Tarjeteros Y Formularios Cap 4

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Tarjeteros Y Formularios Cap 4

  1. 1. TARJETEROS Y FORMULARIOS RECURSOS PARA EL MANEJO DE DATOS Profa. Carmen M. Maldonado
  2. 2. ¿QUÉ ES UN TARJETERO O FICHA DE REGISTRO? <ul><li>Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información. </li></ul><ul><li>Estos registros en tarjeta se guardan tarjeteros, conocidos como ficheros. </li></ul>
  3. 3. VENTAJAS DE LOS TARJETEROS <ul><li>Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio. </li></ul><ul><li>Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con el mismo archivo de tarjetas. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Facilitan: </li></ul><ul><ul><li>Anotar, procesar y localizar datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Descartar o añadir nuevas tarjetas </li></ul></ul><ul><ul><li>Organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto </li></ul></ul>
  5. 5. BASES DE DATOS EN TARJETEROS <ul><li>Empleados </li></ul><ul><li>Solicitudes de empleo </li></ul><ul><li>Visitantes frecuentes </li></ul><ul><li>Clientes y suplidores de bienes o servicios </li></ul><ul><li>Miembros de organizaciones cívicas </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Inventario de mercancía, equipo o docu-mentos </li></ul><ul><li>Cuentas de clientes </li></ul><ul><li>Mantenimiento y reparación de equipo </li></ul><ul><li>Títulos de libros y nombres de autores </li></ul><ul><li>Recetas de cocina </li></ul>
  7. 7. PROPÓSITO DE LOS TARJETEROS <ul><li>Para proveer información de referencia </li></ul><ul><li>Como registro acumulativos de anota-ciones o asientos </li></ul><ul><li>Como recordatorios de asuntos pendientes </li></ul>
  8. 8. TARJETA ÍNDICE-INFORMACIÓN DE REFERENCIA
  9. 9. TARJETA DE ASIENTO O ANOTACIÓN Dr. Carlos A. Correa Medicina Interna Fecha Hora Si por alguna razón no puede asistir tenga la bondad de notificarlo con 1 día de anticipación. Nombre: _________________________ # Expediente____________________
  10. 10. TARJETAS CRONOLÓGICOS <ul><li>Sirven de recordatorio para asuntos pendientes y para dar seguimiento a otros, como son los documentos o expedien-tes prestados, pagos pendientes, asuntos en proceso y reuniones. </li></ul>Lay Away
  11. 11. CARACTERÍSTICAS DE LOS TARJETEROS
  12. 12. TARJETEROS VISIBLES <ul><li>La información clave para localizar las tarjetas se anota en el borde inferior. </li></ul><ul><li>Este borde sobresale de la tarjeta anterior. </li></ul><ul><li>Las tarjetas descansan una sobre otra en forma escalonada. Esto permite leer la información clave de las tarjetas con tan sólo abrir la sección del tarjetero. </li></ul>
  13. 13. TARJETEROS VERTICALES <ul><li>La información clave para archivar y localizar las tarjetas se anota en el borde superior. </li></ul><ul><li>Las tarjetas descansan en su borde inferior. </li></ul><ul><li>No hay que retirar las tarjetas para ver la información que contienen. </li></ul>
  14. 14. LAS GUÍAS <ul><li>Son tarjetas indicadoras y están hechas de un material fuerte y resistente. </li></ul><ul><li>Las guía se coloca al principio de la sección a la que pertenece. </li></ul><ul><li>En el sistema alfabético se recomienda una guía por cada 25 a 50 tarjetas </li></ul>
  15. 15. RÓTULO: ES LA PARTE IMPRESA O TÍTULO ESCRITO EN LA PESTAÑA SUPERIOR DE LA GUÍA. <ul><li>Es sencillo si indica el número o la letra o com-binación de letras con las que comienza la sección. </li></ul><ul><li>110 </li></ul><ul><li>R </li></ul><ul><li>Re </li></ul><ul><li>Rod </li></ul><ul><li>Es doble cuando indica el número o la letra o com-binación de letras con que comienza la sección y el número o la letra o combinación de letras con la que termina. </li></ul><ul><li>225-249 </li></ul><ul><li>B-D </li></ul><ul><li>D-Del </li></ul><ul><li>Ga-Go </li></ul><ul><li>Sencillo </li></ul><ul><li>Doble </li></ul>
  16. 16. LAS TARJETAS <ul><li>Medidas </li></ul><ul><ul><li>5 x 3 </li></ul></ul><ul><ul><li>6 x 4 </li></ul></ul><ul><ul><li>8 x 5 </li></ul></ul>
  17. 17. REGLAS GENERALES PARA LAS TARJETAS <ul><li>Determinar el orden en que se debe considerar el nombre del individuo, de la institución o del asunto, según las reglas. </li></ul><ul><li>Escribir el nombre tal y como se debe codificar en mayúscula sólida. </li></ul><ul><ul><li>Tres (3) espacios del margen izquierdo </li></ul></ul><ul><ul><li>Dos (2) espacios del borde superior </li></ul></ul>
  18. 18. <ul><li>Luego del nombre codificado, se escribe a dos (2) espacios verticales el nombre y la dirección, tal y como aparece en el documento y cualquier otro dato relevante. </li></ul>
  19. 19. MODELO DE TARJETA DÍAZ COLÓN CARLOS E 103-38-4051 CARLOS E DÍAZ COLÓN PO BOX 1378 SAN JUAN PR 00902-1378 1-787-724-2137 [email_address] SS 550-75-2896 Límite de crédito $10,000
  20. 20. EL FORMULARIO <ul><li>Es un impreso con espacios en blanco para anotar una diversidad de datos. </li></ul><ul><li>Es un medio eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar más rápida-mente información de naturaleza repetitiva. </li></ul>
  21. 21. TIPOS DE FORMULARIOS <ul><li>Solicitudes de empleo </li></ul><ul><li>Órdenes de compra </li></ul><ul><li>Factura (formulario de egreso) </li></ul><ul><li>El uso de los formularios le facilita a las empresas la facturación y el cobro. </li></ul>
  22. 22. FORMULARIOS <ul><li>Ventajas </li></ul><ul><ul><li>La uniformidad en la presentación de los datos hace más fácil su localización, manejo, archivo y procesamieto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los proceso se realizan en menos tiempo, ya que se facilita anotar la información. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se obtiene la información necesaria y se evita que se olvide la inclusión de ciertos datos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se pueden procesar y tramitar los asuntos más rápidamente. </li></ul></ul>
  23. 23. MODELOS DE FORMULARIOS
  24. 24. PARTES DEL FORMULARIO <ul><li>Información estática- las palabras impresas para completar. </li></ul><ul><ul><li>Nombre </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirección </li></ul></ul><ul><ul><li>Fecha </li></ul></ul><ul><ul><li>Teléfono </li></ul></ul><ul><ul><li>Lugar del accidente </li></ul></ul><ul><ul><li>El número de la póliza </li></ul></ul><ul><ul><li>Sueldo annual </li></ul></ul><ul><li>Información variable- información que se anota en los espacios en blanco </li></ul>
  25. 25. REFERENCIA <ul><li>Correa, C., Díaz, A., (2004) Administración de Documentos, Sistemas, procedimientos y tecnología, McGraw-Hill </li></ul>

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