Организация совместной работы
на базе решений IBM Lotus Software
Петр Валинг, специалист отдела внедрения ИТ,
Social Software Evangelist
Концерн Информационных Технологий

План презентации…
• Поиск путей повышения эффективности бизнеса
• Что такое совместная работа?
• Каким организациям нужна совместная работа?
• Какие нужны технологии?
• Для чего нужен Lotus Connections?
• Обзор продукта IBM Lotus Connections
• С чем придется столкнуться при внедрении?

Ваши сотрудники работают головой…
Как повысить их эффективность...?
• Перестать регулярно «изобретать колесо»
использовать прежний опыт компании в решении проблем
• Открыть свободный доступ к знаниям сотрудников
позволить найти эксперта и получить требуемые ответы
• Формировать сообщества экспертов
создать среду для обмена опытом и знаниями
Разумеется это должно приносить
удовольствие и быть весело … :-)

Заставлять – не наш метод…
А что любит большинство сотрудников …?
2008/2009 год… триумф Web 2.0
Сотни миллионов человек пользуются этими сервисами добровольно
Эти люди с радостью пишут о себе и о своих достижениях – это уже «в крови»
Такие привычки сотрудников можно использовать с пользой для бизнеса…

Поколение сотрудников меняется…
У нашей молодежи практически с рождения был интернет
с «аськой», одноклассниками и Google…
… и для них это не «чудеса науки»,
а привычные инструменты для общения

Web 2.0 это не игрушки…
Все крупные вендоры уже несколько лет успешно
занимаются этим направлением…
Gartner оценивает рынок
Enterprise 2.0 - 2009 в 1$ млрд.

Кто этим пользуется ?!…
Компании, у которых основной капитал – это знания

Есть мнение не последнего человека…
'Businesses that won't
implement Web 2.0 tools will
stay behind'
Darko Herlick, Gartner VP and
CIO, June 2008

Что такое Совместная работа?
Совместная работа это:
• рекурсивный процесс, в котором два или более человека или организации
работают вместе над достижением определенных общих целей –
например, интеллектуальные изыскания, которые являются
творческими по своей природе – разрешаются путем:
обмена знаниями, обучения и выработки совместных решений.
• Совместная работа не требует лидерства и может в некоторых
случаях приводить к лучшим результатам через децентрализацию и
эгалитаризм. В частности, команды, которые работают
совместно, могут сосредоточить в себе больше ресурсов, что, в
конечном итоге, приводит к успешному решению поставленных задач с
меньшими усилиями и большей отдачей.
Источник: http://en.wikipedia.org/wiki/Collaboration (вольный перевод)

Каким организациям она нужна?
Совместная работа будет успешной если:
1. У рядовых сотрудников и руководства общие цели и ценности
2. Существует климат взаимного доверия и уважения
3. Знания о сотрудниках, заказчиках и поставщиках распределены
в целях оптимизации деятельности компании
4. Принятие решений в значительной мере – децентрализовано
5. Иерархические связи сведены к минимуму. Компания
руководствуется демократическими принципами и принимает
решения путем выработки коллективных решений
Источник: http://www2.physics.utoronto.ca/~logan/cqchin.doc (вольный перевод)

Какие ключевые технологии необходимы?
• Важно понимать, что технологии – это не решение, а часть решения
• Они должны привноситься через изменение корпоративной
культуры, приведение примера руководством, а так же через спонтанное
обучение внутри коллектива (не через технические тренинги)
• Технологии, которые реально помогают бизнесу:
• Социальные профайлы
• Communities of Practice (Деятельные сообщества)
• Обмен идеями и управление инновациями
• Рабочие пространства для совместной работы
• Индикация присутствия и местоположения сотрудников

Выбор платформы для Enterprise 2.0
Решений много и они все разные…
Gartner Magic Quadrant for Social Software 2008*
Концерн Информационных Технологий
рекомендует:
• IBM Lotus Connections
• Jive SBS (в другой презентации)
Именно этим продуктам мы доверяем
свои знания внутри компании
*http://mediaproducts.gartner.com/reprints/microsoft/vol6/article5/article5.html

Lotus Connections
Управление знаниями о сотрудниках
Обмен опытом и знаниями
Формирование сообществ экспертов
Организация деятельности рабочих групп
*Lotus Connections – самый
быстрорастущий сегмент рынка в
истории IBM Software Group

Lotus Connections – это….
Lotus Connections – социальное ПО для бизнеса, которое способствует более
эффективной и инновационной работе, путем создания и использования
динамической сети из сотрудников, партнеров и клиентов
единая точка входа
Операции
Профайлы Портал
Сообщества
Социальные закладки
Блоги
Если кратко: LC – это веб-портал объединяющий несколько сервисов из мира Web 2.0

В двух словах…
Профайлы
Быстрый и простой поиск людей, которые Вам нужны в едином каталоге Вашей
организации с помощью ключевых слов, помогающих идентифицировать
экспертизу, текущие проекты и зоны ответственности
Сообщества
Создание, поиск, вступление и работа с сообществами людей, объединенных общими
интересами, зоной ответственности или областью знаний
Блоги
Использование web-логов (weblog) для представления Ваших идей, обратной связи;
обучение у экспертов и более опытных сотрудников, кто ведет собственный блог
Социальные закладки
Сохранение, организация и разделение закладок; поиск закладок, которые были
найдены другими людьми со сходными интересами и знаниями
Операции
Организация Вашей работы, планирование следующих шагов и простой способ быстрее
организовать команду для выполнения повседневных задач

Социальные профайлы
• Больше чем просто
карточки сотрудников
• Обеспечивают доступ
к капиталу знаний
сотрудников
• Устраняют барьеры
между сотрудниками
• Позволяют выявлять
социальные связи
• Сокращают время
выработки и принятия
решений

Lotus Connections. Профайлы
Позволяют организовать справочник сотрудников организации
включающий в себя следующие виды информации:
• Контактная информация
• Положение в орг. структуре и цепочка подчинения
• Фотография
• Экспертные навыки
• Биография
• Ключевые слова
• Любимые сайты
• Взаимоотношения с коллегами
• Знание иностранных языков
• Последняя активность в социальной сети
Состав хранимой информации может быть практически
неограниченно расширен

Профайл сотрудника

Профайлы – не резиновые
У нас в компании кто-то о себе
пишет много, а кто-то не очень

Поиск по профайлам
Эксперта можно найти по любым данным, указанным у него в профайле
Нужный специалист всегда
под рукой
Запрос: «Lotus»
Мгновенный
результат

Организационная структура (импортируется из LDAP)
Компактный вид
Детальная структура подчинения Сотрудники с общим менеджером

Индикация присутствия и местоположения сотрудника
Коробочная интеграция с Lotus Sametime

Не просто визитная карточка….
Профайлы в Lotus Connections могут быть:
• Гибкими в настройке – добавляйте/удаляйте любые поля по-умолчанию
(этаж, факс, и т.д.), а также добавляйте любое количество дополнительных
полей, специфичных для вашего бизнеса
• Расширяемыми – подключайте к профайлам данные из других систем.
Включайте функциональность профайлов в другие системы
• Типизируемыми – можно создавать профайлы различных типов для
отображения различной информации разным группам сотрудников
(стажеры/контракторы/тренеры….)
• Социальными – из профайла можно перейти к коллегам
сотрудника, блогу, вики, задачам и т.д….

Интеграционные возможности Профайлов
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
Информацию о сотруднике и
его визитную карточку можно
легко встроить в имеющиеся
корпоративные приложения
• Internet/Extranet/Intranet
• Email (Lotus Notes/Outlook)
• IM (Sametime)
• Заказные разработки

Деятельные сообщества
Одно из ключевых понятий управления знаниями
… - это человеческие
сообщества, складывающиеся вокруг
практического решения какой-либо
коллективной задачи
\"Успешное обучение организации зависит
от наличия в ней взаимосвязанных
деятельных сообществ, благодаря
которым организация обладает знаниями
и в целом представляет собой ценность
как организация.\"
Этьен Венгер, 1991г.
Источник: http://www.metaphor.ru/er/misc/km_structure_cop.xml

Что такое Деятельное сообщество…?
Деятельное сообщество – это сеть из людей со схожими
проблемами и интересами, которые собираются вместе для поиска
новых способов работы, обнаружения схожих ситуаций, обмена
полезным опытом и идеями
• предоставляют доступ к коллегам со схожими мыслями и взглядами
• позволяют делиться опытом и учиться у других
• позволяют вести совместную работу и добиваться результатов
• ускоряют процессы обучения организации
• строятся на существующих знаниях и лучших практиках

Почему Деятельные сообщества…?
важный момент…
Деятельные сообщества это не про то, как принести знания в
организацию, но про то, как помочь вырастить знания, которые
нам нужны внутри нашей организации.

Lotus Connections. Сообщества
Формирование сообществ экспертов по областям знаний и интересам
Что дает этот сервис:
• Присоединившись к сообществу, сотрудник информирует всех о
своей заинтересованности в данной экспертной области
• Просматривая список участников сообщества, пользователь узнает о
людях, которым так же интересна эта тема
• Внутри сообщества «бурлит жизнь»: Эксперты ведут дискуссии по
интересующим их вопросам, читают соответствующие тематике
сообщества ленты новостей, публикуют полезные
ссылки, файлы, вики-страницы
• Сервис «Отправить электронное сообщение сообществу» позволяет
быстро получить ответ на нужный вопрос

Страница «Все сообщества»

Домашняя страница сообщества

Дискуссия в сообществе

Просмотр лент новостей (RSS - подписки)

Некоторые типы сообществ
• Помогающее сообщество предоставляет форум для участников
сообщества, в котором можно помогать друг другу в выполнении
повседневной работы
• Сообщество лучших практик вырабатывает и обсуждает лучшие
практики, руководства к действию, внутренние регламенты для
дальнейшего использования сотрудниками организации
• Сообщество обслуживания знаний организует, управляет и
обслуживает базу «твердых» знаний, наполнение которой
формируется участниками сообщества
• Инновационное сообщество генерирует «прорывные»
идеи, новые знания и новые практики

Обмен идеями и Управление инновациями
• С каждым днем приходится работать умнее…
• Генерация и публикация идей через сообщения в блогах и
их проработка с помощью комментариев и дискуссий
• Это про то как построить более устойчивую бизнес-культуру
основанную на принципах участия, которая поощряет
быстрое мышление и новые идеи - >> технологии Web 2.0
Любой успех начинается с
хорошей идеи…

Lotus Connections. Блоги
Позволяют сотрудникам делиться своими мыслями
с компанией и получать комментарии от коллег
• Позволяет любому сотруднику создать себе блог
• Консолидация всех блогов на едином ресурсе
• RSS – подписка
• Иерархические комментарии
• Вставка аудио/видео/картинок в блог
• Механизм оценок и рейтингов
• Подборка похожих заметок
• Возможность модерации

Страница «Все блоги»

Сообщение в блоге

Портал Lotus Connections
Комментарии – самое
ценное, что есть в блогах
Уведомления о появлении
комментариев отправляются
в почтовый ящик
пользователя или в клиент
для чтения RSS подписок
Почта Lotus Notes

Lotus Connections. Закладки
Позволяют сотрудникам обмениваться ссылками
на интересные интернет/интранет ресурсы
• Внешние ресурсы – важнейший источник информации
• У всех есть любимые сайты и сервисы, только знают ли
о них окружающие коллеги…?!
• Модуль «Закладки» позволяет рассказать компании о
том, чем вы пользуетесь для достижения успеха
• Процедура добавления закладки занимает от 5-10
секунд – не трудоемко и весело
• Гибкий механизм поиска не даст закладке потеряться

Страница «Все закладки»

Закладки. Как поделиться знаниями?
просто как раз… два…три…
2. Нажимаем кнопку в браузере
1. Заходим на полезный сайт
3. Подправляем поля и сохраняем
Доброе дело гораздо легче сделать, если не
нужно при этом затрачивать много усилий

Lotus Connections. Операции
Организация работы над проектами/задачами
Операции - сервис для организации совместной
деятельности рабочей группы при выполнении проекта
• Планирование последовательности выполнения проекта и его
стадий
• Выдача поручений и контроль их исполнения
• Хранение информационных материалов возникающих в ходе
выполнения задачи (заметки, файлы, ссылки и т.д.)
• Повторное использование структуры прежде выполнявшихся
типовых проектов (шаблоны проектов)
• Отслеживание статуса выполнения проекта и его отдельных
стадий
• Создание базы данных по выполненным проектам

Список текущих проектов сотрудника

Пример структуры Операции (проекта)

Коробочная интеграция Операций и Lotus Notes 8
У IBM есть виджет для работы с Операциями из Lotus Notes

Проект может быть создан по шаблону
*Детализация шаблона на следующем слайде

Пример шаблона Операции

Lotus Connections. Домашняя страница
Точка входа в социальную сеть
Позволяет:
• Быстро ознакомиться со всеми изменениями в социальной сети
• Выводить информацию в персонифицированном виде
• Производить поиск по всему Порталу из единой поисковой строки
• Расширять функциональность Портала сторонними виджетами

Полные статьи можно прочитать прямо
из интерфейса Домашней страницы

Расширение функциональности при помощи виджетов
Пример: виджет «Маршрут от нашего офиса до любой точки Москвы»
Уже написаны тысячи различных
виджетов, которые можно легко
встроить в портал

Глобальный поиск по всем компонентам Портала

Результат поиска из интерфейса Домашней страницы

Lotus Connections. Мобильный доступ
Возможность полнофункционального мобильного доступа
Apple iPhone RIM Blackberry
(летом 2009)

Немного о Lotus Quickr
Что такое Lotus Quickr…?
… программный продукт, предоставляющий пользователям сервис для совместной
работы группы с различным контентом (документами, списками и т.д…)
Возможная аналогия – «Lotus Quickr - это как SharePoint от Microsoft… только
намного дружественней и проще для конечных пользователей…»
Зачем нам Quickr в этой презентации … ?!
Интеграция Lotus Connections и Lotus Quickr позволяет существенно расширить
набор сервисов социальной сети
Подробнее с продуктом Lotus Quickr можно ознакомиться в другой презентации

Lotus Quickr 8.1.1 – интеграция с Lotus Connections
Lotus Connections – это про людей…
Lotus Quickr – это про хранение данных…
Интеграция позволяет:
• Добавлять вики-энциклопедии в Сообщества
• Автоматически предоставлять участникам сообществ доступ в их
хранилище данных на базе Lotus Quickr
• Отслеживать обновления данных Quickr на странице сообщества
• Связать рабочее пространство Lotus Quickr с соответствующим
сообществом
• Присоединить библиотеку документов Lotus Quickr к операции Lotus
Connections
• Публиковать документы из Операций напрямую в библиотеку
документов Lotus Quickr

Рабочие пространства Lotus Quickr
… обособленные области (сайты),
в которых рабочая группа может
вести совместную работу над:
• Документами
• Событиями
• Задачами
• Проектами
Рабочие пространства создаются по шаблонам

Это все – технологии….
… как же мне заставить это работать?
IBM Lotus Connections – серьезный и гибкий
продукт, который может быть развернут
множеством способов
Если про технику смотреть скучно, то можно сразу перейти к слайду №64

Функциональная топология Lotus Connections

Пилотная установка как вариант…
один час + один сервер = пилотный макет
Пользователи
(текстовый файл)
• Поддерживается только Windows 2003
• Установщик сам разворачивает и настраивает WAS 6.1.0.13 и DB2 Express
• Нет интеграции с LDAP
• Пользователи заносятся из текстового файла
• Максимум 100 одновременных/1000 зарегистрированных пользователей
• Данные можно мигрировать в «боевую» систему

Небольшая система/пилот
• Подходит для небольшого бизнеса (до 1000 пользователей)
• Если добавить выделенный http-сервер то потянет 3000 пользователей

Кластер Lotus Connections
• Подходит для больших внедрений (~3000+ пользователей)

Технические заметки…
• Lotus Connections – это набор приложений
развернутых на сервере WebSphere Application Server 6
• Пользователи в систему добавляются из LDAP каталога
(Active Directory/Domino…)
• СУБД – DB2, Oracle, MSSQL
• Кластеризация – очень много вариантов
• Платформы – AIX, Linux, Windows
• Локализация – мультиязычная. Более 20 языков
• Почта ходит через внешний SMTP сервер
• Практически все ресурсы системы открыты и их
можно редактировать
• У всех компонентов есть API (REST)

На шаг впереди…
Летом 2009 года выходит новая версия - Lotus Connections 2.5,
в которой IBM обещает добавить очень много новых функций во все
модули, среди которых:
• Размещение файлов в Сообществах
• Создание wiki-страниц в Сообществах
• Практически полностью обновленный модуль Сообщества
• Лента новостей на главной странице, в которой отражаются все
произошедшие на портале события
• Внутренняя почтовая переписка
• Возможность установить персональное сообщение о статусе
• Интерфейс для iPhone (Blackberry уже есть…)
а так же многое другое…
Подробнее : http://www.lbenitez.com/2009/01/what-new-in-lotus-connections-v25.html

Внедрение
Корпоративная социальная сеть – это не традиционный сервис, который
можно навязать пользователям «сверху-вниз»
Для внедрения подобных решений существуют рекомендуемые IBM
методики, которые направлены на постепенное завоевание
пользовательской аудитории
Материалы по этой теме доступны в открытых источниках и у специалистов
компании КИТ
Нужно понимать, что проект по внедрению – наиболее важный этап, т.к. от
него зависит зародится в социальной сети жизнь или нет

Некоторые особенности внедрения…
• Не думайте, что необходимо сразу внедрять все сервисы Connections. Если поиск
людей – приоритет проекта, то установите все модули, но активируйте только
Профайлы… Через некоторое время можно включать остальные сервисы
• Предварительно соберите как можно больше данных для Профайлов и
загрузите их в базу. Это желательно делать до передачи системы пользователям
• Как можно раньше интегрируйте Connections в существующие приложения
• Проведите работу по разъяснению важности тегирования информации
• Дайте пользователям несколько заданий, для того чтобы они выполнили их
используя возможности модуля Операции
• Поощряйте активных пользователей за участие и подсаживание новых
участников

Персональная мотивация…
«Это все про меня»
А я умею
водить ракету…
• Выгляди умнее Обращайтесь!!!
• Используй знания других
• Делись информацией
• Взаимодействуй с коллегами
• Ищи экспертов
• Находи информацию/ответы
• Организуй свою работу
• Построй свою репутацию
• получай бонусы (?!)

Управление знаниями
развеиваем популярное заблуждение….
• Большинство людей заблуждаются, думая, что корпоративный
интеллектуальный капитал – это набор структурированных и не
структурированных данных и информации… На самом деле это не так…
• Опыт мировых экспертов в области Управления знаниями показал, что самое
важное – это совокупность СВЯЗЕЙ МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ компании
Как способствовать развитию связей:
• Использовать открытые офисные пространства
• Проводить корпоративные мероприятия
• Уменьшать значение иерархии
• Обеспечить простой доступ одного сотрудника к другому
• Создавать смешанные проектные команды

Подведем итоги…
1. Lotus Connections – это портал для построения корпоративной
социальной сети, которая способствует повышению эффективности
бизнеса
2. Lotus Connections – это набор из пяти сервисов, тесно интегрированных
между собой
3. Интерфейс портала максимально упрощен и не требует обучения
пользователей
4. Пользователи могут получать информацию из Портала так
как они привыкли это делать
(через браузер/ через RSS-клиент/через Lotus Notes и т.д.)
5. В основе портала проверенные временем технологии
IBM WebSphere (надежность и практически неограниченная гибкость в
масштабировании и кластеризации)
6. Социальную сеть нужно правильно внедрять. Много работы с
людьми, презентаций и агитаций :-)

О компании…
Концерн Информационных Технологий
• 12 лет опыта на рынке средств совместной работы
• с 2007 следим за продуктом Lotus Connections и его конкурентами
•более 10 крупных проектов по внедрению средств совместной работы
• более 30 сертифицированных специалистов (в т.ч. Lotus и WebSphere)

Спасибо за внимание…
«Концерн Информационных Технологий»
Петр Валинг
petr.valing@kit.ru