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2. sistemas de control trabajo escrito

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  • 1. Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Arquitectura Escuela de Diseño Gráfico Organización Profesional Arq. Julio Tórtola Título: Sistemas de Control y Evaluación en una Entidad Organizacional y Lucrativa ________________________________________________________________________ Sergio Rodas 200711148 Leslie López 200810637 Anggely Enríquez 200810655 Emanuel Ortiz 200810659 Ronald Noriega 200821678
  • 2. Sistemas de Control y Evaluación en una Entidad Organizacional y Lucrativa
  • 3. INTRODUCCIÓN El sistema de evaluación y control de una entidad organizacional lucrativa consiste en el establecimiento esquematizado de estándares, los cuales van regidos totalmente por los principios e intereses de la organización. El estándar es la unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con el cual se efectúa el control. La evaluación organizacional debe ser cuantitativa y cualitativa, ya que son factores tangibles de la medición laboral y lucrativa que la entidad posee según cada una de las áreas que rige y hacen que funcione dicha organización. Otros aspectos a evaluar aparte de los factores cualitativos y cuantitativos, son el tiempo y los costos. Hay que ser bastante meticuloso al momento de evaluar una organización, ya que los datos deben ser precisos y exactos para notar el crecimiento o decrecimiento de la organización de forma tangible. El objetivo de la evaluación y control en una empresa establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Este tipo de evaluaciones debe aplicarse a cada uno de los sectores de la organización: Tanto a los departamentos como el todo y sus subdivisiones. También a las personas que laboran en dicha entidad e incluso al equipo e inventario. Existen varios tipos de control, los cuales van arraigados al área a la cual se aplicará dicha evaluación. Debe existir cierto criterio evaluativo para cada departamento, ya que no todos realizan la misma función, por ende hay que dirigir de forma específica el tipo de control a realizar en un área determinada. Sin embargo es importante tomar en cuenta que esto no significa que no existan reglas generales que deban cumplirse sin importar el rango o importancia del departamento. Ya que son estas reglas y estatutos que hacen que la empresa sea consolidada y tenga unidad.
  • 4. REVISIÓN LITERARIA Integridad y Ética. Un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles, es esencial para el bienestar de la organización, sus componentes y el público en general. La transmisión de valores se hace:. con el ejemplo - estableciendo normas escritas - estableciendo respuestas eficientes y contundentes Competencia profesional. Compromiso de la organización con el trabajo bien hecho, de forma eficaz y eficiente Responsabilidad del Consejo de Administración – Un Consejo de Administración pasivo y sin capacidad de cuestionar las decisiones y políticas de la Dirección es un riesgo de control interno muy significativo Estilo y Filosofía Gerencial. Actitud positiva de control interno = evitar riesgos innecesarios, ponderar aspectos positivos y negativos de cada alternativa, etc. Estructura organizativa. Ajustada al tamaño de la entidad y a su tipo de actividad y objetivos. Delegación de poderes y responsabilidades. Acompañada de:. nivel de supervisión adecuado - conocimiento claro e in dudable de los objetivos de la entidad Políticas y prácticas de recursos humanos. Indicando a los empleados los niveles éticos y de competencia profesional que pretende lograr la entidad en cada caso.
  • 5. MATERIAL Y TÉCNICAS Para la realización de la siguiente revisión literaria se utilizó la técnica de resumen literario, la cual sigue paso a paso la metodología ordinaria para la creación de un documento explícito y de menor magnitud que representa de manera esquematizada y ordenada las ideas y conceptos principales de la matriz de la cual fue tomada dicha información. Pese a la amplitud de los temas, fue necesaria también la investigación individual de ciertos criterios que pudieron ampliarse en algún momento para una mejor síntesis del tema a explicar. Se utilizó la metodología de la investigación científica y referencias bibliográficas independientes de la primitiva.
  • 6. RESULTADOS Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino. La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos: • Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera. • Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar pruebas o notas. • Control como comparación con algún estándar de referencia como pesar una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera. • Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo. • Constituye la cuarta y última etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan. ELEMENTOS DE SISTEMA DE CONTROL Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. “Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.” (Terry, George:1977) Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición. Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, es necesario corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, es recomendable reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.
  • 7. Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control. • Cantidad • Tiempo • Costo • Calidad Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa. Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control Cantidad Tiempo Costos Calidad Presupuestos Estudios de Tiempo Presupuestos Evaluación de la actuación Estimaciones Fechas límite Costo por metro cuadrado Pruebas Psicológicas Productos terminados Programas Costos estándar Inspecciones Visuales Unidades Venidas Tiempo – máquina Pronósticos Coeficientes Unidades rechazadas Medición del Trabajo Contabilidad Rendimiento del Personal Inventarios del personal Procedimientos Productividad Informes Medición del trabajo Estándares Rendimientos vs Inversión Procedimientos Pronósticos Estándares Control de Inventarios Calificación de meritos Tabla tomada de Administración Moderna, McGraw Hill TOMO I Importancias Del Control
  • 8. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Tipos De Control • Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. • Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran. • Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. Áreas Del Control El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como: • Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y gráficas. • Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los
  • 9. productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etc. • Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén. • Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección adecuada de los proveedores. b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material. d) Determinación del punto de pedido y reorden. e) Comprobación de precios. • Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas de mercadeo se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. • Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas. • Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. • Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones.
  • 10. HERRAMIENTAS DE CONTROL La gráfica de Gantt: Aunque el concepto es simple, esta gráfica, que muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa de producción, se ha considerado como la innovación revolucionaria de la administración. “Lo que Gantt identificó fue que las metas totales del programa deben considerarse como una serie de planes derivados (eventos) interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill, 1996) Los progresos más importantes de este tipo de control reflejan este principio simple y también principios básicos de control como la elección de elementos estratégicos o críticos de un plan para verificarlos en forma cuidadosa. Grafica de www.itlp.edu.mx Pert (Técnica De Revisión Y Evaluación De Programas) y Camino Critico (CPM): “La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.”(Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hil, 1996l) Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total. “El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia. Rara vez se conoce, en el momento de tomar una decisión, toda la complejidad y consecuencias que puede tener. Sin embargo la Técnica P.E.R.T., traza un método eficaz para reducir los riesgos tomando aquellas decisiones que tengan mayor probabilidad de éxito.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill, 1996)
  • 11. Todos sabemos que existen diferentes niveles de dirección: director gerente, jefe de departamento, jefe de división, jefe de centro, etc. pero todos los niveles se realizan fundamentalmente tres actividades. • Fijar los objetivos. • Buscar y organizar los medios necesarios para alcanzar los objetivos previamente fijados. • Controlar la concordancia existente entre el plan fijado y lo que se está realizando, con el fin de poder actuar sobre los recursos y hacer frente a las condiciones reales. RED P.E.R.T.: “Una red PERT es la representación gráfica y simbólica de las tareas a desarrollar para llevar a feliz término un fin propuesto.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hil, 1996l) La técnica del PERT se utiliza se utiliza en forma amplia en muchas operaciones y en particular en proyectos de construcción. Esta técnica capacita a los administradores para saber que tendrán problemas en áreas como costos o entregas a tiempo, a menos que tomen una acción ahora mismo. El Pert obliga a los administradores a planear debido a que es imposible hacer un análisis del tiempo y eventos sin planeación y sin observar como encajan entre sí los elementos. Además, impone la planeación en toda línea de autoridad, debido a que cada administrador subordinado debe planear el evento del que es responsable. Concentra la atención en elementos críticos que pueden requerir corrección y hace posible una clase de control con alimentación hacia delante, una demora afectaría a los eventos subsecuentes y posiblemente a todo el proyecto, a menos que el administrador pueda de alguna manera recuperar el tiempo reduciendo el de alguna otra actividad en el futuro. El sistema de red con sus subsistemas hace posible dirigir reportes y presiones para emprender acciones al lugar apropiado y al nivel adecuado de organización, en el momento oportuno. El PERT no lleva a cabo la planeación, aunque la impone. No hace que el control sea automático, aunque establece un medio ambiente en el que es posible apreciar y utilizar principios sólidos de control. “Dos son los orígenes del método del camino crítico: el método PERT (Program Evaluation and Review Technique) desarrollo por la Armada de los Estados Unidos de América, en 1957, para controlar los tiempos de ejecución de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales, por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los intervalos de tiempo disponibles. Fue utilizado originalmente por el control de tiempos del proyecto Polaris y actualmente se utiliza en todo el programa espacial.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill, 1996) Graficas PERT “La gráfica PERT es una gráfica original de redes no medidas que contiene los datos de las actividades representadas por flechas que parten de un evento i y terminan en un evento j.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill, 1996)
  • 12. En la parte superior de la flecha se indica el número de identificación, generalmente los números de los eventos (i-j). En la parte inferior aparece dentro de un rectángulo la duración estándar (t) de la actividad. En la mitad superior del evento se anota el número progresivo, en el cuarto inferior izquierdo la última lectura del proyecto y en el cuarto inferior derecho la primera lectura del proyecto. Esta gráfica tiene como ventaja la de informar las fechas más tempranas y más tardías de iniciación y terminación de cada actividad, sin tener que recurrir a la matriz de holguras. Gráfica tomada de http://www.monografias.com/trabajos13/planeco/Image1572.jpg “El método CPM (Crítical Path Method), el segundo origen del método actual, fue desarrollado también en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de investigación de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de las actividades componentes del proyecto”. (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill, 1996)
  • 13. Ambos métodos aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el método del camino crítico actual, utilizando el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible. RUTA CRÍTICA El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo. Usos. El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características: • Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. • Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crítico. • Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible. Dentro del ámbito aplicación, el método se ha estado usando para la planeación y control de diversas actividades, tales como construcción de presas, apertura de caminos, pavimentación, construcción de casas y edificios, reparación de barcos, investigación de mercados, movimientos de colonización, estudios económicos regionales, auditorías, planeación de carreras universitarias, distribución de tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fábrica, planeación de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de población, etc. Diferencias entre pert y cpm Como se indicó antes, la principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los estimados de tiempo. E1 PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad. E1 CPM por otra parte, infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados. La distribución de tiempo que supone el PERT para una actividad es una distribución beta. La distribución para cualquier actividad se define por tres estimados: • el estimado de tiempo más probable, m; • el estimado de tiempo más optimista, a; y • el estimado de tiempo más pesimista, b. La forma de la distribución se muestra en la siguiente Figura. E1 tiempo más probable es el tiempo requerido para completar la actividad bajo condiciones normales. Los tiempos optimistas y pesimistas proporcionan una medida de la incertidumbre inherente en la actividad, incluyendo desperfectos en el equipo, disponibilidad de mano de obra, retardo en los materiales y otros factores.
  • 14. “Con la distribución definida, la media (esperada) y la desviación estándar, respectivamente, del tiempo de la actividad para la actividad Z puede calcularse por medio de las fórmulas de aproximación.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill,1996) “El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica. De modo similar, suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes (realísticamente, una suposición fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crítica. Estas propiedades se demostrarán posteriormente.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill,1996) En CPM solamente se requiere un estimado de tiempo. Todos los cálculos se hacen con la suposición de que los tiempos de actividad se conocen. A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación de recursos. METODOLOGÍA. El Método del Camino Critico consta de dos ciclos: 1 Planeación y Programación. 1.1.- Definición del proyecto 1.2.- Lista de Actividades 1.3.- Matriz de Secuencias 1.4.- Matriz de Tiempos 1.5.- Red de Actividades 1.6.- Costos y pendientes 1.7.- Compresión de la red 1.8.- Limitaciones de tiempo, de recursos y económicos 1.9.- Matriz de elasticidad 1.10.- Probabilidad de retraso 2. Ejecución y Control. 2.1.- Aprobación del proyecto 2.2.- Ordenes de trabajo 2.3.- Gráficas de control 2.4.- Reportes y análisis de los avances Gráfica De Punto De Equilibrio: “La gráfica de punto de equilibrio es un interesante método de control, ella ilustra la relación entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos. Un volumen inferior de las ventas con respecto al punto de equilibrio ocasionarían perdidas y uno superior trae mayor utilidad.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill,1996) El punto de equilibrio también puede venir expresado en unidades de artículos vendidos, porcentaje usado de la planta o en términos similares.
  • 15. Con frecuencia se confunde el análisis de punto de equilibrio con presupuesto variable. Aunque ambas herramientas utilizan en gran medida la misma clase de datos básicos de entrada, el presupuesto variable tiene como propósito el control de los costos, en tanto que la gráfica de punto de equilibrio pretende pronosticar las utilidades, lo cual significa que debe incluir datos de ingresos. Además, dado que se les utiliza para el control presupuestal, el presupuesto variable puede reflejar unidades de organización, en tanto que la gráfica se utiliza por lo general para conocer la redituabilidad de determinado curso de acción, comparado con otras alternativas. Este análisis es especialmente útil en la planeación y el control debido a que hace hincapié en el impacto de los costos fijos sobre las utilidades de ventas o costos adicionales. Gráfica tomada de http://www.monografias.com/trabajos55/control-costos-supervisores/Image9126.gif Red de Actividades “Se llama red la representación gráfica de las actividades que muestran sus eventos, secuencias, interrelaciones y el camino critico. No solamente se llama camino crítico al método sino también a la serie de actividades contadas desde la iniciación del proyecto hasta su terminación, que no tienen flexibilidad en su tiempo de ejecución, por lo que cualquier retraso que sufriera alguna de las actividades de la serie provocaría un retraso en todo el proyecto.” (Biblioteca Práctica de Negocios. McGrraw- Hill,1996) Desde otro punto de vista, camino crítico es la serie de actividades que indica la duración total del proyecto. Cada una de las actividades se representa por una flecha que empieza en un evento y termina en otro. Se llama evento al momento de iniciación o terminación de una actividad. Se determina en un tiempo variable entre el más temprano y el más tardío posible, de iniciación o de terminación. A los eventos se les conoce también con los nombres de nodos.
  • 16. El evento inicial se llama i y el evento final se denomina j. El evento final de una actividad será el evento inicial de la actividad siguiente. Las flechas no son vectores, escalares ni representan medida alguna. No interesa la forma de las flechas, ya que se dibujarán de acuerdo con las necesidades y comodidad de presentación de la red. Pueden ser horizontales, verticales, ascendentes, descendentes curvas, rectas, quebradas, etc. En los casos en que haya necesidad de indicar que una actividad tiene una interrelación o continuación con otra se dibujará entre ambas una línea punteada, llamada liga, que tiene una duración de cero. La liga puede representar en algunas ocasiones un tiempo de espera para poder iniciar la actividad siguiente. Al construir la red, debe evitarse lo siguiente: • Dos actividades que parten de un mismo evento y llegan a un mismo evento. Esto produce confusión de tiempo y de continuidad. Debe abrirse el evento inicial o el evento final en dos eventos y unirlos con una liga. • Partir una actividad de una parte intermedia de otra actividad. Toda actividad debe empezar invariablemente en un evento y terminar en otro. Cuando se presenta este caso, a la actividad base o inicial se le divide en eventos basándose en porcentajes y se derivan de ellos las actividades secundadas. Incorrecto; (b) Correcto. • Dejar eventos sueltos al terminar la red. Todos ellos deben relacionarse con el evento inicial o con el evento final. Incorrecto; (b) Correcto IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES CRÍTICOS DEL DESEMPEÑO INTERNO Y EXTERNO Indicador de control interno “El indicador de control interno es una gráfica cronológica que muestra la tendencia y la desviación de una actividad administrativa sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.” (www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm) Control interno Es la división del trabajo para obtener la menor cantidad posible de diferencias en los resultados de las actividades administrativas con respecto a su programación. La primera división del trabajo se hace en forma departamental o funcional. Ya que cada departamento representa un proceso administrativo o productivo. • Producción • Compras • Ventas Los departamentos pueden dividirse en secciones cuando se desea tener un control más específico de los resultados. Cualquier división que se haga debe tener como base el grado de control que se desea: • Personal • Mantenimiento • Archivos
  • 17. Indicadores Externos Indicadores del ambiente Estos indicadores nos dan a conocer lo que esta sucediendo en el exterior y que puede afectar en alguna forma la realización de las actividades propias de un empresa. • Desarrollo tecnológico • Desarrollo económico • Tendencias económicas externas • Correlación con la competencia Indicadores de los productos o servicios Estos indicadores muestran las características básicas del producto que vendemos o del servicio que prestamos para saber si satisface la necesidad demandad por el consumidor. • Competencia • Rentabilidad del producto • Control de calidad • Indicador de rechazos Indicadores de la estructura financiera Estos indicadores nos dan a conocer el equilibrio que debe haber en las finanzas de la empresa representado por la disponibilidad de dinero y la oportunidad de nuestros pagos a los acreedores. • Indicador del capital de trabajo • Indicador de cartera • Indicador de cobranza • Indicador de punto de equilibrio • Política financiera • Independencia financiera • Liquidez de la estructura • Grado de autofinanciamiento • Movilidad del activo circulante • Rentabilidad de las inversiones Indicadores de la función suministros Estos indicadores se utilizan para conocer el nivel adecuado de los almacenes de materia prima y productos terminados, la existencia de la materia prima en los
  • 18. almacenes se justifica por la necesidad de tener una protección adecuada para la producción. • Indicadores de nivel de los inventarios permanentes o Indicador de la materia prima o Indicador de la manufactura en proceso o Indicador de los productos terminados • Indicador de los inventarios físicos • Movilidad de los inventarios • Importancia de los suministros • Rotación de los materiales • Rotación de los créditos pasivos • Plazo medio de los créditos pasivos Indicador de la fuerza de trabajo La fuerza de trabajo o personal de la empresa es uno de los puntos clave para lograr la máxima productividad de la compañía. • Indicadores de las horas- hombre trabajadas • Salario medio • Índice de productividad • Ausentismo • Índice de frecuencia de accidentes • Índice de gravedad • Relación entre los tipos de trabajo • Relación entre los tipos de salario • Importancia de los salarios • Costos de las prestaciones • Rotación de la mano de obra • Horas de trabajo por trabajador • Ventas por trabajador Indicadores de los medios de producción. Proporcionan una información de los resultados que se tienen en la empresa, como consecuencia de las políticas de inversión, mantenimiento y reposición de terrenos, edificios, maquinaria, instalaciones, herramientas, equipo de transporte y otros activos fijos desde el punto de vista del manejo de la empresa, existen tres divisiones:  Personal  Bienes  Servicios • Productividad de los medios de producción • Mantenimiento • Eficiencia de mantenimiento • Estado del activo fijo • Intensidad del a inversión • Rentabilidad del activo fijo neto
  • 19. • Grado de mecanización. Indicadores de la actividad productora Estos indicadores muestran el nivel de producción en las cantidades y calidades requeridas, esforzándose siempre por esforzar por alcanzar una productividad alta en las operaciones. • Variación de los costos • Cifras clave • Mano de obra • Tiempo • Costos • Nivel de los almacenes • Entrega de suministros • Importancia de los gastos de fabricación. • Grado de transformación • Eficiencia de la inspección • Utilización d la capacidad productora. • Utilización de los materiales. Indicadores de mercadeo Es el de garantizar el flujo continuo de los productos al mercado en la cantidad y calidad deseada por el consumidor y con la utilidad que ha sido propuesta por la empresa. • Perfil de ventas • Tendencia • Rentabilidad de las ventas • Ventas por vendedor • Influencia de la distribución • Influencia de la ubicación • Investigación de mercado Indicadores contabilidad y estadística El departamento de contabilidad informa periódicamente a la gerencia los resultados de la actividad económica empresarial por medio de los estados financieros y documentos complementarios. • Oportunidad de la información. • Costo de servicio • Carga de trabajo
  • 20. DISCUSIÓN Todas las herramientas de control y evaluación que citamos anteriormente nos hacen referencia a la mejor manera de sobrellevar el control dentro de nuestra empresa, creemos que las que más aplicable dentro de la rama de las empresas de diseño gráfico es la de la gráfica de Gantt, ya que por lo general el diseñador trabaja en base a fechas de entrega y semanas de trabajo para cada actividad, y esta es la base de la gráfica de Gantt, el poder programar cronológicamente cierta actividad y su fecha de entrega. El control es una herramienta totalmente importante y clave para la correcta organización, desempeño y equilibrio de una empresa determinada, ya que esta permite datos precisos de la producción y la funcionalidad de las diferentes áreas que la rigen. El control también se refiere a la labor de los departamentos, el personal, el equipo y demás componentes que pertenecen a la empresa y colaboran en diferentes escalas al mantenimiento y funcionalidad de la misma en el medio. Existen varios aspectos a numerar los cuales permiten un análisis de la empresa a evaluar, ya que previo a la realización de un sistema de control interno, es necesario conocer las áreas y aspectos evaluativos: EL ENTORNO DE CONTROL Es muy poco probable que una pequeña empresa disponga de un código de conducta formal y que la administración cuente con suficientes miembros cualificados, sin embargo ese es el factor primordial a evaluar como universo total para la realización óptima del control del resto de la empresa. Se debe empezar por el control y evaluación de la administración en sí.
  • 21. LA DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS Se simplifica la determinación y comunicación de los objetivos que, aunque no esté muy formalizada, tendrá un seguimiento directo dada la involucración directa de la dirección general que también participará directamente en el análisis de riesgos, que también seguirá un procedimiento informal pero seguramente muy flexible y adaptado a las circunstancias. LAS ACTIVIDADES DE CONTROL En una pequeña organización no suele ser posible mantener todos los mecanismos de control que existen en las grandes organizaciones pero el control de la dirección suele ser más directo y concreto y su presencia permanente es un elemento fundamental dentro del funcionamiento del sistema de control. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La información también es esencial en las empresas en general. Los medios informáticos actuales facilitan la recogida de información interna independientemente del tamaño de la entidad pero la información externa en estas empresas pequeñas requiere una fuerte involucración de la dirección. La ausencia de canales formal es de comunicación no significa que ésta no exista, ya que los contactos directos son mucho más frecuentes en las pequeñas organizaciones. SUPERVISIÓN La dirección debe apoyarse en los empleados, los auditores externos, los terceros y otros asesores externos. En resumen, los conceptos básicos de control interno son aplicables a todo tipo de entidades, independientemente de su tamaño, pero la aplicación práctica es más directa, flexible e informal en las pequeñas organizaciones. Entonces, conjuntamente con estos factores y los tipos de control a realizarse en una empresa determinada, se concluye que el sistema de control es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o
  • 22. categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables. CONCLUSIONES - El establecimiento de los estándares puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. - Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición. - Cantidad, tiempo, costo y calidad. Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. - La importancia del control se rige por el establecimiento de medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
  • 23. desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. - El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. - La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados. RESUMEN CONTROL Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino. ELEMENTOS DE SISTEMA DE CONTROL Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, es necesario corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, es recomendable reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío. Importancias del Control
  • 24. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Tipos De Control • Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. • Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran. • Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. Áreas Del Control El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como: Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados.
  • 25. Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, etc. Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección adecuada de los proveedores. b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. c) Comprobación de precios. Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas. Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos. Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal. HERRAMIENTAS DE CONTROL La gráfica de Gantt: Lo que Gantt identificó fue que las metas totales del programa deben considerarse como una serie de planes derivados (eventos) interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir. Pert (Técnica De Revisión Y Evaluación De Programas) y Camino Critico (CPM): La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados. Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto. Graficas PERT La gráfica PERT es una gráfica original de redes no medidas que contiene los datos de las actividades representadas por flechas que parten de un evento i y terminan en un evento j. RUTA CRÍTICA El método del camino crítico es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades
  • 26. componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo. Gráfica De Punto De Equilibrio: La gráfica de punto de equilibrio es un interesante método de control, ella ilustra la relación entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos. Red de Actividades Se llama red la representación gráfica de las actividades que muestran sus eventos, secuencias, interrelaciones y el camino critico IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES CRÍTICOS DEL DESEMPEÑO INTERNO Y EXTERNO Indicador de control interno El indicador de control interno es una gráfica cronológica que muestra la tendencia y la desviación de una actividad administrativa sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. Control interno Es la división del trabajo para obtener la menor cantidad posible de diferencias en los resultados de las actividades administrativas con respecto a su programación. La primera división del trabajo se hace en forma departamental o funcional. Indicadores Externos Indicadores del ambiente: estos indicadores nos dan a conocer lo que esta sucediendo en el exterior y que puede afectar en alguna forma la realización de las actividades propias de una empresa. Indicadores de los productos o servicios Estos indicadores muestran las características básicas del producto que vendemos o del servicio que prestamos para saber si satisface la necesidad demandad por el consumidor. Indicadores de la estructura financiera Estos indicadores nos dan a conocer el equilibrio que debe haber en las finanzas de la empresa representado por la disponibilidad de dinero y la oportunidad de nuestros pagos a los acreedores.
  • 27. Indicadores de la función suministros Estos indicadores se utilizan para conocer el nivel adecuado de los almacenes de materia prima y productos terminados, la existencia de la materia prima en los almacenes se justifica por la necesidad de tener una protección adecuada para la producción. Indicador de la fuerza de trabajo La fuerza de trabajo o personal de la empresa es uno de los punto s clave para lograr la máxima productividad de la compañía. Indicadores de los medios de producción. Proporcionan una información de los resultados que se tienen en la empresa, como consecuencia de las políticas de inversión, mantenimiento y reposición de terrenos, edificios, maquinaria, instalaciones, herramientas, equipo de transporte y otros activos. Indicadores de la actividad productora Estos indicadores muestran el nivel de producción en las cantidades y calidades requeridas, esforzándose siempre por esforzar por alcanzar una productividad alta en las operaciones. Indicadores de mercadeo Es el de garantizar el flujo continuo de los productos al mercado en la cantidad y calidad deseada por el consumidor y con la utilidad que ha sido propuesta por la empresa. Indicadores contabilidad y estadística El departamento de contabilidad informa periódicamente a la gerencia los resultados de la actividad económica empresarial por medio de los estados financieros y documentos complementarios.
  • 28. REFERENCIAS Bibliográficas Terry, George R., Principios Administrativos. Compañía Editorial Continental, S.A. México, 1977. Biblioteca Práctica de Negocios. McGraw – Hill. Tomo I. Administración Moderna. México. 1996 Diccionario Larousse E-grafía www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/procesoadmvo/tema6_1.htm
  • 29. MATRÍZ DE EVALUACIÓN ASPECTO DESCRIPCIÓN PTS. Título Designación, claridad. /2 Introducción Idea general de todo el contenido, el objeto de la investigación, la hipótesis y variables /5 Revisión Literaria Antecedentes permitentes y resumen /3 Material y técnicas Descripción del material e instrumentos, forma de observar el material y de obtener la información y definición de términos /10 Resultados Presentación, descripción y objetividad /25 Discusión Análisis crítico y comparativo, creatividad /25 Conclusiones y recomendaciones Pertenencia, valor y objetividad /10
  • 30. Resumen Brevedad, claridad, globalidad /10 Referencias Pertenencia, construcción /5 Otros Redacción, ortografía, presentación, apéndices /5 TOTAL /100

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