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3. resumen planeación administrativa

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3. resumen planeación administrativa 3. resumen planeación administrativa Document Transcript

  • Planeación Administrativa Organización Profesional Resumen Grupo 4 Introducción Es de suma importancia que antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condicio- nes futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planea- ción. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás improvisada. Revisión de Literatura La planeación establece las bases para determinar el elemen- to riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos re- sultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Es por eso que el siguiente trabajo nos muestra de una forma clara y ordena, como realizar una planeación administrativa para poder minimizar riesgos, al momento crear nuestra em- presa. Material y Técnicas Para la elaboración de este documento primero se realizó una investigación sobre la planeación administrativa en libros, documentos y páginas de internet que nos ayudaran a tener más conocimientos sobre dicho tema; seguidamente realiza- mos la técnica del resumen, extrayendo lo más importante para su mejor comprensión reforzando el tema con imágenes Imagenes de http://office.microsoft. para que sea más fácil de recordar y aplicarlos en situaciones com de la vida diaria.
  • Planeación Administrativa Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es im- prescindible determinar los resultados que pretende alcan- zar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. La planeación contribuye a alcanzar los propósitos y ob- jetivos de la empresa, y es la primordial tarea del gerente; luego le sigue la organización, integración de personal, di- rección y control. Todas las demás funciones administrati- vas deben planearse para que sean eficaces. La planeación es eficiente si logra su propósito a un cos- to razonable, es decir, cuando se saca mayor provecho al tiempo, al dinero y al trabajo, así como también al grado que contribuye a la satisfacción individual y de grupo. (Koontz y Weihrich, 1990:66-69). Antes de emitir una definición de la planeación, se analiza- rán algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto: “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. A. Reyes Ponce. “Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a tra- vés de técnicas y procedimientos definidos” Ernest Dale. “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propues- tas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados” George R. Terry. “La planeación es el primer paso del proceso administra- tivo por medio del cual se define un problema, se analizan Imagenes de http://office.microsoft.com las experiencias pasadas y se embozan planes y programas” J. A. Fernández Arenas.
  • Proceso de Planeación Administrativa El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la admón. Mis- mas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica. La fase mecánica, es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsión, Planta- ción y Organización. La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Dirección y Integración. Tipos de Planeación Administrativa Planeación Estratégica. Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como fina- lidad básica el establecimiento de guías generales de ac- ción de la misma. Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes: - Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. - Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerár- quicos de dirección. - Establece un marco de referencia general para toda la or- ganización. - Se maneja información fundamentalmente externa. - Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación Imagenes de www.shutterstock.com con los otros tipos de planeación. - Normalmente cubre amplios períodos. - No define lineamientos detallados.
  • Planeación Táctica. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación es- tratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. Algunas de las características principales de la planeación táctica son: - Se da dentro de las orientaciones producidas por la pla- neación estratégica. - Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel me- dio. - Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa. - Se maneja información externa e interna. - Está orientada hacia la coordinación de recursos. - Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia. Planeación Operativa. Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: - Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planea- ción estratégica y táctica. - Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico. - Trata con actividades normalmente programables. - Sigue procedimientos y reglas definidas con toda preci- sión. Imagen de http://office.microsoft.com - Normalmente cubre períodos reducidos. - Su parámetro principal es la eficiencia.
  • Tipos de Planes SEGÚN SU CLASE El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de pla- nificación y el proceso de implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o pesona). Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó me- tas, políticas, procedimientos, métodos, programas y pre- supuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las po- líticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos. • POLÍTICAS Son planes en la medida en que constituyen reglas o nor- mas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los admi- nistradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisio- nes que no se tomaran con este objetivo. • PROCEDIMIENTOS Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes rela- cionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción mas que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. • MÉTODO El método es fundamental para toda acción, el cual puede definirse como la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada con consideración adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dine- ro y esfuerzo. Imagenes de www.shutterstock.com
  • • PRESUPUESTO Constituye un planteamiento de resultados esperados ex- presados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determi- nado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes opera- cionales. Si su dimensión es local y de corto plazo. • PROGRAMAS Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. SEGÚN SU FIN • NUEVOS Es aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desa- rrolla un nuevo plan. Objetivos y Metas Objetivos Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende lle- gar. Éstos son importantes porque establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.
  • Los objetivos deben cumplir ciertos requisitos para ser formulados: Medibles: Deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Claros: Deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar dema- siados márgenes de interpretación. Alcanzables: Deben ser posibles de alcanzar, estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad además hay que tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cum- plirlos. Desafiantes: Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Realistas: Deben tener en cuenta las condiciones y cir- cunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir. Coherentes: Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa. De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en: a. Objetivos generales: Dentro de los objetivos generales se encuentra la visión de la empresa, en otras palabras es lo que pretende la empresa. b. Objetivos específicos: Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están ex- presados en cantidad y tiempo. Metas Generalmente las metas de la organización cumplen tres funciones principales: 1. Establecen el estado futuro deseado que la organización quiere alcanzar, por lo que constituyen principios genera- les que deben ser seguidos por los miembros de la organi- zación. Imagenes de www.shutterstock.com 2. Proporcionan una lógica o razón fundamental para la existencia de la organización 3. Proporcionan un conjunto de estándares con los que se puede contrastar el rendimiento organizativo.
  • Las metas también se pueden clasificar de acuerdo a los niveles organizativos en tres clases así: Metas Oficiales o Misiones. Son aquellas metas generales que hacen referencia al nivel más amplio gene- ral de la organización, por ejemplo introducción de nuevos productos, entrada a nuevos mercados. Metas Operativas. Son afirmaciones mas especificas donde vienen definida la intención o finalidad tanto de la organización como de los distintos departamentos, divisio- nes o unidades, por ejemplo desarrollar productos concre- tos, identificar mercados específicos a acceder y emprender acciones para conseguir esta meta. Metas especificas individuales. Son las más concretas y exponen lo que deben hacer los individuos en la organización. Conclusiones La planeación consiste en determinar los objetivos, proce- dimientos y métodos Antes de iniciar cualquier acción ad- ministrativa para lograrlos,es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. Recomendaciones Desde el momento que se quiere formar una empresa se debe de tomar el tiempo para crear la planeación admi- nistrativa de la empresa, ya que de esta forma lograremos minimizar riesgos. Referencias Bibliográficas Koontz, Harold “Administración”, México: Mc GrawHill. Novena Edición Ceja Guillermo “Planeación y Organización de Em- presas”. McGrawHill Octava edición. Elementos básicos de la administración. [Documen- to en Línea]. Disponible:http://www.geoogle.com/organi- zacion/elementosbasicosdelaadministraciom/segunalgu-