1. Visión general e introducción a la administración de documentos Capítulo 1 Profa. Carmen M. Maldonado-Oliveras

26. Criterios para Clasificar los Documentos 06/06/09 Aspectos que considerar Naturaleza Ejemplo Procedencia Interna Externa Memorandos, informes, Cartas, cotizaciones, subastas Contenido De transacciones De referencias Facturas, cheques, órdenes de compra, Actas de reuniones o informes anuales Tiempo por el que se deben conservar Permantentes Temporales Escrituras y testamentos Invitaciones y propagandas Nivel de consulta Activos Semiactivos Inactivos Correspondencia del año en curso Correspondencia del año anterior Nóminas de más de dos años Valor de contenido Vitales Importantes Útiles No esenciales Contratos vigentes, títulos de propiedades Patentes, facturas Correspondencia general Material publicitario

27. Clasificación de acuerdo al valor 06/06/09 Documentos Vitales Son trascendentales para las instituciones y los individuos. Su pérdida conlleva consecuencias que afectan la estabilidad de la institución y hasta su existencia. Incluye fórmulas secretas, contratos, actas, pasaportes. Requiere protección especial. No deben destruirse mientras estén vigentes Documentos Importantes Son necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y para la continuidad de las instituciones. Incluyen ciertos permisos, patentes, etc. Se pueden reemplazar, pero ocasionan mucho contratiemplo, pérdida de tiempo, demoras y otros problemas. Documentos útiles Su utilidad es temporal, pero son necesario para las operaciones diarias. Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cueta bancarios. Se pueden reeplazar a un costo bajo. Documentos no esenciales Su valor es efímero, pues contiene información rutinaria. Incluyen anuncios, intivaciones, hojas de trámite, etc. Se pueden destruir tan pronto se tramitan.