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Descritivo PHC Workflow CS

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Conheça-o melhor em http://www.phc.pt/portal/p/Workflow.aspx …

Conheça-o melhor em http://www.phc.pt/portal/p/Workflow.aspx

O controlo e a automatização de processos internos.

A solução que permite que um conjunto de acções a executar siga uma ordem pré-definida, de acordo com as normas da empresa, aumentando a agilidade e a produtividade dos colaboradores.

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  • 1. Descritivo PHC Workflow CS ©PHC PHC Workflow CS O controlo e a automatização de processos internos A solução que permite que um conjunto de acções a executar siga uma ordem pré-definida, de acordo com as normas da empresa, aumentando a agilidade e a produtividade dos colaboradores.BUSINESS Visite www.phc.ptAT SPEED O Acesso a toda a informação encontra-se centralizado num único monitor. Benefícios Solução Processos de negócio controlados Controlo e automatização Informação tratada e Destinatários de processos internos acessível no momento correcto Todas as empresas que Arranque, transições e necessitam de gerir fecho de acções Maior eficiência processos pré-definidos BPM (Business Process Redução de custos de entre várias pessoas e/ou Management) gestão departamentos Satisfação do Cliente Transparência dos processos
  • 2. Descritivo PHC Workflow CS ©PHC Principais funcionalidades •  Defina a sequência de acções a serem executadas para determinado processo de workflow. •  Pré-defina quem executa essas acções e quanto tempo tem para o fazer. •  Configure para quem deve escalar uma acção que não foi cumprida no determinado prazo. •  Defina informação específica de cada processo, ou seja, crie variáveis com informação relativa ao processo em particular. •  Visualize um monitor onde cada pessoa configure o arranque automático do monitor de trabalho pode saber todas as acções que tem para executar, bem como a totalidade da informação agregada ao respectivo workflow. •  Configure o arranque automático do monitor de trabalho. •  Associe documentos digitais a cada processo. •  Integrado com a gestão de correspondência do Software PHC® para permitir iniciar workflows relativos a entrada e saída de cor- respondência. •  Consulte a qualquer momento todo o histórico de acções de cada processo, quem fez o quê e quando, quanto tempo demorou, etc.. •  Monitorize o estado de todos os processos internos em aberto. •  Acções multi-utilizador. O PHC Workflow CS permite: ou substituição de funções internas dos colaboradores •  Automatizar processos internos é relevante, pois permite que cada colaborador saiba As organizações devem, cada vez mais, automatizar os seus exactamente o que tem para executar em cada acção; processos internos, não só para reduzir custos, mas ainda •  Controlo da organização em tempo real – Com o PHC para aumentar a satisfação de Clientes e colaboradores, o Workflow CS as tarefas que cruzam os vários departamen- que em última análise é vital no ambiente competitivo em tos podem ser controladas ao pormenor, sabendo quem que vivemos; executa a tarefa, se o timming previsto é respeitado e •  Organização mais rápida e ágil todo o historial de cada acção. Um sistema de workflow permite que os processos que a organização possui sejam modelados, automatizados, geridos, monitorizados e optimizados. Torna a organização Modo de funcionamento do Workflow mais rápida e ágil a reagir; “Gestão de Workflow” a partir de um único monitor •  Pré-definição de processos internos O monitor principal do Workflow encontra-se dividido em 4 O PHC Workflow CS permite à organização pré-definir quais áreas distintas: os processos internos que deseja ver automatizados, definir quem o fará, quando e ajudar os colaboradores a executá- los de forma rápida. Desta forma, todos os dados estão sempre disponíveis na empresa independentemente da presença do colaborador responsável. Vantagens de utilização do módulo PHC Workflow CS: •  O Workflow faz parte do módulo PHC ControlDoc CS nas gamas PHC Advanced CS e PHC Enterprise CS •  Redução de custos •  Com a informação centralizada num único monitor, a gestão das tarefas é mais eficiente, gerando maior rapidez de exe- cução e tomada de decisão; •  Interligação entre departamentos Os processos são mais normalizados, permitindo desta forma controlar e optimizar a informação interna; •  Transparência •  A Área 1, mais conhecida por “Workflows em aberto”, per- O sistema de workflow torna um processo interno totalmen- mite visualizar os apontadores para os workflows, acções e te transparente, melhorando em muito a sua visibilidade e tabelas de monitor que se encontram no software; eficiência; •  A Área 2, com o nome de “Minhas acções em Aberto”, dispo- •  Satisfação do Cliente nibiliza acções relativas ao workflow seleccionado na área 1. A consistência nos processos leva a uma maior previsibilida- Neste local, pode seleccionar qual a acção sobre a qual vai de nos níveis de resposta aos pedidos de Clientes; actuar ou executar; •  Aumento da competitividade e concretização de objectivos •  Na Área 3, temos os “Elementos sobre a acção”, onde encon- Qualquer organização necessita controlar melhor os seus tra toda a informação relacionada com o registo selecciona- procedimentos internos para manter a competitividade e do na área 2; atingir os seus objectivos, para isso é necessário: •  Finalmente a Área 4, ”Operações sobre a acção”, permite •  Centralização de processos – A informação deve estar visualizar as opções para actuar sobre a acção seleccionada documentada e implementada, de acordo com as nor- na área 2. Conforme a acção seleccionada e o seu status mas internas de cada empresa, evitando que a informa- surgem diferentes opções. ção circule oralmente pelos diversos colaboradores; •  Aumento da eficiência – O tempo ganho na admissão p. 2
  • 3. Descritivo PHC Workflow CS ©PHC Área 1 – “Workflows em aberto” •  Página de Anexos – para consultar anexos do PHC ControlDoc Nesta primeira área, pode introduzir um registo de correspon- CS, adicione um novo anexo em pdf ou fax, envie uma mensa- dência, arrancar um novo workflow, visualizar e agrupar todas as gem interna a qualquer utilizador ligado à acção, etc.; acções a executar pelo respectivo utilizador. Com este ecrã pode •  Página de Comentários – para visualizar e introduzir comen- iniciar Workflows, desde que tenha acesso para tal, bem como tários relacionados com a acção. Os comentários introdu- escolher o que deseja observar. zidos são copiados para as acções seguintes. Podem ser particularmente importantes se, por exemplo, a acção for delegada para outro utilizador. Área 4 – “Operações sobre a acção” Pode visualizar e escolher qual é a opção mais correcta. De acordo com a acção seleccionada e o respectivo status, surgem diferentes opções que possibilitam: •  Iniciar – para começar uma acção; •  Suspender – neste caso, se a acção já está iniciada, aparece um opção para a suspender; •  Delegar – se na configuração a acção é delegável, então esta opção permite-lhe passar a outro utilizador a execução desta acção; •  Histórico – para consultar as várias alterações que existiram na acção seleccionada; •  Terminar – a opção que finaliza uma acção de workflow. Área 2 – “Minhas Acções em Aberto” Neste campo tem a possibilidade de visualizar todas as acções a desenvolver, de acordo com o escolhido na área “Workflows em aberto”. Aqui pode seleccionar qual a acção sobre a qual deseja actuar, ou seja, executá-la ou obter mais informação. As opções da área 4 variam de acordo com o status do workflow. Área 3 – “Elementos sobre a acção” Neste espaço visualiza diversas opções, mediante uma selecção anterior na área “Minhas acções em aberto”. As opções disponibi- Processos que podem ser geridos pelo PHC Workflow CS lizadas são: O módulo PHC Workflow CS tem já definido um conjunto de •  Página de Acção – para consultar a descrição da acção; exemplos, permitindo ao utilizador adaptar à sua realidade aque- •  Página de Ligações – para consultar as ligações relacionadas les que deseja utilizar. com o workflow da acção; •  Páginas de Variáveis – para consultar e definir as variáveis •  Aprovação e processamento de despesas de pessoal que estão disponíveis no momento da acção seleccionada Na introdução de despesas profissionais (refeições, combus- (para alterar uma determinada variável, basta clicar no seu tível, transportes, etc.), o workflow vai despoletar primeiro valor e alterar); a aprovação contabilística, depois a hierárquica que dá a despesa como aprovada. •  Aprovação de compras Ao recepcionar uma factura de um fornecedor, com o PHC Workflow CS pode validar o pagamento através de um pro- cesso contínuo e ordenado. Assim, confirma contabilistica- mente todos os dados da factura, verifica se a encomenda corresponde ao solicitado, aprova a compra e, por último, procede ao seu pagamento. •  Correspondência Assim que chega correspondência por fax, email ou papel, a mesma pode ser digitalizada e arquivada no Software PHC®. Em seguida, inicia um processo, no PHC Workflow CS, com p. 3
  • 4. Descritivo PHC Workflow CS ©PHC uma única acção dando conhecimento ao(s) destinatário(s) Workflow CS) da chegada de correspondência. Após a consulta do docu- Ao entrar uma reclamação, o módulo PHC Workflow CS mento em formato digital, o destinatário dá o seguimento despoleta uma acção para o responsável da área reclamada, necessário. para que este possa actuar de imediato e responder rapida- mente. •  Aprovação de propostas para Clientes Se o vendedor introduz uma proposta no sistema que ne- •  Controlo de qualidade e certificação cessita de aprovação do Director Comercial antes de ser en- Num processo de certificação de qualidade existem inúme- viada ao Cliente, o PHC Workflow CS despoleta uma acção ros procedimentos internos que devem ser executados de de aprovação da proposta por parte do Director Comercial forma pré-definida. Com o PHC Workflow CS pode despole- que, por sua vez, delega ao vendedor que fica incumbido tar todo o tipo de procedimentos, que ficam devidamente de enviar a mesma ao Cliente. registados com hipótese de auditoria futura. •  Gestão de reclamações (Se possuir o Módulo PHC Serviços CS pode integrar a gestão de reclamações com o PHC O que pensam os utilizadores do Software PHC® “A Quinta Grande, na qualidade de Assistência Técnica Autori- zada aos computadores portáteis TOSHIBA, necessita de ferra- mentas que permitam uma grande facilidade de adaptação, quer a novos tipos de produtos, quer à frequente implementa- ção de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC®, conjugada com o enorme potencial de consulta e análise de dados, permitiu um melhor e mais versátil controlo e adapta- ção à dinâmica do negócio”. Aníbal Pereira, Administrador da Quinta Grande. p. 4
  • 5. p. 5
  • 6. Descritivo PHC Workflow CS ©PHC Desenvolvemos software para ser rapidamente instalado e Moçambique e Angola. Trabalhamos para fortalecer a que consi- adaptável à realidade da sua empresa, definindo as suas próprias deramos ser a característica vital do nosso software: a capacida- regras, acrescentando dados ou funcionalidades e com análises de de se adaptar ao utilizador. Para nós, esta é a particularidade de suporte à decisão, completas e fiáveis. O Software PHC® é que permite às empresas fazerem mais com menos e obterem muito fácil de utilizar e permite aumentar a produtividade dos mais produtividade. utilizadores. Basta uma curta formação para começar. Para isso, confiamos nos mais de 372 Parceiros PHC, que são Este documento tem como objectivo descrever as funcionalida- devidamente certificados por nós, para instalarem o software e des do software. Como estão em constante evolução, é possível darem suporte aos mais de 125.000 utilizadores. que as funcionalidades aqui descritas não se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em É a busca constante pela satisfação dos clientes, através da particular, verifique numa Demonstração do Software se a mes- qualidade do software e da sua facilidade de utilização, que nos ma corresponde ao que necessita. motiva à permanente inovação, inserindo nas aplicações as no- vas tecnologias, que consideramos permitirem às mais de 27.000 O que ganha ao optar pelas nossas soluções? empresas nossas clientes obterem mais resultados e reduzirem Ao embebermos no Software PHC® a nossa experiência de os custos. negócio de mais de 20 anos, adicionando-lhe o profissionalismo dos nossos Parceiros e a flexibilidade das nossas soluções, tor- Para que explore as oportunidades de negócio que todos os dias namos o software adaptável ao seu negócio e às suas necessi- surgem à sua empresa, o Software PHC® trata da rotina. Mas vai dades. Assim, obtém mais produtividade para a sua empresa. E ainda mais longe. Com as nossas soluções obtém informação com maior confiança nas decisões diárias, agiliza o seu negócio. preciosa e atempada para a tomada de decisão, atingindo um nível notável de capacidade de gestão. Esta confiança incutirá Quem é a PHC? na sua empresa uma velocidade de negócio impressionante. E o Desde 1989 a aumentar a rentabilidade das Empresas. Somos sucesso do seu negócio reside na combinação destes factores. mais de 134 colaboradores espalhados por Portugal, Espanha, ©PHC | Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. design | www.cabine.pt A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. p. 6