Análise de Conteúdo                          Documental                          Introdução numa perspectiva de           ...
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11AC – Decomposição do Processo1.   Determinação dos objectivos (onde se quer chegar o que ser produzir e     como).2.   E...
12AC – Factores influência processo de descrição• O tipo de documento primário que se descreve influi na rapidez e  facili...
13Qualidades do processo descrição conteúdo• PERTINÊNCIA da descrição que deve representar o documento da  melhor forma po...
14AC – Diferença de níveis                     Maior profundidade Análise                                             Nece...
15AC - Fases principais1. Leitura do documento   •   Leitura rápida para retirar as suas características fundamentais (tip...
16Indexação vs Resumo                                  Tem três fases (separadas ou simultâneas)Indexação                 ...
A Indexação
18Indexação – Diferença entre sistemas    Sistemas de Indexação são os meios pelos quais uma linguagem de  indexação pode ...
19Indexação – Principais etapas • Exame do documento e determinação do seu conteúdo. • Identificação e selecção dos concei...
20Indexação – Como identificar os conceitos?1. Depois de examinar o documento o indexador deve identificar   as noções que...
21Indexação – Regras para a selecção de termosQuando os conceitos se traduzem em termos de indexação oindexador deve obser...
22Descritor vs não Descritor • DESCRITOR e um termo utilizado sempre na indexação para   representar um conceito, conhecid...
23   Indexação – Controlo da qualidade1 - Qualidade e coerência dependem de factores como:       •   Competência do indexa...
O Resumo
25O Resumo – Usos fundamentais1 – Determinar a pertinência já que um resumo bem elaborado    capacita os usuários para ide...
26O Resumo - Tipos de resumosOs critérios para estabelecer as diversas categorias de resumo sãomuito variados e em função ...
27O Resumo – Classificação segundo a FormaSegundo a forma o resumo pode ser:• INDICATIVO - assinala de forma breve os tema...
28O Resumo – Classificação segundo a origemSegundo a sua origem o resumo pode ser:• RESUMO DE AUTOR – redigido pelo própri...
29O Resumo - Classificação segundo o propósito externoSegundo a sua origem os resumos podem ser:• ORIENTADOS PARA A DISCIP...
30O Resumo – Classificação segundo o modo de difusãoSegundo o seu modo de difusão o resumo pode ser:• DIFUSÃO SIMULTÂNEA s...
31O Resumo – Classificação segundo a forma de apresentação Segundo a sua forma de apresentação os resumos podem ser: • TEL...
32Resumo – O Estilo de redacção     1. Entropia ou incerteza incluída na sua justa medida.     2. Precisão, empregando a t...
A Classificação
34Definição de ClassificaçãoClassificar consiste em agrupar hierarquicamente osdocumentos de um Fundo mediante grupos ou c...
35Definição de série documental – unidade vitalA série documental é um conjunto de documentosproduzidos por um sujeito no ...
36A Série documental - constituição                 POSSIBILIDADES DE FORMAÇÃO DE SERIES DOCUMENTAIS                      ...
37Desenvolvimento da Classificação: duas premissas• Os conjuntos documentais são oriundos dos seus  criadores, as pessoas,...
38Critérios de Classificação  • São três os critérios a considerar na classificação:     – Funções        • Toda a organiz...
39Sistemas de classificação• Classificação funcional   – As funções da organização são os elementos tomados     em conside...
40Escolha do sistema de classificação• A escolha do sistema de classificação depende vários  aspectos ou exigências do tra...
41Escolha do sistema de classificação - esquema                   Estabilidade     Objectividade     Naturalidade  Funcion...
42Quadro de classificação - definição• O Quadro de Classificação é a expressão escrita de uma  estrutura hierárquica e lóg...
43Quadro de classificação - princípios•   Delimitação     – Considera apenas os documentos de um fundo previamente       d...
44Quadro de classificação - características•   Aberto a novas inclusões, seja na estrutura dos níveis, no sistema de    co...
45Quadro de classificação - estrutura                                   ESQUEMA DE NÍVEIS DE CLASSIFICÇÃO DE UM FUNDO     ...
46Quadro de classificação – hierarquia das partes•   Quanto à hierarquia, independentemente de qual seja a ordem dada    à...
47Quadro de classificação – regras de intitulação das partes  • O título escolhido para cada secção ou subsecção deve    r...
48Quadro de classificação – ordenação interna das séries  • Para proceder à ordenação das séries no Quadro de    Classific...
49Quadro de classificação - codificaçãoOs Quadros de Classificação para que sejam um instrumento útil delocalização de doc...
50Quadro de classificação – tipos de códigos• Existem três tipos de códigos:   – Alfabéticos   – Numéricos   – Alfanuméric...
51Quadro de classificação – código alfabético•   A codificação alfabética, como o seu nome indica consiste em anexar    ao...
52Quadro de classificação – código numérico • Neste tipo de código, anexamos a cada divisão do Quadro de   classificação, ...
53Quadro de classificação – Código numérico consecutivo  • No Código Numérico Consecutivo, atribuímos um número sequencial...
54Quadro de classificação – código numérico significativo • No Código Numérico Significativo, os códigos numéricos   utili...
55Quadro de classificação – código numérico significativo decimal • No Código Numérico Significativo Decimal, utilizamos  ...
56Quadro de classificação – código numérico significativo por blocos • O Código Numérico Significativo por Blocos, assemel...
57Quadro de classificação – código alfanumérico• Como diz o seu nome, o Código Alfanumérico é uma  junção dos dois tipos d...
58Quadro de classificação – código alfanumérico simples • O Código Alfanumérico Simples emprega para as   Secções do Quadr...
59Quadro de classificação – código alfanumérico significativo  • O Código Alfanumérico Significativo é semelhante ao    si...
A Ordenação documental
61Ordenação - definição A ordenação é a operação de unir os elementos ou unidades de um conjunto, relacionando-os uns com ...
62Ordenação – tipos (1)  Ordenação de 1º nível           Ordenação seguindo a ordem natural de criação           (ordenaçã...
63Ordenação – tipos (2)                          • Ordem cronológica  Ordenação de 1º nível   • Ordem alfabética          ...
64Ordenação - premissas • Na ordenação das séries podemos utilizar ao mesmo tempo   mais do que um tipo de ordenação. Por ...
65Ordenação – ordem cronológica•   A unidade eleita para a ordenação é a data dos documentos. Os documentos    administrat...
66Ordenação – ordem alfabética•   Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. É um    sistema que se aplica pr...
67Ordenação – ordem numérica •   Os documentos são ordenados seguindo a série de algarismos do número     1 em diante. •  ...
68Ordenação – ordem numérica - cronológica•   A ordenação é feita por anos e dentro desta por um número    sequencial.•   ...
69Ordenação – ordem alfanumérica •   Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do     alfabeto e anexar a cada l...
70Ordenação – ordem temática•   Dentro de uma mesma série os documentos ordenam-se de acordo com    um índice previamente ...
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Apresentação em contexto de formação sobre a recuperação de informação em sistemas de informação documental.

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Análise de conteúdo documental: a recuperação da informação.

  1. 1. Análise de Conteúdo Documental Introdução numa perspectiva de recuperação da informação Pedro de Abreu Peixoto IGAP PORTO©Pedro de Abreu Peixoto OUTUBRO 2007 Out. 2007
  2. 2. 2 AC e o Processo de Comunicação Primeiro estádio da comunicação humana Sistema de linguagem gestual e oral Amplia espaço e tempo usa MEI•Limitações de memória O•Limitações de transporte Alheio a receptor e emissorCondição básica de emitir o Geram-se códigos que estabilizam osmesmo conteúdo que recebe conteúdos entre emissor/receptor ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  3. 3. 3AC e as Funções da DocumentaçãoFunções da Documentação • Selecção de documentos Maior ligação com a AC porque extrai • Identificação dos documentos pontos de informação do documento para • Análise documental melhor recuperar a informação • Armazenamento de documentos • Difusão dos documentos ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  4. 4. 4AC e os Sistemas Recuperação Informação - 1•Elementos do Sistema de Recuperação da Informação • Documento primário • É o suporte imediato • Análise Documental • Descrição documental •sobre o documento • Indexação ou análise interna •sobre o conteúdo • Perfil do documento • Consequência da indexação • Veículo de dados • Em linguagem documental ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  5. 5. 5AC e os Sistemas Recuperação Informação - 2 • Memória passiva • conjunto físico dos documentos • Memória activa • documentos secundários – catálogos,índices, etc. • Solicitação da informação • Pelo usuário em linguagem natural • Perfil de busca • O técnico vai da linguagem natural à documental • Recuperação da informação: • Linguagem do sistema • Critério Similitude e Relevância (resposta do sistema) A Análise Documental incide mais directamente sobre aaAC na A Análise Documental incide mais directamente sobre AC na fase de indexação elaborando perfil de busca que facilita aarecuperação fase de indexação elaborando perfil de busca que facilita recuperação da informação da informação ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  6. 6. 6AC e os Documentos Científicos consequentesSão documentos secundários que proporcionam informação sobreos documentos primários e que reúnem os resultados doprocessamento analítico−sintético da informação científicarecolhida nos documentos primários. • Enciclopédias • Vocabulários de termos • Dicionários • Catálogos • Bibliografias • Reportórios • Resumos ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  7. 7. 7AC na Cadeia DocumentalA Análise de Conteúdo tem lugar em três etapas da CadeiaDocumental: • Produção do documento primário, como ocorre no caso do resumo de autor e na indexação do mesmo quando exigido pelo editor. • Antes do armazenamento da informação, quer dizer, a metade da cadeia. • No momento da busca da informação e do aproveitamento das respostas ou seja, no fim da cadeia. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  8. 8. 8AC - Objectivos• Informar sobre o conteúdo dos documentos de forma a informar os usuários.• Proceder a selecções que permitam conservar o rejeitar um documento, determinar a forma e o nível de tratamento posterior e estabelecer as categorias de ordenação do documento.• Armazenar para recuperar, ou seja manter sistemas de recuperação (índices, catálogos, bases de dados, etc...) actualizados e devidamente ordenados. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  9. 9. 9AC – Síntese dos objectivos - 1Os objectivos sintetizam-se em: • Precisar a área do documento. • Clarificar e classificar os diversos temas de trata. • Expressá-los em termos precisos e sem ambiguidades. • Traduzir os referidos termos para expressões mais apropriadas da linguagem documental caso necessário. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  10. 10. 10AC – Síntese dos objectivos - 2A AC é necessária porque:• Um documento original ou primário é demasiado volumoso para ser utilizado como tal.• O autor e o usuário não dão ao vocabulário o mesmo sentido.• A coincidência entre a formulação das perguntas dos usuários e a representação do conteúdo dos documentos é indispensável para que um Sistema Documental funcione correctamente. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  11. 11. 11AC – Decomposição do Processo1. Determinação dos objectivos (onde se quer chegar o que ser produzir e como).2. Exame do documento e estudo sumário, graças às características que mostra de forma imediata: título, data, autor, forma, natureza, etc...3. Caracterização identificando de que documento se trata.4. Determinação do modo e nível de tratamento de acordo com o valor do documento e as regras estabelecidas.5. Extracção de termos significativos.6. Verificação da pertinência dos termos extraídos assegurando que uma vez fora do seu contexto expressam bem o conteúdo real do documento.7. Tradução dos termos extraídos para os termos da linguagem documental.8. Verificação da pertinência dos termos descritivos eleitos assegurando que os novos termos representam bem o conteúdo real do documento.9. Formalização da descrição aplicando as regras de apresentação e de escrita para a redacção da descrição. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  12. 12. 12AC – Factores influência processo de descrição• O tipo de documento primário que se descreve influi na rapidez e facilidade com que se efectuam as operações.• A materialidade do documento já que, por exemplo, a percepção das imagens é mais ambígua que a de uma frase escrita.• A natureza do conteúdo, já que um documento de divulgação será mais acessível que um texto técnico.• A estrutura do conteúdo já que documentos que apresentam quase sempre os mesmos elementos (estatísticas, por ex.) e outros não (artigos, ensaios, etc.). ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  13. 13. 13Qualidades do processo descrição conteúdo• PERTINÊNCIA da descrição que deve representar o documento da melhor forma possível, tanto materialmente como em função das necessidades dos usuários.• PRECISÃO já que há que ser preciso ou no mínimo o menos ambíguo possível.• COERÊNCIA tentando unificar a pluralidade de interesses dos autores e dos usuários fazendo com que as noções e os objectos se expressem sempre da mesma maneira pelas pessoas que inetervêm na descrição.• OBJECTIVIDADE já que a descrição deve ser neutra, não introduzindo elementos que não figurem no documento original mas ao mesmo tempo é necessário emitir um juízo crítico pessoal que reconheça a validade das informações dadas. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  14. 14. 14AC – Diferença de níveis Maior profundidade Análise NecessidadeConteúdo usuário Menor profundidade Responde à necessidade de identificar 1º nível - Indexação o conteúdo do documento para poder localizá-lo rapidamente. Responde aos objectivos da indexação e representa de forma abreviada o 2º nível - Resumo documento original. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  15. 15. 15AC - Fases principais1. Leitura do documento • Leitura rápida para retirar as suas características fundamentais (tipologia, classe…). O resultado deve ser a identificação e compreensão da macro estrutura geral do documento. • Leitura cuidadosa com atenção especial às distintas partes que constituem o documento.2. Análise do documento • Com os dados retirados das diferentes leituras podemos aprofundar a análise do documento. Nesta fase devemos estar em condições de conhecer exactamente os contributos do documento em estudo e proceder à Indexação e ao Resumo.3. Síntese • Fase em que devemos conseguir elaborar a composição da informação resultante da análise.4. Representação documental • Criação do Documento Secundário ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  16. 16. 16Indexação vs Resumo Tem três fases (separadas ou simultâneas)Indexação • Exame do documento e Feita a partir de: determinação do conteúdo •Título • Identificação e selecção dos •Resumo na conceitos principais conteúdo • Selecção dos termos de indexação fonte •Texto completo Tem duas fases:Resumo • Análise • Síntese Feito a partir de: Não existem normas rígidas mas •Texto completo joga-se a capacidade criadora e a regra do conhecimento do assunto ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  17. 17. A Indexação
  18. 18. 18Indexação – Diferença entre sistemas Sistemas de Indexação são os meios pelos quais uma linguagem de indexação pode ser usada para elaborar um índice ou qualquer outro instrumento de busca documental.INDEXAÇÃO POR ASSUNTOS realiza a tarefa com base em listas deencabeçamentos de assuntos o que permite uma caracterização muitogeral.INDEXAÇÃO POR PALAVRAS (ou unitermos) consiste na consideraçãopor palavras o que permite um baixo nível de precisão na recuperação.INDEXAÇÃO POR CONCEITOS (ou descritores) realiza-se pordescritores ou seja termos usados para representar um determinadoconceito. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  19. 19. 19Indexação – Principais etapas • Exame do documento e determinação do seu conteúdo. • Identificação e selecção dos conceitos principais do conteúdo. • Selecção dos termos de indexação. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  20. 20. 20Indexação – Como identificar os conceitos?1. Depois de examinar o documento o indexador deve identificar as noções que são elementos essenciais na descrição do conteúdo (perguntas).2. O indexador não tem necessariamente que utilizar como termos de indexação todos os conceitos identificados durante o exame do documento. A selecção ou rejeição de conceitos vai depender da finalidade para a qual se vão utilizar os termos de indexação. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  21. 21. 21Indexação – Regras para a selecção de termosQuando os conceitos se traduzem em termos de indexação oindexador deve observar as seguintes regras: • Os conceitos já presentes na linguagem de indexação devem ser retidos como descritores. • Os termos que representam novos conceitos devem ser controlados quanto à sua exactidão e aceitação com ajuda de obras de referência (dicionários, tesauros…). ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  22. 22. 22Descritor vs não Descritor • DESCRITOR e um termo utilizado sempre na indexação para representar um conceito, conhecido também como “TERMO PREFERENTE”. • NÃO DESCRITOR é um sinónimo de um descritor que pode servir como ponto de entrada de um índice dirigindo o usuário para a utilização do descritor e também chamado “TERMO NÃO PREFERENTE” ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  23. 23. 23 Indexação – Controlo da qualidade1 - Qualidade e coerência dependem de factores como: • Competência do indexador • Qualidade dos instrumentos de indexação2 - Imparcialidade total do indexador como factor necessário.3 - O indexador deve conhecer o campo do documento que indexa.4 - Maior contacto possível com os usuários.5 - Capacidade de actualização da linguagem de indexação. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  24. 24. O Resumo
  25. 25. 25O Resumo – Usos fundamentais1 – Determinar a pertinência já que um resumo bem elaborado capacita os usuários para identificar de forma rápida e precisa o conteúdo de um documento a fim de determinar o seu interesse e decidir se necessita de ler o documento na totalidade ou não.2 – Evitar a leitura do texto completo de documentos marginais.3 – Utilidade para a pesquisa automatizada.4 – Utilização em documentos primários específicos.5 – Utilização em publicações e serviços secundários.6 – Utilização em fichas bibliográficas. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  26. 26. 26O Resumo - Tipos de resumosOs critérios para estabelecer as diversas categorias de resumo sãomuito variados e em função dos factores que se tenham em contasendo que normalmente nenhum se encaixa apenas numa categoriaque é dada segundo: • Forma ou propósito informativo • Origem • Propósito externo • Modo de difusão • Forma de apresentação ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  27. 27. 27O Resumo – Classificação segundo a FormaSegundo a forma o resumo pode ser:• INDICATIVO - assinala de forma breve os temas abordados no documento.• INFORMATIVO - com descrição completa do conteúdo do documento.• CRÍTICO - comporta as conclusões pessoais de quem resume. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  28. 28. 28O Resumo – Classificação segundo a origemSegundo a sua origem o resumo pode ser:• RESUMO DE AUTOR – redigido pelo próprio autor do documento original tem a vantagem de ser eleaborado pela pessoa que melhor conhece o tema a priori gerando por vezes falta de objectividade e profissionalismo técnico-documental.• RESUMO DE ESPECIALISTAS – feito por especialistas na área temática do documento, conhecedores dos assuntos embora não da técnica de resumir.• RESUMO PROFISSIONAL – feito por documentalistas profissionais optimizando o resultado final. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  29. 29. 29O Resumo - Classificação segundo o propósito externoSegundo a sua origem os resumos podem ser:• ORIENTADOS PARA A DISCIPLINA - são aqueles que são dirigidos para uma área específica do conhecimento.• ORIENTADOS PARA A MISSÃO - são concebidos para apoiar actividades operativas concretas.• RESUMOS PARCIAIS - dirigidos aos interesses de uma audiência concreta destacando uma parte do conteúdo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  30. 30. 30O Resumo – Classificação segundo o modo de difusãoSegundo o seu modo de difusão o resumo pode ser:• DIFUSÃO SIMULTÂNEA se publicados ao mesmo tempo que a fonte original (por exemplo os resumos de autor).• REVISTAS DE RESUMOS formadas pelo conjunto de resumos dos documentos analisados preferentemente artigos de revista científica servem para manter os especialistas em contacto com os avanços significativos nos seus respectibos campos.• BASE DE DADOS que permitem localizar a informação de forma mais rápida. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  31. 31. 31O Resumo – Classificação segundo a forma de apresentação Segundo a sua forma de apresentação os resumos podem ser: • TELEGRÁFICOS – apresentam a informação de forma concisa e esquemática. • DISCURSIVOS – a informação substancial significativa é apresentada de forma literária (parágrafos). • TABULARES - apresentam-se de forma gráfica (tabelas, esquemas...). ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  32. 32. 32Resumo – O Estilo de redacção 1. Entropia ou incerteza incluída na sua justa medida. 2. Precisão, empregando a terminologia adequada. 3. Que omita as expressões vagas/ambíguas. 4. Que use a 3ª pessoa. 5. Que use o tempo presente e formas activas do verbo. 6. Que empregue conectores de oração. 7. Que elimine a redundância. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  33. 33. A Classificação
  34. 34. 34Definição de ClassificaçãoClassificar consiste em agrupar hierarquicamente osdocumentos de um Fundo mediante grupos ou classes,desde os mais gerais aos mais específicos de acordo com oprincípio da procedência e princípio da ordem original. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  35. 35. 35Definição de série documental – unidade vitalA série documental é um conjunto de documentosproduzidos por um sujeito no desenvolvimento de umamesma actividade administrativa e regulado pela mesmanorma jurídica e/ou de procedimento. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  36. 36. 36A Série documental - constituição POSSIBILIDADES DE FORMAÇÃO DE SERIES DOCUMENTAIS FUNÇÃO Actividade Adm. A Actividade Adm. B Actividade Adm. C Sem suporte Com suporte Norma / Procedimento preestabelecido Tipo Documental Tipo Documental Tipo Documental Tipo Documental Série Série Série ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  37. 37. 37Desenvolvimento da Classificação: duas premissas• Os conjuntos documentais são oriundos dos seus criadores, as pessoas, serviços e unidades orgânicas que os tramitam no desempenho das suas funções e nesse sentido a classificação está implícita na sua origem.• É necessário estabelecer um sistema de classificação válido para todos os documentos de um Fundo, sejam quais forem as estruturas, funções e procedimentos da instituição que os criou e que evolui no tempo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  38. 38. 38Critérios de Classificação • São três os critérios a considerar na classificação: – Funções • Toda a organização é criada com um fim para o qual se dota de competências ou funções suficientes. – Estrutura orgânica • Qualquer organização precisa de distribuir as competências por unidades orgânicas devidamente hierarquizadas. – Assuntos • Não deriva directamente da organização mas da percepção que se tem dos assuntos que necessita abordar para atingir os seus fins. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  39. 39. 39Sistemas de classificação• Classificação funcional – As funções da organização são os elementos tomados em consideração para classificar os documentos.• Classificação orgânica – As séries documentais agrupam-se de acordo com as diferentes unidades orgânicas espelhando o organograma.• Classificação por assuntos – Resultado da análise do conteúdo dos documentos. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  40. 40. 40Escolha do sistema de classificação• A escolha do sistema de classificação depende vários aspectos ou exigências do trabalho arquivístico: – Estabilidade (perdure no tempo). – Objectividade (não dependa tanto da percepção de quem classifica mas mais dos aspectos inequívocos). – Naturalidade (deve emanar da própria natureza dos documentos, do processo administrativo do qual são resultado). ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  41. 41. 41Escolha do sistema de classificação - esquema Estabilidade Objectividade Naturalidade Funcional SIM SIM SIM Orgânica NÃO SIM SIM Assuntos NÃO NÃO SIM A classificação funcional garante à partida um resultado globalmente mais consistente, se bem que requer especial cuidado na diferenciação entre ORGÃOS e FUNÇÕES. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  42. 42. 42Quadro de classificação - definição• O Quadro de Classificação é a expressão escrita de uma estrutura hierárquica e lógica que reflecte as funções e as actividades de uma organizaçã que geram a criação ou recepção de documentos.• Trata-se da expressão de um sistema que organiza intelectualmente a informação e permite situar os documentos nas suas relações uns com os outros e que deve obrigatoriamente ser completado por um índice. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  43. 43. 43Quadro de classificação - princípios• Delimitação – Considera apenas os documentos de um fundo previamente delimitado.• Unicidade – Concebido para classificar toda a documentação de um fundo independentemente da sua idade.• Estabilidade – Deve basear-se nas funções da organização que perduram no tempo e evitar as pontuais.• Simplificação – Imperativo da sua universalidade e da sua flexibilidade não admite divisões desnecessárias. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  44. 44. 44Quadro de classificação - características• Aberto a novas inclusões, seja na estrutura dos níveis, no sistema de codificação ou na forma de dispor as séries.• Deve ter poucas subdivisões, já que um excesso na hierarquização do fundo aumenta a possibilidade de erro e de recusa na sua aplicação por parte dos utilizadores.• Excluir a rubrica de VÁRIA, já que a sua inclusão num Quadro de Classificação não significa mais que uma incapacidade de compreender os documentos. Nos arquivos correntes o seu emprego vem tradicionalmente unido à aplicação de critérios de classificação por assuntos. Com a aplicação de um critério funcional este problema elimina-se.• Deve ser desenhado para que não se tenham que introduzir grandes alterações.• Deve estar sempre codificado.• Deve incluir os documentos de apoio à gestão, que geralmente em forma de fotocópias se recebem de outros serviços da instituição. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  45. 45. 45Quadro de classificação - estrutura ESQUEMA DE NÍVEIS DE CLASSIFICÇÃO DE UM FUNDO FUNDO SUBFUNDO SECÇÃO SECÇÃO SECÇÃO SUBSECÇÃOO SUBSECÇÃO SÉRIE SÉRIE SÉRIE SÉRIE TIPO TIPO DOCUMENTAL DOCUMENTAL Adaptado de ICA. ISAD(G): Norme générale et internationale de description archivistique. Deuxiéme édition. Ottawa, 2000 ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  46. 46. 46Quadro de classificação – hierarquia das partes• Quanto à hierarquia, independentemente de qual seja a ordem dada às secções e subsecções, devem-se respeitar os seguintes princípios:• As secções e subsecções cujo conteúdo seja mais genérico, devem preceder aquelas cujo conteúdo seja mais específico.• Devem aparecer em primeiro lugar aquelas que contenham a máxima informação sobre a hierarquia, as funções e as actividades do criador do fundo.• As secções e subsecções relativas à política e às decisões devem preceder as que se referem à sua implementação e aplicação prática. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  47. 47. 47Quadro de classificação – regras de intitulação das partes • O título escolhido para cada secção ou subsecção deve responder às seguintes características: – Ser representativo do sistema de classificação aplicado aos documentos. – Reflectir o conteúdo dos documentos reagrupados. – Estar formado por palavras que possuam um carácter informativo. – Ser breve. – Ser exclusivo, ou seja, evitar que um mesmo título possa servir a duas secções ou subsecções diferentes de um mesmo fundo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  48. 48. 48Quadro de classificação – ordenação interna das séries • Para proceder à ordenação das séries no Quadro de Classificação, existem dois sistemas: – Ordenação Alfabética – Ordenação Cronológica • A utilização de uma ou de outra é fruto do seu conteúdo e contexto, devendo ter-se em atenção os princípios de elaboração do quadro de classificação. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  49. 49. 49Quadro de classificação - codificaçãoOs Quadros de Classificação para que sejam um instrumento útil delocalização de documentos devem ser codificados em toda a suaestrutura.A classificação escolhida deve ser simples e ter o número suficiente decaracteres para responder às exigências da estrutura de classificação. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  50. 50. 50Quadro de classificação – tipos de códigos• Existem três tipos de códigos: – Alfabéticos – Numéricos – Alfanuméricos ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  51. 51. 51Quadro de classificação – código alfabético• A codificação alfabética, como o seu nome indica consiste em anexar ao Quadro de Classificação uma letra do alfabeto ou uma combinação de letras.• Considerando que o número de letras tem uma limitação óbvia e que a prática desaconselha a utilização de códigos alfabéticos com mais de duas letras este tipo de código é desajustado para ser aplicado a uma estrutura hierárquica de um Quadro de Classificação de toda uma instituição. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  52. 52. 52Quadro de classificação – código numérico • Neste tipo de código, anexamos a cada divisão do Quadro de classificação, um algarismo ou um conjunto de algarismos. • É um tipo de código com uma enorme flexibilidade, devido ao grande número de possibilidades existentes para a formulação de códigos. – No entanto, esta enorme flexibilidade está igualmente ligada ao perigo de fazer um grande número de subdivisões no quadro, o que complica a sua utilização, principalmente enquanto instrumento de recuperação da informação. – Existem dois tipos mais utilizados de códigos numéricos: • Código Numérico Consecutivo • Código Numérico Significativo ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  53. 53. 53Quadro de classificação – Código numérico consecutivo • No Código Numérico Consecutivo, atribuímos um número sequencial a cada série documental, ou seja: • 41. Processos individuais • 42. Listas mensais de presenças • 43. Mapas enviados à ADSE • Neste caso, os números não obedecem a uma hierarquização lógica, ou seja, por si só os números não significam nada. É por esta razão que este sistema de codificação, está sempre associado à utilização de recursos informáticos, que permite a recuperação da informação. • Normalmente, os códigos numéricos consecutivos não ultrapassam quatro caracteres, sendo esse o número máximo aconselhável para um Quadro de Classificação. • Note-se que, a utilização do código numérico consecutivo, ao não reproduzir a estrutura do fundo, uma vez que os números por si só nada dizem, induz uma perda de informação muito acentuada. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  54. 54. 54Quadro de classificação – código numérico significativo • No Código Numérico Significativo, os códigos numéricos utilizados, correspondem à estrutura hierárquica da classificação. Neste caso, oferecem mais informação, sendo a sua aplicação muito menos “fria”. A divisão deste tipo de codificação é feita por: – Código Numérico Significativo Decimal – Código Numérico Significativo por Blocos ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  55. 55. 55Quadro de classificação – código numérico significativo decimal • No Código Numérico Significativo Decimal, utilizamos agrupamentos decimais aos quais se dá um significado, dentro da estrutura hierárquica do quadro. Num quadro de classificação orgânico de uma grande instituição, podiam-se utilizar os milhares, as centenas e as dezenas: – 70 000. Área de Urbanismo – 71 000. Serviço de Planeamento – 71 100. Secção de Obras – 71 140. Processos de Licenciamento – 71 141. Processos de Licenciamento de Habitação Unifamiliar ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  56. 56. 56Quadro de classificação – código numérico significativo por blocos • O Código Numérico Significativo por Blocos, assemelha-se com o código numérico significativo decimal, só que atribuímos aos números uma significação especial, relacionada com as funções e actividades de uma instituição: • Urbanismo – 007 • Orçamento – 008 • Memorandos internos – 345 – 345-007. Memorandos internos relativos ao urbanismo – 345-008. Memorandos internos relativos ao orçamento ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  57. 57. 57Quadro de classificação – código alfanumérico• Como diz o seu nome, o Código Alfanumérico é uma junção dos dois tipos de códigos anteriores. Dos vários tipos de códigos alfanuméricos, interessa destacar: – Código Alfanumérico Simples – Código Alfanumérico Significativo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  58. 58. 58Quadro de classificação – código alfanumérico simples • O Código Alfanumérico Simples emprega para as Secções do Quadro de Classificação um código alfabético, e um código numérico para as Subseccções: – A. Urbanismo • A1000 Planeamento • A1100 Obras de conservação ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  59. 59. 59Quadro de classificação – código alfanumérico significativo • O Código Alfanumérico Significativo é semelhante ao simples, só que os códigos alfabéticos que utiliza, remetem para a intitulação das Secções: – U. Urbanismo • U1000 Planeamento • U1100 Obras de conservação ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  60. 60. A Ordenação documental
  61. 61. 61Ordenação - definição A ordenação é a operação de unir os elementos ou unidades de um conjunto, relacionando-os uns com os outros, de acordo com uma ordem preestabelecida. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  62. 62. 62Ordenação – tipos (1) Ordenação de 1º nível Ordenação seguindo a ordem natural de criação (ordenação cronológica) ou seguindo a primeira letra ou palavra destacada que leva o documento (ordenação alfabética). Ordenação de 2º nível Ordenação seguindo elementos que se encontram no conteúdo informativo do documento (data, assunto, lugar, etc.), ou um elemento externo que se lhes anexa como por exemplo um número. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  63. 63. 63Ordenação – tipos (2) • Ordem cronológica Ordenação de 1º nível • Ordem alfabética • Ordem numérica • Ordem numérica - cronológica Ordenação de 2º nível • Ordem alfanumérica • Ordem por conceitos ou assuntos. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  64. 64. 64Ordenação - premissas • Na ordenação das séries podemos utilizar ao mesmo tempo mais do que um tipo de ordenação. Por exemplo, podemos ordenar a correspondência por assuntos ou por remetente, mas dentro destes grupos os documentos terão que ter outra ordem, como por exemplo a cronológica. • Em cada serviço, o sistema de ordenação escolhido, tem que estar relacionado com o sistema de recuperação. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  65. 65. 65Ordenação – ordem cronológica• A unidade eleita para a ordenação é a data dos documentos. Os documentos administrativos têm, normalmente, duas datas: – Data do momento da sua criação. – Data do registo geral de entrada ou de saída.• A data que se deve considerar para a ordenação é a data do Registo porque: – É a mais próxima da realidade. – Tem valor legal.• Os documentos ordenam-se primeiro por anos, depois por meses e finalmente por dias.• Numa pasta de arquivo, os documentos que encontramos em primeiro lugar, devem ser os mais antigos. Note-se que a tradição administrativa aponta para o contrário, no entanto, a prática demonstra duas realidades importantes: – Ao arquivar o documento leva-se o mesmo tempo. – A recuperação é mais rápida se colocar o mais antigo em primeiro lugar.• Quanto à ordenação cronológica dos processos, ela deve ser feita pela data de início dos processos e não de finalização do expediente ou da tramitação do mesmo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  66. 66. 66Ordenação – ordem alfabética• Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. É um sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades.• É apenas recomendável para serviços com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de crescimento, já que apresenta alguns problemas: • Que letras vão crescer mais? • A alfabetação é feita sempre da mesma forma? (exige normas claras). ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  67. 67. 67Ordenação – ordem numérica • Os documentos são ordenados seguindo a série de algarismos do número 1 em diante. • Num serviço o número pode ser atribuído por um Livro de Registo (manual ou automatizado) elaborado pelo serviço para controlo dos documentos. • O principal problema que apresenta é a tendência para utilizar a ordem numérica de entrada independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, sem criar processos nem respeitar as séries documentais. • A ordenação numérica pura não é para a ordenação de documentos com a excepção de processos de pessoal aos quais se atribuem os números mecanográficos do funcionário. • A utilização de um número sem o relacionar com outros elementos informativos como a data, o título do processo, o nome da série ou outro, limita as possibilidades de recuperação da informação. • Note-se ainda que, trabalhar com números excessivamente altos motiva que se cometam erros de escrita e de arquivo dos documentos. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  68. 68. 68Ordenação – ordem numérica - cronológica• A ordenação é feita por anos e dentro desta por um número sequencial.• É um dos sistemas mais utilizados na ordenação de documentos administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenação em relação com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere a cada número.• Este sistema aplica-se a séries muito volumosas.• O número do ano serve de referência no momento da tramitação, facilitando muito o trabalho e facilitando igualmente o trabalho de instalação.• Convém notar que como sistema de ajuda para a recuperação de informação é inoperante se não for acompanhado de um instrumento ágil que possibilite a busca rápida por algum dos dados contidos no processo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  69. 69. 69Ordenação – ordem alfanumérica • Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero. – Pode utilizar-se a primeira letra pela qual começa o assunto do processo, como por exemplo: – Processo de Obras nº 34 – 34/O – Ou dar a cada letra um significado: – A – Processos de habitação unifamiliar – B – Processos de loteamento industrial • Este sistema é aconselhado para volumes documentais pequenos, sendo no entanto muito utilizado, por exemplo nas Câmaras Municipais, porque se substitui aos instrumentos de recuperação. • Dentro de uma mesma série é preferível utilizar uma ordenação numérica cronológica e elaborar um índice para recuperar a informação pelo conteúdo do processo. ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007
  70. 70. 70Ordenação – ordem temática• Dentro de uma mesma série os documentos ordenam-se de acordo com um índice previamente elaborado.• É um sistema aconselhável quando existe grande volume de documentos.• Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronológica.• Na elaboração do índice os conceitos podem-se colocar por ordem alfabética ou hierárquica.• É um sistema indicado para a correspondência, veja-se por exemplo: – Correspondência da Direcção • Com associações Desportivas • Com Associações Profissionais • Com Associações Religiosas • Com Escolas ©Pedro de Abreu Peixoto / Out. 2007

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