendo dicha Certificación a la Ogecoe para la asignación de fondos a las UUOO en forma oportuna. 2) Comunicar a la U/O que solicita Certificación de Crédito Presupuestario para cancelar deudas tributarias con Municipalidades, lo siguiente: a) La disponibilidad de fondos presupuestales suficientes para asumir dicho compromiso y que la correspondiente Certificación sea remitido a la Ogecoe, para la asignación de fondos. b) Comunicar que no es factible emitir la Certificación por no contar con Calendario de Compromiso e indicar la posible fecha de asignación de fondos; con la finalidad de que la U/O solicite un aplazamiento y/o fraccionamiento de la deuda a la Municipalidad, para evitar el inicio de la cobranza y embargo coactivo. 31 - 64
  32. 32. 3) Verificar la conformidad de la documentación sustentatoria en los siguientes aspectos: a) Planillas de viáticos por más de 4 días, deberá tener la autorización expresa del Comandante General del Ejército como máxima autoridad administrativa (Anexo 6). b) Para el encargo excepcional a personal de la Institución debe regularse mediante Resolución del Comandante General del Ejército indicando el objeto del encargo, los gastos, sus montos máximos, las condiciones a que debe ajustarse las adquisiciones y contrataciones y el tiempo que tomará el desarrollo de la misma, señalando el plazo para la rendición de cuentas, la que no deberá exceder de 3 días hábiles de concluido la actividad motivo del encargo, no se otorga un nuevo encargo en caso no se rinda cuenta del encargo anterior (Anexo N° 03). c) Tener presente las restricciones establecidos en la norma de austeridad en el gasto público, establecido en la Directiva General N° 007-2001/MINDEF/VRD/DGGAD, aprobada con RM N° 342 -20011- DE/SG, del 13 de Abril del 2011. 4) Efectuar la fase de ejecución del proceso presupuestario. 5) Efectuar las modificaciones presupuestales en el nivel funcional programático, dentro el marco del Presupuesto Institucional de la UE N° 003: Ejército del Perú. 6) Emitir Opiniones presupuestales con cargo a la Reserva de Contingencia. 7) Efectuar rebajas de certificaciones presupuestales cuando la situación lo requiera. 8) Solicitar a las UUOO, los requerimientos de pago de sus compromisos y obligaciones contraídas, debiendo centralizar dicha información mediante el Sistema Integral Presupuestal del Ejército (SIPE) el día 24 del mes anterior. 9) Formular la Directiva que norme los procedimientos de ejecución Presupuestal correspondiente.b. OFICINA GENERAL DE ECONOMÍA DEL EJÉRCITO (Ogecoe) 1) DIRECCIÓN DE EJECUCIÓN FINANCIERA. 32 - 64
  33. 33. a) Registrar y de ser el caso modificar el código de cuenta interbancario de los contratistas. b) Efectuar la conciliación presupuestal y financiera con la sub dirección de presupuesto en coordinación con a la oficina de tesorería y formular el cuadro denominado EP 1. c) Recibir la documentación de los diferentes conceptos de la Sub Dirección de Presupuesto y efectuar el registro del compromiso.2) DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. a) Efectuar la Conciliación de las Cuentas de Enlace con la UE Central, en forma mensual asegurando el cierre de cada Año Fiscal, a fin de que dicha información sea remitida a nivel Pliego, por la citada Dependencia a la DNTP, debiendo coordinar con la Oficina de Tesorería para la formulación y remisión de los reportes del SIAF-SP, debidamente refrendados por el personal que interviene en su formulación. b) Registrar en el SIAF-SP el Gasto Devengado de Remuneraciones, teniendo en cuenta que no podrá exceder el monto comprometido, respecto de los servidores y funcionarios activos, registrados nominalmente en la respectiva Planilla Única de Pagos. c) Devengar y registrar el concepto de retenciones diversas en forma separada del correspondiente importe neto, con indicación de la mejor fecha de pago, la misma que debe tener en cuenta el cronograma de pagos que establecen las entidades recaudadoras y/o acreedoras, así como las autoridades judiciales en el caso de los descuentos judiciales.3) DIRECCIÓN DE TESORERÍA. a) Registrar y transmitir el Gasto Girado a través del SIAF-SP dentro de los cinco (5) días útiles de haberse recepcionado la respectiva Autorización de la DNTP. Para el pago de remuneraciones el importe neto que debe ser abonado en las respectivas cuentas bancarias de los trabajadores activos, indicando la mejor fecha de pago, de acuerdo con el Cronograma Mensual de Pagos aprobado por el Vice Ministro de Hacienda. Para el pago de las retenciones a favor de aquellos beneficiarios que no tienen establecidas fechas de pago, se efectuara obligatoriamente dentro del mes al que corresponda el pago de las remuneraciones. 33 - 64
  34. 34. b) Efectuar la acreditación de la debida percepción de las remuneraciones de conformidad a la Planilla Única de Pagos, de la manera siguiente: (1) Solicitar mensualmente al Banco de la Nación las notas de cargo de transferencia a entidades financieras, por concepto de remuneraciones y otros beneficios del personal. (2) Solicitar mensualmente a las correspondientes entidades financieras la consistencia de los abonos efectuados en las cuentas individuales del Personal Militar y Civil del Ejército, impreso y en cinta magnética; asimismo solicitar los cheques de gerencia a nombre del personal al que no se le abonó sus remuneraciones y otros beneficios, por diversos motivos. (3) Efectuar la acreditación mediante el cruce de información de la Planilla Única de Pagos con la Consistencia de los abonos efectuados por las respectivas entidades financieras; para lo cual, empleará el Programa de Pago de Remuneraciones de la Ogecoe. (4) Efectuar los trámites correspondientes, a fin de proceder al pago de los cheques de gerencia del personal al que la entidad financiera no le abonó sus remuneraciones y otros beneficios en sus cuentas individuales, por diversos motivos.c) Solicitar la emisión de cheques de gerencia, sólo cuando se trate del pago de obligaciones que, por su naturaleza o en razón a procedimientos de recaudación, deba efectuarse con un solo cheque (pago a la Sunat).d) Efectuar conciliaciones mensuales respecto a las transferencias electrónicas, cheques pagados y/o cartas orden atendidas por el Banco de la Nación con la información obtenida del SIAF SP; asimismo, verificar que el monto total de los cargos en la Subcuenta Bancaria de Gasto, por efecto de transferencias electrónicas, cheques pagados y/o cartas orden presentadas en el mes, no exceda el total de las Autorizaciones de pago aprobadas durante el mismo período.e) Acreditar a los titulares y suplentes de las cuentas bancarias: (1) Recursos Ordinarios (RO). 34 - 64
  35. 35. Se efectúa conforme a lo siguiente: (a) El ingreso en el módulo SIAF-SP de la UE de los datos del personal designado, conforme a la respectiva Resolución de designación. (b) La remisión al Banco de la Nación de la transcripción o copia autenticada de la Resolución, por la que se designa a los titulares y suplentes, vía fax o correo electrónico, previa autorización de la DNTP, en cuyo caso debe ser escaneada, sin perjuicio de su envío por correo postal. (2) Recursos Directamente Recaudados (RDR). Se acreditan directamente ante el Banco de la Nación. Copia de la Resolución debe ser remitida a la DNTP dentro de las 48 horas de haberse efectuado el respectivo registro de firmas.f) Efectuar directamente ante el Banco de la Nación, los cambios de titulares y suplentes designados para las cuentas bancarias de Recursos Directamente Recaudados y Donaciones y Transferencias – Tipo de Recurso distinto de “Normal”.g) Los titulares y suplentes designados están impedidos de efectuar movimientos contra las cuentas bancarias mientras que no se haya formalizado el correspondiente registro de firmas ante el Banco de la Nación, conforme a la normatividad y procedimientos establecidos en la presente Directiva.h) Proceder al cierre de cuentas bancarias autorizadas por la DNTP, únicamente en los casos siguientes: (1) Unidades Operativas a ser desactivadas por absorción o fusión. (2) Encargos cuya continuidad no haya sido prevista. (3) Fuentes de Financiamiento no vigentes. (4) Por instrucciones expresas de la DNTP.i) Para efecto del redondeo de los Pagos a la Sunat, se deberá considerar el primer decimal y aplicar el procedimiento siguiente: (1) Si la fracción es inferior a cinco (5), el valor permanecerá igual, suprimiéndose el decimal. 35 - 64
  36. 36. (2) Si la fracción es igual o superior a cinco (5), el valor se ajustará a la unidad inmediata superior.j) Cuando por efecto de la aplicación del redondeo, resulte un importe en exceso o en defecto, se procederá a ajustar la ejecución del gasto por la diferencia resultante de dicho redondeo, sea rebajándolo o de ser el caso incrementándolo. Comunicando a la Oficina de Contabilidad y de Ejecución Financiera, para la regularización de las fases devengado y compromiso.k) Depositar mensualmente en la cuenta bancaria aperturada en el Banco de la Nación por el MINDEF, los montos establecidos en el Artículo 70 de la Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”, para el pago de sentencias judiciales en calidad de cosa juzgada, de acuerdo a un estricto orden de notificación. En caso de que los montos de las obligaciones de pago superen los fondos depositados, se debe efectuar el pago en forma proporcional a todos los requerimientos existentes.l) Recepcionar de las Unidades de Operación y de las Unidades desconcentradas las carta fianza que otorgan los contratistas que, según corresponda, son de fiel cumplimiento de contrato, por adelantos y por monto diferencial de propuesta; efectuar la verificación de la autenticidad según los mecanismos propios de la entidad bancaria otorgante, ordenar mediante carta notarial la ejecución cuando se presente algunos de los causales establecidos en el artículo 164 del reglamento de la ley de Contrataciones del Estado.m) Formular mensualmente los registros siguientes: (1) Registro de carta fianza. (2) Registro de caja chica, por fuentes de financiamiento. (3) Registro de cartas Ordenes y cheques en cartera por toda fuente de financiamiento. Deben ser suscritos por el cajero, Jefe de la Dirección de Tesorería y el Director General de Economía del Ejército.n) Solicitar a la correspondiente entidad bancaria las respectivas notas que sustente el abono del pago en la cuenta del beneficiario y por el cargo en la cuenta bancaria de la UE, por el 36 - 64
  37. 37. pago de los diversos conceptos al personal de la institución o que labora para ella, tales como sueldos, compensaciones, viáticos, recibos por honorarios, etc.c. COMANDO DE PERSONAL DEL EJÉRCITO (Copere). 1) Es responsable de procesar en forma mensual la Planilla Única de Pago a nivel Ejército, tal como lo establece la Directiva de Tesorería del MEF, teniendo en cuenta las altas (Oficiales y Sub Oficiales recién egresados personal civil, personal CAS, serumistas, secigras, etc.) y bajas ( Fallecimiento, licencias, baja por diferente causal, etc.) durante el mes en que efectúa la programación del pago, debiendo para tal efecto formulara una directiva específica que regule los plazos y los procedimientos de regularización, debiendo comunicar a la Ogecoe, para efectos de mantener actualizado el estadístico del gasto. 2) Ingresar y mantener actualizada en forma permanente la información en el Módulo de Control de Planillas y Servicios No Personales. 3) Coordinar con las UUOO con la finalidad de llevar el control de personal en actividad con derecho a la percepción de Remuneraciones y Otros Beneficios; así como de Servicios No Personales. 4) Efectuar coordinaciones con la RENIEC y ESSALUD, para establecer las BAJAS por fallecimiento de personal. 5) Informar al personal dados alta (personal civil contratado por el pliego) que remitan a la Ogecoe su número de cuenta (BN), otros Bancos el número de cuenta y código de cuenta interbancaria (CCI). 6) La Sub Dirección de Administración de Personal Civil, formulará una Directiva que norme los procedimientos en el Ejército, para el pago por concepto de Reembolso de Prestaciones Económicas del personal con licencia por incapacidad temporal, de acuerdo a las normas dictadas por ESSALUD. 7) Consignar en el formato de entrega de los viáticos, la autorización expresa del perceptor de los mismos, para efectos de que, ante el incumplimiento de hacer efectiva la devolución de viáticos no utilizados en los plazos señalados se efectúe la retención correspondiente a través de la respectiva Planilla Única de Pago, independientemente de las medidas aplicables respecto a dicho incumplimiento. 37 - 64
  38. 38. 8) Solicitar la devolución, inmediatamente después de detectarse un pago indebido de remuneraciones, otros beneficios y viáticos, para su transferencia al Tesoro Público; asimismo, solicitar a la Ogecoe el descuento correspondiente, incluyendo el interés legal efectivo; de no proceder el descuento,iniciar las acciones legales respectivas ante el Procurador Público encargado de los asuntos del Ejército. 9) Remitir al cierre del año, la información del Módulo de Control de Planillas y Servicios No Personales relacionadas al gasto anual de personal, por categorías y conceptos, conforme a los requerimientos del MEF para la información financiera de la UE, para su cumplimiento deberá coordinar con la Oficina de Contabilidad de la Ogecoe. Asimismo, proporcionará, en la 1ra quincena del mes de Enero del año siguiente, el CALCULO ACTUARIAL elaborado por la ONP, de la data del personal de pensionistas y personal en actividad de la Ley 20350 Ley de Montepío. 10) Formular mensualmente el PDT 600, considerando los días subsidiados por licencia por incapacidad temporal o maternidad y remitirlo en diskette a la Ogecoe. 11) Remitir mensualmente en medio magnético, las Planillas de Aportes Patronales por departamentos a la dirección Previsional del MINDEF. 12) En la fecha establecida por la Sunat, mensualmente efectuar la declaración de 5ta, 4ta categoría, ONP y ESSALUD, previa coordinación con la oficina de tesorería de la Ogecoe. 13) En la fecha establecida por la Asociación de AFPs, mensualmente efectuar la declaración de los aportes y comisiones empleando el AFPNET, previa coordinación con la oficina de tesorería de la Ogecoe.d. DIRECCIÓN DE TELEMÁTICA DEL EJÉRCITO (Ditele) Asegurar el funcionamiento permanente de la Base de Datos Única del Ejército (BDU), así como la conectividad correspondiente, a fin de que el acceso a la información almacenada en la BDU. Sea inmediata y oportuna.e. UNIDAD EJECUTORA Y UNIDADES OPERATIVAS 1) UNIDAD DE FONDOS a) Los Departamentos o Secciones de Tesorería, deberán emitir directivas orientadas a que las áreas relacionadas con la formalización del Gasto Devengado, tales como Logística y 38 - 64
  39. 39. Personal, cumplan con presentar la documentación correspondiente, con la suficiente anticipación a las fechas programadas para la atención del pago correspondiente.b) Solicitar a la Ogecoe la acreditación y cambio de firmas de los titulares y suplentes de las cuentas bancarias que administran.c) La responsabilidad de los titulares de las cuentas bancarias es solidaria con los suplentes, en lo concerniente a los giros que se realicen o se autoricen con cargo a dichas cuentas.d) Los titulares de las cuentas bancarias son responsables de efectuar la correspondiente conciliación bancaria, debiendo gestionar ante el Banco de la Nación la regularización de las Operaciones que hubieran sido consideradas como indebidas o, de ser el caso, solicitar la modificación en los registros pertinentes con la sustentación correspondiente.e) Eliminar los cheques sin utilizar por cierre de cuentas bancarias, bajo responsabilidad del Jefe de la U/O y Jefe del Departamento/Sección Tesorería; debiendo conservarse el Acta por Destrucción (Anexo N° 02) en la respectiva Teso rería.f) Efectuar la modificación de datos registrados en el SIAF-SP, de acuerdo a los procedimientos siguientes: (1) En la Fase Compromiso, proceder a la anulación del registro e ingresar los nuevos datos, siempre y cuando se realicen dentro del mes que se efectuó el compromiso. (2) En la Fase Rendición de Cuentas, solicitar a la Ogecoe mediante oficio, el rechazo de esta Fase si ha sido transmitido a la UE y el trámite de aprobación de modificación a la DNTP; para lo cual la U/O deberá indicar lo siguiente: (a) Número del registro SIAF-SP de la UE con el cual recepcionaron los fondos por “Encargos”. (b) Número de la Resolución Administrativa (c) Número del Registro SIAF-SP de la U/O (d) Modificación del registro (DICE: DEBE DECIR:) (e) Explicar las razones que motivaron el error u omisión e informar de las acciones adoptadas a fin de evitar su repetición, en ningún caso se procesarán cambio de metas y asignaciones específicas distintas al Encargo 39 - 64
  40. 40. Otorgado, el rendido debe ceñirse estrictamente a las asignaciones del Encargo Otorgado. (3) Una vez recepcionada la autorización de modificación de registros, mediante el SIAF-SP, la U/O procederá a transmitir nuevamente la Fase de Rendición de Cuentas a la Ogecoe.2) CAJA CHICA. a) Emplear el Fondo para Caja Chica, ya sea por la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios o Recursos Directamente Recaudados, cuando se requiera efectuar gastos menudos que demanden su cancelación inmediata, o que por su finalidad y características no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad. b) Dar cumplimiento a la Resolución de la Comandancia General del Ejército, en la cual se aprueba el monto máximo del Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica de cada U/O; así como el monto límite para cada adquisición. c) En casos excepcionales se podrá pagar en efectivo, las planillas de jornales, dependiendo de la ubicación de las obras, los montos y su periodicidad, adoptándose las medidas de seguridad pertinentes, para lo cual es indispensable la autorización del Jefe de la U/O; asimismo su rendición de cuentas no debe exceder el plazo de 72 horas.3) REMUNERACIONES a) Gestionar ante la Oficina General de Economía del Ejército, la apertura de cuentas individuales del personal de TSMV, al momento de efectuada su captación y procesamiento; debiendo considerarse como un requisito para su alta en la Institución su número de cuenta interbancaria. (Anexo N° 04). b) Comunicar al DETEL-Copere y Ogecoe las BAJAS de personal (fallecimiento, cese, retiro, abandono de destino, etc.), con la finalidad de proceder con la habilitación y/o des habilitación y de ser el caso se considere en la Planilla Única de Pago. c) Comunicar de inmediato al DETEL-Copere y Ogecoe la relación del personal que se encuentra de licencia por incapacidad temporal o maternidad, con la finalidad de que la tenga en cuenta esta información para la formulación de la Planilla Única de Pago y el PDT 600; asimismo la Ogecoe no transfiera las 40 - 64
  41. 41. remuneraciones y otros beneficios a las cuentas bancarias individuales del citado personal.4) TRIBUTACIÓN a) Aplicar el Régimen de retenciones del 6% IGV a proveedores en las Operaciones gravadas con el IGV, de la fuentes de financiamiento de RO, RDR Donaciones y Transferencias, por adquisición de bienes y/o prestación de servicios, en Operaciones que no estén afectas a detracciones o no tengan la condición de Agente de Retención y/o Buen contribuyente. b) Aplicar las Retenciones de Renta de Cuarta Categoría 10%, a los trabajadores independientes contratados para un trabajo especifico, por un tiempo determinado y que emitan recibo de honorarios mayores a S/. 1,500.00, toda suspensión de la retención será sustentada con resolución de superintendencia emitida por la Sunat. c) Los depósitos que originen estas retenciones, se efectuarán dentro de la 24 horas en la Cta. Tributaria 000-298891, MINDEF EP DEPOSITOS TRIBUTARIOS. d) Emitir los Comprobantes de Retenciones cumpliendo con las características y requisitos estipulados en el reglamento de Comprobantes de Pago: Autorizadas por la Sunat, sin tachaduras ni enmendaduras, con el tipo de letra clara y legible, en forma cronológica, con los datos fidedignos de número de RUC, razón social (apellidos y nombres para personas naturales y nombre de la empresa registrada en la Sunat para personas jurídicas), números de serie, fechas, montos correctos de facturas. e) Remitir a la Ogecoe, los documentos que originen las retenciones del 6% IGV tales como: Comprobantes de Retenciones fedateados por los funcionarios responsable, papeletas de depósitos en la Cta. MINDEF EP DEPOSITOS TRIBUTARIOS 000-29889, en caso de Renta de Cuarta Categoría, se debe remitir el Recibo de Honorario, con la fecha de emisión y de pago, asimismo la papeleta de depósito en la Cuenta Tributaria. Estos documentos deben ser remitidos a la Ogecoe a las 48 horas de haber realizado las Operaciones mediante un oficio. f) Cumplir con el cronograma de remisión de documentación sutentatoria, hasta el tercer día hábil del mes siguiente, remitiendo los Registro del Régimen de Retenciones del 6% IGV a proveedores y Registro de Renta de Cuarta Categoría 10% 41 - 64

×