RSVZ
Patrick Vanderbauwede, IT Manager
CASE STORY
In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplic...
CASE STORY

heen en weer moeten zeulen met poststukken.
Het dringt ook het aantal e-mails en telefoontjes
terug”, aldus Sy...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

RSVZ bouwde een digitale postkamer.

355 views
227 views

Published on

In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013 werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor
dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
355
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

RSVZ bouwde een digitale postkamer.

  1. 1. RSVZ Patrick Vanderbauwede, IT Manager CASE STORY In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013 werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen. Dossierbeheerders besparen anderhalf uur per dag Op alle binnenkomende poststukken zonder RSVZ-barcode wordt in de digitale postkamer een barcode gekleefd. Ook voor uitgaande briefwisseling die terugkeert naar het RSVZ. De stukken worden nadien ingescand. Eens gedigitaliseerd wordt elk stuk gevalideerd door twee medewerkers, om de foutenmarge te minimaliseren. De documenten met een RSVZ-barcode worden na afwerking van het scan- en validatieproces automatisch toegewezen aan het dossier of de opdracht waarbinnen ze werden aangemaakt. Hiervoor zijn geen manuele handelingen meer nodig. Via de elektronische postbox kunnen dossierbeheerders de aan hen toegewezen documenten inkijken. “Vroeger werden de papieren documenten bezorgd aan de dossierbeheerders, die ze zelf stuk voor stuk dienden in te scannen. De centralisatie van het scan- en validatieproces in de digitale postkamer resulteert in een dagelijkse tijdswinst van anderhalf uur per dossierbeheerder. Hierdoor kunnen we ons meer toeleggen op onze kerntaken”, zegt Didier Frerot, Business Project Manager bij het RSVZ. Kortere doorlooptijd Naast de tijdsbesparing bij de dossierbeheerders zorgt het systeem voor een sterk ingekorte doorlooptijd. De tijd tussen de ontvangst van het papieren document en het toekomen ervan bij de juiste eindbestemmeling werd drastisch teruggedrongen. “Deze winsten zijn het grootst bij de uitwisseling van dossiers over CEGEKA - verschillende kantoren heen. We hoeven steeds minder beroep te doen op onze koerierdienst, en kunnen schriftelijke vragen sneller beantwoorden en dossiers sneller afhandelen”, aldus Patrick Vanderbauwede, IT Manager bij het RSVZ. “De digitalisering zorgt voor een snellere doorlooptijd waardoor onze medewerkers zich meer kunnen toeleggen op hun kerntaken” Vlottere aanvraag tot herbehandeling Indien een document niet goedgekeurd wordt door de dossierbeheerder gaat het opnieuw naar de postkamer. “Eerst bekijken we waarom het niet goedgekeurd werd. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat het verkeerd geadresseerd werd”, vertelt postkamermedewerkster Sylvie Van Vaerenbergh. Het komt vaak voor dat in een poststuk documenten zitten voor verschillende dossiers. “Als we deze toch als één document inscannen en doorsturen naar de elektronische postbox, kan de dossierbeheerder via een knop in de tool om een herscan vragen.” Op die manier krijgen de verschillende documenten elk hun eigen barcode en kunnen ze snel en gemakkelijk aan de correcte dossiers gekoppeld worden. “Deze manier van werken zorgt ervoor dat we veel minder OVER RSVZ RSVZ staat voor Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen en verzorgt de sociale zekerheid van de zelfstandigen met de expertise van ongeveer 800 werknemers. Zelfstandigen kunnen terecht in het hoofdkantoor in Brussuel of in een van de 12 bijkantoren over het hele land. Het RSVZ beschikt ook over een eigen socialeverzekeringsfonds, de Nationale Hulpkas, dat instaat voor de toepassing van de sociale wetgeving. UITDAGINGEN: • Uitbouw van e-dossier • • • • • voor zelfstandigen en vennootschappen Vragen sneller beantwoorden door verkorten van de doorlooptijd van de postbehandeling Automatisering van de postkamer met behoud van wettelijke bewijskracht Efficiënter en flexibeler werken door snelle uitwisseling van info tussen diensten en kantoren Besparing op archief- en kantoorruimte Rapporteren over aantal vragen, dossiers, doorlooptijden enz. Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be
  2. 2. CASE STORY heen en weer moeten zeulen met poststukken. Het dringt ook het aantal e-mails en telefoontjes terug”, aldus Sylvie Van Vaerenbergh. Wettelijke bewijskracht nog eens 500 à 600 beheerders bij. Zij worden intern opgeleid. “Op het kantoor in Brussel hebben we alle denkbare scenario’s al meegemaakt, we kennen het programma nu echt door en door. Als de tien andere gewestelijke kantoren binnenkort overschakelen, zullen onze postkamermedewerkers ook als een soort helpdesk fungeren”, aldus Patrick Vanderbauwede. Hierbij kunnen ze zich baseren op de werkinstructies en procedures die door Cegeka werden opgesteld voor de postkamer en postbox. Doordat de procedure van inscannen en valideren volledig volgens de regels van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid verloopt, krijgt elk digitaal document wettelijke bewijskracht. “We moeten papieren versies drie kwartalen bewaren voor controle door externe auditeurs. Eens die periode verstreken is worden de papieren documenten vernietigd. Dat heeft als bijkomend voordeel Het opstellen van werkinstructies en procedures dat de papierberg sterk verkleind wordt”, vertelt was noodzakelijk voor het verkrijgen van de Patrick Vanderbauwede. Om deze certificatie wettelijke bewijskracht bij het inscannen. Patrick te verkrijgen moet het Vanderbauwede legt uit: systeem door verschillende “De centralisatie van het “Dat houdt onder andere in dat onze medewerkers instanties goedgekeurd scan- en validatieproces moeten weten wanneer worden, wat zeker vier maanden in beslag neemt. in de digitale postkamer een document vernietigd “In die goedkeuringsperimag worden, hoe er geconresulteert in een ode hebben de digitale troleerd en geauditeerd dagelijkse tijdswinst documenten nog geen wordt, wat er gescand van anderhalf uur per bewijskracht. Je werkt in mag worden en wat niet. een soort pilootfase waar Zo mogen er bijvoorbeeld dossierbeheerder.” je alles dubbel moet bijgeen medische attesten houden. Dat speelde mee - Didier Frerot, Business of vertrouwelijke brieven in onze beslissing om de ingescand worden. Deze Project Manager digitalisering eerst in drie stukken worden nog steeds kantoren op te zetten en met de hand bezorgd. Als later uit te breiden naar de volle dertien vestiginer toch een vertrouwelijk document wordt ingegen. Zo hadden eventuele problemen met de scand, kan de dossierbeheerder dat simpelweg laten wissen.” goedkeuring een minder grote weerslag. Nu de certificering er is, krijgen digitale documenten bij de verdere uitrol meteen bewijskracht.” Toekomstperspectief Naast de uitrol van de digitale postkamer naar Van externe naar interne opleiding alle dertien vestigingen in België, wil men bij het De postkamermedewerkers kregen van Cegeka RSVZ ook aan de slag met statistieken. “Informatie een opleiding van één dag in de week, gespreid over de hoeveelheid ingescande poststukken en over zes maanden. De 140 dossierbeheerders doorlooptijden is conceptueel voorzien in het die momenteel met de elektronische postbox systeem, maar momenteel nog niet operationeel. werken, werden opgeleid door Didier Frerot en We willen deze accurate gegevens in de toekomst Jurgen De Vos van het RSVZ. Eens de uitrol naar gaan gebruiken voor onze beleidsrapportering”, de andere vestigingen een feit is komen daar besluit Patrick Vanderbauwede. CEGEKA - TECHNOLOGIEËN: • • • • • IBM Filenet Unix/Java Oracle Database / Weblogic Kofax Capture Kofax Transformation Modules CEGEKA SOLUTIONS: • Application Development • Information Management Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be

×