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    Poste italiane expoedilizia2013 Poste italiane expoedilizia2013 Presentation Transcript

    • CONVEGNO C/O EXPO EDILIZIA Le gare telematiche con chiamata da albo per gli acquisti di lavori edili ed impiantistici. L’esperienza di Poste Italiane. Roma, 21/03/2013ACQ – ALEI
    • 21) Premesse2) Albo Fornitori3) Vendor rating 25/03/2013
    • Introduzione 3PremesseIl modello organizzativo adottato dalla Funzione ACQUISTI di Posteitaliane, in coerenza conl’assetto organizzativo aziendale, si sviluppa in cinque linee d’acquisto che effettuano gliapprovvigionamenti per conto delle altre Divisioni secondo una logica di cliente/fornitore interno.Per gli Acquisti di lavori, di servizi immobiliari e di logistica, vista la specificità territoriale delfabbisogno, si è resa necessaria la presenza di 9 Strutture dislocate su tutto il territorionazionale: Assistenza ACQUISTI normativa processi d’acquisto Acquisti Lavori Acquisti di Acquisti Information Programmazione edili ed Acquisti Beni e & Logistica e Acquisti di impiantistici servizi immobiliari Comm.Technology servizi Nuclei Acquisti Territoriali 25/03/2013
    • Premesse Configurazione Acquisti 4 Con il compito di gestire le attività strategiche a maggior 5 Linee Centrali valore aggiunto. Acquisti > 400 K/€ Acquisti caratterizzati da elevata specificità del fabbisogno e 9 Strutture Territoriali dal prevalente uso di fonti di approvvigionamento locali. Acquisti < 400 K/€ Le nove Strutture Territoriali sono gestite a livello centrale dall’Area Acquisti Lavori che quindi ha anche un ruolo di coordinamento delle attività di acquisto con l’obiettivo di: • Analizzare e consolidare i fabbisogni e sviluppare i relativi piani di acquisto; • Stabilire criteri e metodologie di controllo delle performance operative (tempi, iter di approvvigionamento, tipologie di contratto, etc.) e dei saving di acquisto; • Supportare lo sviluppo, la diffusione e la gestione di strumenti di supporto ai processi di acquisto (ad es.:Posteprocurement); • Monitorare la normativa in materia di lavori e curare l’aggiornamento e la diffusione della normativa interna e degli standard documentali presso le Strutture Territoriali; • Sviluppare progetti innovativi per il miglioramento delle attività di acquisto; • Sviluppare e presidiare il processo di Vendor Rating. 25/03/2013
    • Premesse Tipologie di acquisto 5Le caratteristiche di forte standardizzazione e serialità degli interventi su tutto il territorionazionale degli acquisti di lavori di Posteitaliane, hanno consentito di adottare come strategiaprincipale di acquisto uno strumento innovativo di contrattazione, l’ "Accordo Quadro", adiscapito del classico acquisto "Spot" (mediamente in un anno vengono appaltati circa 8.000interventi per un importo medio (lordo saving) di € 14.500 nel caso di Accordi Quadro, ecirca 100 interventi per un importo medio di € 500.000 nel caso di Appalti Spot ).L’Accordo Quadro ha contribuito a rendere più proficuo il rapporto tra l’azienda e i propri clientigrazie alla flessibilità e possibilità di personalizzazione del prodotto/servizio che locaratterizzano. Inoltre si riduce notevolmente l’impatto delle attività amministrative.Il tipico processo d’acquisto SPOT, infatti, applicato per ogni RDA (anche di modesto importo) esuddiviso in 8 micro attività: 6 1 2 3 4 5 7 8 Verifica Definizione Pianificazione Invio RDO Analisi Scelta del Contrattualizza- Emissione Possesso RdA acquisto ai fornitori Offerte fornitore zione ODA requisiti causava inefficienza dei processi di acquisto, con elevati tempi di attraversamento ed elevati costi interni, dovuti alla eccessiva frammentazione di RdA ed alle prassi operative adottate. 25/03/2013
    • Tipologie di acquisto 6PremesseSono state individuate quindi le seguenti tipologie di acquisto:1. ACCORDI QUADRO GENERICI: per l’appalto di interventi caratterizzati da basso/medio livello di complessità realizzativa e valore economico ma ad alto valore strategico per il raggiungimento degli obiettivi aziendali (Adeguamenti normativi, Interventi urgenti su segnalazione ASL, Ristrutturazioni, Implementazione impianti di condizionamento dell’aria e sicurezza perimetrale degli uffici postali - Implementazione delle sale consulenza all’interno degli uffici postali). Questa tipologia di interventi copre circa il 50% del fabbisogno complessivo annuo;2. ACCORDI QUADRO SPECIALISTICI: per l’appalto di interventi di elevata specializzazione e caratterizzazione tecnica e da un medio/alto valore economico (Rifacimento delle coperture - Bonifica da amianto - Impianti di sicurezza presso gli uffici postali - Control Room – Impianti Fotovoltaici);3. ACCORDI QUADRO STANDARDIZZATI: per l’appalto di lavori altamente standardizzati da realizzare sulle tre tipologie più consistenti di immobili: Uffici Postali, Centri di lavorazione della posta, Uffici direzionali ;4. ACCORDI QUADRO CENTRI LOGISTICI: per l’appalto di lavori caratterizzati da elevato livello di complessità realizzativa e valore economico all’interno dei Centri di Meccanizzazione Postale,;5. APPALTI SPOT: per l’appalto di lavori di consistente valore economico ed elevata specificità (Ristrutturazioni e rifacimento facciate di edifici storici - Adeguamenti normativi complessi - Realizzazione Data Center ). 25/03/2013
    • Criteri di aggiudicazione 7Premesse Il criterio di aggiudicazione utilizzato da Posteitaliane per l’aggiudicazione degli appalti è quello del prezzo più basso rispetto all’importo posto a base di gara attraverso: a) Offerta a prezzi unitari (c.d. gara spot) ovvero b) Ribasso su elenchi prezzi di Poste (accordi quadro) Nel caso di Accordo Quadro suddiviso in Lotti l’offerta presentata è valida per tutti i Lotti con la formazione di un’unica graduatoria, essendo i lotti non cumulabili. I singoli Lotti sono attribuiti seguendo l’ordine di grandezza degli stessi. Per evitare un’impennata dei ribassi offerti, con il rischio evidente di aggiudicare l’opera ad un’impresa che non è in grado, con il ribasso offerto, di portare a termine il progetto e/o di pagare i propri dipendenti (responsabilità in solido della Stazione Appaltante), si è reso necessario adottare una metodologia, integrata con il portale acquisti online e sviluppata in concorso con il Politecnico di Torino che consente di verificare tutte le offerte presentate per una determinata gara, di individuare quelle eventualmente anomale e di aggiudicare la gara all’effettivo miglior offerente. In alternativa si fa ricorso all’esclusione automatica delle offerte anomale (c.d. taglio delle ali) 25/03/2013
    • Premesse Verifica congruità dell’offerta 8La verifica della congruità dell’offerta viene effettuata : 1) in prima analisi rispetto al massimo ribasso rilevato sulla banca dati di Poste Italiane relativamente ad offerte ricevute per appalti simili già realizzati ed andati a buon fine. Se la migliore offerta risulterà in linea con il dato di riferimento si procederà ad aggiudicare; 2) in seconda analisi, rispetto ai valori di progetto ed al prezzo di mercato ( valori medi delle offerte valide ricevute) nei confronti delle voci di prezzo che arrivano a concorrenza di almeno il 75% dell’opera, ovvero, a tutte le voci comprese nell’“Interventi tipo”, in caso di Accordo Quadro. La verifica sarà effettuata analizzando le singole voci di prezzo offerte disaggregandole nei confronti degli elementi costitutivi delle stesse, rispetto ai valori percentuali dichiarati in sede di offerta, quali: • manodopera • materiali • spese generali • utile dell’Impresa secondo le seguenti fasi: • Valutazione della congruità del prezzo di mercato. • Valutazione del costo della manodopera • Valutazione della congruità dell’organizzazione aziendale • Valutazione dell’utile 25/03/2013
    • Esempio 9Premesse Si riporta di seguito un esempio di aggiudicazione attraverso procedura aperta comunitaria in modalità telematica per l’Appalto di progettazione ed esecuzione dei lavori di manutenzione straordinaria presso un immobile patrimoniale di Poste Italiane sulla base del progetto definitivo posto in gara. Dati di Gara Oggetto dell’appalto: Appalto integrato (prevalente; OG2 VI – scorporabile: OG11 V) Importo complessivo a base gara: circa 14 mln/€ (di cui circa 0,6 mln/€ per oneri di sicurezza) Criterio di aggiudicazione: Massimo ribasso su importo posto a base di gara (offerta a prezzi unitari) Ditte invitate: n° 23 Ditte partecipanti: n° 23 Durante la fase di verifica amministrativa dei documenti contenuti nella Busta di qualifica, sono stati esclusi dalle fasi successive di gara 2 concorrenti: Concorrenti Motivazione Vengono, quindi, ammessi alla fase mancata presentazione dell’Istanza di ammissione X (file danneggiato e firma digitale non presente) della successiva di Apertura della Busta mandante. mancato raggiungimento dei requisiti economici economica n° 21 concorrenti. Y richiesti per le categorie e classi INDICATE NEL Disciplinare di gara. 25/03/2013
    • Esempio 10PremesseEsito di gara Concorrenti Ribasso Esito È stata svolta una verifica di congruità offerto % delle prime cinque migliori offerte A 42,009 ESCLUSA IN SEDE DI GARA risultate anomale, ovvero che superano B 41,083 ESCLUSA IN SEDE DI GARA la soglia di anomalia calcolata (media C 37,370 ESCLUSA IN SEDE DI GARASoglia anomalia: ribassi + 1/5 della stessa media). D 36,908 ESCLUSA IN SEDE DI GARA35,037% Tali offerte, alla luce delle verifiche E 35,944 ESCLUSA IN SEDE DI GARA F 33,817 AGGIUDICATARIA effettuate rispetto ai prezzi che G 33,280 concorrono a formare il 75% dell’importo H 33,185 totale dell’opera, sono risultate I 33,028 eccessivamente basse e non congrue L 32,640 nei confronti del costo della M 32,113 manodopera. N 31,264 O 30,900 P 24,770 Q 23,747 R 22,098 S 21,855 T 21,815 U 17,407 V 15,009 Z 12,904 25/03/2013
    • 111) - Premesse2) - Albo Fornitori3) - Vendor rating 25/03/2013
    • Introduzione 12Albo fornitoriIn data 01.02.2009 è stato istituito l’Albo Fornitori di Posteitaliane per la categoria Lavori Edilied Impiantistici, gestito in modalità online attraverso il portale www.posteprocurement.it. 25/03/2013
    • Introduzione 13Albo fornitori Principali caratteristiche:  GESTIONE ON-LINE → la procedura di iscrizione e delle successive fasi di mantenimento online della qualificazione consentono un monitoraggio continuo dei requisiti di iscrizione;  CORRISPETTIVO DI QUALIFICAZIONE → Pagamento di una quota conteggiata in funzione del numero di categorie lavori - fasce di appaltabilità - ambito geografico prescelti;  GARE ON LINE ad INVITO → Affidamento degli appalti mediante l’utilizzo del portale Posteprocurement;  MECCANISMO DI ROTAZIONE → la selezione automatizzata dei fornitori da invitare basata su criteri oggettivi garantisce la massima trasparenza e par condicio tra tutte le ditte iscritte;  FIRMA DIGITALE → Consente la totale eliminazione dell’uso della carta, anche per la sottoscrizione delle offerte e delle lettere commerciali;  VENDOR RATING → Adozione di un sistema che monitora il comportamento del fornitore sin dalla fase di partecipazione alla gara e per tutta la fase di esecuzione delle opere. 25/03/2013
    • Albo fornitori “Vecchio” Albo 14L’Albo Fornitori di Lavori Edili ed Impiantistici al termine della suo periodo di validità hapresentato i seguenti dati (a titolo esemplificativo riferiti alla cat. OG11):  Fornitori qualificati: 570 N° fornitori con sede N° fornitori iscritti per la OG11 che hanno espresso preferenza per operare nelle aree Ambito territoriale legale nell’area indicate indicata Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7 ABRUZZO 22 96 85 121 71 52 25 14 BASILICATA 8 78 65 105 65 47 25 14 CALABRIA 13 45 41 97 56 44 23 13 CAMPANIA 101 93 77 94 56 45 23 13 EMILIA ROMAGNA 34 94 82 124 71 53 26 14 FRIULI V.G. 10 50 43 107 64 50 27 14 LAZIO 118 156 132 126 72 55 28 14 LIGURIA 10 60 53 116 67 52 26 14 LOMBARDIA 55 81 72 126 74 55 28 14 MARCHE 10 82 71 119 69 53 26 14 MOLISE 5 75 62 110 67 49 25 14 PIEMONTE 18 61 55 118 68 53 26 14 PUGLIA 28 85 72 108 67 50 27 14 SARDEGNA 9 33 31 92 55 44 23 13 SICILIA 51 68 54 90 54 43 23 14 TOSCANA 31 111 93 124 71 52 26 14 TRENTINO 5 45 40 105 62 48 26 13 UMBRIA 10 99 84 118 68 53 27 14 VALLE D’AOSTA 37 33 103 60 46 25 14 VENETO 32 70 61 118 69 55 28 14 TOTALE 570 25/03/2013
    • Albo fornitori “Vecchio” Albo 15  Gare espletate con chiamata da albo: 709 per una media annua di circa 200 Categoria N° gare Le gare svolte si suddividono in due tipologie: prevalente espletate • SPOT OG11 352 • ACCORDI QUADRO OG1 262 OG2 23 Ciascun Accordo Quadro si suddivide in due o OS28 19 più lotti che vengono aggiudicati fornitori OS30 12 diversi. OS8 11 OS5 10 OG12 9 OS4 6 OG9 4 OS3 1 Totale 709* * di cui n°4 in corso  Fornitori mai invitati N° N° inviti I fornitori non invitati risultano: fornitori • Privi di qualifiche adeguate (Es.:Ditte qualificate per appalti 72 0 < 150.000 • Titolari di SOA per categorie non pertinenti (OS6, OS5, OS4, OG12…) 25/03/2013
    • Albo fornitori “Vecchio” Albo 16  Fornitori invitati almeno una volta N° N° inviti I fornitori maggiormente invitati: fornitori • Sono stati selezionati per gare su territori (Nord Est, Centro 282 da 1 a 10 Nord) con scarsa numerosità di ditte locali; 132 Da 11 a 20 • Sono quelli iscritti in concomitanza con l’entrata in vigore dell’albo. 72 da 21 a 40 12 da 41 a 70  Aggiudicazioni N° N° Motivi più frequenti di mancata aggiudicazione: fornitori gare/lotti aggiudicati • Esclusione dalle gare per inosservanze delle Regole di partecipazione 226 0 • Offerta non competitiva 246 da 1 a 5 L’applicazione del Vendor Rating consentirà di individuare aree 44 da 6 a 10 di miglioramento. 7 da 11 a 18 25/03/2013
    • Obiettivi raggiunti 17Albo fornitori 1. Incremento del livello di partecipazione delle Imprese: azzeramento delle gare “deserte” (o con un unico partecipante) rispetto al periodo pre-albo, rapporto imprese partecipanti/imprese invitate superiore al 70%; 2. Consistente miglioramento della qualità degli interventi e dei tempi di realizzazione, netta riduzione delle perizie di variante e suppletive; 3. Condizioni di “sana” concorrenza a vantaggio delle aziende meglio organizzate e più competitive; Importo dei lavori contrattualizzati aderente ai reali valori di mercato; 4. Contenimento dei tempi di attraversamento delle procedure di affidamento rispetto a quelli necessari per l’espletamento delle procedure aperte e “neutralizzazione” degli effetti, sui tempi di gara, prodotti dal terzo decreto correttivo al codice in tema di offerte anormalmente basse (art. 86 e seguenti del codice) grazie all’introduzione della metodologia di valutazione dell’anomalia integrata alla RDO; 5. Riduzione dei costi interni e di quelli derivanti da pubblicazione su GURI e quotidiani sostenuti per le procedure aperte; 25/03/2013
    • Obiettivi raggiunti 18Albo fornitori 6. Ulteriore spinta verso l’integrazione di tutto il processo d’acquisto tramite un unico strumento (il portale) che raccoglie tutte le informazioni inerenti le fasi di predisposizione della gara (RDA, capitolati, Progetti, richieste chiarimenti, verbali sopralluoghi, nomina Commissione…), svolgimento della gara (RdO, valutazione dell’anomalia, verbali, aggiudicazione, …), contrattualizzazione e post gara ( casellari, carichi pendenti, polizze, contratti, subappalti, atti aggiuntivi, …) messi a disposizione di tutti i buyer, delle funzioni utilizzatrici e dei fornitori, tramite il modulo e-collaboration. 7. Adozione di un unico strumento (il portale) per il governo delle attività sia centrali che eseguite territorialmente al fine di verificare l’esecuzione delle gare conformemente alla normativa, ai regolamenti interni e agli standard in uso. 8. Il portale permette anche di soddisfare al massimo le esigenze in termini di privacy e la disponibilità dei documenti a favore delle altre strutture aziendali eventualmente interessate (ad esempio controllo interno). 25/03/2013
    • Albo fornitori “Nuovo” Albo 19 In data 03.09.2012 è stato istituito il nuovo Albo Fornitori, anch’esso con durata triennale che entrerà in vigore il 1° aprile 2013. Le principali novità: 1. Istituzione di due sottocategorie all’interno delle quali il fornitore potrà qualificarsi:  Sottocategoria A: per l’affidamento prevalentemente di attività relative all’esecuzione di un numero ristretto di interventi caratterizzati ciascuno da un importo economico e complessità realizzativa e rilevanza tecnica medio/alta;  Sottocategoria B: per l’affidamento di più interventi di manutenzione straordinaria programmata, ciascuno dei quali caratterizzato da importo economico ridotto e complessità realizzativa medio/bassa, nell’ambito di un’area geografica omogenea (aggregato di province limitrofe o ambiti regionali) 2. Eliminazione della classe NO SOA. 3. Introduzione della OHSAS 18001 (sistema di gestione della sicurezza e della salute dei lavoratori) e SA8000 (sistema di gestione della responsabilità sociale d’impresa ed etica) tra le certificazioni di qualità da possedere in caso di iscrizione dalla Classe III in su. 25/03/2013
    • Albo fornitori “Nuovo” Albo 20 4. Per l’iscrizione alla Sottocategoria A dalla II Classifica e alla Sottocategoria B dalla III Classifica, dovranno essere soddisfatti almeno due requisiti tra quelli sotto elencati:  Attivo liquido su Passivo Corrente (Indice di liquidità immediata o AcidTest) ≥ 0,5  Incidenza Debiti a breve su fatturato ≤ 75%  Risultato Operativo su Capitale Investito (R.O.I.) ≥ 2%  Risultato Operativo su Ricavi (R.O.S.) ≥ 4%  Valore della produzione meno costo della produzione > 0  Patrimonio netto ≥ al 5% del valore della produzione Si farà riferimento ai dati dell’ultimo bilancio approvato e depositato indicato ai fini della qualificazione. 25/03/2013
    • Albo fornitori “Vecchio” e “Nuovo” Albo 21 Oggetto OLD NEW 1) Categorie 10 differenti tipologie di cui 4 generali 11 differenti tipologie di cui 5 generali (OG1, (OG1, OG2, OG11 e OG12) e 6 OG2, OG9, OG11 e OG12) e 6 specialistiche specialistiche (OS3, OS4, OS5, OS6, (OS3, OS4, OS5, OS8, OS28 e OS30) OS28 e OS30) 2) Fasce di Fascia 1: lavori fino a € 150.000 (classe Fascia 1: lavori fino a 516.000 (classifiche SOA appaltabilità NO SOA); I e II); Fascia 2: lavori da € 150.001 a 516.457 Fascia 2: lavori da € 516.001 a 2.582.000 In relazione ai (classifiche SOA I e II); (classifiche SOA III, III bis e IV); requisiti posseduti le Fascia 3: lavori da € 516.458 a 2.582.254 Fascia 3: lavori da € 2.582.001 a 5.165.000 aziende possono (classifiche SOA III e IV); (classifiche SOA IV bis e V); iscriversi ad una delle 4 fasce previste Fascia 4: lavori da € 2.582.255 a Fascia 4: lavori da € 5.165.001 a 15.494.000 15.493.707 (classifiche SOA V, (classifiche SOA VI, VII e VIII) ; VI e VII) ; 3) Ambito Nell’ambito di ciascuna delle 4 Fasce le La qualificazione potrà essere richiesta: geografico aziende dovranno manifestare l’ambito geografico di interesse secondo i Sottocategoria A: una o più regioni per tutte le seguenti criteri: categorie Fascia 1, una o più province; Fascia 2, una o più regioni; Sottocategoria B: una o più Aree Territoriali per Fascia 3, intero territorio nazionale; ciascuna categoria, purché corredate da Fascia 4. intero territorio nazionale. idonea referenza. 25/03/2013
    • 221) Premesse2) Albo Fornitori3) Vendor rating 25/03/2013
    • Vendor Rating Introduzione 23 Il modello di valutazione ipotizzato garantisce la possibilità di monitorare le performance del fornitore lungo due diverse dimensioni, trasversali tra loro, attraverso l’introduzione dei concetti di Fase e di Categoria Analisi a ciclo intero Utilizzata per valutare la prestazione del fornitore in relazione ad un intero contratto di lavoro attraverso la suddivisione dell’appalto nelle 3 fasi costituenti (momenti intermedi di valutazione) Analisi degli aspetti di dettaglio Utilizzata per il monitoraggio del comportamento del fornitore lungo dimensioni di analisi ben definite e ricorrenti all’interno di più fasi 25/03/2013
    • Vendor Rating Principali caratteristiche 24  Immediata disponibilità delle valutazioni Dal termine della fase di Gara/Progettazione, saranno a disposizione dati utili a valutare la performance del fornitore senza dover attendere la chiusura dell’appalto;  Confronti più approfonditi e interventi mirati • Individuazione delle carenze della ditta rispetto alla singola fase (es.: Gara), categoria (es.: Sicurezza) o, in dettaglio, categoria all’interno della fase (es.: Puntualità in Esecuzione) • Attivazione di interventi in corso d’opera mirati a correggere la carenza evidenziata dal fornitore per riportare la prestazione ad un livello idoneo (c.d. politica di sviluppo delle performance)  Valutazioni flessibili in funzione delle esigenze La prestazione del fornitore potrà essere rilevata rispetto al singolo appalto o in relazione a più lavori effettuati in un periodo temporale 25/03/2013
    • Vendor Rating Obiettivi da raggiungere 25  Costruire una graduatoria oggettiva basata sul livello di MIGLIORAMENTO QUALITA’ FORNITORI prestazione erogata al fine di selezionare più frequentemente i fornitori qualitativamente migliori. I fornitori vengono classificati in quattro categorie: I. 0<IVR<29: Insufficiente (due trimestri di sospensione) II. 30<IVR<59: Mediocre (un trimestre di sospensione) III. 60<IVR<85 : Normale IV. 86<IVR<100: Eccellente Poste ha scelto di riservare, nell’invito a gare le cui liste di fornitori sono ottenute mediante l’utilizzo del Meccanismo di Rotazione, il 30% degli inviti (arrotondato all’unità superiore), a fornitori con tipologia di IVR “Eccellente”, previa effettiva presenza di fornitori con tali caratteristiche nel risultato della ricerca. 25/03/2013
    • Vendor Rating Obiettivi da raggiungere 26 MIGLIORAMENTO  Strutturare in maniera oggettiva i dati per favorire lo PROCESSI INTERNI scambio di informazioni all’interno dell’azienda in relazione al ciclo di interazione tra il fornitore e Poste Italiane  Basare gli interventi penalizzanti verso i fornitori non idonei (es.: sospensione dall’albo, risoluzione del contratto) su valutazioni certificate dal sistema di Vendor Rating  Acquisire dati oggettivi sulle performance in modo tale da definire piani di sviluppo per i fornitori con prestazioni non soddisfacenti 25/03/2013