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Conférence doc et finances 2013
 

Conférence doc et finances 2013

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    Conférence doc et finances 2013 Conférence doc et finances 2013 Presentation Transcript

    • Réussir la dématérialisation de ses factures clients B2B Doc & Finances 2013 – CNIT Paris 27 février 2013 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérience Quelques mots sur le dispositif Qweeby © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Le papier : une solution lourde et coûteuse Emettre une facture papier est coûteux (3 fois le prix du timbre) pour l’émetteur. Traiter la facture en réception est coûteux pour le récepteur. Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable Emetteur RécepteurRéalisation Dépôt à la Réception du Saisie Classementde la facture Poste courrier comptable de la facture Impression et Classement Contrôle et Emission du mise sous pli de l’archive validation paiementLe côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs réalisée par les récepteurs (à leurs frais) 3 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Les bénéfices de la dématérialisation La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus Côté émetteur Côté récepteur Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels : • Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies • Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement • Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver • Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne) • Moins d’archives à stocker • Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD Réduction des coûts opérationnels  Fiabilisation de la gestion des paiements • Moins de manipulations (envoi, classement, mise sous pli, affranchissement, bourrages…) • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et réduction du cycle de traitement) Création d’un avantage concurrentiel • Fiabilité des données de facturation • Facteur différentiant • Généralisation aux donneurs d’ordres Développement durable 4 4 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • La dématérialisation des factures clients : un projet facile et gagnantLa dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre Rapide Dématérialisation de factures clients Impacts technique, humain et ROI organisationnel faibles Dématérialisation de factures fournisseurs Long Impacts technique, humain et organisationnel forts Complexe Facile Mise en œuvre Dématérialiser les factures sortantes est le bon point d’entrée de la dématérialisation dans les entreprises 5 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • La facture électronique : une affaire a priori simple… Produire les factures électroniques Transmettre la facture avec les garanties d’authenticité et électronique par voied’intégrité, les conserver de manière électronique à chaque pérenne et inaltérable client destinataire © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • … rapidement complexe dans le B2B Produire les factures électroniques Transmettre les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et aux différents destinataires, selon lesd’intégrité, les conserver de manière modalités attendues par chacun d’eux 1 pérenne et inaltérable pour assurer l’intégration technique <XLM> 2 <CSV>  Connaître et générer les formats attendus des destinataires n  Assurer l’interconnexion avec les plateformes et réseaux  Tracer les transmissions et faciliter le suivi des envois <UBL>  Automatiser les relances et les alertes  Maintenir la productivité du processus de facturation © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Les enjeux de la facture électronique : les données et la transmissionDans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données, idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission Ce qui intéresse l’émetteur, c’est que sa facture arrive au clientEmetteur Informations Récepteur Traçabilité © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Les avantages du PDF signé (ou pas) Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF (signé) est l’option idéale EDI PDF Faible part de clients EDI au sein du  Applicable à tous les clients : peut être portefeuille client et/ou les flux EDI déployé largement et facilement à représentent une part faible sur l’ensemble des clients l’ensemble des flux opérés  Coût limité et simple à mettre en œuvre Les coûts de mise en œuvre et de : retour sur investissement réel et rapide maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le  Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne retour sur investissement est faible requiert pas de compétences La maturité technique est faible et/ou techniques particulières les outils en place ne sont pas adaptés 9 9 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Un facteur de ROI supplémentaire : l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut, LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique Facture émise papier Facture émise électronique (ou assimilé : PDF par e-mail) (289-V ou 289 bis) Conservation Papier ou électronique par l’émetteur (instruction fiscale du 11/01/07) Electronique Conservationpar le récepteur Papier Electronique 10 10 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérienceQuelques mots sur le dispositif Qweeby© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • 1- Insérer la dématérialisation des factures clients dans le processus de facturationLes factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures électroniques sont noyées dans un flux de factures papierProduire la facture à partir des outils de facturation Signer électroniquement la Déposer la facture facture dans le dispositif d’archivage Transmettre la électronique facture au destinataire  Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures  Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients 12 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • 2- Répondre aux attentes différentes des différents destinatairesLa dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier Client 1 Papier PDF Signé en GS1 Client 2 XML PDF Signé et formatEmetteur Client 3 propriétaire Client 4 PDF Signé en FTP Client … EDI 13 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • 3- Déployer largement et rapidement L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la cohérence des messages Prendre en compte les Le proposer à tous ses demandes ou cahiers des clients sans chercher àcharges des clients sans se organiser a priori le focaliser dessus déploiement Eviter le forcing et Organiser le planning en accompagner les clients en fonction des réponses montrant les avantages clients et de leur planning concrets 14 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • 4- Avoir une approche globale de la dématérialisationLa dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique 15 15 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • 5- Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l’entreprise La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…) Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires…) Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant 16 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • En synthèse… et en pratique Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs) Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement) Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous laisser la liberté de choix de l’opérateur) Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire 17 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérienceQuelques mots sur le dispositif Qweeby© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Cas clients GS1 GS1 SAP IF SAP XML XML @ PEPPOL• Equipements pour laboratoires médicaux • Opérateur de téléphonie mobile• Sollicité par un client Waters décide de se • Engagé dans une démarche de lancer dans la dématérialisation générale de dématérialisation de ses factures clients avec un ses factures client. prestataire de BPO• L’opérateur proposé par le client ne permettant • Le prestataire de BPO étant incapable de pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby répondre aux demandes de Carrefour et qui alimentera cet opérateur (B-Process). Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby ses flux de facturation destinés à ces clients• En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de • Démarrage : novembre 2011 notifications mail tracées et développe des connexions additionnelles (Peppol). • Volumétrie concernée : 3500 factures/an• Démarrage : mai 2012 • Clients déployés : 2 (Carrefour et Auchan)• Volumétrie concernée : 16 000 factures /an• Clients déployés : 38 19 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Cas clients GS1 GS1 Isagri Custom IF XML XML @• Salaisons traditionnelles • Portes, Fenêtres et volets• Sollicité par Auchan France pour passer la • Sollicité par un client Groupe Brémaud décide facture électronique, cette entreprise a opté de se lancer dans la dématérialisation générale dans un premier temps pour le webEDI. de ses factures client.• Face aux ressaisies et manipulations • L’opérateur proposé par le client ne répondant additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur simplicité d’utilisation. (@GP)• Démarrage : février 2011 • En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de• Volumétrie concernée : 9000 factures / an notifications mail tracées• Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino • Démarrage : 18 juin 2012 • Volumétrie concernée : 61 000 factures / an • Client déployés : 4 20 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Cas clients GS1 CEGID SAGE IF XML 289 bis @• Salons de jardin et aménagement extérieur • Robinetterie et équipements de salle de bains haut de gamme• Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a choisi • Ondyna a identifié la dématérialisation des Qweeby pour répondre à la demande et factures comme un levier de réduction de coût déployer à ses autres clients et d’efficacité• Le groupe Edenside (dont fait partie la marque • Pour pouvoir déployer largement auprès d’une Madeira) a fourni sa liste clients donneurs clientèle de grossistes et spécialistes du d’ordres à Qweeby en lui demandant de bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby. déployer auprès d’un maximum d’entre eux les flux électroniques • Démarrage : prévu été 2012• Démarrage Auchan : avril 2012 • Volumétrie concernée : 38 000 factures / an• Volumétrie concernée : 4500 factures • Clients déployés : -• Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours 21 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • 22© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérienceQuelques mots sur le dispositif Qweeby© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Qweeby Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client Connecté aux opérateurs et plateformes de réception Capable de répondre aux cahiers des charges des clients Orienté utilisateurs non techniciens Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP Ouvert et interopérable Economique à l’installation et à l’usage Facile à mettre en œuvre et à déployer © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • A partir de tout type de facture PDF produite par l’outil en place, quel qu’il soit© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Qweeby transmet un flux conforme aux attentes de chaque destinataire Transmission EDI (art. 289-Bis du CGI) Transmission via la plateforme de réception du destinataire Plateforme Qweeby Transmission directe via un flux privé Transmission tracée et sécurisée du PDF signé + flux CSV ou UBL© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE, avec un modèle cohérent Offre modulaire et packagée, Structure de coût simple et orientée usage, qui facilite la lisible qui permet un ROI très compréhension et la décision rapide et incite au déploiementLivré prêt à l’emploi pour une mise Outil simple et intuitif qui se en œuvre par les utilisateurs et comprend facilement sans sans compétences techniques nécessiter de formation © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clientsLa conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Qweeby est une solution innovante et différenter PDF vers… PDF a PDF vers formats structurésr Ressaisies et uploads a Récupération directe (d’un bout à l’autre)r Destinataires limités a Interopérable et tous destinatairesr BPO ou archivage imposé a Modulaire et ouvertr Spécifique et coûteux a Mutualisé et progicialisér Mise en œuvre complexe a Plug and Play © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Un dispositif validé et reconnu Certification GS1 France pour l’émission de facturesélectroniques conformément à l’article 289 V du Code Général des Impôts 3ème prix lors des E-DOC award 2011 de la FedISA pour l’innovation dans le domaine de Mention spéciale du Jury du la gestion électronique des concours biennal Eureka documents et informations organisé par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Merci de votre attentionwww.qweeby.comQweeby.over-blog.comQweeby.com/blog @_qweebyScoop.it/facture-electronique @wanscoor © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Eric Wanscooreric.wanscoor@qweeby.com04 27 10 83 10 – 06 59 34 07 88www.qweeby.com © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
    • Votre contact : Eric Wanscooor eric.wanscoor@qweeby.com 04 27 10 83 10 06 59 34 07 88SAS au capital de 160 000€16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etiennewww.qweeby.com © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée