Este documento presenta los objetivos y conceptos básicos de los sistemas de archivo. Explica los diferentes sistemas para clasificar documentos como el alfabético, numérico y por asunto. Describe los componentes de un sistema de archivo manual y electrónico, incluyendo expedientes, archivos, rótulos y bases de datos. También cubre dispositivos de computadora, sistemas operativos, programas de aplicación y el ciclo de vida de los documentos.

1. ADMINISTRACIÓN
DE DOCUMENTOS
CAPÍTULO 2
ASPECTOS BÁSICOS DE LOS SISTEMAS
DE ARCHIVO
PROFA. REYES GUZMÀN

2. OBJETIVOS
1. Indicar cómo se clasifican los documentos de
acuerdo con los sistemas de archivo.
2. Decir cómo se rotulan los expedientes de acuerdo
con los diferentes sistemas para la clasificación de
documentos.
3. Señalar y describir los componentes de un sistema de
archivo electrónicos.
4. Mencionar diferentes medios electrónicos empleados
para guardar información.
5. Enlistar los programas de aplicaciones que más se
utilizan en las oficinas y para qué se emplean.

3. OBJETIVOS
6. Diferencias entre unos sistemas archivo manual y el
electrónico.
7. Indicar los componentes de un sistema de archivo
electrónico.
8. Explicar las fases en el ciclo de vida de un
documento.
9. Mencionar las características de un sistema de
archivo eficaz.
10. Definir términos.

4. SISTEMAS PARA LA CLASIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS
 SISTEMA ALFABÉTICO
 SISTEMA NUMÉRICO
 SISTEMA POR ASUNTO
 SISTEMA GEOGRÁFICO
 SISTEMA ELECTRÓNICO

5. SISTEMA MANUAL
 Consiste de un conjunto de principios,
reglas y procedimientos que se siguen en
la clasificación, uso, manejo y
conservación de acuerdo con un plan
establecido.

6. SISTEMA ELECTRÓNICO
Se procesa, maneja, conserva y comunica
la información, de forma lógica, por medio
de máquinas electrónicas o computadoras.

7. EXPEDIENTE
Es el conjunto de todos los documentos
correspondientes a un individuo, asunto o
negocio.

8. ARCHIVO
Es un grupo de expedientes de una misma
naturaleza.

9. RÓTULO
Se utiliza para identificar cada expediente o
una sección de archivo.

10. BASE DE DATOS
Es una compilación de información de una
misma naturaleza, que se puede organizar
en tablas por filas y columnas.

11. COMPUTADORA
Es una máquina electrónica que opera
mediante instrucciones que guarda en su
memoria.

12. DISPOSITIVOS DE LA
COMPUTADORA
1. ENTRADA
 Teclado
 Ratón
 Micrófono
 Digitalizador (scanner)
 Cámara digital

13. Continuación…
2. DISPOSITIVO DE SALIDA
 MONITOR
 IMPRESORA
 PROYECTOR DE IMÁGENES DE PANTALLA
 ALTAVOZ

14. Continuación…
 3. ALMACENAMIENTO SECUNDARIO O
AUXILIAR
 UNIDAD DE DISCO DURO
 CD ROM (SOLO PARA LECTURA)
 CD R (GRABAS Y NO BORRAS)
 CDRW (PUEDES GRABAR Y BORRAR)
 FLASH MEMORY

15. Continuación…
4. UNIDAD DE SISTEMAS
 UNIDAD DE CONTROL DE
PROCESAMIENTO DE DATOS

16. Continuación…
 DISPOSITIVO DE COMUNICACIÓN
Red
Modem

17. SISTEMA OPERATIVO
“SOFTWARE”
El componente más importante en una
computadora es el sistema operativo. Éste
es el programa que coordina todas las
funciones de los diferentes dispositivos que
integran la computadora. Se puede decir
que es el cerebro del sistema operativo.

18. SISTEMAS OPERATIVOS MÁS
UTILIZADOS
 Visual Basic Plus + Plus
 Dos
 Os
 Macintosh
 Windows
 XP

19. PROGRAMAS DE APLICACIÓN
1. Procesamiento de palabras
2. Administración de base de datos
3. Hojas de cálculo electrónicas
4. Presentaciones y aplicaciones gráficas
5. Organizador personal

20. Continuación…
Los programas de aplicaciones están
protegidos por Ley de Derechos de Autor.
En cada lugar se deben tener protegidas las
licencias que autorizan el uso del programa.
El número de licencia
El nombre del suplidor
Fecha de adquisición
En qué equipo instaló el programa
Dónde se conservan las licencias

21. CICLO DE DOCUMENTOS
Uso
Distribución
Creación o
recibo
Archivo y
protección
Localización
Transferencia
Disposición o
conservación
permanente

22. CÓMO LOGRAR UNA TASA DE
EXACTITUD ÓPTIMA
El por ciento de documentación del total de los
documentos solicitados.
El personal
Procedimientos
Medidas de control
Espacio disponible
Equipo y materiales

23. ELEMENTOS PARA UN SISTEMA
EFICAZ
1.Corresponder a las necesidades de la
firma.
2.Tener un control apropiado.
3.Controlar el acceso. (privacidad)
4.Conservar, organizar, no sobrecargar,
mantener normas claras y precisas.

24. Analizar casos
 A usted lo reclutan para trabajar en el
Departamento de Ventas de una empresa que
comenzará a administrar los negocios de una
planta procesadora de alimentos enlatados.
Esta planta distribuye sus productos en toda el
área del Caribe, donde tiene un gran Mercado.
 ¿Qué sistema utilizaría usted para clasificar el
archivo de los clientes? ¿Por qué?
 ¿Qué bases de datos organizaría y con qué
propósito?
 ¿Crearía bases de datos manuales o
electrónicas? ¿Por qué?

25. Analizar casos
 Benítez Castillo y asociados están transfiriendo y
descartando documentos que no tienen valor.
Ramonita Díaz propuso reciclar los documentos
usándolos para imprimir, en el reverso, los mensajes
recibidos por fax. Ramonita señaló que esos
papeles también se pueden utilizar para preparar
borradores y tomar mensajes a mano. Su
compañera Mariana García, hizo notar que eso no
debe hacerse y recomendó comprar una trituradora
de papel y enviar el material triturado a un centro de
reciclaje de papel.
 ¿Con quién esta usted de acuerdo? Justifique su
contestación

26. Analizar casos
 A usted le pidieron que evaluara las recomendaciones
que presentó su compañera de oficina para reducir los
costos del sistema de administración de documentos y
para hacerlo más eficaz. Su compañera recomendó
descartar los documentos de poco valor.
 Reciclar todos los documentos que se van a descartar
para imprimir borradores y recibir mensajes por fax,
dirigidos a empleados de toda la oficina. Establecer
normas claras y precisas para controlar el acceso a los
archivos.
1. Indique si está de acuerdo o no con estas
recomendaciones y por qué.

27. REFERENCIAS
Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ;
Administración de Documentos:
Sistemas, Procedimientos y
Tecnología, Segunda Edición; Editorial
McGraw-Hill; 2007.