คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ

8,287 views
8,061 views

Published on

คู่มือการจัดการประชุมระหว่างประเทศนี้ ได้รวบรวมความรู้ที่เห็นว่าเป็นประโยชน์
ซึ่งได้จากการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรใน สมอ. ที่ได้ดำเนินการเกี่ยวกับ
การรับเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมระหว่างประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนำไปใช้
ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผู้สนใจก็สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการดำเนินกิจกรรม
ในเรื่องดังกล่าว
ในการจัดทำคู่มือนี้ นอกจากอาศัยความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรแล้ว ยังได้มี
การสืบค้น ค้นคว้าข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทำให้ได้เนื้อหาที่สมบูรณ์ขึ้น
อีกทั้งภาคผนวกยังได้แสดงตัวอย่างการจัดทำบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวข้อง เพื่อ
ความสะดวกในการใช้งาน จึงหวังว่าความรู้ที่อยู่ในคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้สนใจและสามารถ
นำไปใช้เพื่อพัฒนางานได้ตามวัตถุประสงค์ และหากมีเนื้อหาที่ควรได้รับการปรับปรุงแก้ไข เพิ่มเติม
ประการใด ก็ยินดีจะรับฟังเพื่อนำไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรต่อไป โดยขอความกรุณาส่ง
คำแนะนำหรือข้อคิดเห็นไปยังคณะทำงานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสำนักบริหารมาตรฐาน
ระหว่างประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ด้วย

Published in: Education
1 Comment
5 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
8,287
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
172
Comments
1
Likes
5
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ

  1. 1. คํานํา การจัดการความรู เปนการดึงเอาความรูที่มีอยูในองคกรออกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู จัดเก็บขอมูลความรูที่เปนประโยชนใหเปนระเบียบ ครบถวน เพื่อใหบุคลากรสามารถเขาถึง และนํามา พัฒนางานได สํานักงานมาตรฐานผลิตภัณฑอุตสาหกรรม (สมอ.) ไดดําเนินงานดานการมาตรฐาน ครบรอบ 40 ป ในป พ.ศ.2552 การจัดการความรูดานการมาตรฐาน จึงเปนเครื่องมือสําคัญที่จะชวย พัฒนาองคกรใหสามารถรองรับภารกิจตาง ๆ ที่นับวันจะมีเพิ่มขึ้นตามบทบาทของมาตรฐานตอเวที การคาระหวางประเทศ คูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศนี้ ไดรวบรวมความรูที่เห็นวาเปนประโยชน ซึ่งไดจากการแลกเปลียนความรูและประสบการณของบุคลากรใน สมอ. ที่ไดดําเนินการเกี่ยวกับ ่ การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนําไปใช ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผูสนใจก็สามารถใชเปนแนวทางเพือการดําเนินกิจกรรม ่ ในเรื่องดังกลาว ในการจัดทําคูมือนี้ นอกจากอาศัยความรูและประสบการณของบุคลากรแลว ยังไดมี การสืบคน คนควาขอมูลจากแหลงตาง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทําใหไดเนื้อหาที่สมบูรณขึ้น อีกทั้งภาคผนวกยังไดแสดงตัวอยางการจัดทําบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวของ เพื่อ ความสะดวกในการใชงาน จึงหวังวาความรูที่อยูในคูมือนี้จะเปนประโยชนสําหรับผูสนใจและสามารถ นําไปใชเพื่อพัฒนางานไดตามวัตถุประสงค และหากมีเนื้อหาที่ควรไดรับการปรับปรุงแกไข เพิ่มเติม ประการใด ก็ยินดีจะรับฟงเพื่อนําไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรตอไป โดยขอความกรุณาสง คําแนะนําหรือขอคิดเห็นไปยังคณะทํางานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสํานักบริหารมาตรฐาน ระหวางประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ดวย คณะทํางานเฉพาะกิจ สําหรับการจัดทําคูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศ
  2. 2. สารบัญ หนา บทที่ 1 บทที่ 2 บทที่ 3 บทที่ 4 บทที่ 5 บทที่ 6 การดําเนินการจัดการประชุม 1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ 1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ 1.3 การประสานงาน 1.4 การเชิญประชุม 1.5 การลงทะเบียน 1 3 5 6 6 การเงินและงบประมาณ 2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2.2 การดําเนินการตามระเบียบ 8 10 สถานที่จัดประชุม 3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม 3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม 14 16 การประชาสัมพันธ 4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม 4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม 4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม 18 19 19 งานดานพิธีการ 5.1 การเชิญผูเกี่ยวของ 5.2 การจัดสถานที่ 5.3 คํากลาวและพิธีกร 5.4 การจัดอาหารและเครื่องดื่ม 5.5 การตอนรับและอําลากลับ 5.6 การถายภาพ 5.7 การแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป 5.8 การมอบของขวัญ 21 21 23 24 25 25 26 26 อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก 6.1 ประเภทของอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก 6.2 แนวทางในการดําเนินการดานอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก 27 29 (1)
  3. 3. หนา บทที่ 7 บทที่ 8 งานดานเอกสารการประชุม 7.1 การจัดเตรียมเอกสาร 7.2 การจัดพิมพและถายเอกสาร 7.3 การจัดเรียงเอกสารเขาแฟม 7.4 การแจกเอกสารและเดินเอกสาร 7.5 การจัดทําเอกสารภายหลังการประชุม 33 33 33 34 34 การประเมินผลการประชุม 8.1 สิ่งที่ตองการประเมิน 8.2 วิธีการประเมินผล 8.3 การวัดผลการประเมิน 8.4 การใชประโยชนจากขอมูลการประเมินผล 35 35 35 36 บรรณานุกรม (1) ภาคผนวก ภาคผนวก ก. คําสั่งแตงตั้งคณะทํางานจัดทําคูมือการประชุมระหวางประเทศ ภาคผนวก ข. แผนภูมิขั้นตอนการจัดประชุมระหวางประเทศ ภาคผนวก ค. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและ การจัดการประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 ภาคผนวก ง. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงานและ การประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ภาคผนวก จ. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ภาคผนวก ฉ. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยการเบิกคาใชจายในการเดินทางไป ราชการ พ.ศ. 2550 ภาคผนวก ช. หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547 ภาคผนวก ซ. ตัวอยางเอกสาร ซ.1 ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ิ ซ.2 ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการ ประชุมระหวางประเทศ ซ.3 ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติ คาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม (2)
  4. 4. ซ.4 ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการ ประชุมระหวางประเทศ ซ.5 ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน ั ซ.6 ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของ  ผูเขารวมประชุม ซ.7 ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของ ซ.8 ตัวอยางหนังสือขออนุมัติกรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ ซ.9 ตัวอยางหนังสือขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ ซ.10 ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม ซ.11 ตัวอยางรูปแบบการจัดหองประชุม ซ.12 ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่ ซ.13 ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ ซ.14 ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน ซ.15 ตัวอยางหนังสือเรียนเชิญและแบบตอบรับ ซ.16 ตัวอยางหนังสือเชิญผูพูด ซ.17 ตัวอยางบัตรเชิญรวมงานเลียงรับรอง ้ ซ.18 ตัวอยางขอความติดผนัง ซ.19 ตัวอยางคํากลาวพิธีเปด ซ.20 ตัวอยางคํากลาวพิธีปด ซ.21 ตัวอยางคํากลาวงานเลี้ยงรับรอง ซ.22 ตัวอยางบทพิธีกร ซ. 23 ตัวอยางบทพิธีกรบรรยายการแสดง ซ.24 ตัวอยางบทพิธีกรในการมอบของขวัญ ซ.25 ตัวอยางหนังสือขอยืมอุปกรณ ซ.26 ตัวอยางการประเมินแบบกําหนดคะแนนตามระดับความเขมของความรูสึก ซ.27 ตัวอยางการประเมินแบบกําหนดระดับความเขมของความรูสึก (3)
  5. 5. บทที่ 1 การดําเนินการจัดประชุม การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ นอกจากจะเปนกระบวนการสนับสนุน กิจกรรมเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันทางการคาระหวางประเทศ ยังกอประโยชนตอประเทศ เจาภาพจัดการประชุมในหลายดาน ไมวาจะเปนการสงเสริมประชาสัมพันธชื่อเสียงของประเทศใหเปน ที่รูจักแพรหลาย สรางภาพลักษณที่ดตอสายตาชาวโลก นํารายไดเขาสูประเทศ เพื่อใหการจัดประชุม ี นั้นๆ ประสบความสําเร็จลุลวงไปดวยดี และเปนที่นาประทับใจ การดําเนินการจัดประชุมจึงตองอาศัย ความละเอียดรอบคอบในการเตรียมการตางๆ ตั้งแตเริ่มวางแผนการจัดประชุม การพิจารณาสิ่งอํานวย ความสะดวก การประสานงานกับหนวยงานที่เกี่ยวของ ตลอดจนการปฏิบัติงานการประชุม โดยคํานึงถึง ธรรมเนียมปฏิบัตทั้งของสากลและขององคการนั้นๆ รวมทั้งขอกําหนด กฎระเบียบที่เกี่ยวของ ิ 1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ จุดมุงหมายของการวางแผนการจัดการประชุม คือ เพื่อใหสามารถบรรลุตามวัตถุประสงคของ การเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศนั้นๆ การวางแผนการจัดประชุมถือเปน องคประกอบสําคัญ ซึ่งแผนที่ดีดองมีการอธิบายและกําหนดแผนปฏิบัติการใหชัดเจนเพื่อให เขาใจกันทุกฝาย ตองมีการกําหนดหนาที่ของบุคลากรที่เกี่ยวของเพื่อใหเขาใจบทบาทหนาที่ ความรับผิดชอบ สามารถปฏิบัติงานของตนเองได และใชแผนดังกลาวเปนแนวทางในการติดตอ ประสานงานตามหนาที่ อันจะชวยปองกันปญหาที่อาจเกิดขึ้น นําไปสูการพัฒนาการปฏิบัติงาน และสรางความสะดวกตอการควบคุมงานใหเปนไปตามวัตถุประสงค ขอมูลที่จําเปนเพื่อการจัดทําแผนการจัดประชุม ไดแก • วัตถุประสงคของการประชุม • กําหนดการและระยะเวลา • จํานวนผูเขารวมประชุม • งบประมาณ • ธรรมเนียมปฏิบัติ / ขอกําหนด/กฎระเบียบที่เกี่ยวของ การวางแผนการจัดประชุมจะนําเอาหลักของการวางแผนทั่วไปมาประยุกตใช และสราง แผนปฏิบัติการขึ้นซึ่งตองชัดเจน เชน ทําอะไร (สิ่งที่ตองทํา /สิ่งที่ควรทําเพิ่ม ) ทําเมื่อใด  (ควรทําเมื่อใด/ควรเสร็จเมือใด) ทําอยางไร ใครทํา (ใครรับผิดชอบ/ใครเกี่ยวของ) การ ่ ดําเนินงานบางอยางตองมีลําดับขั้นตอน บางอยางเกิดในชวงเวลาเดียวกันก็ได ลักษณะของแผนการปฏิบัตงานอาจแตกตางกันสําหรับแตละการประชุมถึงแมวาจะเปนองคกร ิ เดียวกัน ในแผนควรระบุกจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม ใหอานเขาใจงายไมสับสน ิ ดังตัวอยางในตารางที่ 1 1/36
  6. 6. ตารางที่ 1 ตัวอยางแผนปฏิบัติการการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม งาน งบประมาณ -ขออนุมัติคาใชจาย -สรุปคาใชจาย สถานที่ -สํารวจสถานที่ -สรุปเลือกสถานที่ -ทําสัญญาสํารองหอง -อาหาร/อาหารวาง อุปกรณ -สํารวจ/ติดตอจัดหา -จัดซื้อจัดจาง งานดานเอกสาร -จัดทําขอมูลการ ประชุม -ขอรับเอกสาร เผยแพร -จัดทําขาวเผยแพร -จัดทําเอกสารการ ประชุม ผูแทน -หนังสือเชิญ -ขออนุมัติผูแทนไทย -แบบลงทะเบียน/ ปายชื่อ งานพิธีการ -ทําการดเชิญ -จัดทําคํากลาว -เชิญประธาน/ ผูบริหาร -การแสดง ทัศนะศึกษา/ดูงาน -ติดตอสถานที่/ พาหนะ -ทําขอมูลสําหรับแจก ของที่ระลึก/กระเปา -ติดตอขอใบเสนอ ราคา -ตอรอง/สั่งของ เจาหนาที่ -ขออนุมัติแตงตั้ง -มอบหมายและให ขอมูล ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. มี.ค. 2/36 เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ผูดําเนินการ
  7. 7. 1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ ในการรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ หนวยราชการทีเปนเจาภาพจัดการประชุม ่ จะตองศึกษาและปฏิบัตตามระเบียบราชการที่เกี่ยวของในขั้นตอนตางๆ ดังนี้ ิ 1.2.1 การขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม การรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองนําเสนอรัฐมนตรีเจาสังกัดพิจารณาอนุมัติตาม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและการจัดประชุม ของทางราชการ พ.ศ. 2524 หมวด 2 ขอ 19 (2) ดังในภาคผนวก ค. ในการเสนอขอ อนุมัติการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองจัดทําแผนการจัดประชุมเพื่อประกอบ การพิจารณา ดังนี้ • หลักการและเหตุผล • วัตถุประสงคในการจัดการประชุมระหวางประเทศ • กําหนดการ วิธีดําเนินการ ระยะเวลา และสถานที่สําหรับการประชุมระหวางประเทศ สวนใหญประเทศเจาภาพจัดการประชุมจะเปนผูกําหนดระยะเวลาและสถานที่ ทั้งนี้ การกําหนดระยะเวลาการจัดประชุมควรคํานึงถึงวันหยุดราชการ ชวงปงบประมาณ ของหนวยงานราชการดวย สวนฝายเลขานุการตางประเทศจะเปนผูกําหนดโปรแกรม  การจัดประชุมและวิธีดําเนินการ โดยจะมีการประสานงานระหวางประเทศเจาภาพ จัดการประชุมกับฝายเลขานุการตางประเทศ • จํานวนผูเขารวมประชุมระหวางประเทศ โดยปกติจะเปนประเทศสมาชิกที่เขารวม ประชุม และผูสังเกตการณ  • แผนงบประมาณรองรับการเปนเจาภาพจัดการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง วาดวยคาใชจายและการเบิกจายของสวนราชการ  • ที่ปรึกษาโครงการ และผูรับผิดชอบการจัดประชุมระหวางประเทศ • ประโยชนที่จะไดรับจากการเปนเจาภาพจัดการประชุม ซึ่งอาจเนนประโยชน ดานวิชาการ การเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันในระบบการคาระหวางประเทศ ความรวมมือระหวางประเทศ ทั้งนี้จะเปนการเพิ่มพูนความรูและพัฒนาองคความรู ของผูเขารวมประชุม ฯลฯ ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.1 ิ 1.2.2 การขออนุมัติงบประมาณ การขออนุมัติงบประมาณ จะดําเนินการหลังจากไดรับอนุมัติการเปนเจาภาพจัดการประชุม แลว โดยปฏิบติตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน ั และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ดังในภาคผนวก ง. 3/36
  8. 8. ที่สําคัญการขออนุมัติคาใชจายและการเบิกจายคาใชจายในการประชุมจากสํานัก  งบประมาณโดยรายการที่ไมเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ ตองใหหัวหนา หนวยงานอนุมัติการเบิกจายตามระเบียบกระทรวงการคลัง พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททัวไป ่ ขอ 7 การเบิกจายคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบนี้ หรือกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัตได ิ ตามระเบียบนีใหอยูในดุลยพินิจของหัวหนาสวนราชการเจาของงบประมาณ โดยคํานึงถึง ้ ความจําเปน ความเหมาะสม และประหยัดภายในวงเงินงบประมาณที่ไดรับโดยยึดถือ ประโยชนของทางราชการเปนหลัก ซึ่งจะกลาวในหัวขอการเงินและงบประมาณตอไป หมายเหตุ การจัดการประชุมระหวางประเทศของแตละองคกรระหวางประเทศจะมี ธรรมเนียมปฏิบัติและเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมตองดําเนินการ แตกตางกัน ดังนั้น เจาภาพจัดการประชุมจะตองศึกษาเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพ จัดการประชุมตองดําเนินการอยางละเอียด เพื่อใหเกิดความถูกตอง และไมขัดตอระเบียบ วิธีปฏิบัติของการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2 ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพือขออนุมัติคาใชจายในการเปน ่ เจาภาพจัดการประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3 1.2.3 การขออนุมัติแตงตังคณะผูแทนไทย ้ การขออนุมัติแตงตั้งคณะผูแทนไทยเพื่อเขารวมประชุมระหวางประเทศมี 2 กรณี คือ  ผูเขารวมประชุมในฐานะคณะผูแทนไทย และผูสังเกตการณในการเขารวมประชุม โดยจะดําเนินการหลังจากที่ไดรับอนุมัติในหลักการใหรบเปนเจาภาพจัดการประชุมแลว ั เจาภาพจัดการประชุมจะประสานงานขอรับรายชื่อของคณะผูแทนเพือนําเสนอรัฐมนตรี ่ เจาสังกัดพิจารณาใหความเห็นชอบการแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย และ ผูสังเกตการณ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการ และการจัดประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 นอกจากนี้ เจาภาพจัดการประชุมตอง แจงรายชื่อคณะผูแทนไทยทั้งหมดใหฝายเลขานุการตางประเทศทราบ รวมทั้งแจง คณะผูแทนไทยทราบการอนุมัติดวย ทั้งนี้ การขออนุมัติดังกลาวเพื่อประกอบการเบิกจายคาใชจายการจัดการประชุมระหวาง ประเทศ กรณีจัดการประชุมในตางจังหวัดจะดําเนินการขออนุมัติคณะผูแทนไทยหลังจาก ไดรับอนุมัติงบประมาณการจัดประชุมแลว เนื่องจากมีคาใชจายในการไปราชการ ตางจังหวัดเกี่ยวของดวย ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.4 4/36
  9. 9. 1.2.4 การขออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน การจัดการประชุมระหวางประเทศ จําเปนจะตองมีเจาหนาที่ที่มีความสมารถมาชวย การปฏิบัติงาน เนื่องจากตองมีการประสานงานและอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวม ไมวาจะเปนหนวยงานตางประเทศ ผูแทนไทย และหนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อให การประชุมเปนไปดวยความเรียบรอย เจาภาพจัดการประชุมจึงควรจัดหาและแบงหนาที่ ของเจาหนาที่เพื่อรับผิดชอบงานใหชัดเจน เชน การดูแลหองประชุม การดูแลการ ลงทะเบียน การดูแลการพิมพ-ถายเอกสาร ฯลฯ โดยขออนุมัติหัวหนาสวนราชการ เพื่อใหความเห็นชอบเจาหนาที่ปฏิบติงานการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง ั พ.ศ. 2549 ทั้งนี้ เงินรางวัลของเจาหนาที่ปฏิบัติงานการประชุมจะใหเฉพาะวันที่ ปฏิบัติงานเทานั้น ในกรณีที่มีจํานวนบุคลากรจํากัด ไมเพียงพอที่จะปฏิบติงานการประชุม เจาภาพจัดการ ั ประชุมอาจจัดหาเจาหนาที่เพิ่มเติมโดยประสานงานกับหนวยงานทีเกี่ยวของ ่ แลวรวบรวมชือเสนอขออนุมติแตงตั้ง ่ ั ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.5 ั 1.3 การประสานงาน เจาภาพจัดการประชุมจะตองติดตอประสานงานกับหนวยงานตางประเทศทีทําหนาที่เปน ่ ฝายเลขานุการ ผูเขารวมประชุมทั้งหนวยงานของตางประเทศและคณะผูแทนไทย รวมถึง หนวยงานที่เกี่ยวของอื่นๆ ดังนี้ 1.3.1 ประสานงานกับฝายเลขานุการตางประเทศ เพื่อเตรียมการจัดประชุม เจาภาพจัดการประชุมจะตองประสานงานกับฝายเลขานุการ ตางประเทศ เกี่ยวกับรายละเอียดการประชุม ขั้นตอนและพิธีการตางๆ เชน กําหนดการ ประชุม จํานวนผูเขารวมประชุม อุปกรณ สิ่งอํานวยความสะดวก เอกสารการประชุม ฯลฯ เมื่อใกลกําหนดการจัดประชุมควรสรุปการดําเนินการตางๆ กับฝายเลขานุการตางประเทศ เพื่อใหมั่นใจวาทั้งสองฝายมีขอมูลที่ถูกตองตรงกัน ทั้งนี้ การประสานงานอยางใกลชิด มีสวนชวยลดปญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหวางการประชุม ้ 1.3.2 ประสานงานกับผูเขารวมประชุมทังในและตางประเทศ เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการในเรื่องการเชิญประชุม แจงยืนยันการ ลงทะเบียนการเขารวมประชุม รวมทั้งหนังสือเชิญเพือขอวีซา ซึ่งอาจประสานกับ ่ กระทรวงการตางประเทศและสํานักตรวจคนเขาเมือง เพื่อเตรียมความพรอม ในการจัดเตรียมสิ่งอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวมประชุม ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของผูเขารวมประชุม  ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.6 5/36
  10. 10. 1.4 การเชิญประชุม 1.4.1 การจัดทําหนังสือเชิญประชุม ในกรณีที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมไดรับมอบหมายใหเปนผูจัดทําหนังสือเชิญ ประชุม และ/หรือจัดทําขอมูลทั่วไป (General Information) สําหรับผูเขารวมประชุม ควรสงหนังสือเชิญ และ/หรือขอมูลทั่วไปลวงหนากอนการประชุมไมนอยกวา 3 เดือน โดยในหนังสือเชิญควรระบุ Deadline สําหรับการลงทะเบียน และควรมีการแจงเตือน/ ทวงถามเมื่อพนกําหนดการตอบกลับดวย ทั้งนี้ รายชื่อสําหรับสงหนังสือเชิญ ใหประสาน ฝายเลขานุการตางประเทศ และควรสงหนังสือเชิญทั้งในรูปแบบจดหมาย และ E-mail 1.4.2 การจัดทําขอมูลทั่วไป รายละเอียดทีควรพิจารณาใสไวในขอมูลทั่วไป เชน ขอความตอนรับของเจาภาพ ่ จัดการประชุม ขอมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดประชุม โรงแรมที่พัก (และทีพักสํารอง) ่ การเดินทางระหวางสนามบิน-ที่พัก แผนที่ กําหนดการประชุมและพิธีการ หองประชุม หองทํางานฝายเลขานุการ (Secretariat Room) การติดตอกับเจาภาพจัดการประชุม สภาพภูมิอากาศ ระบบไฟฟา เครดิตการด เงินตรา ธรรมเนียมปฏิบติ การขอวีซา ั เว็บไซตการจัดประชุมครั้งนั้นๆ เว็บไซตที่นาสนใจ ฯลฯ พรอมแนบแบบฟอรมที่ เกี่ยวของ เชน แบบฟอรมลงทะเบียน แบบฟอรมจองโรงแรม ซึ่งควรระบุ Deadline สําหรับการลงทะเบียนดวย เปนตน ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.7 1.5 การลงทะเบียน ในที่นี้ไดแบงการลงทะเบียนออกเปน 2 ขั้นตอน คือ การลงทะเบียนลวงหนา (Pre-registration) และการลงทะเบียนหนางาน 1.5.1 การลงทะเบียนลวงหนา การลงทะเบียนลวงหนาเปนประโยชนตอการเตรียมการของเจาภาพจัดการประชุม  เพราะจะทําใหสามารถทราบถึงจํานวนและความตองการของผูเขารวมประชุม ทําให จัดเตรียมสถานที่จัดประชุมไดเหมาะสม สะดวกตอการจัดเตรียมงบประมาณ การเลี้ยงรับรอง การจัดทําเอกสาร ฯลฯ รายละเอียดที่ไดรับจากการลงทะเบียนลวงหนา ยังสามารถใชเปนขอมูลเพือติดตอประสานงานในโอกาสตอไปดวย ดังนั้น เจาภาพ ่ จัดการประชุมควรจัดทําแบบฟอรมลงทะเบียนใหมีหัวขอครอบคลุมในทุกประเด็น ที่จําเปน ซึ่งจะชวยใหการเตรียมการจัดประชุมงายขึน แตไมควรมีรายละเอียดมาก ้ เกินไปจนกอใหเกิดความยากลําบากในการกรอกเอกสาร และควรจัดแบงหมวดหมู ใหชัดเจน เชน ขอมูลสวนตัว การประชุมที่ประสงคจะเขารวม โรงแรมที่พัก เปนตน 6/36
  11. 11. ในสวนของวิธการลงทะเบียน ควรมีความยืดหยุนและคํานึงถึงความสะดวกของผูเขารวม ี ประชุมเปนหลัก จึงควรจัดใหมีทางเลือกในการลงทะเบียนไดหลายชองทาง เชน โทรสาร เว็บไซต หรือ E-mail เปนตน 1.5.2 การลงทะเบียนหนางาน ประกอบดวยสิ่งที่ตองคํานึงถึง ดังนี้ 1) กําหนดการลงทะเบียน ขึ้นอยูกับดุลพินิจของเจาภาพจัดการประชุม เชน หากเปนการประชุมที่มีผูเขารวมประชุมจากตางประเทศเปนจํานวนมาก เจาภาพ จัดการประชุมอาจเปดใหลงทะเบียนกอนการประชุม 1 วัน เพื่อเปนการอํานวย ความสะดวกและลดภาระในวันประชุม 2) สถานที่ลงทะเบียน เจาภาพจัดการประชุมควรพิจารณาบริเวณทีสะดวก ในทาง ่ ปฏิบัติหากตองการลงทะเบียนหนาหองประชุมควรใหแนใจวามีพื้นทีกวางขวาง ่ เพียงพอ หรือหากหองทํางานฝายเลขานุการอยูในบริเวณเดียวกับหองประชุม ก็อาจใหลงทะเบียนที่หองทํางานฝายเลขานุการได แตไมวาจะจัด ณ จุดใด เจาภาพจัดการประชุมจะตองใหขอมูลแกผูเขารวมประชุมเพื่อทราบทั่วกัน ถึงสถานที่และกําหนดเวลาลงทะเบียน 3) อุปกรณลงทะเบียน • เจาภาพจัดการประชุม ควรจัดเตรียมรายชื่อผูลงทะเบียนทั้งหมดอยางเปน ระบบ เชน อาจแยกตามตัวอักษร แยกตามประเทศ การใสหมายเลขกํากับ ที่ตรงกับปายชื่อจะชวยใหการลงทะเบียนงายขึ้น • ปายชื่อผูเขารวมประชุมควรพิมพดวยตัวอักษรแบบหนาเพื่อความชัดเจน อาจแบงปายชื่อออกเปนสีตางๆ เมื่อตองการแบงแยกประเภทของผูเขารวม  หรือการเขารวมประชุม เชน ผูแทน ผูสังเกตการณ หัวหนาคณะ ประธาน การประชุมเต็มคณะ (Plenary) การประชุมกลุมยอย (Working group) เปนตน และควรเตรียมปายชื่อสํารอง (ปายชื่อเปลา) สําหรับผูมาลงทะเบียนเพิ่มดวย • ในกรณีที่จัดใหมีบัตรรับประทานอาหารวาง อาหารกลางวัน บัตรเชิญงาน เลี้ยงรับรอง ของที่ระลึก ควรประสานเพื่อรับสิ่งของลวงหนากอนวันลงทะเบียน และควรจัดเตรียมไวเปนชุดๆ พรอมเอกสารการประชุม (ถามี) เพื่อใหงาย ตอการจายแจก • หากมีเอกสารเผยแพร ควรจัดไวใกลเคียงกับจุดลงทะเบียน 4) เจาภาพจัดการประชุมตองจัดเตรียมเจาหนาที่รับลงทะเบียนจํานวนเพียงพอ และสามารถใหรายละเอียดหรือตอบคําถามที่เกี่ยวของกับการประชุมได และควร จัดใหมีเจาหนาที่อยูประจําโตะลงทะเบียนตลอดชวงการประชุมดวย เพื่อใหบริการ รับลงทะเบียนระหวางการประชุม เปนจุดประชาสัมพันธขอมูล รวมถึงการแจก เอกสารเพิ่มเติมตางๆ 7/36
  12. 12. บทที่ 2 การเงินและงบประมาณ ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ดังใน ภาคผนวก จ. ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับหลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายคาใชจายตางๆ ซึ่งเจาภาพ  จัดการประชุมจะตองจัดทําประมาณการคาใชจายโดยอางอิงระเบียบดังกลาวเพื่อขออนุมัติคาใชจาย และดําเนินการการจัดซื้อจัดจางตอไป 2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2.1.1 บุคคลที่มีสทธิ์และสามารถจะเบิกคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก ิ 1) ประธานในพิธเปดหรือพิธีปดการประชุม ี 2) แขกผูมีเกียรติและผูติดตาม  3) เจาหนาที่ 4) วิทยากร 5) ผูเขารวมประชุม 2.1.2 ประเภทของคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก คาใชจายดังตอไปนี้ 1) คาอาหารและเครื่องดื่ม 2) คาเชาสถานทีประชุม ่ 3) คาเชาที่พัก 4) คายานพาหนะ 5) เงินรางวัลของเจาหนาที่ 6) คาวัสดุเครื่องเขียน 7) คาเชาอุปกรณตางๆ 8) คาจางถายเอกสาร 9) คาใชจายในการติดตอสื่อสาร 10) คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม 2.1.3 หลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายเงิน 2.1.3.1 การเบิกจายตามอัตราทีกําหนด ่ คาใชจาย คาอาหารและเครื่องดื่ม เกณฑการเบิกจาย - ครบทุกมื้อ ไมเกิน 1,200 บาท/วัน/คน - ไมครบทุกมือ ไมเกิน 800 บาท/วัน/คน ้ 8/36
  13. 13. คาใชจาย เกณฑการเบิกจาย คาที่พัก ไมเกิน 2,000 บาท/วัน/คน เงินรางวัลตอบแทน เจาหนาที่ ไมเกิน 200 บาท/วัน/คน *คายานพาหนะ เบิกไดตามสิทธิ เครื่องบิน/รถทัวร/รถไฟ **คาของขวัญ/ที่ระลึก กรณีที่เปนชาวตางประเทศที่เคยใหความชวยเหลือ ประเทศไทย คนละไมเกิน 3,500 บาท หมายเหตุ 1)* ตามหลักเกณฑการเบิกจายคายานพาหนะ ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวย การเบิกคาใชจายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2550 ดังในภาคผนวก ฉ. 2)** ตามหลักเกณฑการจายเงินคาของขวัญมอบใหชาวตางประเทศ หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547 ดังในภาคผนวก ช. 2.1.3.2 การเบิกจายเทาที่จายจริง 1) คาใชจายเกี่ยวกับสถานที่ประชุม เชน คาเชาหองประชุมใหญ หองประชุมยอย หองทํางานฝายเลขานุการ 2) คาใชจายอื่นๆ เชน - คาวัสดุเครื่องเขียน เชน กระดาษ ปากกา - คาเชาอุปกรณตางๆ เชน เครื่องคอมพิวเตอร เครื่องพิมพ เครื่องถายเอกสาร เครื่องฉาย LCD - คาเชาระบบเครือขายอินเทอรเน็ต - คาเชายานพาหนะและคาน้ามันเชื้อเพลิง ํ - คาประชาสัมพันธกอนและหลังการประชุม เชน การจัดทําแผนพับ การประชาสัมพันธผานสื่อวิทยุโทรทัศน - คากระปาเอกสาร - คาการแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป - คาใชจายเบ็ดเตล็ด เชน คาธรรมเนียมออกของ คาผานทางพิเศษ - คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม เชน คาไปรษณีย คาโทรศัพท/โทรสาร 9/36
  14. 14. 2.1.3.3 การเบิกจายนอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบ ในกรณีที่ตองเบิกจายคาใชจายในการจัดประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจาก ที่กําหนดไวในระเบียบ หรือที่ระเบียบกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัติได เชน การจัดเลียงรับรองอาหารค่ํา เปนตน ใหเจาภาพจัดการประชุมเสนอหัวหนา ้ สวนราชการพิจารณา พรอมชี้แจงเหตุผลความจําเปนตามระเบียบ กระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททั่วไป ขอ 7 ตัวอยาง การขออนุมัติ กรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.8 2.2 การดําเนินการตามระเบียบ 2.2.1 การจัดทําประมาณการ กอนที่จะจัดทําประมาณการคาใชจาย เจาภาพจัดการประชุมจําเปนตองทราบ จํานวนวันที่มการประชุมและจํานวนผูเขารวมประชุม เพื่อจะไดประมาณการคาใชจาย ี ใหครอบคลุมจํานวนวันและคน โดยอาจจะประสานกับฝายเลขานุการตางประเทศ หรือ ประมาณการจากขอมูลการจัดประชุมที่ผานมา นอกจากนั้น เจาภาพจัดการประชุม  ยังตองระบุคาใชจายที่จําเปนตองใชใหครบถวนและชัดเจนในการประมาณการดวย โดยการประสานกับบริษท/หางรานเพื่อขอรับใบเสนอราคาวัสดุ/อุปกรณที่จะเชาหรือซื้อ ั เพื่อเปนขอมูลพื้นฐานประกอบการจัดทําประมาณการคาใชจายตางๆ เชน • คาอาหารและเครื่องดื่ม ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา • คาเชาสถานที่ ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา • คาเชาที่พัก ประมาณการตามจํานวนวันและจํานวนผูเขารวมประชุม • คายานพาหนะและน้ํามันเชื้อเพลิง ขึนอยูกับประเภทของยานพาหนะที่ใช ้ โดยประมาณการคาน้ํามันเชื้อเพลิงตามระยะทางที่จะใช ประเภทของรถ และราคา น้ํามันเชื้อเพลิงในขณะนั้น • เงินรางวัลของเจาหนาที่ ประมาณการตามจํานวนเจาหนาที่ที่จะแตงตั้งให ปฏิบัติงานจัดประชุม • คาวัสดุเครื่องเขียน ควรขอใบเสนอราคาวัสดุที่จําเปนตองใชจากบริษัท/หางราน หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา • คาเชาอุปกรณตางๆ ควรติดตอบริษัทที่ใหเชาอุปกรณเพื่อขอรับใบเสนอราคา หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา • คาจางถายเอกสาร ควรขอใบเสนอราคาคาจางถายเอกสารจากบริษัท/หางราน หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา 10/36
  15. 15. • คาใชจายในการติดตอสือสาร เพื่อใชเปนคาโทรศัพท โทรสาร กรณีมีเหตุจําเปน ่ ตองติดตอประสานงานระหวางจัดประชุม • คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม ใหประมาณการคาใชจายสํารองไว จํานวนหนึ่ง เชน คาใชจายเบ็ดเตล็ด คาพวงมาลัย คาผานทางพิเศษ คาที่จอดรถ คาขนสง เปนตน ตัวอยางการจัดทําประมาณการคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2 2.2.2 การขออนุมัติคาใชจาย เจาภาพจัดการประชุมตองขออนุมัติคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม โดยตองระบุดวยวาจะขอเบิกจายจากงบประมาณใด เพื่อนําเสนอหัวหนาสวนราชการ ตนสังกัดพิจารณา 1) อนุมัติคาใชจายที่จะขอเบิกจายเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ระเบียบกําหนด (ถามี) 2) อนุมัติประมาณการคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม และ 3) ลงนามหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติคาใชจายในการ เปนเจาภาพจัดการประชุมตามที่เจาภาพจัดการประชุมไดประมาณการไว ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2 ในการจัดทําหนังสือถึงสํานักงบประมาณจะตองแนบเอกสารตอไปนี้ไปพรอมกัน ไดแก สําเนาหนังสืออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม สําเนาหนังสืออนุมัติแตงตั้ง คณะผูแทนไทย และประมาณการคาใชจายในการจัดประชุม ตัวอยางหนังสือถึงสํานักงบประมาณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3 สํานักงบประมาณจะสงหนังสือแจงอนุมัติคาใชจายในวงเงินตามที่เจาภาพจัดการประชุม ไดประมาณการไว อยางไรก็ตาม ในระหวางที่สํานักงบประมาณพิจารณา เจาหนาที่จาก สํานักงบประมาณอาจจะติดตอประสานขอขอมูลประกอบการพิจารณาอนุมัติคาใชจาย ในบางรายการเพิ่มเติม ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมจําเปนจะตองชี้แจงและใหขอมูล/เหตุผล ความจําเปนสําหรับการตั้งประมาณการคาใชจายสําหรับรายการนั้นๆ ในวงเงินดังกลาว หรืออาจจะตองสงใบเสนอราคาใหสํานักงบประมาณพิจารณา เพื่อยืนยันวาประมาณการ คาใชจายทีขอตั้งไปไมไดสูงเกินความเปนจริง หรืออาจจะอางอิงจากขอมูลประมาณการ ่ ที่ผานมา ทั้งนี้ ขึ้นอยูกับดุลยพินิจของเจาหนาที่ของสํานักงบประมาณที่จะพิจารณา อนุมัติตามวงเงินที่ขอ หรืออาจจะปรับลดตามที่เห็นสมควรก็ได หลังจากไดรับหนังสืออนุมัติคาใชจายในการจัดประชุมจากสํานักงบประมาณแลว เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการ เปนเจาภาพจัดการประชุม โดยเลือกรายการคาใชจายที่ตองซื้อเพื่อการใชงานหรือ เตรียมการกอนการประชุม รวมถึงรายการที่จําเปนตองหรือประสงคจะจายเปนเงินสด 11/36
  16. 16. (ไมสามารถวางบิลเรียกเก็บเงินในภายหลัง) หลังจากเสร็จสิ้นการประชุมทันที โดยจัดทํา หนังสือขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการจัดประชุมพรอมสัญญายืมเงิน เสนอใหหัวหนาสวนราชการตนสังกัดพิจารณาอนุมัติ ตัวอยางหนังสือขออนุมัติการยืมเงิน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.8 2.2.3 การจัดซื้อจัดจาง เมื่อเจาภาพจัดการประชุมขอรับใบเสนอราคา วัสดุ/อุปกรณ ที่จะเชาหรือซื้อจากโรงแรม หรือ บริษัท/หางรานแลว ตองดําเนินการขออนุมัติการจัดซื้อจัดจางตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 โดยใหฝายพัสดุเสนอหัวหนาสวนราชการ เพื่ออนุมัติการจางทําหรือเชาวัสดุ/อุปกรณนั้น ยกเวนคาอาหารและเครื่องดื่ม ทั้งนี้ ตองใหโรงแรม หรือ บริษัท/หางรานรับทราบพรอมประทับตราลงในใบจัดซื้อจัดจางดวย เพื่อเปนเอกสารสําคัญในการเบิกจายตอไป ในกรณีที่มีการซื้อหรือเชาวัสดุ/อุปกรณที่มีราคาเกิน 100,000 บาท เชน การเชาหอง ประชุมของโรงแรม เจาภาพจัดการประชุมจะตองเสนอหัวหนาสวนราชการอนุมัติการเชา โดยวิธีพิเศษราคาเกิน 100,000 บาท ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2539 โดยมีเหตุผลความจําเปน พรอมทั้ง รายชื่อกรรมการจางโดยวิธีพิเศษ และกรรมการตรวจรับ เพื่อใหฝายพัสดุจัดทําการจัดซื้อ จัดจางโดยวิธีพิเศษตอไป ตัวอยางบันทึกขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.9 2.2.4 หลักฐานประกอบการเบิกจาย • หนังสือขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ • หนังสือขออนุมัติแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย • หนังสือขออนุมัติคาใชจายและการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการเปนเจาภาพ จัดการประชุม • หนังสือตอบรับจากสํานักงบประมาณ • หนังสืออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน • รายชื่อพรอมลายมือชื่อของผูมีสิทธิเบิกคาใชจายเปนรายวัน ซึ่งไดแก ประธาน แขกผูมีเกียรติ (ในพิธีเปด/ปดการประชุม และงานเลียงรับรอง) ผูเขารวมประชุม ้ และผูติดตาม เจาหนาที่ปฏิบัติงานแลวแตกรณี • ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองการเขาพักโรงแรมของประธาน แขกผูมเกียรติ ี ผูเขารวมประชุม และเจาหนาที่ปฏิบติงาน (ในกรณีจัดประชุมตางจังหวัด) ั 12/36
  17. 17. • • • • • • • ใบเสร็จรับเงินคาอาหารและเครื่องดื่ม ใบเสร็จรับเงินคาเชาอุปกรณตางๆ เชน คอมพิวเตอรและเครื่องพิมพ เครื่องถายเอกสาร รถยนตรับจาง สายเครือขายอินเตอรเน็ต เปนตน ใบเสร็จรับเงินคาวัสดุเครื่องเขียน ใบสําคัญรับเงินรางวัลหรือคาตอบแทน สัญญาจางหรือใบสั่งจาง หลักฐานการตรวจรับงาน ใบสําคัญรับเงิน / ใบเสร็จรับเงินคาใชจายอื่นๆ 13/36
  18. 18. บทที่ 3 สถานที่จดประชุม ั สถานที่สําหรับจัดการประชุมเปนเรื่องหนึ่งที่สงผลตอความสําเร็จของการประชุม บรรยากาศของสถานที่และหองประชุมมีอิทธิพลอยางยิ่งตอความรูสกของผูเขาประชุม ดังนั้น ึ กอนกําหนดสถานที่จัดประชุมจึงควรมีการสํารวจสถานที่ และเปรียบเทียบขอมูลแลวจัดเตรียมสถานที่ ประชุมอยางรอบคอบ เพื่อใหการประชุมเปนไปดวยความเรียบรอยและสมบูรณ 3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม 3.1.1 การสํารวจสถานที่จัดประชุม สถานที่จัดประชุมควรมีทั้งหองประชุมและหองพัก ตลอดจนสิ่งอํานวยความสะดวก อยางครบครัน เจาภาพจัดการประชุมจึงมักเลือกใชโรงแรมเปนสถานที่จัดประชุม โดยติดตอขอสํารวจโรงแรมเพื่อหาขอมูล ดังตอไปนี้ - ทําเลทีตั้ง เสนทางการจราจร พาหนะในการเดินทาง สถานที่ตางๆ ในบริเวณ ่ ใกลเคียง เชน รานอาหาร หางสรรพสินคา ฯลฯ - การบริการ อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก ที่จอดรถ ระบบการรักษาความ ปลอดภัย - หองประชุม หองทํางานฝายเลขานุการ หองจัดเลี้ยง หองพัก (กรณีโรงแรมมีหองพัก ไมเพียงพอกับผูเขารวมประชุม ควรสํารวจหองพัก ณ โรงแรม ที่เหมาะสมและอยู บริเวณใกลเคียงเพิ่มเติมอีกดวย) ทั้งนี้ ในการสํารวจสถานทีควรขอรับขอมูลเกี่ยวกับโรงแรม อัตราคาที่พัก วิธีการสํารอง ่ หองพัก นโยบายการยกเลิกหองพักและเงื่อนไขการชําระคาใชจายดวย 3.1.2 การสรุปเปรียบเทียบสถานที่จัด เมื่อสํารวจสถานที่และไดขอมูลในเบื้องตนแลว ใหนําขอมูลตางๆ เชน หองพัก ขนาด/  รูปแบบการจัดหองประชุม หองทํางานของฝายเลขานุการ รูปแบบการจัดเลี้ยงรับรอง อาหารวางและอาหารกลางวัน (Meeting package) มาเปรียบเทียบกันเพื่อประกอบ การพิจารณาตามเงื่อนไขความตองการ ซึ่งอาจทําในรูปแบบตารางเปรียบเทียบก็ได ทั้งนี้ ควรคํานึงถึงสถานที่ทคาดวาสามารถรองรับไดกับจํานวนผูเขารวมประชุม ี่ สิ่งอํานวยความสะดวกพรอมการเดินทาง และบริการพิเศษตางๆ รวมทั้งคาใชจายที่ จะตองเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.10 14/36
  19. 19. 3.1.3 การพิจารณาเลือกสถานที่จัดประชุม การเลือกสถานที่จัดประชุม ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางไป-มาสะดวกโดยผูเขารวมประชุม จะตองไดรับความสะดวกในการเดินทางระหวางที่พักกับสถานที่จัดประชุมและสถานที่ ตางๆ มีที่จอดรถรับ-สงเพียงพอ และสิ่งอํานวยความสะดวกที่ครบครัน ถามีงบประมาณจํากัดก็อาจตองตอรองกับโรงแรม เชน อัตราคาเชาหองพักและ หองประชุม การจัดหาอุปกรณ เปนตน และก็อาจจะจัดการประชุมในชวงที่ไมใชฤดูกาล ทองเที่ยว (Peak season) และไมเลือกโรงแรมที่อยูในแหลงทองเที่ยว (Vacation destination) หองประชุม ควรคํานึงถึงขนาดของหองประชุมที่เหมาะสมกับการใชงานและจํานวน ผูเขารวมประชุม ไมใหญหรือเล็กไป ตองสะอาด มีแสงสวางเพียงพอ และเหมาะสม ดังนี้ - หองประชุมใหญควรจะมีขนาดเพียงพอสําหรับพิธีเปด-ปดการประชุม ระบบเสียง ภายในหองประชุมตองเปนระบบลําโพงคุณภาพสูง - หองประชุมยอยควรอยูในบริเวณเดียวกันกับหองประชุมใหญ เพื่อความสะดวกของ ผูเขารวมประชุม - หองทํางานฝายเลขานุการควรอยูใกลหองประชุม  - หองสื่อมวลชน (Press center) อาจแยกออกจากหองประชุมเล็กนอยเพื่อความ เปนสวนตัวและมีบริเวณทีกวางขวางพอสําหรับการถายภาพ ่ - มีอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก เชน ไมโครโฟนสําหรับการประชุม (Conference microphone) น้ําดื่ม กระดาษ ดินสอ เครื่องฉาย LCD ระบบเครือขาย อินเตอรเน็ต - สามารถจัดหองประชุมไดเหมาะสมกับรูปแบบตางๆ (Set up) ที่ตองการ เชน ไมมีเสาบัง ตังโตะของเลขานุการหรือผูดําเนินการประชุมใหอยูในทีที่สามารถมองเห็น ้ ่ ผูเขาประชุมทังหมด ้ ตัวยางรูปแบบการจัดหองประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.11 หองพัก ควรอยูที่เดียวกันกับสถานที่ประชุมเพื่อความสะดวกในการเดินทาง อีกทั้ง ควรมี สิ่งอํานวยความสะดวกครบครันตามราคาที่เหมาะสม และอัตราคาทีพักที่สามารถเบิกจายได ่ หองรับประทานอาหารกลางวัน ควรเหมาะสมกับจํานวนผูเขารวมประชุม ในกรณีที่มี การประชุมหลายวันควรเลือกโรงแรมที่มีหองอาหารหลากหลาย เชน หองอาหารจีน อาหารญี่ปุน อาหารอิตาเลี่ยน อาหารไทย เปนตน เพือเปนการผอนคลายหรือเปลี่ยน ่ บรรยากาศ ทังนี้หากมีผูเขารวมประชุมไมมากนักอาจใชบริการอาหารกลางวันแบบ ้ บุฟเฟตรวมกับแขกอื่นของโรงแรม  15/36
  20. 20. หองเลี้ยงรับรองอาหารค่ํา ควรมีขนาดที่เหมาะกับจํานวนผูเขารวม รูปแบบของการ เลี้ยงรับรอง เชน แบบบุฟเฟต ค็อกเทล โตะจีน เปนตน และมีบริเวณสําหรับการจัดตั้ง เวทีการแสดงดวย 3.1.4 การทําสัญญากับโรงแรม โดยปกติโรงแรมจะตองใหเจาภาพจัดการประชุมลงนามในสัญญาซึ่งเปนขอตกลงของ ทั้งสองฝาย คือ ฝายเจาภาพจัดการประชุม และฝายโรงแรม สัญญานี้เปนการทบทวน รายละเอียดตางๆ และยืนยันในขอตกลงที่ไดมีการเจรจาไวกับฝายขายของโรงแรม ซึ่งในสัญญาตองระบุใหชัดเจนวาสิ่งใดที่โรงแรมเปนผูดําเนินการ และสิ่งใดที่เจาภาพ จัดการประชุมตองรับผิดชอบคาใชจายโดยตองเนนในสวนที่ไมตองรับผิดชอบไวดวย  เชน คาที่พักของผูเขารวมประชุมตางชาติ คาใชจายในการเดินทางระหวางที่พักสนามบิน คาโทรศัพท โทรสาร เปนตน ทั้งนี้ เพื่อมิใหเกิดปญหาในภายหลังจึงควร มีการสรุปแผนการดําเนินงานและตรวจสอบรายละเอียดกับโรงแรมกอนลงนามในสัญญา ในกรณีที่เจาภาพจัดการประชุมไมสะดวกลงนามในสัญญา อาจทําหนังสืออยางเปน ทางการ เพื่อยืนยันการใชโรงแรมนั้นๆ เปนสถานที่จัดประชุมแทน 3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม 3.2.1 การประสานงานกับโรงแรม ควรประสานงานกับโรงแรมที่เลือกในรายละเอียดเกี่ยวกับกําหนดการประชุม รูปแบบ การจัดหองประชุมและหองจัดเลี้ยงในแตละวัน การสํารองหองพัก การเตรียมอาหารวาง อาหารกลางวัน และอาหารค่ํา (ถามี) การจัดตั้งอุปกรณ ธงประจําชาติ ปายประเทศ เครื่องฉายตางๆ รวมทั้งขอความที่จะติดฝาผนัง เปนตน ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.12 3.2.2 การตกแตงสถานที่ การตกแตงเวทีขึ้นอยูกับลักษณะการจัดงาน เชน เวทีสาหรับหองประชุมใหญเจาภาพ ํ จัดการประชุมอาจจัดวีดิทัศนเปดการประชุมเพื่อนําสูพิธีเปด-ปดงาน มีการติดสัญลักษณ หนวยงาน (Logo) ของเจาภาพจัดการประชุม ชื่อหนวยงานเจาภาพจัดการประชุม ชื่อการประชุม วันประชุม สถานที่บนเวที การตกแตงสถานที่ควรมีปายบอกทาง (Signboard) การจัดวางโตะเกาอี้สําหรับผูเขารวมประชุม โตะวางเอกสาร และควรจัดทํา ปายชื่อประเทศ ประธาน เลขานุการหรือหัวหนาคณะผูแทนดวย ทั้งนี้ เจาภาพจัดการ  ประชุมควรประสานงานกับโรงแรมและตรวจสอบความเรียบรอยกอนวันงาน 16/36
  21. 21. ในการเตรียมและตกแตงสถานที่ของงานนั้นๆ มีสิ่งที่ควรคํานึงถึง ไดแก • ควรจัดใหมีบรรยากาศที่ปลอดโปรง ไมมืดทึบนาอึดอัด • จัดโตะและเกาอี้นั่งใหเพียงพอและเปนสัดสวน มีชองทางเดินที่สะดวก และไมวางสิ่งของกีดขวางทางเดิน • หองประชุมสะอาด ระบบไฟฟาและระบบทําความเย็นทํางานปกติ • อุปกรณอํานวยความสะดวกตางๆ อยูในสภาพพรอมใชงาน เชน ไมโครโฟน สําหรับการประชุม เครื่องฉายแผนใส เครื่องขยายเสียง ไวทบอรดพรอม เครื่องเขียน เครื่องบันทึกเทป เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องฉายสไลด เครื่องเลนวีดโอ ิ เครื่องรับโทรทัศน กลองถายรูป 3.2.3 การเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม การวางแผนเตรียมอาหารและเครื่องดื่มระหวางการประชุม ควรคํานึงถึงปริมาณอาหาร ใหเพียงพอกับจํานวนผูเขารวมประชุม โดยอาจเผื่อเพิ่มเติมไวเล็กนอย สวนใหญจะนิยม จัดในรูปแบบบุฟเฟต ทั้งนี้ กรณีจัดการประชุมหลายวันอาจเลือกรายการอาหารที่มีความ หลากหลาย เชน รายการอาหารไทย จีน บุฟเฟตนานาชาติ 17/36
  22. 22. บทที่ 4 การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศ การประชาสัมพันธเปนปจจัยหนึ่งที่ชวยสงเสริมความสําเร็จของการประชุมระหวาง ประเทศ วัตถุประสงคโดยทัวไปของการประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศเพื่อแจงขาวสาร ่ หรือขอมูลเกี่ยวกับการประชุมใหแกผูเกียวของและประชาชนทัวไปไดทราบโดยผานสื่อตางๆ ตามที่ ่ ่ เจาภาพจัดการประชุมพิจารณาเห็นวาเหมาะสมและคุมคากับงบประมาณ  การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศจําเปนตองมีการใชสื่อประชาสัมพันธ อยางตอเนื่องตลอดระยะเวลาของการจัดประชุม การวางแผนงานการประชาสัมพันธจะแบงเปน 3 ชวงเวลา ซึงในแตละชวงเวลามีวัตถุประสงคและมีความเหมาะสมในการใชสื่อประชาสัมพันธ ่ ที่แตกตางกัน ดังนี้ 4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม มีวัตถุประสงคเพื่อแจงขอมูลเกี่ยวกับการประชุมแก ผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป จึงควรใหขอมูลที่เปนสาระสําคัญเกียวกับการประชุม เชน ่ ่ หัวขอเรื่องและวัตถุประสงคของการประชุมซึ่งอาจสอดแทรกขอมูลเกี่ยวกับประโยชนที่ผูเกี่ยวของ หรือประชาชนทั่วไปจะไดรบจากการประชุม สถานที่และกําหนดการประชุม จํานวนผูเขารวม ั ประชุมโดยประมาณ ชื่อหนวยงานที่เปนเจาภาพจัดการประชุม สถานที่ติดตอ หมายเลขโทรศัพท โทรสาร และ E-mail โดยเลือกใชวิธการประชาสัมพันธในลักษณะตางๆ เชน การใหสัมภาษณ ี การเขียนขาวลงหนังสือพิมพหรือวิทยุโทรทัศน การเขียนบทความลงในวารสารตางๆ การนําขอมูลหรือภาพขาวเผยแพรบนอินเตอรเน็ต การจัดนิทรรศการ เปนตน ทั้งนี้ขึ้นอยูกับ งบประมาณทีไดรับ ่ ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.13 ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.14 18/36
  23. 23. 4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม เจาภาพจัดการประชุมควรมีชองทางแจงขาวหรือสรางความเขาใจเกี่ยวกับการประชุมให ผูเขารวมประชุมและผูสนใจทราบ เชน - มีพิธีกรประกาศแจงในเรื่องตางๆ มีเจาหนาที่ใหขอมูลหรือตอบขอซักถาม การตั้งปายประกาศ การจัดนิทรรศการเรืองที่เกี่ยวของกับหัวขอการประชุม ่ การใหสัมภาษณเพื่อทําขาวเกี่ยวกับเนื้อหาของการประชุม ทั้งนี้ เจาภาพจัดการประชุมจะตองจัดเตรียมสถานที่และอุปกรณสําหรับการประชาสัมพันธ ในรูปแบบตางๆ ตามความเหมาะสม เชน สถานที่ในการตั้งปายประกาศแจงตางๆ จะตองอยู ในบริเวณที่ผูเขารวมประชุมหรือผูเกี่ยวของมองเห็นไดงาย สถานที่การจัดนิทรรศการตองมีพื้นที่ สําหรับการเดินชมและจัดอยูในบริเวณเดียวกับการประชุม หรือสถานที่สําหรับการใหสัมภาษณ ตองมีพื้นที่หรือหองสําหรับสื่อมวลชนและผูใหสัมภาษณสามารถพูดคุยกันไดโดยไมมีเสียง หรือสิ่งรบกวน เปนตน 4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม มีวัตถุประสงคเพื่อใหขอมูลเกี่ยวกับผลสําเร็จของการประชุมแกผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป ่ ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมสามารถเลือกวิธการประชาสัมพันธ เชน ี - การใหสัมภาษณสื่อมวลชนของผูบริหาร การเผยแพรรายงานการประชุมแกผูเกี่ยวของหรือประชาชนทั่วไป การนําบทความสรุปผลการประชุม การนําภาพถายบรรยากาศการประชุมเผยแพรบนอินเตอรเน็ต 19/36
  24. 24. บทที่ 5 งานดานพิธีการ ในการจัดประชุมระหวางประเทศ งานดานพิธีการก็มีความสําคัญไมนอยไปกวาการดําเนินการ ประชุม ซึ่งงานดานพิธีการแตละงานมีวตถุประสงคทสําคัญ ดังนี้ ั ี่ • พิธีเปดการประชุม เพื่อเปนการเริ่มตนการประชุมอยางเปนทางการ • พิธีปดการประชุม เพื่อแสดงวาการประชุมจบลงอยางเปนทางการ • งานเลี้ยงรับรอง เพื่อสรางความสัมพันธและเช฀

×