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Herramientas de gestión documental

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GAMA ofrece un Modelo de Gestión Documental teniendo en cuenta las necesidades …

GAMA ofrece un Modelo de Gestión Documental teniendo en cuenta las necesidades
de la gestión de cualquier flujo de información, proporcionando un sistema de trabajo
a los diferentes agentes que trabajan en un proceso de Archivo

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  • 1. GAMA Herramientas de Gestión Documental Sistema de Producción Digital inteligencia+integración+innovación 1 / 22
  • 2. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental Índice Índice SOLUCIÓN I3 TELEVISIÓN 1 Objetivo 2 Qué ofrece el producto 3 Alcance 4 Solución 2 / 22
  • 3. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 / 22 SOLUCIÓN I3 TELEVISIÓN
  • 4. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 1 - OBJETIVOS GAMA ofrece un Modelo de Gestión Documental teniendo en cuenta las necesidades de la gestión de cualquier flujo de información, proporcionando un sistema de trabajo a los diferentes agentes que trabajan en un proceso de Archivo Punto de acceso único a la información. Desde un único punto se podrá acceder a la información de todos los Sistemas. Definición de un modelo de Ficha Documental Única para todos los Sistemas. Catálogo único de Activos Audiovisuales de todos los sistemas. Automatización de los procesos de Documentación. Utilización de herramientas de Gestión Documental que necesiten una menor especialización en la entrada de datos, pero con una eficaz recuperación de la información. Facilitar el acceso al fondo documental mediante interfaces de usuario final. 4 / 22
  • 5. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 2 – QUÉ OFRECE EL PRODUCTO Entorno de trabajo único para consultar y acceder a fuentes de datos heterogéneas. Simplificación del proceso de documentación y un potente gestor de búsquedas: Gestor Documental Semántico con estructuración automática de la información. Creación del Fichero Documental Unificado , con un formato único de ficha, contenga la información de todos los Sistemas. Creación de un Catálogo único de Activos Audiovisuales. Desarrollo de herramientas para la gestión integral del material audiovisual dentro de los sistemas generales de Producción. 5 / 22
  • 6. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Dentro del Módelo Documental que define GAMA se definen las siguientes áreas de proceso Ingesta. Registro / Alta de Materiales. Selección de Imágenes y Compactado. Archivado de Nuevos Materiales. Tratamiento Documental. Gestión de Derechos. Búsquedas. Recuperación de Materiales. Distribución de la Información. Formatos de salida e impresión. Conexiones Web Administración. Salida a cinta / DVD. tesauro, taxonomías, ontologías, etc. Salida a web para clientes de compra usuarios y niveles de acceso. de imágenes. trabajos en curso de selección, análisis y búsquedas. información histórica. 6 / 22
  • 7. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 7 / 22 3 - ALCANCE
  • 8. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Búsquedas. Facilidad de uso para poder recuperar la información solicitada, mediante varios niveles documentales. Búsquedas avanzadas que permiten establecer criterios de selección para formar sentencias de mayor orden. Posibilidad de cruce entre datos relacionales y datos puramente documentales. Almacenamiento de las secuencias de búsquedas dentro de la sesión. Almacenamiento de la estrategia de búsqueda Entrega de materiales de búsqueda a usuarios. Envío de la estrategia de búsqueda Envío de una lista de clips resultado de la búsqueda Envío de planos procedentes de diferentes clips seleccionados Existirán diferentes formatos de salida que serán elegidos después de seleccionar los documentos en una lista rápida Visualización de documentos 8 / 22
  • 9. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Búsquedas. La ventana se compone las áreas de control de búsquedas: Árbol de Contenidos, Zona de Búsquedas, Visor, Resultado de las Búsquedas, Lista de clips, Detalle de Documentos El árbol contendrá todas las carpetas relacionadas con la Gestión Documental, a las que el usuario tenga permiso de acceso 9 / 22
  • 10. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Búsquedas. La zona de búsquedas consta de cuatro partes: caja de búsquedas, campos básicos, búsqueda avanzada y gestión de estrategias. Con la selección de niveles, se cambia la ventana de búsquedas, mostrándose las distintas opciones de búsquedas. 10 / 22
  • 11. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Búsquedas. El resultados de las búsquedas se podrá mostrar en modo Story de Resultados, Lista de Resultados o como Lista de Planos. En el Modo Story y en modo Lista, se muestran como resultados, los medias que cumplen los criterios de las búsquedas. En el modo Lista, se cada usuario podrá seleccionar las columnas a visualizar En el Modo Planos, se muestran los planos (en el caso de medias digitales) y los medias (en el casos de soportes en cinta) que cumplen con los criterios de búsquedas 11 / 22
  • 12. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Búsquedas. Los keyframes del clip (mostrándose en modo lista o story) y el detalle del Documento (modo documento o sentencia) y en la parte derecha información general del media La información del documento podrá realizarse en modo Documento o en modo Sentencia. La selección se realiza con el botón que se encuentra en la parte derecha de Tab. 12 / 22
  • 13. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Registro, Selección y Compactado. El Registro de Materiales permiten realizar una catalogación de los datos básicos de los activos. El proceso de Alta del activo podrá realizarse desde el SGAA o desde sistemas externos El proceso de gestión de las solicitudes de material incluye los siguientes la gestión de un workflow que permite el seguimiento y estado del material 13 / 22
  • 14. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Registro, Selección y Compactado. El árbol contendrá todas las carpetas relacionadas con la Gestión documental, a las que el usuario tenga permiso de acceso. En el caso del registro, existen dos carpetas principales: Buzón de entrada de Documentación. Materiales pendientes de registro Buzón de Trabajos Asignados. Buzón personal. Trabajos que le ha asignado el supervisor. 14 / 22
  • 15. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Registro, Selección y Compactado. Dentro del proceso de Selección y Compactado, se distinguen las siguientes funcionalidades: Elección de imágenes para la selección, Proceso de selección, Información de fuente y destino, Comunicaciones internas. En la Lista de Contenidos aparecerán los materiales que hayamos seleccionado. La selección se podrá realizar de dos formas: Al seleccionar una carpeta del Árbol. Realizando la búsqueda en ella misma (búsqueda modo lista). Las columnas visibles y el orden de las mismas es parametrizable por cada usuario. Las columnas disponibles son todos los campos que se encuentran en las solapas de Registro y Gestión. 15 / 22
  • 16. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Registro, Selección y Compactado. La ventana se compone de cinco áreas: Árbol de Contenidos, Lista de Contenidos, Zona de Compactado, Zona de Keyframes y el Player (visor). El árbol contendrá todas las carpetas relacionadas con la Gestión Documental, a las que el usuario tenga permiso de acceso. En el caso de la selección y compactado, existen dos carpetas principales: Buzón de Entrada, Listas de Selección En el primero están todos los materiales pendientes del proceso de selección y compactado: brutos y enlaces pendientes de procesar. La segunda carpeta es individual de cada usuario. Esta carpeta es un contenedor con las listas de selección pendientes que tiene cada usuario 16 / 22
  • 17. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Registro, Selección y Compactado. El proceso de selección se inicia creando una lista de selección en este contenedor, organizando el trabajo por carpetas. Dicha lista, se puede nutrir a partir del Buzón de Entrada y/o a partir de cualquier proceso de búsqueda. Se podrán tener simultáneamente varias lista de selección En la Lista de Compactados se indican los compactados que se van a generar a partir de la Lista de Selección. Se podrán generar uno o más compactados. Se permite la relación 1 a 1, 1 a N o N a N. Por cada compactado, en la Lista de Clips se indican los clips que lo conforman y en el Gráfico se representa dicho compactado 17 / 22
  • 18. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Tratamiento Documental Metadatos principales asociados al fichero de primer nivel, parte de los cuales proceden de los datos básicos del registro. Asociación de información, creando una estructura por niveles documentales, que permiten optimizar la inserción de información de mayor a menor detalle, según el clip a tratar. En el ámbito audiovisual, los niveles de tratamiento definidos en el modelo, que pueden ser usados en función del material a tratar son : Programa Sección Clip Planos Flujo de gestión. Los materiales susceptibles de contener análisis documental pueden tener dos estados: pendiente de tratamiento y tratamiento completado. Durante el proceso de tratamiento el estado permanece como “pendiente de tratamiento”. El estado cambia a tratamiento completado cuando el usuario encargado del tratamiento completado marca el check box correspondiente. En este momento, además, se modifica el estado de revisión de tratamiento y pasa a “pendiente de revisión” Revisión de tratamiento.Sólo las personas encargadas de la revisión del tratamiento documental pueden variar el estado de revisión de tratamiento, de “pendiente” a “revisado”. 18 / 22
  • 19. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Tratamiento Documental Dentro de un fichero podrán opcionalmente especificarse como unidad documental de segundo nivel una secuencia de key frames o un key frame unitario. Se marcarán los clip con derechos, o secuencias de los mismos donde existan los ‘no derechos’ de emisión. 19 / 22
  • 20. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 3 - ALCANCE Administracíon Gestión de los distintos estados de aprobación de los flujos de materiales en su tratamiento Control de accesos Definición de las reglas de procedencias de los materiales, asignando códigos financieros, responsables, títulos de sistemas externos Administración de ficheros maestros 20 / 22
  • 21. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 4 - SOLUCIÓN Aplicación desarrollada dentro de la suite del SGAA. Base de datos documental: BRS - LiveLink. Base de datos transaccional: ORACLE. Aplicación cliente desarrollada en Visual Basic. 21 / 22
  • 22. GAMA – Herramientas de Gestión Documental GAMA – Herramientas de Gestión Documental 22 / 22 Gestión de materiales: Integración GAMA-DALET. 4 - SOLUCIÓN