BFLY protocollo DigitPA (ex CNIPA)

Gennaio 2012 PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

AGENDA Protocollo a norma DigitPA su Alfresco Definizione di protocollo Modello funzionale di riferimento La soluzione BFLY Protocollo Potenzialità e integrazioni Funzionalità Architettura Funzionalità in dettaglio PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

PROTOCOLLO INFORMATICO - DEFINIZIONE Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documentoricevuto o spedito dallamministrazione, la registrazione in manieraautomatizzata delle informazioni di protocollo e larchiviazione deidocumenti. Il protocollo costituisce il fulcro della gestione dei documenti di unaPubblica Amministrazione, oltre che di ogni azienda privata. Il protocollo permette di registrare i documenti collocandolitemporalmente in base al tempo di ricezione o di creazione. Permette di classificare i documenti archiviati allinterno del Titolario diClassificazione adottato dallEnte. PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

VANTAGGIIl Protocollo Informatico unito alla gestione elettronica dei flussi documentalipermette di: Migliorare lefficienza interna eliminando i registri cartacei e razionalizzando i flussidocumentali Migliorare la trasparenza dei procedimenti amministrativi consentendo al Cittadinolaccesso da remoto allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti cheafferiscono al procedimento La registrazione di un documento consente di certificare la provenienza o ladestinazione, il tipo di documento e la data di arrivo, spedizione o di creazione. Il sistema del protocollo è la porta di ogni Ente. Il suo compito è archiviare tutti idocumenti e i relativi fascicoli, catalogare e distribuire i documenti in modo daregolare lo svolgimento dei procedimenti associati. PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

NORMATIVA Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazioneamministrativa – DPR 445 del 28 dicembre 2000 DPCM 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico Deliberazione AIPA N. 51/2000 su “Regole tecniche in materia di formazione econservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dellart. 18,comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513” del 23novembre 2000 Deliberazione AIPA N. 42/2001 su “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione didocumenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali -articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materiadi documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28dicembre 2000, n. 445” del 13 dicembre 2001 Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri sulla gestione informatica dei flussidocumentali nelle pubbliche amministrazioni del 28 ottobre 1999; Check List “Supporto alla verifica e alla valutazione dei Sistemi di Protocollo informatico e digestione dei flussi documentali” PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

BFLY Protocollo PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

BFLY PROTOCOLLOQBR ha sviluppato la soluzione di Archivio e Protocollo informatico BFLY Protocollo chegestisce la registrazione di protocollo e larchiviazione dei documenti su Alfresco.La soluzione si presenta allutente come un portale (site) basato su Alfresco Share di cui sfruttaa pieno le caratteristiche di collaboration, di gestione documentale e di esecuzione dei workflow.Il sistema di gestione documentale si differenzia da un tradizionale file system per lecaratteristiche fondamentali quali il versionamento dei documenti, la categorizzazione,lindicizzazione dei documenti e per le potenti funzioni di ricerca, anche full-text.La soluzione è dotata di un’elevata integrazione nativa con Microsoft Office per garantirel’accesso ai documenti archiviati con le stesse modalità usate ogni giorno dagli utentiBFLY Protocollo è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse funzionalità fornite dalsoftware di gestione documentale BFLY e dalla piattaforma di content management Alfresco: PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

MODELLO FUNZIONALE DI RIFERIMENTO DIGITPALivello 1 BFLY ProtocolloLivello 2 BFLY/ AlfrescoLivello 3Livello 4 BPMN 2.0 PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

POTENZIALITA’ E INTEGRAZIONIBFLY Protocollo estende le funzionalità di gestione documentale con: Archiviazione e registrazione di protocollo dei documenti rispondente alla normativa DigitPA (ex CNIPA) Scansione dei documenti da scanner o multifunzione compatibile con lo standard Twain direttamentenel gestore documentale con contestuale selezione della tipologia documentale, indicizzazione eselezione della cartella di destinazione Gestione del flusso di assegnazione e notifica dei documenti protocollati con:• Fascicolazione• Inoltro• Annullamento• Rifiuto Utilizzo di molteplici sistemi di protocollo in funzione dell’organizzazione aziendale (Organigramma,divisioni aziendali, multi organizzazione) Apposizione da parte dellutente, tramite la propria SmartCard, della Firma digitale a norma suidocumenti archiviati Archiviazione automatica e protocollazione delle email sul gestore documentale provenienti dagliaccount degli utenti, anche da account di Posta Elettronica Certificata (PEC) PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

FUNZIONALITA’ Protocollo di documenti elettronici e cartacei in entrata, uscita o interni. Protocollo dei documenti archiviati protocollo di un documento elettronico già archiviato sulgestore documentale Segnatura di protocollo stampa sotto forma di codice a barre delle informazioni dellaregistrazione di protocollo (Numero, Data, Classificazione, dati azienda, Divisione, Ufficio o AOO) Classificazione dei documenti associazione dei documenti protocollati ad una voce deltitolario di classificazione adottato Gestione Titolario creazione, modifica ed eliminazione delle voci del titolario da parte delresponsabile dellarchivio e creazione dei Fascicoli. Stampa giornale di protocollo esportazione (in pdf) delle registrazioni di protocollo perintervallo temporale Annulla protocollo: possibilità di annullare logicamente un protocollo (no eliminazione fisica) AOO: gestione dei dati della AOO a cui è associato il protocollo Audit: log delle informazioni relative alle operazioni di protocollo PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

FUNZIONALITA’ Gestione della rubrica dei contatti Ricerca avanzata documenti protocollati, degli allegati, dei Fascicoli e delle voci di titolarioin modalità full text e/o per attributi (numero di protocollo, data, oggetto, stato dellaregistrazione). Apertura e chiusura fascicolo: è possibile chiudere un fascicolo di documenti protocollati,bloccando qualsiasi modifica ad esso. E comunque sempre possibile riaprirlo. Aggiunta documento a registrazione di protocollo: è possibile caricare in un secondomomento il file da associare ad una registrazione di protocollo Vista tabellare: è possibile attivare in qualsiasi momento la vista tabellare nel titolario, chemostra le principali proprietà dei documento protocollato Gestione dei ruoli con assegnazione agli utenti del sistema del ruolo di protocollista o diresponsabile dellarchivio (archivista) PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

ARCHITETTURA BFLY ProtocolAlfresco Share Interfaccia Utente (Site Protocollo) Protocol API (RESTful) Protocol API (RESTful) json Alfresco repository PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

ARCHITETTURA Protocol SiteAlfresco Webscript Cnipa Protocol Share Protocol Alfresco Protocol Share (jar) Share Datalist Webscript Protocol Alfresco Cnipa Protocol Alfresco (amp)Protocol Barcode API API Trasformation (iText) Alfresco repository File System DB PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

Le Funzionalità PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Registrazione di protocollo earchiviazione Inserimento nel Titolario diclassificazione Selezione del Fascicolo didestinazione Inserimento delle informazioniregistrate in Emergenza PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

REGISTRO DI PROTOCOLLO Registrazione Registrazione di protocollo di protocollo PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

FASCICOLAZIONEDocumento protocollato Documento protocollatoarchiviato nel Fascicolo archiviato nel Fascicolo PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

OPERAZIONI SUI PROTOCOLLIAnnullamento di un protocollo:Stampa della segnatura(pdf)Stampa della ricevuta (pdf) PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONEEsempio di Titolo, Esempio di Titolo,Classe eeFascicolo Classe Fascicolo PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

STAMPA DEL REGISTRO La Stampa registro di protocollo genera un documento pdf con i soli protocolli che soddisfano icriteri di ricerca selezionati dallutente PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

GESTIONE DELLA RUBRICA Inserimento di un nuovo contatto(Mittente) Destinatario della registrazione diprotocollo Eliminazione di un contatto Modifica di un contatto Ricerca di un contatto PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

RICERCA DEI DOCUMENTI Ricerca delle voci di titolario (Titolo e Classe) Ricerca dei Fascicoli per oggetto, per data diapertura e di chiusura Ricerca dei documenti protocollati inserendo una opiù parole chiave:• Numero di protocollo• Data di protocollazione• Oggetto• Stato del protocollo• Parola contenuta nel documento (Full text) PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

OPERAZIONI SUI FASCICOLI E DOCUMENTIChiusura/Ri-apertura di un FascicoloOperazioni sui documenti selezionati Scarica il documento sul proprio computer Visualizza il documento nel browser Associa un documento ad una registrazione di protocollo effettuata in precedenza Modifica la posizione del documento nel Titolario (Ri-classificazione) PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

AUDIT DELLE OPERAZIONI DI PROTOCOLLO Esempio di log di Audit Esempio di log di Audit generato dal modulo generato dal modulo di protocollo di protocollo PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

CONTATTIPer maggiori informazioni:www.qbrgroup.itinfo@qbrgroup.itTel. +39 0832.332224 PRESENTAZIONE BFLY PROTOCOLLO - 2012

http://lab.qbrgroup.it	1728
http://www.qbrgroup.it	1282
http://bfly.qbrgroup.it	583
http://www.qbreng.it	75
http://www.qbrteam.net	10
https://twitter.com	8
https://si0.twimg.com	2
http://qbrteam.net	1
http://twitter.com	1

BFLY protocollo DigitPA (ex CNIPA)

by QBR Group

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

9 Embeds 3,690

Statistics

BFLY protocollo DigitPA (ex CNIPA) Presentation Transcript