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Influência da comunicação - Reduzindo Desperdícios nas empresas

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Este artigo trata da influência que a comunicação tem nos diferentes níveis das organizações para a promoção da melhoria contínua e redução de desperdícios

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Influência da comunicação - Reduzindo Desperdícios nas empresas

  1. 1. Influência da comunicaçãoReduzindo desperdícios nas empresas Copyright © 2011 Qualytool. All rights reserved. Consultoria Pesquisa Educação Executiva
  2. 2. 2 A competitividade acirrada no mundo A comunicação que ocorre dos negócios nos leva a avaliar cada detalhe dentro das organizações não está isolada de dos nossos processos em busca da otimiza- uma conjuntura, que condiciona e move as ção dos recursos. Atualmente convivemos ações do profissional, dentro de uma per- com uma velocidade monstruosa de spectiva estratégica que contempla o cum- evolução, dos fatos, novas informações, primento da missão e visão de futuro da em- novos processos. Na realidade, esta atmos- presa (Kunsch, 1997). fera nos deixa ávidos pela novidade, pela Pinchot e Pinchot (1994), ao falar em empre- busca milagrosa da solução de todos os sas inteligentes, citam: “A boa gestão problemas. depende fundamentalmente do acesso às Vamos dar um pouco da nossa atenção informações”. para um detalhe importante neste processo Segundo Brum (2000), a comunicação todo. Em tudo que fazemos, temos um precisa estimular positivamente os sentidos elemento fundamental e que tem o poder de dos funcionários e permitir que a empresa fazer uma ação dar certo ou errado, a comu- estabeleça com eles relacionamentos nicação. Vamos avaliar como este elemento saudáveis, duradouros e, sobretudo, produ- se comporta no processo de redução de des- tivos. Sendo assim, é preciso estudar a forma perdícios, fazendo uma relação da comunica- e o conteúdo da comunicação. Em relação à ção com uma sistemática de resolução de forma, para que gere impacto no comporta- problemas. mento do funcionário, o estímulo precisa A comunicação é a principal forma que o obedecer a três dimensões: líder tem para implementar fatores motiva- cionais. A probabilidade de se alcançar mel- a) Personalização: é a adequação da forma hores resultados é maior quando se trans- e conteúdo da comunicação às característi- mitem claramente as idéias, levando as pes- cas do público alvo. soas a compartilharem da mesma visão. No b) Interatividade: é a velocidade e o incen- contexto organizacional, é necessário que as tivo do retorno que a comunicação interna pessoas tenham acesso às informações rela- provoca no funcionário. cionadas à organização como um todo. c) Impacto sensorial: é quanto o fun- Entretanto, ainda é comum encontrar pes- cionário pode ver, ouvir e “sentir” a informa- soas convictas de que a informação é poder, ção. bloqueando a eficiência do processo comunicativo. www.qualytool.comCopyright © 2011 Qualytool. All rights reserved.
  3. 3. 3 Em relação ao conteúdo, é necessário Agora vamos trazer esta realidade daatender a três aspectos: comunicação pra dentro das situações problemáticas que existem, com maior oua) Posicionamento: é o ato de desenvolver menor incidência, e fazem parte da rotinaa imagem da empresa de forma a fazê-la de todas as organizações. Se os problemasocupar um lugar distinto e valorizado na existem, a comunicação não deve ser o pro-mente do funcionário. cesso para envolver e responsabilizar osb) Conceito: é a idéia principal da empresa, envolvidos pela determinação e implemen-que deve ser muito bem pensada e elab- tação de soluções?orada. Eu gostaria de citar um case em umac) Desenho: é quando se consegue desen- empresa da Serra Gaúcha. Durante a monta-volver um painel ilustrativo que permite gem de uma metodologia de análise etraduzir as palavras. solução de problemas, foram definidas as etapas do projeto e dentre elas, estava o Outro ponto tratado por Brum (2000) processo de comunicação. Esta foi a etapaé que a disponibilização de uma informa- inicial, com foco em uma célula produtivação não representa por si só que houve que acumulava altos índices de desperdício.comunicação. Toda vez que se lança um O processo de comunicação consistia nacanal é necessário que se faça a sua divulga- realização de uma reunião diária de 10min,ção, é preciso motivar também o fun- ministrada por um colaborador, eleito rep-cionário a acessá-la. Para isso a empresa resentante da qualidade da respectivadeve estimular a participação do fun- célula. Foi montada uma estrutura com umcionário na condução deste processo. Uma painel onde eram disponibilizadas as infor-forma de provocar esta participação é criar mações de performance, problemas, metasa figura do “agente de comunicação”, que é e situação da célula em relação à organiza-o responsável por buscar novidades, opin- ção, segurança e limpeza. Estas informaçõesiões, reações e, principalmente, conteúdo a eram usadas como tópicos para a reuniãoser veiculado. diária. www.qualytool.com
  4. 4. 5 4 Para a surpresa de todos, após a imple-mentação do processo de comunicaçãointerna, o índice de desperdício caiu de1,5% para 0,5%, sem nenhuma tomada deação que envolvesse investimento. A partirde então o programa tomou corpo e foireplicado para as demais células produtivasda organização, tendo como premissa umeficiente processo de comunicação, quepassou a ser considerado a chave de quando as pessoas de uma seção ou divisãosucesso do programa. refletem sobre o resultado de suas ações e geram conhecimento, o que torna os indi- Na verdade, o fato de disponibili- víduos capazes de vislumbrar as consequên-zarmos a informação às partes interessa- cias de suas ações.das em se tratando de problemas ou des- Somente quando o conhecimento é am-perdícios e, darmos acesso para estas plamente disseminado (comunicado e difun-pessoas participarem da solução, os dido) é que se torna um aprendizado de toda atorna importantes. organização. Em uma empresa, é comum o funcionário, principalmente do nível operacio-Faz parte da natureza do ser humano a nal, tomar conhecimento de importantesnecessidade de se sentir parte do todo, de problemas organizacionais, mas não conseguirse valorizar perante um grande grupo. Este comunicá-los aos que têm poder para resolvê-é o segredo, darmos oportunidade a todos los.para que se sintam parte influente nos Um fato importante a avaliarmos é o usoresultados finais da organização. do “empirismo” na definição das ações para Agora vamos voltar aos números solucionar problemas. Conforme já mencionei,citados no case anterior. Em uma empresa a velocidade dos fatos que nos cercam é muitocom um faturamento de R$10 milhões alta, ou seja, somos impulsionados a tomarmensais, reduzir o índice de desperdício de decisões rápidas e, consequentemente, sem1,5% para 0,5% significa economizar R$100 planejamento. A ação “pensar” fica renegadamil mensalmente, ou seja, R$1,2 milhões para segundo plano.por ano. O que teremos como resultado destas Pinchot e Pinchot (1994) falam que ações impensadas? Teremos incêndios apaga-em organizações inteligentes as informa- dos, isso mesmo, estaremos apenas apagandoções são amplamente divulgadas, porque o incêndios. A tendência é que sejam tomadasfuncionário só consegue se comprometer ações de contenção, ou seja, ações que soluc-com a empresa quando tem claro o conhe- ionam o problema naquele instante. Depois decimento dos destinos que ela deseja tomar. algum tempo estes problemas voltam a acon-Nota-se a importância da comunicação tecer.interna de uma organização. www.qualytool.com
  5. 5. 5 Quando um problema é recorrente, No último trabalho que tive o prazer podemos concluir que nenhuma ação de participar, reduzimos o índice de refugo tomada foi corretiva, certo? Fizemos um de produção de 3,5% para 0,8%. Sabem em “remendo” que durou por um tempo. Esta é a que momento constatamos a maior questão, se quisermos resolver problemas e evolução no programa? Não foi surpresa reduzir desperdícios, devemos trabalhar de para mim. Foi no momento em que uma forma sistemática, e esta sistemática envolvemos todas as pessoas que partici- deve ter foco corretivo e preventivo. pavam do fluxo do processo onde o prob- Uma das ferramentas que mais utilizamos é lema ocorria e criamos um canal de comu- o MASP, que possui uma coirmã chamada 8D, nicação que propiciou a participação deles. muito utilizada no setor automotivo. Estas Além disso, os resultados passaram a ser ferramentas muitas vezes são colocadas em divulgados a todos, não só quando ocor- descrédito pelo fato de não serem bem com- riam os problemas, mas também quando preendidas e consequentemente, são mal os mesmos eram resolvidos. utilizadas. Os exemplos citados podem servir Se queremos utilizar uma ferramenta a quaisquer situações onde ocorram prob- nível organizacional, devemos no mínimo ter lemas ou situações de latentes desperdí- uma sistemática desenvolvida: método, ger- cios de recursos. Podemos entender recur- enciamento e medição. Agora, se queremos sos como tudo aquilo que representa custo ver essa ferramenta funcionando com alto para uma organização: tempo, matéria- nível de desempenho, devemos associar a prima, mão-de-obra, desgaste da imagem ela um processo de comunicação. Posso da empresa, etc. Portanto, estamos garantir que os resultados serão muito mel- tratando de um assunto aplicável a hores. qualquer ramo de negócio. A redução de desperdícios, sob meu ponto de vista, tem sucesso quando con- seguimos criar uma cultura organizacional que leva as pessoas a pensar, planejar e ger- enciar a execução daquilo que foi definido. De nada adianta ter a melhor solução do mundo se ela não sair do papel. Definitiva- mente, precisamos ter método, precisamos ser sistemáticos e nossas ações devem ser tomadas sempre com dois focos: correção e prevenção. Finalmente, a isso tudo associa- mos um eficiente processo de comunica- ção para interligar todos as partes influen- tes do negócio e alcançaremos resultados surpreendentes. www.qualytool.com www.qualytool.comCopyright © 2011 Qualytool. All rights reserved.
  6. 6. Alexandre Job alexandre.job@qualytool.com Copyright © 2011 Qualytool. All rights reserved.Caxias do Sul - RS / Brasil Porto Alegre - RS / BrasilR. João Venzon Neto - 105 R. Dr. Possidonio Cunha - 641 B. Santa Catarina B. Vila Assunção CEP: 95.032-200 CEP: 91.900-140 Fone +55 54 3025 6363 Fone +55 51 3062 0639 www.qualytool.com

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