Presentatie Audits van de Toekomst voor Auditnetwerk

  • 709 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
709
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4

Actions

Shares
Downloads
15
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Audits van de Toekomst Alice Mulder Luluk van de Water – Astro 7 februari 2013
  • 2. Programma Visie op Audits van de Toekomst Aan de slag met auditmethodieken o Waarderend auditen o Resultaatgericht auditen
  • 3. Aanleiding Boek - onze ervaringen Audits leveren minder op dan kan Beleving dat interne audits uitsluitend moet voor certificering Vaak uitsluitend gebruikt als conformiteits-instrument Minder prioriteit voor audits Kwaliteit van auditrapportages Trage of geen opvolging
  • 4. Audits van de toekomst – onze visie Inzicht in werking van processen in de praktijk Concrete en structurele verbeteringen Duidelijke positie van interne audits in de organisatie Sturen op kwaliteitsverbetering als onderdeel van de bedrijfsvoering Bevordering van kwaliteitsdenken en structureel werken vanuit de verbetergedachte
  • 5. 5 Randvoorwaarden1. Positionering van interne audits als strategisch instrument2. Inzet van juiste auditmethodieken3. Optimalisatie van het proces interne audits4. Juiste competenties en vaardigheden van auditoren5. Effectieve aansturing van het auditorenteam
  • 6. 1 Positionering als strategisch instrument Duidelijke visie op audits vanuit de directie Vast onderdeel van de bedrijfsvoering Toetsen van voortgang beleid en jaarplannen Toetsen van kritische processen Bevindingen sluiten aan op doelen en ontwikkelingen van de organisatie Samenhang met andere kwaliteitsinstrumenten
  • 7. 2 Inzet van juiste auditmethodieken (1) Verschillende methodieken Methodiek Fase/Kenmerk Procesgericht auditen Start (en doorlopend) Themagericht auditen Strategie en beleid Waarderend auditen Bevorderen kwaliteitsdenken Resultaatgericht auditen Efficiëntere processen Systeemgericht auditen Cliënt/medewerker gericht Risicogerichte audits (Cliënt)proces/veiligheid optimaliseren
  • 8. 3 Optimalisatie van intern auditproces Opstellen van auditprogramma o Vanuit visie o Keuze methodieken o Jaarplanning Uitvoeren van interne audits o Kennis en vaardigheden van interne auditoren o Motivatie en tijd bij interne auditoren o Aansturing op (tijdige) uitvoering van de audits – prioriteit Opvolging o Sturing en monitoring op uitvoeren van verbeteracties o Verificatie verbeteracties o Overzichtelijk aantal verbeterpunten
  • 9. 4 Competenties en vaardigheden auditoren Aanscherpen van vaardigheden Hanteren wervingscriteria Gedegen opleiding Organiseren van voorbereidings– en terugkom- bijeenkomsten Terugkoppeling van bevindingen en verbeteracties Feedback op rapportages
  • 10. 5 Effectieve aansturing auditorenteam (1) Optimalisatie van aansturing Vormen van duo’s op basis van sterke punten Rouleren van audit-duo’s Selecteren van auditor met affiniteit met die methodiek Reële termijnen afspreken van uitvoeren audit en rapporteren audit Medewerking vanuit de auditees
  • 11. 5 Effectieve aansturing auditorenteam (2) Bevordering van motivatie Volwaardige taak met specifiek benodigde vaardigheden Meer bekendheid geven aan interne audits en auditoren en (belang van) hun rol in de organisatie Introduceren nieuwe methodieken als doorontwikkeling Concrete opvolging van audits door de top Faciliteren in tijd, kennis en middelen
  • 12. De flexibele auditorKennismaking met waarderend en resultaatgericht auditen
  • 13. Waarderend auditen
  • 14. Waarderend auditenHet veranderinstrument! Positieve ervaringen van auditee als uitgangspunt Inzicht in sterke en positieve punten in de organisatie Middel om het kwaliteitsdenken van de auditee te stimuleren Goed te combineren met procesgericht of themagerichte audits
  • 15. Kenmerk van waarderende audit Op zoek naar de ‘best practice’ en naar hoe processen/thema’s leven op de werkvloer De geslaagde momenten waarop het gewenste resultaat is bereikt - hoe ziet dat resultaat eruit (gevolg) - op welke manier is dit resultaat bereikt (oorzaak) - wat was jouw bijdrage daarin (de eigen verantwoordelijkheid) Versterkt de intrinsieke motivatie om te veranderen vanuit eigen beleving en ervaringen
  • 16. Het proces van Waarderend Auditen Positieve vragen over het proces Waarderen van het beste dat er nu al is Verbeelden hoe de organisatie/het proces kan worden in de ideale situatie Dialoog over hoe de organisatie/het proces moet zijn in de ideale situatie Implementeren van de gewenste veranderingen
  • 17. Toegevoegde waarde waarderend auditenProcesgericht auditen Waarderend auditen• Kan controlerend overkomen • Is adviserend en inspirerend• Kan uitsluitend op verbeter- • Focus op positieve aspecten én hoe punten zijn gericht je dat vasthoudt (best practice)• Kan negatief overkomen • Grote lijn• Focus op procedure & norm • Benadrukt eigen werk van auditee• Gericht op details in de • Versterkt de intrinsieke motivatie van procedure auditee om te veranderen Deze benadering is geschikt wanneer de auditoren al meerdere keren geaudit hebben
  • 18. Typische Waarderende Auditvragen Kun je me een voorbeeld geven van een moment waarop deze procedure binnen jullie afdeling goed werkt? Hoe zorg je ervoor dat deze procedure goed geborgd blijft? Wat is jouw rol hierin? Wat vind jij belangrijk in dit proces? Hoe kan dit behouden blijven? Waar krijg jij energie van binnen dit proces?
  • 19. Voorbeeld ‘Evaluatie’ Kun jij mij een voorbeeld geven van een goede evaluatie die jij hebt uitgevoerd met een klant? Wat ging er goed in deze evaluatie? Hoe kwam dat? Was wat jouw rol hierin? Wat kun je uit deze evaluatie gebruiken om andere evaluaties op deze manier te laten verlopen?
  • 20. Oefening Waarderende VragenIn tweetallen:Formuleer een aantal waarderende vragen over hetklachtenproces
  • 21. Resultaatgericht auditen
  • 22. Wie herkent weleens… … dat een audit na enkele keren auditen alleen aanpassingen op punten en komma’s oplevert? … dat een proces met revisiedatum 2008 inhoudelijk niet is veranderd in 5 jaar. Dat betekent dat het systeem toe is aan resultaatgericht auditen!
  • 23. Essentie van resultaatgericht auditen Bewustwording bij auditee Toetsen of het proces ook het beoogde doel Inzicht verkrijgen in de verspillingen realiseert Efficiënter lopende processen Bereiken van een optimalisatieslag Reduceren of elimineren van verspillingen
  • 24. Kenmerken van resultaatgericht auditen Op zoek naar verspillingen in het proces Vragen naar : - hoe kan het anders? - hoe kan het sneller? - hoe kan het beter? Bevindingen zeggen iets over de kwaliteit van de stappen in een proces Stimuleert de auditee om met een andere bril naar het werk te kijken Goed te combineren met procesgerichte audits
  • 25. Focus in resultaatgerichte audit:opsporen van verspillingen Zoek de mogelijke verspillingen in het proces Oftewel die activiteiten die: o niet efficiënt verlopen, of o niet waardeverhogend voor de klant zijn, of o niet noodzakelijk zijn voor het proces, of o niet slim uitgevoerd worden, of o … etc.
  • 26. Soorten verspillingen Zichtbaar of onzichtbaar in het proces? Herplannen van afspraken Administratieve Correctie klussen Herstellen in geval van Talent slechte kwaliteit of Logistiek Ieder geval waarin niet fouten/herbewerkingen Ieder niet-noodzakelijk volledig gebruik wordt gemaakt van de tijd en het transport is verspilling talent van medewerkers Reistijd naar afspraak - Op 1 dag naar Verschillende locatiesVoorraad BewegingAlles meer dan hetminimum nodig om de Iedere beweging dieopdracht uit te voeren geen waarde toevoegt Onderhanden werk Zoeken informatie op de …. schijf Overproductie Wachten Te veel of te snel Wachten op informatie, Overbewerking papierwerk of beslissingen produceren Meer bewerkingen dan nodig Wachten op goedkeuring Buffers Eerst op een formulier en manager dan in de computer
  • 27. Procesgericht vs ResultaatgerichtProcesgericht auditen Resultaatgericht auditen Focus op procedure & norm  Stimuleert de intrinsieke motivatie van Verbeteringen gericht op auditee om anders naar afwijkingen in de procedure werkprocessen te kijken Verbeteringen gericht op details  Focus op verspillingen in de procedure  Verbeteringen gericht op hoe een Inzicht in hoeverre een procedure sneller, efficiënter en procedure in de praktijk wordt beter kan nageleefd  Inzicht in hoeverre een procedure ook daadwerkelijk werkt Deze benadering is geschikt wanneer de processen al meerdere keren geaudit zijn
  • 28. Doorvragen naar verbeteringen
  • 29. Vragen stellen in het resultaatgerichteauditgesprekHoe verloopt het proces in de praktijk?Waar kan het anders? Wat gebeurt er binnen dit proces? Wat gebeurt er binnen een processtap? Hoe werkt dit in de praktijk? Waar kan het sneller? Waar kan het anders? Voorbereiding op mogelijke Waar kan het beter? verspillingen!Resultaatgerichte auditProces volgen en inzoomen op verspillingen
  • 30. Mogelijke vervolgvragen Wat is de norm? o Bijv. in de praktijk is de doorlooptijd van een audit 6 weken; volgens procedure 3. Waarom haal je die niet? Wat is de oorzaak? Wat is het gevolg? Hoe kan het beter, sneller, efficiënter?Oorzaak Bevinding Gevolg Verbetering 30
  • 31. Voorbeeld Resultaatgericht AuditenDe auditee geeft aan: ‘we hebben niet alle cliëntgegevens op 1 plek”.Voor een deel zit het in een systeem en het fysieke dossier ligt op eenandere locatie.Vraag: hoe kom je aan het dossier?Auditee: ik moet naar die andere locatie fietsen. Dat vind ik niet erg, haal ikeven een frisse neus en heb ik meteen een uurtje sport per dag.Vervolgvragen: Hoe vaak gebeurt dit? Hoeveel tijd kost je dit per dag/week? Welke consequenties kan dit hebben op het proces?Conclusie: de stappen worden gevolgd, maar het verloopt nietgoed genoeg!
  • 32. Oefening herkennen van verspillingenIn tweetallen: Bedenk welke mogelijke verspillingen in het proces interne audits voor kunnen komen. Dus leidend tot een inefficiënt of te lang durend proces. Gebruik hiervoor het stroomschema van het auditproces. Kies vervolgens per persoon 1 verspilling Formuleer een aantal vragen voor de door jullie gekozen verspilling
  • 33. In contact blijven? Alice.mulder@qconsult.nl 06 462 859 05www.qconsult.nl @AliceMulder Linkedin.com/in/alicemuldersamenwerken@qconsult.nl Facebook.com/QConsultBA @QConsult Luluk.vdwater@qconsult.nl 06 212 739 95 Audits van de Toekomst, hoe ver bent u? Linkedin.com/in/lulukvandewater astro Schrijf je in voor onze digitale nieuwsbrief via www.qconsult.nl/contact
  • 34. Hartelijk dank voor jullie komst!Wij hopen dat jullie veel inspiratie halen uit