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Portail 2.0 & conduite du changement - Etat de l’art : De l’intranet au portail 2.0 : Découvrez les 10 clés pour réussir l'appropriation ! Extraits du Master Class animé par EI Management à ...

Portail 2.0 & conduite du changement - Etat de l’art : De l’intranet au portail 2.0 : Découvrez les 10 clés pour réussir l'appropriation ! Extraits du Master Class animé par EI Management à Documation

Ce master class aborde les questions de fond :
1. Quelles sont les 7 tendances incontournables d’un portail 2.0 ?
2. Comment replacer le collaborateur au cœur de l’intranet 2.0 ?
3. Comment gérer le changement dans un projet portail 2.0 ?
4. Quelles sont les 10 clés pour réussir l'appropriation ?
5. Votre entreprise est-elle prête pour migrer vers un portail de type 2.0 ?

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    Portail 2.0 & conduite du changement : les 10 clés pour réussir Portail 2.0 & conduite du changement : les 10 clés pour réussir Presentation Transcript

    • Portail 2.0 & conduite du changementEtat de l’art : De l’intranet au portail 2.0Extraits du Master Class Documation 7 juillet 2012
    • Agenda Portail 2.0 & conduite du changement Les clés pour réussir lappropriation I - Etat de l’art : De l’intranet au portail 2.0 II - Le projet portail 2.0 : quelle démarche adopter ? III - Exemple d’une démarche d’accompagnement IV- Présentation EI Management & EI Technologies Quizz Questions/réponsesVotre contact Master Class animé par :EI Management Tél : 01 44 29 26 00 Philippe Colin Directeur EI Management27, rue Fortuny Mobile : 06 30 68 98 4675017 Paris www.ei-technologies.com Fabrice Schwertz Partner EI Technologies 2
    • Les objectifs du Master ClassCe master class abordera les questions de fond :1. Quelles sont les 7 tendances incontournables d’un portail 2.0 ?2. Comment replacer le collaborateur au cœur de l’intranet 2.0 ?3. Comment gérer le changement dans un projet portail 2.0 ?4. Quelles sont les 10 clés pour réussir lappropriation ?5. Votre entreprise est-elle prête pour migrer vers un portail de type 2.0 ? A l’issue du master Class, vous maîtriserez les éléments clés de la transformation d’un portail intranet vers un modèle de type 2.0 et les bénéfices. Un point approfondi pour réinventer votre intranet et réussir son appropriation par les utilisateurs ! 3
    • I - Etat de l’art De l’intranet au Réseau Social d’Entreprise 4
    • Le point sur le web 2.0 • Une prise de conscience d’évolutions majeures • La première conférence web 2.0 a eu lieu en octobre 2004 • Quelques exemples de précurseurs qui mettent en oeuvre ces nouveaux concepts …Janvier 2001 Mai 2003 Février 2004 Février 2005 Juillet 2006 5
    • Le web 2.0 : quels impacts pour les portails ?• La frontière entre lutilisation privée et le monde professionnel s’estompe• L’internaute est aussi un intranaute au sein de son entreprise• Limpact des sites communautaires dans la sphère privée induit une nouvelle forme de travail collaboratif dans la sphère professionnelle.• Envisager la refonte de son intranet sans prendre en compte cette évolution constituerait une grave erreur• Le succès de l’entreprise 2.0 passera par l’utilisateur 6
    • De l’intranet au Réseau Social d’Entreprise Réseau Social 4. Réseau Social Entreprise Entreprise Interagir avec mes collaborateurs Espaces collaboratifs 3. Portail Collaboratif Travailler ensemble sur des projets Applications Métiers 2. Portail Accéder à mes applications métiers Informations Internes 1. Intranet Communiquer, publier & partager A quel niveau se situe votre outil actuel ? 7
    • Les 7 caractéristiques majeures d’un portail 2.0Le collaborateur est au cœur de l’intranet 2.01. L’intranet 2.0 s’ouvre à une nouvelle forme de travail collaboratif2. La personnalisation devient un facteur majeur d’appropriation par les utilisateurs3. Les utilisateurs retrouvent des outils connus comme les flux RSS, les widgets et les mashup4. Le moteur de recherche devient plus intelligent et se complète par un nuage de mots clés ou une liste des pages les plus consultées5. Le réseau social interne se développe complété par les blogs et des wikis6. Les applications et les contenus riches comme la video et la web TV rendent l’outil plus attractif à travers des témoignages, des interviews7. Il est désormais accessible de n’importe où, à n’importe quel moment, depuis n’importe quel moyen, avec une évolution de l’utilisation en nomade et de l’intranet étendu, accessible via téléphone portable ou tablettes 8
    • Intranet & Réseau Social d’EntrepriseL’entreprise qui met en œuvre un RSE peut escompter cinq bénéfices majeurs : 1. Identifier les experts 2. Stimuler l’innovation et réduire le « time to market » 3. Accélérer les ventes 4. Favoriser la gestion des connaissances 5. Valoriser le capital humain 9
    • II - Le projet portail 2.0 Quelle démarche adopter ? 10
    • Les 7 questions clés à se poser lors du lancement du projet portail1. Quels sont les objectifs prioritaires de votre entreprise pour 2012 ?2. Comment aligner le portail avec votre stratégie d’entreprise ?3. A quels objectifs répond-t-il ?4. A qui s’adresse le portail ?5. Quels sont les besoins métiers de vos utilisateurs ?6. Comment l’intranet pourrait-il mieux aider vos collaborateur dans leurs tâches quotidiennes ?7. Comment le portail va-t-il permettre de développer votre chiffre d’affaires ?Un projet portail nécessite un « sponsoring » fort :• Comment convaincre la DG/le management que l’intranet est un levier au service de la stratégie d’entreprise et au développement du chiffre d’affaires ? 11
    • Les 10 clés pour réussir votre projet• Clé n° 1 : Privilégier l’écoute des besoins• Clé n° 2 : Impliquer le sponsor• Clé n° 3 : Dimensionner les ressources nécessaires• Clé n° 4 : Anticiper la montée du web 2.0• Clé n° 5 : Piloter le projet par les enjeux métiers• Clé n° 6 : Fixer un périmètre fonctionnel réaliste• Clé n° 7 : Lancer le projet par une première phase pilote• Clé n° 8 : Aligner le projet sur les vrais besoins métiers• Clé n° 9 : Gouverner le projet comme un projet d’entreprise• Clé n° 10 : Accompagner le changement 12
    • III - Votre projet portail 2.0 Exemple d’une démarche d’accompagnement 13
    • Les 3 phases clés du projet intranet Mission de cadrage Phase 1 Phase 2 Phase 3 Lancement Analyse de l’existant Vision Cahier des charges & cadrage Recueil des besoins Maquette & Plan daction Développement de la solution & Formation Phase 1 Phase 2 Phase 3 Formation Spécifications Développement Tests & recette Support formation Charte graphique Mise en ligne Formation Accompagnement du changement Evangélisation Communication Task Force Pilotage Concepts 2.0 On line & off line Conduite du changement Tableau de bord 14
    • Comment vendre le projet à la Direction GénéraleNos constats• Certaines entreprises hésitent à lancer ce type de projet le plus souvent parce qu’elles en sous-estiment le potentiel• Jugé comme non prioritaire, la conjoncture actuelle peut amener les directions générales à différer son lancement• Les directions comme la DSI, la communication ou les RH ressentent la forte nécessité d’avancer mais se heurtent à une inertie interne• La décision finale a besoin de l’accord de la Direction générale• Les entreprises ressentent le besoin d’un catalyseur externe 15
    • IV - Votre projet portail 2.0 Comment accompagner le changement ? 16
    • Le contexte de la conduite du changement dans un portail 2.0Quelques constats majeurs …• Le développement du web 2.0 a remodelé les fonctionnalités des intranets et des portails• Les tendances fortes de 2012 mettent en avant le développement du travail collaboratif et le réseau social d’entreprise• Dans ce contexte, les projets de refonte se multiplient et nécessitent une démarche appropriée Face à ces évolutions et ces nouveaux usages, les entreprises s’interrogent : comment l’intranet doit-il évoluer ? Objectifs de la démarche • Emporter ladhésion à tous les niveaux pour assurer le succès du projet 17
    • Les enjeux cachés de la mise en place d’un portail 2.0Les enjeux cachés de la mise en place d’un portail 2.0• Une démarche structurante• La remise en cause de certains processus• Un bouleversement des rapports hiérarchiques• Une tendance à décloisonner l’entreprise• Un sentiment de manque de contrôle• Une perte de pouvoir ? 18
    • Les facteurs clés de succès de l’appropriation au nouvel outil Etude 2012 – Impacts 2.0 & facteurs clés de succès 19
    • Quelques actions clés d’un plan d’accompagnementQuelques actions clés d’un plan d’action du changement• Définition des structures d’animation, de gestion et de publication• Organisation d’ateliers de travail avec identification des résistances au changement• Elaboration et suivi du plan de communication autour du projet• Elaboration d’une charte de publication des documents• Identification des indicateurs clés du changement• Mise en place d’un Help Desk avec numéro d’appel dédié• Evangélisation auprès des responsables des filiales France & Europe 20
    • Conclusion• Dans une contexte économique où les entreprises sont à la recherche de solutions, la qualité de l’information délivrée devient primordiale• Tant au niveau informatique que consolidation des coûts, un outil collaboratif avec un retour sur investissement élevé est bénéfique pour lentreprise• Développer ces nouveaux usages d’un portail 2.0, au-delà d’un simple outil de partage des connaissances, va notamment transformer l’entreprise vers une entreprise plus agile Le portail 2.0 constitue de plus en plus un levier pour soutenir la croissance 21
    • Votre entreprise est-elle prête pour un portail de type 2.0 ?Vous êtes convaincu des bénéfices ?Mais votre entreprise est-elle prête ?Un quiz en 10 questions …Contactez-nous pour recevoir votre questionnaire :philippe.colin@ei-management.comVous recevrez en retour un premier diagnostic personnaliséet gratuit !… EI Management 27, rue Fortuny 75017 Paris Tél : 01 44 29 26 00 Fax : 01 56 60 56 00 22
    • V - L’offre Communication - Références 23
    • Groupe EI Technologies : chiffres clés 24 M€ de CA en 2010, en croissance de 20% par rapport à 2009 250 collaborateurs Capital social > 4 M€ 2 actionnaires de référence :  CDC Innovation (filiale Caisse des Dépôts)  EI-Capital qui regroupe les fondateurs et managers du groupe EI-Management est l’entité de conseil stratégique du Groupe EI-Technologies EI-Management intervient auprès des Directions Générales, des Directions Métiers (Marketing, Commercial, Communication, Service Client, RH, Supply Chain,…) et des DSI, notamment dans des situations de transition, de transformation ou de crise, dans des environnements complexes et sensibles Notre mission  Accompagner nos clients face aux ruptures dans les usages et aux évolutions technologiques autour des Systèmes d’Information 24
    • Couverture de l’offre Intranet & Collaboratif Intranet Réseaux Internet Extranet Sociaux Portail collaboratif Conseil AMOA MOE De la vision au cahier De la conception à la des charges mise en ligne - Du pilotage projet - à la mise en ligne Maintenance Services corrective & évolutive Conduite du changement 25
    • Nos publications : intranets, portails & réseaux sociaux Portails dEntreprise et conduite du changement L’intranet, relais de croissance pour le laboratoire agile Ce livre blanc se fixe pour objectifs de décrire Dans un contexte difficile pour l’industrie les bonnes pratiques qui accompagnent la pharmaceutique, les laboratoires se mise en œuvre ou la refonte dun portail doivent plus que jamais daméliorer leur intranet. productivité. Il bénéficie des retours d’expérience de plus Dans le cadre du Système d’Information, de 100 projets et missions de création, de l’intranet ou le portail d’entreprise déploiement ou de refonte de portails. constituent un outil puissant au service Quelques nouveaux axes de réflexion sont des Visiteurs Médicaux et de tous les également suggérés. Un exemple utilisateurs. Le web 2.0 est amené à d’application du web 2.0 au niveau des remodeler les contours de l’entreprise… portails d’entreprise est joint en annexe…Gérer le changement dans un portail 2.0 Le phénomène web 2.0Présentation animée lors de la table ronde Du site internet à l’innovation, comment le web 2.0 vadu salon « Solutions Intranet et Travail Collaboratif » (Mai 2009) transformer votre laboratoire (Sept. 2009 à Août 2011) Le phénomène web 2.0 prend une telle Le web 2.0 et ses nouveaux outils ont ampleur à tous les niveaux qu’il est dépassé le cadre de l’internet pour le important de bien maîtriser sa genèse. monde de lintranet 2.0 et des portails IteXium publie une série d’articles depuis dentreprise. Les sites communautaires septembre 2009 avec pour objectif de induisent une nouvelle forme de travail couvrir quatre thèmes principaux : collaboratif. • L’évolution des sites internet web 2.0 • Les impacts au niveau de l’intranet appelé La conduite du changement ne se limite «intranet 2.0 » ou « portail 2.0 » pas à des actions de communication et à la • L’évolution au niveau de l’entreprise elle- formation. IteXium a identifié les enjeux et même, appelée « entreprise 2.0 » avec les les facteurs clés de succès afin de garantir Réseaux Sociaux d’Entreprise lappropriation par les utilisateurs. • Les changements dans les processus d’innovation 26
    • Nos livres blancs intranets & portails 2.0 La refonte d’un portail intranet :Les 10 clés pour réussir votre projet Le développement du web 2.0 a remodelé les fonctionnalités des intranets et des portails. A travers leurs nouveaux usages l’entreprise se transforme progressivement. C’est dans ce contexte que les projets de refonte se multiplient et nécessitent une démarche appropriée. • Ce livre blanc se fixe pour objectifs de décrire les bonnes pratiques qui accompagnent le projet de refonte d’un intranet ou d’un portail • Il détaille les 10 clés pour réussir votre projet à travers l’analyse des risques qu’une entreprise peut rencontrer dans ce type de démarche et comment les anticiper L’intranet 2.0 : les 7 grandes tendances incontournables Les exemples présentés s’appuient sur les différents échanges à l’occasion du dernier salon Solutions Intranet & Travail Collaboratif et les évolutions commentées lors des tables rondes animées par IteXium lors de ce salon, ainsi que nos missions et projets réalisés. Il décrit de manière concrète et pragmatique les bonnes pratiques qui accompagnent la transformation d’un portail intranet vers le modèle de type 2.0. et les bénéfices. Les tendances fortes de cette nouvelle édition de janvier 2012 mettent en avant le développement du travail collaboratif et le réseau social d’entreprise. Intranet 2.0 et travail collaboratif : vers de nouveaux usages Cette publication décrit lévolution de lintranet au portail collaboratif 2.0. De nombreux exemples comme la création dun espace collaboratif, dune boîte à idées et dun wiki sont présentés. Le rôle croissant du réseau social et du potentiel des conversations est souligné. • Pour développer ces nouveaux usages, les enjeux impliquent laccompagnement par une conduite du changement afin de garantir lappropriation par les utilisateurs. • Enfin, les bénéfices directs et indirects pour lentreprise sont analysés. 27
    • Interventions et dossiers spécialisés Le Journal du Net - Solutions - 24 mars 2011 Publication d’un nouveau dossier sur les « portails intranet » collaboratifs et analyse les solutions des éditeurs français. Parmi les constats, le réseau social dentreprise, nouvel entrant fonctionnel des portails intranet collaboratifs. "Nous recommandons à nos clients actuels plusieurs bonnes pratiques pour réussir leur projet de portail intranet collaboratif » déclare Philippe Colin, Directeur Associé dIteXium et expert du dossier. Salon « Solutions Intranet et Travail Collaboratif » (2011, 2010 & 2009) Interventions et co-animation de 5 tables rondes • Qu’apportent les solutions Open Source aux intranets ? • L’intranet 2.0 : levier de performance de l’entreprise • De l’intranet 1.0 au portail collaboratif 2.0 • Comment réussir un projet portail 2.0 ? • Portails d’entreprise & conduite du changement Intranet Infos – Juin 2010 Construire un projet 2.0 à sa mesure : une évolution progressive Du big-bang, à la migration progressive, comment passer de l’Intranet 1.0 au portail collaboratif 2.0 ? Selon le cas spécifique de chaque entreprise - la place des outils en ligne dans le fonctionnement, le niveau de culture technologique de ses dirigeants et l’organisation choisie pour les années à venir - différentes voies seront empruntées. Dans ce dossier, iteXium 28 rappelle les principes directeurs de ces projets.
    • Ils nous font confiance … 29
    • EI Management27, rue Fortuny75017 ParisTél : 01 44 29 26 00Fax : 01 56 60 56 00www.ei-technologies.com 30