L'ingénierie de projet collaboratifs dans le cadre de projets de recherche internationaux par Jacques Louis (innovation sans frontières)

1. Ingénierie de projet
collaboratifs

2. 1. Préliminaires
2. Projet de recherche collaboratif
3. Points clés
4. Recommandations

3. Part I
Préliminaires

4. PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE
Comment présenter le laboratoire? Quels messages faire passer et à qui?

5. L’équipe: Qui sommes nous?
– Définition du labo
• Qui ? Staff
• Quoi ? Le ou les savoir-faire du laboratoire sur 1 ou quelques thématiques
• Où? localisation
– Contexte, tendance, défis
• Quel est le contexte dans lequel les travaux du laboratoire se situent ?
(exemple : malaria)
• Quelles sont les tendances liées à ce contexte ? (chiffre, localisation, …).
• Quels sont les défis que le laboratoire contribue à relever ? (exemple :
sensibilisation, facteurs de risques, traitement, …)
– Les atouts
• Quels sont les atouts des laboratoires ? staff, histoire, équipements,
résultats, partenariat, localisation, ….

6. L’équipe: Que voulons nous faire?
– La vision et le programme de R&D
• Quelle est l’ambition du laboratoire pour relever ces défis ?
• Présentez le programme de R&D ou les programmes de R&D.
– Exemples et perspectives
• Montrer quelques exemples et/ou réussite et/ou publication significative
démontrant et argumentant le positionnement du laboratoire et les
perspectives associées.
– Retombées / impacts
• Quelles sont les retombées et les impacts attendus à court, moyen et long
terme
– Écosystème CIMI et partenariats
• Pourquoi et avec quelles équipes travailler au sein du CIMI
• Avec quels principaux partenaires? (académique/industriel/…)

7. L’équipe: De quoi avons nous besoins?
– Prochaines étapes
• Depuis x années nous travaillons sur …. .
• Aujourd’hui on en est à ce stade : ….
• Demain ne pouvons aller à ce stade…
• Après demain …. .
– Besoins moyens/ressources, partenaires, …
• Quels sont les besoins en ressources et moyens pour atteindre ces
stades ?
• Précisez les partenaires avec lesquels vous aimeriez travailler ?
– Conclusions
• Rappeler les points clés et l’ambition.

8. stratégie de valorisation
Preuve de conceptPreuve de concept
Preuve produitPreuve produit
idéeidée
Grands entreprises pharmaceutique
/ diagnostiques
Biotechs / start up / …
Grands entreprises pharmaceutique
/ diagnostiques
Biotechs / start up / …
LicensingLicensing
Contrat
Start up
Consortium de R&D académique
et/ou privé nationaux et/ou
internationaux
Consortium de R&D académique
et/ou privé nationaux et/ou
internationaux
ContratContrat
Appel à
projet
Laboratoire seul ou en collaborationLaboratoire seul ou en collaboration Budget
(ANR, …)
Preuve marchéPreuve marché
ÉtapeÉtape
concept
ÉtapeÉtape
validation
ÉtapeÉtape
déploiement
PUBLICATIONSPUBLICATIONS
BREVETSBREVETS
PROJETSPROJETS
SAVOIR-FAIRESAVOIR-FAIRE

9. Roadmap Recherche
(thématique/programme/projet)
tâchetâche
tâchetâche
T0: création today 3 ans 6 ans 10 ans
étapeétape

10. Innovation / écosystème
Innovation:
• rupture / incrémental
• produit/service/marché/ procédé / organisation/ sociale/ …
Écosystème « innovation/filière »
Marchés
Finaux
Cancer
Vaccin
…
DEVELOPPEUR
INTEGRATEUR
DISTRIBUTEUR
labolabo

11. part 2
projet collaboratif

12. Projet collaboratif
• Un projet a un caractère collaboratif dès qu’il
nécessite la création d’un consortium d’entités
indépendantes qui apporte des compétences
complémentaires et nécessaires à la bonne
réalisation du projet.
• Le déroulement du projet, la question de la Propriété
Intellectuelle sont fixés dans l’accord de consortium.

13. Qui va se lancer?
Bien définir les ressources et la communauté
• Provenant de:
– Équipe
– Communauté
– Individu
– Institution
– …
• Dans le cadre de:
– décret/ordre/…
– Hiérarchie/obligation/…
– Motivation personnelles, ….
• Soutenue par:
– Un service
– … .

14. Quoi?
Définir ce qui va être proposée.
• Génération d’idée à projet ou comment viennent les idées?
• Projet de recherche:
– Projet: c’est quoi?
– Recherche: excellence scientifique vs cibles, ….
• De la recherche pour quelle finalité?
– Progression de la connaissance
– Approche fondamentale
– Approche appliquée/clinique
– Et à la fin du projet que fait on?
• Projet collaboratif et international
– Dimension interculturelle / langue
– Dimension géographique (déplacement, … .
– Dimension moyens/ressources
– Dimension humaine (relation/...)
• A quelle stade de maturité et/ou de l’état de la connaissance

15. Pourquoi?
Etre clair sur les objectifs
• Recherche de financement
– Moyen
– Ressources
– Mission
• Programme de recherche/projet/idée
• Publications et impact
• Synergie avec d’autres équipes
• Acquisition de savoir-faire
• Développement à l’internationale
• …

16. Avec qui?
Tenter de cerner l’écosystème
• Qui sont les acteurs?
• Quels sont les impacts de mes travaux?
• Avec qui les partager au delà de mes pairs?
• Comment les valoriser?
• = CDV

17. Comment?
Essayer de se préparer
• Processus idéal:
– Plan stratégique R&D CT/MT et LT
– Déclinaison en programme
– Un programme = n projets = n
proposition
• Processus standard:
– Existence d’un appel à projet
– Montage d’une réponse (souvent
dans l’urgence)
– C’est pour demain,
– … .
• Points durs:
– Les signatures, les aspects
management de projet, … .
– Les partenaires/qui sera leader/ …
• Quelques conseils:
– Anticiper: veille, signature,
– Décoder les opportunités
– Collaborer (préfigure la mise en
œuvre si succès)
– Partager l’info
– S’engager
– Donner, …
– Constituer une « taskforce » en
interne
– Informer les tutelles/DG
– …

18. Quand?
Intégrer le temps
• évaluer le temps nécessaire à la réponse
• Cerner les risques « temps »:
– Récupération des éléments administratifs
– Des éléments « workpackage »
– La relecture (en anglais)
– Changement de dernier moment
– …
• Intégrer le rythme des appels à projet
• Quand se lancer?

19. Comment formuler une idée à projet?
• Why?
• For whom?
• How?
• With whom?
• Where?
• Expected results?
• Needs
• Targeted groups
• Resources
• Expertise, skills
• Territorial zone
• why
Questions
Answers

20. Valider
• Identify the right financial program for a project
– What is the goals of project? = program objectives
– What is the area? = geographical zone covered
– What is the status of my organism? = criteria of eligibility
– What is the expected budget? = contribution by project
– For what kind of activities? = financed activities
• Know the eligibility criteria and respect them
– Example of Europeaid tender for services
• Dispatch the role between :
– Leading partner (necessary)
– Partner (necessary)
– sub-contracting (eventually)
• Fill the correct forms and respect the procedure
– Practical Guide to contract procedures financed from the EC

21. Suggestion méthodologique
• La réussite d’un projet collaboratif repose sur l’implication des
partenaires et son financement:
1. La caractérisation de l’idée : dès le départ il est nécessaire d’identifier
si le projet pensé par l’entreprise ou le laboratoire nécessite une co-
réflexion ou non. Il faut aussi vérifier que l’idée n’existe pas ailleurs.
2. La mise en place et la gestion du consortium : montant global du
projet, sa durée, le type de recherche à effectuer, les partenaires à
solliciter... accords de confidentialité, la mise en place d’une veille
(technologique, brevet, concurrentielle…), l’analyse du marché et les
retombées … accord de consortium permet de délimiter les champs
d’actions de chaque partie.
3. La planification du travail
4. Le budget du projet
5. La caution des tutelles / pairs / … (label, lettre support, …)
6. La phase d’instruction
7. La validation du projet
8. La valorisation du projet

22. Part 3
Points clés

23. Le projet de recherche collaboratif:
Comment ça marche?
• C’est un phénomène en pleine croissance standard
• Principe de mise en concurrence des projets de
recherche entre eux:
– Logique de réponse à des appels à proposition
– Mise en compétition
• Un partenariat qui se construit avec soin
– Avant de s’engager, chaque partenaire doit identifier quel
bénéfice il va tirer de sa participation
– Ce que les autres partenaires attendent de son implication
• La répartition des tâches (workpackage)
• Chaque partenaire doit à son niveau contribuer à
l’aboutissement du projet.
• La négociation entre les partenaires débouche sur une
combinaison explicite des compétences et connaissances

24. La contractualisation
• Contrat ou accord de consortium
• Chaque partenaire doit rester propriétaire des
connaissances qu’il crée et concoure à créer une
valeur ajoutée
• Bien préciser quelle utilisation sera faite de la Pi
• souvent il est nécessaire d’avoir un accord préalable
• Attention c’est un exercice difficile et complexe.
• Le facteur humain revêt une importance capitale

25. La propriété intellectuelle: à ne pas négliger
• Un état des lieux de l’existant doit être dressé
(savoir-faire, brevets, , …)
• Définir les règles du jeux:
– Quelle confidentialité
– Quel type de protection
– Quel régime de propriété, d’exploitation
– Accès aux résultats (pour qui et comment?
• Prendre conseil auprès de structure
spécialisée/agence

26. Quels sont les intérêts de la recherche
collaborative?
• Mise en commun d’infrastructure, de volontés et de
compétences issues de partenaires multiples
• Des projets aux budgets importants
• La complémentarité des partenaires:
– Équipe de recherche
– Grande entreprise
– PME
– ONG/association, …
• La répartition des tâches adaptées
• La diversité des pistes explorées
• Sollicitation des sources de financement

27. Un risque souvent négligé dans la
collaboration: le facteur humain
• Souvent c’est la maillon faible des consortia
• Enrichissement mutuel mais aussi incompréhension
entre partenaires (objectif, informations cachées, …)
• Équipe de montage différente de l’équipe de
réalisation
• les changements d’interlocuteur

28. International project readiness and tools Typical
structure of a logframe Matrix

29. International project readiness and tools Evaluation
criteria and logframe level

30. Part 4
Recommandations

31. Quelques recommandations!
1- Soyez innovant… mais pas trop!
– Soyez convaincu (passionné!), éviter les projets « me-too»,
éviter les idées « trop » neuves surtout quand le
financement est limité.
– Pensez « concurrence »

32. 2- Incluez les résultats préliminaires appropriés
(background information).
– Convaincre les reviewers que ce que vous voulez faire doit
être fait … et par VOUS!
– Assurez vous que vous citer tous les travaux antérieurs
(bonne recherche bibliographique).
– Démontrer que vous avez les compétences scientifiques et
techniques pour mener le projet.

33. 3- Trouvez le bon “mécanisme” de financement:
– Les thématiques prioritaires.
– Les instruments (IP, NoE, Réseau, délivrables).
• Sites web vous aident à choisir le programme approprié.
– Les dépenses éligibles (services, équipement,
déplacement?).
– Pensez “taux de succès potentiel” (notion de risque)
– Sinon ne perdez pas votre temps et votre énergie!
– L’innovation existe aussi dans l’univers du financement de
la recherche (crowdfunding / mécénat / …)

34. • 4- Suivez les conditions de soumission (guidelines) et
respectez les.
– Supporting material: justification du budget, bibliographie
etc. mettez les à jour.
– Respectez les conditions de réponse (nb de pages/
signatures/ timing/ …)

35. • 5- Obéissez à la règle des 3Cs:
– concis, clair et complet.
– Bien définir les objectifs.
– Faîtes un projet réaliste.

36. 6- Les experts sont des “humains”:
– Grand nombre de projet à lire en peu de temps, perte
d’attention, points importants du projets noyés dans une
texte long et lourd.
– Il est fort probable que les experts ne soient pas de votre
domaine de compétence.
– Chaque section peut commencer par un résumé des points
forts, surlignez les points importants, rappeler des faits
historiques, ….
– Reprenez les conditions d’éligibilité et les paramètres
d’évaluation
– Mettez vous à la place de l’évaluateur

37. 7- Timing:
– Prenez le temps de rédiger le projet, de le faire lire à vos
collègues, de le relire et réécrire.
– Faites lire le projet par des collègues qui peuvent avoir un
regard aussi critique que des reviewers.
– Si possible, faites relire à un « natif english »

38. 8- Essayez de connaître le “gestionnaire” (personne
contact) de votre projet, pas uniquement par mail,
essayer de les voir au cours de meeting etc.
– Échanger avec les « gestionnaires »
– Ajuster votre stratégie
– Essayez d’avoir des infos « non écrites »
– ….

39. 9- Inscrivez vous dans les listes d’experts, cela permet
d’acquérir de l’expérience dans la rédaction de
projets.
– Expérience très enrichissante / formatrice

40. 10- Acceptez les refus et “gérer les” correctement.
– Les refus sont inévitables même si les projets sont très
bons (taux de projets acceptés).
– Re-soumettez le projet en tenant compte des critiques.
– Et/ou prenez le projet par un autre angle (ex maladies
rares)