Site web communal et référents dans l'administration
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Site web communal et référents dans l'administration Site web communal et référents dans l'administration Document Transcript

  • 1  DES « REFERENTS WEB » DANS LA COMMUNE     Un site web communal avec des  "référents" dans l’administration    Par Philippe Allard, chef de projet (GIAL) Site web communal   de la Ville de Bruxelles     Un  site  web  communal  comprend  pour  une  large  part  des  informations  dites  administratives  ou  dautres  relatives  à  des  activités  organisées  ou  soutenues  par  la  commune.  Pour  quun  site  web municipal vive, se développe, soit entretenu et mis à jour, il est  indispensable  que  des  liens  se  créent  entre  la  cellule  chargée  de  la  gestion du site web et un certain nombre de "référents" Internet.?      Des agents de contact ____________________________________________________________  2  Quattendre dun référent ?  _______________________________________________________  2  Le recueil de linformation  ________________________________________________________  3  Des contenus ___________________________________________________________________  3  Réactivité & rythme ______________________________________________________________  3  Formatage de l’information  _______________________________________________________  4 
  • 2  DES « REFERENTS WEB » DANS LA COMMUNE   Des agents de contact  Ces agents communaux appelés ici référents web doivent être implantés dans les différents  départements de manière à ce que toutes les matières et la vie de tous ces départements,  services, cellules et autres organismes communaux soient couvertes. Il peut sagir de :   un responsable de département (qui a lavantage de disposer dune vue transversale  et est normalement au courant de tous les projets, des modifications règlementaires  ou dans l’organisation du service)    un agent qui serait davantage sensibilisé aux enjeux dune bonne présence  communale sur le web. Inconvénient de cette dernière option : la difficulté pour  lagent de faire "sortir" des informations de services ou cellules sur lesquelles il  naurait pas "prise" hiérarchiquement et, s’il s’agit d’un « jeune » agent, une certaine  méconnaissance de l’administration, de ses rouages et usages.  Il nest nul besoin dêtre qualifié dans le domaine de linformatique pour assumer cette  fonction. Il suffit dêtre à lécoute des besoins et demandes du citoyen, dêtre en mesure de  faire preuve dempathie.  Quattendre dun référent ?  Ce référent devra, pour son secteur ou son sous‐secteur   vérifier toutes les informations pratiques relatives à chaque service à savoir lintitulé  du service, ladresse, les numéros de téléphone et de fax, les jours et heures  douverture au public (et les périodes de fermeture) et daccueil téléphonique ainsi  que les domaines de travail et les documents délivrés   veiller à ce que les contenus de chaque page relative à une matière gérée dans le  département qui est le lien soient régulièrement vérifiés (notamment les tarifs).   Il faudra donc, dans un premier temps, relever les pages concernées1 et veiller à ce que les  personnes compétentes les vérifient non seulement pour sassurer que les données  pratiques non pas changé mais, également, pour veiller à ce quil soit tenu compte de  lévolution du service à la population et des règlementations.  Parmi les autres informations susceptibles dêtre publiées figurent également :   des actualités communales2   des offres demploi   des marchés publics   des annonces à lagenda3   des invitations à la presse (conférences de presse)   des communiqués et dossier de presse                                                          1  Dans un site web communal, les matières ne sont pas exposées en fonction dun découpage  administratif   2  A Bruxelles généralement en provenance des cabinets (bourgmestre & échevins).  3  A Bruxelles dactivités organisées ou soutenues par la Ville. 
  • 3  DES « REFERENTS WEB » DANS LA COMMUNE    des ordres du jour de réunions   des procès‐verbaux de réunions  Par ailleurs, dans une région comme la Région de Bruxelles‐Capitale où la publication des  règlements est obligatoire, il faut prévoir que tout règlement adopté et approuvé soit bien  mis en ligne.  Le recueil de linformation  Le référent devra se faire connaître au sein de son département de manière à ce que soient  acheminées vers lui les questions et remarques du public telles que signalées :   par les agents en contact avec le public (aux guichets par exemple)   au téléphone   par e‐mail   par courrier classique  Des contenus  Le référent devra être attentif à fournir une information (pour une page administrative, une  actualité communale, une annonce à lagenda) qui soit :   compréhensible (notamment pour le citoyen, par exemple en associant les termes  administratifs4 et les termes courants)5   réponde aux questions que lon peut se poser (qui ? quoi ? quand ? où ? comment ?  et même combien ? et, éventuellement, pourquoi ?). Il devra aussi suggérer de  nouveaux contenus.  Réactivité & rythme  Le référent devra être réactif et, par exemple, avoir le réflexe de signaler à la cellule web des  problèmes liés à lactualité6, de manière à ce que celle‐ci puisse la relayer via le site web ou  les réseaux sociaux.  Hors changement à signaler immédiatement, il devrait pouvoir contacter ses propres  correspondants à échéance régulière7 afin de vérifier et compléter l’information.                                                          4  A Bruxelles, les termes administratifs corrects devront également être utilisés dans l’autre langue  nationale en usage dans la Région.  5  Par exemple, si un règlement communal mentionne léradication des "rongeurs nuisibles", la page  web, elle, doit mentionner explicitement les rats. Dans dautres cas, le terme courant est un terme  obsolète; ainsi le citoyen continuera à parler du certificat de bonnes vie et mœurs alors que celui‐ci a  été remplacé par lextrait de casier judiciaire. A Bruxelles, il  continuera peut être à chercher lIBGE  ou lIBDE alors que ceux‐ci ont été remplacés par Bruxelles Environnement et Hydrobru.  6  Par exemple, la fermeture de services en raison de manifestations ou grèves ou de problèmes  météo.  7  Un rythme annuel est insuffisant. Si l’on prend l’exemple de l’enseignement par exemple, si,  effectivement, une fois par an, un point fait sur l’offre d’enseignement notamment pour  communiquer via une brochure, des publicités, etc., il apparaît néanmoins que des modifications 
  • 4  DES « REFERENTS WEB » DANS LA COMMUNE   Formatage de l’information  Linformation à transmettre doit‐elle être formatée ? Faut‐il prévoir des formulaires à  remplir pour signaler des changements ? Faut‐il en soigner l’écriture ?  Si le référent doit être attentif à la qualité et au caractère intelligible des informations quil  transmet, il nest pas responsable de leur e‐écriture, celle‐ci incombant à la cellule web. Il  faut éviter de rendre complexe le signalement de problèmes en prévoyant une forme lourde  de communication et de transmission. Il est beaucoup plus simple denvoyer les propositions  de modification, suppression ou ajout en indiquant    la page concernée   la partie à modifier ou supprimer   la proposition de modification ou dajout   la justification  Le référent fournit les informations de la manière la plus claire possible. Par exemple en  usant de couleurs mais en évitant les systèmes peu fonctionnels de tracking (suivi) de  modifications.  Cette information peut être envoyée directement du référent, agent de confiance, à la  cellule web (avec copie à la hiérarchie pour information). Ce système est simple et pose très  rarement problème; il nen est pas de même dune transmission de type pyramidale qui ne  permet pas la réactivité attendue dun site web aujourdhui.  Dès mise en ligne des informations, le référent doit être averti pour déventuelles  corrections.           Philippe Allard  E‐mail : contact@philippe‐allard.be  Tél. +32 (0)476 94 23 98  Facebook : www.facebook.com/PhilippeAllard.BXL  Twitter : twitter.com/#!/PhilippeAllard  LinkedIn : www.linkedin.com/profile/view?id=13412029  Viadeo : be.viadeo.com/fr/profile/philippe.allard4    Ce document n’engage que son seul auteur.    Bruxelles – 12 décembre 2011 – version 1.01                                                                                                                                                                            peuvent intervenir en cours d’année comme des suppressions de sections ou options, des  modifications d’intitulés, des ouvertures ou fermetures de locaux,…