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5. como presentar un proyecto para que sea aceptado

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  • 1. Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Arquitectura Escuela de Diseño Gráfico Organización Profesional Arq. Julio Tórtola Sección A6 Guatemala de la Asunción, 08 de Noviembre del 2010. TITULO: ¿Cómo presentar un Proyecto Final para su aceptación? Maura Prado 199417569 Ivan Antillón 200719204 Ana Miranda 200617558 Andrea Ramírez 200821623 Karen Velásquez 200810938 Helen Palacios 200812434
  • 2. Matriz de Evaluación
  • 3. INTRODUCCIÓN Uno de los retos más grandes que cualquier persona debe pasar al entrar al mundo laboral es el de saber presentar de buena forma una exposición. Este es un aspecto demasiado importante como para ser obviado, pues en un momento u otro, siempre deberemos presentar nuestras ideas, proyectos u otros ante una audiencia, siendo esta muchas veces los clientes. Es importante el saber cómo vestirse, que hacer, saber que no hay que extenderse, que puntos presentar, etcétera. El siguiente trabajo es una recopilación de varias fuentes sobre los puntos que se deberían mantener en cuenta a la hora de presentar un proyecto. Se evaluarán cosas como las extensiones recomendadas de dichas exposiciones, el orden en que deberían presentarse los distintos aspectos del proyecto, el lenguaje corporal adecuado, y en fin, se darán una serie de tips que serán muy útiles para cuando se deba hacer una presentación.
  • 4. REVISIÓN LITERARIA Se tomo del libro “¿Cómo presentar un plan de negocios en unos pocos minutos?” de Lic. Jonatan Marco Loidi como principal fuente de información. Además se tomaron extractos de “Consejos prácticos para presentar una exposición oral” de Bruno López Takeyas. MATERIAL Y TÉCNICAS Material: ¿Cómo presentar un plan de negocios en unos pocos minutos? De Lic. Jonatan Marco Loidi Internet: buscador Equipo utilizado: Se utilizó una cámara de video para filmar, vestuario adecuado a la representación, cañonera, laptop, y se alquiló un salón de conferencias en el cual se filmó todo.
  • 5. Resultados Cómo presentar un proyecto empresarial para que sea aceptado Luego de pasar por meses de investigación, planeación, diseñar y cotizaciones. Pues, después de esta primera etapa, llega el momento de presentar este proyecto frente a los clientes o potenciales clientes, quienes determinarán si existe o no interés en cerrar algún negocio. Ahora, para aumentar las posibilidades de éxito, y que los clientes decidan que somos la mejor elección, lo primero es preparar una buena presentación. Ésta deberá estar acompañada de ayuda audiovisual a través de diapositivas, la presencia física del producto, así como algunos de los elementos relacionados a éste como su posible publicidad. La Exposición La presentación debe ser un resumen de los puntos más importantes del plan, por lo que ésta no debería durar más de 20 minutos. Una exposición mayor de ese tiempo, podría hacer perder el interés de los asistentes. Dentro de este esquema, una la exposición oral es esencial para atraer al cliente. Por lo que se debe considerar: La definición del proyecto Acá debe explicar claramente en qué consiste su negocio o producto, y señalar cuáles serán sus principales características, resaltando aquellas innovadoras o diferenciadoras.
  • 6. Estudio de mercado En este punto debe señalar cuál será su público objetivo, sus principales características, un pronóstico de ventas, y algunas de sus principales estrategias comerciales, resaltando aquellas que nos permitirán hacer llegar nuestros productos a los consumidores. Inversión del proyecto El tercer paso es mostrar a cuánto ascenderá la inversión fija, cuál es su capital y financiamiento externo que requerirá. Evaluación del proyecto Luego, es necesario elaborar un resumen de los resultados de su evaluación financiera, para determinar la viabilidad del negocio. Organización Muestre quienes serán los integrantes del proyecto, sus funciones, y los sistemas de información entre estos. En este punto debe dar la impresión de que su trabajo es 100% profesional y bien organizado. Conclusiones Finalmente, en este punto debe señalar las principales conclusiones, dentro de las que deberá incluir las razones por las que ha encontrado atractiva la idea de negocio, y por qué el proyecto que se muestra factible y rentable. La presentación formal de un proyecto empresarial debe tener dos características: un contenido interesante y una exhibición acorde. La posibilidad de que la propuesta prospere, sin la presencia de estos dos factores se reduce en un porcentaje muy elevado, y la frustración es un resultado posible.
  • 7. Deberás realizar una presentación en el soporte que prefieras, pizarra, papel de gran formato, transparencias o power point (recomendado). Sea cual sea el método elegido es recomendable ensayar varias veces en casa y controlar los tiempos de exposición. La presentación de informes, folletos, transparencias y diapositivas con que ilustrarás y pondrás en conocimiento de todas las personas interesadas tus magníficas ideas son fundamentales en el proyecto. Una fotocopia ilegible, una foto borrosa o un papel arrugado, pueden ser factores más que negativos en la consideración del posible inversor o de quien decida por la viabilidad del proyecto. Los detalles son la parte más importante y la que definirá la preferencia por sobre otras propuestas que entren en competencia. Los datos expuestos deben ser los necesarios para entender de qué se está hablando, ni más, ni menos. La información, sobre todo en grandes cantidades, solo logra desinformar. Siempre es aconsejable procurar que los asistentes a la presentación retengan los aspectos más importantes de tu plan de empresa. Para ello, de debe seleccionar, en primer lugar, los temas que consideres indispensables para dar a entender su funcionamiento. Elígelos con sumo cuidado y no te vayas por las ramas. Si se desea hacer ver a los posibles inversores y/o clientes la rentabilidad del proyecto, se recomienda utilizar gráficos antes que extensas líneas escritas sobre un buen número de folios. Cuando los datos se representan gráficamente, se entienden con mayor facilidad. Los conceptos se fijan en la mente de quien los observa de forma fotográfica, como un todo global. Para que la información mostrada no sea malinterpretada, utilizar formas y colores que faciliten su lectura y comprensión. Si se busca llamar la atención y estimular, en los gráficos tonos rojos.
  • 8. Este color se asocia al dinamismo y al poder. Transmite seguridad y confianza trazando bocetos en los que predominen diferentes gamas de azul. No así el amarillo y el naranja, pues suelen despertar en el subconsciente de las personas señales de alarma y peligro. El dinamismo y el ritmo de explicación son armas necesarias para obtener el resultado deseado, y para eso es fundamental estar convencido seriamente de la utilidad y rentabilidad de la idea presentada. http://www.enplenitud.com/nota.asp?articuloID=1245 Algunos tips Si usas proyectores, es importante familiarizarte con su uso antes de la presentación, puede que así evites hacer el ridículo el día clave. Ten claro que vas a presentar una síntesis de tu proyecto, no todo el trabajo, luego realiza un buen resumen sin entrar demasiado en formulismos. Prepárate un guión y síguelo durante tu exposición. Verás cómo lo vas a presentar mejor. Si elijes Power point evita usar letras muy pequeñas. No cargues demasiado la pantalla. No pongas demasiadas pantallas, no es una película. Puedes incluir alguna animación, pero sin abusar de ellas. Pon algunas fotos o imágenes. Habla claro, alto y a buen ritmo. Intercala alguna curiosidad o anécdota. No te metas las manos en los bolsillos, ten un vasito de agua cerca, etc.
  • 9. Como seguramente te hagan preguntas, date un repaso general al proyecto, responde a todo de memoria, pero por si acaso, ten cerca todo el trabajo, bien organizado y clasificado por si tienes que hacer alguna consulta rápida LA VOZ Utiliza un lenguaje fluido, rico en matices y sinónimos. Realiza espacios adecuados entre frase y frase. Realiza subidas y bajadas de tono según el momento. Puedes acompañar la voz con gestos y movimientos acorde la explicación. Respira correctamente por la nariz. Evita realizar frases muy largas y respirar profundamente al finalizar. Puedes entrenarte leyendo un libro en voz alta. Si lees textos en público, levanta la cabeza de vez en cuando. Lee sin correr, respetando las pausas gramaticales como comas y puntos. Puedes gravarte y así poder oírte, te ayudará a corregir fallos. LA IMAGEN La postura del cuerpo es determinante para una persona que piensa presentar un tema en público. Si estás sentado deberás evitar: - Apoyarte o reclinar sobre la mesa. - Esconder las manos sobre la mesa. - Apoyar la cabeza sobre el brazo. - Apoyar la barbilla en la mano. - Mover excesivamente los pies. - Tocarse la nariz al hablar denota inseguridad. - Taparse la boca al hablar denota desacuerdo u ocultar algo.
  • 10. Si estas de pie deberás evitar: - Caminar demasiado de un lado a otro. - Estar estático con las manos en los bolsillos. - Mover un pie continuamente - Dar la espalda. - Apoyarse en la pared ni sentarse en la mesa. LA MIRADA Debe ser siempre directa a los ojos de tu interlocutor. En un auditorio se tendrá centrada en el público al que se habla, pero sin centrar la mirada en una persona o grupo en concreto. Tiende a una mirada ascendente, que denota una actitud positiva. Evita mirar mucho de forma descendente que denota desilusión. LA VESTIMENTA Deberá estar en sintonía con la situación y el entorno en función del: - Lugar. - Época del año. - Clima. - Solemnidad. - Audiencia. - Cada vez se tiende menos a usar traje. En trajes: - Evita las mangas muy largas en la chaqueta, como referencia, puede asomar un poco la camisa. - En pantalón largo, nunca se verá el calcetín en postura en pie. - Evita calcetines blancos con pantalón oscuro. - Si vas en coche y conduces, quítate la chaqueta o la arrugarás.
  • 11. http://www.google.com.gt/imgres?imgurl=http://lh6.ggpht.com http://www.google.com.gt/callao.olx.com.pe http://www.google.com.gt/ropa.elitista.info
  • 12. DISCUSIÓN Al momento de estar trabajando profesionalmente, en numerosas ocasiones es necesario hacer una presentación de proyectos finales ante los ejecutivos, y constantemente nos damos cuenta que esto genera incertidumbre, desconfianza y hasta cierto grado de psicosis, debido a la falta de habilidades en este rubro. Independientemente del contenido temático que se desea desarrollar, del grado de complejidad o de la audiencia, siempre que se solicita a un expositor o presentador de proyectos en forma oral ante el público, muestra rechazo; sin embargo, es importante crear conciencia de la importancia que esto tiene y el impacto que puede causar durante su desempeño profesional. Por tal motivo, es necesario que como estudiantes nos preparemos para poder expresarnos ante el público. Comúnmente, cuando estamos estudiando cometemos ciertos errores al presentarnos ante compañeros y hacer nuestra presentación, siendo éstos: Total nerviosismo. Inadecuada presentación personal. Los estudiantes se convierten estrictamente en lectores de las exposiciones. Descuido total de la audiencia por parte del expositor, limitándose a dar lectura (y en ocasiones en forma deficiente) del reporte de la investigación. Actitud irresponsable al exponer. Inseguridad. Desconocimiento del tema. (falta de documentación y preparación) Respuestas sin firmeza. Falta de material de apoyo como parte de la exposición. Desorganización del material. Voz baja y mala modulación. Uso de términos vulgares o ciertos modismos inadecuados.
  • 13. Faltas de ortografía en el material de apoyo. Por todo esto, el presente documento presenta una serie de consejos prácticos para preparar y presentar proyectos ante cierto público. CONSEJOS PRÁCTICOS PARA PRESENTAR UNA EXPOSICIÓN ORAL. Bruno López Takeyas.
  • 14. CONCLUSIONES Luego de haber trabajado en la propuesta para mostrarle al cliente, llega el momento más difícil: convencer a los posibles clientes de que somos su mejor alternativa. No obstante, sólo disponemos más o menos de 30 minutos para lograr nuestro objetivo. La clave reside en elegir correctamente qué es lo que mostraremos en esos escasos minutos. Por lo tanto los contenidos fundamentales: si utilizamos Power Point, la exposición no debería superar las 10 diapositivas, con ellas deberíamos mostrar algunos puntos fundamentales: la idea, la motivación que nos llevó a realizar el proyecto, los factores críticos de éxito y una descripción del público al que apuntaremos. El diseño: Todo entra por los ojos. Así, es importante cuidar las imágenes, los gráficos y los diseños de las diapositivas. Utilizar colores acorde al tema. No llenar las diapositivas de palabras, sólo las necesarias. Mientras más cuidadoso sea el diseño, más profesional parecerá nuestro proyecto. Claridad: La presentación deberá desarrollarse en un lenguaje llano y claro. Dejemos tiempo para las preguntas y contestemos con claridad y al grano. Centrarse en lo importante: Hablemos sólo lo fundamental. No nos metamos en temas que no dominamos y que podría disparar preguntas para las que no tenemos respuesta. Lenguaje: Hablemos pausado y con voz firme. Prototipo: Si nuestro proyecto implica el lanzamiento de un nuevo producto, es muy importante que llevemos un prototipo a la presentación. Preparación: Las buenas presentaciones no nacen del azar. Todo es cuestión de preparación.
  • 15. RECOMENDACIONES Llegar siempre presentable al momento de presentar el proyecto, tomando siempre en cuenta el tipo de exposición que se dará. Llegar siempre puntual al lugar de la presentación, para dar una buena impresión. Es mejor si se llega con anticipación al lugar de la presentación para verificar que el equipo este en buen estado. Mantener siempre un lenguaje adecuado y respetuoso, que se adapte a la situación. No dar rodeos innecesarios cuando se esté exponiendo un punto, ya que esto provocará confusión. No se deben saturar las diapositivas (en caso de que sea una presentación con apoyo digital) de información, solo dar frases clave. Se debe siempre llegar muy preparado y no mostrar nerviosismo.
  • 16. RESUMEN: ¿Cómo presentar un Proyecto Final para su aceptación? La Exposición La presentación debe ser un resumen de los puntos más importantes del plan, por lo que ésta no debería durar más de 20 minutos. La definición del proyecto Explicar claramente en qué consiste el producto, y señalar cuáles serán sus principales características, resaltando las innovaciones. Estudio de mercado Señalar cuál será su público objetivo, sus principales características, un pronóstico de ventas, y algunas de sus principales estrategias comerciales, resaltando aquellas que nos permitirán hacer llegar nuestros productos a los consumidores. Inversión del proyecto Mostrar a cuánto ascenderá la inversión fija, cuál es su capital y financiamiento externo que requerirá. Evaluación del proyecto Elaborar un resumen de los resultados de su evaluación financiera, para determinar la viabilidad del negocio. Organización Muestre quienes serán los integrantes del proyecto, sus funciones, y los sistemas de información entre estos.
  • 17. Conclusiones Señalar las principales conclusiones, dentro de las que deberá incluir las razones por las que ha encontrado atractiva la idea del negocio, y por qué el proyecto que se muestra es factible y rentable. Algunos aspectos a tener en cuenta para una presentación eficaz: LA VOZ Utiliza un lenguaje fluido, rico en matices y sinónimos. Realiza espacios adecuados entre frase y frase. Realiza subidas y bajadas de tono según el momento. Puedes acompañar la voz con gestos y movimientos acorde la explicación. Respira correctamente por la nariz. Evita realizar frases muy largas y respirar profundamente al finalizar. Puedes entrenarte leyendo un libro en voz alta. LA IMAGEN Si estás sentado deberás evitar: - Apoyarte o reclinar sobre la mesa. - Esconder las manos sobre la mesa. - Apoyar la cabeza sobre el brazo. - Apoyar la barbilla en la mano. - Mover excesivamente los pies. - Tocarse la nariz al hablar denota inseguridad. - Taparse la boca al hablar denota desacuerdo u ocultar algo. Si estas de pie deberás evitar: - Caminar demasiado de un lado a otro. - Estar estático con las manos en los bolsillos. - Mover un pie continuamente - Dar la espalda. - Apoyarse en la pared ni sentarse en la mesa.
  • 18. LA MIRADA Debe ser siempre directa a los ojos de tu interlocutor. En un auditorio se tendrá centrada en el público al que se habla, pero sin centrar la mirada en una persona o grupo en concreto. Tiende a una mirada ascendente, que denota una actitud positiva. LA VESTIMENTA Deberá estar en sintonía con la situación y el entorno en función del: - Lugar. - Época del año. - Clima. - Solemnidad. - Audiencia. - Cada vez se tiende menos a usar traje. Sobre todo hay que recordar que si no se usa traje de vestir, deben de utilizarse prendas conservadoras, elegantes y sofisticadas; todo esto para dar la mejor imagen de nosotros mismo, recordando que todo entra por los ojos.
  • 19. REFERENCIAS www.altonivel.com.mx Lic. Jonatan Marco Loidi. ¿Cómo presentar un plan de negocios en unos pocos minutos? http://www.aareii.org.ar/novedades/13-icomo-presentar-un-plan-de- negocios-en-unos-pocos-minutos-.html CONSEJOS PRÁCTICOS PARA PRESENTAR UNA o EXPOSICIÓN ORAL. Bruno López Takeyas. Instituto Tecnológico de Nuevo Laredo Reforma Sur 2007, C.P. 88250, Nuevo Laredo, Tamps. México o http://www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas http://www.enplenitud.com/nota.asp?articuloID=1245#ixzz14FpToPqK http://www.proyectosfindecarrera.com/como_presentar_proyecto.htm http://www.google.com.gt/callao.olx.com.pe http://www.google.com.gt/ropa.elitista.info