Novellas Healthcare werkt en communiceert via de cloud met Office 365

355 views

Published on

Novellas Healthcare, leverancier van HR-diensten voor de gezondheidszorg, moet heel snel kunnen reageren op vragen van de klanten. Van de 110 medewerkers zijn er maar 20 op kantoor. Daardoor werd er vroeger intensief getelefoneerd en heen en weer gemaild wanneer iemand op zoek was naar informatie. Bovendien is de onderneming sinds kort ook in het buitenland actief.
Om de beschikbaarheid en de bescherming van de cruciale bedrijfsinformatie te verhogen, overwoog Novellas Healthcare te investeren in een nieuw netwerk en nieuwe servers. Samen met partner Aurelium besliste men echter om over te schakelen naar werken en communiceren via de cloud, met Office 365.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
355
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Novellas Healthcare werkt en communiceert via de cloud met Office 365

  1. 1. Novellas Healthcare werkt en communiceert via de cloud met Office 365 tel. +32 (0)3 457 57 77 info@aurelium.be land: België sector: HR-diensten profiel Novellas Healthcare is een Belgische holding met meer dan 10 jaar ervaring in gespecialiseerde diensten voor de gezondheidszorg. De klanten van Novellas Healthcare zijn farmaceutische, biotech en medical devices bedrijven, ziekenhuizen en zorginstellingen. Het bedrijf heeft zijn internationale expansie ingezet met een overname in het Verenigd Koninkrijk en in Nederland. uitdaging Bij Novellas Healthcare werken slechts 20 van de 110 medewerkers op kantoor. De anderen zijn gedetacheerd bij de klanten, zijn onderweg of werken van thuis uit. Dat bemoeilijkte de communica- Novellas Healthcare, leverancier van HR-diensten voor de gezondheidszorg, moet heel snel kunnen reageren op vragen van de klanten. Van de 110 medewerkers zijn er maar 20 op kantoor. Daardoor werd er vroeger intensief getelefoneerd en heen en weer gemaild wanneer iemand op zoek was naar informatie. Bovendien is de onderneming sinds kort ook in het buitenland actief. Om de beschikbaarheid en de bescherming van de cruciale bedrijfsinformatie te verhogen, overwoog Novellas Healthcare te investeren in een nieuw netwerk en nieuwe servers. Samen met partner Aurelium besliste men echter om over te schakelen naar werken en communiceren via de cloud, met Office 365. Aurelium introduceerde eerst e-mail (Exchange) in de cloud, vervolgens SharePoint voor het delen van informatie en Lync voor videoconferencing. Ook het pc-beheer gebeurt nu door Aurelium via de cloud, met Windows Intune. Door te werken via de cloud beschikt Novellas Healthcare over meer mogelijkheden en grotere flexibiliteit. Alle collega’s met toegangsrechten kunnen de status van een project bekijken en informatie uitwisselen zonder op kantoor te zijn. Daardoor worden klanten nog sneller en beter geholpen. Windows Office 365
  2. 2. tie. Toen de servers aan vernieuwing toe waren, Novellas Healthcare werkt via de cloud voor e-mail bekeek de organisatie op welk manier ze de inter- (Exchange), het delen van documenten (SharePoint) en ne communicatie en de dienstverlening aan de klant efficiënter kon maken. videoconferences (met Microsoft Lync). IT-partner Aurelium zorgde voor de overschakeling naar Office 365, dat al die toepassingen via een online gebruikerstoegang aanbiedt. Ook de beveiligingsupdate en het algemene oplossing IT-partner Aurelium begeleidde Novellas Healthcare bij de overschakeling naar werken en communiceren via de cloud. E-mailen, documenten delen, videoconferencing en pc-ondersteuning op afstand gaat nu allemaal via de clouddiensten van Office 365. voordelen Û Gegarandeerde beschikbaarheid van e-mail Û Meer mogelijkheden voor een vergelijkbaar IT-budget Û Innovatieve en meer professionele uitstraling Û Efficiënter en klantgerichter werken Û Tijd- en kostenbesparing Û Beter samenwerken met externe medewerkers Û Proactieve pc-ondersteuning beheer van de pc’s doet Aurelium via de cloud, met behulp van Windows Intune. “We hebben ongeveer 110 werknemers maar daarvan zitten er slechts ongeveer 20 op kantoor – de meesten zijn gedetacheerd bij onze klanten, werken van thuis uit of zijn voortdurend onderweg”, vertelt Marijke Tahon, sales & marketing assistant bij Novellas Healthcare. “Door via de cloud te werken, kunnen we veel efficiënter communiceren en samenwerken. Ook de dienstverlening naar onze klanten is daardoor verbeterd.” Snelle klantenservice Novellas Healthcare moet snel kunnen reageren op vragen van klanten die soms dringend op zoek zijn naar tijdelijke medewerkers. Alle gegevens over de kandidaten, 80.000 cv’s en de klanteninformatie zijn nu beschikbaar via SharePoint Online in Office 365. Microsoft staat garant software&services Office Office 365 Windows Windows Intune voor de beschikbaarheid en de veilige afscherming van die kritieke informatie. “Vroeger werkte Novellas Healthcare volledig op eigen servers die hier lokaal draaiden’, zegt Kris Heyvaert, Shared ICT Manager bij Aurelium, dat al geruime tijd ITondersteuning levert aan Novellas Healthcare. “We riskeerden toen dat de e-mail uitviel of dat de servers crashten. Een herstelling kon dan lang duren.” Op vraag van Novellas Healthcare voerde Aurelium een doorlichting uit van de IT-voorzieningen. Het was oorspronkelijk de bedoeling om een deel van het netwerk te vernieuwen en te investeren in nieuwe servers. Ook in beveiliging en back-up zou men extra moeten investeren. “We stelden toen voor om niet te investeren in nieuwe servers maar over te schakelen naar de cloud”, zegt Kris Heyvaert. “Daardoor beschikt Novellas Healthcare nu met een vergelijkbaar budget over meer functionaliteit en kan de hele organisatie flexibeler werken. Bovendien kan Novellas Healthcare via de cloud veel eenvoudiger mee evolueren met nieuwe technologieën.”
  3. 3. Marijke Tahon, sales & marketing assistant bij Novellas Healthcare: “Door via de cloud te werken, kunnen we veel efficiënter communiceren en samenwerken. Ook de dienstverlening naar onze klanten is daardoor verbeterd.” Meer mogelijkheden voor hetzelfde budget dus, moeten installeren. We kunnen de virussen ook op hoewel dat niet het hoofddoel was. “De bedoeling afstand verwijderen van de pc zonder dat de ge- was vooral om professioneler te gaan werken en bruiker het merkt.” daarin zijn we ook geslaagd”, verklaart Marijke Tahon. Pc-problemen proactief oplossen Overal werken in dezelfde omgeving Heel wat instellingen zitten nu bewaard in de cloud, zodat de pc-gebruikers met gelijk welk toestel altijd Aurelium voerde het Office 365-project uit in ver- in dezelfde omgeving werken. Marijke Tahon: “We schillende fasen. Ze gingen van start met de e-mail, kunnen altijd en overal aan onze e-mail en aan onze vervolgens kwamen ook Lync en SharePoint ter be- gegevens en alles is veel sneller beschikbaar. Als schikking via de cloud. Dankzij Windows Intune kan iemand ziek is of met vakantie, dan kunnen colle- Aurelium eventuele pc-problemen makkelijk op af- ga’s zijn taken eenvoudig opvolgen. We kunnen dus stand detecteren en oplossen. in alle omstandigheden veel sneller antwoorden op de vragen van klanten. We hoeven ook niet meer te “Vroeger holden we telkens achter de feiten aan vrezen dat een e-mail niet of met vertraging zal maar nu kunnen we proactief problemen oplossen”, aankomen. Gelukkig maar, want als dat gebeurt dan bevestigt Kris Heyvaert. “Onze helpdesk krijgt auto- zouden we een kans kunnen missen. In onze busi- matische calls wanneer Windows Intune een virus ness moet het nu eenmaal snel gaan. Als wij niet detecteert terwijl de mensen van Novellas meteen reageren, dan is de klant misschien al op Healthcare ons vroeger zelf moesten contacteren zoek naar een andere dienstenleverancier.” als er iets aan de hand was. De pc-gebruikers waren op hun toestel, waardoor virussen veel meer schade Interne communicatie in de cloud via SharePoint konden aanrichten. We hadden dan ook meer werk Iedereen bewaart en bewerkt zijn gegevens en do- om de pc’s weer volledig in orde te brengen. Zo ver cumenten nu via de cloud in SharePoint. Vroeger komt het nu niet meer. Windows Intune is altijd up- zat heel wat informatie verspreid en lokaal bewaard to-date op het vlak van virusbescherming zonder op de pc’s, waardoor er helemaal geen overzicht dat de klant of wijzelf daarvoor manueel iets voor was. “Nu werkt iedereen met dezelfde, up-to-date zich vaak niet eens bewust van schadelijke software
  4. 4. informatie”, zegt Marijke Tahon. “Onze offertes, de boekhouding, de facturen, … alles staat in SharePoint. Daardoor verloopt de facturatie ook sneller en efficiënter. Ook interne documenten zoals onkostennota’s, vakantieformulieren en richtlijnen bewaren we op SharePoint. De omgeving doet tegelijk dienst als communicatieportaal waardoor we een hechtere band creëren met onze extern werkende collega’s. Op ons portaal posten we zowel persoonlijke als professionele berichten, wat het groepsgevoel heeft versterkt. Tegelijk hoeven ze niet meer naar ons te bellen om documenten door te mailen. In de toekomst willen we ook nog chatfuncties in het SharePoint-portaal integreren.” Kris Heyvaert Videoconferencing via de desktop Microsoft Lync, dat videoconferencing via de desktop mogelijk maakt, dient onder meer voor het communiceren met de collega’s in het Verenigd Koninkrijk en in Nederland. “Aangezien we ons minder verplaatsen voor internationale vergaderingen besparen we tijd en kosten”, aldus Marijke Tahon. “Onze buitenlandse vestigingen zitten nog niet in de cloud maar ze zullen in de toekomst wel overschakelen.” De afstand hoeft echter niet altijd groot te zijn om meerwaarde te halen uit Lync. “We gebruiken het ook om vragen te stellen aan een directe collega. Het feit dat je elkaar ziet, maakt de communicatie directer en efficiënter. Ook met Aurelium communiceren we via Lync”, legt Marijke Tahon uit. De gebruikers zijn allemaal enthousiast over het werken en communiceren via de cloud. “Het leeft echt in onze voor meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/ cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepassingen gebruiken. Voor meer informatie over Aurelium, bel naar +32 (0)3 457 57 77 of bezoek www.aurelium.be Voor meer informatie over Novellas Healthcare, bezoek www.novellashealthcare.eu organisatie. De medewerkers zijn trots op het feit dat we zo innovatief zijn en ze creëren volop links met Linkedin en Facebook”, besluit Marijke Tahon.

×