คํานํา
การจัดการความรู เปนการดึงเอาความรูที่มีอยูในองคกรออกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู
จัดเก็บขอมูลความรูที่เปนประโยชนให...
สารบัญ
หนา
บทที่ 1

บทที่ 2

บทที่ 3

บทที่ 4

บทที่ 5

บทที่ 6

การดําเนินการจัดการประชุม
1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุ...
หนา
บทที่ 7

บทที่ 8

งานดานเอกสารการประชุม
7.1 การจัดเตรียมเอกสาร
7.2 การจัดพิมพและถายเอกสาร
7.3 การจัดเรียงเอกสารเข...
ซ.4

ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการ
ประชุมระหวางประเทศ

ซ.5

ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติ...
บทที่ 1
การดําเนินการจัดประชุม
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ นอกจากจะเปนกระบวนการสนับสนุน
กิจกรรมเพิ่มขีดควา...
ตารางที่ 1 ตัวอยางแผนปฏิบัติการการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม
งาน
งบประมาณ
-ขออนุมัติคาใชจาย
-สรุปคาใชจาย
สถานที่
-ส...
1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ
ในการรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ หนวยราชการทีเปนเจาภาพจัดการประชุม
่
จะตอ...
ที่สําคัญการขออนุมัติคาใชจายและการเบิกจายคาใชจายในการประชุมจากสํานัก

งบประมาณโดยรายการที่ไมเปนไปตามระเบียบกระทรว...
1.2.4 การขออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน
การจัดการประชุมระหวางประเทศ จําเปนจะตองมีเจาหนาที่ที่มีความสมารถมาชวย
การปฏิ...
1.4 การเชิญประชุม
1.4.1 การจัดทําหนังสือเชิญประชุม
ในกรณีที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมไดรับมอบหมายใหเปนผูจัดทําหนังสือเ...
ในสวนของวิธการลงทะเบียน ควรมีความยืดหยุนและคํานึงถึงความสะดวกของผูเขารวม
ี
ประชุมเปนหลัก จึงควรจัดใหมีทางเลือกในการ...
บทที่ 2
การเงินและงบประมาณ
ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม
ระหวางประเทศ พ.ศ. 25...
คาใชจาย

เกณฑการเบิกจาย

คาที่พัก

ไมเกิน 2,000 บาท/วัน/คน

เงินรางวัลตอบแทน
เจาหนาที่

ไมเกิน 200 บาท/วัน/คน

*...
2.1.3.3 การเบิกจายนอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบ
ในกรณีที่ตองเบิกจายคาใชจายในการจัดประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจาก...
• คาใชจายในการติดตอสือสาร เพื่อใชเปนคาโทรศัพท โทรสาร กรณีมีเหตุจําเปน
่
ตองติดตอประสานงานระหวางจัดประชุม
• คา...
(ไมสามารถวางบิลเรียกเก็บเงินในภายหลัง) หลังจากเสร็จสิ้นการประชุมทันที โดยจัดทํา
หนังสือขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใช...
•
•
•
•
•
•
•

ใบเสร็จรับเงินคาอาหารและเครื่องดื่ม
ใบเสร็จรับเงินคาเชาอุปกรณตางๆ เชน คอมพิวเตอรและเครื่องพิมพ
เครื...
บทที่ 3
สถานที่จดประชุม
ั
สถานที่สําหรับจัดการประชุมเปนเรื่องหนึ่งที่สงผลตอความสําเร็จของการประชุม
บรรยากาศของสถานที่แล...
3.1.3 การพิจารณาเลือกสถานที่จัดประชุม
การเลือกสถานที่จัดประชุม ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางไป-มาสะดวกโดยผูเขารวมประชุม
จะต...
หองเลี้ยงรับรองอาหารค่ํา ควรมีขนาดที่เหมาะกับจํานวนผูเขารวม รูปแบบของการ
เลี้ยงรับรอง เชน แบบบุฟเฟต ค็อกเทล โตะจีน...
ในการเตรียมและตกแตงสถานที่ของงานนั้นๆ มีสิ่งที่ควรคํานึงถึง ไดแก
•
ควรจัดใหมีบรรยากาศที่ปลอดโปรง ไมมืดทึบนาอึดอัด
•...
บทที่ 4
การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศ
การประชาสัมพันธเปนปจจัยหนึ่งที่ชวยสงเสริมความสําเร็จของการประชุมระหวา...
4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม
เจาภาพจัดการประชุมควรมีชองทางแจงขาวหรือสรางความเขาใจเกี่ยวกับการประชุมให
ผูเข...
บทที่ 5
งานดานพิธีการ
ในการจัดประชุมระหวางประเทศ งานดานพิธีการก็มีความสําคัญไมนอยไปกวาการดําเนินการ
ประชุม ซึ่งงานด...
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ

7,391
-1

Published on

คู่มือการจัดการประชุมระหว่างประเทศนี้ ได้รวบรวมความรู้ที่เห็นว่าเป็นประโยชน์
ซึ่งได้จากการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรใน สมอ. ที่ได้ดำเนินการเกี่ยวกับ
การรับเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมระหว่างประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนำไปใช้
ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผู้สนใจก็สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการดำเนินกิจกรรม
ในเรื่องดังกล่าว
ในการจัดทำคู่มือนี้ นอกจากอาศัยความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรแล้ว ยังได้มี
การสืบค้น ค้นคว้าข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทำให้ได้เนื้อหาที่สมบูรณ์ขึ้น
อีกทั้งภาคผนวกยังได้แสดงตัวอย่างการจัดทำบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวข้อง เพื่อ
ความสะดวกในการใช้งาน จึงหวังว่าความรู้ที่อยู่ในคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้สนใจและสามารถ
นำไปใช้เพื่อพัฒนางานได้ตามวัตถุประสงค์ และหากมีเนื้อหาที่ควรได้รับการปรับปรุงแก้ไข เพิ่มเติม
ประการใด ก็ยินดีจะรับฟังเพื่อนำไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรต่อไป โดยขอความกรุณาส่ง
คำแนะนำหรือข้อคิดเห็นไปยังคณะทำงานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสำนักบริหารมาตรฐาน
ระหว่างประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ด้วย

Published in: Education
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
7,391
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
163
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

คู่มือจัดการประชุมระหว่างประเทศ

  1. 1. คํานํา การจัดการความรู เปนการดึงเอาความรูที่มีอยูในองคกรออกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู จัดเก็บขอมูลความรูที่เปนประโยชนใหเปนระเบียบ ครบถวน เพื่อใหบุคลากรสามารถเขาถึง และนํามา พัฒนางานได สํานักงานมาตรฐานผลิตภัณฑอุตสาหกรรม (สมอ.) ไดดําเนินงานดานการมาตรฐาน ครบรอบ 40 ป ในป พ.ศ.2552 การจัดการความรูดานการมาตรฐาน จึงเปนเครื่องมือสําคัญที่จะชวย พัฒนาองคกรใหสามารถรองรับภารกิจตาง ๆ ที่นับวันจะมีเพิ่มขึ้นตามบทบาทของมาตรฐานตอเวที การคาระหวางประเทศ คูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศนี้ ไดรวบรวมความรูที่เห็นวาเปนประโยชน ซึ่งไดจากการแลกเปลียนความรูและประสบการณของบุคลากรใน สมอ. ที่ไดดําเนินการเกี่ยวกับ ่ การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนําไปใช ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผูสนใจก็สามารถใชเปนแนวทางเพือการดําเนินกิจกรรม ่ ในเรื่องดังกลาว ในการจัดทําคูมือนี้ นอกจากอาศัยความรูและประสบการณของบุคลากรแลว ยังไดมี การสืบคน คนควาขอมูลจากแหลงตาง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทําใหไดเนื้อหาที่สมบูรณขึ้น อีกทั้งภาคผนวกยังไดแสดงตัวอยางการจัดทําบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวของ เพื่อ ความสะดวกในการใชงาน จึงหวังวาความรูที่อยูในคูมือนี้จะเปนประโยชนสําหรับผูสนใจและสามารถ นําไปใชเพื่อพัฒนางานไดตามวัตถุประสงค และหากมีเนื้อหาที่ควรไดรับการปรับปรุงแกไข เพิ่มเติม ประการใด ก็ยินดีจะรับฟงเพื่อนําไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรตอไป โดยขอความกรุณาสง คําแนะนําหรือขอคิดเห็นไปยังคณะทํางานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสํานักบริหารมาตรฐาน ระหวางประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ดวย คณะทํางานเฉพาะกิจ สําหรับการจัดทําคูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศ
  2. 2. สารบัญ หนา บทที่ 1 บทที่ 2 บทที่ 3 บทที่ 4 บทที่ 5 บทที่ 6 การดําเนินการจัดการประชุม 1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ 1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ 1.3 การประสานงาน 1.4 การเชิญประชุม 1.5 การลงทะเบียน 1 3 5 6 6 การเงินและงบประมาณ 2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2.2 การดําเนินการตามระเบียบ 8 10 สถานที่จัดประชุม 3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม 3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม 14 16 การประชาสัมพันธ 4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม 4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม 4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม 18 19 19 งานดานพิธีการ 5.1 การเชิญผูเกี่ยวของ 5.2 การจัดสถานที่ 5.3 คํากลาวและพิธีกร 5.4 การจัดอาหารและเครื่องดื่ม 5.5 การตอนรับและอําลากลับ 5.6 การถายภาพ 5.7 การแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป 5.8 การมอบของขวัญ 21 21 23 24 25 25 26 26 อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก 6.1 ประเภทของอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก 6.2 แนวทางในการดําเนินการดานอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก 27 29 (1)
  3. 3. หนา บทที่ 7 บทที่ 8 งานดานเอกสารการประชุม 7.1 การจัดเตรียมเอกสาร 7.2 การจัดพิมพและถายเอกสาร 7.3 การจัดเรียงเอกสารเขาแฟม 7.4 การแจกเอกสารและเดินเอกสาร 7.5 การจัดทําเอกสารภายหลังการประชุม 33 33 33 34 34 การประเมินผลการประชุม 8.1 สิ่งที่ตองการประเมิน 8.2 วิธีการประเมินผล 8.3 การวัดผลการประเมิน 8.4 การใชประโยชนจากขอมูลการประเมินผล 35 35 35 36 บรรณานุกรม (1) ภาคผนวก ภาคผนวก ก. คําสั่งแตงตั้งคณะทํางานจัดทําคูมือการประชุมระหวางประเทศ ภาคผนวก ข. แผนภูมิขั้นตอนการจัดประชุมระหวางประเทศ ภาคผนวก ค. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและ การจัดการประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 ภาคผนวก ง. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงานและ การประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ภาคผนวก จ. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ภาคผนวก ฉ. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยการเบิกคาใชจายในการเดินทางไป ราชการ พ.ศ. 2550 ภาคผนวก ช. หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547 ภาคผนวก ซ. ตัวอยางเอกสาร ซ.1 ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ิ ซ.2 ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการ ประชุมระหวางประเทศ ซ.3 ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติ คาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม (2)
  4. 4. ซ.4 ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการ ประชุมระหวางประเทศ ซ.5 ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน ั ซ.6 ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของ  ผูเขารวมประชุม ซ.7 ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของ ซ.8 ตัวอยางหนังสือขออนุมัติกรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ ซ.9 ตัวอยางหนังสือขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ ซ.10 ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม ซ.11 ตัวอยางรูปแบบการจัดหองประชุม ซ.12 ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่ ซ.13 ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ ซ.14 ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน ซ.15 ตัวอยางหนังสือเรียนเชิญและแบบตอบรับ ซ.16 ตัวอยางหนังสือเชิญผูพูด ซ.17 ตัวอยางบัตรเชิญรวมงานเลียงรับรอง ้ ซ.18 ตัวอยางขอความติดผนัง ซ.19 ตัวอยางคํากลาวพิธีเปด ซ.20 ตัวอยางคํากลาวพิธีปด ซ.21 ตัวอยางคํากลาวงานเลี้ยงรับรอง ซ.22 ตัวอยางบทพิธีกร ซ. 23 ตัวอยางบทพิธีกรบรรยายการแสดง ซ.24 ตัวอยางบทพิธีกรในการมอบของขวัญ ซ.25 ตัวอยางหนังสือขอยืมอุปกรณ ซ.26 ตัวอยางการประเมินแบบกําหนดคะแนนตามระดับความเขมของความรูสึก ซ.27 ตัวอยางการประเมินแบบกําหนดระดับความเขมของความรูสึก (3)
  5. 5. บทที่ 1 การดําเนินการจัดประชุม การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ นอกจากจะเปนกระบวนการสนับสนุน กิจกรรมเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันทางการคาระหวางประเทศ ยังกอประโยชนตอประเทศ เจาภาพจัดการประชุมในหลายดาน ไมวาจะเปนการสงเสริมประชาสัมพันธชื่อเสียงของประเทศใหเปน ที่รูจักแพรหลาย สรางภาพลักษณที่ดตอสายตาชาวโลก นํารายไดเขาสูประเทศ เพื่อใหการจัดประชุม ี นั้นๆ ประสบความสําเร็จลุลวงไปดวยดี และเปนที่นาประทับใจ การดําเนินการจัดประชุมจึงตองอาศัย ความละเอียดรอบคอบในการเตรียมการตางๆ ตั้งแตเริ่มวางแผนการจัดประชุม การพิจารณาสิ่งอํานวย ความสะดวก การประสานงานกับหนวยงานที่เกี่ยวของ ตลอดจนการปฏิบัติงานการประชุม โดยคํานึงถึง ธรรมเนียมปฏิบัตทั้งของสากลและขององคการนั้นๆ รวมทั้งขอกําหนด กฎระเบียบที่เกี่ยวของ ิ 1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ จุดมุงหมายของการวางแผนการจัดการประชุม คือ เพื่อใหสามารถบรรลุตามวัตถุประสงคของ การเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศนั้นๆ การวางแผนการจัดประชุมถือเปน องคประกอบสําคัญ ซึ่งแผนที่ดีดองมีการอธิบายและกําหนดแผนปฏิบัติการใหชัดเจนเพื่อให เขาใจกันทุกฝาย ตองมีการกําหนดหนาที่ของบุคลากรที่เกี่ยวของเพื่อใหเขาใจบทบาทหนาที่ ความรับผิดชอบ สามารถปฏิบัติงานของตนเองได และใชแผนดังกลาวเปนแนวทางในการติดตอ ประสานงานตามหนาที่ อันจะชวยปองกันปญหาที่อาจเกิดขึ้น นําไปสูการพัฒนาการปฏิบัติงาน และสรางความสะดวกตอการควบคุมงานใหเปนไปตามวัตถุประสงค ขอมูลที่จําเปนเพื่อการจัดทําแผนการจัดประชุม ไดแก • วัตถุประสงคของการประชุม • กําหนดการและระยะเวลา • จํานวนผูเขารวมประชุม • งบประมาณ • ธรรมเนียมปฏิบัติ / ขอกําหนด/กฎระเบียบที่เกี่ยวของ การวางแผนการจัดประชุมจะนําเอาหลักของการวางแผนทั่วไปมาประยุกตใช และสราง แผนปฏิบัติการขึ้นซึ่งตองชัดเจน เชน ทําอะไร (สิ่งที่ตองทํา /สิ่งที่ควรทําเพิ่ม ) ทําเมื่อใด  (ควรทําเมื่อใด/ควรเสร็จเมือใด) ทําอยางไร ใครทํา (ใครรับผิดชอบ/ใครเกี่ยวของ) การ ่ ดําเนินงานบางอยางตองมีลําดับขั้นตอน บางอยางเกิดในชวงเวลาเดียวกันก็ได ลักษณะของแผนการปฏิบัตงานอาจแตกตางกันสําหรับแตละการประชุมถึงแมวาจะเปนองคกร ิ เดียวกัน ในแผนควรระบุกจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม ใหอานเขาใจงายไมสับสน ิ ดังตัวอยางในตารางที่ 1 1/36
  6. 6. ตารางที่ 1 ตัวอยางแผนปฏิบัติการการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม งาน งบประมาณ -ขออนุมัติคาใชจาย -สรุปคาใชจาย สถานที่ -สํารวจสถานที่ -สรุปเลือกสถานที่ -ทําสัญญาสํารองหอง -อาหาร/อาหารวาง อุปกรณ -สํารวจ/ติดตอจัดหา -จัดซื้อจัดจาง งานดานเอกสาร -จัดทําขอมูลการ ประชุม -ขอรับเอกสาร เผยแพร -จัดทําขาวเผยแพร -จัดทําเอกสารการ ประชุม ผูแทน -หนังสือเชิญ -ขออนุมัติผูแทนไทย -แบบลงทะเบียน/ ปายชื่อ งานพิธีการ -ทําการดเชิญ -จัดทําคํากลาว -เชิญประธาน/ ผูบริหาร -การแสดง ทัศนะศึกษา/ดูงาน -ติดตอสถานที่/ พาหนะ -ทําขอมูลสําหรับแจก ของที่ระลึก/กระเปา -ติดตอขอใบเสนอ ราคา -ตอรอง/สั่งของ เจาหนาที่ -ขออนุมัติแตงตั้ง -มอบหมายและให ขอมูล ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. มี.ค. 2/36 เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ผูดําเนินการ
  7. 7. 1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ ในการรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ หนวยราชการทีเปนเจาภาพจัดการประชุม ่ จะตองศึกษาและปฏิบัตตามระเบียบราชการที่เกี่ยวของในขั้นตอนตางๆ ดังนี้ ิ 1.2.1 การขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม การรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองนําเสนอรัฐมนตรีเจาสังกัดพิจารณาอนุมัติตาม ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและการจัดประชุม ของทางราชการ พ.ศ. 2524 หมวด 2 ขอ 19 (2) ดังในภาคผนวก ค. ในการเสนอขอ อนุมัติการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองจัดทําแผนการจัดประชุมเพื่อประกอบ การพิจารณา ดังนี้ • หลักการและเหตุผล • วัตถุประสงคในการจัดการประชุมระหวางประเทศ • กําหนดการ วิธีดําเนินการ ระยะเวลา และสถานที่สําหรับการประชุมระหวางประเทศ สวนใหญประเทศเจาภาพจัดการประชุมจะเปนผูกําหนดระยะเวลาและสถานที่ ทั้งนี้ การกําหนดระยะเวลาการจัดประชุมควรคํานึงถึงวันหยุดราชการ ชวงปงบประมาณ ของหนวยงานราชการดวย สวนฝายเลขานุการตางประเทศจะเปนผูกําหนดโปรแกรม  การจัดประชุมและวิธีดําเนินการ โดยจะมีการประสานงานระหวางประเทศเจาภาพ จัดการประชุมกับฝายเลขานุการตางประเทศ • จํานวนผูเขารวมประชุมระหวางประเทศ โดยปกติจะเปนประเทศสมาชิกที่เขารวม ประชุม และผูสังเกตการณ  • แผนงบประมาณรองรับการเปนเจาภาพจัดการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง วาดวยคาใชจายและการเบิกจายของสวนราชการ  • ที่ปรึกษาโครงการ และผูรับผิดชอบการจัดประชุมระหวางประเทศ • ประโยชนที่จะไดรับจากการเปนเจาภาพจัดการประชุม ซึ่งอาจเนนประโยชน ดานวิชาการ การเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันในระบบการคาระหวางประเทศ ความรวมมือระหวางประเทศ ทั้งนี้จะเปนการเพิ่มพูนความรูและพัฒนาองคความรู ของผูเขารวมประชุม ฯลฯ ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.1 ิ 1.2.2 การขออนุมัติงบประมาณ การขออนุมัติงบประมาณ จะดําเนินการหลังจากไดรับอนุมัติการเปนเจาภาพจัดการประชุม แลว โดยปฏิบติตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน ั และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ดังในภาคผนวก ง. 3/36
  8. 8. ที่สําคัญการขออนุมัติคาใชจายและการเบิกจายคาใชจายในการประชุมจากสํานัก  งบประมาณโดยรายการที่ไมเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ ตองใหหัวหนา หนวยงานอนุมัติการเบิกจายตามระเบียบกระทรวงการคลัง พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททัวไป ่ ขอ 7 การเบิกจายคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบนี้ หรือกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัตได ิ ตามระเบียบนีใหอยูในดุลยพินิจของหัวหนาสวนราชการเจาของงบประมาณ โดยคํานึงถึง ้ ความจําเปน ความเหมาะสม และประหยัดภายในวงเงินงบประมาณที่ไดรับโดยยึดถือ ประโยชนของทางราชการเปนหลัก ซึ่งจะกลาวในหัวขอการเงินและงบประมาณตอไป หมายเหตุ การจัดการประชุมระหวางประเทศของแตละองคกรระหวางประเทศจะมี ธรรมเนียมปฏิบัติและเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมตองดําเนินการ แตกตางกัน ดังนั้น เจาภาพจัดการประชุมจะตองศึกษาเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพ จัดการประชุมตองดําเนินการอยางละเอียด เพื่อใหเกิดความถูกตอง และไมขัดตอระเบียบ วิธีปฏิบัติของการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2 ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพือขออนุมัติคาใชจายในการเปน ่ เจาภาพจัดการประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3 1.2.3 การขออนุมัติแตงตังคณะผูแทนไทย ้ การขออนุมัติแตงตั้งคณะผูแทนไทยเพื่อเขารวมประชุมระหวางประเทศมี 2 กรณี คือ  ผูเขารวมประชุมในฐานะคณะผูแทนไทย และผูสังเกตการณในการเขารวมประชุม โดยจะดําเนินการหลังจากที่ไดรับอนุมัติในหลักการใหรบเปนเจาภาพจัดการประชุมแลว ั เจาภาพจัดการประชุมจะประสานงานขอรับรายชื่อของคณะผูแทนเพือนําเสนอรัฐมนตรี ่ เจาสังกัดพิจารณาใหความเห็นชอบการแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย และ ผูสังเกตการณ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการ และการจัดประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 นอกจากนี้ เจาภาพจัดการประชุมตอง แจงรายชื่อคณะผูแทนไทยทั้งหมดใหฝายเลขานุการตางประเทศทราบ รวมทั้งแจง คณะผูแทนไทยทราบการอนุมัติดวย ทั้งนี้ การขออนุมัติดังกลาวเพื่อประกอบการเบิกจายคาใชจายการจัดการประชุมระหวาง ประเทศ กรณีจัดการประชุมในตางจังหวัดจะดําเนินการขออนุมัติคณะผูแทนไทยหลังจาก ไดรับอนุมัติงบประมาณการจัดประชุมแลว เนื่องจากมีคาใชจายในการไปราชการ ตางจังหวัดเกี่ยวของดวย ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.4 4/36
  9. 9. 1.2.4 การขออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน การจัดการประชุมระหวางประเทศ จําเปนจะตองมีเจาหนาที่ที่มีความสมารถมาชวย การปฏิบัติงาน เนื่องจากตองมีการประสานงานและอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวม ไมวาจะเปนหนวยงานตางประเทศ ผูแทนไทย และหนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อให การประชุมเปนไปดวยความเรียบรอย เจาภาพจัดการประชุมจึงควรจัดหาและแบงหนาที่ ของเจาหนาที่เพื่อรับผิดชอบงานใหชัดเจน เชน การดูแลหองประชุม การดูแลการ ลงทะเบียน การดูแลการพิมพ-ถายเอกสาร ฯลฯ โดยขออนุมัติหัวหนาสวนราชการ เพื่อใหความเห็นชอบเจาหนาที่ปฏิบติงานการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง ั พ.ศ. 2549 ทั้งนี้ เงินรางวัลของเจาหนาที่ปฏิบัติงานการประชุมจะใหเฉพาะวันที่ ปฏิบัติงานเทานั้น ในกรณีที่มีจํานวนบุคลากรจํากัด ไมเพียงพอที่จะปฏิบติงานการประชุม เจาภาพจัดการ ั ประชุมอาจจัดหาเจาหนาที่เพิ่มเติมโดยประสานงานกับหนวยงานทีเกี่ยวของ ่ แลวรวบรวมชือเสนอขออนุมติแตงตั้ง ่ ั ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.5 ั 1.3 การประสานงาน เจาภาพจัดการประชุมจะตองติดตอประสานงานกับหนวยงานตางประเทศทีทําหนาที่เปน ่ ฝายเลขานุการ ผูเขารวมประชุมทั้งหนวยงานของตางประเทศและคณะผูแทนไทย รวมถึง หนวยงานที่เกี่ยวของอื่นๆ ดังนี้ 1.3.1 ประสานงานกับฝายเลขานุการตางประเทศ เพื่อเตรียมการจัดประชุม เจาภาพจัดการประชุมจะตองประสานงานกับฝายเลขานุการ ตางประเทศ เกี่ยวกับรายละเอียดการประชุม ขั้นตอนและพิธีการตางๆ เชน กําหนดการ ประชุม จํานวนผูเขารวมประชุม อุปกรณ สิ่งอํานวยความสะดวก เอกสารการประชุม ฯลฯ เมื่อใกลกําหนดการจัดประชุมควรสรุปการดําเนินการตางๆ กับฝายเลขานุการตางประเทศ เพื่อใหมั่นใจวาทั้งสองฝายมีขอมูลที่ถูกตองตรงกัน ทั้งนี้ การประสานงานอยางใกลชิด มีสวนชวยลดปญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหวางการประชุม ้ 1.3.2 ประสานงานกับผูเขารวมประชุมทังในและตางประเทศ เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการในเรื่องการเชิญประชุม แจงยืนยันการ ลงทะเบียนการเขารวมประชุม รวมทั้งหนังสือเชิญเพือขอวีซา ซึ่งอาจประสานกับ ่ กระทรวงการตางประเทศและสํานักตรวจคนเขาเมือง เพื่อเตรียมความพรอม ในการจัดเตรียมสิ่งอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวมประชุม ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของผูเขารวมประชุม  ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.6 5/36
  10. 10. 1.4 การเชิญประชุม 1.4.1 การจัดทําหนังสือเชิญประชุม ในกรณีที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมไดรับมอบหมายใหเปนผูจัดทําหนังสือเชิญ ประชุม และ/หรือจัดทําขอมูลทั่วไป (General Information) สําหรับผูเขารวมประชุม ควรสงหนังสือเชิญ และ/หรือขอมูลทั่วไปลวงหนากอนการประชุมไมนอยกวา 3 เดือน โดยในหนังสือเชิญควรระบุ Deadline สําหรับการลงทะเบียน และควรมีการแจงเตือน/ ทวงถามเมื่อพนกําหนดการตอบกลับดวย ทั้งนี้ รายชื่อสําหรับสงหนังสือเชิญ ใหประสาน ฝายเลขานุการตางประเทศ และควรสงหนังสือเชิญทั้งในรูปแบบจดหมาย และ E-mail 1.4.2 การจัดทําขอมูลทั่วไป รายละเอียดทีควรพิจารณาใสไวในขอมูลทั่วไป เชน ขอความตอนรับของเจาภาพ ่ จัดการประชุม ขอมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดประชุม โรงแรมที่พัก (และทีพักสํารอง) ่ การเดินทางระหวางสนามบิน-ที่พัก แผนที่ กําหนดการประชุมและพิธีการ หองประชุม หองทํางานฝายเลขานุการ (Secretariat Room) การติดตอกับเจาภาพจัดการประชุม สภาพภูมิอากาศ ระบบไฟฟา เครดิตการด เงินตรา ธรรมเนียมปฏิบติ การขอวีซา ั เว็บไซตการจัดประชุมครั้งนั้นๆ เว็บไซตที่นาสนใจ ฯลฯ พรอมแนบแบบฟอรมที่ เกี่ยวของ เชน แบบฟอรมลงทะเบียน แบบฟอรมจองโรงแรม ซึ่งควรระบุ Deadline สําหรับการลงทะเบียนดวย เปนตน ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.7 1.5 การลงทะเบียน ในที่นี้ไดแบงการลงทะเบียนออกเปน 2 ขั้นตอน คือ การลงทะเบียนลวงหนา (Pre-registration) และการลงทะเบียนหนางาน 1.5.1 การลงทะเบียนลวงหนา การลงทะเบียนลวงหนาเปนประโยชนตอการเตรียมการของเจาภาพจัดการประชุม  เพราะจะทําใหสามารถทราบถึงจํานวนและความตองการของผูเขารวมประชุม ทําให จัดเตรียมสถานที่จัดประชุมไดเหมาะสม สะดวกตอการจัดเตรียมงบประมาณ การเลี้ยงรับรอง การจัดทําเอกสาร ฯลฯ รายละเอียดที่ไดรับจากการลงทะเบียนลวงหนา ยังสามารถใชเปนขอมูลเพือติดตอประสานงานในโอกาสตอไปดวย ดังนั้น เจาภาพ ่ จัดการประชุมควรจัดทําแบบฟอรมลงทะเบียนใหมีหัวขอครอบคลุมในทุกประเด็น ที่จําเปน ซึ่งจะชวยใหการเตรียมการจัดประชุมงายขึน แตไมควรมีรายละเอียดมาก ้ เกินไปจนกอใหเกิดความยากลําบากในการกรอกเอกสาร และควรจัดแบงหมวดหมู ใหชัดเจน เชน ขอมูลสวนตัว การประชุมที่ประสงคจะเขารวม โรงแรมที่พัก เปนตน 6/36
  11. 11. ในสวนของวิธการลงทะเบียน ควรมีความยืดหยุนและคํานึงถึงความสะดวกของผูเขารวม ี ประชุมเปนหลัก จึงควรจัดใหมีทางเลือกในการลงทะเบียนไดหลายชองทาง เชน โทรสาร เว็บไซต หรือ E-mail เปนตน 1.5.2 การลงทะเบียนหนางาน ประกอบดวยสิ่งที่ตองคํานึงถึง ดังนี้ 1) กําหนดการลงทะเบียน ขึ้นอยูกับดุลพินิจของเจาภาพจัดการประชุม เชน หากเปนการประชุมที่มีผูเขารวมประชุมจากตางประเทศเปนจํานวนมาก เจาภาพ จัดการประชุมอาจเปดใหลงทะเบียนกอนการประชุม 1 วัน เพื่อเปนการอํานวย ความสะดวกและลดภาระในวันประชุม 2) สถานที่ลงทะเบียน เจาภาพจัดการประชุมควรพิจารณาบริเวณทีสะดวก ในทาง ่ ปฏิบัติหากตองการลงทะเบียนหนาหองประชุมควรใหแนใจวามีพื้นทีกวางขวาง ่ เพียงพอ หรือหากหองทํางานฝายเลขานุการอยูในบริเวณเดียวกับหองประชุม ก็อาจใหลงทะเบียนที่หองทํางานฝายเลขานุการได แตไมวาจะจัด ณ จุดใด เจาภาพจัดการประชุมจะตองใหขอมูลแกผูเขารวมประชุมเพื่อทราบทั่วกัน ถึงสถานที่และกําหนดเวลาลงทะเบียน 3) อุปกรณลงทะเบียน • เจาภาพจัดการประชุม ควรจัดเตรียมรายชื่อผูลงทะเบียนทั้งหมดอยางเปน ระบบ เชน อาจแยกตามตัวอักษร แยกตามประเทศ การใสหมายเลขกํากับ ที่ตรงกับปายชื่อจะชวยใหการลงทะเบียนงายขึ้น • ปายชื่อผูเขารวมประชุมควรพิมพดวยตัวอักษรแบบหนาเพื่อความชัดเจน อาจแบงปายชื่อออกเปนสีตางๆ เมื่อตองการแบงแยกประเภทของผูเขารวม  หรือการเขารวมประชุม เชน ผูแทน ผูสังเกตการณ หัวหนาคณะ ประธาน การประชุมเต็มคณะ (Plenary) การประชุมกลุมยอย (Working group) เปนตน และควรเตรียมปายชื่อสํารอง (ปายชื่อเปลา) สําหรับผูมาลงทะเบียนเพิ่มดวย • ในกรณีที่จัดใหมีบัตรรับประทานอาหารวาง อาหารกลางวัน บัตรเชิญงาน เลี้ยงรับรอง ของที่ระลึก ควรประสานเพื่อรับสิ่งของลวงหนากอนวันลงทะเบียน และควรจัดเตรียมไวเปนชุดๆ พรอมเอกสารการประชุม (ถามี) เพื่อใหงาย ตอการจายแจก • หากมีเอกสารเผยแพร ควรจัดไวใกลเคียงกับจุดลงทะเบียน 4) เจาภาพจัดการประชุมตองจัดเตรียมเจาหนาที่รับลงทะเบียนจํานวนเพียงพอ และสามารถใหรายละเอียดหรือตอบคําถามที่เกี่ยวของกับการประชุมได และควร จัดใหมีเจาหนาที่อยูประจําโตะลงทะเบียนตลอดชวงการประชุมดวย เพื่อใหบริการ รับลงทะเบียนระหวางการประชุม เปนจุดประชาสัมพันธขอมูล รวมถึงการแจก เอกสารเพิ่มเติมตางๆ 7/36
  12. 12. บทที่ 2 การเงินและงบประมาณ ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ดังใน ภาคผนวก จ. ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับหลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายคาใชจายตางๆ ซึ่งเจาภาพ  จัดการประชุมจะตองจัดทําประมาณการคาใชจายโดยอางอิงระเบียบดังกลาวเพื่อขออนุมัติคาใชจาย และดําเนินการการจัดซื้อจัดจางตอไป 2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2.1.1 บุคคลที่มีสทธิ์และสามารถจะเบิกคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก ิ 1) ประธานในพิธเปดหรือพิธีปดการประชุม ี 2) แขกผูมีเกียรติและผูติดตาม  3) เจาหนาที่ 4) วิทยากร 5) ผูเขารวมประชุม 2.1.2 ประเภทของคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก คาใชจายดังตอไปนี้ 1) คาอาหารและเครื่องดื่ม 2) คาเชาสถานทีประชุม ่ 3) คาเชาที่พัก 4) คายานพาหนะ 5) เงินรางวัลของเจาหนาที่ 6) คาวัสดุเครื่องเขียน 7) คาเชาอุปกรณตางๆ 8) คาจางถายเอกสาร 9) คาใชจายในการติดตอสื่อสาร 10) คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม 2.1.3 หลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายเงิน 2.1.3.1 การเบิกจายตามอัตราทีกําหนด ่ คาใชจาย คาอาหารและเครื่องดื่ม เกณฑการเบิกจาย - ครบทุกมื้อ ไมเกิน 1,200 บาท/วัน/คน - ไมครบทุกมือ ไมเกิน 800 บาท/วัน/คน ้ 8/36
  13. 13. คาใชจาย เกณฑการเบิกจาย คาที่พัก ไมเกิน 2,000 บาท/วัน/คน เงินรางวัลตอบแทน เจาหนาที่ ไมเกิน 200 บาท/วัน/คน *คายานพาหนะ เบิกไดตามสิทธิ เครื่องบิน/รถทัวร/รถไฟ **คาของขวัญ/ที่ระลึก กรณีที่เปนชาวตางประเทศที่เคยใหความชวยเหลือ ประเทศไทย คนละไมเกิน 3,500 บาท หมายเหตุ 1)* ตามหลักเกณฑการเบิกจายคายานพาหนะ ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวย การเบิกคาใชจายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2550 ดังในภาคผนวก ฉ. 2)** ตามหลักเกณฑการจายเงินคาของขวัญมอบใหชาวตางประเทศ หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547 ดังในภาคผนวก ช. 2.1.3.2 การเบิกจายเทาที่จายจริง 1) คาใชจายเกี่ยวกับสถานที่ประชุม เชน คาเชาหองประชุมใหญ หองประชุมยอย หองทํางานฝายเลขานุการ 2) คาใชจายอื่นๆ เชน - คาวัสดุเครื่องเขียน เชน กระดาษ ปากกา - คาเชาอุปกรณตางๆ เชน เครื่องคอมพิวเตอร เครื่องพิมพ เครื่องถายเอกสาร เครื่องฉาย LCD - คาเชาระบบเครือขายอินเทอรเน็ต - คาเชายานพาหนะและคาน้ามันเชื้อเพลิง ํ - คาประชาสัมพันธกอนและหลังการประชุม เชน การจัดทําแผนพับ การประชาสัมพันธผานสื่อวิทยุโทรทัศน - คากระปาเอกสาร - คาการแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป - คาใชจายเบ็ดเตล็ด เชน คาธรรมเนียมออกของ คาผานทางพิเศษ - คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม เชน คาไปรษณีย คาโทรศัพท/โทรสาร 9/36
  14. 14. 2.1.3.3 การเบิกจายนอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบ ในกรณีที่ตองเบิกจายคาใชจายในการจัดประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจาก ที่กําหนดไวในระเบียบ หรือที่ระเบียบกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัติได เชน การจัดเลียงรับรองอาหารค่ํา เปนตน ใหเจาภาพจัดการประชุมเสนอหัวหนา ้ สวนราชการพิจารณา พรอมชี้แจงเหตุผลความจําเปนตามระเบียบ กระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททั่วไป ขอ 7 ตัวอยาง การขออนุมัติ กรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.8 2.2 การดําเนินการตามระเบียบ 2.2.1 การจัดทําประมาณการ กอนที่จะจัดทําประมาณการคาใชจาย เจาภาพจัดการประชุมจําเปนตองทราบ จํานวนวันที่มการประชุมและจํานวนผูเขารวมประชุม เพื่อจะไดประมาณการคาใชจาย ี ใหครอบคลุมจํานวนวันและคน โดยอาจจะประสานกับฝายเลขานุการตางประเทศ หรือ ประมาณการจากขอมูลการจัดประชุมที่ผานมา นอกจากนั้น เจาภาพจัดการประชุม  ยังตองระบุคาใชจายที่จําเปนตองใชใหครบถวนและชัดเจนในการประมาณการดวย โดยการประสานกับบริษท/หางรานเพื่อขอรับใบเสนอราคาวัสดุ/อุปกรณที่จะเชาหรือซื้อ ั เพื่อเปนขอมูลพื้นฐานประกอบการจัดทําประมาณการคาใชจายตางๆ เชน • คาอาหารและเครื่องดื่ม ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา • คาเชาสถานที่ ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา • คาเชาที่พัก ประมาณการตามจํานวนวันและจํานวนผูเขารวมประชุม • คายานพาหนะและน้ํามันเชื้อเพลิง ขึนอยูกับประเภทของยานพาหนะที่ใช ้ โดยประมาณการคาน้ํามันเชื้อเพลิงตามระยะทางที่จะใช ประเภทของรถ และราคา น้ํามันเชื้อเพลิงในขณะนั้น • เงินรางวัลของเจาหนาที่ ประมาณการตามจํานวนเจาหนาที่ที่จะแตงตั้งให ปฏิบัติงานจัดประชุม • คาวัสดุเครื่องเขียน ควรขอใบเสนอราคาวัสดุที่จําเปนตองใชจากบริษัท/หางราน หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา • คาเชาอุปกรณตางๆ ควรติดตอบริษัทที่ใหเชาอุปกรณเพื่อขอรับใบเสนอราคา หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา • คาจางถายเอกสาร ควรขอใบเสนอราคาคาจางถายเอกสารจากบริษัท/หางราน หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา 10/36
  15. 15. • คาใชจายในการติดตอสือสาร เพื่อใชเปนคาโทรศัพท โทรสาร กรณีมีเหตุจําเปน ่ ตองติดตอประสานงานระหวางจัดประชุม • คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม ใหประมาณการคาใชจายสํารองไว จํานวนหนึ่ง เชน คาใชจายเบ็ดเตล็ด คาพวงมาลัย คาผานทางพิเศษ คาที่จอดรถ คาขนสง เปนตน ตัวอยางการจัดทําประมาณการคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2 2.2.2 การขออนุมัติคาใชจาย เจาภาพจัดการประชุมตองขออนุมัติคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม โดยตองระบุดวยวาจะขอเบิกจายจากงบประมาณใด เพื่อนําเสนอหัวหนาสวนราชการ ตนสังกัดพิจารณา 1) อนุมัติคาใชจายที่จะขอเบิกจายเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ระเบียบกําหนด (ถามี) 2) อนุมัติประมาณการคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม และ 3) ลงนามหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติคาใชจายในการ เปนเจาภาพจัดการประชุมตามที่เจาภาพจัดการประชุมไดประมาณการไว ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2 ในการจัดทําหนังสือถึงสํานักงบประมาณจะตองแนบเอกสารตอไปนี้ไปพรอมกัน ไดแก สําเนาหนังสืออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม สําเนาหนังสืออนุมัติแตงตั้ง คณะผูแทนไทย และประมาณการคาใชจายในการจัดประชุม ตัวอยางหนังสือถึงสํานักงบประมาณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3 สํานักงบประมาณจะสงหนังสือแจงอนุมัติคาใชจายในวงเงินตามที่เจาภาพจัดการประชุม ไดประมาณการไว อยางไรก็ตาม ในระหวางที่สํานักงบประมาณพิจารณา เจาหนาที่จาก สํานักงบประมาณอาจจะติดตอประสานขอขอมูลประกอบการพิจารณาอนุมัติคาใชจาย ในบางรายการเพิ่มเติม ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมจําเปนจะตองชี้แจงและใหขอมูล/เหตุผล ความจําเปนสําหรับการตั้งประมาณการคาใชจายสําหรับรายการนั้นๆ ในวงเงินดังกลาว หรืออาจจะตองสงใบเสนอราคาใหสํานักงบประมาณพิจารณา เพื่อยืนยันวาประมาณการ คาใชจายทีขอตั้งไปไมไดสูงเกินความเปนจริง หรืออาจจะอางอิงจากขอมูลประมาณการ ่ ที่ผานมา ทั้งนี้ ขึ้นอยูกับดุลยพินิจของเจาหนาที่ของสํานักงบประมาณที่จะพิจารณา อนุมัติตามวงเงินที่ขอ หรืออาจจะปรับลดตามที่เห็นสมควรก็ได หลังจากไดรับหนังสืออนุมัติคาใชจายในการจัดประชุมจากสํานักงบประมาณแลว เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการ เปนเจาภาพจัดการประชุม โดยเลือกรายการคาใชจายที่ตองซื้อเพื่อการใชงานหรือ เตรียมการกอนการประชุม รวมถึงรายการที่จําเปนตองหรือประสงคจะจายเปนเงินสด 11/36
  16. 16. (ไมสามารถวางบิลเรียกเก็บเงินในภายหลัง) หลังจากเสร็จสิ้นการประชุมทันที โดยจัดทํา หนังสือขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการจัดประชุมพรอมสัญญายืมเงิน เสนอใหหัวหนาสวนราชการตนสังกัดพิจารณาอนุมัติ ตัวอยางหนังสือขออนุมัติการยืมเงิน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.8 2.2.3 การจัดซื้อจัดจาง เมื่อเจาภาพจัดการประชุมขอรับใบเสนอราคา วัสดุ/อุปกรณ ที่จะเชาหรือซื้อจากโรงแรม หรือ บริษัท/หางรานแลว ตองดําเนินการขออนุมัติการจัดซื้อจัดจางตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 โดยใหฝายพัสดุเสนอหัวหนาสวนราชการ เพื่ออนุมัติการจางทําหรือเชาวัสดุ/อุปกรณนั้น ยกเวนคาอาหารและเครื่องดื่ม ทั้งนี้ ตองใหโรงแรม หรือ บริษัท/หางรานรับทราบพรอมประทับตราลงในใบจัดซื้อจัดจางดวย เพื่อเปนเอกสารสําคัญในการเบิกจายตอไป ในกรณีที่มีการซื้อหรือเชาวัสดุ/อุปกรณที่มีราคาเกิน 100,000 บาท เชน การเชาหอง ประชุมของโรงแรม เจาภาพจัดการประชุมจะตองเสนอหัวหนาสวนราชการอนุมัติการเชา โดยวิธีพิเศษราคาเกิน 100,000 บาท ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2539 โดยมีเหตุผลความจําเปน พรอมทั้ง รายชื่อกรรมการจางโดยวิธีพิเศษ และกรรมการตรวจรับ เพื่อใหฝายพัสดุจัดทําการจัดซื้อ จัดจางโดยวิธีพิเศษตอไป ตัวอยางบันทึกขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.9 2.2.4 หลักฐานประกอบการเบิกจาย • หนังสือขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ • หนังสือขออนุมัติแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย • หนังสือขออนุมัติคาใชจายและการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการเปนเจาภาพ จัดการประชุม • หนังสือตอบรับจากสํานักงบประมาณ • หนังสืออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน • รายชื่อพรอมลายมือชื่อของผูมีสิทธิเบิกคาใชจายเปนรายวัน ซึ่งไดแก ประธาน แขกผูมีเกียรติ (ในพิธีเปด/ปดการประชุม และงานเลียงรับรอง) ผูเขารวมประชุม ้ และผูติดตาม เจาหนาที่ปฏิบัติงานแลวแตกรณี • ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองการเขาพักโรงแรมของประธาน แขกผูมเกียรติ ี ผูเขารวมประชุม และเจาหนาที่ปฏิบติงาน (ในกรณีจัดประชุมตางจังหวัด) ั 12/36
  17. 17. • • • • • • • ใบเสร็จรับเงินคาอาหารและเครื่องดื่ม ใบเสร็จรับเงินคาเชาอุปกรณตางๆ เชน คอมพิวเตอรและเครื่องพิมพ เครื่องถายเอกสาร รถยนตรับจาง สายเครือขายอินเตอรเน็ต เปนตน ใบเสร็จรับเงินคาวัสดุเครื่องเขียน ใบสําคัญรับเงินรางวัลหรือคาตอบแทน สัญญาจางหรือใบสั่งจาง หลักฐานการตรวจรับงาน ใบสําคัญรับเงิน / ใบเสร็จรับเงินคาใชจายอื่นๆ 13/36
  18. 18. บทที่ 3 สถานที่จดประชุม ั สถานที่สําหรับจัดการประชุมเปนเรื่องหนึ่งที่สงผลตอความสําเร็จของการประชุม บรรยากาศของสถานที่และหองประชุมมีอิทธิพลอยางยิ่งตอความรูสกของผูเขาประชุม ดังนั้น ึ กอนกําหนดสถานที่จัดประชุมจึงควรมีการสํารวจสถานที่ และเปรียบเทียบขอมูลแลวจัดเตรียมสถานที่ ประชุมอยางรอบคอบ เพื่อใหการประชุมเปนไปดวยความเรียบรอยและสมบูรณ 3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม 3.1.1 การสํารวจสถานที่จัดประชุม สถานที่จัดประชุมควรมีทั้งหองประชุมและหองพัก ตลอดจนสิ่งอํานวยความสะดวก อยางครบครัน เจาภาพจัดการประชุมจึงมักเลือกใชโรงแรมเปนสถานที่จัดประชุม โดยติดตอขอสํารวจโรงแรมเพื่อหาขอมูล ดังตอไปนี้ - ทําเลทีตั้ง เสนทางการจราจร พาหนะในการเดินทาง สถานที่ตางๆ ในบริเวณ ่ ใกลเคียง เชน รานอาหาร หางสรรพสินคา ฯลฯ - การบริการ อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก ที่จอดรถ ระบบการรักษาความ ปลอดภัย - หองประชุม หองทํางานฝายเลขานุการ หองจัดเลี้ยง หองพัก (กรณีโรงแรมมีหองพัก ไมเพียงพอกับผูเขารวมประชุม ควรสํารวจหองพัก ณ โรงแรม ที่เหมาะสมและอยู บริเวณใกลเคียงเพิ่มเติมอีกดวย) ทั้งนี้ ในการสํารวจสถานทีควรขอรับขอมูลเกี่ยวกับโรงแรม อัตราคาที่พัก วิธีการสํารอง ่ หองพัก นโยบายการยกเลิกหองพักและเงื่อนไขการชําระคาใชจายดวย 3.1.2 การสรุปเปรียบเทียบสถานที่จัด เมื่อสํารวจสถานที่และไดขอมูลในเบื้องตนแลว ใหนําขอมูลตางๆ เชน หองพัก ขนาด/  รูปแบบการจัดหองประชุม หองทํางานของฝายเลขานุการ รูปแบบการจัดเลี้ยงรับรอง อาหารวางและอาหารกลางวัน (Meeting package) มาเปรียบเทียบกันเพื่อประกอบ การพิจารณาตามเงื่อนไขความตองการ ซึ่งอาจทําในรูปแบบตารางเปรียบเทียบก็ได ทั้งนี้ ควรคํานึงถึงสถานที่ทคาดวาสามารถรองรับไดกับจํานวนผูเขารวมประชุม ี่ สิ่งอํานวยความสะดวกพรอมการเดินทาง และบริการพิเศษตางๆ รวมทั้งคาใชจายที่ จะตองเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.10 14/36
  19. 19. 3.1.3 การพิจารณาเลือกสถานที่จัดประชุม การเลือกสถานที่จัดประชุม ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางไป-มาสะดวกโดยผูเขารวมประชุม จะตองไดรับความสะดวกในการเดินทางระหวางที่พักกับสถานที่จัดประชุมและสถานที่ ตางๆ มีที่จอดรถรับ-สงเพียงพอ และสิ่งอํานวยความสะดวกที่ครบครัน ถามีงบประมาณจํากัดก็อาจตองตอรองกับโรงแรม เชน อัตราคาเชาหองพักและ หองประชุม การจัดหาอุปกรณ เปนตน และก็อาจจะจัดการประชุมในชวงที่ไมใชฤดูกาล ทองเที่ยว (Peak season) และไมเลือกโรงแรมที่อยูในแหลงทองเที่ยว (Vacation destination) หองประชุม ควรคํานึงถึงขนาดของหองประชุมที่เหมาะสมกับการใชงานและจํานวน ผูเขารวมประชุม ไมใหญหรือเล็กไป ตองสะอาด มีแสงสวางเพียงพอ และเหมาะสม ดังนี้ - หองประชุมใหญควรจะมีขนาดเพียงพอสําหรับพิธีเปด-ปดการประชุม ระบบเสียง ภายในหองประชุมตองเปนระบบลําโพงคุณภาพสูง - หองประชุมยอยควรอยูในบริเวณเดียวกันกับหองประชุมใหญ เพื่อความสะดวกของ ผูเขารวมประชุม - หองทํางานฝายเลขานุการควรอยูใกลหองประชุม  - หองสื่อมวลชน (Press center) อาจแยกออกจากหองประชุมเล็กนอยเพื่อความ เปนสวนตัวและมีบริเวณทีกวางขวางพอสําหรับการถายภาพ ่ - มีอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก เชน ไมโครโฟนสําหรับการประชุม (Conference microphone) น้ําดื่ม กระดาษ ดินสอ เครื่องฉาย LCD ระบบเครือขาย อินเตอรเน็ต - สามารถจัดหองประชุมไดเหมาะสมกับรูปแบบตางๆ (Set up) ที่ตองการ เชน ไมมีเสาบัง ตังโตะของเลขานุการหรือผูดําเนินการประชุมใหอยูในทีที่สามารถมองเห็น ้ ่ ผูเขาประชุมทังหมด ้ ตัวยางรูปแบบการจัดหองประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.11 หองพัก ควรอยูที่เดียวกันกับสถานที่ประชุมเพื่อความสะดวกในการเดินทาง อีกทั้ง ควรมี สิ่งอํานวยความสะดวกครบครันตามราคาที่เหมาะสม และอัตราคาทีพักที่สามารถเบิกจายได ่ หองรับประทานอาหารกลางวัน ควรเหมาะสมกับจํานวนผูเขารวมประชุม ในกรณีที่มี การประชุมหลายวันควรเลือกโรงแรมที่มีหองอาหารหลากหลาย เชน หองอาหารจีน อาหารญี่ปุน อาหารอิตาเลี่ยน อาหารไทย เปนตน เพือเปนการผอนคลายหรือเปลี่ยน ่ บรรยากาศ ทังนี้หากมีผูเขารวมประชุมไมมากนักอาจใชบริการอาหารกลางวันแบบ ้ บุฟเฟตรวมกับแขกอื่นของโรงแรม  15/36
  20. 20. หองเลี้ยงรับรองอาหารค่ํา ควรมีขนาดที่เหมาะกับจํานวนผูเขารวม รูปแบบของการ เลี้ยงรับรอง เชน แบบบุฟเฟต ค็อกเทล โตะจีน เปนตน และมีบริเวณสําหรับการจัดตั้ง เวทีการแสดงดวย 3.1.4 การทําสัญญากับโรงแรม โดยปกติโรงแรมจะตองใหเจาภาพจัดการประชุมลงนามในสัญญาซึ่งเปนขอตกลงของ ทั้งสองฝาย คือ ฝายเจาภาพจัดการประชุม และฝายโรงแรม สัญญานี้เปนการทบทวน รายละเอียดตางๆ และยืนยันในขอตกลงที่ไดมีการเจรจาไวกับฝายขายของโรงแรม ซึ่งในสัญญาตองระบุใหชัดเจนวาสิ่งใดที่โรงแรมเปนผูดําเนินการ และสิ่งใดที่เจาภาพ จัดการประชุมตองรับผิดชอบคาใชจายโดยตองเนนในสวนที่ไมตองรับผิดชอบไวดวย  เชน คาที่พักของผูเขารวมประชุมตางชาติ คาใชจายในการเดินทางระหวางที่พักสนามบิน คาโทรศัพท โทรสาร เปนตน ทั้งนี้ เพื่อมิใหเกิดปญหาในภายหลังจึงควร มีการสรุปแผนการดําเนินงานและตรวจสอบรายละเอียดกับโรงแรมกอนลงนามในสัญญา ในกรณีที่เจาภาพจัดการประชุมไมสะดวกลงนามในสัญญา อาจทําหนังสืออยางเปน ทางการ เพื่อยืนยันการใชโรงแรมนั้นๆ เปนสถานที่จัดประชุมแทน 3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม 3.2.1 การประสานงานกับโรงแรม ควรประสานงานกับโรงแรมที่เลือกในรายละเอียดเกี่ยวกับกําหนดการประชุม รูปแบบ การจัดหองประชุมและหองจัดเลี้ยงในแตละวัน การสํารองหองพัก การเตรียมอาหารวาง อาหารกลางวัน และอาหารค่ํา (ถามี) การจัดตั้งอุปกรณ ธงประจําชาติ ปายประเทศ เครื่องฉายตางๆ รวมทั้งขอความที่จะติดฝาผนัง เปนตน ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.12 3.2.2 การตกแตงสถานที่ การตกแตงเวทีขึ้นอยูกับลักษณะการจัดงาน เชน เวทีสาหรับหองประชุมใหญเจาภาพ ํ จัดการประชุมอาจจัดวีดิทัศนเปดการประชุมเพื่อนําสูพิธีเปด-ปดงาน มีการติดสัญลักษณ หนวยงาน (Logo) ของเจาภาพจัดการประชุม ชื่อหนวยงานเจาภาพจัดการประชุม ชื่อการประชุม วันประชุม สถานที่บนเวที การตกแตงสถานที่ควรมีปายบอกทาง (Signboard) การจัดวางโตะเกาอี้สําหรับผูเขารวมประชุม โตะวางเอกสาร และควรจัดทํา ปายชื่อประเทศ ประธาน เลขานุการหรือหัวหนาคณะผูแทนดวย ทั้งนี้ เจาภาพจัดการ  ประชุมควรประสานงานกับโรงแรมและตรวจสอบความเรียบรอยกอนวันงาน 16/36
  21. 21. ในการเตรียมและตกแตงสถานที่ของงานนั้นๆ มีสิ่งที่ควรคํานึงถึง ไดแก • ควรจัดใหมีบรรยากาศที่ปลอดโปรง ไมมืดทึบนาอึดอัด • จัดโตะและเกาอี้นั่งใหเพียงพอและเปนสัดสวน มีชองทางเดินที่สะดวก และไมวางสิ่งของกีดขวางทางเดิน • หองประชุมสะอาด ระบบไฟฟาและระบบทําความเย็นทํางานปกติ • อุปกรณอํานวยความสะดวกตางๆ อยูในสภาพพรอมใชงาน เชน ไมโครโฟน สําหรับการประชุม เครื่องฉายแผนใส เครื่องขยายเสียง ไวทบอรดพรอม เครื่องเขียน เครื่องบันทึกเทป เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องฉายสไลด เครื่องเลนวีดโอ ิ เครื่องรับโทรทัศน กลองถายรูป 3.2.3 การเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม การวางแผนเตรียมอาหารและเครื่องดื่มระหวางการประชุม ควรคํานึงถึงปริมาณอาหาร ใหเพียงพอกับจํานวนผูเขารวมประชุม โดยอาจเผื่อเพิ่มเติมไวเล็กนอย สวนใหญจะนิยม จัดในรูปแบบบุฟเฟต ทั้งนี้ กรณีจัดการประชุมหลายวันอาจเลือกรายการอาหารที่มีความ หลากหลาย เชน รายการอาหารไทย จีน บุฟเฟตนานาชาติ 17/36
  22. 22. บทที่ 4 การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศ การประชาสัมพันธเปนปจจัยหนึ่งที่ชวยสงเสริมความสําเร็จของการประชุมระหวาง ประเทศ วัตถุประสงคโดยทัวไปของการประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศเพื่อแจงขาวสาร ่ หรือขอมูลเกี่ยวกับการประชุมใหแกผูเกียวของและประชาชนทัวไปไดทราบโดยผานสื่อตางๆ ตามที่ ่ ่ เจาภาพจัดการประชุมพิจารณาเห็นวาเหมาะสมและคุมคากับงบประมาณ  การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศจําเปนตองมีการใชสื่อประชาสัมพันธ อยางตอเนื่องตลอดระยะเวลาของการจัดประชุม การวางแผนงานการประชาสัมพันธจะแบงเปน 3 ชวงเวลา ซึงในแตละชวงเวลามีวัตถุประสงคและมีความเหมาะสมในการใชสื่อประชาสัมพันธ ่ ที่แตกตางกัน ดังนี้ 4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม มีวัตถุประสงคเพื่อแจงขอมูลเกี่ยวกับการประชุมแก ผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป จึงควรใหขอมูลที่เปนสาระสําคัญเกียวกับการประชุม เชน ่ ่ หัวขอเรื่องและวัตถุประสงคของการประชุมซึ่งอาจสอดแทรกขอมูลเกี่ยวกับประโยชนที่ผูเกี่ยวของ หรือประชาชนทั่วไปจะไดรบจากการประชุม สถานที่และกําหนดการประชุม จํานวนผูเขารวม ั ประชุมโดยประมาณ ชื่อหนวยงานที่เปนเจาภาพจัดการประชุม สถานที่ติดตอ หมายเลขโทรศัพท โทรสาร และ E-mail โดยเลือกใชวิธการประชาสัมพันธในลักษณะตางๆ เชน การใหสัมภาษณ ี การเขียนขาวลงหนังสือพิมพหรือวิทยุโทรทัศน การเขียนบทความลงในวารสารตางๆ การนําขอมูลหรือภาพขาวเผยแพรบนอินเตอรเน็ต การจัดนิทรรศการ เปนตน ทั้งนี้ขึ้นอยูกับ งบประมาณทีไดรับ ่ ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.13 ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.14 18/36
  23. 23. 4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม เจาภาพจัดการประชุมควรมีชองทางแจงขาวหรือสรางความเขาใจเกี่ยวกับการประชุมให ผูเขารวมประชุมและผูสนใจทราบ เชน - มีพิธีกรประกาศแจงในเรื่องตางๆ มีเจาหนาที่ใหขอมูลหรือตอบขอซักถาม การตั้งปายประกาศ การจัดนิทรรศการเรืองที่เกี่ยวของกับหัวขอการประชุม ่ การใหสัมภาษณเพื่อทําขาวเกี่ยวกับเนื้อหาของการประชุม ทั้งนี้ เจาภาพจัดการประชุมจะตองจัดเตรียมสถานที่และอุปกรณสําหรับการประชาสัมพันธ ในรูปแบบตางๆ ตามความเหมาะสม เชน สถานที่ในการตั้งปายประกาศแจงตางๆ จะตองอยู ในบริเวณที่ผูเขารวมประชุมหรือผูเกี่ยวของมองเห็นไดงาย สถานที่การจัดนิทรรศการตองมีพื้นที่ สําหรับการเดินชมและจัดอยูในบริเวณเดียวกับการประชุม หรือสถานที่สําหรับการใหสัมภาษณ ตองมีพื้นที่หรือหองสําหรับสื่อมวลชนและผูใหสัมภาษณสามารถพูดคุยกันไดโดยไมมีเสียง หรือสิ่งรบกวน เปนตน 4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม มีวัตถุประสงคเพื่อใหขอมูลเกี่ยวกับผลสําเร็จของการประชุมแกผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป ่ ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมสามารถเลือกวิธการประชาสัมพันธ เชน ี - การใหสัมภาษณสื่อมวลชนของผูบริหาร การเผยแพรรายงานการประชุมแกผูเกี่ยวของหรือประชาชนทั่วไป การนําบทความสรุปผลการประชุม การนําภาพถายบรรยากาศการประชุมเผยแพรบนอินเตอรเน็ต 19/36
  24. 24. บทที่ 5 งานดานพิธีการ ในการจัดประชุมระหวางประเทศ งานดานพิธีการก็มีความสําคัญไมนอยไปกวาการดําเนินการ ประชุม ซึ่งงานดานพิธีการแตละงานมีวตถุประสงคทสําคัญ ดังนี้ ั ี่ • พิธีเปดการประชุม เพื่อเปนการเริ่มตนการประชุมอยางเปนทางการ • พิธีปดการประชุม เพื่อแสดงวาการประชุมจบลงอยางเปนทางการ • งานเลี้ยงรับรอง เพื่อสรางความสัมพันธและเช฀

×