3. resumen funciones administrativas

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3. resumen funciones administrativas

  1. 1. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS RESUMEN GRUPO # 3 INTRODUCCIÓN: Son indispensables para las funciones administrativas de una empresa, los temas a tratar son administrativos, pero que como diseñadores nos ayudará a saber hacia dónde queremos llegar como empresa. Los puntos principales en para llevar a cabo las funciones son: la planeación, organización, control, dirección y recursos. REVISIÓN LITERARIA: Para la indagación de este tema se utilizaron 2 libros (“Administración” de STONER, Freeman Gilbert, sexta edición. “Administración” de ROBINS, Coulter, octava edición), 1 tesis (Las Funciones Administrativas Y Su Aplicación En La Agencia De Publicidad" del autor Rafael Arturo Sil Chavarría realizada en Guatemala en Octubre de 2002), e información de fuentes de la web las cuales tienen en común información relacionada respecto al tema de “Funciones Administrativas” y la administración. MATERIAL Y TÉCNICAS: En base a investigaciones científica, a través del uso en internet como, también de biblioteca pudimos enfocar el tema, para poder determinar los datos sobre que posteriormente se convertiría en parte de fundamento del proyecto. RESULTADOS: PLANEACIÓN “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización ". A. Reyes Ponce. “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry. "La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas. Elementos del concepto Objetivo: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos. Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Principios de la Planeación Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los siguientes:
  2. 2. Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.) Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos. ORGANIZACIÓN Definición: "Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce. "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco. "Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmán V. Elementos del concepto Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerarquía: La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
  3. 3. autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Principios de la organización Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe. Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos). Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social. Agustín Reyes Ponce. Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura. Koontz y O'Donnell. Función a través de la cual la administración elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos. Munch Galindo. Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es el ser
  4. 4. humano; es importante hacer hincapié en: la selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la auto motivación para el logro de metas cada vez más altas. Fernández Arenas A. Recursos Económicos: Estudiar el comportamiento de las áreas usuarias y las necesidades intimas para aprovechar óptimamente los recursos mediante el desarrollo de los existentes y su actualización actual. Recursos Financieros: Presupuestar adecuadamente las actividades que se realizaron para obtener la liquidez suficiente y en su caso fijar estrategias para obtener ingresos extraordinarios aprovechando la infraestructura creada. Recurso Tecnológicos: Capacitar continuamente al personal en los avances tecnológicos en computación e informática así como buscar la innovación de los recursos materiales conjuntamente con las necesidades de la UNAM. Comunicación: Sinergizar a todos los recursos, para obtener los resultados deseados en el menor tiempo posible dentro del marco económico. Recursos Humanos: Proponer la superación académica y técnica del personal adscrito; evaluar periódicamente su participación, voluntad y resultados y suministrarles los medios para la realización de sus tareas. Recursos de Tiempo: Crear esquemas de calendarización para que las actividades de la dirección fluya sin interrupciones. Utilerías: Conocer la infraestructura de la UNAM para apoyar y apoyarse sin duplicidad de esfuerzo y gastos. DIRECCIÓN Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización, mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. Robert B. Buchele. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Burt K. Scanlan. La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar la metas de la organización. Leonard J. Kazmier. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión. Lerner y Baker. Elementos del concepto 1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. 2. Motivación. 3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados. 4. Supervisión 5. Alcanzar las metas de la organización. Principios de la Dirección De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La Dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al
  5. 5. conseguir las metas de la organización, y si éstas no se contraponen a su autorrealización. Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden, sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa al momento en que aparezcan; ya que al no tomar una decisión en relación con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que éste se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. Aprovechamientodel conflicto: El conflicto es un problema, que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. CONTROL El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. Robert C. Appleby. Elementos del concepto 1. Relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. 2. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. 4. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores. Importanciadel control Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
  6. 6. 4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Principios Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida. De los objetivos: Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido. De la oportunidad: El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. De excepción: El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios. De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Características del Control Reflejar la naturaleza de estructura organizacional: Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar. Oportunidad: Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles crean confusiones. Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de valor estratégico. DISCUSIÓN: Existen muchos tipos de planes de distinta naturaleza y amplitud. Éstos deben ser jerarquizados. La falta de la práctica de los
  7. 7. elementos de las funciones administrativas provoca la falta de estrategias, plan y rumbo de la empresa lo cual es fundamental para el alcance de objetivos. Los elementos de las funciones administrativas para la puesta en marcha de la empresa en una buena dirección, los cuales son: planificación, organización, control, dirección e integración de recursos. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: La administración son procesos orientados a la integración y operación de los recursos, las funciones administrativas son pasos Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control; para alcanzar las metas y objetivos propuestos, las funciones administrativas son importantes en la integración de las diferentes especialidades, estrategias y campañas publicitarias. FUENTES DE INFORMACIÓN Libros: 1. STONER,FreemanGilbert Administración PearsonPrentice Hall SextaEdición p.p30-684 2. ROBINS,Coulter Administración PearsonPrentice Hall Octava Edición p.p.133-154 Tesis: Titulo:"Las FuncionesAdministrativasYSu AplicaciónEnLa AgenciaDe Publicidad" Autor:Rafael ArturoSil Chavarría Guatemala,Octubre de 2002 Web: http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes4enal/sec_ 3.htm http://www.ur.mx/cursos/post/obarraga/Unidad-6.htm http://www.ur.mx/cursos/post/obarraga/Unidad-2.htm http://petra.euitio.uniovi.es/Curso9900/guia/cap4.htm l http://www.uaca.ac.cr/acta/1995may/vmorales.htm http://usuarios.lycos.es/manuell/ http://www.ked- bayern.apc.de/Bananen/bananos.htm http://www.gencat.es:8000/mediamb/cast/qamb/e_tr amif.htm http://www.spice.gob.mx/siem2000/guias/procadm.a sp http://nevado.cui.edu.co/htexst/htm/contaduria/PRO YE/PROCESO%20ADMINISTRATIVO%20SECUND ARIO.htm http://www.educateca.com/Areas/A7928.asp http://www.planificacion-juridica.com/ http://www.mideplan.go.cr/ http://194.224.24.54/EoiM1EOI/EoiM1Curss/EoiM1C ursosPresenciales/eoim1apyme/EoiM1PostGraduad os/EoiM1PosCurso03.html http://www.guanajuato.gob.mx/sde/gestoria/siac/pla/ planes.htm http://jca.mirrors.apc.org/apc/espanol/ngos/business/ busplan/intplnppt/sld001.htm http://www.sifor.gob.ni/planesmanejo/planes_operati vos_anuales.htm http://www.pignc-ispi.com/forums/bo- classics/messages/411.html
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