Einfach & komplett - OS|ECM Best Practice Lösungen

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E-Mail- und Vertragsmanagement als Sprungbrett in die ECM-Welt

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  • Einführung (3 Min.) Was sind Best Practice-Lösungen? (3 Min.) Konzept: Lösung vs. ECM-Projekt Wobei helfen sie? (4 Min.) Vertragsmanagement E-Mail-Management Lösungen im Detail (10 Min.) OS|“Mail-Management“: 3 Folien OS|“Contract“ : 3 Folien Wie profitiert mein Unternehmen? (6 Min.) Best Practice ============ Schnelle Einführung Sicherheit in der Einführung Klare Nutzenargumentation (nach innen) Ausbaubarkeit OS|“Mail-Management“ ============= OS|“Contract“ ========== OPTIMAL SYSTEMS: 3 Folien (4 Min.) Fuß|zeile
  • Einführung (3 Min.) Was sind Best Practice-Lösungen? (3 Min.) Konzept: Lösung vs. ECM-Projekt Wobei helfen sie? (4 Min.) Vertragsmanagement E-Mail-Management Lösungen im Detail (10 Min.) OS|“Mail-Management“: 3 Folien OS|“Contract“ : 3 Folien Wie profitiert mein Unternehmen? (6 Min.) Best Practice ============ Schnelle Einführung Sicherheit in der Einführung Klare Nutzenargumentation (nach innen) Ausbaubarkeit OS|“Mail-Management“ ============= OS|“Contract“ ========== OPTIMAL SYSTEMS: 3 Folien (4 Min.) Fuß|zeile
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  • Der „kleinste“ Fehler, der passieren kann, ist, dass das Ersetzen nicht vollständig gelungen ist: Die Folge ist eine Blamage und ein fehlerbehafteter Einstieg in die neue Kundenbeziehung. Aber was passiert, wenn aus dem Altvertrag Passus, Preise und Kundenrechte ungewollt inden Neuen übernommen werden? Die hieraus entstehenden Risiken sind nicht abschätzbar. Fuß|zeile
  • Einführung (3 Min.) Was sind Best Practice-Lösungen? (3 Min.) Konzept: Lösung vs. ECM-Projekt Wobei helfen sie? (4 Min.) Vertragsmanagement E-Mail-Management Lösungen im Detail (10 Min.) OS|“Mail-Management“: 3 Folien OS|“Contract“ : 3 Folien Wie profitiert mein Unternehmen? (6 Min.) Best Practice ============ Schnelle Einführung Sicherheit in der Einführung Klare Nutzenargumentation (nach innen) Ausbaubarkeit OS|“Mail-Management“ ============= OS|“Contract“ ========== OPTIMAL SYSTEMS: 3 Folien (4 Min.) Fuß|zeile
  • Einführung (3 Min.) Was sind Best Practice-Lösungen? (3 Min.) Konzept: Lösung vs. ECM-Projekt Wobei helfen sie? (4 Min.) Vertragsmanagement E-Mail-Management Lösungen im Detail (10 Min.) OS|“Mail-Management“: 3 Folien OS|“Contract“ : 3 Folien Wie profitiert mein Unternehmen? (6 Min.) Best Practice ============ Schnelle Einführung Sicherheit in der Einführung Klare Nutzenargumentation (nach innen) Ausbaubarkeit OS|“Mail-Management“ ============= OS|“Contract“ ========== OPTIMAL SYSTEMS: 3 Folien (4 Min.) Fuß|zeile
  • Einführung (3 Min.) Was sind Best Practice-Lösungen? (3 Min.) Konzept: Lösung vs. ECM-Projekt Wobei helfen sie? (4 Min.) Vertragsmanagement E-Mail-Management Lösungen im Detail (10 Min.) OS|“Mail-Management“: 3 Folien OS|“Contract“ : 3 Folien Wie profitiert mein Unternehmen? (6 Min.) Best Practice ============ Schnelle Einführung Sicherheit in der Einführung Klare Nutzenargumentation (nach innen) Ausbaubarkeit OS|“Mail-Management“ ============= OS|“Contract“ ========== OPTIMAL SYSTEMS: 3 Folien (4 Min.) Fuß|zeile
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  • Einfach & komplett - OS|ECM Best Practice Lösungen

    1. 1. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen. E-Mail- und Vertragsmanagement als Sprungbrett in die ECM-Welt Christian Weisz ECM-Produktmanager Marketing & Markenstrategie
    2. 2. Ursachenforschung Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Agree or disagree? “ Only those projects that can demonstrate positive hard dollar returns THIS YEAR are being approved.” 69 % agree (AIIM; 2009)
    3. 3. Ursachenforschung Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen * “What are the top THREE reasons why your organization has NOT implemented Document management and scanning/capture technologies to date? “, ECM International Trends, AIIM 2009 „ Warum hat Ihre Organisation noch keine DMS-Technologie implementiert?“*
    4. 4. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
    5. 5. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
    6. 6. Was sind Best Practice-Lösungen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Think big. Start small. Eine Softwarelösung – exakt auf eine Aufgabenstellung zugeschnitten Dienstleistungen, wie Installation, Basisadministration und Systemeinweisung Lösungsspezifischer Support und eine umfangreiche Dokumentation Kompletter, ausbaufähiger ECM-Motor
    7. 7. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
    8. 8. Wobei hilft Vertragsmanagement? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen „ Mussten wir nicht kündigen?“ Beispiel 1 Ein mittelständisches Unternehm-en stattet 30 Mitarbeiter mit PDA-Geräten/Mobiltelefonen aus und verfügt darüber hinaus über einen Pool von UMTS-Karten. Die monatlichen Kosten aus dem Rahmenvertrag belaufen sich auf ca. 4.000 EUR und damit auf 48.000 EUR /Jahr. Beispiel 2 Sollte auch „nur“ ein Wettbewerbs-angebot durch die verpasste Kündigung nicht in Anspruch genommen werden können, das 10 % günstiger ist, gehen fast 5.000 EUR verloren. Beispiel 3 Im Falle eines mehrjährig laufenden Mietvertrages für eine Bürofläche mit Jahresmiete von 120.000 EUR , die sich um 5 Jahre verlängert, kann dieser Fehler existenzbedrohend sein.
    9. 9. „ wartungsvertrag_xxx.docx “ Bei der Anlage eines Vertrages für den Kunden „Müller“ wird dieser Vertrag kopiert und „Meyer“ mit „Müller“ überschrieben. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen ? Sie verwalten Verträge bislang im Filesystem unter wartungsvertrag_meyer_final_final_ geändert_neu.docx Risiken: Peinlichkeiten und fehlerhafte Inhalte! !
    10. 10. Wobei hilft Vertragsmanagement? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vorteil 1 Die Vereinfachung in Erstellung und Verwaltung und Nutzung von Verträgen leistet einen wichtigen Beitrag zur Senkung von Bearbeitungskosten. Vorteil 2 Ein verbessertes Risikomanage-ment ist laut Aberdeen der Top-Treiber für das Vertragsmanage-ment: Vertragsinhalte werden transparent, Termine können auto-matisiert beachtet und eingehalten werden und Vertragsmanagement wird Teil des Finanz-und Liquiditätsmanagements. Vorteil 3 Die strukturierte Abbildung von Vertragspartnern und der Aufbau von Vertragshistorien ermöglicht eine erhöhte Reaktionsschnellig-keit und Auskunftsfähigkeit sowie eine verbesserte Vorbereitung bei Vertragsverhandlungen.
    11. 11. Wobei hilft E-Mail-Management? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35 %. </li></ul><ul><li>Nur 23 % der Unternehmen sind in der Lage, Geschäftsvorfälle lückenlos zu </li></ul><ul><li>dokumentieren.* </li></ul><ul><li>87 % der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E-Mail </li></ul><ul><li>82 % Angebote, Bestellungen (60 %), Rechnungen (43 %), Verträge (43 %), Projektabwicklung (87 %) </li></ul><ul><ul><li>*Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management 2008“, BearingPoint </li></ul></ul>Sicherheit: E-Mails revisionssicher archivieren Produktivität: E-Mail-Server spürbar entlasten Intelligenz: Unternehmensweite Zusammenarbeit verbessern
    12. 12. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
    13. 13. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Geschäftspartnerverwaltung Steuerung & Controlling Vertragsverwaltung Vertragserstellung Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot;
    14. 14. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Vertragserstellung: Vorlagen, Workflow (Z. B. Freigabeprozesse), strukturierte Akten, Scannen inkl. Volltext-OCR
    15. 15. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Verwaltung: Finden, Zugriff, zentrale Ablage, Indexierung, Volltext, Preview, Archivierung & Revisionssicherheit, Objektverwaltung, Vertragsbezüge, Versionsmanagement
    16. 16. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Geschäftspartner- Verwaltung: Kontaktmanagement- Datenbank, Personen, Unternehmen, Kontakhistorien
    17. 17. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Steuerung & Controlling: Fristen-Management, Auswertungen, Reports
    18. 18. Unterstützung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen
    19. 19. Im Detail: OS|&quot;Mail-Management&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>Automatisiert Archivieren (E-Mails werden in vordefinierte Strukturen abgelegt, Anhänge ausgelagert und der Exchange-Server entlastet – auch rückwirkend) </li></ul><ul><li>Manuell oder automatisiert Zuordnen (Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails können regelbasiert oder per Drag & Drop direkt in Outlook einem konkreten Vorgang zugeordnet werden) </li></ul><ul><li>Einfach Suchen, Finden und Wiederherstellen (Zahlreiche Suchfunktionen wie z. B. Voll- text – auch in Anhängen; Wiederherstell- ung archivierter Daten per Drag & Drop ) </li></ul>
    20. 20. Im Detail: OS|&quot;Mail-Management&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>Komfortabel administrieren (Profile und Regeln administrieren, die das Archivierungsverhalten steuern - ohne Unterbrechung des Serverbetriebes; leistungsstarkes Monitoring) </li></ul><ul><li>Einfach zu bedienen (Völlig in Outlook integriert und daher intui- tiv zu benutzen; keine langen Eingewöhn- ungszeiten bzw. aufwändige Schulungen) </li></ul><ul><li>Rechte verwalten (Kontrollierter Zugang zu sensiblen Informationen; Zuweisung und Verwaltung von Userrechten; Verwalten von Benutzergruppen) </li></ul><ul><li>eDiscovery (eDiscovery-Zugriffe nach dem Vier-Augen-Prinzip, um für juristische Auseinandersetzungen elektronische Beweismittel zu sichern) </li></ul>
    21. 21. Sicher - Produktiv - Intelligent Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen
    22. 22. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
    23. 23. Wie profitiert mein Unternehmen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Schematischer Verlauf herkömmliches ECM-Projekt Zeit
    24. 24. Wie profitiert mein Unternehmen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Schematischer Verlauf Best Practice-Projekt Zeit ECM-Projekt, weitere Szenarien
    25. 25. Wie profitiert mein Unternehmen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen OS|&quot;Contract &quot; ECM-Motor <ul><li>E-Mail-Management </li></ul><ul><li>Revisionssichere Langzeitsicherung </li></ul><ul><li>Verbesserte Performance und Entlastung des Exchange Servers </li></ul><ul><li>Automatisierte und manuelle vorgangsbezogene Ablage </li></ul><ul><li>Digitale Projektakte </li></ul><ul><li>Gemeinschaftliches Arbeiten und Nutzung von Syn-ergien </li></ul><ul><li>Standortunabhängige Verwaltung aller Informationen </li></ul><ul><li>Abbildung von Prozessen mit Workflows </li></ul><ul><li>ERP-Integration </li></ul><ul><li>Enge Integration ERP/Fibu </li></ul><ul><li>Automatisierter Rechnungseingang einschließlich Erfassung und Klassifizierung </li></ul><ul><li>Automatisierter Datenabgleich & autom. Buchen </li></ul><ul><li>Digitale Personalakte </li></ul><ul><li>Workflows (Z. B. Bedarfsmeldungen, Bewerbermanagement, Einstellung oder Kündigung) </li></ul><ul><li>Vertragsmanagement </li></ul><ul><li>Enge Anbindung an HR-Systeme </li></ul><ul><li>Einbindung von MS Office und Groupware </li></ul><ul><li>Freigabeprozesse einschl. elektronischer Signaturen </li></ul><ul><li>Revisionssichere Archivierung & Skill Management </li></ul><ul><li>Customer-Relationship-Management </li></ul><ul><li>Pflege von Kundenbeziehungen </li></ul><ul><li>Management aller Kunden-Informationen </li></ul><ul><li>Zielgruppengerechte Ausrichtung der Prozesse </li></ul><ul><li>Individuelle Ansprache von Kunden </li></ul>
    26. 26. Einfach komplett. Komplett einfach. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>Schnelle Einführung. </li></ul><ul><li>Exakt planbare Einführung. </li></ul><ul><li>Sofortiger Nutzen für Fachabteilungen und Endanwender. </li></ul><ul><li>Ausbaufähigkeit: „Motor ECM“ für unternehmensweites Informationsmanagement. </li></ul>
    27. 27. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
    28. 28. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 250 Umsatz (2009): 21,8 Mio. Kunden: >1.100 Partner: > 40 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Konstanz Hannover München Bielefeld Berlin Stuttgart
    29. 29. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Portfolio OPTIMAL SYSTEMS <ul><li>Enterprise Content Management </li></ul><ul><li>Digitale Archivierung </li></ul><ul><li>Dokumenten-Management </li></ul><ul><li>Business Process Management </li></ul><ul><li>ECM Best Practice-Lösungen </li></ul><ul><li>Platz 1 bei Kundenzufriedenheit PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2008 und 2009 </li></ul>
    30. 30. Referenzen - Übersicht Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen
    31. 31. <ul><li>Christian Weisz </li></ul><ul><li>ECM-Produktmanager Marketing & Markenstrategie </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale </li></ul><ul><li>Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0 </li></ul>Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Antworten, Einblicke: IT & Business: Halle 3, D75 DMS Expo: Halle 7, D42

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