Community of Practice - Project Office : Capacity management : A hot topic in the project offices

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  • 1. Gestion de la capacité des ressources « Capacity Planning » Initiative 4 Préparé par Jean-Pierre Husereau, PMP Présenté à la communauté de pratique des bureaux de projets du chapitre montréalais du PMI le mercredi 11 avril 2012Votre PrésentateurJean-Pierre Husereau• Dans l’équipe d’instructeur du PMI Montréal de 2004 à 2009.• Instructeur au programme de leadership en gestion de projet à l’université eCornell depuis 2011• Formation académique PMI Certified OPM3 Assessor and Consultant 2006-2008. PMP depuis 2001. Majeur in informatique à l’Université de Montréal. Étude exhaustive à l’institut DMR Institute en gestion de projets. jean-pierre.husereau@rona.ca 514.797.8435 http://www.rona.ca Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 2 2 1
  • 2. Votre présentateur (suite)Jean-Pierre Husereau Expériences en entreprise Rona, Aéroports de Montréal, Banque Nationale Groupe Financier, Hydro- Québec, Ville de Montréal, Standard Life, Cirque du Soleil, Equifax Canada, … Directeur principal PMO Spécialiste en mise en place de PMO (projet, programme et portefeuille) Directeur de projet Expert en gestion de projets PMI Montréal, Technologia Formation, PMGS, IFGP, IDP, … Coach et instructeur à l’international (Montréal, Houston, Paris, Bruxelles, Bangalore, Singapour,Hô Chi Minh-Ville…) Aéroports de Montréal, Loto-Québec, Société de gestion informatique SOGIQUE inc., Partenariat du quartier des spectacles, Canoë, ASSS Montréal, ASSS Laval, ASSS Lanaudière… Évaluateur et conseiller spécial en utilisant et/ou s’inspirant d’OPM3® Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 3 3Contenu de l’atelier Introduction et mise en contexte La gestion de l’offre La gestion de la demande La gestion de la capacité Les enjeux de la gestion de la capacité Conclusion Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 4 2
  • 3. Intro Offre Demande Capacité Enjeux Conclusion • C’est quoi le « Capacity Planning »? • Les principales parties prenantesIntroduction • Les bénéfices • L’opérationnalisation 5C’est quoi le « capacity planning » chezRona? L’objectif principal de la gestion de la capacité (GDLC) consiste à trouver le meilleur équilibre entre l’offre et la demande en ressources sur les projets. Chez Rona, l’offre représente la somme de tous les services disponibles quotidiennement par toutes les ressources humaines y travaillant. En contrepartie, la demande consiste à demande tous les besoins qui sont répondus ou comblés pour les ressources offre humaines. Nous la retrouvons sous trois principales catégories, qui sont : les projets d’entreprise, l’évolution sous forme de demande de changement et le support (maintenances, opérations, etc.). Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 6 3
  • 4. Principales parties prenantes Directeurs de portefeuille de projets Chefs de service (aussi appellés RM ou resource manager dans Clarity) Chargés de projet, PCO Directeurs, Directeurs principaux Encadrement projet Encadrement TIAcronymePCO – Project Control Officer Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 7Tout le monde y gagne! (les bénéfices) Gestionnaires, directeurs et RM (resource manager) : Un outil intégré pour gérer la planification des ressources, les affectations, les vacances, etc., avec une vue des projets à venir priorisés par l’organisation. Gestion de projet : Validation de la disponibilité des ressources en quantité selon les rôles, plus l’engagement des gestionnaires via les affectations pour confirmer le « baseline » en plus de l’évaluation des restes à faire. Haute direction : Outil d’aide à la décision permettant d’obtenir une vue d’ensemble sur la capacité disponible afin de planifier et prioriser les projets les plus importants et de minimiser les risques de délai occasionné par un manque de ressources qualifiées. Employés et consultants : Identification des priorités définies et claires et planification possible en fonction de la charge de travail prévue. Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 8 4
  • 5. L’opérationnalisation de la GDLC Phase de développement Prise d’inventaire des besoins; Cartographier les processus et les rôles et responsabilités AS-IS (TI/PPE/Affaires); Uniformiser et optimiser les outils AS-IS (MSP, Excel, Clarity, autres); Bâtir et faire approuver les formations correspondantes; Confirmer les préalables et les critères de succès de l’opérationnalisation (par exemple WBS, échéancier avec baseline, RACI-VS, etc.); Faire l’inventaire des préalables auprès des parties prenantes cibles; Phase d’opérationnalisation Former et coacher les intervenants; Piloter le processus et les outils correspondants sur des projets; Améliorer et modifier le processus et les outils; Phase d’évaluation et d’amélioration Évaluer la solution à mi-parcours et proposer de nouvelles améliorations immédiates pour 2012; Évaluer la solution et proposer des nouvelles améliorations pour 2013. Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 9Intro Offre Demande Capacité Enjeux Conclusion • Les ressources offertes • Responsabilités du RMGestion de l’offre • Le « pool » de ressources • Le pourcentage d’allocation • La disponibilité 10 5
  • 6. Intrants pour la GDLO - Ressources offertes Toutes les ressources TI (287), PPE (93), autres secteurs d’affaires (55) (impliquées dans les projets) Capacité c.-à-d. le pourcentage de disponibilité de la ressource Calendrier de la ressource OBS – Organisational Breakdown Structure Ressources génériques (Planification des projets) Acronyme GDLO – Gestion de l’offre TI – Direction des technologies de l’information PPE – Direction principale de la planification et des projets d’entreprise Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 11Les responsabilités du resource manager(RM) Le RM doit prendre en charge l’offre en ressources. Ce sont les RM qui gèrent l’offre en s’assurant que le « pool » de ressources est à jour. Le RM s’assure que les ressources nommées et génériques disponibles sont bien reflétées dans le temps. Le RM doit indiquer la capacité c.-à-d. le pourcentage de disponibilité de la ressource. Ce pourcentage est réparti entre les projets d’entreprise, les projets d’évolution (DDC) et le support. Les efforts par ressource sont suivis en heures-personnes allouées par semaine (et/ou FTE) selon le cycle des feuilles de temps correspondant aux périodes financières.AcronymeDDC – Demande de changementFTE – Full Time Equivalent Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 12 6
  • 7. Pool de ressources Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 13Pourcentage d’allocation Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 14 7
  • 8. Pourcentage d’allocation Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 15Calendrier de la ressource Nom fictif Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 16 8
  • 9. Intro Offre Demande Capacité Enjeux Conclusion • Intrants pour la GDLD • Portefeuille « In-Flight »Gestion de la • Responsabilité du PM/CS • Création du projet et affectationdemande • WBS et RACI-VS • Cycle des feuilles de temps (FDT) 17Intrants pour la gestion de la demande (GDLD) Les échéanciers des projets en cours (MS Project) Livrables et activités Affectation de ressources nommées et génériques Effort en jours-personnes Durée du livrable/activité Les échéanciers des projets à venir (MS Project) Mêmes éléments que les projets en cours Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 18 9
  • 10. Portefeuille de projets « In-flight » Projets d’entreprise (36), évolution (26), opération (21) et support (15) Équipe de projet MS Project pour la création des tâches et l’affectation des ressources Clarity pour la gestion des risques, des problèmes et des demandes de changement Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 19Les responsabilités du project manager (PM) [inclus les rôles duchargé de projet (CP) et du coordonnateur de projet (CoP)] et chef deservice (CS) Le PM/CS doit prendre en charge la demande en ressources. Ce sont les PM/CS qui gèrent la demande en s’assurant que les affectations de ressources dans les plans de projet (MS Project) sont à jour. Les PM/CP/CoP vont avoir un plan correspondant aux affections de projets d’entreprise et/ou de projet d’évolution (DDC), selon le cas. Les CS vont avoir un plan correspondant aux affectations de support Le PM/CS doit indiquer la capacité c.-à-d. le pourcentage d’effort requis de la ressource. Ce pourcentage est réparti entre les projets d’entreprise, les projets d’évolution (DDC) et le support. Le PM/CS s’assure que les ressources nommées et génériques demandées sont bien reflétées dans le temps. Ceci nécessite un nivellement des ressources et un baseline des plans de projet. Les efforts par ressource sont suivis en heures-personnes affectées par semaine selon le cycle des feuilles de temps correspondant aux périodes financières. Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 20 10
  • 11. Création de projets Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 21Définition de l’équipe de projet Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 22 11
  • 12. Ouverture de l’échéancier - MSP Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 23La qualité des plans de projet (MS Project) Les échéanciers des projets en cours (MS Project) Livrables (basés sur les WBS), activités (basé sur le RACI-VS) Affectations de ressources nommées et génériques Effort en heures-personnes Durée du livrable/activité Les échéanciers des projets à venir (MS Project) Mêmes éléments que les projets en cours Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 24 12
  • 13. Le WBS – Work Breakdown Structure www.xmind.net Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 25 Rôles et responsabilités RACI-VSRôle DescriptionRéalise (R) Personne responsable de la réalisation du livrable et de son statut d’avancement.Approuve (A) Ressource qui est ultimement imputable de la conformité du livrable. En général, une seule personne a la responsabilité d’approuver un livrable.Contribue (C) Ressources qui participent activement à la réalisation d’un livrable.Est informé (I) Ressources qui doivent être informées des résultats, sans nécessairement être consultées.Valide (V) Ressources responsables de valider le résultat de l’activité (contenu du livrable). La validation s’effectue avant l’étape d’approbation (A).Supporte (S) Ressources qui sont consultées ou qui accompagnent l’équipe de réalisation du livrable Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 26 13
  • 14. Rôles et responsabilités RACI-VS Les rôles sont joués tour à tour selon ce cycle. Réalise (R)Contribue (C) Valide (V)Supporte (S) Est informé (I) Approuve (A) Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 27Création échéancier - MSP Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 28 14
  • 15. Enregistrement de l’échéancier Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 29Gantt - Clarity Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 30 15
  • 16. Tableau de bord projet Non utilisée chez Rona31 31 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11Gestion des risques Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 32 16
  • 17. Gestion des problèmes Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 33Gestion des demandes de changementprojet (DCP) Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 34 17
  • 18. Vue d’ensemble des projets Non utilisée chez Rona Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 35Feuilles de temps et suivi des réels Utilisateurs Toutes les ressources TI, PPE, autres secteurs d’affaires (impliquées dans les projets) Approbation Deux niveaux d’approbation 1er: Chargés de projet (PM/CP/CoP) 2e: Gestionnaires de ressources (RM) Mise à jour des réels dans les projets Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 36 18
  • 19. Exemple – Feuille de temps Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 37Processus d’approbation des feuilles detemps Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 38 19
  • 20. Intro Offre Demande Capacité Enjeux Conclusion • Rôles et responsabilité du PM versus le RM • Gantt des projets « in-flight » et à venirGestion de la • Tableau de bord avec KPIcapacité • Vue de la capacité d’un groupe (l’offre) versus la demande • Allocations versus les affectations 39Capacity planningRôles et responsabilités Pour le RM (ou gestionnaire de ressources) 1. Gérer la disponibilité (l’offre) des ressources dans une journée/semaine dans un contexte de projet d’entreprise, de projet d’évolution (DDC) et de support en fonction de la demande. 2. Permettre à un gestionnaire de ressources (RM) de voir comment une ressource en particulier a été bien affectée sur les projets, DDC et/ou autres initiatives de support identifiées. Pour le PM/CS (ou chargé/coordonnateur de projet ou chef de Rôle conjoint service) 1. Gérer les affectations de ressources sur leurs projets ou initiatives de supports et s’assurer d’atteindre les objectifs de livraison de leurs projets ou services. 2. Permettre à un PM/CS de voir comment une ressource en particulier a été bien affectée sur les projets, DDC et/ou autres initiatives de support identifiées. Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 40 20
  • 21. Diagramme de Gantt d’un portefeuille41 41 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11Revue des KPI pour plusieurs projets Non utilisée chez Rona42 42 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 21
  • 22. Voir la capacité d’un groupe versus lademande43 43 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11Rapport des allocations versus les affectations44 44 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 22
  • 23. Rapport exécutif d’un projet Non utilisée chez Rona45 45 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11Rapport exécutif des ressources allouéesversus affectées46 46 Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 23
  • 24. Intro Offre Demande Capacité Enjeux Conclusion • Comment balancer l’offre et laEnjeux reliés à demande? • La négociation des ressourcesla gestion de la • Le « Manning » versus le « Planning »capacité 47Comment balancer l’offre et la demande? demande offre offre demande Où se situe votre organisation? Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 48 24
  • 25. Négociation des ressources – Premier acte Rencontre à toutes les deux semaines convoquées par le chargé de projet invitant tous ces gestionnaires de ressources (RM – Resource Manager dans Clarity) pour confirmer l’affectation et l’engagement des ressources sur son projet. RM Merchandising RM TI RM Finances demande RM PPE RM Logistiqueoffre gé ar et Ch proj RM autre de gé ar et Ch proj de Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 49Négociation des ressources – Deuxièmeacte Rencontre à toutes les deux semaines convoquées par le gestionnaire de ressources (RM) invitant tous ces chargés de projet (PM – Project Manager) pour confirmer l’affectation et l’engagement des ressources dans son service et/ou secteur. Projet XYZ Projet II Projet 1 Projet stratégique 4 demande Projet Voffre i ng RM dis ha n Autres projets e rc M RM C P& Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 50 25
  • 26. Graphique de l’offre versus la demande en ressources Graphique essentiel permettant d’identifier les fenêtres critiques de manque de ressources ou de surplus de ressources. Zone nécessitant Zone nécessitant la l’embauche (sourcing) de libération ou la permanent ou de réassignation de consultant par les RM ressources par les RM OffreDemande Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 51 Gérer le « Manning » versus le « Planning » L’exemple de Fido : vouloir planifier le « Planning » trop serré en faisant rentrer les ressources en fonction de la courbe de la demande. Plus efficace de gérer l’exception (le « Manning ») en faisant rentrer des ressources lorsque la demande dépasse l’offre moyenne. L’offre moyenne Gérer l’exception en pointillé OffreDemande Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 52 26
  • 27. Intro Offre Demande Capacité Enjeux Conclusion • Un défi de tous les jours!Conclusion 53Conclusion Le secret de la réussite dans la gestion de la capacité des ressources est dans l’établissement d’excellente communication entre les parties prenantes (PM et RM). Les outils, même si vous avez la « Cadillac », la « Mercedes » ou la « Audit » ne vous serviront à rien, si les parties prenantes n’établissent pas d’excellente base de négociation des ressources face à face. Une fois que ces ententes sont faites de vive voix, l’outil est utile pour enregistrer ces engagements et y faire référence, le cas échéant. La règle d’or Communication, communication et encore communication! Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 54 27
  • 28. La GDLC est un défi de tous les jours!Avez-vous des questions Gestion de la capacité - PMI CoPMO 2012-04-11 55 28