• Save
Top25
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Top25

  • 430 views
Uploaded on

Data-analyse voorbeelden uit de advies- en controlepraktijk van Coney. Voor controllers, financials, accountants.

Data-analyse voorbeelden uit de advies- en controlepraktijk van Coney. Voor controllers, financials, accountants.

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
430
On Slideshare
429
From Embeds
1
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 1

https://twitter.com 1

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Top 25 data-analyse voorbeelden incontext jaarrekeningcontrole
  • 2. 2© 2012 ConeyWho are we?
  • 3. 3© 2012 ConeyAnalytics & Process miningNew insightsNew opportunitiesMore transparencyClear focus on your risks and internal control / operational proceduresImproved people management and project managementContinuous Monitoring & Auditing; Business Intelligence; Fraud; Riskmanagement; Process improvement; Compliance management,Accountant3.0Discover your data
  • 4. 4© 2012 ConeyPer post van de jaarrekening kunnen met een beetje fantasie 5-10 controlemaatregelen worden benoemd waar data-analyse een rol kan spelen. Demindset van Coney is altijd: focus, simpel houden.We hebben hieronder 25 relevante analyses benoemd waar een grootdeel van onze accountant collega s in de praktijk tegenaan (moeten)lopen. De Top 25 is ook zeker bedoeld voor ondernemers, financials,controllers die met dit overzicht een idee krijgen van de toegevoegdewaarde van data-analyse.Deze lijst is niet volledig.Relevantie
  • 5. 5© 2012 Coney1. Monitoren saldi tussenrekening. Er is vaak sprake van tussenrekeningen (denkaan financiële instellingen) die op nul moeten lopen. Met een data-analyse script kunt uperiodiek testen of tussenrekeningen inderdaad op nul lopen en welke transacties eventueleverschillen op tussenrekeningen veroorzaken.2. Relatie tussen klachten en opbouw van bijvoorbeeldgarantievoorzieningen. De voorziening is veelal een schattingspost , maar moet zijnonderbouwd door feiten uit het verleden, ratio s. Door periodiek analyse vanklachtenregistraties, product-retouren en reparaties kunnen ervaringscijfers worden bepaald.Deze cijfers kunnen worden gebruikt voor het controleren van de uitgangspunten van degarantievoorziening.3. Doorlooptijd verkoopoffertes. De gemiddelde doorlooptijd en succesratio s vanofferteaanvragen kunnen worden gebruikt in de analyse van de volledigheid van deopbrengstverantwoording. Vreemde afwijkingen in doorlooptijd of succes rondom eindeboekjaar kunnen aanleiding geven voor verdere detailcontrole.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 6. 6© 2012 Coney4. Memoriaalboekingen analyseren. Met een data-analyse script rondom allememoriaalboekingen worden alle vreemde boekingen in één keer geanalyseerd. Analyseermemojournaalboekingen bijvoorbeeld per medewerker, per periode, naar omvang, naarkarakter, naar tijdstip. Ook is het mogelijk om naar autorisatie van transacties te kijken. Wieautoriseert welk type transacties en wanneer.5. Urenbeweging. De analyse van de urenbeweging is niet alleen interessant in eentypische urenbeweging als detachering, uitzenden en zakelijke dienstverlening. De analysevan uren: Job Time + Shop Time = contracteerde uren = betaalde uren kan ook zeer relevantzijn voor productie en andere typlogieen waar uren een rol spelen. Met data-analyse kanworden ingezoomd op de urenbeweging per medewerker, kunnen (totaal) aansluitingen metreserveringen vakantiedagen worden gemaakt en kan de opbrengstverantwoording vanbepaalde inkomsten worden gecontroleerd (denk aan serviceuren, helpdeskuren, callcenteruren).6. Creditcard declaraties. In situaties waar sprake is van veel zakelijkeonkostenvergoeding is de analyse van creditcard uitgaven een prachtig middel voor hetcontroleren van de juistheid en rechtmatigheid van gedeclareerde kosten. Met een relatiefeenvoudig script kunnen periodiek 100% van de declaraties worden geanalyseerd versusinterne richtlijnen. Hiernaast kunnen trendanalyse per medewerker worden gemaakt.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 7. 7© 2012 Coney7. Capaciteit analyse. Denk aan verhuurbedrijven, hotels en soort gelijkeondernemingen. Bij deze analyse gaat het om een koppeling van verhuurtransacties in hetreserveringssysteem aan boekingen in de financiële administratie. De vraag hier is of allemutaties tot een opbrengst geleid hebben en welke patronen uit de verhuurdata kunnenworden gedestilleerd (vooruit kijken).8. Gemiddelde opboekingen per leverancier. Kwantitatieve analyses vancrediteurenmutaties geven een zeer waardevol inzicht in de onderliggende kwaliteit vanprocesbeheersing rondom Inkoop en Betalingen. Deze analyses zijn input voor de controlevan volledigheid inkoopverplichtingen. Afwijkingen in inkooptrends aan het einde van hetboekjaar kunnen iets zeggen over volledigheid van verplichtingen of het schuiven met kosten.Inkooporders kunnen in relatie tot inkopen per crediteur / inkoper ook iets zeggen over dewerking van application controls zoals autorisatie.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 8. 8© 2012 Coney9. Snelheid betalingen. Hoewel niet direct relevant in relatie tot een post van dejaarrekening vinden wij de analyse van snelheid van betalingen wel relevant. Opvallendewijzigingen in de snelheid van betalingen kunnen iets zeggen over de kwaliteit van deonderliggende controle maatregelen (denk aan 3-way match, opvolging backorders) ofefficiënte inrichting (bottlenecks) van het betalingsproces. Een afnemende snelheid vanbetalingen (eventueel per divisie, werkmaatschappij) kan iets zeggen over (naderende)liquiditeitsontwikkelingen.10. Logistiek Orders versus Facturering. In de online en offline retail sector isde analyse tussen levering (bijvoorbeeld op basis van data van TNT) en facturatie cruciaal.Denk aan analyses op wel geleverd/niet gefactureerd of wel voorraad afgeboekt/nietgeleverd .11. Dubbele betalingen en personeel / RvB / DGA betalingen . Hetsignaleren van dubbele betalingen kan eenvoudig toegevoegde waarde demonstreren.Analyse van kostenvergoedingen aan personeel , RvB en DGA zijn zinvol om de kwaliteitvan de interne controle rondom goedkeuring kostendeclaraties te testen. Hiernaast, klantenmet spookwerknemers , ze bestaan! Aansluiten (mutaties) HRM en payroll gelijk meenemen.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 9. 9© 2012 Coney12. GL Account detailcontrole. Een detailanalyse van grootboekrekeningen is eengoed instrument om de uitzonderingen en bijzonderheden te identificeren. Met stratify kunnenverschillende grootboekrekeningen snel geanalyseerd worden door de spreiding in kaart tebrengen en de transacties zichtbaar te maken die buiten de range (onder, boven) vallen.13. Omloopsnelheid voorraden. Voorraadbewegingen zijn relevant in het licht van decontrole van de waardering van voorraden, in het bijzonder de voorziening incourantevoorraden. Met data-analyse kunnen omloopsnelheden op artikelniveau worden berekend. Opvoorraadgroep niveau kunnen via stratify (spread, range) artikelen in kaart worden gebrachtmet opvallend lage omloopsnelheden.14. Verkoop Kortingen. Toegestane kortingspercentages liggen vaak vast inkortingstabellen. De interne controle maatregelen rondom korting tabellen zijn veelal stringent.De tabellen zijn in veel ERP systemen gekoppeld aan verkoopregels. Met data-analysekunnen verkoopprijzen (integraal) worden herberekend om vast te stellen dat de juistekortingsregels zijn toegepast. Afwijkingen zijn signalen voor niet werkende interne controle ofonjuiste mapping verkoopregels en korting tabellen.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 10. 10© 2012 Coney15. BTW Analyse. Denk hierbij aan de controle of leveringen aan buitenlandse afnemerseen juiste BTW code is toegepast door de combinatie van leveradres, verkoopregel en BTW-codes. Een ander voorbeeld van data-analyse rondom BTW is per afnemer of leveranciervaststellen of consistent een logisch BTW percentage wordt toegepast.16. Inkoopkortingen versus inkoopvolumes. In veel inkooporganisaties is sprakevan inkoopkortingen die kunnen worden geclaimd op basis van afgenomen volumes. Dejuistheid en volledigheid van inkoopkortingen die periodiek worden geclaimd kunnen met data-analyse worden gecontroleerd door de opbouw van de inkoopkorting op basis van derekenrekels (vastgelegd in inkoopcontracten) en de inkooptransacties te berekenen en tevergelijken met de verantwoorde kortingen.17. Masterdata leveranciers. Met data-analyse kan op basis van ingelezendagafschriften worden vastgesteld of leveranciers consistent op hetzelfdebankrekeningnummer worden betaald. Afwijkende bankrekeningnummers kunnen duiden opfraude of fouten en moeten nader onderzocht worden. Een uitkomst als de interne beheersingrond masterdata niet op orde is.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 11. 11© 2012 Coney18. Teruggedraaide journaalposten. Met data-analyse kan worden vastgesteldwelke boekingen aan het eind van een rapportage-periode worden gemaakt en aan het beginvan de opvolgende rapportageperiode weer worden teruggedraaid. Dit kan duiden opmanipulatie van gerapporteerde cijfers.19. Analyse social media versus distributie contracten. Twitter enFacebook data kunnen worden gebruikt om in kaart te brengen wat bedrijven of consumentenzeggen over diensten of producten. Stel dat uw client software distribueert in 20 landen. Opbasis van analyses van keywords kan inzichtelijk gemaakt worden in welke landen over desoftware wordt gesproken. Ook in die landen waar volgens de contracten geen software wordtgedistribueerd .20. Resultaat per klant. Uw klanten hebben ook klanten. Gelukkig maar. Vaak is dit eenB2B relatie. Ondernemers hebben echter niet altijd een goed beeld bij wat er per klant wordtverdiend. Niet direct relevant voor de jaarrekening denkt u? Wat als u met data-analyse inkaart kan brengen dat sommige relaties structureel verliesgevend zijn? En u koppelt dit aanbetaalgedrag van klanten van uw klanten? In ieder geval iets te bespreken.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 12. 12© 2012 Coney21. Budgetoverschrijdingen. Met data-analyse is het prima mogelijk om (dreigende)budgetoverschrijdingen in kaart te brengenen te delen met klant. Dit is niet alleen interessantvoor cijferbeoordeling maar deze analyse kan ook periodiek worden uitgevoerd zodat uwcliënten nieuwe inzichten krijgen.22. Aansturing Grootboekrekeningen. Wanneer heeft u voor het laatst vastgestelddat de omzetgrootboekrekeningen alleen worden aangestuurd door boekingen uit degekoppelde verkoopsystemen? Hoe weet u dat creditfacturen ook daadwerkelijk zijngekoppeld aan retour ontvangen goederenmeldingen? Analyse van aansturing(opboeken/afboeken) van grootboekrekeningen resulteert niet alleen in inzicht in feitelijkewerking van proces/journaalgang, maar zegt ook iets over de vraag of journaalboekingenconsistent worden uitgevoerd.23. Testen van échte betaaltermijnen op factuurniveau. Inkoop enverkoop. Met de koppeling tussen de inkoop- en verkooptransactieregels (inclusief data-velden) versus de feitelijke bank uitgaven en ontvangstregels heeft u inzicht in debetaaltermijnen op transactieniveau. Koppel dit aan stratify en periodieke analyses en u heeftsamen met uw klant inzicht in feitelijke betaalgedrag en dreigende cashflow problemen.Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 13. 13© 2012 Coney24. Functiescheiding en Autorisatie matrix. Wie kent de uitdrukking cheesewedge ? Ook wel gatenkaas. Op 24, maar dat komt omdat deze analyse zo voor de hand ligt. Dit iseen 100% analyse van transactie per cycle (inkoop, verkoop, HRM ect) waarin wordt vastgesteldWIE heeft WELKE transactie uitgevoerd en zijn deze conform de Functiescheidingen enAutorisatieMatrix uitgevoerd. Ofwel, is er sprake van doorbreken van functiescheidingen,doorbreken van autorisaties? Zo ja, welke transacties betreft dit, hoeveel EUR is hierbij betrokken?Top 25 Data-analyse voorbeelden
  • 14. 14© 2012 ConeySpeciaal aandacht voor nummer 25Binnen Coney geloven wij in de kracht van de Nederlandse Geld-Goederenbeweging controle aanpak.Een ieder van u kent de theorie van Starreveld, is bekend met de BETAformules, en is in staat de verbanden tussen de in- en uitgaande geld engoederen/dienstenbewegingen te definiëren.In een digitale omgeving denken wij dat de stap naar close-to-real-timeauditing of ongoing monitoring (door business managers, controllers,financials, auditors) mogelijk is. Uitgangspunt hier is de Geld-Goederenbeweging.Met data-analyse kunnen deze verbanden zichtbaar worden gemaakt en kanworden ingezoomd op lekken in de stromen en kan worden vastgesteldwelke onderliggende transacties hier een rol spelen. Hieronder een Coneypraktijk voorbeeld van een detacheringsorganisatie. De aansluiting tussenInkoop uren, Verkoop uren en Verkoopmarges per ingehuurde professionalvormen de basis onder deze close-to-real-time analyses.
  • 15. 15© 2012 ConeyNummer25 lastbutnot leastData-Analyse de Geld- GoederenbewegingPurchasingHours xFreelance RateSalesHours xSales RateCashReceiptCashDisbursmentTEMPservicesCashPayables ReceivablesCloseTo Real TimeVoorbeeld
  • 16. 16© 2012 ConeyTop Cycle Approach door Coney AccountantsVoorbeeld voor een detacheringsbedrijfNR 1 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLYQ Hours * P Freelance Rate * Sales Standard Margin (1+ %) = SOLL Sales versus IST SalesNR 2 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLYOpening Receivable+ IST Sales Ending Receivable = SOLL Cash Receipt versus IST Cash ReceiptNR 3 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLYOpening Cash + IST Cash Receipt Ending Cash = SOLL Cash Disbursement versus IST Cash DisbursementNR 4 TOP CYCLE AUDIT SCRIPT WEEKLYIST Cash Disbursement versus IST Q hours * P Freelance Rate (BUY)SELL SIDECASH RECEIPTCASH DISBURSMENTBUY SIDE
  • 17. 17© 2012 ACL Services Ltd.www.coney.nlHULP NODIG MET DATA-ANALYSE? Coney is NR1 in data-analyse in de BENELUX.Wij helpen ondernemers, managers en financials met het inrichten van een ongoingmonitoring dashboard, met Accountant3.0 controleren we de jaarrekening op basis van data-analyse en hiernaast trainen we iedereen met belangstelling voor data-analyse.
  • 18. 18© 2012 ConeyContact InformationPieter de Kok, partner010-2849288Pieter.dekok@coney.nl@dekokpieter (twitter)Amsterdam, Rotterdam, Brusselinfo@coney.nl | www.coney.nl