Sistema de Gestión Documental: De la era del papel a la era digital

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Diapositiva del representante de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), de su exposición durante el taller "Sistemas de Tramite Documentario con Firma Digital", el cual se realizó en el local del RENIEC.

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Sistema de Gestión Documental: De la era del papel a la era digital

  1. 1. Título de la Presentación SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL «De la era del papel a la era digital»
  2. 2. Título de la Presentación DISEÑO DEL SERVICIO La visión de mejora continua de nuestra institución nos traza un desafío en desarrollar un nuevo sistema denominado “SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ONPE” • Utilizando Nuevas tecnologías. • Sin Limites (utilizar desde internet). • Utilizar Software Libre.(para servidor de aplicaciones y base de datos, Libre Office) • Permitir la interoperabilidad con otros servicios. • Implementar con los requerimientos de los usuarios.
  3. 3. Título de la Presentación DISEÑO DEL SERVICIO • Desarrollo Multicapas, programado en Java. • Sistema Operativo: Linux (libre) o Windows. • Servidor de Aplicaciones: Glassfish(Libre) o otra con soporte Java libre o con licencia. • Base de Datos: Oracle o con posibilidad de adaptar a Base de Datos Libre. • Funciona con cualquier navegador: IE, Chrome, Firefox, Opera. • Office: Libre Office (Libre) o Microsoft Office 2007 o superior. • Acrobar Reader. • Software de Firma ReFirma (Reniec), Certificado Digital(Reniec) .
  4. 4. Título de la Presentación ESQUEMA DEL SERVICIO
  5. 5. Título de la Presentación IMPLEMENTACION • Proceso de instalación muy fácil, solo requiere un navegador y JRE (Java). • Ya contaban con Office y Acrobat Reader. • Capacitación mínima, los usuarios ya estaban familiarizados con el uso de sistema similar. • Rápida adaptación de usuarios, pantallas mas amigables, opciones mas agiles e intuitivas para usos comunes.
  6. 6. Título de la Presentación SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Características • Facilita el registro y recepción de los documentos. • Permite que quienes emitan los documentos y quienes los reciban realicen, fácilmente, el seguimiento y consulta a sus documentos. • Búsquedas fonéticas en el asunto del documento y Filtros detallados. • Documentos estandarizados mediante plantillas para los diferentes tipos de documentos. • Utilización de Libre Office o Office 2007 superior • Administración del documento en formatos livianos (PDF).
  7. 7. Título de la Presentación SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Características • Brinda seguridad y confidencialidad porque se firma digitalmente. • Utilización de Certificados Digitales emitidos por RENIEC. • Documentos Firmados con Software de Firma Digital Acreditado (ReFirma Reniec). • Utilización desde Internet. • Conexión segura SSL.
  8. 8. Título de la Presentación SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Beneficios • Elimina el uso del papel y reduce significativamente el gasto en insumos para la impresión de documentos. • Agiliza y mejora notablemente el flujo de las comunicaciones internas, reduciendo el tiempo del trámite documentario. • Permite la disponibilidad de la documentación administrativa en línea. • Garantiza seguridad y confidencialidad de la documentación. • Crea conciencia de la participación en el cuidado del medio ambiente. • Conexión de todas las oficinas ORC y ODPE.
  9. 9. Título de la Presentación MEJORA CONTINUA Mejoras a ser implementadas. • Adaptación del SGD para ser utilizado en Tablet. • Plantillas personalizadas por Unidad Orgánica. • Implementar formatos mas utilizados por las diferentes Unidades Orgánicas. • Alta Disponibilidad en Servidor de Aplicaciones
  10. 10. Título de la Presentación RECURSOS DEL SISTEMA • Servidor de Base de Datos: Compartido por varios sistemas de ONPE  Sistema Operativo: RedHat Enterprise Linux 6  Oracle 11g, con posibilidad de migrar a una BD libre (PostgreSQL),  Memoria: 10Gb  Espacio en disco : Estimado 200Gb por año (300Kb por documento, emisión diaria de 2,000 documentos )
  11. 11. Título de la Presentación RECURSOS DEL SISTEMA • Servidor de Aplicaciones:  Sistema Operativo: RedHat Enterprise Linux 6 Puede ser otra distribución de Linux Libre como Oracle Linux, CentOS Linux, etc.  Glassfish 4.0 Puede ser otro contenedor de aplicaciones Java, puede ser Jboss o con licencias como WebLogic Etc.  Memoria: 8Gb  Espacio en disco : Mínimo para el SO y 100GB libre para archivos temporales.
  12. 12. Título de la Presentación Módulos Principales del SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
  13. 13. Título de la Presentación Acceso al Sistema Conexión Segura
  14. 14. Título de la Presentación Pantalla de Inicio
  15. 15. Título de la Presentación Recepción de documentos
  16. 16. Título de la Presentación Emisión de documentos Expediente
  17. 17. Título de la Presentación Referencia y Anexos
  18. 18. Título de la Presentación Seguimiento

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