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  • CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOSCREARHacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office, Selecciona laopción Base de datos en blanco, A continuación aparecerá en un panel a laderecha de la pantalla, Aquí deberás indicar el Nombre de archivoABRIRPodemos abrir una base de datos de tres sitios distintos: Desde el Botón deOffice, Desde los documentos recientes del Botón de Office, Desde la ventanade Introducción a Microsoft Office Access, O bien hacer doble clic sobre labase de datos y se abrirá directamenteCERRARSe puede cerrar una base de datos de varias formas: Ir al Botón de Office ypulsar el botón Salir de Access.O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos. Enel Botón de Office, elegir la opción Cerrar base de datos.
  • CREAR TABLAS DE DATOSPara crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en lapestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablaspodremos seleccionar estas opciones: El botón Tabla abre la Vista Hojade datos, Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidaddidáctica, Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tienepredefinido, Listas de SharePoint consiste en crear un objetocompatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir losdatos almacenados en la lista o tablaCLAVE PRINCIPAL: proporciona un valor único para cada fila de latabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con estaclave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cualidentificaGUARDAR UNA TABLA: Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.CERRAR UNA TABLA: Hacer clic derecho sobre la pestaña con elnombre de la tabla y seleccionar Cerrar, O bien hacer clic sobre elbotón Cerrar
  • MODIFICAR TABLAS DE DATOSHacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar VistaDiseño en el menú contextual, Aparecerá la ventana de diseño de tablasestudiada en la unidad temática, Para modificar la definición de un campo,posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustitucionesnecesarias.INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA: Hacer doble clic sobre elnombre de la tabla en el Panel de Exploración, Desde el Panel deExploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opciónabrir, Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA: Para desplazarse por los diferentesregistros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento: La barra nosindica en qué registro estamos situados y el número total de registros de latabla.El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS: Muchas veces necesitaremos buscar algúnregistro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar estaoperación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos porejemplo con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en elcampo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botón Find de lapestaña Inicio, Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, En elcuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
  • Propiedades de los camposCada campo de una tabla dispone de una serie de características queproporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Laspropiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño detabla cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan endos pestañas, la pestaña General donde indicamos las característicasgenerales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una listade valores válidos para el campoTamaño del campoPara los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo decaracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defectode 50 caracteres y valor máximo de 255. Para los campos Numérico, lasopciones son: Byte, Entero, Entero largo, Simple Doble, Id. De réplica DecimalFormato del campoPara los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Númerogeneral Moneda Euro Fijo Estándar Porcentaje Científico, Loscampos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general Fecha largaFecha mediana Fecha corta Hora larga Hora mediana Hora corta, Loscampos Sí/No disponen de los formatospredefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Loscampos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para loscampos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el número de decimalesque queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda.Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entradade datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir.Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice lacabecera del campo.Valor predeterminado: es el valor que se almacenará automáticamente en elcampo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe queun determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor,Regla de validación: Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datossegún el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debecumplir el valor introducido en el campo para que sea introducidocorrectamente.Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nosaparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple laregla de validación especificada en la propiedad anterior.
  • RequeridoSi queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignara esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos exceptoel Objeto OLE y el Autonumérico.Permitir longitud ceroLos campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que nose puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o esténvacíos.IndexadoSe utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo.Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados seanmás rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.Esta propiedad dispone de tres valores:No: Sin índice.Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admitevalores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valoresduplicados.