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  • Strumenti per affontare al meglio progetti come lo sviluppo di nuovi prodotti/servizi/processi. ll project management ha oggi un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni private e pubbliche come disciplina di governo dei progetti per la fornitura di prodotti e servizi oppure per il miglioramento organizzativo.
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Project management Project management Presentation Transcript

  • Le basi delProject Management •Strumenti per affrontare progetti consulenziali A cura di Palo Vallicelli
  • Se ho tre ore per abbattere un albero, passo la prima ad affilare la lama
  • Project Management Definizioni Il project management è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare e controllare le varie fasi di un progetto. ll project management ha oggi un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni private e pubbliche come disciplina di governo dei progetti per la fornitura di prodotti e servizi oppure per il miglioramento organizzativo. 3 Fonte: A. Bove, Project Management
  • GLI OBIETTIVI del DefinizioniProject Management Definire gli obiettivi (gestione dello scopo) Dare una visione realistica del progetto durante tutto il ciclo di vita (gestione integrata) Creare una tempistica ed un piano dei costi (gestione del tempo e dei costi) Responsabilizzare, motivare, gestire la conflittualità (gestione delle risorse umane) Identificare e prevenire i rischi (gestione del rischio) Controllare e valutare gli scostamenti (gestione della qualità) 4 Fonte: A. Bove, Project Management
  • LE FASI del Fasi del P.M. Project ManagementDEFINIZIONE ESECUZIONE PIANIFICAZIONE• Fattibilità CONTROLLO CHIUSURA• Definizione •W.B.S. RILEVAZIONE obiettivi • Tempi effettivi •Gannt • Costi effettivi • Consegna• Project VERIFICA • Esame critico dei Charter •… • Analisi degli scostamenti risultati • Analisi delle cause RIPIANIFICAZIONE • Apprendimento • Attuazione dei correttivi • Nuove stime a finire TEMPO T inizio T fine 5
  • I compiti del project manager area manageriale, legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto; area relazionale, concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione; Il ruolo del project manager richiede ottime competenze organizzative e metodologiche, ma non una profonda conoscenza dei dettagli tecnici del progetto di cui è responsabile. 04/01/2013 Nome del relatore
  • Come gestire al meglio un Progetto ?
  • I nostri strumentiProject CharterW.B.S. (Work Breakdown Structure)Diagramma di Gannt 04/01/2013 Nome del relatore
  • Nasce un’opportunità: il Projectcharter (documento di partenza) L’articolazione dei contenuti dipenderà dalle specificità dell’azienda e del progetto. In termini generali potrà avere la seguente struttura:1. Nome del progetto2. Obiettivi del progetto3. Benefici in termini di business4. Stakeholders individuati5. Ipotesi sulle modalità di realizzazione6. Risorse coinvolte (PM e team di lavoro)7. Stime preliminari riguardo tempi e costi8. Vincoli9. Rischi10. Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività 04/01/2013 Nome del relatore
  • Attività – Fasi – Milestone Deliverables
  • I concetti chiave: le attività•L’attività è un passaggio concreto, necessario perraggiungere l’obiettivo del progetto.•Le giuste dimensioni: se queste fossero troppoampie, non sarebbero ben gestibili e controllabili.•Verificare da quali attività dipende l’attività presa inconsiderazione (predecessore e successore)•In alcuni casi un’attività deve iniziare o terminare inuna data specifica. In questo caso si parla di vincolodi programmazione dell’attività messa in relazione conuna data specifica
  • I concetti chiave: fasi e milestone Fasi sono raggruppamenti di attività del progetto e con importanti implicazioni dal punto di vista del controllo e del raggiungimento degli obiettivi Milestones (traguardi) sono gli snodi chiave di un progetto. Definiscono i punti di controllo all’interno di ciascuna fase oppure di consegna di specifici deliverables. Sono attività a durata zero che servono per isolare i principali momenti di verifica. Esempi: riunioni di presentazione, firma di verbali di accettazione, consegna di un prodotto, telefonate per la conferma di un accordo, ecc 04/01/2013 Nome del relatore
  • I concetti chiave: deliverables In fase di pianificazione occorre definire i prodotti e servizi da rilasciare per rispondere agli obiettivi di progetto. Ogni prodotto e servizio rilasciato/da rilasciare è appunto “deliverable”. Un deliverable può essere di due tipi:  fisico: corrisponde ai prodotti realizzati od installati o servizi erogati;  documentale: corrisponde a documentazione prodotta durante la realizzazione di tali prodotti e servizi per facilitarne la produzione 04/01/2013 Nome del relatore
  • W.B.S. e GANNTil cuore della Pianificazione
  • WBS - Work Breakdown Structure La lista di tutte le attività utili alla realizzazione del progetto vengono definite attraverso uno strumento denominato WBS (Work Breakdown Structure – Struttura Esplosa delle Attività). E’ una struttura ad “albero” che dall’obiettivo finale del progetto procede per suddivisioni successive in sotto- obiettivi fino al livello del “work package” (unità minima di attività) Definisce le attività da svolgere nel dettaglio Per non dimenticare parti di lavoro Per fare chiarezza e trasparenza da subito
  • WBS - Work Breakdown Structure Pianificazione - WBS Esempi di W.B.S. Preparare in 30 minuti gli spaghetti alla carbonara Spaghetti Pancetta Uova Mix AggiungereCuocere Tagliare Cuocere Sbattere … sale 16
  • WBS - Work Breakdown Structure Pianificazione - WBS Esempi di W.B.S. Lancio di un nuovo prodotto Sviluppare Produrre Acquistare AssemblaggioDisegni e Lancio Ricerca Test linea …specifiche produzione fornitori produttiva 17
  • WBS - Work Breakdown Structure Gli elementi previsti nel livello “n” dipendono da quelli del livello “n-1”e ne rappresentano la loro disaggregazione. Accanto alla descrizione la W.B.S. presenta un codice al quale si fa riferimento per l’attribuzione delle responsabilità e alla codifica delle attività stesse. Una volta definiti i task si vanno a definire, durata, costi e responsabilità. 1.2 ANALISI DI DETTAGLIO 8 gg Paolo Rossi
  • WBS - Work Breakdown Structure Titolo Progetto 21 gg 950 e Sottobietivo Sottobiettivo da svolgere da svolgere 8 gg 500 e 13 gg 450 e Attività da Attività da Attività da Attività da svolgere svolgere svolgere svolgere 2 gg 300 e 6 gg 200 e 10 gg 400 e 3 gg 50 e Compito Compito 3 gg 100 e 3 gg 100 e
  • Il post-it per la costruzione della WBS04/01/2013 Nome del relatore
  • Diagramma di GANTT: cos’è?•Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale pergestire la pianificazione temporale del progetto.•Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attivitàpianificate•Permette di indicare le attività critiche di progetto,quelle attività il cui ritardo sposta in avanti laconsegna del progetto rispetto alla data di consegnadefinita.
  • Diagramma di GANTT: perchè?• Per pianificare la tempistica delle attività di progetto• Per verificare la fattibilità temporale del progetto• Per permettere a tutti gli interpreti del progetto di avere unquadro generale ed integrato delle date di inizio e fine delleattività di progetto•Per controllare durante l’avanzamento del progetto gliscostamenti temporali (ritardi/anticipi) rispetto alle datepianificate• Per verificare continuamente le nuove stime a finire delprogetto o di sue parti a fronte dei consuntivi e per facilitare lerelative correzioni
  • Esempio di Gannt con MSPROJECT SCALA CRONOLOGICA ATTIVITA’ ROSSE SONO LE ATTIVITA’ CRITICHE
  • Il controllo: a che punto siamo ?
  • Controllo del progetto Lo scopo del monitoraggio e controllo di un progetto è evidenziarne le deviazioni rispetto al Piano e individuare l’esigenza di possibili azioni correttive prima che la situazione diventi irrecuperabile. Ogni risorsa deve quindi indicare periodicamente:  il tempo speso sulle attività assegnate;  gli eventuali costi sostenuti;  la percentuale di completamento delle corrispondenti attività. 04/01/2013 Nome del relatore
  • Cosa misuro ? Le Metriche tempistiche – il confronto tra i tempi spesi e qualli pianificati alla data e le conseguenti stime a finire; impegno – il confronto tra l’impegno di risorse effettivo e pianificato alla data; costi – il confronto tra i costi effettivamente sostenuti e quelli pianificati alla data; ambito – il confronto tra i deliverables pianificati e quelli effettivamente prodotti alla data; rischi – la situazione dei rischi rispetto al piano definito in fase di pianificazione. 04/01/2013 Nome del relatore
  • Il format del Report Intestazione – che deve anticipare e rinforzare i messaggi chiave invogliando alla lettura; Stato complessivo – che deve evidenziare la performance del progetto rispetto ai vari elementi del piano anche facendo riferimento a colori (semaforiche verde rosso, giallo) con commenti e spiegazioni; Progressi – che devono evidenziare sia ciò che è stato fatto nell’ultimo periodo, sia ciò che rimane da fare; Criticità di progetto – che devono evidenziare gli interventi correttivi e le responsabilità nell’attuare le correzioni; I rischi – che deve evidenziare quali rischi sono emersi, le azioni intraprese e le responsabilità; 04/01/2013 Nome del relatore
  • Frequenza del report L’aspetto più importante consiste nel definire e soprattutto mantenere un intervallo costante tra un report e l’altro Verrà così percepito come uno strumento da discutere all’interno degli incontri di analisi dello stato di avanzamento In tal senso la frequenza può essere settimanale o quindicinale ed il documento dovrebbe essere inviato preventivamente rispetto agli incontri In questo modo l’incontro avrà una finalità prevalentemente decisionale e non solo informativa. 04/01/2013 Nome del relatore
  • I PRINCIPALI VANTAGGI DEISUPPORTI INFORMATICI accelerano e facilitano le dinamiche dei flussi informativi permettono di comunicare con linguaggi e simbologie condivise permettono di integrare le attività bilanciare i carichi di lavoro in maniera razionale e ponderata
  • SMARTSHEETwww.smartsheet.com 04/01/2013 Nome del relatore
  • XMINDhttp://www.xmind.net/XMind, è un software open source per il brainstorminge la gestione delle mappe mentali o concettuali (rif.Tony Buzan)Questo strumento è utile per acquisire idee,organizzarle sotto forma di grafici (rif. visual thinking)di natura diversa, condividerle con altre persone esvilupparle in modo collaborativo.Ad una mappa mentale possono essere aggiunti poiulteriori aspetti come relazioni, marcatori, etichette,note, appunti audio, allegati, collegamenti ipertestualie grafici. 04/01/2013 Nome del relatore
  • Bigliografia e fontiProject Management: la metodologia dei 12 step – Antonello Bove, ed. HoepliInnovazione Lean – Luciano Attolico, ed. HoepliProject Management – Marco Artusi, materiale didatticohttp://www.humanwareonline.com/project-management/http://www.brighthubpm.com/templates-forms/80544-a-collection-of- pm-forms-and-templates/ http://www.projectsmart.co.uk/work-breakdown-structure-purpose- process-pitfalls.html http://www.brighthubpm.com/project-planning/ http://www.cioarchives.ca.gov/itpolicy/pdf/pm3.3_planning_definition_a nd_sequencing.pdf
  • Grazie per l‘attenzione ! paolo.vallicelli@gruppolen.it www.gruppolen.itIl mio profilo Linkedinhttp://it.linkedin.com/in/paolovallicelli 04/01/2013 Nome del relatore