ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

on

  • 2,754 views

CAPÍTULO 1

CAPÍTULO 1

Statistics

Views

Total Views
2,754
Views on SlideShare
2,754
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
37
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Presentation Transcript

  • ADMINISTRACIÓN DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS CÁPITULO 1CÁPITULO 1 PROFA. REYES GUZMÁNPROFA. REYES GUZMÁN SECCIÓN 1SECCIÓN 1 INTRODUCCIÓN A LA ADMISTRACIÓN DE DOCUMENTOSINTRODUCCIÓN A LA ADMISTRACIÓN DE DOCUMENTOS SECCIÓN 2SECCIÓN 2 RETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DERETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
  • MATERIALESMATERIALES  ArchivoArchivo  TarjetasTarjetas  GuíasGuías  LibretaLibreta  Lápiz para ejerciciosLápiz para ejercicios  GomaGoma
  • Al terminar este capítulo, el alumno podrá:Al terminar este capítulo, el alumno podrá: Señalar la importancia del proceso de laSeñalar la importancia del proceso de la comunicación y de la Información para loscomunicación y de la Información para los individuos y las instituciones.individuos y las instituciones. Decir por qué es necesario mantener un buenDecir por qué es necesario mantener un buen sistema de administración de documentos.sistema de administración de documentos. Indicar los usos que tienen los documentos yIndicar los usos que tienen los documentos y dar ejemplos.dar ejemplos. Mencionar diferentes medios en los cuales seMencionar diferentes medios en los cuales se conservan información.conservan información.
  • OBJETIVOSOBJETIVOS Explicar los dos métodos básicos paraExplicar los dos métodos básicos para archivar y mantener los documentos.archivar y mantener los documentos. Explicar los dos métodos básicos paraExplicar los dos métodos básicos para archivar y mantener los documentos.archivar y mantener los documentos. Indicar las categorías en que se clasificanIndicar las categorías en que se clasifican los documentos y dar ejemplos delos documentos y dar ejemplos de documentos que corresponden a cadadocumentos que corresponden a cada categoría.categoría. Decir cuáles son las organizacionesDecir cuáles son las organizaciones profesionales relacionadas con laprofesionales relacionadas con la administración de documentos.administración de documentos.
  • OBJETIVOSOBJETIVOS  Señalar las especialidades que existen en elSeñalar las especialidades que existen en el campo de la administración de documentos.campo de la administración de documentos.  Mencionar los conocimientos, destrezas yMencionar los conocimientos, destrezas y habilidades que debe tener el personalhabilidades que debe tener el personal responsable del manejo de documentos y queresponsable del manejo de documentos y que contribuyen a su progreso profesional.contribuyen a su progreso profesional.  Definir los términos: sistema, tecnología,Definir los términos: sistema, tecnología, comunicación, archivar, información,comunicación, archivar, información, documentos y administración de documentos.documentos y administración de documentos.
  • ASIGNACIÓNASIGNACIÓN CARTULINA DURACARTULINA DURA PEGAR LÁMINAS O DIBUJARPEGAR LÁMINAS O DIBUJAR MEDIOS PAR CONSERVAR INFORMACIÓNMEDIOS PAR CONSERVAR INFORMACIÓN EN LA LIBRETA O PAPEL LASEN LA LIBRETA O PAPEL LAS DEFINICIONES DE CADA UNODEFINICIONES DE CADA UNO
  • MEDIOSMEDIOS 1.1. Petroglifos (Período pre-histórico neolítico)Petroglifos (Período pre-histórico neolítico) 2.2. Papiro (Antiguo Egipto)Papiro (Antiguo Egipto) 3.3. Pergamino (Siglo IV)Pergamino (Siglo IV) 4.4. Papel (Año 105 en China)Papel (Año 105 en China) 5.5. Rollo de película (Siglo XIX)Rollo de película (Siglo XIX) 6.6. Cinta magnética (1950)Cinta magnética (1950) 7.7. Tarjeta magnética (1969)Tarjeta magnética (1969) 8.8. Otros (a partir del 1972) Ej. Disco óptico,Otros (a partir del 1972) Ej. Disco óptico, disco compacto, tarjetas de memoria,disco compacto, tarjetas de memoria, discos magnetoóptico, etc..discos magnetoóptico, etc.. 9.9. Gancho o espigón (Siglo XV)Gancho o espigón (Siglo XV)
  • MEDIOSMEDIOS 10.10. Nido de palomasNido de palomas 11.11. Carpeta acordeón (1860)Carpeta acordeón (1860) 12.12. Archivo horizontal (1968)Archivo horizontal (1968) 13.13. Archivo caja (1975)Archivo caja (1975) 14.14. Tabla Shannon (1880)Tabla Shannon (1880) 15.15. Archivo vertical (1892)Archivo vertical (1892) 16.16. Archivo lateralArchivo lateral 17.17. Archivo electrónicoArchivo electrónico
  • COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN  Proceso que permite el intercambioProceso que permite el intercambio de ideas, actitudes y sentimientos.de ideas, actitudes y sentimientos.  Es la base de las instituciones. PorEs la base de las instituciones. Por medio de ésta se crea la instituciónmedio de ésta se crea la institución familiar, social, religiosas, política,familiar, social, religiosas, política, comerciales y culturales. Se utilizacomerciales y culturales. Se utiliza para intercambiar información ypara intercambiar información y lograr sus propósitos.lograr sus propósitos.
  • INFORMACIÓNINFORMACIÓN Es un activo esencial para que unaEs un activo esencial para que una institución pueda funcionar. Estainstitución pueda funcionar. Esta compuesta de datos numéricos,compuesta de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos quealfabéticos o de símbolos que representan conceptos o ideas.representan conceptos o ideas. Sirve como referencia y base para tomarSirve como referencia y base para tomar decisiones.decisiones. Ninguna institución puede depender de laNinguna institución puede depender de la memoria para conservar información.memoria para conservar información.
  • DOCUMENTODOCUMENTO  Cualquier información que seCualquier información que se conserva en forma escrita.conserva en forma escrita.
  • ADMINISTRACIÓN DEADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS  Proceso de planificar, organizar,Proceso de planificar, organizar, dirigir, y controlar todas aquellasdirigir, y controlar todas aquellas actividades relacionadas con losactividades relacionadas con los documentos.documentos.
  • ARCHIVARARCHIVAR  Es el arte de conservar enEs el arte de conservar en orden debidamente agrupados yorden debidamente agrupados y protegidos, los documentosprotegidos, los documentos pertenecientes a un individuo,pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica.firma, asunto o zona geográfica.
  • IMPORTANCIA DE LOSIMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOSDOCUMENTOS  Da base para tomar decisionesDa base para tomar decisiones y planificar el futuro.y planificar el futuro.  Como evidencia.Como evidencia.  Propósitos de impuestos.Propósitos de impuestos.  Fundamentos o base enFundamentos o base en procedimientos legales.procedimientos legales.  Cumplir con la leyes.Cumplir con la leyes.  Base histórica.Base histórica.
  • CLASIFICACIÓN DE LOSCLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOSDOCUMENTOS  Documentos vitalesDocumentos vitales  Documentos importantesDocumentos importantes  Documentos útilesDocumentos útiles  Documentos esencialesDocumentos esenciales
  • CRITERIOS PARA CLASIFICARCRITERIOS PARA CLASIFICAR LOS DOCUMENTOSLOS DOCUMENTOS  ProcedenciaProcedencia  Internos – memorandos e informes.Internos – memorandos e informes.  Externos – cartas, cotizaciones, etc.Externos – cartas, cotizaciones, etc.  ContenidoContenido  Transacciones- facturas, chequesTransacciones- facturas, cheques  Referencias – actas, informes anualesReferencias – actas, informes anuales  Tiempo de conservaciónTiempo de conservación  Permanente – escrituras y testamentosPermanente – escrituras y testamentos  Temporales – invitaciones yTemporales – invitaciones y propagandaspropagandas
  • CONTINUACIÓN…CONTINUACIÓN…  Nivel de consultaNivel de consulta  Activos – año en cursoActivos – año en curso  Semiactivos – año anteriorSemiactivos – año anterior  Inactivos – nóminas de dos añosInactivos – nóminas de dos años o máso más
  • SECCIÓN 2SECCIÓN 2 PARA EL MANEJO EFICAZ DE LOS DOCUMENTOS SEPARA EL MANEJO EFICAZ DE LOS DOCUMENTOS SE REQUIERE CONOCIMIENTOS DE:REQUIERE CONOCIMIENTOS DE: Las reglas de la codificación y alfabetizaciónLas reglas de la codificación y alfabetización de documentos.de documentos. Los diferentes sistemas de archivo.Los diferentes sistemas de archivo. Guías y procedimientos para manejar,Guías y procedimientos para manejar, archivar, conservar y prestar documentos.archivar, conservar y prestar documentos. Las leyes que rigen el manejo, uso yLas leyes que rigen el manejo, uso y conservación de documentos.conservación de documentos.
  • Continuación…Continuación…  El manejo de los programas deEl manejo de los programas de procesamiento de texto, base de dato yprocesamiento de texto, base de dato y otros.otros.  Equipos y sistemas comerciales para elEquipos y sistemas comerciales para el archivo de documentos, disponibles en elarchivo de documentos, disponibles en el mercado.mercado.
  • PROGRESO PROFESIONAL YPROGRESO PROFESIONAL Y OPORTUNIDADES DEOPORTUNIDADES DE ASCENSOSASCENSOS  Tener destrezas para resolver losTener destrezas para resolver los problemas y trabajar en equipo.problemas y trabajar en equipo.  Poseer habilidad para la supervisión delPoseer habilidad para la supervisión del personal.personal.  Mantenerse al día en la informática y enMantenerse al día en la informática y en todo lo que compete ala administracióntodo lo que compete ala administración de los documentos.de los documentos.  Ser lectores asiduos de revistasSer lectores asiduos de revistas profesionales.profesionales.  Continúen estudios universitariosContinúen estudios universitarios  Pertenecer a organizacionesPertenecer a organizaciones profesionales.profesionales.
  • ESPECIALIDADES RELACIONADAS CONESPECIALIDADES RELACIONADAS CON EL CAMPO DE ADMINISTRACIÓN DEEL CAMPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS  ArchiveroArchivero  Oficinista de archivoOficinista de archivo  Oficinista de expedientes médicosOficinista de expedientes médicos  Oficinista de manejo de Información de saludOficinista de manejo de Información de salud  Especialista en conservación de documentosEspecialista en conservación de documentos  Técnico en manejo de Información,Técnico en manejo de Información, expedientes médicos, microfilmación oexpedientes médicos, microfilmación o sistemas de imágenessistemas de imágenes  Supervisor de tecnología, archivos, expedientesSupervisor de tecnología, archivos, expedientes médicos o centro de documentosmédicos o centro de documentos  Administrador de documentos o expedientesAdministrador de documentos o expedientes médicosmédicos  Director de manejo de información de saludDirector de manejo de información de salud
  • ORGANIZACIONESORGANIZACIONES PROFESIONALESPROFESIONALES 1.1. ARMA – Asociación de Administradores deARMA – Asociación de Administradores de DocumentosDocumentos 2.2. AIIM – Asociación para Manejo de Información eAIIM – Asociación para Manejo de Información e ImágenesImágenes 3.3. AMRA – Asociación Americana de ExpedientesAMRA – Asociación Americana de Expedientes Médicos.Médicos. 4.4. ICA – Congreso Internacional de ArchivistasICA – Congreso Internacional de Archivistas 5.5. Instituto de Administradores de DocumentosInstituto de Administradores de Documentos CertificadosCertificados 6.6. Consejo Internacional Administradores deConsejo Internacional Administradores de DocumentosDocumentos 7.7. Sociedad Americana de Archiveros GeneralesSociedad Americana de Archiveros Generales 8.8. Asociación de Centros Privados para laAsociación de Centros Privados para la Conservación de DocumentosConservación de Documentos
  • ANALIZAR CASOSANALIZAR CASOS La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10 años como Oficinista de Archivo de unaaños como Oficinista de Archivo de una cadena de tiendas multinacionales decadena de tiendas multinacionales de electrodomésticos. Durante estos años haelectrodomésticos. Durante estos años ha ocupado el mismo puesto y ha tenidoocupado el mismo puesto y ha tenido pocos aumentos de sueldo. Está molestapocos aumentos de sueldo. Está molesta por esta situación y considera que lapor esta situación y considera que la empresa no toma en cuenta sus años deempresa no toma en cuenta sus años de servicios.servicios. ¿Qué opina usted de esta situación y qué¿Qué opina usted de esta situación y qué recomienda?recomienda?
  • ANALIZAR CASOSANALIZAR CASOS La Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar enLa Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar en las oficinas de Casa Bellísima, empresalas oficinas de Casa Bellísima, empresa dedicada a la construcción de residenciasdedicada a la construcción de residencias prefabricadas. Hace seis meses comenzóprefabricadas. Hace seis meses comenzó sus operaciones.sus operaciones. A Yamaris le gusta que su oficina esteA Yamaris le gusta que su oficina este siempre bien organizada. Para mantenerlasiempre bien organizada. Para mantenerla en orden, le indicó a su compañera queen orden, le indicó a su compañera que todos los meses se desharán de papelestodos los meses se desharán de papeles que consideren innecesarios o de pocoque consideren innecesarios o de poco valor, y así evitaran su acumulación.valor, y así evitaran su acumulación. ¿Esta usted de acuerdo con Yamaris?¿Esta usted de acuerdo con Yamaris? ¿Por qué?¿Por qué?
  • REFERENCIASREFERENCIAS Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ;Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ; Administración de Documentos:Administración de Documentos: Sistemas, Procedimientos ySistemas, Procedimientos y Tecnología, Segunda EdiciónTecnología, Segunda Edición, Editorial, Editorial McGraw-Hill, 2007.McGraw-Hill, 2007.