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    Ch05 Ch05 Presentation Transcript

    • 專案的時間管理 6 時間管理的意義 時間管理的方法 專案時間管理的程序 專案時間管理的工具與技術 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-2
    • 時間管理的意義 時間管理(time management):乃以系統的方法分 析管理者運用時間的習慣,並發展出一套釐訂工 作的優先順序以達成目標的「工作計畫」(action plan),以避免浪費或延遲時間,提升管理人員及 群體運用時間的能力。 專案經理也有必要瞭解下屬管理時間的習慣,並 且評估他們在時間管理上是否會出現下列的問 題。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-3
    • 時間管理的方法 時間管理習慣分析 建立工作計畫(action plan) 目標設定 區分優先順序 找出荒廢時間的因素 制訂會議規劃 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-4
    • 建立工作計畫 工作計畫可分類為 長期性工作計畫 短期性工作計畫 每日工作計畫 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-5
    • 區分優先順序 在區分優先等級時,有兩種方法,一個是ABC 法,另一個是座標法。ABC法係將工作區分為下 列3個等級: A等級:最重要的工作 B等級:次要的工作 C等級:不重要的工作 至於座標法,則如圖6-1所示,按工作重要性及 處理時間區分為以下4類。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-6
    • 第 III 類 : 重 第I類:重要 第 IV類 : 重 II 類 要性低,處 性高,處理 要性低,處高 理時間短 時間短 理時間長 重 要 性 等 級 I II III IV 處理時間 圖6-1 工作優先等級分類 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-7
    • 找出荒廢時間的因素 這些荒廢時間的因素,可依管理的功能區分,如 表6-1所示。 表6-1 荒廢時間的因素分類 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-8
    • 表6-1 荒廢時間的因素分類 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-9
    • 制訂會議規劃 五種不同的會議種類: 提供資訊的會議:其目的在交換資訊與建立資訊 管道。 解決問題的會議:在尋求可行的方案。 決策性會議:在決定應執行的方法。 規劃性會議:其目的在規劃未來的方案與抉擇。 評估性會議:審查已執行方案的結果,並將焦點 投注於未來。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-10
    • 圖6-2 專案的時間 管理程序 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-11
    • 專案時間管理的程序 程序(五):時間控制 步驟1 步驟2 步驟3 輸入「時間控 應用「時間控 輸出「時間控 制」所需資料 制」的工具 制」的結果 專案時程表 改進報告 提出時程變更申請 時程管理計畫 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-12
    • 專案時間管理的程序 程序(五):時間控制 步驟1 步驟2 步驟3 輸入「時間控 應用「時間控 輸出「時間控 制」所需資料 制」的工具 制」的結果 時程變更控制系統 改進報告(來自步驟1.)的評估 新增的計畫 應用專案管理軟體 時程儲備區(schedule reserve) 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-13
    • 專案時間管理的程序 程序(五):時間控制 步驟1 步驟2 步驟3 輸入「時間控 應用「時間控 輸出「時間控 制」所需資料 制」的工具 制」的結果 修正的專案時程表 改正行動 經驗累積 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-14
    • 專案時間管理的工具與技術1/2 專案管理循環(project management cycle)包含: 計劃(planning) 設 定 目 標 , 定 義 專 案 的 內 容 及 規 劃 出 箭 線 圖 (arrow diagram) 。 排程(scheduling) 時間估算、時間精算和工作排程。 控制(control) 進度查催、資料更新、和成果報告。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-15
    • 專案時間管理的工具與技術2/2 箭線圖 計畫評核術 要徑法 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-16
    • 箭線圖 箭線圖(Arrow Diagram):係用來顯示工作的優先 順序與完成期之間的關係。 在 PERT 與 CPM 裏 為 了 表 示 各 個 作 業 , 以 箭 線 (arrow)表示作業(job or activity)。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-17
    • 圖6-7 結點與箭線圖 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-18
    • B C 3 A D E F 1 2 4 5 6 圖6-8 作業的先後順序 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-19
    • 1 2 G G1 G2 1 2 3 H 4 圖6-9 作業的適當分解 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-20
    • A C X Z d B Y 圖6-10 通常出現的箭線圖錯誤 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-21
    • A A 2 d B B 1 3 1 2 說明:藉虛線作業d,區分結點之間的關係:A、B 之間沒有順序關係,可以獨立執行,稱之為 並行作業(parallel activity)。 圖6-11 虛作業的說明(一) 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-22
    • C E C E 1 2 5 1 4 3 D F D F 3 4 6 2 5 不合適的(因為F僅與 D有關,與C無關) 說明:C、D必須在E開始之前完成,F在 D完成之後應儘速開始。 圖6-12 虛作業的說明(二) 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-23
    • 1A A B 1 2 3 1 2 3 C 1B 說明:為了維持箭線的唯一性,避免結點號碼重複。 圖6-13 虛作業的說明(三) 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-24
    • 計畫評核術1/3 計畫評核術(PERT):是專案管理的計劃、牌成與 作業控制的工具,他與要徑法(CPM)具有相同的 理念。PERT在應用時有幾個原則: 計劃及評核為管理部門的職責,不能委諸於設 計部門。 PERT的執行要點為經濟而有效的達成任務, 常需調整組織體系與指揮權,另按任務作適切 的編組。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-25
    • 計畫評核術2/3 組織的管理階層須累積經驗,以運用此類動態 管理工具。 專案經理需瞭解PERT的功能,並且能適切的 運用。 若無必要,毋需預估加班趕工,以從容地應付 情況的變化。 以工作進度報告,作為上下溝通的工具,未進 一步確認之前,勿單純憑此考核。 須隨時修正估計,勿憑不準確的估計而執行。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-26
    • 計畫評核術3/3 茲分段說明PERT的計算如後: 結點日程 作業的日期 所要日數的估算 PERT與成本控制 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-27
    • 結點日程1/3 起點:作業開始的結點 終點:作業結束的結點。 合流點:如圖 6-8 所示。 分歧點:如圖 6-9 所示。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-28
    • 結點日程2/3 最早結點日程(earliest node time;t iE ):為出發點 與結點所聯結日期之長日期者,定義如下: t iE  0 j ( i , j )P  t E  max t iE  Di , j  ( i , j ):作業 ( j  2, 3, , n) t iE:從 i 結點開始的作業,最早只能從該日開始 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-29
    • 結點日程3/3 最遲結點日程(latest node time;t iL ):各結點最遲 L 須何日以前冊始,求 t i 時,可以從最終點倒回計 算。 t n  t n ( n為最後結點 ) L E j L ( i , j )P  t E  max t k  D j ,k  ( j  n  1, n  2, , 2,1) t iL:在 i 完成的作業,最遲須在該日完成 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-30
    • B C 3 A D E F 1 2 4 5 6 圖6-8 作業的先後順序 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-31
    • 1 2 G G1 G2 1 2 3 H 4 圖6-9 作業的適當分解 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-32
    • 作業的日期1/4 最早冊始日程(earliest start time, ESij):ESij  t iE 最遲完成日程(latest finish time, LFij):LFij  t L j 最早完成日程(earliest finish time, EFij) 最遲開始日程(latest start time, LSij) EFij  ESij  Dij LSij  LFij  Dij 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-33
    • 作業的日期2/4 總寬裕日數(total float; TFij):最遲開始日與最早 開始日之差 即LSij  ESij  TFij 或TFij  LFij  EFij 自由寬裕日數(free float=FFij):結點 i 以最早開始 日,結點 j 也後最早開始日為前的寬裕日數稱之。 FFij  t E  t iE  Dij j   t E  t iE  Dij j   t iE  EFij 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-34
    • 作業的日期3/4 關鍵作業(critical job) 當TFij = 0 時稱之 關鍵路線(critical path; CP):以關鍵作業連成的 路線稱之,在此路線上的作業,其寬裕日數均為 0,且此路線上的作業,其所要日數的總和等於工 期;製圖時,以粗線表示之。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-35
    • 作業的日期4/4 寬裕(slack; SLi):結點其最遲點節點日程與最早 節點日程之間的差。 SLi  t iL  t iE 在關鍵路徑(critical path)上,其SLi=0,且結點的 寬裕日數相當於作業的總寬裕日數。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-36
    • 圖6-14 時程的計算 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-37
    • 所要日數的估算1/2 所要日數(duration)的估算:通常稱之為「三時估 計法」(three time estimates),即 樂觀性估計(optimistic estimate; aij):它是指作 業在最佳條件下完成時,所需的時間,也就是 最短的時間。 一般可能性估計(most lively estimate; mij):它 是指作業在相同條件下重複多次所呈現的數 值,通常以眾數表示。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-38
    • 所要日數的估算2/2 悲觀估計法(pessimistic estimate; bij):它是指作業 在最悲條件下完成時,所需的時間,也就是最長 的時間。從以上三種估計求期望值Dij 1 Dij  (aij  4mij  bij ) 6 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-39
    • 眾數 頻 6 率 5 4 3 2 1 時間 1 2 3 4 5 6 7 8 9 圖6-15 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-40
    • 一 般 樂 可 悲 觀 能 觀 3-6-9 性 性 性 估 估 估 1 2 計 計 計 1-2-3 1-1-2 1-3-8 5-6-7 3 3 3 2-4-8 2-4-9 5-6-9 3 圖6-16 三時估計法的PERT網狀圖 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-41
    • PERT與成本控制 PERT/COST: 以單位作業為基礎,達成生產製造的合理化 從工程管理所發展出來的成本合理化方法 透過對作業時間的控制,達到控制成本的目的 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-42
    • 預算超過額 成 本 現 在 時 日程的延遲 刻 今後的預測 預算曲線 預算剩餘額 實際額 預算超過額 對完成作業的 當初估計額 時間 圖6-17 PRRT/COST的預算控制圖 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-43
    • 要徑法1/2 CPM與PERT最大的差異處在於: CPM :作業導向 (activity-oriented),它先調查 各作業所需要的日數,對成本的關係試圖在最 低成本下縮短工期; PERT:事件導向(event-oriented),其研究方向 有二: 為將直行工程轉入並行工程, 以極限路線為中心;試圖縮短作業日數。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-44
    • 要徑法2/2 在求解CPM時,要先認識下列幾個關鍵性名詞: 標準所需日數(normal duration; Dij):標準狀態 下,進行某項作業所需的時間。 標準成本〔normal cost; C(Dij)〕:以 Dij 進行 作業所需的成本。 緊急所需日數(crash duration; dij):作業時間從 標準狀態縮短到無法再縮短的作業所需時間。 緊急成本〔crash cost; C(dij)〕: 緊急所需日數 所需的直接成本,如表6-2。 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-45
    • 表6-2 緊急成本的估算 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-46
    • B,6 D,2 A,4 F,6 C,2 E,7 說明:A, 4:作業(activity);A:作業編號;4:所需時間 A→B→E→F為緊要路徑 圖6-18 CPM的應用 專案管理-知識體系的觀點 Chapter 6 專案的時間管理 6-47